laporan aksi perubahan - Kementerian Pertanian

(1)

LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI

SISTEM TATA KELOLA INFORMASI KEPROTOKOLAN SECARA REAL TIME DENGAN MEDIA SMARTPHONE

DI BAGIAN PROTOKOL DAN UPACARA SEKRETARIAT JENDERAL MPR RI

Oleh

Nama : SUSAN ANDRIYANI NIP : 19810410 200502 2002 Instansi : Sekretariat Jenderal MPR RI

PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN V

KEMENTERIAN PERTANIAN

BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SUMBERDAYA PERTANIAN PUSAT PELATIHAN MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN PERTANIAN

CIAWI-BOGOR 2022

(2)

ii LEMBAR PENGESAHAN

AKSI PERUBAHAN

JUDUL : SISTEM TATA KELOLA INFORMASI KEPROTOKOLAN SECARA REAL TIME DENGAN MEDIA SMARTPHONE DI BAGIAN PROTOKOL DAN UPACARA SEKRETARIAT JENDERAL MPR RI

NAMA : SUSAN ANDRIYANI, S.E, M.H.

NIP : 19810410 200502 2002 UNIT KERJA : Biro Sekretariat Pimpinan

Telah diuji di depan penguji tanggal Agustus 2022

MENTOR

HERI HERAWAN, S.H.

NIP. 19690530 199703 1 001

PEMBIMBING/COACH

Dr. Ir. WINNY DIAN WIBAWA, M.Sc.

NIP. 19590329 198403 1 002 PENGUJI

LALU ISMAIL. S.P, M.Sc NIP. 19671231 198703 1 002

Ir. SUMARNI, M.Pd.

(3)

iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur Penulis sampaikan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan berkat dan rahmat-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan Laporan Aksi Perubahan dengan judul “Sistem Tata Kelola Informasi Keprotokolan Secara Real Time Dengan Media Smartphone di Bagian Protokol dan Upacara Sekretariat Jenderal MPR RI” sebagai pemenuhan tugas dalam rangkaian kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan V Tahun 2022 Non Kementerian Pertanian.

Penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada para pihak yang telah membantu dalam proses pelaksanaan rancangan aksi perubahan ini sehingga dapat berjalan dengan lancar. Ucapan terima kasih Penulis sampaikan kepada :

1. Dr. Ma’ruf Cahyono, SH., MH., Sekretaris Jenderal MPR RI atas dukungan dalam pelaksanaan aksi perubahan;

2. Heri Herawan, SH, Kepala Biro Sekretariat Pimpinan Setjen. MPR RI selaku Mentor yang telah memberikan bimbingan dan masukan selama kegiatan aksi perubahan;

3. Dr. Ir. Winny Dian Wibawa, selaku Coach yang telah memberikan bimbingan aksi perubahan;

4. Lalu Ismail, S.P, M.Sc selaku Penguji yang telah memberikan saran dan masukan terkait evaluasi aksi perubahan ini;

5. Ir. Sumarni, M.Pd. selaku Penguji yang telah memberikan saran dan masukan terkait evaluasi aksi perubahan ini;

6. Tim Kerja Pendukung yang turut membantu dalam menyelesaikan penyusunan rancangan aksi perubahan ini, dan

7. Para Widyaiswara PPMKP Ciawi dan Para Narasumber lainnya yang telah membimbing dan mengarahkan penulis dalam penyusunan

(4)

iv Rancangan Aksi Perubahan ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan aksi perubahan ini masih terdapat kekurangan dan kelemahan. Untuk itu, Penulis sangat mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak untuk perbaikan dan penyempurnaan laporan aksi perubahan.

Atas perhatiannya, Penulis ucapkan terimakasih.

Jakarta, Agustus 2022

Penulis

(5)

v

ABSTRAK

SISTEM TATA KELOLA INFORMASI KEPROTOKOLAN SECARA REAL TIME DENGAN MEDIA SMARTPHONE DI BAGIAN PROTOKOL DAN

UPACARA SEKRETARIAT JENDERAL MPR RI OLEH:

SUSAN ANDRIYANI, S.E, M.H.

Salah satu fungsi Bagian Protokol dan Upacara adalah penyiapan perumusan kebijakan dan pelaksanaan keprotokolan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal. Aksi perubahan ini berusaha untuk menjawab kebutuhan tentang informasi yang cepat dan akurat di Bagian Protokol dan Upacara. Informasi berupa informasi Kegiatan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal, informasi petugas protokol serta laporan kegiatan Pimpinan. Informasi protokol berupa informasi kegiatan kunjungan kerja pimpinan, informasi kegiatan dalam kota pimpinan, informasi kegiatan bandara pimpinan serta informasi penugasan protokol. Dengan semakin bertambahnya Pimpinan MPR dan semakin padatnya kegiatan Pimpinan MPR, diperlukan media yang tepat agar informasi dapat tersampaikan secara cepat dan akurat, dimanapun dan kapanpun. Gagasan aksi perubahan ini adalah solusi untuk menjawab tentang kebutuhan informasi tersebut.

Tujuan dari aksi perubahan ini adalah menyediakan platform informasi keprotokolan yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja dengan media smartphone. Manfaat dari aksi perubahan ini adalah agar informasi kegiatan Pimpinan dapat tersampaikan secara cepat dan akurat, dimanapun dan kapanpun, terlayaninya pelaksanaan tugas keprotokolan dengan lebih cepat, petugas protokol dapat lebih awal untuk melakukan koordinasi dengan pihak terkait, serta peningkatan kinerja di Bagian Protokol dan Upacara. Keberlanjutan jangka menengah aksi perubahan ini adalah adanya pengembangan platform digital dengan penambahan fitur yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

Kata kunci: protokol, informasi keprotokolan, smartphone.

(6)

vi

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

ABSTRAK... v

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR GAMBAR ... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. LATAR BELAKANG ... 1

B. TUJUAN ... 5

C. MANFAAT ... 6

D. ADOPSI DAN ADAPTASI HASIL STUDI LAPANGAN ... 7

BAB II PROFIL KINERJA ORGANISASI ... 9

A. TUGAS DAN FUNGSI ORGANISASI ... 9

B. KINERJA ORGANISASI SAAT INI ... 13

C. KINERJA ORGANISASI YANG DIHARAPKAN ... 14

BAB III ANALISIS MASALAH ... 16

A. IDENTIFIKASI PERMASALAHAN ... 16

B. AKAR PENYEBAB MASALAH ... 21

C. ALTERNATIF SOLUSI UNTUK MENGATASI MASALAH ... 26

(7)

vii

D. SOLUSI UNTUK MENGATASI MASALAH ... 28

BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ... 31

A. TEROBOSAN INOVASI ... 31

B. TAHAPAN KEGIATAN/MILESTONE TAHAPAN AKSI PERUBAHAN .... 32

C. SUMBER DAYA (PETA DAN PEMANFAATAN) ... 34

D. MANAJEMEN RESIKO ... 38

BAB V PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN ... 43

A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN ... 43

B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN ... 51

C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN ... 81

BAB VI PENUTUP ... 84

A. KESIMPULAN ... 84

B. SARAN ... 85

DAFTAR PUSTAKA ... 86

(8)

viii

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Kondisi Saat Ini dan Kondisi Yang Diharapkan ... 15

Tabel 2 Analisis, Actual, Problematik, Kekhalayakan dan Layak (APKL) ... 16

Tabel 3 Metode Urgency, Seriousness, dan Growth (USG) ... 20

Tabel 4 Metode Urgency, Seriousness, dan Growth (USG) Masalah Pokok .... 23

Tabel 5 Metode Urgency, Seriousness, dan Growth (USG) Masalah Spesifik . 24 Tabel 6 Analisis Priorotas solusi mengatasi masalah berdasarkan McNamara 29 Tabel 7 Input, Proses, Output, Outcome, Benefit dan Impact Kegiatan Tata Kelola Informasi Keprotokolan Secara Real Time Melalui Smartphone ... 31

