Merancang Aksi Perubahan KINERJA PELAYANAN PUBLIK

mahendra@2020

BPSDM

Merancang Aksi Perubahan

KINERJA PELAYANAN PUBLIK

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 2 TAHUN 2020

Dr. Ir. Sri Mahendra Satria Wirawan, MM, MT

W I D Y A I S W A R A

A H L I M A DYA

B P S D M

PROVINSI DKI JAKARTA

mahendrawirawan@gmail.com

GRAND DESIGN PELATIHAN KEPEMIMPINAN

mahendra@2020

KOMPETENSI YANG AKAN DIBANGUN

Mengaktualisasikan Kepemimpinan melayani

serta

kepemimpinan mengelolala perubahan

dalam bentuk

inovasi

Membangun karakter dan sikap perilaku

kepemimpinan Pancasila yang: • Berintegritas,

• Menjunjung tinggi etika birokrasi, • Bertanggung jawab

Mengaktualisasikan kepemimpinan pelayanan

dan pengendalian pekerjaan dalam rangka implementasi peningkatan kinerja pelayanan publik :

• Mengembangkan inovasi, • Membangun kolaborasi,

• mengoptimalkan potensi sumber daya (internal dan eksternal)

mahendra@2020

Pengendalian Pekerjaan Orientasi Program Aksi Perubahan Kepemimpinan Pelayanan Kepemimpinan Pancasila dan Bela Negara Pemimpin perubahan yang inovatif PNS

Pelatihan Kepemimpinan Pengawas

STRUKTUR KURIKULUM PKP

mahendra@2020

1 2 3 4 AGENDA I Kepemimpinan Pancasila & Bela Negara

• Etika & Integritas • Bela Negara

AGENDA II

Kepemimpinan Pelyanan • Diagnosa Organisasi • Berfikir Kreatif

• Membangun Tim Efektif • Pelaksanaan Pekerjaan AGENDA III Pengendalian Pekerjaan • Komunikasi • Perencanaan • Penyusunan RKA • Pelayanan Digital • Manajemen Mutu • Pengawasan • Pengendalian AGENDA IV Aktualisasi Kepemimpinan • Studi Lapangan • Aksi Perubahan EVALUASI

TAHAPAN PEMBELAJARAN

mahendra@2020 BPSDM

Pengampu Mapel

Pengampu Mapel

Coach & Mentor

Coach, Mentor & Penguji

Coach & Mentor Coach

Pengampu Mapel

Coach, Mentor & Penguji Mentor & Coach

mahendra@2020

DESKRIPSI

Kegiatan ini memfasilitasi Peserta untuk mengaktualisasikan kepemimpinan melayani. Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik dalam PKP ini bertujuan untuk menunjukan Kompetensi kepemimpinan Peserta mengelola perubahan dalam bentuk inovasi yang bertujuan meningkatkan kualitas kinerja pelayanan

publik.

HASIL BELAJAR

Setelah mengikuti pembelajaran ini, Peserta diharapkan mampu menjelaskan konsepsi pembelajaran Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik dan melaksanakan setiap tahapan pembelajaran Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik dengan baik sehingga terbentuk karakter sebagai pemimpin agen perubahan

pengendali kegiatan pelayanan publik pada jabatan pengawas unit organisasinya.

TUJUAN PEMBELAJARAN

mahendra@2020

Pelayanan Publik yang lambat, rumit, mahal, sulit, buruk, tidak efektif/efisien, tidak transparan dan tidak

merata

Pelayanan Publik yang cepat, mudah, murah, mudah, baik, efektif/efisien,

transparan dan merata

mahendra@2020 BPSDM

KERANGKA BERFIKIR

Penyebab 1

PKP

- DO - Merancang Akper - Implementasi Akper

Kondisi saat ini

Kondisi yang diharapkan Penyebab 2 Penyebab 3 Kondisi yang semakin parah

Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik adalah kertas kerja yang

dihasilkan oleh peserta yang menunjukan

kompetensi kepemimpinannya mengelola perubahan

dalam bentuk

inovasi

yang bertujuan

meningkatkan kualitas pelayanan

KONSEPSI AKSI PERUBAHAN

mahendra@2020

TEPAT WAKTU Pelayanan dapat diselesaikan sesuai waktu

yang ditentukan

SEDERHANA Mudah, cepat dan tidak berbelit – belit,

JELAS DAN TERBUKA Informasi tentang posedur, persyaratan, penanggung jawab, pembayaran, waktu

penyelesaian, hak dan kewajiban

AMAN

Dapat memberikan keamanan, kenyamanan, dan kepastian

hukum

ADIL DAN MERATA

Cakupan pelayanan seluas mungkin dengan distribusi yang merata dan perlakuan yang adil

