IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK
PEMBUATAN
PEDOMAN PENYUSUNAN RENCANA KERJA DAN ANGGARAN PADA DEPUTI BIDANG KOORDINASI PERTAHANAN NEGARA
KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM DAN KEAMANAN
Disusun oleh:
NAMA : HENRY MARDI SAPUTRA NIP : 19840806 200604 1 007
PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN IV
KEMENTERIAN PERTANIAN
BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PERTANIAN PUSAT PELATIHAN MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN PERTANIAN
CIAWI - BOGOR TAHUN 2022
ii
LEMBAR PENGESAHAN
IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK
JUDUL : Pembuatan Pedoman Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran pada Unit Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara
NAMA : Henry Mardi Saputra NIP : 19840806 200604 1 007
UNIT KERJA : Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara, Kemenko Polhukam
Telah diuji didepan penguji pada hari ……. Tanggal ….. Juni 2022
Mentor Pembimbing/Coach
Edy Sampurno, S.Si.
NIP. 19751123 200604 1 015
Renata Dayang N.D, SP.,MM NIP. 19740829 200212 2 001
Penguji I Penguji II
Irfan Arifdarma, S.Sos.,MM.
NIP. 19730509 199803 1 001
Dr. Ir. Widi Hardjono, M.Sc.
NIP. 19581201 198703 1 001
iii
Pembuatan Pedoman Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Pada Unit Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara Kemenko Polhukam
Henry Mardi Saputra NIP : 19840806 200604 1 007
RINGKASAN/ABSTRAKSI
Pembuatan Rencana Kerja dan Anggaran pada unit Deputi Bidkoor Hanneg dilaksanakan dalam rangka memenuhi tugas Pelatihan Kepemimpinan Pengawas.Aksi Perubahan ini dilaksanakan sesuai Rancangan Aksi Perubahan yang telah dibuat, dan melibatkan stakeholder utama antara lain para Asdep dan Sesdep, Koordinator PE, para kasubbag, para analis, para staf dan PPNPN di Kedeputian Bidkoor Hanneg. Tim Efektif sebagai pelaksana kegiatan, berasal dari para analis dan staf Tata Usaha serta staf Bagian PE Biro PO dan Staf Bagian Hukum Biro Sidhal Kemenko Polhukam.
Selama pembuatan, sosialisasi dan ujicoba, seluruh stakeholder utama menyampaikan dukungannya. Pelaksanaan milestone jangka pendek kegiatan ini adalah sepanjang bulan April s.d. Juni 2022 dan dapat diselesaikan seluruhnya walaupun terdapat kegiatan yang tidak sesuai jadwal. Sebagai rencana jangka menengah kegiatan ini adalah membuat analisis dan desain awal membangun sistem berbasis teknologi informasi untuk mengintegrasikan dokumen rencana kerja dan anggaran ke dalam data base. Sedangkan untuk rencana jangka panjang diharapkan terbangunnya sistem dokumen rencana kerja dan anggaran yang terintegrasi ke dalam data base berbasis online.
Kata kunci : Rencana Kerja dan Anggaran
iv
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Warahmatullaahi Wabarokaatuh
Pertama-tama kami panjatkan puji syukur kepada Allah SWT-Tuhan YME, karena atas rahmat dan perkenan-Nya, penulis dapat menyelesaikan Implementasi Aksi Perubahan pada Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Angkatan IV Tahun 2022, Badan Penyuluhan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pertanian, Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian (PPMKP).
Penulis sangat bersyukur dapat mengikuti PKP Angkatan IV Tahun 2022 yang diselenggarakan oleh Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian (PPMKP). Melalui pelatihan ini Penulis berkesempatan untuk menimba ilmu dan pengalaman serta mendapatkan kolega-kolega baru yang berpengaruh positif bagi organisasi maupun diri Penulis sendiri.
Penulis mempersembahkan Implementasi Aksi Perubahan ini tidak hanya sekedar untuk memenuhi tugas Pelatihan Kepemimpinan Pengawas, akan tetapi sebagai bentuk karya dan upaya yang penulis harapkan dapat memberi manfaat bagi lingkungan kerja penulis. Selama pelaksanaan aksi perubahan ini, penulis banyak sekali menerima bantuan, support dan motivasi dari berbagai pihak.
Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada:
1. Bapak Hilman Hadi, S.I.P.,M.B.A., M.Han, Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara yang telah memberikan arahan dan supportnya dalam mendukung Penulis untuk melakukan Aksi Perubahan di Unit Kerja Kedeputian Bidkor Pertahanan Negara.
2. Bapak Edy Djatmiko, S,Sos, Sekretaris Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara yang selalu mendukung penulis selama pelaksanaan tahapan Aksi Perubahan di Unit Kerja Kedeputian Bidkor Pertahanan Negara.
3. Bapak Edy Sampurno, S.Si., selaku mentor dan atasan langsung. Dari beliaulah kami belajar banyak sekali ilmu, visi dan seni kepemimpinan. Terima kasih yang tak terhingga atas semua ilmu yang telah Bapak berikan kepada penulis.
v
4. Bapak Irfan Arifdarma, S.Sos.,MM, selaku Penguji I dan Bapak Dr. Ir. Widi Hardjono, M.Sc., selaku Penguji II pada Seminar Rancangan Aksi Perubahan. Terima kasih atas segala saran masukan dan bimbingan yang diberikan kepada penulis.
5. Ibu Renata Dayang N.D, S.P.,M.M, selaku Coach, yang selalu memberi motivasi dan semangat kepada penulis untuk terus berkarya mengukir prestasi dan reputasi.
6. Seluruh anggota tim efektif, terima kasih atas kerja sama dan kerja kerasnya, tanpa bantuan dari seluruh anggota tim efektif, Aksi Perubahan ini tidak akan berhasil.
7. Keluarga Penulis yang telah memberikan dukungan selama pelaksanaan pelatihan kepemimpinan pengawas.
8. Rekan-rekan sejawat Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) angkatan IV Tahun 2022.
Serangkaian rasa syukur dan ucapan terima kasih di atas, rasanya akan lebih sempurna lagi jika penulis kembali menyadarkan diri bahwa hanya dengan perencanaan, kerja keras dan doa yang sungguh-sungguhlah, maka apa yang kita kehendaki dapat terwujud secara nyata.
Bogor, Juni 2022 Penulis,
Henry Mardi Saputra NIP. 19840806 200604 1 007
vi DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ii
RINGKASAN/ABSTRAKSI iii
KATA PENGANTAR iv
DAFTAR ISI DAFTAR TABEL
vi
vii
DAFTAR GAMBAR DAFTAR LAMPIRAN viii
ix
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ………. 1
B. Tujuan dan Manfaat ………. 2
BAB II DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN A. Membangun Integritas ……… 4
B. Pengelolaan Budaya Pelayanan ………... 7
C. Pemanfaatan Teknologi Informasi ……… 10
D. Pengelolaan Tim ……….. 11
BAB III DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN A. Capaian Dalam Tahapan Output Inovasi……….. 14
B. Perbaikan Sistem Pelayanan.………. 35
C. Manfaat Aksi Perubahan…….……… 36
BAB IV KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN Tindak lanjut Kegiatan Jangka Pendek, Target Capaian Jangka Menengah dan Jangka Panjang…... 39
BAB V PENUTUP Kesimpulan dan Saran ………. 41 DAFTAR PUSTAKA
BIODATA SINGKAT LAMPIRAN
vii
DAFTAR TABEL
1. Tabel 1 Manfaat Aksi Perubahan ... 3
2. Tabel 2 Pengendalian Tahapan Melalui PDCA ... 13
3. Tabel 3 Nilai Kuadran dan Pengaruh Stakeholder ... 15
4. Tabel 4 Prinsip Redesain Perencanaan dan Penganggaran ... 26
viii
DAFTAR GAMBAR
1. Gambar 1 Pakta Integritas ... 6
2. Gambar 2 Tata Kelola Tim Efektif ... 8
3. Gambar 3 Surat Perintah Tim Efektif ... 9
4. Gambar 4 Maklumat Pelayanan Deputi Bidkoor Hanneg ... 9
5. Gambar 5 Dokumen Perencanaan Tersimpan di Google Workspace ... 10
6. Gambar 6 Peta Stakeholder Sebelum Aksi Perubahan ... 16
7. Gambar 7 Peta Stakeholder Setelah Aksi Perubahan ... 16
8. Gambar 8 Surat Pernyataan Dukungan Stakeholder Internal ... 18
9. Gambar 9 Project Leader Konsultasi dengan Mentor ... 19
10. Gambar 10 Sosialisasi Rencana Aksi Perubahan ... 20
11. Gambar 11 Surat Perintah Tim Efektif ... 21
12. Gambar 12 Brainstorming dengan Staf Analis Keasdepan ... 21
13. Gambar 13 Penyusunan Grand Design Pedoman RKA ... 23
14. Gambar 14 Rapat Koordinasi dengan Ditjen Anggaran Kemenkeu dan Dit. Hankam Bappenas ... 23
15. Gambar 15 Project Leader Melakukan Koordinasi dengan Analis Anggaran Ahli Muda Biro PO ... 25
16. Gambar 16 Tim Efektif Melakukan Rapat Koordinasi dengan Inspektorat, Biro Hukum dan Biro PO ... 25
17. Gambar 17 Siklus Perencanaan dan Penganggaran ... 27
18. Gambar 18 Mekanisme Rencana Kerja dan Anggaran Kemenko Polhukam ... 28
19. Gambar 19 Outline Cover dan Daftar Isi Pedoman RKA ... 29
20. Gambar 20 Sosialisasi Operasional Konsep Pedoman RKA ... 29
21. Gambar 21 Pengesahan Pedoman RKA oleh Deputi Bidkoor Hanneg ... 32
22. Gambar 22 Uji Coba Pedoman RKA ... 33
23. Gambar 23 TOR dan RAB TA. 2023 ... 34
24. Gambar 24 Rencana Tindak Lanjut ... 40
ix
DAFTAR LAMPIRAN
1. Lampiran 1 Cover Pedoman RKA ... 45
2. Lampiran 2 Kata Pengantar Pedoman RKA ... 46
3. Lampiran 3 Laporan Minggu ke IV Bulan April 2022 ... 47
4. Lampiran 4 Laporan Minggu ke II Bulan Mei 2022 ... 50
5. Lampiran 5 Laporan Minggu ke III Bulan Mei 2022 ... 52
6. Lampiran 6 Laporan Minggu ke IV Bulan Mei 2022 ... 53
7. Lampiran 7 Laporan Minggu ke I dan III Bulan Juni 2022 ... 56
8. Lampiran 8 Surat Pernyataan Dukungan ... 58
9. Lampiran 9 Target Jangka Pendek, Menengah dan Panjang ... 61
1 BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 Tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional mengamanatkan perencanaan pembangunan nasional disusun secara sistematis, terarah, terpadu, menyeluruh dan tanggap terhadap perubahan. Proses perencanaan ini terdiri dari Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP), Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) dan Rencana Pembangunan Pemerintah (RKP). RKP ini akan dijabarkan dalam Rencana Kerja Kementerian/Lembaga (Renja K/L).
