LAPORAN AKSI PERUBAHAN
PENINGKATAN EFEKTIFITAS DAN EFISEINSI MELALUI INOVASI ALUR DISTRIBUSI LOGISTIK
BAHAN BAKAR MINYAK UNSUR PATROLI
DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI KARTU KONTROL DI PANGKALAN ARMADA KEAMANAN LAUT
ZONA MARITIM TIMUR
DISUSUN OLEH:
GARY GRAND LOUHENAPESSY,S.E.,M.H.
BADAN KEAMANAN LAUT REPUBLIK INDONESIA
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR (PKA) ANGKATAN V NON KEMENTERIAN
PUSAT PENDIDIKAN MANAJEMEN KEPEMIMPINAN PERTANIAN CIAWI – BOGOR
2022
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN AKSI PERUBAHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN V
JUDUL : PENINGKATAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI MELALUI INOVASI ALUR DISTRIBUSI LOGISTIK BAHAN BAKAR MINYAK UNSUR PATROLI DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI KARTU KONTROL DI PANGKALAN ARMADA KEAMANAN LAUT ZONA MARITIM TIMUR
NAMA : GARY GRAND LOUHENAPESSY, S.E., M.H.
NIP : 197412202009121001
UNIT KERJA : PANGKALAN ARMADA KEAMANAN LAUT ZONA MARITIM TIMUR
Telah diuji didepan penguji pada Hari Tanggal Agustus 2022
MENTOR PEMBIMBING / COACH
Agus Sriyanto, SE., M.Tr.Hanla. Dr. Ir. Widi Hardjono, MSC Kolonel Bakamla NRP. 13299/P NIP. 196401281985031002
PENGUJI I PENGUJI II
Ir. Chidmat Hamdani, M.M. Dr. Miko Harjani, SE., M.S.E., MA NIP. 195804121986031001 NIP. 198008142006042001
ABSTRAK
PENINGKATAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI MELALUI INOVASI ALUR DISTRIBUSI LOGISTIK BAHAN BAKAR MINYAK UNSUR PATROLI DENGAN MENGGUNAKAN
APLIKASI KARTU KONTROL
DI PANGKALAN ARMADA KEAMANAN LAUT ZONA MARITIM TIMUR Gary Grand Louhenapessy, S.E., M.H.
Aksi Perubahan ini menitik beratkan hubungan kinerja organisasi dan akuntabilitas dalam penggunaan anggaran negara, serta upaya memberikan laporan pendistribusian bahan bakar minyak unsur patroli pada persiapan operasi keamanan laut. Pangkalan Armada Keamanan Laut Zona Maritim Timur sebagai bagian unsur pendukung operasi keamanan laut yang melaksanakan tugas melayani kebutuhan unsur patroli. Pangkalan Armada Kemanan Laut mempunyai tantangan yang besar dalam mewujudkan kondisi yang diharapkan dengan melakukan aksi perubahan yang menjadi bagian dalam transparansi penggunaan anggaran negara dan sinergitas kinerja organisasi.
Untuk melaksanakan aksi perubahan tersebut, maka penulis sebagai Kasi Logistik Pangkalan Armada Keamanan Laut Zona Maritim Timur diberikan kesempatan untuk melakukan aksi perubahan yang dilaksanakan dalam tahap jangka pendek selama dua bulan. Tahap jangka pendek yang sudah dilaksanakan memberikan bukti serta gambaran yang nyata akan pentingnya aksi perubahan tersebut.
Hasil laporan aksi perubahan ini memenuhi unsur dasar legalitas Institusi Bakamla RI yaitu Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2014 tentang Kelautan, Peraturan Presiden Nomor 178 Tahun 2014 tentang Badan Keamanan Laut dan PP No 13 Tahun 2022 tentang Penyelenggaraan Keamanan, Keselamatan dan Penegakan Hukum di Wilayah Perairan Indonesia dan wilayah yuridiksi Indonesia, dan terkhusus menjadi tugas pokok dan fungsi Pangkalan Armada Keamanan Laut yang tertuang pada Perka 003/Kepala/Bakamla/V/2015 sebagai dasar tugas dan kewenangan Pangkalan Armada Keamanan Laut dalam melayani unsur patroli, hubungan dasar hukum dan aturan ini menjelaskan efektifitas fungsi perangkat- perangkat pendukung (stakeholder) yang bersinergitas dalam mewujudkan akuntabilitas penggunanaan anggaran negara untuk berkontribusi dan berperan serta dalam meningkatkan sumber daya manusia yang profesional, jujur dan berintergritas.
Kata Kunci: Aspek Budaya Kerja, Aspek Sumber Daya Manusia dan Aspek Kepemimpinan.