EKONOMIS

Biaya pelayanan ditetapkan secara wajar dengan memperhatikan biaya opersional dan kemampuan masyarakat membayar

EFISIEN

Persyaratan dibatasi pada hal yang berkaitan langsung dengan

keperluan pelayanan

mahendra@2020

BPSDM

SUMBER DAYA MANUSIA ANGGARAN INFRASTRUKTUR TATA KELOLA KELEMBAGAAN • PEMBANGUNAN • OPERASIONAL • PEMELIHARAAN • SARANA • PRASARANA • KUALITAS • KUANTITAS • PERATURAN • STANDAR PELAYANAN • MEKANISME/SOP • REGULATOR • OPERATOR mahendra@2020 BPSDM

PERMASALAHAN PELAYANAN

Level 4

Gagasan rencana aksi perubahan dilakukan berdasarkan Analisa permasalahan kinerja pelayanan dan kebutuhan stakeholder yang didukung dengan data.

Level 3

Gagasan rencana aksi perubahan dilakukan berdasarkan analisa terhadap kebutuhan stakeholder yang didukung data

Level 2

Gagasan rencana aksi perubahan dilakukan berdasarkan analisa terhadap permasalahan kinerja pelayanan

Level 1

Gagasan rencana aksi perubahan tidak dilakukan berdasarkan analisa terhadap permasalahan kinerja pelayanan dan kebutuhan stakeholder

Kesenjangan Pelayanan

mahendra@2020

Level 4

Mampu memecahkan masalah yang berkaitan dengan kebutuhan perubahan kinerja pelayanan secara inovatif dengan memenuhi seluruh kriteria inovasi

Level 3

Mampu memecahkan masalah yang berkaitan dengan kinerja pelayanan secara inovatif dengan memenuhi sebagian besar kriteria inovasi

Level 2

Kurang mampu memecahkan masalah yang berkaitan dengan kinerja pelayanan secara inovatif karena hanya memenuhi kurang dari separuh kriteria inovasi dan hanya

memenuhi sebagian kecil kriteria Inovasi

Level 1

Tidak mampu memecahkan masalah yang berkaitan dengan kinerja pelayanan secara inovatif karena tidak memenuhi kriteria inovasi

Terobosan Inovatif

mahendra@2020

02

03

04

05

01

Bisa direplikasi

Sesuai dengan nilai-nilai organisasi Dapat diterapkan secara berkelanjutan

Memiliki unsur kebaharuan

Memberi nilai tambah bagi organisasi dan stakeholder

INOVASI

Inovasi

mahendra@2020

Level 4

Keterkaitan tahapan rencana aksi perubahan dan pengendalian mutu pekerjaan untuk mendapatkan hasil yang diharapkan tergambar dengan jelas

Level 3

Keterkaitan tahapan rencana aksi perubahan dan pengendalian mutu pekerjaan untuk mendapatkan hasil yang diharapkan salah satunya tergambar dengan jelas

Level 2

Keterkaitan tahapan rencana aksi perubahan dan pengendalian mutu pekerjaan untuk mendapatkan hasil yang diharapkan kurang jelas

Level 1

Tidak ada informasi keterkaitan tahapan rencana aksi perubahan dan pengendalian mutu pekerjaan

Tahapan Rencana Perubahan dan Pengendalian Mutu Pekerjaan

mahendra@2020

JUL AUG SEP OCT NOV DIC JAN FEB MAR APR MAY JUN PERIOD TASKS 2020 2021 Main Task 1 Subtask Here Subtask Here Subtask Here Main Task 2 Subtask Here Subtask Here Subtask Here Main Task 3 Subtask Here Subtask Here XXX days X days X days X days XXX days X days X days X days XXX days X days X days Today mahendra@2020 BPSDM

a) tim kerja,

b) jejaring kerja, dan

c) pemanfaatan teknologi digital

Level 4

Mampu mengidentifikasi dan menjelaskan rencana pemanfaatan seluruh sumberdaya organisasi dengan jelas

Level 3

Mampu mengidentifikasi dan menjelaskan rencana pemanfaatan sebagian besar sumberdaya organisasi dengan jelas

Level 2

Mampu mengidentifikasi dan menjelaskan rencana pemanfaatan sebagian kecil sumberdaya organisasi dengan jelas

Level 1

Tidak mampu mengidentifikasi dan menjelaskan rencana pemanfaatan sumberdaya organisasi

