digarisbawahi dalam aksi ini tentunya adalah unsur kebaruannya, dimana sebelumnya tidak digunakan atau masih menggunakan metode manual dan offline hingga akhirnya beralih menjadi digital dan online melalui pemanfaatan media sharing dan penyimpanan berbasis cloud (google drive), media komunikasi sosial, SMS broadcast dan portal Sekretariat Jenderal MPR, dan juga aplikasi persuratan dan pengarsipan yang nantinya akan dikembangkan lebih lanjut dimana secara keseluruhan teknologi dan aplikasi tersebut dapat diakses melalui smartphone.
5 Pengesahan SOP Penyusunan Materi Ketua MPR
Minggu VI (30 Mei s/d 5 Juni
2022)
3 Juni 2022 - SOP Penyiapan Materi Ketua MPR Uji Coba
1 Uji coba pelaksanaan SOP
Penyiapan Materi Ketua MPR Minggu VII (6 s/d 12 Juni
2022)
30 Mei 2022 - Dokumentasi
Evaluasi, Sosialisasi, dan Rencana Tindak Lanjut 1 Rapat evaluasi uji coba
pelaksanaan SOP Penyiapan Materi Ketua MPR
Minggu VIII (13 s/d 18 Juni
2022)
15 Juni 2022 - Notulensi - Dokumentasi 2 Membuat rencana tindak
lanjut uji coba pelaksanaan SOP Penyiapan Materi Ketua MPR
16 Juni 2022 - Rencana tindak lanjut
3 Sosialisasi SOP Penyiapan Materi Ketua MPR melalui pemanfaatan teknologi informasi SMS Broadcast kepada pejabat/pegawai di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR
Minggu VII (6 s/d 12 Juni
2022)
17 Juni 2022 - Dokumentasi
a. Pembentukan Tim
Rangkaian kegiatan dimulai dengan mengajak Mentor dan mengumpulkan calon anggota tim efektif untuk berdiskusi pada tanggal 20 April 2022. Dalam sesi diskusi ini penulis menginformasikan kepada Mentor bahwa aksi perubahan yang akan dijalankan masih sesuai dengan apa yang sudah disampaikan sebelumnya pada saat pengajuan rancangan. Kesempatan ini juga digunakan untuk menyampaikan ide gagasan kepada calon anggota dan meminta kesediaannya untuk menjadi bagian dalam aksi perubahan melalui keanggotaan tim efektif.
Rapat dilanjutkan dengan menyusun keanggotaan Tim Efektif dalam sebuah struktur dan uraian tugas masing-masing untuk kemudian diajukan kepada Kepala Biro Sekretariat Pimpinan agar dapat dibuatkan surat usulan penerbitan Surat Tugas dari kepada Kepala Biro SDM, Organisasi dan Hukum.
Gambar 7: Usulan Surat Tugas dan Notulen Rapat Pembentukan Tim
Langkah berikutnya yang tidak ada dalam perencanaan sebelumnya, sebagai bentuk tindak lanjut hasil kesimpulan rapat penyusunan tim efektif diatas, maka pada tanggal 21 April 2022 penulis melaporkan kepada Kepala Biro Sekretariat Pimpinan terkait teknis pelaksanaan aksi perubahan yang dibantu oleh tim efektif dengan menjelaskan uraian tugas masing-masing anggota tim efektif yang akan membantu pelaksanaan kegiatan tersebut.
b. Penyusunan Draf SOP
Tahapan ini menjadi tahapan terpanjang karena merupakan inti dari rangkaian kegiatan pada milestone jangka pendek. Kegiatan meliputi rapat-rapat internal dengan tim efektif dan mentor serta rapat pembahasan dengan unit terkait yaitu Bagian Organisasi dan Tata Laksana.
Gambar 8: Rapat Pembahasan dengan Mentor dan Tim Efektif
Rangkaian kegiatan dimulai dengan mengadakan rapat penyusunan draf SOP pada tanggal 11 Mei 2022 bersama-sama dengan mentor dan tim efektif untuk menginventarisasi uraian tugas dan lingkup pekerjaan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi jabatan sesuai dengan Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal yang ditetapkan tahun 2020 dan menyesuaikan dengan perubahan Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal yang ditetapkan pada tahun 2022 ini. Selanjutnya untuk menindaklanjuti hasil rapat tersebut, maka dilakukan pembahasan dan penyusunan draf SOP pada tanggal 17 Mei 2022.