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kepada Yesus Kristus, karena atas Berkat Limpahan Rahmat dan Tangan KasihNYA penulis dapat menyelesaikan laporan aksi perubahan ini dengan lancar dan baik. Laporan ini merupakan implementasi atau hasil suatu kegiatan yang tidak terpisahkan dengan penyusunan rancangan aksi perubahan yang sudah dilakukan oleh penulis sebagai peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan V Non Kementerian Pertanian Tahun 2022 di Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian Ciawi – Bogor.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih jauh dari kata sempurna karena keterbatasan kemampuan dan kurangnya pengetahuan yang penulis miliki, untuk itulah saran dan kritik yang membangun dari para pembaca sangat penulis harapkan. Penyelesaian laporan aksi perubahan ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak baik itu berupa bimbingan, arahan, nasehat maupun dorongan moral. Karena itu tidaklah berlebihan jika penulis ingin mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Dr. Widi Hardjono, S.E., M.M. yang dalam hal ini juga bertindak selaku Pembimbing (Coach) yang telah dengan sabar memberikan segala petunjuk dan arahan dalam proses penyelesaian laporan ini;
2. Laksamana Muda I.G. Kompiang Ariwibawa, CHRMP selaku Deputi Operasi dan Latihan Bakamla RI yang telah memberikan masukan serta testimoni dalam mendukung aksi perubahan ini;
3. Laksamana Pertama Dr. Drs. Haris Djoko Nugroho, M.Si selaku Kepala Kantor Zona Maritim Timur yang memberikan dukungan dan motivasi dalam penyempurnaan laporan aksi perubahan ini;
4. Laksamana Pertama Bakamla Arif Sumartono, S.Sos.,M.Si. Han. selaku promotor aksi perubahan yang memberikan dukungan dan motivasi dalam penyempurnaan aksi perubahan ini;
5. Kolonel Bakamla Iwan Ridhwan, S.E. selaku Kepala Pangkalan Armada Kamla Ambon yang memberikan dukungan dalam aksi perubahan ini;
6. Kolonel Bakamla Agus Sriyanto, S.E., M.Tr.Hanla selaku dan mentor kami yang selalu menyemangati serta memberikan bimbingan dan masukan dalam mendukung aksi perubahan kami;
7. Bapak Ir. Chidmat Hamdani, M.M. selaku Penguji I dan Widyaiswara kami yang telah memberikan banyak masukan serta perhatiannya kepada proses laporan aksi perubahan kami;
8. Ibu Dr. Miko Harjani, SE., M.S.E., MA. selaku Penguji II dan Widyaiswara kami yang telah memberikan banyak masukan serta perhatiannya kepada proses penulisan laporan aksi perubahan kami;
9. Para Pejabat eselon III dan IV, para pimpinan dan senior yang sudah memberikan waktu dan pengalamannya bagi keberhasilan aksi perubahan selama dua bulan ini;
10. Bapak-bapak dan Ibu-ibu para Widyaiswara dan seluruh Panitia Penyelenggara yang telah membagi pengalaman serta ilmunya serta dengan sabar dan segala ketulusanya membantu dalam memperlancar kegiatan penulisan laporan ini;
11. Papa, Mama dan adik adikku yang memberikan doa dan restu dalam penyelesaian laporan ini. Istriku serta kedua anakku Putera dan Dinda yang telah dengan setia mendampingi penulis dan selalu mendoakan, mendorong serta memberikan semangat, kesabaran, dan pengertiannya dalam penyelesaian aksi perubahan ini;
12. Rekan-rekan peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan V yang selalu menjaga keakraban dan kekompakan;Rekan-rekan personil Badan Keamanan Laut Republik Indonesia terkhusus Zona Maritim Timur yang telah memberikan bantuan,motivasi dan inspirasi; semua pihak yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu.
Semoga bimbingan serta bantuan yang telah diberikan mendapat balasan dari Tuhan Yang Maha Esa. Demikian kata pengantar dari penulis.
Akhirnya harapan penulis semoga laporan aksi perubahan ini bermanfaat bagi Bakamla, Bangsa dan Negara, Amin.
Ambon, Juli 2022 Penulis
DAFTAR ISI
Hal
HALAMAN JUDUL ... i
ABSTRAK………... ii
KATA PENGANTAR………. iii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... .1
A. Latar Belakang ... .1
B. Area Aksi Perubahan ... .2
C. Tujuan Aksi Perubahan ... .3
D. Manfaat Aksi Perubahan ... .4
E. Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan ... .4
BAB II PROFIL KINERJA ORGANISASI ... .6
A. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi ... .6
B. Kinerja Organisasi Sekarang ... .6
C. Kinerja Organisasi yang Diharapkan ... .7
BAB III ANALISIS MASALAH ……….9
A. Identifikasi Permasalahan ……….9
B. Identifikasi Penyebab Masalah ………11
C. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah ………..14
D. Solusi Mengatasi Masalah ... 16
BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ... 18
A. Terobosan/Inovasi ... 18
B. Tahapan Kegiatan/Milestones………..18
C. Business Model Canvas……… 21
D. Sumber daya (Peta dan Pemanfaatan) ………. 27
E. Mapping stakeholders ……….. 29
BAB V PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN……….35
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan……….35
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan……….41
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan……….45
BAB VI PENUTUP……….54
DAFTAR PUSTAKA ……….56
LAMPIRAN………..57
DAFTAR TABEL
Hal
Tabel 1 Lesson Learnt Penyusunan Aksi Perubahan ... 5
Tabel 2 Metode APKL ... 10
Tabel 3 Matriks USG ... 10
Tabel 4 Matriks USG Masalah (Level I)……….13
Tabel 5 Matriks USG Masalah (Level II)………14
Tabel 6 Analisa Solusi Tapisan Mc. Namara ... 17
Tabel 7 Milestones Aksi Perubahan ... 19
Tabel 8 Pemanfaatan Sumber Daya Aksi Perubahan ... 27
Tabel 9 Identifikasi Resiko ... 30
Tabel 10 Jenis Resiko ... 31
Tabel 11 Analisis Level Resiko……….32
Tabel 12 Mitigasi Resiko ... .33
Tabel 13 Manajemen Pengendalian Mutu ... .34
Tabel 14 Stakeholders Internal………..37
Tabel 15 Stakeholders Eksternal………..37
Tabel 16 Milestones Jangka Pendek Tahap I……….44
Tabel 17 Milestones Jangka Pendek Tahap II………....45
Tabel 18 Milestones Jangka Menengah (6 Bulan)……….48
Tabel 19 Milestones Jangka Panjang (12 Bulan)………...49
Tabel 20 Tahapan Aksi Perubahan………49
DAFTAR GAMBAR
Hal
Gambar 1 Pohon Masalah ... 12
Gambar 2 Analisa SWOT ... 15
Gambar 3 Business Model Canvas Sikatrol ………...21
Gambar 4 Mapping Stakeholders ... 24
Gambar 5 Mapping Stakehoders (Jangka Pendek 2 Bulan)………4
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Badan Keamanan Laut Republik Indonesia (Bakamla RI) sesuai tugas dan fungsinya yang diamanatkan dalam UU No 32 Tahun 2014, Pepres 178 Tahun 2014 dan PP No 13 Tahun 2022 adalah melaksanakan patroli keamanan dan keselamatan laut diwilayah perairan dan yuridiksi Indonesia, untuk menunjang kegiatan tersebut maka Bakamla RI memiliki unsur patroli yaitu Kapal Negara (KN) dan Rigid Hulled Inflatable Boat (RHIB) yang bertugas melaksanakan patroli keamanan dan keselamatan laut di wilayah yuridiksi NKRI. Di dalam pelaksanaannya itu perlu adanya dukungan logistik pada unsur patroli baik itu KN dan RHIB. Dukungan logistik ini disiapkan oleh Pangkalan Armada Keamanan Laut Zona Maritim Timur selama unsur patroli dalam posisi sandar dermaga. Distribusi dukungan logistik BBM ini dapat memperlancar tugas unsur patroli dalam melaksanakan operasi keamanan dan keselamatan laut khususnya diwilayah Zona Maritim Timur.