Tabel 8 Tahapan Kegiatan Aksi Perubahan ... 32

Tabel 9 Pemanfaatan Sumber Daya ... 35

Tabel 10 Identifikasi Resiko Tahapan Kegiatan ... 39

Tabel 11 Jenis Resiko ... 40

Tabel 12 Analisis Level Resiko ... 40

Tabel 13 Evaluasi Prioritas Resiko ... 41

Tabel 14 Analisis Mitigasi Resiko ... 41

Tabel 15 Prinsip Manajemen Mutu dalam ISO 9001:2015 ... 44

Tabel 16 Tahapan Jangka Pendek Kegiatan Aksi Perubahan ... 52

Tabel 17 Tahapan Dan Waktu Pelaksanaan Aksi Perubahan ... 54

Tabel 18 Strategi Komunikasi Terhadap Stakeholder ... 80

(9)

ix DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal MPR RI ... 13

Gambar 2 Pohon Masalah ... 22

Gambar 3 Peta Stakeholder ... 37

Gambar 4 Struktur Organisasi Pelaksanaan Aksi Perubahan ... 49

Gambar 5 Diagnosa Unit Kerja ... 56

Gambar 6 Konsultasi dengan Mentor ... 57

Gambar 7 Surat Tugas Tim Efektif ... 58

Gambar 8 Konsultasi dengan Tim IT ... 59

Gambar 9 Konsultasi dengan Tim Teknis ... 59

Gambar 10 Undangan Rapat Tim Efektif ... 60

Gambar 11 Daftar Hadir Rapat Tim Efektif ... 61

Gambar 12 Notulen Rapat Tim Efektif ... 62

Gambar 13 Rapat Koordinasi dengan Tim Efektif ... 63

Gambar 14 Koordinasi Pembuatan Platform Digital ... 64

Gambar 15 Tampilan Muka Platform Digital ... 65

Gambar 16 Tampilan Kegiatan Pimpinan dan Penugasan Protokol ... 66

Gambar 17 Tampilan Kegiatan Pimpinan dan Penugasan Protokol Secara Rinci ... 67

Gambar 18 Pengisian Laporan Kegiatan Melalui Google Form ... 68

Gambar 19 Modul Sistem Informasi Keprotokolan ... 70

(10)

x

Gambar 20 Undangan Launching dan Sosialisasi ... 71

Gambar 21 Daftar Hadir Acara Launching dan Sosialisasi ... 73

Gambar 22 Acara Launching dan Sosialisasi ... 75

Gambar 23 Pemetaan Stakeholder Sebelum Aksi Perubahan ... 80

Gambar 24 Pemetaan Stakeholder Setelah Aksi Perubahan ... 81

Gambar 25 Revisi Platform Digital ... 82

(11)

xi DAFTAR GRAFIK

Grafik 1 Penggunaan Platform Digital ... 76

Grafik 2 Kemudahan Penggunaan Platform Digital ... 76

Grafik 3 Keefektifan Penggunaan Platform Digital ... 77

Grafik 4 Kecepatan Informasi ... 78

(12)

1

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) dalam kedudukannya sebagai Lembaga negara menjalankan wewenang dan tugas konstitusionalnya sesuai amanat Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia tahun 1945.

Sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2014 tentang MPR, DPR, DPD, dan DPRD sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2019 tentang Perubahan Ketiga Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2014, dalam menjalankan tugas dan wewenangnya, MPR mempunyai Sekretariat Jenderal yang kedudukannya sebagai kesekretariatan lembaga negara untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas MPR, melayani dan memenuhi segala keperluan/kegiatan MPR,alat kelengkapan MPR, dan fraksi-fraksi atau kelompok Anggota MPR dalam menjalankan tugasdan wewenang MPR; membantu menyiapkan rencana anggaran belanja MPR; membantu Pimpinan MPR dalam pengelolaan anggaran sesuai kebutuhan MPR;

serta mendokumentasikan semua surat masuk dan surat keluar MPR.

Sekretariat Jenderal merupakan lembaga pemerintah non kementerian yang merupakan kesekretariatan lembaga negara untuk memberikan dukungan terhadap seluruh tugas dan wewenang MPR serta bertanggungjawab langsung kepada Pimpinan MPR. Oleh karena itu, diperlukan adanya dukungan pegawai Sekretariat Jenderal MPR RI yang memiliki pengetahuan dan keahlian dalam rangka memberikan pelayanan teknis administratif kepada MPR. Walaupun saat ini MPR melaksanakan tugas dalam waktu tertentu, tetapi kontinuitas dukungan Sekretariat Jenderal kepada MPR terus berlangsung, terutama dalam hal

(13)

2 pelaksanaan tugas sehari-hari dalam kerangka menciptakan hubungan kinerja antar lembaga negara dan pengelolaan anggaran MPR, serta melaksanakan berbagai kegiatan sosialisasi 4 Pilar Kehidupan Berbangsa dan Bernegara.

Berdasarkan Peraturan Sekretaris Jenderal MPR RI Nomor 4 Tahun 2020 Pasal 119 menyebutkan Biro Sekretariat Pimpinan mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan di bidang kesekretariatan dan keprotokolan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal.

Dalam melaksanakan tugas, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 119, Biro Sekretariat Pimpinan menyelenggarakan fungsi:

1. perumusan dan evaluasi rencana strategis Biro Sekretariat Pimpinan;

2. perumusan dan evaluasi program kerja tahunan Biro Sekretariat Pimpinan;

3. perumusan dan evaluasi rencana kegiatan dan anggaran Biro Sekretariat Pimpinan;

4. koordinasi terhadap pelaksanaan tugas unit organisasi di lingkungan Biro Sekretariat Pimpinan;

5. perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan kesekretariatan Ketua MPR;

6. perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan kesekretariatan Wakil Ketua MPR;

7. perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan keprotokolan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal;

8. perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan ketatausahaan dan kerumahtanggaan Pimpinan Sekretariat Jenderal; dan

9. penyusunan evaluasi dan pelaporan Biro Sekretariat Pimpinan.

(14)

3 Biro Sekretariat Pimpinan terdiri atas:

1. Bagian Sekretariat Ketua MPR;

2. Bagian Sekretariat Wakil Ketua MPR;

3. Bagian Protokol dan Upacara; dan

4. Bagian Tata Usaha Pimpinan Sekretariat Jenderal.

Bagian Protokol dan Upacara mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan di bidang keprotokolan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal, upacara, perjalanan dinas luar negeri, alih bahasa dan delegasi.