Reformasi dalam pengelolaan keuangan negara khususnya dalam sistem penganggaran telah membawa perubahan yang sangat signifikan dalam pelaksanaannya. Sebagai tindaklanjut Undang-undang Nomor 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara pemerintah telah menetapkan Peraturan Pemerintah Nomor 90 Tahun 2010 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga, dalam Peraturan Pemerintah tersebut secara tegas menyebutkan bahwa RKA K/L disusun menggunakan pendekatan Anggaran Terpadu (unified budget), Kerangka Pengeluaran Jangka Menengah (medium term expenditure framework) dan Penganggaran Berbasis Kinerja (performance based budgeting).
Sekretaris Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara sebagaimana Permenko Polhukam Nomor 1 Tahun 2021 memiliki tugas dan fungsi Melaksanakan koordinasi perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi program dan anggaran serta pembinaan dan pemberian dukungan administrasi kepada unit organisasi di lingkungan Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara. Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya Sekretaris Deputi dibantu oleh seorang Perencana Ahli Madya/Koordinator Program dan Evaluasi dan 2 (dua) orang Pejabat Fungsional Ahli Muda/Sub Koordinator, yaitu : Perencana Ahli Muda/Sub Koordinator Pemantauan dan Evaluasi; dan Analis Anggaran Ahli Muda/Sub Koordinator Penyusun Program. Analis Anggaran Ahli Muda/Sub Koordinator Penyusun Program mempunyai tugas melakukan Penyiapan Penyusunan dan Penyerasian Rencana Program dan Anggaran Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara.
2
Analis Anggaran Ahli Muda/Sub Koordinator Penyusun Program memiliki Sasaran Kinerja Pengawai (SKP) Tahun 2022, sebagai berikut :
1. Tersusunnya Dokumen Perencanaan Kinerja dalam SAKIP Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara Secara Lengkap dan Akurat.
2. Tersusunnya Dokumen Implementasi Rencana Aksi Perubahan Rencana Aksi Perubahan Reformasi Birokrasi Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara pada Area Peningkatan Akuntabilitas Kinerja.
3. Tersusunnya Dokumen Perencanaan Program dan Anggaran Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara Secara Lengkap dan Akurat.
Berdasarkan hal-hal tersebut diatas, dalam rangka untuk menjamin efektifitas perencanaan program dan anggaran, diperlukan konsistensi dan sinkronisasi pada seluruh tahapan pengelolaan mulai dari tahapan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporannya. Maka penulis berharap Dokumen Perencanaan Program Kerja dan Anggaran yang disusun oleh masing- masing Keasdepan pada unit Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara sesuai dengan kaidah-kaidah perencanaan dan penganggaran.
B. TUJUAN AKSI PERUBAHAN
Tujuan aksi perubahan yang akan dilakukan oleh penulis, yaitu menyusun naskah dinas Panduan dalam Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran sehingga diharapkan menjadi sumber informasi dan standar baku seluruh unit kerja Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara dalam menyusun rencana kerja dan anggaran dengan sistematika sesuai kaidah-kaidah perencanaan dan penganggaran. Adapuan tujuan yang akan dicapai terbagi menjadi :
1. Tujuan Jangka Pendek (2 bulan) : Tersusunnya Pedoman Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran di Lingkungan Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara sebagai panduan bagi penyusun program dan anggaran dalam melaksanakan tugas perencanaannya.
2. Tujuan Jangka Menengah (6 bulan) : Tersusunnya Analisis dan Desain Awal Sistem berbasis teknologi informasi untuk Mengintegrasikan Dokumen Rencana Kerja dan Anggaran ke dalam Data Base.
3. Tujuan Jangka Panjang (1 tahun) : Terbangunnya Sistem Informasi yang Mengintegrasikan dokumen Rencana Kerja dan Anggaran ke dalam Data Base berbasis online.
3 C. MANFAAT AKSI PERUBAHAN
Pedoman penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA-K/L) di lingkungan Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara ini diperuntukkan bagi seluruh pejabat Eselon I, II, III dan IV serta sampai di level staf di lingkungan Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara. Dengan adanya Pedoman ini diharapkan dapat mengurangi kesalahan-kesalahan di level teknis operasional dalam penyusunan RKA-K/L unit kerja Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara.
Adapun manfaat dari aksi perubahan ini, sebagai berikut :
Tabel 1 Manfaat Aksi Perubahan
No Internal Eksternal
1. Meningkatnya kualitas penyajian dokumen perencanaan dan penganggaran sehingga dokumen selaras dengan dokumen
perencanaan nasional, disampaikan tepat waktu, sistematis dan sesuai dengan kaidah-kaidah perencanaan dan penganggaran
Mendukung komitmen pemerintah terkait pelaksanaan penyusunan program dan anggaran yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel
2 Memudahkan penyusun program dan anggaran dalam menyusun usulan dokumen perencanaan program dan anggaran karena sudah mengetahui alur, waktu dan format dokumen yang harus dilengkapi
Penyusunan Pedoman Rencana Kerja dan Anggaran ini dapat dijadikan role model dengan cara adopsi dan adaptasi bagi unit kerja Kedeputian lainnya dengan tetap memperhatikan karakteristik sumber daya yang dimiliki.
3 Meningkatkan nilai SAKIP, Reformasi Birokrasi Unit Kerja dan Indeks Kualitas Perencanaan Kinerja dan Anggaran Deputi Bidkoor Hanneg
Terjalinnya koordinasi dan kerjasama yang baik antara mitra kerja
perencanaan dan anggaran (Bagian Perencanaan dan Evaluasi Biro PO) dengan unit kerja
4 Meningkatnya komitmen, kompetensi dan kinerja, baik pada individu dan organisasi di Lingkungan Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara
Meminimalisir adanya temuan administratif dalam hal kesesuaian usulan dokumen perencanaan dan anggaran oleh inspektorat
4 BAB II
DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN
A. MEMBANGUN INTEGRITAS
Integritas diartikan sebagai berpikir, berkata, berperilaku dan bertindak dengan baik dan benar, serta memegang teguh kode etik dan prinsip-prinsip moral. Dalam rangka menyusun Aksi Perubahan Pembuatan Pedoman Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran pada Unit Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara yang diharapkan menjadi sumber informasi dan standar baku seluruh unit kerja dalam menyusun rencana kerja dan anggaran dengan sistematika sesuai kaidah-kaidah perencanaan dan penganggaran, maka project leader dalam membangun integritas dalam lingkup organisasi dengan tetap memperhatikan kewenangannya yaitu melakukan penyiapan penyusunan dan penyerasian rencana program dan anggaran Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara. Dalam membangun Integritas pada suatu organisasi terdapat 5 (lima) hal penting yang perlu dilakukan (Eko Suhascaryo, Praktisi Pengelolaan dan Pengembangan SDM), yaitu:
1. Etika Kepemimpinan, menjadi seorang pemimpin yang beretika dan profesional serta konsisten dengan harapan organisasi dengan memberikan contoh baik, berkomitmen terhadap nilai-nilai serta tujuan organisasi, membuat keputusan yang dipercaya, mengembangkan keterampilan diri dan mampu berkomunikasi aktif baik dengan pimpinan maupun dengan bawahan. Dalam hal ini, project leader memulai menjalankan aksi perubahan sesuai dengan kewenangan tugas, fungsi dan tanggung jawab jabatannya dengan membentuk Tim Efektif serta selalu melaporkan progress pelaksanaan sampai dengan diselesaikannya rancangan aksi perubahan ini kepada mentor.