Pangkalan Armada Keamanan Laut mempunyai tugas dan tanggung jawab serta fungsi melayani kebutuhan unsur patroli dalam mendukung pelaksanaan operasi keamanan dan keselamatan laut, hal ini tertuang pada Peraturan Kepala Badan Keamanan Laut Nomor 003/Kepala/Bakamla/V/2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pangkalan Armada Keamanan Laut yang di atur kembali dalam Peraturan Badan Keamanan Laut Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2021. Tugas pokok dan fungsi belum sepenuhnya berjalan dengan baik, ini terbukti dengan masih adanya kendala dalam hal hubungan kerja yang efektif khususnya pada pelaksanaan tugas operasi keamanan dan keselamatan laut. Kendala yang dimaksudkan dalam penulisan ini adalah efektifitas distribusi dukungan logistik kebutuhan BBM yang selama ini masih menggunakan cara konvensional yang berdampak pada efisiensi pelayanan, dan ini merupakan tugas pokok dan fungsi Pangkalan Armada Keamanan Laut dalam melayani unsur patroli.
Pada dasarnya masalah yang dihadapi adalah komunikasi tidak efektif serta kesenjangan yang terjadi antara keadaan saat ini dengan keadaan yang diinginkan. Komunikasi yang tidak efektif terjadi dalam area pangkalan dan unsur patroli khususnya dalam hal tugas pokok dan fungsi masing masing. Sedangkan kesenjangan yang terlihat merupakan situasi dan kondisi yang tidak diinginkan terjadi dalam pelaksanaan tugas dan kegiatan organisasi. Pada teknik-teknik analisa permasalahan serta pola kerja terpadu (sinergitas) dipandang sebagai teknik pemecahan masalah yang sistematis, dimana alternatif pemecahan masalah tersebut dikembangkan berdasarkan hasil identifikasi dan analisa masalah, kemudian dirumuskan dengan menggunakan pengujian sebab akibat., dari hasil identifikasi dan analisa, maka masalah utama pada Pangkalan Armada Keamanan Laut adalah belum efektifnya alur distribusi logistik bahan bakar minyak (BBM) unsur patroli dalam dukungan operasi keamanan dan keselamatan laut.
B. Area Aksi Perubahan
Permasalahan yang dihadapi dalam mewujudkan efektifitas alur distribusi BBM unsur patroli adalah alur dukungan logistik kebutuhan BBM yang selama ini masih terpusat serta sinergitas tugas pokok dan fungsi yang berada pada Pangkalan Armada Keamanan Laut yang dirasa masih belum maksimal. Aksi perubahan yang akan dilakukan adalah peningkatan efektifitas dan efisiensi alur distribusi BBM unsur patroli dalam bentuk aplikasi (Sikatrol BBM) yang akan menjadi media dalam efektifitas pelaporan dan sinergitas dalam pelaksanaannya. Tujuan aksi perubahan yang diharapkan adalah inovasi yang diciptakan dapat memberikan dampak efektifitas yang lebih baik, yaitu mengubah informasi konvensional menjadi informasi digital, yang mempengaruhi kinerja personil dalam hal kecepatan waktu informasi, kemudahan pengunaan teknologi dan keakuratan informasi data distribusi. Selain itu mewujudkan hubungan organisasi yang bersinergi, khususnya hubungan kerja antara Pangkalan Armada Keamanan Laut, Unsur Patroli dan pihak ketiga dalam satu kesatuan operasi di wilayah kerja Zona Maritim Timur.
C. Tujuan Aksi Perubahan
Adapun tujuan dari aksi perubahan ini adalah Inovasi teknologi yang memberikan dampak efektifitas alur dukungan logistik BBM dan membangun hubungan sinergitas kerja organisasi yang baik antara Pangkalan Armada Keamanan Laut, unsur patroli serta pihak ke tiga (distributor BBM). Seiring dengan kemajuan era teknologi digitalisasi saat ini maka inovasi aksi perubahan yang dilakukan penulis adalah peningkatan efektifitas dan efisiensi alur logistik dukungan bahan bakar minyak (BBM) dalam melaksanakan operasi keamanan dan keselamatan laut dengan menggunakan sikatrol sebagai inovasi yang mengubah informasi internal konvensional menjadi informasi digital. Tugas pokok dan fungsi Pangkalan Armada Keamanan Laut adalah melayani setiap kebutuhan unsur patroli pada saat sandar dermaga, untuk itu sebagai project leader dalam membuat dan menciptakan produk aksi perubahan ini, maka tahapan (milestones) serta tujuan aksi perubahan ini dapat dijelaskan sebagai berikut:
1) Tujuan Jangka Pendek (tahap 2 bulan)
Sinergitas alur adminstrasi dukungan logistik yang diwujudkan dengan inovasi teknologi informasi digital sikatrol serta sosialisasi aplikasi guna memaksimalkan distribusi logistik yang akan dipakai sebagai tolak ukur dalam pelaksaaan pengisian BBM unsur patroli.
2) Tujuan Jangka Menengah (tahap 6 bulan)
Tersosialisasinya efektifitas sikatrol dalam pendistrubusian BBM di Zona Maritim Timur khususnya unsur patroli dalam mendukung akuntabilitas penggunaan anggaran negara serta diikuti dengan hubungan kerja dan sinergitas sumber daya manusia di Pangkalan Armada Keamanan Laut, dalam alur hubungan administrasi logistik BBM kepada unsur patroli.