Pembahasan draf SOP selanjutnya dilaksanakan dengan mengundang Bagian Organisasi dan Tata Laksana selaku unit yang pengelola dan penanggung jawab SOP di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR pada tanggal 18 Mei 2022.
disimpulkan bahwa untuk membuat SOP penyusunan materi maka perlu terlebih dahulu melakukan evaluasi terhadap SOP karena adanya perubahan Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal tahun 2022 sebagaimana tersebut.
Gambar 9: Rapat Pembahasan dan Penyusunan SOP dengan ORTALA
Menindaklanjut hasil rapat pembahasan dan penyusunan draf SOP bersama dengan Bagian Organisasi dan Tata Laksana diatas, selanjutnya dilakukan finalisasi draf SOP tanggal 27 Mei 2022 untuk menghasilkan draf SOP final untuk dilegalisasi.
Setelah draf SOP selesai dibahas dan dilakukan finalisasi, maka selanjutnya adalah meminta pengesahan SOP Penyusunan Materi Ketua MPR kepada pejabat penanda tangan yaitu Kepala Biro Sekretariat Pimpinan pada tanggal 3 Juni 2022 sebagai bentuk legalitas SOP untuk selanjutnya diserahkan kepada Bagian Organisasi dan Tata Laksana untuk didaftarkan sebagai bagian dari SOP resmi Sekretariat Jenderal MPR.
Gambar 10: Pengesahan SOP oleh Kepala Biro Sekretariat Pimpinan
c. Uji Coba
Untuk mengetahui efektivitas pelaksanaan kegiatan yang mengacu pada SOP yang sudah disusun, perlu dilakukan uji coba melalui sosialisasi internal untuk kemudian diterapkan dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari. Kegiatan sosialisasi internal dan uji coba dilaksanakan melalui rapat-rapat seperti rapat dengan Biro
Pengkajian Konstitusi sebagai unit penyusun materi Makalah, Sambutan, Pidato dan juga Ceramah Pimpinan MPR.
Gambar 11: Rapat dalam rangka Uji Coba SOP
d. Evaluasi, Sosialisasi dan Rencana Tindak Lanjut
Sebagai bentuk pengendalian tahapan kegiatan maka dilakukan evaluasi draf SOP yang sudah disusun bersama-sama dengan Bagian Organisasi dan Tata Laksana sekaligus membahas rencana tindak lanjut hasil dari uji coba pelaksanaan dan evaluasi yang telah dilaksanakan pada tanggal 15-16 Juni 2022.
Gambar 12: Rapat Evaluasi dan Rencana Tindak Lanjut SOP
Sebagai penutup rangkaian Capaian Tahapan Output Inovasi adalah melakukan sosialisasi yang sedianya dalam perencanaan dilaksanakan pada minggu ke-7 Minggu VII (6 s/d 12 Juni 2022) mengalami pergeseran karena adanya masukan yang berkembang selama proses penyusunan SOP. Alasan digesernya tahap sosialisasi adalah agar SOP yang disebarluaskan sudah selesai secara formal dengan ditandatanganinya SOP dan juga secara materi dengan telah terlaksananya uji coba dan evaluasi. Sosialisasi dilaksanakan menggunakan pengumuman melalui SMS broadcast Sekretariat Jenderal MPR pada tanggal 17 Juni 2022. Sedianya sosialisasi juga akan diumumkan melalui aplikasi presensi online pegawai Sekretariat Jenderal MPR (PION), namun karena adanya kendala
Gambar 13: Sosialisasi SOP Penyiapan Materi Ketua MPR
Adapun untuk rencana pelaksanaan kegiatan jangka menengah dapat digambarkan sebagai berikut:
Tabel 20: Milestone Jangka Menengah
No. Tahapan Kegiatan Perencanaan Output
1 Menyusun daftar anggota Tim Penyusun Materi Ketua MPR bersama Kepala Bagian Sekretariat Ketua MPR
September 2022
Tersusunnya daftar usulan anggota Tim Penyusun Materi Ketua MPR
2 Mengajukan usulan pembentukan Tim Penyusun Materi Ketua MPR kepada Sekretaris Jenderal MPR
