BAB V PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN
C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN
81 NO KELOMPOK
STAKEHOLDER STRATEGI KOMUNIKASI
sharing dengan mengundang rapat atau mengadakan pertemuan informal agar mendukung/memberi masukan terhadap rencana aksi perubahan
3 Defenders Strategi pendekatan yang dilakukan adalah dengan mengadakan diskusi informal dan memberikan pemahaman atau sosialisasi tentang aksi perubahan
4 Apathetics Strategi yang dilakukan adalah dengan diskusi atau sharing tentang aksi perubahan
Peta Stakeholder setelah dilakukan komunikasi dan Aksi Perubahan:
Gambar 24 Pemetaan Stakeholder Setelah Aksi Perubahan
82 dan akurat, sehingga meningkatkan kinerja pelayanan di Bagian Protokol dan Upacara. Adapun keberlanjutan aksi perubahan ini sesuai dengan tahapan-tahapan kegiatan adalah sebagai berikut:
1. Capaian Jangka Pendek
Capaian Jangka Pendek dari aksi perubahan ini adalah terbentuknya Platform Digital Sistem Informasi Keprotokolan di Smartphone yang dapat digunakan di mana saja dan kapan saja berisi informasi tentang kegiatan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal yang up to date dan real time. Target jangka pendek selama 2 (dua) bulan sudah dapat terlaksana dan dapat dimanfaatkan oleh stakeholder di Bagian Protokol dan Upacara.
Dari hasil Evaluasi terhadap platform digital terdapat masukan atau saran terhadap keberlanjutan aksi perubahan. Untuk masukan dan saran tambahan fitur notifikasi petugas protokol dan tag nama sudah ditindaklanjuti pada capaian jangka pendek.
Gambar 25 Revisi Platform Digital
83 2. Capaian Jangka Menengah
Rencana kegiatan jangka menengah dari aksi perubahan ini adalah dengan menambah informasi kegiatan Pimpinan yang belum terinput pada platform digital yang telah ada. Kegiatan yang belum terinput dan akan ditambahkan untuk rencana aksi jangka menengah adalah:
a. Kegiatan Penerimaan Tamu Pimpinan b. Kegiatan Kunjungan Luar Negeri Pimpinan c. Kegiatan Upacara/ Pelantikan Antar Waktu 3. Capaian Jangka Panjang
Rencana kegiatan jangka Panjang dari aksi perubahan ini adalah penyempurnaan platform digital Sistem Informasi Keprotokolan dengan menampilkan data kegiatan Pimpinan yang lebih lengkap sehingga semua informasi dapat terinput dalam satu platform dan dapat diakses dimana saja dan kapan saja.
84
BAB VI PENUTUP
A. KESIMPULAN
Aksi perubahan Sistem Tata Kelola Informasi Keprotokolan Secara Real Time Dengan Media Smartphone di Bagian Protokol dan Upacara dengan menggunakan Platform Digital di Smartphone dari tahapan dan tujuan jangka pendek sudah diuji coba dan memberikan dampak terhadadap keoptimalan dukungan pelayanan terhadap Pimpinan MPR.
Informasi kegiatan Pimpinan dapat lebih cepat tersampaikan dan staf protokol dapat lebih mudah mengakses informasi kegiatan Pimpinan dan penugasan sehingga dapat lebih cepat berkoordinasi dan kegiatan dapat terlaksana dengan baik dan lancar.
Aksi perubahan ini telah menghasilkan beberapa manfaat positif bagi organisasi dan stakeholder di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR yaitu:
Manfaat bagi Organisasi
1. Terdokumentasi semua agenda pimpinan, laporan, pelaksanaan kegiatan dan dokumentasi kegiatan akan tersimpan dalam sistem secara otomatis;
2. Terciptanya akuntabilitas tata kelola di bidang keprotokolan melalui laporan kegiatan pendampingan pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal yang up date dan real time;
3. Peningkatan Kinerja di Bagian Protokol dan Upacara.
Manfaat bagi Stakeholder
1. Memudahkan pemberian informasi kegiatan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal serta penugasan staf di Bagian Protokol dan Upacara secara real time dan up to date;
85 2. Terlayaninya pelaksanaan tugas keprotokolan dengan lebih cepat
melalui platform digital smartphone ;
3. Petugas protokol dapat terinformasi secara cepat dan up to date karena monitoring penugasan pelayanan Pimpinan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal dapat dilihat melalui smartphone sehingga para pihak dapat dengan mudah dan cepat rnelakukan koordinasi;
B. SARAN
Aksi perubahan ini target jangka pendeknya telah memberikan dampak yang positif terhadap peningkatan kinerja di Bagian Protokol dan Upacara dengan kemudahan akses informasi kegiatan Pimpinan dan penugasan protokol yang dapat dilihat dimana saja dan kapan saja dengan platform digital smartphone.
Implementasi Aksi Perubahan untuk tujuan jangka menengah yaitu dengan menambah berbagai informasi yang dapat memperkaya informasi Kegiatan Pimpinan sehingga stakeholder dapat melihat informasi yang lengkap dan akurat dimana saja dan kapan saja.
Untuk jangka Panjangnya, yaitu penyempurnaan platform digital Sistem Informasi Keprotokolan, sehingga dengan makin lengkapnya informasi dan kemudahan akses dapat meningkatkan kinerja organisasi, khususnya di Bagian Protokol dan Upacara.