3) Tujuan Jangka Panjang (tahap 12 bulan)
Sosialisasi peningkatan area penggunaan sikatrol untuk dapat digunakan di seluruh Pangkalan Armada Keamanan Laut Bakamla baik di Zona Maritim Barat dan Zona Maritim Tengah.
D. Manfaat Aksi Perubahan
Manfaat yang akan terwujud dari aksi perubahan yang dilaksanakan pada Pangkalan Armada Keamanan Laut Zona Maritim Timur adalah:
a) Terwujudnya alur dukungan logistik BBM kepada unsur patroli melalui inovasi teknologi digital yang memberikan data informasi yang mudah diakses,cepat dan akuntabel;
b) Meningkatnya sinergitas hubungan kerja organisasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi disetiap bagian internal serta eksternal Bakamla RI Zona Maritim Timur;
c) Terwujudnya akuntabilitas dalam alur pelaksanaan dukungan logistik BBM unsur patroli, guna menciptakan budaya tertib administrasi.
E. Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan
Lesson learnt yang dapat diambil dari hasil studi lapangan di Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan di Daerah Istimewa Jogyakarta yaitu gaya kepemimpinan transformasional, pemanfaatan teknologi dan penerapan manajemen kinerja, yang telah memberikan inspirasi penulis untuk dapat diterapkan pada Pangkalan Armada Keamanan Laut Zona Maritim Timur dengan menciptakan terobosan inovasi yang mewujudkan proses alur distribusi BBM unsur patroli yang mudah diakses, cepat dan akuntabel.
Dari hasil studi lapangan yang telah dilaksanakan di Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan Daerah Istimewa Jogyakarta untuk dapat diterapkan di Pangkalan Armada Keamanan Laut Zona Maritim Timur sehingga mampu meningkatkan kinerja pelayanan terhadap unsur patroli secara maksimal. Adopsi dan adaptasi hasil studi lapangan dapat penulis sampaikan pada tabel berikut ini:
Tabel 1 Lesson Learnt
Penyusunan Aksi Perubahan
No Faktor Lesson Learnt Adopsi & Adaptasi
1 Peran
Kepemimpinan
Peran pemimpin sangat
mempengaruhi kinerja organisasi khususnya yang menyangkut komitmen kerja, keteladanan, dukungan terhadap bawahan yang menunjukkan sikap kepemimpinan transformasional
Komitmen pemimpin yang kuat dan sebagai pendorong peningkatan pelayanan organisasi sangat penting dengan pemanfaatan teknologi 2 Penerapan
Manajemen Kinerja
Dalam rangka peningkatan kinerja organisasi perlu diterapkannya manajemen kinerja secara sistematis dan terstrukur dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, sampai dengan monitoring dan evaluasi.Penerapan manajemen kinerja sebagaimana terdapat proses siklus manajemen kinerja yang terstruktur dan sistematis dan dikerjakan oleh semua pegawai.
Perlu pengawasan secara berkala terhadap alur distribusi BBM yang masuk Pangkalan Armada Keamanan Laut pada saat Unsur Patroli melakukan kegiatan pengisian
3 Pemanfaatan Teknologi
Untuk meningkatan kinerja organisasi diperlukan dukungan teknologi yang tepat. Sebagai contoh penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dapat meningkatkan efisiensi
pelaksanaan kerja, membantu mengatasi kekurangan sumber daya manusia, meminimalisir kesalahan, memper luas jangkauan informasi dan mengurangi human error serta pemanfaatan teknologi pendukung lainnya untuk sesuai dengan kebutuhan organisasi yang bersifat spesifik
Guna tertibnya administrasi alur pengisian BBM dapat terlaksana secara efektif dan efisien perlu
diwujudkan teknologi berupa aplikasi
pengontrolan pengisian BBM
Dengan demikian inovasi terobosan untuk dapat meningkatkan kualitas pelayanan kinerja organisasi adalah pemanfaatan teknologi.
Pemanfaatan teknologi ini sebagai alat bantu guna memberikan efektifitas, efisiensi dan akuntabel.
BAB II
PROFIL KINERJA ORGANISASI
A. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi
Berdasarkan peraturan Kepala Badan Keamanan Laut Republik Indonesia nomor PER-003/Kepala/Bakamla/V/2015 tentang tata kerja Pangkalan Armada Keamanan Laut yang di atur kembali dalam Peraturan Badan Keamanan Laut Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2021 yaitu Pangakalan Armada Kamla merupakan yang unit pelaksanaan teknis di lingkungan Badan Keamanan Laut yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Kantor Keamanan Laut Zona
1. Tugas Pangkalan Armada Keamanan Laut mempunyai tugas melaksanakan dukungan fasilitas pangkalan dalam rangka mendukung operasi di bidang keamanan dan keselamatan di wilayah perairan dan wilayah yurisdiksi Indonesia
2. Fungsi dalam melaksanakan tugas, Pangkalan Armada Keamanan Laut menyelenggarakan fungsi:
a) Penyusunan rencana dan program dukungan fasilitas pangkalan dalam rangka mendukung operasi di bidang keamanan dan keselamatan di wilayah perairan Indonesia dan wilayah yurisdiksi Indonesia.
b) Pelaksanaan dukungan fasilitas pangkalan yang meliputi fasilitas labuh, fasilitas pemeliharaan dan perbaikan, fasilitas pembekalan, fasilitas perawatan personel, fasilitas pembinaan pangkalan sereta sarana dan prasarana dalam rangka mendukung operasi dibidang keamanan dan keselamatan di wilayah perairan Indonesia dan wilayah yurisdiksi Indonesia.
c) Pelaksanaan penyiapan bahan dukungan logistik
d) Pelaksanaan penyiapan bahan dukungan untuk melakukan pemeliharaan dan perawatan.
e) Pelaksanaan urusan ketata usahaan dan rumah tangga.