Januari 2023 Terbentuknya Tim Penyusun Materi Ketua MPR kepada Sekretaris Jenderal MPR 3 Mengadakan rapat pembahasan Materi
dengan Tim Penyusun Materi Ketua MPR
Februari 2023 Terselenggaranya rapat pembahasan Materi
4 Penyusunan Materi Ketua MPR bersama Tim Penyusun Materi Ketua MPR
Maret 2023 Tersusunnya Materi Ketua MPR hasil dari Tim Penyiapan Materi Ketua MPR
Selanjutnya untuk untuk rencana pelaksanaan kegiatan jangka panjang dapat digambarkan sebagai berikut:
Tabel 21: Milestone Jangka Panjang No. Tahapan Kegiatan Perencanaan Output
1 Menyusun daftar usulan pegawai
untuk mengikuti
pendidikan/pelatihan penyusunan Materi
Januari 2022 Tersusunnya daftar usulan pegawai untuk mengikuti pendidikan/pelatihan penyusunan Materi
2 Mengajukan usulan
pendidikan/pelatihan penyusunan Materi
Maret 2023 Terselenggaranya pendidikan/pelatihan penyusunan Materi bagi pegawai 3 Mengadakan rapat pembahasan
Materi dengan pegawai yang mengikuti pendidikan/pelatihan penyusunan Materi
April 2023 Terselenggaranya rapat pembahasan Materi
4 Penyusunan Materi Ketua MPR bersama pegawai yang telah mengikuti pendidikan/pelatihan penyusunan materi
Juni 2023 Tersusunnya Materi Ketua MPR hasil dari pegawai yang mengikuti pendidikan/pelatihan penyusunan materi
5 Evaluasi Pelaksanaan SOP Efektifitas pelaksanaan SOP dilihat dari persentasi materi yang disiapkan sesuai SOP dan tingkat penggunaan materi yang disiapkan
2. Capaian Dalam Perbaikan Kinerja Pelayanan
Untuk mengukur tingkat keberhasilan yang dihadirkan oleh aksi perubahan yang dilaksanakan, dapat dilihat dalam tabel berikut.
Gambar 14: Ketersediaan SOP Sebelum dan Sesudah Aksi
No. Tugas Sebelum Aksi Sesudah Aksi
1 Penyiapan bahan perumusan kebijakan dan pelaksanaan kegiatan di bidang penyusunan Informasi kegiatan Ketua MPR
SOP Nomor 73 Tahun 2021
Tetap
2 Penyiapan bahan perumusan kebijakan dan pelaksanaan kegiatan di bidang penyusunan bahan naskah sambutan/pidato Ketua MPR
SOP Nomor 78
Tahun 2021 Revisi SOP Nomor 78 Tahun 2021 3 Pendampingan pelaksanaan kegiatan Ketua MPR di
kantor dan di luar kantor, dalam dan luar kota serta luar negeri
SOP Nomor 63 s/d
65 Tahun 2021 Tetap 4 Penyiapan bahan perumusan kebijakan dan
pelaksanaan kegiatan di bidang penyusunan dan pengelolaan materi pembidangan tugas pimpinan MPR
Belum Ada SOP Nomor 2 Tahun 2022
5 Penyiapan konsep pointers diskusi, keynote speech, ucapan yang dibacakan/ditandatangani oleh Ketua MPR
Belum Ada Revisi SOP Nomor 78 Tahun 2021
dan SOP Nomor 2
Tahun 2022 6 Penyiapan konsep naskah/materi rapat/pertemuan
yang dihadiri oleh Ketua MPR
Belum Ada SOP Nomor 2 Tahun 2022 7 Penyiapan konsep notulen rapat/rilis pemberitaan
kegiatan/materi audiensi dan penerimaan tamu/delegasi oleh Ketua MPR
Belum Ada SOP Nomor 2 Tahun 2022 8 Penyiapan konsep jawaban atas surat-surat
pengaduan/aspirasi/masukan dari masyarakat Belum Ada Akan dibahas lebih lanjut karena
melibatkan Sekretariat Wakil
Ketua sebagai unsur pimpinan
Setelah tahapan inovasi jangka pendek terlaksana dengan telah tersedianya SOP yang sesuai dengan proses penyiapan materi, berdasarkan hasil sosialisasi dan uji coba pelaksanaan kegiatan sesuai dengan SOP yang disusun dapat tergambar dari tabel capaian perbaikan kinerja sebagai berikut:
No. Materi Kesesuain SOP