2. Manajemen dan Pengawasan Aktif, seorang pemimpin yang mampu mengelola unit organisasinya dengan cerdas memanfaatkan sumber daya yang dimiliki, mampu mengidentifikasi potensi masalah yang muncul dan mengidentifikasi peluang solusi serta dapat mengembangkan potensi SDM yang dimiliki.
Berdasarkan Surat Perintah Sekretaris Deputi Bidkoor Pertahanan Negara Nomor 872/HN.00/04/2022, tentang Pembentukan Tim Efektif, maka Analis Anggaran Ahli Muda, Sub Koordinator Penyusun Program sebagai Project Leader memberikan tugas dan tanggungjawab berdasarkan kedudukan dalam keanggotaan dalam Tim Efektif dan secara berkala melaksanakan rapat
5
koordinasi dalam rangka memonitoring perkembangan pelaksanaan rancangan aksi perubahan yang akan dijalankan oleh Tim Efektif.
3. Menempatkan Orang-Orang Yang Tepat, seorang pemimpin yang percaya kepada bahawannya dalam menjalankan tugas sesuai dengan tujuan organisasi dan dapat memberikan pelayanan yang optimal kepada stakeholder. Aksi perubahan ini akan mengalami kesulitan jika tidak mendapatkan dukungan secara penuh dari Tim Efektif. Untuk itu, kemampuan kompetensi individu personil dan ketepatan penunjukan personil yang duduk dalam Tim Efektif sangat dibutuhkan sehingga dapat memberikan dampak posisitf dalam mewujudkan aksi perubahan ini dengan tetap memperhatikan tugas, fungsi dan perannya masing-masing.
4. Proses Yang Efektif, seorang pemimpin yang mampu memastikan, memahami dan mematuhi kewajiban serta tanggungjawab dari masing-masing anggotanya di unit organisasi yang dipimpinnya dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Project Leader sebagai pemimpin dalam pelaksanaan aksi perubahan melakukan monitoring dan evaluasi setiap proses pentahapan dalam pelaksanaan aksi perubahan ini berdasarkan milestone yang sudah ditetapkan sebelumnya dan memastikan proses pentahapannya berjalan sesuai jadwal.
5. Pelaporan Yang Profesional, seorang pemimpin yang mampu mengelola dan menjaga berbagai penyimpangan (menyalahgunakan kewenangan) melalui penerapan standar integritas dan profesonalisme personil sehingga terciptanya pelaporan hasil kinerja yang baik dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Dalam penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran pada Unit Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara, Project Leader memiliki tanggungjawab untuk memastikan bahwa setiap produk dokumen perencanaan dan anggaran yang disusun oleh Kedeputian harus sesuai dengan kaidah-kaidah perencanaan dan penganggaran. Oleh sebab itu, apabila Pedoman Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran dijadikan standar baku pelaksanaan, maka berdampak pada meminimalisir kesalahan-kesalahan teknis maupun administratif dan lebih luas lagi dapat meningkatkan kualitas dokumen perencanaan dan penganggaran yang disusun oleh unit kerja.
6
Pelaksanaan pembangunan integritas juga dilakukan pada unit Kedeputian Bidang Koordinasi Pertahanan Negara Kemenko Polhukam, dimana setiap tahunnya seluruh pegawai bagi pejabat Eselon I sampai dengan pejabat Eselon IV diawajibkan untuk menandatangani Pakta Integritas.
Pakta Integritas menjadi dokumen penting dalam menjamin kapasitas dan kualitas kerja pegawai yang berdampak secara langsung pada kinerja organisasi.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 49 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Pakta Integritas di Lingkungan Kementerian/Lembaga dan Pemerintahan Daerah, mendefinisikan Pakta Integritas sebagai dokumen yang berisi pernyataan atau janji kepada diri sendiri tentang komitmen melaksanakan seluruh tugas, fungsi, tanggung jawab, wewenang dan peran sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kesanggupan untuk tidak melakukan korupsi, kolusi dan nepotisme.
Melalui agenda penandatanganan Pakta Integritas ini, para pegawai diharapkan dapat memperkuat komitmen bersama dalam pencegahan dan pemberantasan korupsi, menumbuhkembangkan keterbukaan dan kejujuran, memperlancar pelaksanaan tugas yang berkualitas, efektif, efisien dan akuntabel, serta mewujudkan pemerintah dan masyarakat Indonesia yang maju, mandiri, bertanggungjawab, dan bermartabat dengan dilandasi oleh nilai-nilai luhur budaya bangsa, Undang-Undang Dasar Negara RI 1945, dan Pancasila.
Ketersediaan dokumen Pakta Integritas menjadi penting, sebagai bentuk komitmen tertulis dalam upaya menjalankan fungsi integritas dan akuntabilitas kinerja setiap pegawai, serta meminimalisir kemungkinan terjadinya malfungsi tugas dan peran pegawai, yang dapat menghambat pencapaian tujuan organisasi. Adapun penandatanganan Pakta Integritas Analis Anggaran Ahli Muda selaku Project Leader dengan Sekretaris Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara, sebagai berikut:
Gambar 1 Pakta Integritas
7 B. PENGELOLAAN BUDAYA PELAYANAN
Menurut Davis dan Gautam (2011), Budaya Pelayanan merupakan sebuah pola pikir pelayanan dalam organisasi yang berfokus pada produk dan pelayanan yang kemudian mendifinisikan bagaimana organisasi belajar dan mengembangkan dari perspektif karyawan dan pelanggan. Budaya Pelayanan memiliki peran penting dalam organisasi, menurut Ueno (2012) ada beberapa alasan yang membuat budaya pelayanan menjadi faktor penting, Pertama, budaya yang kuat dalam pelayanan akan mengarahkan perilaku karyawan secara konsisten dalam melayani pelanggan. Kedua, budaya pelayanan merupakan prasyarat sukses untuk membangun organisasi yang berorientasi pada pelanggan. Ketiga, manajemen tidak mampu mengawasi semua karyawan sehingga budaya pelayanan diharapkan mampu mempengaruhi dan memastikan ketepatan perilaku karyawan dalam pelayanan.
Berdasarkan Peraturan Menko Polhukam Nomor 1 Tahun 2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kemenko Polhukam Pasal 133 bahwa Sekretaris Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara mempunyai tugas melaksanakan koordinasi perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan evaluasi program dan anggaran, serta pembinaan dan pemberian dukungan administrasi kepada unit organisasi di lingkungan Deputi. Pengelolaan budaya pelayanan dalam melaksanakan koordinasi perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi program dan anggaran antara lain Tersusunnya dokumen perencanaan program dan anggaran Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan negara secara lengkap dan akurat.
Dalam rangka mengiplementasikan dokumen perencanaan dan anggaran yang lengkap dan akurat, maka Analis Anggaran Ahli Muda/Sub Koordinator Penyusun Program sebagai project leader dalam aksi perubahan membuat Pedoman Rencana Kerja dan Anggaran pada Unit Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara, yang diharapkan akan berdampak positif pada:
1. Adanya standar baku dalam menyusun rencana program dan anggaran secara terpadu
2. Meningkatkan keserasian dalam penyusunan perencanaan dan penganggaran 3. Mewujudkan dokumen perencanaan dan penganggaran yang realistis dan
akuntabel
4. Meningkatkan penilaian SAKIP dan Indeks Perencanaan dan Anggaran serta meminimalisir adanya temuan administrasi oleh Inspektorat.
8
5. Dalam siklus penyusunan dokumen perencanaan dan penganggaran tahunan dapat menjembatani rangkaian kegiatan agar pelaksanaannya tepat sasaran, tepat waktu, efisien, efektif dan akuntabel.