Dalam melaksanakan tugasnya, bagian protokol dan upacara menyelenggarakan fungsi:

1. Penyusunan rencana kegiatan dan anggaran Bagian Protokol dan Upacara;

2. Penyiapan perumusan kebijakan dan pelaksanaan keprotokolan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal;

3. Penyiapan perumusan kebijakan dan pelaksanaan penyusunan acara dan pengacaraan Kegiatan Pimpinan MPR, pelaksanaan penyiapan dokumen perjalanan dinas luar negeri bagi Pimpinan MPR, Anggota MPR dan Sekretariat Jenderal, pelaksanaan penyiapan teknis kegiatan upacara MPR dan Sekretariat Jenderal;

4. Penyiapan perumusan kebijakan dan pelaksanaan alih Bahasa pengaturan tamu dan delegasi Pimpinan dan Sekretariat Jenderal;

5. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga biro; dan

6. Penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi di lingkungan Bagian Protokol dan Upacara.

Pada saat ini, MPR RI memiliki 10 Pimpinan MPR RI yang mencerminkan perwakilan dari masing-masing Fraksi dan Kelompok Anggota DPD di MPR. Dimana semua Pimpinan tersebut tidak hanya saja berlatar belakang politik, sehingga tugas dan fungsi yang harus

(15)

4 dilaksanakan sebagai kewajiban atas jabatan yang diterimanya itu juga berlipat sehingga pengaturan waktu kerja untuk semua tanggungjawab tersebut semakin sulit dan berkonsekuensi pada semakin padatnya kegiatan-kegiatan Pimpinan MPR tersebut. Dengan dinamis dan padatnya kegiatan Pimpinan MPR tersebut tentulah juga berdampak semakin meningkatnya mobilitas para petugas di Bagian Protokol dan Upacara sehingga diutuntut untuk selalu dapat memberikan dukungan keahlian dan administrasi secara profesional, cepat, tepat dan akuntabel.

Kondisi yang ada sekarang ini di Bagian Protokol dan Upacara, informasi keprotokolan belum tercatat dan terkelola dengan baik karena belum tersedianya sarana atau tools untuk melakukan hal tersebut.

Informasi keprotokolan yang ingin penulis sampaikan pada aksi perubahan ini adalah informasi mengenai kegiatan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal, informasi mengenai penugasan atau pendampingan protokol pada kegiatan tersebut. Serta Laporan Kegiatan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal. Informasi yang selama ini diberikan masih dilakukan secara manual dan kurang up date karena informasi penugasan yang diberikan hanya berupa pesan singkat Whatsapp (WA) atau pesan lisan melalui telepon sehingga menyebabkan para stakeholder terkait kurang terinformasi dengan baik mengenai kegiatan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal serta protokol yang bertugas pada kegiatan tersebut. Selain penugasan yang kurang up date, untuk mewujudkan tata kelola kepemerintahan yang baik dan transparan, diperlukan juga adanya sarana untuk pelaporan terhadap kegiatan yang telah dilakukan, yang dapat menjadi masukan bagi atasan terhadap pelaksanaan tugas keprotokolan pada kegiatan pendampingan Pimpinan.

Ketiadaan sarana tersebut juga membuat lemahnya pengawasan yang dilakukan atasan terhadap bawahan, lemahnya pengawasan juga berpengaruh pada kontrol kualitas dan waktu pekerjaan sehingga timbul

(16)

5 masalah kurang up date nya informasi penugasan kepada para petugas protokol dalam pelaksanaan tugas protokoler kepada Pimpinan MPR dan Sekretariat Jenderal dan laporan kerja dalam rangka akuntabilitas tata kelola keprotokolan.

Kondisi tersebut tentunya masih belum sesuai harapan di era reformasi birokrasi yang mengedapankan tata kelola kinerja dan akuntabilitas sehingga diperlukan adanya penataan sumber daya manusia dan tatalaksana di Bagian Protokol dan Upacara, yang kemudian menjadi aksi perubahan dalam Pelatihan Kepemimpinan Adminstrator.

B. TUJUAN

Tujuan aksi perubahan adalah tersedianya informasi keprotokolan yang real time dan up to date terkait penugasan petugas protokol dalam kegiatan acara Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal melalui perangkat smartphone serta terciptanya tata kelola manajemen keprotokolan yang baik melalui laporan kegiatan pendampingan pimpinan MPR yang dapat diunduh pada platform yang sama sehingga memudahkan atasan dalam memberikan informasi penugasan keprotokolan dan staf di bagian protokol juga mendapatkan informasi yang up to date dan real time mengenai kegiatan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal, serta penugasan petugas protokol.

Tujuan utama di atas tersebut penulis membagi menjadi 3 (tiga) tujuan sebagai berikut:

1. Tujuan Jangka Pendek dengan rentang waktu 2 bulan:

Tujuan jangka pendek adalah terbentuknya platform informasi keprotokolan yang dimana fiturnya adalah informasi kegiatan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal, penugasan protokol dan laporan kegiatan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal.

(17)

6 2. Tujuan Jangka Menengah 6 bulan :

Tujuan jangka menengah adalah adanya pengembangan fitur pada platform informasi keprotokolan dengan penambahan informasi sesuai dengan kebutuhan organisasi.

3. Tujuan jangka Panjang 1 tahun dan seterusnya

a. Tertatanya informasi keprotokolan yang real time dan up to date melalui platform digital di smartphone

b. Terintegrasinya informasi keprotokolan dalam 1 (satu) platform digital di smartphone yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja

C. MANFAAT

1. Manfaat bagi Organisasi

a. Terdokumentasi semua agenda pimpinan, laporan, pelaksanaan kegiatan dan dokumentasi kegiatan akan tersimpan dalam sistem secara otomatis;

b. Terciptanya akuntabilitas tata kelola di bidang keprotokolan melalui laporan kegiatan pendampingan pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal yang up date dan real time.

c. Peningkatan Kinerja di Bagian Protokol dan Upacara;

2. Manfaat bagi Stakeholder

a. Memudahkan pemberian informasi kegiatan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal serta penugasan staf di Bagian Protokol dan Upacara secara real time dan up to date;

b. Terlayaninya pelaksanaan tugas keprotokolan dengan lebih cepat melalui platform digital smartphone;

c. Petugas protokol dapat terinformasi secara cepat dan up to date karena monitoring penugasan pelayanan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal dapat dilihat melalui

(18)

7 smartphone sehingga para pihak dapat dengan mudah dan cepat rnelakukan koordinasi;

D. ADOPSI DAN ADAPTASI HASIL STUDI LAPANGAN

Pada tanggal 17 Mei 2022 telah dilakukan Studi Lapangan di Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) Daerah Istimewa Yogyakarta. terdapat beberapa lesson learned yang dapat diadopsi dan diadaptasikan di Bagian Protokol dan Upacara Sekretariat Jenderal MPR RI. Sebelum ditentukan lesson learned yang akan diadopsi dan diadaptasikan di organisasi, terlebih dahulu dilakukan analisis kesesuaiannya dengan kondisi di Bagian Protokol dan Upacara saat ini, untuk selanjutnya diadopsi dan diadaptasikan dalam aksi perubahan.

Lesson learnt dari hasil studi lapangan yang dapat diadopsi bagi individu selaku penggerak perubahan di Bagian Protokol dan Upacara adalah:

1. Peran Kepemimpinan

Sebagai seorang pemimpin, harus memberikan motivasi kepada bawahan, yaitu dengan berkomitmen untuk membentuk tim yang solid, menggerakkan sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan organisasi, di Bagian Protokol dan Upacara khususnya yaitu untuk memberikan pelayanan terbaik kepada Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal.

2. Komunikasi Efektif

Komunikasi efektif dibangun dengan komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan, dimana atasan memberikan umpan balik/

feedback terhadap masukan/aspirasi dari bawahan. Adaptasinya di Bagian Protokol dan Upacara adalah dengan mengadakan pertemuan rutin sebagai sarana menyerap aspirasi staff/ pelaksana tugas keprotokolan di Bagian Protokol dan Upacara.

(19)

8 3. Organisasi Digital dan Inovasi Pelayanan

Membuat inovasi berupa suatu platform informasi keprotokolan yang bisa diakses secara real time dan up to date, dimanapun dan kapanpun, untuk mepermudah penyampaian informasi kegiatan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal.

4. Membangun jejaring kerja

Untuk lebih mengoptimalkan pelayanan, perlu untuk membangun jejaring kerja yang baik dengan tim kerja dan stakeholder.