1 Sambutan Acara Syukuran Milad ESQ Ke-22 dan Halal Bihalal Belum sesuai SOP 2 Sambutan Singkat Acara Halal Bi Halal diselenggarakan oleh
Majelis Ulama Indonesia Bersama Badan Pengelola Keuangan Haji dan Bank Muamalat Indonesia Tema : Merajut Ukhuwah untuk Membangun Ekonomi Umat
Belum sesuai SOP
3 Sambutan Ketua MPR RI Pada Pengucapan Sumpah/Janji
Anggota Pengganti Antar Waktu Sesuai SOP
4 Sambutan Acara Pemecahan Rekor Dunia Memainkan Piano dengan mata tertutup oleh Jefri Setiawan
Belum sesuai SOP 5 Sambutan Ketua MPR RI Pada Acara Webinar Nasional
Fakultas Hukum Universitas Pamulang Tema : “ Meneropong Demokrasi Indonesia Pasca 24 Tahun Reformasi “
Belum sesuai SOP
6 Sambutan Ketua MPR RI Pada Konferensi Nasional Asosiasi Belum sesuai SOP
8 Sambutan / Pidato Politik Acara Penutupan Kongres XVI Pemuda / KNPI Tema : Urgensi Amendemen UUD 1945 dan Masa Depan Kepemimpinan Nasional
Belum sesuai SOP
9 Sambutan Ketua MPR RI Pada Acara Sosialisasi Empat Pilar
MPR Iluni UIN Imam Bonjol Padang Sesuai SOP
10 Sambutan Acara Pawai Budaya dalam Rangka Hari Jadi Ke- 191 Kabupaten Gunungkidul
Belum sesuai SOP 11 Sambutan Acara Silaturahmi Kebangsaan dan Halal Bihalal
Majelis Pengurus Pusat Ikatan Cendekiawan Muslim Se- Indonesia Senin
Sesuai SOP
Dari hasil uji coba penerapan SOP diketahui bahwa dari 11 (sebelas) materi yang disampling, 4 (empat) materi disiapkan sudah sesuai dengan SOP atau sekitar 36% dari total materi mengalami perbaikan alur proses penyiapan.
3. Manfaat Aksi Perubahan
Esensi dari sebuah aksi perubahan adalah perbaikan kinerja pelayanan, oleh karenanya aksi perubahan yang ideal tentu akan membawa manfaat bagi banyak pihak. Terhadap aksi perubahan yang dilaksanakan ini, penerima manfaat dapat dibedakan dan dijelaskan sebagai berikut:
a. Tim Leader
Aksi perubahan ini merupakan awal dari proses kepemimpinan dalam rangka menciptakan kebaruan bagi perbaikan kinerja pelayanan bagi penulis. Oleh karenanya aksi perubahan ini tentu sangat berperan besar terhadap proses pengembangan kapasitas dan kemampuan dalam memimpin penulis dalam pelaksanaan tugas ke depannya.
b. Anggota Tim Efektif
Menjadi bagian dari sebuah upaya perbaikan tentu dapat memberikan bukan hanya manfaat dari hasil yang diperoleh melalui capaian output kegiatan, namun memberikan pengalaman baru bagi anggota tim dalam bagian dari upaya perubahan tersebut.
c. Instansi
Melalui aksi perubahan ini, dengan tersedianya SOP dalam jangka pendek dan juga pemberdayaan serta pengembangan sumber daya manusia di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR, diharapkan kedepannya bukan hanya dapat memenuhi setiap kebutuhan materi yang berkualitas dan akuntabel karena sudah sesuai dengan prosedur, tapi juga dapat memberi manfaat kepada instansi dengan berkembangnya kompetensi pegawai dan penataan SOP sebagai bagian dari tata laksana yang dapat meningkatkan nilai komponen pengungkit reformasi birokrasi sesuai target yang sedang ingin dicapai.
d. Masyarakat
Materi yang disampaikan oleh Ketua MPR sering kali merupakan materi-materi yang disiapkan untuk memenuhi permintaan dari masyarakat seperti sambutan, ucapan, testimoni baik perorangan maupun organisasi/instansi/kantor. Dengan telah optimalnya proses penyiapan materi maka secara tidak langsung masyarakat dapat merasakan manfaatnya karena dapat menerima materi dengan baik dari sisi ketepatan waktu maupun substansi yang diharapkan.