B. Kinerja Organisasi Sekarang
Setiap kegiatan pasti ada kendala dan masalah. Kendala dan masalah ini bisa terjadi karena faktor dari luar (eksternal) dan faktor dari dalam (internal), permasalahannya adalah bagaimana kita menyikapi dan meyelesaikan setiap permasalahan yang timbul tersebut. Pada aksi perubahan yang dilakukan oleh penulis tidak terlepas dari masalah yang terjadi. Pangkalan Armada Keamanan Laut Zona Maritim Timur sesuai tupoksinya dalam melayani unsur patroli pada saat ini masih belum maksimal, ini terlihat pada beberapa masalah yang dirasakan diantaranya adalah :
a. Masih belum adanya aturan baku serta tumpang tindih kepentingan yang menganggap bahwa tugas pokok dan fungsi Pangkalan Armada Keamanan Laut belum mampu memberikan pelayanan yang maksimal, hal ini dikarenakan bahwa alur distribusi BBM unsur patroli adalah kewenangan Bakamla pusat dan bukan Bakamla daerah, sehingga petugas di lapangan khususnya unsur patroli merasa tidak perlu melaporkan setiap kegiatan pengisian dan kebutuhan logistik BBM kepada Pangkalan Armada Keamanan Laut.
b. Jabatan dan personil (staf) yang belum terisi, dalam pemenuhan struktur organisasi di Pangkalan Armada Keamanan Laut sehingga faktor memaksimalkan tugas pokok dan fungsi yang dibangun mengalami kendala dalam hal perintah kerja dan pelaksanaannya.
c. Kurangnya koordinasi antar personil khususnya antara Pangkalan Armada Kemanan Laut dan unsur patroli sebagai mitra dalam mendukung pelaksanaan operasi keamanan dan keselamatan laut.
d. Sumber daya manusia yang terbatas, hal ini mempengaruhi pelayanan Pangkalan Armada Keamanan Laut dalam alur distribusi BBM unsur patroli, seperti penghitungan kapasitas tanki BBM kapal serta jumlah BBM yang akan diisi menggunakan cara manual (konvensional).
C. Kinerja Organisasi yang Diharapkan.
Harapan yang dimaksud adalah kondisi organisasi yang masih membutuhkan peningkatan kinerja untuk melayani unsur patroli, khususnya pada saat unsur patroli melakukan pengisian BBM. Maka dibutuhkan peningkatan efektifitas dan efisiensi alur logistik dukungan bahan bakar minyak (BBM) dalam melaksanakan operasi keamanan dan keselamatan laut dengan menggunakan teknologi sebagai inovasi yang mengubah internal informasi konvensional menjadi informasi digital yang mudah diakses, cepat dan akuntabel.
BAB III
ANALISIS MASALAH A. Identifikasi Permasalahan
Kondisi yang terlihat saat ini masih belum menjadi kondisi yang diinginkan karena ada kegiatan yang belum berjalan dengan maksimal dikarenakan terkendala oleh beberapa masalah, sehingga apa yang menjadi masalah dapat duraikan oleh penulis dengan kondisi masalah sebagai berikut:
1. Kurangnya sinergitas dalam hubungan kerja dilingkup terkait di wilayah kerja Pangkalan Armada Keamanan Laut dan unsur patroli khususnya dalam hal pelaporan data distribusi BBM;
2. Rendahnya efektifitas pelaporan alur distribusi logistik BBM unsur patroli yang saat ini masih menggunakan cara lama (konvensional);
3. Masih diketemukan kesalahan admistrasi distribusi BBM pada saat pemeriksaan;
4. Sumber Daya Manusia yang sangat terbatas dan belum sepenuhnya memenuhi posisi jabatan yang ada di Pangkalan Armada Keamanan Laut.
Selanjutnya hasil identifikasi permasalahan yaitu belum maksimalnya kinerja Pangkalan Armada Keamanan Laut Zona Maritim Timur khsususnya pada pelayanan alur ditribusi logistik BBM unsur patroli, maka penulis melakukan analisa kriteria masalah menggunakan metode APKL (aktual, problematik, kelayakan, layak) yaitu salah satu metode yang digunakan untuk menguji kelayakan suatu isu masalah untuk dicarikan solusinya dalam kegiatan aktualisasinya. Metode APKL ini menggunakan teknik scoring dalam penetapan prioritas masalah, untuk lebih jelasnya dapat dijelaskan dari tabel dibawah ini:
Tabel 2
Metode APKL (Aktual, Problematik, Kelayakan dan Layak)
NO MASALAH KRITERIA MASALAH
A P K L Ket 1 Kurangnya sinergitas dalam hubungan
kerja dilingkup terkait di wilayah kerja Pangkalan Armada Keamanan Laut dan unsur patroli khususnya dalam hal pelaporan data distribusi BBM
√ √ √ √ Yes
2 Rendahnya efektifitas pelaporan alur distribusi logistik BBM unsur patroli yang saat ini masih konvensional (lama)
√ √ √ √ Yes
3 Adanya temuan kesalahan administrasi
distribusi BBM pada saat pemeriksaan - √ - - No 4 Sumber Daya Manusia yang belum
sepenuhnya memenuhi posisi jabatan yang ada di Pangkalan Armada Keamanan Laut
√ √ √ √ Yes
Setelah langkah tersebut penulis melakukan analisis untuk menentukan manakah di antara masalah tersebut, yang perlu mendapatkan prioritas penanganannya, oleh karenanya dilakukan skala perbandingan melalui analisis matriks USG (Urgently, Seriously, Growth), yaitu penilaian berdasarkan pembobotan atas masing-masing masalah, sehingga ditemukannya masalah yang menjadi masalah utama, untuk lebih jelasnya analisis masalah dengan matriks USG dapat dilihat pada tabel berikut ini:
Tabel 3
Matriks USG (Urgently, Seriously, Growth)
NO MASALAH POKOK ASPEK
JUMLAH PRIORITAS U S G
1
Kurangnya sinergitas dalam hubungan kerja dilingkup terkait di wilayah kerja Pangkalan Armada Keamanan Laut dan unsur patroli khususnya dalam hal
3 5 4 12 II
pelaporan data distribusi BBM
2
Rendahnya efektifitas pelaporan alur distribusi logistik BBM unsur patroli yang saat ini masih konvensional
5 5 5 15 I
3
Sumber Daya Manusia yang belum sepenuhnya memenuhi posisi jabatan yang ada di Pangkalan Armada Keamanan Laut
4 3 4 11 III
Berdasarkan penilaian atas keseluruhan masalah kinerja pada bagian menggunakan metode USG, maka didapat prioritas masalah yang akan dianalisa lebih lanjut yaitu efektifitas pelaporan alur distribusi logistik BBM unsur patroli yang saat ini masih menggunakan cara konvensional.