(20)

9

BAB II

PROFIL KINERJA ORGANISASI

A. TUGAS DAN FUNGSI ORGANISASI 1. Visi Sekretariat Jenderal MPR RI

“Terwujudnya Birokrasi Berkelas Dunia Dalam Melayani Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia, Alat Kelengkapan dan Masyarakat”.

Visi Sekretariat Jenderal MPR RI tahun 2020-2024 terdiri dari 3 (tiga) kata kunci, sebagai berikut:

a. Birokrasi berkelas dunia Sekretariat Jenderal MPR RI sebagai lembaga pemerintahan yang profesional dan berintegritas tinggi, mampu menyelenggarakan pelayanan prima kepada Pimpinan MPR RI, Anggota MPR RI, Alat Kelengkapan dan Masyarakat. Manajemen pemerintahan yang demokratis agar mampu menghadapi tantangan pada abad ke-21 melalui tata pemerintahan yang baik;

b. Melayani Pimpinan MPR RI, Anggota MPR RI dan Alat Kelengkapan. Sekretariat Jenderal MPR RI memberikan layanan prima kepada Pimpinan MPR RI, Anggota MPR RI dan Alat Kelengkapan untuk mendukung tugas dan wewenang konstitusional. Memastikan layanan prima berkontribusi positif terhadap capaian strategis MPR RI, baik secara langsung maupun tidak langsung; dan

c. Melayani Masyarakat. Sekretariat Jenderal MPR RI memberikan layanan publik yang prima berdasarkan asas penyelenggaraan pelayanan publik, meliputi: kepentingan

(21)

10 umum; kepastian hukum; kesamaan hak dan kewajiban;

keprofesionalan; paritisipatif; persamaan perlakukan/tidak diskriminatif; keterbukaan; akuntabilitas; fasilitas dan perlakuan khusus bagi kelompok rentan; ketepatan waktu;

serta kecepatan, kemudahan dan keterjangkauan.

2. Misi Sekretariat Jenderal MPR RI

Misi Sekretariat Jenderal MPR RI merupakan rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan Visi Sekretariat Jenderal MPR RI. Berdasarkan Visi Sekretariat Jenderal MPR RI, berikut adalah misi yang akan dilakukan:

a. Memberikan layanan prima sesuai kebutuhan strategis MPR RI dalam menjalankan tugas konstitusional.

Misi pertama dilaksanakan dalam rangka mendukung kata kunci visi kedua yaitu Melayani Pimpinan MPR RI, Anggota MPR RI dan Alat Kelengkapan. Layanan konstitusi yang dimaksud mencakup layanan teknis, layanan administrasi dan layanan keahlian. Layanan prima merupakan layanan yang diselenggarakan dengan standar tertentu, sesuai dengan kebutuhan dan harapan penerima layanan.

b. Melaksanakan Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal MPR RI berdasarkan standar dan praktik terbaik nasional.

Misi kedua dilaksanakan dalam rangka mendukung kata kunci visi pertama dan ketiga yaitu Birokrasi berkelas dunia dan Melayani masyarakat. Sebagai Aparatur Pemerintah, Sekretariat Jenderal MPR RI wajib untuk memberikan layanan publik kepada masyarakat. Penyelenggaraan layanan publik yang prima dapat terwujud jika Sekretariat

(22)

11 Jenderal MPR RI memiliki tata kelola yang baik. Untuk dapat mewujudkan tata kelola yang baik, Sekretariat Jenderal MPR RI melaksanakan area perubahan Reformasi Birokrasi dengan barometer,standar dan praktik terbaik di tingkat nasional.

3. Tugas Sekretariat Jenderal MPR RI

a. Mendukung keperluan dan kegiatan MPR RI, alat kelengkapan, badan dan lembaga pengkajian, fraksi atau kelompok Dewan Perwakian Daerah dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya;

b. Membantu alat kelengkapan MPR RI dalam menyempurnakan redaksi rancangan keputusan MPR RI;

c. Membantu Pimpinan MPR RI menyempurnakan redaksional/

teknis yuridis rancangan keputusan MPR RI;

d. Membantu menyiapkan Rencana Anggaran Biaya (RAB) MPR RI; dan

e. Membantu MPR RI dalam pengelolaan anggaran.

4. Fungsi Sekretariat Jenderal MPR RI

a. Perumusan dan evaluasi rencana strategis Sekretariat Jenderal MPR RI;

b. Koordinasi dan pembinaan terhadap pelakasanaan tugas unit organisasi di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI;

c. Perumusan kebijakan, pembinaan, dan pelaksanaan dukungan bidang pengkajian dan pemasyarakatan konstitusi, serta penyerapan aspirasi masyarakat kepada MPR RI;

d. Perumusan kebijakan, pembinaan, dan pelaksanaan dukungan bidang administrasi kepada MPR RI;

e. Perumusan kebijakan dan pelaksanaan pengawasan intern di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI;

(23)

12 f. Pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi kepada MPR RI;

dan

g. Pelaksanaan fungsi lain yang ditugaskan oleh MPR RI.

(24)

13 Gambar 1 Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal MPR RI

B. KINERJA ORGANISASI SAAT INI

Bagian Protokol dan Upacara mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan di bidang keprotokolan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal, upacara, perjalanan dinas luar negeri, alih Bahasa dan delegasi.

Sumber Daya Manusia (SDM) Bagian Protokol dan Upacara merupakan aset strategis yang menjadi salah satu faktor penentu keberhasilan dalam mewujudkan cita-cita organisasi. Dalam

DEPUTI PENGKAJIAN DAN PEMASYARAKATAN

KONSTITUSI (Es.Ib) SEKRETARIS JENDERAL

MPR RI (Es.Ia)

DEPUTI ADMINISTRASI (Es. Ib)

SUBBAGIAN UPACARA SUBBAGIAN

ALIH BAHASA DAN DELEGASI

(Es. IVa.) SUBBAGIAN

PROTOKOL PIMPINAN

BAGIAN PROTOKOL DAN UPACARA (Es. IIIa) BIRO SEKRETARIAT

PIMPINAN (Es. IIa)

(25)

14 menjalankan tugas dan fungsinya, Bagian Protokol dan Upacara didukung oleh 28 (dua puluh delapan) orang Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri (PPNPN) yang melayani 10 (sepuluh) orang Pimpinan MPR, dan 3 (tiga) orang Pimpinan Sekretariat Jenderal yang terdiri atas 1 (satu) orang Sekretaris Jenderal dan 2 (dua) orang Deputi.

Kondisi saat ini informasi tentang kegiatan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal belum terinformasikan secara up to date dan real time sehingga terkadang untuk penugasan protokol di lapangan sering terlambat diketahui sehingga hal tersebut dapat menghambat petugas protokol dalam melakukan koordinasi.

Penyampaian Informasi kegiatan Pimpinan dan penugasan protokol juga masih menggunakan cara manual dengan pencatatan di papan sehingga informasi kegiatan tidak tersimpan dan tidak tergitalisasi sehingga sulit untuk mencari data-data kegiatan yang telah dilaksanakan.

Di samping kondisi tersebut, kondisi yang ada sekarang adalah kurangnya kesadaran petugas protokol dalam membuat laporan kegiatan pendampingan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal sehingga tidak adanya akuntabilitas dalam pelaksanaan tugas kegiatan keprotokolan di Bagian Protokol dan Upacara.