Kejelasan Peta dan Pemanfaatan Sumberdaya Organisasi

mahendra@2020

tim kerja Jejaring kerja

mahendra@2020

BPSDM

pemanfaatan teknologi digital

mahendra@2020

Dideskripsikan agar dapat merefleksikan apa

terobosan/inovasi

dan bagaimana

manfaatnya dalam hubungannya

mewujudkan kondisi yang diinginkan.

mahendra@2020

BPSDM BPSDM mahendra@2020

PENDAHULUAN

mahendra@2020

1. LATAR BELAKANG

Penjelasan tentang kerangka fikir yang didukung dengan data-data terkait dengan :

➢ Apa terget utama pelayan publik di Jakarta ➢ Dimana posisi OPD dalam pelayanan

➢ Bagaimana kondisi pelayanan yang ada saat ini

➢ Apa dampak yang ditimbulkan jika tidak ada perbaikan ➢ Bagaimana pelayanan yang seharusnya

➢ Mengapa hal ini terjadi

➢ Apa yang menjadi akar permasalahannya

➢ Perlunya terobosan/inovasi penanganan perbaikannya

General

Spesific

Akper

mahendra@2020

75%

100%

JANGKA MENENGAH

Tahun 2021 JANGKA PENDEK

Selesai Diklat Tahun 2020

JANGKA PANJANG Tahun 2022

2. TUJUAN AKSI PERUBAHAN

IMB dapat Diselesaikan dalam waktu 1 minggu IMB dapat Diselesaikan dalam waktu 3 hari IMB dapat Diselesaikan dalam waktu 1 hari mahendra@2020 BPSDM

50%

3. MANFAAT AKSI PERUBAHAN

Jelaskan

manfaat aksi perubahan

bagi :

➢

Unit Kerja sendiri

➢

Unit Kerja dalam OPD

➢

Antar OPD lainnya

➢

Pemprov DKI Jakarta

mahendra@2020

PROFIL KINERJA PELAYANAN

mahendra@2020

1. DASAR HUKUM

➢

Undang Undang

➢

Peraturan Pemerintah

➢

Peraturan/Keputusan Presiden

➢

Peraturan/Keputusan Menteri

➢

Peraturan Daerah

➢

Peraturan/Keputusan Gubernur

mahendra@2020 BPSDM BPSDM mahendra@2020

2. TUGAS DAN FUNGSI

➢

Undang Undang →

Urusan Pemerintahan

➢

Peraturan/Keputusan Menteri →

Standar Pelayanan Minimal

➢

Peraturan Daerah →

RPJPD, RTRW, RPJMD, OPD

Gap Lambat → Akselerasi Ta rge t Ca pa ia n Gap Tidak optimal → Optimalisasi Tuntutan _Gap Business as usual →Reformasi

3. KESENJANGAN PELAYANAN

mahendra@2020 BPSDM

ANALISA MASALAHAN

PELAYANAN

mahendra@2020

• Fishbone diagram • Causal map • Pohon masalah

1. Identifikasi

POKOK MASALAH

2. Analisis

AKAR MASALAH

• Likert APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Kelayakan) • Analysis USG (Urgency, Seriousness, Growth)

mahendra@2020

PENERBITAN IMB DI JAKARTA TIMUR

MASALAH

A

P

K

L

TOTAL

Ketidak jelasan prosedur

4

5

3

4

16

Proses yang berbelit belit

4

4

3

4

15

Lamanya waktu penerbitan

4

4

5

4

17

Tingginya biaya pengurusan

3

3

4

4

14

Likert APKL (Aktual, Problematik, Kehalayakan, Kelayakan)

mahendra@2020

FISHBONE DIAGRAM SLIDE

SDM

ANGGARAN

TATA KELOLA

KELEMBAGAAN

INFRASTRUKTUR

PENERBITAN IMB DI JAKARTA TIMUR

AKAR MASALAH

U

S

G

TOTAL

APBD terbatas

4

5

4

13

OPD teknis kurang berperan

4

4

4

12

Tandatangan langsung

5

5

4

14

Jumlah SDM terbatas

4

4

3

11

Sarana terbatas

3

3

4

10

mahendra@2020

BPSDM

Spesific

A

S

_M

_R

_T

Measurable

_Achievable

_Relevant

_Timely

“Mempercepat Waktu Pelayanan Penerbitan IMB di Jakarta Timur”

mahendra@2020

BPSDM

STRATEGI PENYELESAIAN

MASALAHAN

mahendra@2020

Cost and Benefit Analisys

IDENTIFIKASI, PEMILIHAN ALTERNATIF SOLUSI SEBAGAI INOVASI

mahendra@2020

BPSDM

Tapisan Mc. Namara (Efektifitas, Efisiensi, Kemudahan)