B. Identifikasi Penyebab Masalah
Dari hasil analisa pencarian masalah prioritas dengan menggunakan metode matriks USG maka masalah yang perlu dicari sebagai penyebab dari masalah utama tersebut yaitu dengan melakukan penentu penyebab masalah. Pada proses ini dapat dilakukan analisa dengan metode pohon masalah untuk mencari solusi dengan cara memetakan anatomi sebab dan akibat di sekitar masalah. Pengertian pohon masalah merupakan sebuah pendekatan atau metode yang digunakan untuk identifikasi penyebab suatu masalah. Sedangkan analisis pohon masalah dilakukan dengan membentuk pola pikir yang lebih terstruktur mengenai komponen sebab akibat yang berkaitan dengan masalah yang telah diprioritaskan.
Gambar 1
Pohon Masalah (Problem Tree)
Akibat
Masalah Utama
Sebab
Hasil dari analisa pohon masalah di atas setelah ditentukan prioritas masalah yang dijadikan masalah utama yaitu rendahnya efektifitas pelaporan alur distribusi logistik BBM unsur patroli yang saat ini masih menggunakan cara konvensional sehingga hal ini mengakibatkan pelayanan Pangkalan Armada Keamanan Laut Zona Maritim Timur kepada unsur patroli belum efektif dan efisien.
Adapun untuk menentukan akar penyebab masalah utama pada alur ditribusi BBM unsur patroli masih belum efektif dan efisien dalam hal informasi yang dibutuhkan baik oleh pangkalan, kantor zona dan pusat sehingga dari situ telah terindentifikasi tiga akar penyebab masalah pada level satu yaitu :
Pelayanan Pangkalan untuk unsur patroli dan pelaporan data informasi BBM belum efektif dan
efisien
Rendahnya efektifitas pelaporan alur distribusi logistik BBM unsur patroli
yang saat ini masih menggunakan cara konvensional
Belum tertibnya administrasi
pencatatan distribusi logistik
BBM
Permintaan data informasi logistik BBM tidak dapat dilaporkan dengan cepat
dan akurat
Belum adanya teknologi input data
informasi distribusi BBM
Adanya keluhan dari Bakamla Pusat dan Kantor
Zona Timur tentang data informasi yang lambat,
tidak dapat dipertanggungjawabkan
Belum adanya inovasi layanan informasi data pengisian logistik BBM
Ketidak pedulian personel dalam pemantauan serta
pencatatan data informasi alur distribusi
BBM unsur patroli
a) Belum tertibnya administrasi pencatatan distribusi BBM yang masuk;
b) Permintaan informasi data BBM tidak dapat dilaporkan dengan cepat dan akurat;
c) Belum adanya teknologi yang memudahkan pelaporan informasi distribusi BBM.
Selanjutnya dari ketiga akar penyebab masalah tersebut penulis melakukan analisa masalah menggunakan metode USG untuk menentukan akar penyebab masalah yang tinggi pada level satu seperti pada tabel dibawah ini
Tabel 4
Matriks USG Penyebab Masalah (Level I)
NO MASALAH POKOK ASPEK
JUMLAH PRIORITAS U S G
1
Belum tertibnya administrasi pencatatan distribusi BBM yang masuk
3 5 4 12 II
2
Permintaan informasi data BBM tidak dapat dilaporkan dengan cepat dan akurat
5 5 5 15 I
3 Belum adanya teknologi input
data informasi distribusi BBM 4 3 3 10 III
Dari hasil analisa masalah menggunakan metode USG didapatkan bahwa akar penyebab masalah diperoleh nilai prioritas tertinggi pada level satu adalah permintaan informasi data BBM tidak dapat dilaporkan dengan cepat dan akurat. Selanjutnya akar penyebab masalah level satu yang terpilih dilakukan analisa kembali untuk mencari prioritas akar penyebab masalahnya. Setelah akar penyebab masalah level satu terpetakan maka selanjutnya dilakukan identifikasi kembali yang menjadi akar penyebab permasalah pada level dua yaitu:
a) Adanya keluhan dari Kantor Zona dan Bakamla Pusat tentang data informasi yang lambat dan tidak dapat dipertanggungjawabkan;
b) Belum adanya inovasi layanan informasi data pengisian logistik BBM;
c) Ketidak pedulian personel dalam pemantauan dan pencatatan data informasi alur distribusi BBM unsur patroli.
Ketiga akar penyebab masalah pada level dua di atas selanjutnya akan dilakukan kembali analisa menggunakan metode USG untuk menentukan prioritas akar penyebab masalah tertinggi pada level dua seperti pada tabel berikut ini:
Tabel 5
Matriks USG Penyebab Masalah (Level II)
NO MASALAH POKOK ASPEK
JUMLAH PRIORITAS U S G
1
Adanya keluhan dari Kantor Zona dan Bakamla Pusat tentang data informasi yang lambat dan tidak dapat dipertanggungjawabkan
3 5 4 12 II
2
Belum adanya inovasi layanan informasi data pengisian logistik BBM
5 5 5 15 I
3
Ketidak pedulian personel dalam pemantauan dan pencatatan data informasi alur distribusi BBM unsur patroli
4 4 3 11 III
Dari hasil analisa menggunakan metode USG diperoleh nilai prioritas akar penyebab masalah tertinggi pada level dua adalah belum adanya inovasi layanan informasi data pengisian logistik BBM.
C. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah
Untuk mencari alternatif solusi untuk mengatasi prioritas akar penyebab masalah yang telah dianalisa sebelumnya, alternatif solusi mengatasi masalah tersebut dilakukan menggunakan analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats). Analisis SWOT adalah teknik perencanaan strategi untuk organisasi atau suatu proyek. Metode ini
STRENGTH
▪ Adanya Komitmen Pimpinan
▪ Tersedianya pegawai dengan kemampuan IT
▪ Jaringan pendukung yang memadai
WEAKNESS
▪ Kurangnya kompetensi SDM
▪ Belum adanya aplikasi distribusi BBM (IT)
▪ Belum tersedianya sarana dan prasarana
pendukung
OPPORTUNITY
▪ Adanya aturan dalam pencatatan distribusi BBM
▪ Tersedianya sarana dan prasarana pencatatan alur distribusi BBM
▪ Pemanfaatan teknologi
THREAT
▪ Sulitnya akses jaringan
▪ Restitensi penggunaan aplikasi (teknologi)
▪ Adanya penilaian buruk hasil pemeriksaan Eksternal Internal
mempertimbangkan faktor internal dan eksternal guna menyusun strategi organisasi yang efektif, seperti yang terilhat pada tabel berikut ini:
Gambar 2
Analisa SWOT Alternative Mengatasi Masalah (Strengts, Weaknesses, Opportunities, Threats) Beneficial Harmfull
Dari analisa SWOT menunjukkan bahwa:
a) Strength (Kekuatan) yang dimiliki yaitu: komitmen pimpinan, tersedianya pegawai dengan kemampuan pembuatan aplikasi dan jaringan pendukung yang memadai;
b) Weakness (Kelemahan) yang ada adalah; Kurangnya kompetensi SDM, Belum adanya tempat pelatihan aplikasi (IT) dan Belum lengkapnya sarana dan prasarana pendukung;
c) Opportunity (Peluang) yang bisa dimanfaatkan yaitu: Adanya aturan pencatatan distribusi BBM dan Pemanfaatan teknologi;
d) Threat (Ancaman) yang bisa menghambat adalah: sulitnya akses saat jaringan yang berdampak pada restitensi penggunaan aplikasi (teknologi) dan penilaian buruk dari hasil pemeriksaan.
Kemudian penulis memasukan strategi dalam penyelesaian masalah dengan kombinasi antara lain:
a) Meminilalisir dan mengantisipasi penilaian buruk (threat opportunity)) hasil pemeriksaan dengan memaksimalkan aturan administrasi pencatatan distribusi yang terukur dan akuntabel;
b) Meminimalkan kekurangan kompetensi SDM untuk mengatasi penilaian buruk dari stakeholder internal dan eksternal (weakness strength) strateginya adalah meningkatkan kompetensi SDM dengan pelatihan dan penerapan aturan pelaksanaan kegiatan dengan baik dan benar melalui pegawai yang mempunyai kemampuan;
c) Meminimalkan resistensi penggunaan aplikasi dengan pemanfaatan sarana dan prasarana pencatatan yang didukungan dengan pemanfaatan teknologi yang diciptakan (threat opportunity)
d) Memaksimalkan kompetensi pegawai dengan kemampuan IT guna menciptakan inovasi alur distribusi BBM melalui teknologi digital yang belum ada (weakness strength);
e) Meminimalkan kelemahan dikarenakan belum lengkapnya sarana dan prasarana dengan memanfaatkan peluang (weakness opportunity) yaitu dengan strategi menyediakan sarana dan prasarana pendukung disitribusi BBM.
D. Solusi Mengatasi Masalah
Dari kombinasi strategi SWOT di atas terdapat tiga alternatif solusi mengatasi masalah yaitu:
a) Pemanfaatan teknologi berupa aplikasi untuk peningkatan kinerja pengeloalaan pencatatan distribusi BBM;
b) Peningkatan kompetensi SDM dengan pelatihan;
c) Penyediaan sarana dan prasarana pendukung distribusi BBM.
Selanjutnya dilakukan pengamatan lebih mendalam terutama ditinjau dari segi kontribusi, biaya dan kelayakannya, oleh karenanya penulis memasukan ketiga hal tersebut dengan menggunakan metode tapisan Mc.
Namara, sebagimana tertuang pada tabel berikut ini:
Tabel 6
Analisa Solusi Tapisan Mc. Namara
No Alternatif Kontribusi Biaya Kelayakan Total 1 Pemanfaatan tekonologi
aplikasi untuk peningkatan kinerja pengeloalaan
pencatatan distribusi BBM
5 4 5 14
2 Peningkatan kompetensi
SDM dengan pelatihan 5 2 4 11
3 Penyediaan sarana dan prasarana pendukung distribusi BBM
5 2 4 11
Hasil metode tapisan Mc. Namara menunjukkan bahwa pemanfaatan tekonologi aplikasi untuk peningkatan kinerja pengelolaan pencatatan alur distribusi BBM dalam pelayanan unsur patroli memiliki rasio solusi yang tinggi untuk mengatasi masalah.
BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
A. Terobosan/Inovasi
Untuk mengatasi akar permasalahan kualitas pelayanan Pangkalan Armada Keamanan Laut kepada unsur patroli adalah dengan membuat Aplikasi Kartu Kontrol (sikatrol) BBM. Sikatrol BBM menjadi aksi perubahan yang digunakan Pangkalan Armada Keamanan Laut Zona Maritim Timur untuk meningkatkan pelayanan kepada unsur patroli dalam alur disitribusi BBM. Solusi tersebut dipilih untuk mewujudkan layanan prima yang diberikan oleh pangkalan kepada unsur patroli pada saat sandar dermaga dan menjawab masalah yang selama ini menjadi kendala organisasi.