C. KINERJA ORGANISASI YANG DIHARAPKAN

Melalui aksi perubahan diharapkan adanya informasi yang real time dan up to date kegiatan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal yang dapat dilihat dimanapun dan kapanpun oleh pelaksana tugas keprotokolan sehingga dapat memudahkan koordinasi dan pelayanan petugas protokol kepada Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal. Informasi yang ada dapat dengan

(26)

15 mudah diakses melalui platform yang ada di smartphone. Dengan adanya media platform di smartphone maka diharapkan kegiatan pelayanan keprotokolan dapat terlaksana dengan baik dan pada akhirnya tercapai pelayanan keprotokolan yang prima. Disamping dukungan kemampuan Sumber Daya Manusia yang kompeten dan ketersediaan sarana dan prasarana pendukung yang memadai untuk memberikan pelayanan yang maksimal.

Tabel 1

Kondisi Saat Ini dan Kondisi Yang Diharapkan

No Kondisi Saat Ini Kondisi Yang Diharapkan

1 Penugasan petugas protokol dalam rangka melayani kegiatan Pimpinan MPR dan Sekretariat Jenderal masih bersifat manual sehingga terkadang petugas protokol telat mendapatkan informasi kegiatan dan penugasan

Informasi kegiatan Pimpinan dan penugasan protokol dapat dilihat dan terinformasikan secara real time dan up to date melalui perangkat smartphone

2 Pekerjaan yang dilakukan individu pegawai tidak tercatat dan terkelola dengan baik

Setiap pekerjaan individu pegawai tercatat dan terkelola dengan baik

3 Pengawasan atasan terhadap bawahan lemah karena minimnya sarana pengawasan

Adanya pengawasan yang efektif dari atasan terhadap bawahan melalui sarana pengawasan yang tepat dan real time 4 Produktivitas pegawai belum terukur (rendah) Produktivitas pegawai menjadi terukur

(tinggi) 5 Belum adanya laporan kegiatan

pendampingan Pimpinan MPR dan Sekretariat Jenderal karena belum adanya sarana pelaporan kegiatan pendampingan pimpinan yang real time dan up to date

Adanya laporan kegiatan pendampingan Pimpinan MPR dan Sekretariat Jenderal yang real time dan up to date sebagai bentuk akuntabilitas tata kelola pemerintahan yang baik (good governance)

(27)

16

BAB III

ANALISIS MASALAH

A. IDENTIFIKASI PERMASALAHAN

Bagian Protokol dan Upacara dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi organisasi, masih menghadapi beberapa permasalahan. Untuk menganalisis masalah tersebut, Penulis menggunakan analisis APKL sebagai alat bantu untuk menganalisis ketepatan dan kualitas isu dengan memperhatikan tingkat Actual, Problematik, Kekhalayakan dan Layak. Dari isu-isu yang ditemukan di lingkungan unit kerja, maka dipilih isu yang menjadi prioritas utama yang selanjutnya akan diidentifikasi.

Beberapa isu yang terdapat pada Bagian Protokol dan Upacara, di antaranya adalah informasi kegiatan Pimpinan Lambat diterima, informasi kegiatan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal tidak up to date dan tidak real time, pengelolaan informasi dan laporan kegiatan kurang optimal, belum efektifnya pelaksanaan SOP, belum memadainya kompetensi staf teknis di Bagian Protokol dan Upacara.

Sehingga APKL di unit tugas Penulis, dapat digambarkan pada tabel di gambarkan sebagaimana tabel di bawah ini.

Tabel 2

Analisis, Actual, Problematik, Kekhalayakan dan Layak (APKL)

NO Isu A P K L Keterangan

1 Informasi kegiatan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal tidak up to date dan tidak real time

√ √ √ √ Memenuhi Syarat

(28)

17

NO Isu A P K L Keterangan

2 Pengelolaan informasi dan laporan kegiatan kurang optimal

√ √ √ √ Memenuhi Syarat

3 Belum efektifnya pelaksanaan SOP pelayanan kepada Pimpinan

√ √ √ √ Memenuhi Syarat 4 Belum memadainya kompetensi staff teknis √ √ √ X Tidak

Memenuhi Syarat

Berdasarkan tabel di atas terdapat 3 (tiga) masalah yang memenuhi kriteria Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Layak (APKL) adalah isu nomer 1,2 dan 3 dengan penjelasan sebagai berikut:

1. Isu nomer 1 yakni “Informasi kegiatan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal tidak up to date dan tidak real time” memenuhi standar kriteria APKL dengan penjelasan sebagai berikut:

• Aktual, karena isu tersebut merupakan permasalahan yang terjadi di Bagian Protokol dan Upacara;

• Problematik, karena belum adanya sarana platform digital yang dapat dengan mudah dan cepat diakses oleh pemberi informasi dan penerima informasi dimanapun dan kapanpun;

• Kekhalayakan, isu ini melibatkan banyak pihak antara lain petugas protokol sebagai penerima informasi dan user yaitu Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal;

• Layak, isu ini layak dibahas secepatnya karena terkait dengan tupoksi di Bagian Protokol dan Upacara untuk

(29)

18 memberikan pelayanan terbaik kepada Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal.

2. Isu nomer 2 yakni “Pengelolaan informasi dan laporan kegiatan kurang optimal” memenuhi standar kriteria APKL dengan penjelasan sebagai berikut:

• Aktual, karena isu tersebut merupakan permasalahan yang terjadi di Bagian Protokol dan Upacara;

• Problematik, resiko dari masalah ini menyebabkan pengelolaan informasi laporan kegiatan yang ada kurang terdokumentasi dengan baik;

• Kekhalayakan, isu ini menyebabkan kurang rapinya dokumentasi laporan kegiatan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal;

• Layak, isu ini layak dibahas secepatnya untuk mewujudkan tata kelola yang baik di Bagian Protokol dan Upacara.

3. Isu nomer 3 yakni “Belum efektifnya pelaksanaan SOP pelayanan kepada Pimpinan” memenuhi standar kriteria APKL dengan penjelasan Sebagai berikut:

• Aktual, merupakan isu yang sekarang terjadi di Bagian Protokol dan Upacara;

• Problematik, karena SOP merupakan acuan bagi pelayanan tugas keprotokolan kepada Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal;

• Kekhalayakan, isu ini melibatkan banyak pihak antara lain petugas protokol sebagai penerima informasi dan user yaitu Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal;

• Layak, karena isu ini belum mendesak untuk diselesaikan.

(30)

19

• Isu nomer 4 yakni “Belum memadainya kompetensi staff teknis di bagian protokol dan upacara” tidak memenuhi standar Layak (L) dengan penjelasan Sebagai berikut:

• Aktual, merupakan isu yang sekarang terjadi di Bagian Protokol dan Upacara;

• Problematik, karena kompetensi staff di Bagian Protokol dan Upacara merupakan ujung tombak pelayanan kepada Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal;

• Kekhalayakan, karena pegawai yang memiliki kompetensi dapat memberikan dukungan pelayanan terbaik kepada Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal;

• Layak, Tidak memenuhi unsur layak karena solusi dari isu ini adalah pemberian pelatihan dan sosialisasi.

Langkah selanjutnya adalah menganalisis isu yang memenuhi syarat APKL dengan menggunakan metode analisis Urgency, Seriousness, Growth (USG) untuk menyusun urutan prioritas isu yang harus diselesaikan. Metode analisis USG dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Urgency: menunjukkan seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas untuk memecahkan masalah yang menyebabkan permasalahan tersebut.

2. Seriousness: menunjukkan seberapa serius permasalahan perlu dibahas dan dihubungkan dengan akibat yang timbul dengan penundaan pemecahan masalah yang menimbulkan permasalahan tersebut.

3. Growth: seberapa besar kemungkinannya permasalahan tersebut menjadi berkembang apabila masalah penyebab permasalahan dibiarkan.