Tata kelola pelaksanaan aksi perubahan disusun dengan menggunakan potensi yang ada dengan pembentukan Tim Efektif/Tim Kerja, sebagaimana dapat dilihat pada skema seperti dibawah ini:
Pada skema organisasi pelaksanaan aksi perubahan tersebut, Edi Sampurno, S.Si selaku Koordinator Perencanaan dan Evaluasi bertindak sebagai Mentor, dan Renata Dayang N.D,S.P.,M.M bertindak sebagai Coach, sedangkan Henry Mardi Saputra selaku Sub Koordinator Penyusun Program merupakan Project Leader. Adapun Surat Perintah dalam rangka Pembuatan Pedoman Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran pada Unit Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara tertera seperti dalam gambar di bawah ini:
Mentor Edi Sampurno, S.Si
Coach
Renata Dayang N.D,S.P.,M.M
Project Leader Henry Mardi Saputra
Anggota Tim Efektif
Struktural dan Fungsional di Set. Deputi Analis Anggaran Ahli Muda Biro PO
Analis Hukum Biro Sidhal PPNPN di Set. Deputi Gambar 2 Tata Kelola Tim Efektif
9
Kedeputian Bidang Koordinasi Pertahanan Negara, memiliki komitmen dalam penyelenggaran pelayanan yang sesuai dengan standar pelayanan guna meningkatkan kualitas pelayanan publik sebagaimana tertuang dalam Maklumat Pelayanan sebagai berikut:
Gambar 3 Surat Perintah Tim Efektif
Gambar 4 Maklumat Pelayanan Deputi Bidkoor Hanneg
10 C. PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI
Dalam rangka untuk menjamin efektifitas perencanaan program dan anggaran, diperlukan konsistensi dan sinkronisasi pada seluruh tahapan pengelolaan mulai dari tahapan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporannya.
Maka dokumen perencanaan program kerja dan anggaran yang disusun oleh masing-masing Keasdepan pada unit Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara harus sesuai dengan kaidah-kaidah perencanaan dan penganggaran. Untuk pemanfaatan teknologi informasi maka usulan dokumen perencanaan dan penganggaran yang telah disusun oleh masing-masing keasdepan akan tersimpan secara digital didalam google workspace yang sudah tersedia sebelumnya.
Gambar 5 Dokumen Perencanaan Tersimpan Dalam Google Workspace
11 D. PENGELOLAAN TIM
Tim Efektif adalah tim yang masing-masing anggotanya mempunyai visi dan misi yang selaras sehingga dapat bersinergi dalam mencapai tujuan awal.
Membentuk Tim Efektif bagi seorang pemimpin birokrasi tidaklah mudah karena tidak hanya terkait dengan penggunaan kewenangan formal (formal authority) yang dimiliki karena jabatannya namun juga memerlukan kewenangan informal (informal authority) berupa pengaruh yang dapat ditimbulkannya, mengingat problem dan tantangan yang dihadapinya tidak hanya bersifat teknis yang dapat diselesaikan melalui kewenangan formal namun juga problem dan tantangan yang bersifat adaptif yang memerlukan kewenangan informal dalam menuntaskannya.
Peran dan fungsi Tim Efektif yang telah dibentuk dalam mencapai target Pembuatan Pedoman Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran pada Unit Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara memiliki peran yang sangat strategis dan penting. Keberhasilan Tim Efektif dalam penyelesaian target aksi perubahan ditentukan oleh adanya komitmen dan dukungan dari seluruh anggota Tim Efektif sehingga target penyelesaian selama 60 hari yang dituangkan dalam pentahapan milestone kegiatan dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal.
Intervensi dari project leader sebagai pemimpin aksi perubahan dalam proses penyelesaian target didalam Tim Efektif sangat diperlukan melalui membangun komitmen, mendorong dan memastikan seluruh anggota Tim Efektif dapat menyelesaikan tugasnya sesuai rencana/jadwal. Adapun pembagian tugas dari Tim Efektif, sebagai berikut:
1. Mentor
a. Memberikan arahan, persetujuan dan dukungan aksi perubahan b. Memantau perkembangan aksi perubahan
c. Membantu menyelesaikan hambatan/kendala d. Memberikan motivasi kepada Tim
2. Project Leader
a. Mendefinisikan, merencanakan, monitoring, dan mengelola aksi perubahan.
b. Membentuk Tim yang efektif.
c. Berkoordinasi aktif dengan Mentor, Coach, dan stakeholder internal maupun eksternal.
d. Mengidentifikasi dan mengantisipasi resiko yang mungkin dihadapi dalam pelaksanaan aksi perubahan.
12
e. Menyelesaikan aksi perubahan tepat waktu.
3. Tim Teknis
a. Menyusun Kerangka Penulisan Pedoman
b. Mengumpulkan materi dari berbagai sumber baik internal/eksternal c. Melakukan evaluasi aksi perubahan
d. Melaksanakan sosialisasi aksi perubahan 4. Tim Administratif
a. Menyiapkan sarana prasarana ruang rapat b. Membuat Surat Perintah Tim Efektif
c. Mendokumentasikan setiap pelaksanaan pentahapan kegiatan d. Melakukan koordinasi dengan pihak-pihak terkait
Pengendalian Tahapan
Pengendalian setiap tahapan inovasi dalam kegiatan aksi perubahan ini berdasarkan sistem PDCA yaitu Plan (perencanaan), Do (pengerjaan), Check (pengecekan) dan Action (tindaklanjut) yang sudah dirancang sebelumnya. Kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan tindaklanjut kegiatan aksi perubahan berdasarkan milestone dalam rancangan aksi perubahan yang sudah ditetapkan sebelumnya, sebagai berikut:
13
Tabel 2 Pengendalian Tahapan Melalui PDCA (Plan, Do, Check dan Action)
14 BAB III
DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN
A. CAPAIAN DALAM TAHAPAN OUTPUT INOVASI
Membangun jejaring kerja dan kolaborasi dalam aksi perubahan diperlukan identifikasi stakeholders terlebih dahulu untuk Menyusun strategi komunikasi yang tepat. Komunikasi berperan penting dalam proses pembangunan jejaring kerja dan kolaborasi yang efektif dan berdaya hasil. Stakeholders yang terlibat dalam pelaksanaan aksi perubahan ini dibedakan menjadi stakeholders internal dan stakeholders eksternal sebagai berikut :
1. Stakeholder Internal:
a. Deputi Bidkoor Hanneg b. Sesdep Bidkoor Hanneg c. Para Asdep
d. Para Kabid dan Kabag e. Para Kasubbag
f. Para Analis
g. Para Staf Pelaksana di Kedeputian Bidkoor Hanneg 2. Stakeholder Eksternal:
a. Sesmenko Polhukam
b. Koordinator Perencana Biro PO c. Koordinator Hukum Biro Sidhal
d. Unit Kedeputian di Kemenko Polhukam e. Dit. Hankam Bappenas
f. Ditjen Anggaran Kemenkeu
Setelah identifikasi jenis stakeholder, kemudian stakeholder tersebut dipetakan menurut interest dan influence dalam Nilai kuadran dan pengaruh stakeholder pada aksi perubahan.
15
No Kuadaran Stakeholders Pengaruh Pada Aksi Perubahan 1 Kuadran I High
Influence High Interest (Promoters)
Sesdep Bidkoor Hanneg Koordinator Program &
Evaluasi
Sub Koordinator Penyusun Prog
Analis Keasdepan
Koord Prog dan Eval Biro PO Koord Hukum Biro
Persidangan
Pengambilan Keputusan Pemberi persetujuan pelaksana aksi perubahan
Mengawasi aktivitas aksi preubahan
Koordinasi Pelaksanaan Akper Koordinasi Pelaksanaan Akper Koordinasi Pelaksanaan Akper
2 Kuadran II High Influence Low Interest (Latens)
Sesmenko Polhukam Deputi Bidkoor Hanneg Asdep Bidkoor Hanneg Kabid/Kabag Bidkoor Hanneg
Dukungan terhadap kebijakan Dukungan dan Komitmen Dukungan dan Komitmen Dukungan dan Komitmen 3 Kuadran III Low
Influence High Interest (Defender)
Para Deputi Kemenko Polhukam
Para Koordinator Prog dan Eval
Para Sub Koordinator Sun Prog
Dukungan terhadap kebijakan
Dukungan Kepercayaan
Dukungan Kepercayaan 4 Kuadran IV
Low Influence Low Interest (Aphatetics)
Ditjen Anggaran, Kemenkeu Ditjen Hankam, Bappenas
Dukungan Keahlian Dukungan Keahlian
Dengan strategi komunikasi yang baik dalam proses pelaksanaan aksi perubahan ini, stakeholders yang awalnya berada di kuadran latent berhasil dipengaruhi untuk berpindah menjadi stakeholders yang berada di kuadran promoters. Pelaksanaan strategi komunikasi aktif project leader kepada stakeholder internal yang memberikan informasi secara detail dan dapat memberikan pemahaman serta keyakinan merupakan hal yang penting terhadap keberhasilan memberikan pengaruh atas peran dan fungsinya dalam aksi perubahan ini. Berikut perubahan stakeholder dapat dilihat pada gambar 6 dan 7 dibawah ini:
Tabel 3 Nilai kuadran dan pengaruh stakeholder pada aksi perubahan
16 Interest
Influence
Interest
Promoters
High Influence High Interest Sesdep Bidkoor Hanneg Koordinator Program & Evaluasi Sub Koordinator Penyusun Prog Analis Keasdepan
Koord Hukum Biro Persidangan Koord Ren dan Eval Biro PO Latent
High Influence Low Interest
Sesmenko Polhukam Deputi Bidkoor Hanneg Asdep Bidkoor Hanneg
Kabid dan Kabag Bidkoor Hanneg
Defenders
Low Influence Hight Interest
Para Deputi Kemenko Polhukam Para Koordinator Prog dan Eval Para Sub Koordinator Sun Prog Apathetics
Low Influence Low Interest
Ditjen Anggaran, Kemenkeu Dit. Hankam, Bappenas
Influence
Promoters High Influence High Interest Deputi Bidkoor Hanneg
Asdep Bidkoor Hanneg Sesdep Bidkoor Hanneg
Kabid dan Kabag Bidkoor Hanneg Koordinator Program & Evaluasi Sub Koordinator Penyusun Prog Analis Keasdepan
Koord Hukum Biro Persidangan Koord Ren dan Eval Biro PO Latent
High Influence Low Interest Sesmenko Polhukam
Defenders
Low Influence Hight Interest
Para Deputi Kemenko Polhukam Para Koordinator Prog dan Eval Para Sub Koordinator Sun Prog Apathetics
Low Influence Low Interest
Ditjen Anggaran, Kemenkeu Dit. Hankam, Bappenas
Gambar 6 Peta Stakeholder Sebelum Aksi Perubahan
Gambar 7 Peta Stakeholder Setelah Aksi Perubahan
17
Strategi komunikasi secara umum diartikan sebagai suatu perbuatan atau kegiatan penyampaian suatu gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain.