SOLUSI Eft Efs M TOTAL

Solusi 1 3 4 5 12

Solusi 2 3 5 5 13

Solusi 3 4 4 5 13

Solusi 4 5 5 5 15

PENERBITAN IMB DI JAKARTA TIMUR

ALTERNATIF SOLUSI

EFEKTIFITAS EFISIENSI KEMUDAHAN

TOTAL

Pendelegasian wewenang

4

5

4

13

Penjadwalan penandatangan

4

4

4

12

Tandatangan digital

5

5

4

14

Tandatangan scaning

4

4

3

11

mahendra@2020 BPSDM

Dideskripsikan agar dapat merefleksikan apa

terobosan/inovasi

dan bagaimana

manfaatnya dalam hubungannya

mewujudkan kondisi yang diinginkan.

“Mempercepat Waktu Pelayanan Penerbitan IMB di Jakarta

Timur melalui Pengembangan Sistem E-Signature”

mahendra@2020

BPSDM

JUDUL AKSI PERUBAHAN

Struktur Judul :

2. TAHAPAN KEGIATAN

mahendra@2020 BPSDM Awal J. Pendek J. Mengah J. Panjang

3. SUMBERDAYA

02

03

04

05

01

MANUSIA INFRASTRUKTUR ANGGARAN TATA KELOLA KELEMBAGAAN mahendra@2020 BPSDM

STRUKTUR ORGANISASI AKSI PERUBAHAN

Leader

Pokja1

Pokja2

PETA STKEHOLDERS UNTUK JEJARING KERJA

Latens Apathetics Promoters Defenders INFLUENCE KEPENTINGAN PENGARUH INTEREST

4. PENGENDALIAN MUTU

mahendra@2020 BPSDM ANALYSIS DESIGN IMPLEMENTATION MAINTENANCE TESTING

MENTOR

COACH

PESERTA

Tiga Aktor Aksi Perubahan

mahendra@2020

Peran dan Tugas

peserta

➢ Mempersiapkan dokumen, instrumen, waktu yang

diperlukan dengan baik sebelum bertemu mentor dan coach.

➢ Berprakasa melakukan diskusi secara aktif dengan

mentor dan coach serta mengikuti arahan dan masukan mereka.

➢ Menggalang kerja sama dan kesepakatan dengan

stakeholder terkait baik eksternal maupun internal.

➢ Membuat laporan kegiatan rancangan dan

✓ Memberi otorisasi kepada peserta untuk menyusun rencana aksi perubahan ✓ Mempelajari dan mendalami rencana aksi perubahan

✓ Memberi masukan penyempurnaan terhdapa rencana aksi perubahan

✓ Memastikan rencana perubahan tersebut membantu peningkatan kinerja organisasi ✓ Menjadi sumber inspirasi dalam membuat rencana aksi perubahan

✓ Memonitor progress pelaksanaan

✓ Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan

✓ Menyetujui rencana aksi perubahan

✓ Bertindak sebagai pembimbing dan pengawas peserta berdasar sikap profesionalisme;

✓ Memberikan dukungan penuh dalam mengimplementasikan aksi perubahan; ✓ Memberikan dukungan kepada peserta dalam mendayagunakan seluruh potensi

sumberdaya yang diperlukan dalam melakukan implementasi aksi perubahan; ✓ Memberikan bimbingan dalam mengatasi kendala yang muncul selama proses

implementasi berlangsung;

✓ Berperan sebagai inspirator bagi peserta diklat.

Peran dan Tugas

Peran dan Tugas

Coach

❑ Melakukan diskusi dan memberikan masukan dalam menyusun

rancangan aksi perubahan.

❑ Memonitor kegiatan peserta selama tahap merancang dam

mengimplementasikan aksi perubahan.

❑ Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan sebatas kewenangan coach.

❑ Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama merancang dam

mengimplementasikan aksi perubahan.

BEBERAPA TIPS

Perhatian pemimpin focus pada tujuan 1

Pemimpin selalu menanamkan

keyakinan kepada seluruh stakeholder akan manfaat perubahan

2

Pemimpin memberikan toleransi dan memperbaiki kesalahan yang dilakukan oleh anggota tim

3

Pemimpin memberi keteladanan dan kosistensi tindakan dengan ucapannya 4

Pemimpin membuat keputusan stratejik untuk menunda kegiatan yang kurang diperlukan dalam pelaksanaan tahapan kegiatan

5

Pemimpin selalu menjaga kinerja

organisasi selama pelaksanaan proses perubahan

6

mahendra@2020

Maju Kotanya Bahagia Warganya

T

ER

I

MA KASIH

MANAJEMEN

BPSDM