(31)

20 Metode analisis USG merupakan salah satu metode skoring untuk menyusun urutan prioritas permasalahan yang harus diselesaikan. Pada tahap ini masing-masing masalah dinilai tingkat risiko dan dampaknya.

Jumlah skor menunjukkan prioritas, artinya semakin tinggi skor maka semakin tinggi prioritasnya untuk diselesaikan masalahnya. Langkah skoring dengan menggunakan metode USG adalah membuat daftar akar masalah, membuat tabel matriks prioritas masalah dengan bobot skoring 1-5 dan nilai yang tertinggi sebagai prioritas masalah (Kotler dan Gary 2001). Analisis prioritas isu dengan menggunakan metode USG disajikan pada tabel berikut.

Tabel 3

Metode Urgency, Seriousness, dan Growth (USG)

No Isu U S G Total Prioritas

1 Informasi kegiatan Pimpinan MPR dan

Pimpinan Sekretariat Jenderal tidak up to date dan tidak real time

5 5 5 15 1

2 Pengelolaan informasi dan laporan kegiatan kurang optimal

5 5 4 14 2

3 Belum efektifnya pelaksanaan SOP pelayanan kepada Pimpinan

5 4 4 13 3

Keterangan Bobot Penilaian:

Nilai 5 : Sangat Penting Nilai 4 : Penting

Nilai 3 : Netral

Nilai 2 : Tidak Penting

Nilai 1 : Sangat Tidak Penting

Berdasarkan Analisa isu mengenai USG, maka penulis menemukan hasil Analisa sebagai berikut:

(32)

21 1. Pada isu “Informasi kegiatan Pimpinan tidak up to date dan tidak real

time”:

• Urgency, penulis memberikan nilai 5 karena isu tersebut sangat penting untuk diselesaikan;

• Serioussness, penulis memberikan nilai 5 karena masalah ini memerlukan penyelesaian yang cepat;

• Growth, penulis memberikan nilai 5 karena jika masalah ini tidak cepat diselesaikan mengakibatkan terganggunya pelayanan di Bagian Protokol dan Upacara;

2. Pada isu “Pengelolaan informasi dan laporan kegiatan kurang optimal”:

• Growth, penulis memberikan nilai 4 karena jika dibiarkan terus menurus akan menyebabkan tidak akuntabelnya kegiatan di Bagian Protokol dan Upacara.

3. Pada isu “Belum efektifnya pelaksanaan SOP kepada Pimpinan”:

• Serioussness, penulis memberikan nilai 4 karena masalah ini dapat dilaksanankan dengan sosialisasi;

• Growth, penulis memberikan nilai 4 karena dengan adanya penyempurnaan SOP masalah ini dapat diselesaikan.

B. AKAR PENYEBAB MASALAH

Setelah terpilihnya prioritas isu “Informasi Kegiatan Pimpinan tidak up to date dan tidak real time” selanjutnya kita mencari masalah pokok dari prioritas isu tersebut. Pada proses ini dapat dilakukan

(33)

22 analisis dengan metode Pohon Masalah untuk mencari solusi dan memetakan anotomi sebab dan akibat di sekitar masalah. Analisa pohon masalah dilakukan dengan membentuk pola pikir yang lebih terstruktur mengenai komponen sebab akibat yang berkaitan dengan masalah yang telah diprioritaskan. Analisa penyebab masalah berdasarkan pohon masalah dapat dilihat pada Gambar 2 berikut.

Gambar 2 Pohon Masalah

Dari masalah utama terdapat beberapa masalah pokok yaitu:

1. Informasi terlambat diterima

2. Informasi masih secara manual yaitu informasi lisan 3. Belum terintegrasinya informasi kegiatan Pimpinan 4. Penugasan staf protokol lambat terinformasikan

Untuk menentukan prioritas isu dari masalah pokok, digunakan analisis USG.

Pelayanan terhadap Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal tidak optimal

Informasi Kegiatan Pimpinan MPR dan Sekretariat Jenderal tidak up date dan tidak real time

Belum terintegrasinya

Informasi kegiatan Pimpinan Informasi masih

secara manual yaitu informasi

lisan Informasi

terlambat diterima

Penugasan staf protokol lambat terinformasikan

Belum adanya media yang mempermudah dan mempercepat

alur informasi kegiatan Pimpinan

dan penugasan protokol Belum adanya

sarana pelaporan kegiatan pimpinan Kinerja petugas

protokol susah dipantau

Kegiatan Pimpinan kurang terkoordinasikan

akibat

(34)

23 Tabel 4

Metode Urgency, Seriousness, dan Growth (USG) Masalah Pokok

No Isu U S G Total Prioritas

1 Informasi terlambat diterima

5 5 4 14 2

2 Informasi masih secara manual yaitu informasi lisan

5 5 3 13 3

3 Belum terintegrasinya informasi kegiatan Pimpinan

5 5 5 15 1 4 Penugasan staf protokol lambat terinformasikan

5 4 3 12 4

1. Pada isu “Informasi terlambat diterima”:

• Serioussness, penulis memberikan nilai 5 karena masalah ini memerlukan penyelesaian yang cepat;

• Growth, penulis memberikan nilai 4 karena jika dibiarkan terus menurus akan menyebabkan tidak maksimalnya pelayanan protocol kepada Pimpinan.

2. Pada isu “Informasi masih secara manual yaitu informasi lisan”:

• Growth, penulis memberikan nilai 3 karena dengan mencatat informasi makan si penerima informasi tidak akan lupa dengan informasi yang disampaikan.

3. Pada isu “Belum terintegrasinya informasi kegiatan Pimpinan”:

(35)

24

• Serioussness, penulis memberikan nilai 5 karena masalah tersebut sangat serius untuk cepat diselesaikan;

• Growth, penulis memberikan nilai 5 karena jika tidak segera diselesaikan akan menyebabkan terhambatnya alur informasi.

4. Pada isu “Penugasan staf protokol lambat terinformasikan”:

• Serioussness, penulis memberikan nilai 4 karena masalah ini bisa diatasi dengan pemberian informasi secara berantai;

• Growth, penulis memberikan nilai 3 karena adanya Group Protokol di Whatsap informasi dapat disampaikan

Dari Analisa USG, terpilih masalah pokok “Belum terintegrasinya informasi kegiatan Pimpinan” didapatkan beberapa masalah spesifik yaitu:

1. Kinerja petugas protokol susah dipantau

2. Belum adanya sarana pelaporan kegiatan pimpinan

3. Belum adanya media yang mempermudah dan mempercepat alur informasi kegiatan Pimpinan dan penugasan protokol

4. Kegiatan Pimpinan kurang terkoordinasikan

Untuk menentukan prioritas isu dari masalah spesifik, digunakan analisis USG.

Tabel 5

Metode Urgency, Seriousness, dan Growth (USG) Masalah Spesifik

No Isu U S G Total Prioritas

1 Kinerja petugas protokol susah dipantau 5 5 4 14 2

(36)

25 2 Belum adanya sarana pelaporan kegiatan pimpinan 5 5 3 13 3

3

Belum adanya media yang mempermudah dan mempercepat alur informasi kegiatan Pimpinan dan penugasan protokol

5 5 5 15 1

4 Kegiatan pimpinan kurang terkoordinasikan 5 4 3 12 4

1. Pada isu “Kinerja petugas protokol susah dipantau”:

• Serioussness, penulis memberikan nilai 5 karena masalah ini memerlukan penyelesaian yang cepat;

• Growth, penulis memberikan nilai 4 karena jika dibiarkan terus menurus akan menyebabkan tidak maksimalnya pelayanan protocol kepada Pimpinan.