Komunikasi dapat mengidentifikasi mereka yang membawa perubahan dan memberi cara terbaik untuk menghadapi mereka, memungkinkan telaah kegiatan organisasi saat ini dan memberikan tolak ukur untuk mengukur keberhasilan diwaktu yang akan datang.
Menyusun sebuah strategi komunikasi adalah suatu seni dan keahlian tersendiri, bukan suatu yang ilmiah dan ada banyak cara pendekatan yang berbeda untuk melakukan tugas ini. Strategi berkomunikasi dalam proses pelaksanaan aksi perubahan ini secara umum dilakukan melalui cara konsultasi dan persuasi, dengan mendasar pada etika birokrasi baik secara langsung maupun melalui media elektronik (telepon, email, WhatsApp dan media Zoom Meeting). Hal ini juga sangat dipengaruhi oleh situasi dan pandemic COVID-19 yang merubah kebiasaan sebelumnya dengan adaptasi pola komunikasi yang lebih mendominasi menggunakan media teknologi informasi, yang dapat digambarkan sebagai berikut:
1. Komunikasi yang dibangun dengan Koordinator Perencanaan dan Evaluasi selaku Mentor dilakukan dengan tatap muka secara langsung dan juga melalui telepon, dan media komunikasi WhatsApp;
2. Komunikasi yang dibangun dengan Coach dilakukan dengan konsultasi melalui telepon, WhatsApp, e-mail dan Media Zoom Meeting;
3. Komunikasi yang dibangun dengan tim efektif dilakukan secara tatap muka langsung, dan WhatsApp Group;
4. Komunikasi yang dibangun dengan Stakeholder Internal (Para Asdep, Kabid/Kabag) dilakukan secara tatap muka langsung.
5. Komunikasi yang dibangun dengan Stakeholders Eksternal (Dit. Hankam Bappenas dan Ditjen Anggaran Kemenkeu) dilakukan secara tatap muka langsung, dan WhatsApp.
Adapun perubahan perpindahan stakeholder dari yang semula berada Latens berpindah ke Promoters, yaitu : Para Asdep, Para Kepala Bidang dan Kepala Bagian pada Kedeputian Bidang Koordinasi Pertahanan Negara. Hal ini dikarenakan ketiga stakeholder internal ini memiliki kepentingan mengikat dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi program kegiatan dalam rangka pencapaian target keberhasilan penyusunan rekomendasi kebijakan bidang pertahanan negara. Bentuk dukungan Para Asdep, Kabid dan Kabag Kedeputian Bidkoor Hanneg ditunjukan dengan Surat Pernyataan Dukungan, sebagai berikut:
18
Gambar 8 Surat Pernyataan Dukungan Stakeholder Internal
19
Aksi perubahan “Pembuatan Pedoman Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran pada Unit Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara” ini dilaksanakan dengan beberapa tahapan dan pencapaian, sebagai berikut:
1. Tahapan Perencanaan
Pada tahapan kegiatan perencanaan aksi perubahan ini terdiri dari Konsultasi dengan Mentor dan Sesdep Bidkoor Hanneg, Sosialisasi Rencana Aksi ke stakeholder internal, Melakukan Brainstroming dengan Staf Analis Keasdepan, Pembentukan Tim Efektif dan Penyusunan Grand Design Pedoman. Tahapan kegiatan perencanaan tersebut diuraikan sebagai berikut:
a. Konsultasi dengan Mentor
Tanggal 21 April 2022 melakukan konsultasi dengan Mentor terkait rencana pembuatan pedoman Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Unit Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara, dengan hasil :
1) Project Leader menyampaikan gambaran umum rencana pembuatan Pedoman RKA kepada Mentor.
2) Mentor memberikan arahan :
a) Pada prinsipnya mentor menyetujui rencana pembuatan Pedoman RKA b) Dalam menyusun Pedoman RKA agar berkonsultasi terlebih dahulu
pada Bagian Perencanaan dan Evaluasi Biro PO Kemenko Polhukan agar dapat mendapat gambaran, saran dan masukan sebelum menentukan kerangka isi Pedoman.
Gambar 9 Project Leader Konsultasi dengan Mentor
20
b. Sosialisasi Rencana Aksi ke stakeholder internal
Tanggal 26 April 2022 melakukan Sosialisasi kepada seluruh pegawai dalam rangka rencana pembuatan pedoman Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Unit Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara, dengan hasil : 1) Rapat dipimpin oleh Seskretaris Deputi Bidkoor Hanneg dan dihadiri oleh
Mentor dan Project Leader.
2) Project Leader menyampaikan gambaran umum rencana pembuatan Pedoman RKA kepada seluruh pegawai unit Deputi Bidkoor Hanneg 3) Saran masukan dalam rapat tersebut adalah:
a) Secara umum seluruh pegawai Deputi Bidkoor Hanneg menyambut baik rencana pembuatan Pedoman RKA unit Deputi Bidkoor Hanneg.
b) Dalam menyusun Pedoman RKA agar memperhatikan kaidah-kaidah perencanaan dan anggaran yang sudah ditentukan dan diharapkan dapat dibuat sesederhana mungkin sehingga mudah dipahami oleh seluruh personil tanpa mengurangi esensi tujuannya.
c) Pedoman RKA yang akan disusun agar dapat menjadi acuan dan standar baku bagi pelaksana kegiatan dilapangan dalam membuat dokumen perencanaan dan anggaran sehingga dapat meningkatkan kualitas dokumen perencanaan yang disusun.
d) Dalam proses penyusunan Pedoman RKA agar berkoordinasi secara intens dengan para analis keasdepan sebagai perwakilan dari keasdepan sehingga kendala-kendala pada tataran teknis maupun administrasi dapat diselesaikan.
Gambar 10 Sosialisasi Rencana Aksi Perubahan
21 c. Pembentukan Tim Efektif
Dalam rangka optimalisasi rencana pembuatan Pedoman Rencana Kerja dan Anggaran unit Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara, maka ditetapkanlah Surat Perintah Tim Efektif Pembuatan Pedoman Penyusunan RKA.
Berdasarkan Surat Perintah Sekretaris Deputi Bidkoor Pertahanan Negara Nomor 872/HN.00/04/2022, tentang Pembentukan Tim Efektif.
d. Melakukan Brainstroming dengan Staf Analis Keasdepan
Gambar 12 Brainstorming dengan Staf Analis Keasdepan Gambar 11 Surat Perintah Tim Efektif
22
Tanggal 11 Mei 2022 telah dilaksanakan rapat koordinasi antara Koordinator Program dan Evaluasi dan staf analis keasdepan dalam rangka membahas tindaklanjut catatan hasil review RKA-K/L, dalam rapat tersebut dibahas pula terkait dengan project leader melakukan rencana Pembuatan Pedoman RKA unit Kedeputian, dengan point-point penting yang dicatat sebagai berikut:
1) Dalam penyusunan dokumen RKA-K/L dibutuhkan dokumen perencanaan pendukung yang harus dilampirkan, sehingga diharapkan masing-masing analis keasdepan dapat memenuhi dokumen yang diminta.
2) Catatan hasil review RKA-K/L dari inspektorat dan Bagian Perencanaan Biro PO agar segera dilakukan perbaikan sesuai catatan hasil review.