86
DAFTAR PUSTAKA
• Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2014 tentang MPR, DPR, DPD dan DPRD sebagaimana telah dirubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2019;
• Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara;
• Peraturan Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia Nomer 1 Tahun 2019 tentang Tata Tertib Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia;
• Peraturan Sekretaris Jenderal MPR RI Nomor 4 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia.
87 Lampiran 1. Lesson Learnt
N
o. ASPEK Kondisi Saat ini Kondisi Lokus
Lesson
Learned Adopsi Adaptasi 1 Peran
Kepemimp inan
• Belum terbentuknya tim yang solid
• Kontribusi tim masih bersifat individual
• Atasan memerintah dan
mengarahkan staf
Telah terbentuk Tim yang solid
Kontribusi tim tinggi, membuat berbagai inovasi
Atasan memberday akan dan membina staf
• Berkomitmen memberikan pelayanan publik yang baik
• Mempunyai pola pikir maju kedepan, berkelanjutan dan
memanfaatkan sumberdaya yang ada secara maksimal (thinking ahead, thinking again, dan thingking across)
• Semangat membawa transformasi/pe rubahan ke arah yang lebih baik
• Membangun komunikasi efektif dalam rangka
memotivasi dan menyamakan
Berkomit men membent uk tim yang solid
Komitmen pimpinan untuk menggerak kan sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan organisasi di bagian Protokol khususnya untuk memberika n
pelayanan terbaik kepada Pimpinan.
88 N
o. ASPEK Kondisi Saat ini Kondisi Lokus
Lesson
Learned Adopsi Adaptasi persepsi dan
pemahaman yang sama dalam pencapain tujuan organisasi
• Berpikiran terbuka/visioner
• Menjadi panutan 2. Komunika
si Efektif
• Telah ada Group Whatssap di Bagian Protokol dan Upacara
• Komunikasi di group hanya perintah dan arahan dari atasan kepada bawahan (tidak ada umpan balik)
Adanya group whatssap memberikan bimbimbing an dan arahan kepada staff Adanya inovasi PARIS (Papan Aspirasi dan Informasi) sehingga staf bisa menyampai kan
aspirasinya secara langsung
• Komunikasi tidak hanya dari atasan dan bawahan, bawahan juga bisa
menyampaikan aspirasinya dan atasan
memberikan feed back (komunikasi dua arah)
Komunik asi dua arah atasan dan bawahan Atasan memberi kan feedbeck terhadap masukan bawahan
Membuat pertemuan rutin sebagai sarana menyerap aspirasi dari staff/pelaka sana tugas keprotokola n.
3 Organisasi • Penerapan • Hampir • Untuk Membang Membangu
89 N
o. ASPEK Kondisi Saat ini Kondisi Lokus
Lesson
Learned Adopsi Adaptasi Ditigal dan
Inovasi Pelayanan
Inovasi layanan berbasis digital belum dilakukan, sehingga pelayanan belum maksimal
• Tatalaksana pengelolaan informasi keprotokolan dilakukan secara manual
semua pelayanan dilaksana kan melalui sistem digital
• Pengelola an informasi dilakukan secara digital dengan melalui aplikasi
membangun digitalisasi layanan dibangun sistem database digital
• Digitalisasi pelayanan terhadap stakeholders, baik internal maupun eksternal
un sistem informasi keprotoko lan secara digital sehingga informasi yang ada dapat cepat tersampai kan sehingga pelayana n kepada Pimpinan dapat dilaksana kan dengan sebaik- baiknya
n platform informasi keprotokola n yang up date dan real time melalui smartphone
4 Membang un jejaring kerja dan kolaborasi pemangku kepentinga n
• Dalam
melaksanakan tugas dan fungsinya Bagian
Protokol dan Upacara telah membuat jejaring kerja dengan
• Telah terbentuk nya jejaring kerja antar stake holder
• Membina hubunga
• Jejaring kerja dibangun dengan orientasi pencapaian tujuan yang sama,
• Untuk
mencapai satu tujuan,
Membang un dan memeliha ra jejaring kerja
Membangu n tim dan jejaring kerja dengan unit-unit terkait dan stakeholder
90 N
o. ASPEK Kondisi Saat ini Kondisi Lokus
Lesson
Learned Adopsi Adaptasi protokol
Kementerian/L embaga di seluruh
Indonesia melalui Group Whatssap (WA)
• Mengadakan pertemuan forum protokol yang rutin diadakan setahun sekali dengan tujuan untuk
mengembangk an jejaring kinerja
n yang baik dengan stakehold er dengan melakuka n
bimbinga n kepada stakehold er melalui Whatssa p (WA)
memelihara jejaring kerja sangat penting
• Seluruh tim mempunyai semangat dan pemikiran yang sama terhadap pencapaian tujuan
5. Manajeme n Resiko
Belum adanya identifikasi resiko di Bagian Protokol dan Upacara
Telah dilakukan pengendali an evaluasi secara menyeluruh baik secara internal dan eksternal
Identifikasi manajemen resiko dan evaluasi manajemen resiko rutin dilakukan
Evaluasi secara berkala manajem en resiko di Bagian Protokol dan Upacara
Peretemua n secara rutin di Bagian Protokol dan Upacara untuk mendapatk an
masukan- masukan
91 N
o. ASPEK Kondisi Saat ini Kondisi Lokus
Lesson
Learned Adopsi Adaptasi dari pelaksana tugas keprotokol an sehingga pelayanan yang diberikan kepada Pimpinan bisa maksimal