2. Pada isu “Belum adanya sarana pelaporan kegiatan Pimpinan”:

• Growth, penulis memberikan nilai 3 karena sarana yang ada sekarang sudah ada tetapi belum memadai, karena pelaporan kegiatan masih manual (hardcopy).

3. Pada isu “Belum adanya media yang mempermudah dan mempercepat alur informasi Kegiatan Pimpinan dan penugasan protokol”:

(37)

26

• Serioussness, penulis memberikan nilai 5 karena masalah tersebut sangat serius untuk cepat diselesaikan;

• Growth, penulis memberikan nilai 5 karena jika tidak segera diselesaikan akan menyebabkan terhambatnya alur informasi.

4. Pada isu “Kegiatan pimpinan kurang terkoordinasikan”:

• Serioussness, penulis memberikan nilai 4 karena masalah ini bisa diatasi dengan pemberian informasi lebih awal kepada protocol yang bertugas;

• Growth, penulis memberikan nilai 3 karena petugas protokol sudah terlatih menghadapi lingkungan penugasan yang di luar perkiraan (ekspetasi)

C. ALTERNATIF SOLUSI UNTUK MENGATASI MASALAH

Agar pelaksanaan program/kegiatan fokus dan tepat sasaran seperti yang diinginkan, maka dibutuhkan strategi yang tepat sehingga kemungkinan penyimpangan dalam pelaksanaan serta kegagalan pencapaian tujuan yang ditetapkan dapat diminimalisir. Untuk menetapkan strategi yang tepat diperlukan analisis terhadap peluang, ancaman, kekuatan dan kelemahan yang dihadapi dalam rangka peningkatan kinerja di Bagian Protokol dan Upacara. Untuk mempermudah upaya yang dilakukan adalah dengan mencermati dan menganalisa lingkungan eksternal dan internal sebagai berikut :

1. Analisis Eksternal

Tinjauan eksternal ini untuk melihat kondisi lingkungan sekitar yang dapat memberikan peluang dan menjadi ancaman terhadap kinerja di Bagian Protokol dan Upacara. Dengan adanya

(38)

27 identifikasi analisis eksternal, Bagian Protokol dan Upacara dituntut untuk dapat mengelola, mengantisipasi tantangan dan ancaman serta menciptakan dan memanfaatkan peluang maupun keuatan yang ada.

Faktor-faktor yang menjadi peluang dan ancaman Bagian Protokol dan Upacara dalam meningkatkan kinerjanya adalah sebagai berikut :

a. Peluang

▪ Dukungan stakeholder untuk peningkatan kinerja pelayanan protokol kepada Pimpinan

▪ Kebutuhan informasi tentang kegiatan Pimpinan

▪ Pemanfaatan perangkat smartphone b. Ancaman

▪ Akses jaringan internet yang bermasalah

▪ Kegiatan Pimpinan yang sering mendadak

▪ Sulitnya koordinasi kegiatan dengan penyelenggara kegiatan di daerah

2. Analisis Internal

Tinjauan internal bertujuan untuk memahami kondisi internal di Bagian Protokol dan Upacara dengan memetakan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki untuk diterjemahkan menjadi potensi modal pembangunan serta mengenali dan memahami kelemahan/kekurangan yang dapat dieliminir dampaknya.

a. Kekuatan

▪ Adanya Komitmen Pimpinan untuk perbaikan kinerja pelayanan di Bagian Protokol dan Upacara

▪ Adanya sarana dan prasarana yang mendukung

▪ SDM di Bagian Protokol dan Upacara

(39)

28 b. Kelemahan

▪ SDM di Bagian Protokol dan Upacara yang kurang update teknologi

▪ Belum adanya platform informasi kegiatan Pimpinan dan petugas protokol

▪ Jaringan internet yang kadang tidak stabil

Hasil Analisa SWOT menunjukkan bahwa alternatif solusi untuk mengatasi masalah “Belum adanya media yang mempermudah dan mempercepat alur informasi Kegiatan Pimpinan dan penugasan protokol”

adalah:

1. Membangun alur komunikasi formal

2. Menggunakan platform digital melalui smartphone 3. Membangun komitmen bersama antara stakeholders D. SOLUSI UNTUK MENGATASI MASALAH

Dari Hasil SWOT, diperoleh 3 (tiga) solusi untuk mengatasi masalah yaitu:

1. Membangun alur komunikasi formal (Strength- Weekness)

2. Menggunakan platform digital melalui Smartphone (Strength- Opportunity)

3. Membangun komitmen bersama antar stakeholder (Weeknes – Opportunity)

Selanjutnya ketiga solusi alternatif pemecahan masalah tersebut dianalisis menggunakan metode tapisan Mc. Namara. Metode ini digunakan untuk menentukan prioritas pemecahan masalah berdasarkan penilaian terhadap empat kriteria, yaitu kontribusi, biaya/kemurahan, dan kelayakan.

Hasil analisis pemecahan isu dengan menggunakan tapisan Mc. Namara dapat dilihat pada Tabel 6.

(40)

29 Tabel 6

Analisis Priorotas solusi mengatasi masalah berdasarkan McNamara

No Solusi

Kriteria alternative gagasan Kontribusi Biaya Layak Total

Skor Priotitas

1 Membangun alur komunikasi formal 4 4 5 13 II

2 Menggunakan platform digital melalui smartphone

5 5 5 15 I

3 Membangun komitmen Bersama antar stakeholder

4 4 4 12 III

Keterangan:

K: Kontribusi; L: Layak Skor 5: Sangat K, L Skor 4: Kontribusi K, L Skor 3: Cukup K, L Skor 2: Kurang K, L Skor 1: Tidak K, L

B: Biaya

Skor 5 = B Sangat Rendah Skor 4 = B Rendah

Skor 3 = B Cukup Rendah Skor 2 = B Cukup Tinggi Skor 1 = B Sangat Tinggi

Ketiga alternatif solusi tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Membangun alur komunikasi formal

▪ Kontribusi, penulis memberi nilai 4 karena membangun alur komunikasi formal masih mempunyai hambatan, diantaranya informasi yang tidak up date dan tidak real time;

▪ Biaya, penulis memberikan nilai 4 untuk biaya karena untuk membangun alur komunikasi formal tidak membutuhkan biaya tinggi ;

▪ Layak, penulis memberikan nilai 5 karena solusi ini layak untuk diterapkan.

(41)

30 2. Membangun platform digital melalui smartphone

▪ Kontribusi, penulis memberikan nilai 5, karena membangun platform digital dapat memberikan kontribusi maksimal;

▪ Biaya, penulis memberikan nilai 5, karena biaya yang diperlukan untuk solusi ini tidak terlalu besar dan sarana yang diperlukan yaitu smartphone dimiliki oleh semua orang;

▪ Layak, penulis memberikan nilai 5, karena solusi ini layak diterapkan karena bisa diterapkan dalam waktu cepat.

3. Membangun komitmen Bersama antar stakeholder

▪ Kontribusi, penulis memberikan nilai 4 karena kontribusinya bisa dipakai;

▪ Biaya, penulis memberikan nilai 4 karena kegiatan ini membutuhkan biaya;

▪ Layak, penulis memberikan nilai 4 karena solusi ini cukup layak.

Dari ketiga alternatif gagasan di atas yang dianalisa dengan menggunakan metode Analisa McNamara, penulis dapat menentukan bahwa alternatif gagasan yang dapat menjadi prioritas untuk dijadikan solusi adalah “Pemanfaatan platform digital melalui smartphone untuk informasi kegiatan keprotokolan yang up date dan real time dalam rangka meningkatkan tata kelola di Bagian Protokol dan Upacara”.