3) Berbagai masukan para analis dalam pembuatan Rencana Kerja dan Anggaran Unit Kedeputian :
a) Agar dimasukan time line waktu terhadap permintaan dokumen RKA-K/L mulai dari Pagu Indikatit, Pagu Anggaran dan Pagu Alokasi.
b) Apakah di buka peluang bagi unit kerja pada pembahasan pagu anggaran ternyata dimasukan kegiatan new inisiative? Unit keasdepan masih dimungkinkan untuk melakukan penambahan kegiatan namun kegiatan tersebut bukan hanya menambahkan volume kegiatannya tetapi membuat kegiatan baru yang memiliki dasar hukum yang jelas.
c) Rencana Aksi yang sudah dibuat, ternyata dalam pelaksanaannya lokus daerah yang dituju berbeda antara rencana dan pelaksanaan? Rencana aksi seharusnya menjadi acuan bagi para pelaksana kegiatan dalam melaksanakan kegiatan, apabila ada perubahan rencana tentunya harus ada analisa yang jelas kenapa lokus berubah.
d) Pedoman Penyusunan RKA unit ini diharapkan juga dipahami oleh seluruh pejabat eselon II (asdep) dan eselon III (Kabid/Kabag) karena merekalah sebagai fungsi pengambil kebijakan dalam pelaksanaan kegiatan di lapangan.
e) Dalam menyusun Perjanjian Kerja dari level eselon I sampai dengan level individu harus tergambar pembagian tugas yang terbagi habis sehingga terlihat saling mendukung.
23
e. Penyusunan Grand Design Pedoman Rencana Kerja dan Anggaran
Tanggal 18-20 Mei 2022 melakukan pengumpulan data dan materi yang dibantu oleh Tim Efektif dalam memilah bahan-bahan yang diperlukan untuk selanjutnya membuat Grand Design Pedoman Rencana Kerja dan Anggaran.
2. Tahapan Pembuatan
Pada tahapan kegiatan perencanaan aksi perubahan ini terdiri dari Melakukan rapat koordinasi dengan Narasumber Bappenas dan Kemenkeu, Pengumpulan bahan dan materi terkait konsep pedoman, Pembuatan konsep pedoman, Sosialisasi Pedoman kepada seluruh pejabat dan staf Kedeputian Bidkoor Hanneg dan Pengesahan Pedoman Penyusunan RKA. Tahapan kegiatan perencanaan tersebut diuraikan sebagai berikut:
a. Melakukan rapat koordinasi dengan Narasumber Bappenas dan Kemenkeu
Tanggal 24 Mei 2022 dilaksanakan rapat koordinasi antara Pejabat
Gambar 13 Penyusunan Grand Design Pedoman RKA
Gambar 14 Rapat Koordinasi dengan Ditjen Anggaran Kemenkeu dan Dit. Hankam Bappenas
24
Kedeputian Bidkoor Hanneg dan Tim Efektif dengan Dit. Hankam Bappenas dan Ditjen Anggaran Kemenkeu. Adapun hal-hal penting yang dapat dicatat, sebagai berikut :
1) Rakor dibuka oleh Sesdep dan selanjutnya Mentor dan Project Leader menyampaikan rencana pembuatan Pedoman Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA).
2) Dalam pentahapan penyusunan RKA-K/L, yaitu : Usulan Pagu Indikatif, Pagu Anggaran dan Pagu Alokasi agar setiap pentahapannya dapat menggambarkan alur prosesnya (diagram alur).
3) Dalam penetapan program prioritas unit kedeputian agar dipedomani RPJMN, RKP, Renstra Kemenko Polhukam, Renstra Unit Kerja, RKT dan IKU sehingga selaras arah kebijakan yang dikerjakan.
4) Para narasumber memberikan berbagai masukan terkait redesain sistem perencanaan dan penganggaran.
5) Peserta rakor juga membahas rencana kerja dan program prioritas kedeputian bidang koordinasi pertahanan negara tahun 2023.
b. Pengumpulan bahan dan materi terkait konsep pedoman
Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA-K/L) merupakan dokumen penganggaran yang wajib disusun oleh Menteri/Pimpinan Lembaga selaku Pengguna Anggaran atas Bagian Anggaran yang dikuasainya.
Penyusunan RKA-K/L merupakan bagian dari penyusunan Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (RAPBN) yang dilakukan setiap tahun.
Hal tersebut diamanatkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 90 Tahun 2010 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga.
Penyusunan RKA-K/L dilakukan berdasarkan pagu anggaran Kementerian/Lembaga yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan dan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional. Pagu Anggaran Kementerian/Lembaga disampaikan oleh Menteri Keuangan dan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional kepada setiap Kementerian/Lembaga.
25
Berkaitan dengan reformasi di bidang perencanaan dan penganggaran, para perencana pada tingkat satuan kerja menetapkan kebijakan, program, kegiatan, sasaran, dan anggaran. Langkah tersebut merupakan siklus tahunan dalam upaya agar pelaksanaan tepat sasaran, tepat waktu, efisien, efektif, dan akuntabel.
Gambar 16 Tim Efektif Melakukan Rapat Koordinasi dengan Inspektorat, Biro Hukum dan Biro PO Gambar 15 Project Leader Melakukan Koordinasi dengan Analis Anggaran Ahli Muda Biro PO
26
Dalam rangka penyusunan kerangka isi pedoman rencana kerja dan anggaran diperlukan pengumpulan bahan materi terkait dokumen-dokumen perencanaan dan anggaran yang wajib disusun oleh kementerian/lembaga pada tiap tahunnya. Pada tahapan ini project leader melakukan koordinasi guna mendapatkan informasi secara lebih mendalam pada tataran teknis baik secara langsung/tatap muka dan melalui media elektronik (telpon, dan whats app) dengan stakeholder internal maupun eksternal tentu dengan menyesuaikan waktu luang informan.
Project Leader mendapatkan berbagai masukan dan gambaran secara umum terkait rencana kerja dan anggaran, antara lain:
1) Redesain Sistem Perencanaan dan Penganggaran yang merupakan desain ulang sistem perencanaan dan penganggaran sebagai upaya memperbaiki kualitas perencanaan dan penganggaran. Adapun ruang lingkup redesain ini mencakup 3 (tiga) hal yaitu: (1) Redesain Program K/L; (2) Redesain Kegiatan K/L; dan (3) Redesain Keluaran (Output) K/L. Secara umum prinsip redesain perencanaan dan penanggaran terlihat dalam tabel berikut ini:
2) Siklus Perencanaan dan Penganggaran
Perencanaan pembangunan nasional secara khusus diatur dalam Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional, yang mengatur tahapan perencanaan mulai dari
Tabel 4 Prinsip Redesain Perencanaan dan Penganggaran
27
Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP), Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM), Rencana Strategis Kementerian/Lembaga (Renstra-KL), Rencana Kerja Pemerintah (RKP), dan Rencana Kerja Kementerian/Lembaga (Renja-KL).
Siklus perencanaan dan penganggaran secara singkat disajikan sebagai berikut:
3) Proses Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran
Penyusunan RKA dilakukan untuk mencapai efisiensi anggaran bagi kegiatan penyelenggaraan pemerintahan dan prioritas pembangunan.
Penyusunan anggaran dalam dokumen RKA merupakan bagian dari penyusunan APBN. Secara garis besar, proses pentahapan penyusunan anggaran terbagi atas Pagu Indikatif, Pagu Anggaran dan Pagu Alokasi Anggaran, untuk selanjutnya ditetapkan menjadi DIPA.
Mekanisme penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kemenko Polhukam, sebagai berikut:
Gambar 17 Siklus Perencanaan dan Penganggaran
28 c. Pembuatan konsep pedoman
Setalah mendapatkan berbagai masukan dari berbagai narasumber yang berasal dari internal dan eksternal serta tim efektif, project leader memulai mangaplikasikan bahan-bahan materi yang didapat untuk dimasukan kedalam konsep Pedoman Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Unit Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara.
Penyusunan konsep Pedoman RKA dimulai pada tanggal 26 dan 31 Mei 2022 dengan mengoptimalkan waktu penyusunan dan koordinasi dengan stakeholder internal pada saat jam dinas kantor. Dalam proses penyusunan dokumen Pedoman RKA, selain mentor melakukan monitoring implementasi aksi perubahan yang dilakukan oleh project leader, mentor juga memberikan berbagai masukan, yaitu: agar disetiap proses pentahapan penyusunan anggaran yang terbagi atas Pagu Indikatif, Pagu Anggaran dan Pagu Alokasi Anggaran dibuatkan
Input SAKTI
Gambar 18 Mekanisme Rencana Kerja dan Anggaran Kemenko Polhukam
29
alur atau mekanisme pentahapannya serta time line waktu yang ditentukan agar tepat waktu dalam pelaksanaannya.
Dalam tahapan ini, project leader telah menyusun konsep Pedoman RKA Unit Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara yang telah mendapatkan persetujuan oleh mentor dan agar segera diselesaikan. Daftar Isi Pedoman RKA terdiri dari 5 (lima) BAB terdiri dari: BAB I Pendahuluan, BAB II Visi, Misi, Tugas dab Fungsi, BAB III Rencana Kerja dan Anggaran, BAB IV Penyusunan Dokumen Perencanaan dan Anggaran serta BAB V Penutup. Adapun cover dan daftar isi tergambar sebagai berikut:
d. Sosialisasi operasional konsep Pedoman kepada seluruh pejabat dan staf Kedeputian Bidkoor Hanneg
Gambar 19 Outline Cover dan Daftar Isi Pedoman RKA
Gambar 20 Sosialisasi Operasional Konsep Pedoman RKA
30
Pada tanggal 2 Juni 2022 telah dilakukan sosialisasi operasional konsep Pedoman Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Unit Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara yang dihadiri seluruh pegawai unit Kedeputian Bidang Koordinasi Pertahanan Negara. Kegiatan sosialisasi Pedoman Penyusunan RKA dilaksanakan bersamaan dengan kegiatan Rapat Internal Staf (RIS) Kedeputian yang secara rutin dilakukan dalam rangka membahas capaian dan evaluasi pelaksanaan kegiatan pada masing-masing keasdepan dan Sekretariat Deputi.
Dalam Rapat Internal Staf tersebut, yang menjadi fokus pembahasan pimpinan berkaitan dengan Perencanaan, Pelaksanaan, Realisasi Penyerapan Anggaran dan Kegiatan pada masing-masing keasdepan. Selain membahas capaian dan evaluasi kinierja yang sudah dillaksanakan, saat ini seluruh unit Kedeputian Kemenko Polhukam diminta untuk melakukan Automatic Adjusment Jilid II, dan telah ditetapkan Pagu Indikatif Program Koordinasi Pelaksanaan Kebijakan Bidang Pertahanan Negara. Sehubungan hal tersebut, maka unit Kedeputian agar melakukan penyesuaian anggaran dan menyiapkan dokumen pendukung berupa TOR dan RAB yang selanjutnya akan diinput kedalam aplikasi SAKTI sebagai bahan materi persiapan penetapan Pagu Anggaran.
Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran K/L dalam pelaksanaannya akan dibagi menjadi 3 pentahaapan, yaitu: penetapan Pagu Indikatif, Pagu Anggaran dan Pagu Alokasi. Pada momentum ini project leader memanfaatkan momentum ini untuk menyampaikan konsep Pedoman RKA dengan harapan dapat menjadi standar baku bagi pelaksana kegiatan dalam membuat dokumen perencanaan dan anggaran.
Dalam RIS tersebut, Mentor dan project leader menyampaikan operasional Pedoman RKA dengan menitik beratkan memberikan penjelasan secara detail dalam konteks penyusunan dokumen Rencana Kerja Kedeputian sampai dengan alur pentahapan Alokasi Anggaran. Setelah itu, project leader juga menyampaikan kewajiban dari para keasdepan dan sesdep dalam pemenuhan dokumen perencanaan, yaitu: Rencana Strategis, Rencana Kerja Tahunan, Rencana Aksi, Indikator Kinerja Utama, Perjanjian Kinerja, dan TOR/RAB.
Harapan yang disampaikan project leader adalah:
1) Dengan adanya Pedoman RKA ini dapat memberikan kemudahan dalam penyusunan dokumen perencanaan dan anggaran serta dapat meningkatkan
31
kualitas dokumen perencanaan yang disusun.
2) Dalam menentukan program prioritas yang ditetapkan oleh masing-masing keasdepan dapat selaras dengan dokumen perencanaan nasional.
3) Konsistensi dari pelaksana kegiatan dalam melakukan kegiatan di lapangan tentunya mempedomani rencana kegiatan yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Adapun beberapa point penting masukan dan tanggapan yang disampaikan oleh pimpinan dalam RIS tersebut, adalah:
1) Sesuai dengan tugas dan fungsi dari Sekretariat Deputi dalam pemenuhan dukungan layanan manajemen berupa perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi program dan anggaran, agar memberikan pendamipingan pada masing-masing keasdepan dalam menyusun dokumen perencanaan dan anggaran.
2) Realisasi capaian anggaran sampai dengan 30 Mei 2022 baru mencapai 20,35%, untuk itu diharapkan masing-masing penanggungjawab kegiatan dapat melaksanakan kegiatan berdasarkan rencana yang sudah disusun sebelumnya.
3) Menindaklanjuti telah ditetapkannya Pagu Indikatif Unit Deputi Bidkoor Hanneg, masing-masing keasdepan dan Sesdep segara memperbaiki dan menyesuaikan TOR dan RAB berdasarkan jumlah anggaran yang disetujui.
Dalam penyusunan kerangka TOR dan RABnya dapat mempedomani konsep pedoman RKA yang disusun oleh Sdr. Henry MS.
4) Seluruh pegawai memberikan apresiasi positif atas aksi perubahan yang telah disusun oleh project leader. Kedepan, project leader diberikan tantangan dalam rangka pengembangan efektifitas organisasai selanjutnya untuk dapat membangun sebuah sistem dalam bentuk aplikasi yang mendukung kegiatan perencanaan dan penganggaran guna melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan secara online.
e. Pengesahan Pedoman Penyusunan RKA
Pada tanggal 10 Juni 2022 project leader menghadap Deputi Bidkoor Hanneg dalam rangka permohonan pengesahan Pedoman Rencana Kerja dan Anggaran. Adapun arahan Deputi kepada project leader, sebagai berikut : 1) Agar segera didistribusikan kepada para Asisten Deputi dan Sekretaris
Deputi sebagai standar dalam penyusunan rencana kerja dan anggaran.
32
2) Agar aksi perubahan ini dapat dilanjutkan dengan dibangunnya satu buah sistem yang berbasis teknologi informasi yang dapat mengintegrasikan rencana kerja dan anggaran, memberikan informasi capaian kinerja baik realisasi anggaran maupun pelaksanaan progam kerja secara real time serta di evaluasi secara berkala.
3. Tahapan Pemanfaatan
Pada tahapan kegiatan perencanaan aksi perubahan ini terdiri dari Pelaksanaan uji coba pedoman, Pemanfaatan pedoman dan Kegiatan evaluasi. Tahapan kegiatan perencanaan tersebut diuraikan sebagai berikut:
a. Pelaksanaan uji coba pedoman
Gambar 21 Pengesahan Pedoman RKA oleh Deputi Bidkoor Hanneg
33
Pada tanggal 13 Juni 2022 dilaksanakan uji coba Pedoman Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran yang dihadiri oleh Mentor, Project Leader, Kabag Administrasi, Para Analis Keasdepan dan Staf Tata Usaha. Dalam kegiatan tersebut project leader menyampaikan kembali gambaran umum Pedoman Rencana Kerja dan Anggaran yang sudah disahkan oleh Deputi Bidkoor Hanneg.
Setelah itu dilaksanakan uji coba pembuatan TOR dan RAB dalam rangka penyesuain kegiatan dan alokasi anggaran dari masing-masing keasdepan dan Sekretariat Deputi setelah ditetapkan Pagu Indikatif TA. 2023 serta penyusunan Matriks Rencana Kerja Tahunan 2023.
Adapun point penting masukan dan tanggapan yang disampaikan peserta uji coba Pedoman RKA, sebagai berikut:
1) Kabag Administrasi memberikan masukan, dalam penentuan isu-isu strategis yang ditetapkan oleh masing-masing keasdepan selain melihat dokumen RPJMN dan RKP tentu seyogyanya mengacu juga pada Renstra dan RKT Kementerian, namun saya lihat untuk RKT Kementerian belum dimiliki unit kerja.
2) Analis Kebijakan Muda pada Asdep 4/IV Hanneg memberikan masukan, agar dalam pelaksanaan kegiatan penyusunan dokumen perencanaan tetap ada pendampingan dari sekretariat.
3) Analis Polhukam pada Asdep 3/IV Hanneg memberikan tanggapan, agar mensosialisasikan Pedoman RKA unit kepada stakeholder internal dan eksternal melalui pemasangan banner di setiap sudut ruangan serta di tampilkan dalam televisi informasi publik yang sudah tersedia.
Gambar 22 Uji Coba Pedoman RKA
34
Gambar 23 TOR dan RAB TA. 2023
35 b. Pelaksanaan Kegiatan evaluasi
Berdasarkan pelaksanaan uji coba Pedoman Rencana Kerja dan Anggaran dengan mengambil sample pembuatan TOR dan RAB dalam rangka penetapan Pagu Indikatif Tahun 2023 sehingga perlu dilakukan penyesuaian anggaran dan program kegiatannya dimasing-masing keasdepan serta menyusun Rencana Kerja Tahunan 2023, disimpulkan dalam penyusunan dokumennya:
1) Secara umum pelaksanaan uji coba Pedoman RKA yang dihadiri oleh Analis di masing-masing Keasdepan berjalan dengan baik dan mekanisme dalam penyusunan dokumen perencanaan dan anggaran dapat dipahami dan diterapkan.