(42)

31

BAB IV

STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

A. TEROBOSAN INOVASI

Inovasi yang dilakukan oleh penulis adalah mengoptimalkan media informasi sebagai sarana untuk menginformasikan dan mengkoordinasikan kegiatan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal melalui platform digital di smartphone, sehingga informasi dapat diterima secara up date dan real time. Hal ini dimaksudkan agar dapat meningkatkan kinerja di Bagian Protokol dan Upacara.

Inovasi ini sangat dibutuhkan karena sebagai sarana dalam penyampaian informasi kepada staf di Bagian Protokol mengenai informasi kegiatan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal sehingga kegiatan dapat terselenggara dan terkoordinasikan dengan baik.

Tujuannya adalah dapat memberikan pelayanan yang optimal kepada Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal.

Tabel 7

Input, Proses, Output, Outcome, Benefit dan Impact Kegiatan Tata Kelola Informasi Keprotokolan Secara Real Time Melalui Smartphone

INPUT PROSES OUTPUT OUTCOME BENEFIT IMPACT

• Informasi kegiatan Pimpinan, baik berupa Nota Dinas maupun Informasi melalui

• Rapat Koordinasi dengan Tim Efektif

• Benchmarking (sharing pendapat)

• Pembuatan platform digital di

Tersedia nya Platform Informasi Keprotok olan yang Real Time dan Up date

• Tersedia nya data informasi kegiatan Pimpina n MPR dan Pimpina n Setjen

Meningkat nya kinerja dan pelayanan keprotokol an di Setjen

Kepuasa n

terhadap pelayana n keprotok olan Setjen

(43)

32

INPUT PROSES OUTPUT OUTCOME BENEFIT IMPACT

Whatsap (WA)

• Platform Digital melalui Smartphon e

• SDM (yg menginput

&

mengopera sikan platform digital)

• Sarana/

Prasarasan a (software

&

hardware)

smartphone

• Uji joba platform digital

• Penyempurnaan platform digital

melalui Smartpho ne

yang Real Time

• Adanya platform digital yang dapat dioperasi kan dimana saja dan kapan saja

MPR RI MPR RI

B. TAHAPAN KEGIATAN/MILESTONE TAHAPAN AKSI PERUBAHAN Tahapan pelaksanaan aksi perubahan disusun dalam 3 tahap rentang waktu dengan rincian sebagai berikut:

Tabel 8

Tahapan Kegiatan Aksi Perubahan

NO TAHAPAN OUTPUT WAKTU EVIDENCE

Jangka Pendek (2 bulan, Juni – Agustus 2022) 1. Melakukan diagnosa unit kerja

dan membangun sepahaman dengan stakeholder

Adanya kesepahaman kondisi dan perlunya solusi

6 Juni 2022 Dokumentasi kegiatan

2. Melakukan konsultasi dan Persetujuan rencana area 7 Juni 2022 Dokumentasi

(44)

33

meminta arahan dari

mentor/atasan langsung terkait area aksi perubahan

aksi perubahan kegiatan

3. Membentuk Tim Efektif untuk melakukan perancangan Media Informasi

Terbentuknya Tim Efektif sesuai tugas dan

fungsinya dalam melaksanakan aksi perubahan

10 Juni 2022 Surat Tugas

4. Melaksanakan rapat-rapat teknis dengan Tim Efektif (Administrasi dan IT) untuk membuat platform digital Sistem Informasi Keprotokolan

Notulen rapat dan

rancangan platform digital syitem informasi

keprotokolan

13 – 24 Juni 2022

Dokumentasi kegiatan

5. Pembuatan platform digital oleh Tim IT

Platform Digital di Smartphone

27 – 30 Juni 2022

Dokumentasi kegiatan 6. Pembuatan manual book dan

sistem informasi keprotokolan

Manual Book 30 Juni 2022 Manual book

7. Launching dan sosialisasi platform digital Sistem Informasi Keprotokolan

Platform Digital di Smartphone

1 Juli 2022 Dokumentasi kegiatan

8. Tutorial dan Uji coba Paltform Digital melaui Smartphone

Informasi Kegiatan Pimpinan dan Penugasan Protokol

1-15 Juli 2022

9. Melakukan evaluasi dan perbaikan platform digital

Saran dan Masukan 15 – 22 Juli 2022

Dokumentasi kegiatan 10. Penerapan Platform Digital

melalui smartphone di unit kerja

Penggunaan platform digital informasi keprotokolan melalui smartphone

25 Juli - Agustus

(45)

34

Jangka Menengah (6 bulan, September 2022 – Februari 2023) 1. Evaluasi Platform Digital Hasil Survei (Saran dan

Pendapat)

September 2022

Dokumentasi kegiatan 2. Pengembangan fitur pada

platform digital

Rancangan

pengembangan fitur platform digital

Oktober- November

2022

3 Uji coba pengembangan platform digital

Laporan Desember

2022

Dokumentasi kegiatan 4 Evaluasi pengembangan

platform digital

Survei Januari

2023

Dokumentasi kegiatan Jangka Panjang (Maret 2023 – Februari 2024)

1. Evaluasi platform digital Notulen Maret 2023 Dokumentasi kegiatan 2. Pengambanga platform digital Platform Digital April- Mei

2023

Dokumentasi kegiatan 2. Survey platform digital Hasil Survei Juni 2023 Dokumentasi

kegiatan

C. SUMBER DAYA (PETA DAN PEMANFAATAN)

Untuk dapat mencapai tujuan dalam aksi perubahan ini diperlukan adanya dukungan sumberdaya dalam pelaksanaan aksi perubahan, sehingga sumber daya yang ada dan terkait langsung perlu diindentifikasi dan dipetakan sebagaimana tabel berikut:

(46)

35 Tabel 9

Pemanfaatan Sumber Daya

PEMANFAATAN SUMBER

DAYA URAIAN

Tim Kerja Mentor:

Heri Herawan, S.H.

Kepala Biro Sekretariat Pimpinan Setjen MPR RI

Memberikan dukungan dan arahan dalam pembuatan aksi perubahan dan membantu memberikan solusi dalam menyelesaikan masalah/hambatan

Coach:

Dr. Winny Dian Wibawa, M.Sc.

Memberikan bimbingan dan arahan aksi perubahan yang dibuat

Project Leader:

Susan Andriyani, S.E, M.H.

Merancang dan memimpin pelaksanaan aksi perubahan serta menjalin komunikasi yang efektif dengan stakeholder

Anggota:

- Kasubag Alih Bahasa dan Delegasi

- Staf di Bagian Protokol dan Upacara

1. Membuat administrasi kesekretariatan aksi perubahan 2. Memberikan masukan terhadap aksi perubahan 3. Mengumpulkan data atau bahan untuk aksi perubahan 4. Menyusun dan merancang produk aksi perubahan

5. Melaksanakan sosialisasi aksi perubahan kepada stakeholder 6. Membantu penerapan aksi perubahan

7. Melaksanakan evaluasi aksi perubahan dan upaya perubahan

Masa Berlaku Tim Kerja Masa berlaku tim kerja aksi perubahan ini adalah dari tanggal 13 Juni s.d. 7 Agustus 2022

Kode Etik Tim Kerja a. Konsisten melaksanakan aksi perubahan yang telah dibuat

b. Kerjasama yang aktif dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab

c. Menghargai pendapat dan saling

memberi masukan yang bersifat membangun

d. Menjaga pola komunikasi yang baik antar sesame anggota tim selama aksi perubahan berlangsung

Teknologi Digital Membangun sistem informasi keprotokolatan pada platform digital di smartphone

Jejaring Kerja Mengidentifikasi stakeholder untu