2) Kesesuaian antara TOR dan RAB di masing-masing Keasdepan dalam penyusunannya sudah selaras, namun untuk Rencana Penarikan Dana yang ada di TOR di setiap triwulannya agar disesuaikan dengan yang ada di RAB.
3) Dalam penyusunan Rencana Kerja Tahunan (RKT) diuji cobakan untuk dibuatkan RKT kolom dan RKT Narasi. Untuk RKT Narasi disusun dan disahkan oleh pejabat eselon I (Deputi) sedangkan RKT Kolom disusun dan disahkan oleh pejabat eselon II (Sesdep dan Asdep). Untuk pembuatan RKT kolom para analis dapat menyusunnya sesuai dengan sistematika yang ada di Pedoman, sedangkan untuk RKT Narasi disusun oleh Sekretariat Deputi yang menjabarkan program kerja para asdep dan sesdep dalam 1 tahun kedepan.
B. PERBAIKAN SISTEM PELAYANAN
Pelaksanaan Program dan Kegiatan di Kedeputian Bidang Koordinasi Pertahanan Negara secara teknis dilaksanakan oleh keasdepan. Usulan dokumen perencanaan dan anggaran disusun oleh masing-masing keasdepan yang dalam penyusunannya dibantu oleh 2 (orang) Kepala Bidang dan 1 (satu) orang staf analis.
Dokumen perencanaan yang setiap tahun diwajibkan harus disusun oleh masing- masing keasdepan, yaitu : Rencana Kerja Tahunan (RKT), Perjanjian Kinerja (PK), Rencana Aksi (Renaksi), Indikator Kinerja Kegiatan (IKK), dan usulan anggaran (pagu indikatif, pagu anggaran dan pagu alokasi). Dokumen tersebut dibutuhkan sebagai dasar dalam penentuan program prioritas atau target kinerja dari masing- masing keasdepan yang akan dikerjakan selama satu tahun kedepan. Tentunya dokumen perencanaan yang disusun harus selaras dengan dokumen perencanaan nasional, seperti: RPJPN, RPJMN, RKP dan Renstra Kementerian/Lembaga.
36
Dengan adanya Pedoman Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran maka diharapkan dalam penyusunan dokumen perencanaan dan penganggaran dapat disusun secara konsisten pada seluruh tahapan pengelolaan mulai dari tahapan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporannya.
Dokumen perencanaan dan anggaran yang disusun oleh masing-masing keasdepan dan sekretariat deputi setiap tahunnya dalam bentuk RKT, PK, Renaksi, IKK, TOR/RAB, dan laporan pelaksanaan kegiatan per triwulan dapat tersusun dengan baik sesuai dengan kaidah-kaidah perencanaan dan anggaran serta tepat waktu. Selanjutnya dokumen perencanaan dan anggaran yang sudah disusun akan tersimpan didalam google workspace sehingga dapat memudahkan pengelola perencana apabila data tersebut dibutuhkan oleh pimpinan.
C. MANFAAT AKSI PERUBAHAN
Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 Tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional mengamanatkan perencanaan pembangunan nasional disusun secara sistematis, terarah, terpadu, menyeluruh dan tanggap terhadap perubahan. Proses perencanaan ini terdiri dari Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP), Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) dan Rencana Pembangunan Pemerintah (RKP). RKP ini akan dijabarkan dalam Rencana Kerja Kementerian/Lembaga (Renja K/L).
Sebagai tindaklanjut Undang-undang Nomor 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara pemerintah telah menetapkan Peraturan Pemerintah Nomor 90 Tahun 2010 tentang Penyusunan rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga, dalam Peraturan Pemerintah tersebut secara tegas menyebutkan bahwa RKA K/L disusun menggunakan pendekatan Anggaran Terpadu (unified budget), Kerangka Pengeluaran Jangka Menengah (medium term expenditure framework) dan Penganggaran Berbasis Kinerja (performance based budgeting).
Dalam rangka untuk menjamin efektifitas perencanaan program dan anggaran, diperlukan konsistensi dan sinkronisasi pada seluruh tahapan pengelolaan mulai dari tahapan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporannya. Maka dokumen perencanaan program kerja dan anggaran yang disusun oleh masing-masing Keasdepan pada unit Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara harus sesuai dengan kaidah-kaidah perencanaan dan
37
penganggaran. Untuk pemanfaatan teknologi informasi maka usulan dokumen perencanaan dan penganggaran yang disusun oleh masing-masing keasdepan akan tersimpan secara digital didalam google workspace yang sudah tersedia sebelumnya.
Diharapkan dengan adanya Pedoman Rencana Kerja dan Anggaran pada unit kerja Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara, sebagai acuan bagi unit kerja dalam menyusun rencana program dan anggaran secara terpadu;
meningkatkan keserasian dalam perencanaan dan penganggaran; dan mewujudkan dokumen perencanaan dan penganggaran yang realistis dan akuntabel, meningkatkan penilaian SAKIP dan Indeks Perencanaan dan Anggaran serta meminimalisir adanya temuan administrasi oleh Inspektorat. Lebih jauh dalam siklus penyusunan dokumen perencanaan dan penganggaran tahunan dapat menjembatani rangkaian kegiatan agar pelaksanaannya tepat sasaran, tepat waktu, efisien, efektif dan akuntabel.
Adapun manfaat dari aksi perubahan bagi stakeholder internal dan eksternal, sebagai berikut:
No Internal Eksternal
1. Meningkatnya kualitas penyajian dokumen perencanaan dan penganggaran sehingga dokumen selaras dengan dokumen
perencanaan nasional, disampaikan tepat waktu, sistematis dan sesuai dengan kaidah-kaidah perencanaan dan penganggaran
Mendukung komitmen pemerintah terkait pelaksanaan penyusunan program dan anggaran yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel
2 Memudahkan penyusun program dan anggaran dalam menyusun usulan dokumen perencanaan program dan anggaran karena sudah mengetahui alur, waktu dan format dokumen yang harus dilengkapi
Penyusunan Pedoman Rencana Kerja dan Anggaran ini dapat dijadikan role model dengan cara adopsi dan adaptasi bagi unit kerja Kedeputian lainnya dengan tetap memperhatikan karakteristik sumber daya yang dimiliki.
38 3 Meningkatkan nilai SAKIP, Reformasi
Birokrasi Unit Kerja dan Indeks Kualitas Perencanaan Kinerja dan Anggaran Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara
Terjalinnya koordinasi dan kerjasama yang baik antara mitra kerja
perencanaan dan anggaran (Bagian Perencanaan dan Evaluasi Biro PO) dengan unit kerja
4 Meningkatnya komitmen, kompetensi dan kinerja, baik pada individu dan organisasi di Lingkungan Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara
Meminimalisir adanya temuan administratif dalam hal kesesuaian usulan dokumen perencanaan dan anggaran oleh inspektorat
39 BAB IV
KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN
Tindak lanjut kegiatan jangka pendek dengan menetapkan target jangka menengah dan jangka panjang. Pada pelaksanaan aksi perubahan Pembuatan Pedoman Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran pada Unit Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara, semua tahapan jangka pendek sudah tercapai sesuai rencana aksi perubahan. Untuk perkembangan berikutnya merupakan jangka menengah dan jangka panjang, yaitu:
1. Tujuan Jangka Menengah (6 bulan) : Tersusunnya Analisis dan Desain Awal Sistem berbasis teknologi informasi untuk Mengintegrasikan Dokumen Rencana Kerja dan Anggaran ke dalam Data Base.
2. Tujuan Jangka Panjang (12 bulan) : Terbangunnya Sistem Informasi yang Mengintegrasikan dokumen Rencana Kerja dan Anggaran ke dalam Data Base berbasis online.
Dalam rangka mencapai target jangka menengah dan jangka panjang dari aksi perubahan ini, diperlukan beberapa hal yang harus diperhatikan dan dilaksanakan, yaitu:
1. Guna menjamin efektifitas perencanaan program dan anggaran, diperlukan konsistensi dan sinkronisasi pada seluruh tahapan pengelolaan mulai dari tahapan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporannya. Maka dokumen perencanaan program kerja dan anggaran yang disusun oleh masing- masing Keasdepan pada unit Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara harus sesuai dengan kaidah-kaidah perencanaan dan penganggaran
2. Menjalin komunikasi secara intens dengan Bagian Data pada Biro Perncanaan dan Organisasi (Pusdatin) dalam rangka membuat desain awal untuk mengintegrasikan dokumen perencanaan dan anggaran ke dalam data base yang tersistem.
3. Dukungan komitmen pimpinan, pengelolaan dan pemanfaatan sumber daya yang dimiliki (anggaran, SDM, dan sarana prasarana) menjadi