B. Tahapan Kegiatan/Milestones
Adapun tujuan dari aksi perubahan ini adalah Inovasi yang memberikan dampak efektifitas alur dukungan logistik BBM dan membangun hubungan sinergitas kerja organisasi yang baik antara Pangkalan Armada Keamanan Laut, unsur patroli serta pihak ke tiga (distributor BBM). Seiring dengan kemajuan era teknologi digitalisasi saat ini maka inovasi aksi perubahan yang dilakukan penulis adalah peningkatan efektifitas dan efisiensi alur logistik dukungan bahan bakar minyak (BBM) dalam melaksanakan operasi keamanan dan keselamatan laut dengan menggunakan sikatrol sebagai inovasi yang mengubah internal informasi konvensional menjadi informasi digital. Tugas pokok dan fungsi Pangkalan Armada Keamanan Laut adalah melayani setiap kebutuhan unsur patroli pada saat sandar dermaga, untuk itu sebagai project leader dalam membuat produk aksi perubahan ini, maka tahapan (milestones) serta tujuan aksi perubahan ini dapat dijelaskan sebagai berikut:
1) Tujuan Jangka Pendek (tahap 2 bulan)
Sinergitas alur adminstrasi logistik dukungan serta sosialisasi sikatrol guna memaksimalkan distribusi BBM yang akan dipakai
sebagai tolak ukur dalam kegiatan pelaksaaan pengisian BBM unsur patroli.
2) Tujuan Jangka Menengah (tahap 6 bulan)
Tersosialisasinya efektifitas sikatrol dalam pendistrubusian BBM di Zona Maritim Timur khususnya unsur patroli dalam mendukung akuntabilitas penggunaan anggaran negara serta diikuti dengan hubungan kerja dan sinergitas sumber daya manusia di Pangkalan Armada Keamanan Laut, dalam alur hubungan administrasi logistik BBM kepada unsur patroli pada saat sandar dermaga.
3) Tujuan Jangka Panjang (tahap 12 bulan)
Sosialisasi kepada Bakamla pusat dan daerah, Implementasi dari efektifitas penggunaan sikatrol untuk dapat digunakan di seluruh Pangkalan Armada Keamanan Laut Bakamla baik di Zona Maritim Barat dan Zona Maritim Tengah.
Tabel 7
Milestones Aksi Perubahan
No Tahapan Kegiatan Waktu
1 Jangka Pendek 2 Bulan
A. Persiapan Pelaksanaan Aksi Perubahan
30 Mei 02 Juni 03 Juni 06 Juni a) Konsultasi kepada mentor
b) Membentuk tim efektif c) Sosialisasi aksi perubahan d) Rapat dengan tim teknis
B. Rancangan Menu Aplikasi (Server) 07-10 Juni
C. Pembuatan Aplikasi
13-15 Juni 16-21 Juni a) Pertemuan tim teknis
b) Merancang dan membuat aplikasi
No Tahapan Kegiatan Waktu
D. Uji Coba
22-30 Juni E. Soft Launching
F. Implementasi 01-11 Juli
G. Menyusun Panduan Pengoperasian 12-14 Juli H. Implementasi Alur Kerja 15-31 Juli
2 Jangka Menengah 6 Bulan
A. Sosialisasi kepada Stokeholder Internal Zona Timur
B. Monitoring dan Evaluasi C. Penyempurnaan Aplikasi D. Pengembangan Sistem (Web)
September 2022 s/d Februari 2023
3 Jangka Panjang 1 Tahun
A. Pengembangan Sistem Terintegrasi dengan Bakamla Pusat, Pangkalan Barat dan Pangkalan Tengah
B. Memasukkan dalam Perencanaan Bakamla untuk Anggaran 2024
Maret 2023 s/d Februari 2024
Tiga tahapan atau langkah kegiatan yang harus dilakukan penulis dalam aksi perubahan ini adalah:
a) Membentuk tim efektif atau tim kerja;
b) Mensosialisasikan sikatrol sebagai inovasi yang mewujudkan teknologi digital yang mudah di akses, cepat dan akuntabel pada alur
distribusi BBM guna menghasilkan efektifitas dan efisiensi dukungan logistik BBM bagi unsur patroli;
c) Menyusun aturan distribusi dukungan logistik BBM unsur patroli dengan tujuan dan harapan terwujudnya sinergitas organsiasi.
Perubahan akan membawa individu pada suatu tingkat ketidakpastian. Keberanian atau kerelaan menghadapi ketidakpastian ini berbeda-beda, oleh sebab itu gagasan perubahan seringkali mendapat perlawanan (resistance). Ada beberapa alasan yang mendasari adanya perlawanan terhadap perubahan ini, antara lain merasa terancam oleh perubahan, tidak mengerti konteks dari perubahan, merasa tidak memiliki kemampuan dalam menghadapi keadaan yang baru, terbuai pada “zona nyaman” dan kebiasaan-kebiasaan lama (konvensional), oleh karena itu penulis mempunyai cara untuk mengatasi kendala tersebut demi terwujudnya organisasi yang diharapkan, yaitu dengan cara sebagai berikut:
a) Tim efektif yang komunikatif, bersinergitas dan berkomitmen dalam meningkatkan implementasi tugas pokok dan fungsi Pangkalan Armada Keamanan Laut khususnya dalam melayani dan melaporkan data alur distribusi logistik BBM unsur patroli;
b) Sosialisasi dan koordinasi bagi pimpinan dan staf guna meningkatkan pemahaman dan pengetahuan tentang teknologi dalam mewujudkan efektifitas alur distribusi logistik BBM unsur patroli di Pangkalan Armada Keamanan Laut;
c) Dukungan dan komitmen bersama dengan stakeholder dalam upaya membangun kondisi tertib administrasi yang transparan (akuntabel).
C. Business Model Canvas Sikatrol
Business Model Canvas atau yang sering disebut dengan BMC merupakan sebuah strategi manajemen yang digunakan untuk membantu merancang sebuah perencanaan bisnis perusahaan. Perencanaan tersebut harus didasarkan oleh beberapa hal seperti infrastruktur, keuangan, pelanggan, nilai perusahaan dan produk. BMC ini sendiri pada awalnya diciptakan oleh Alexander Osterwalder di Tahun 2005.
BMC ini akan lebih mudah untuk membantu memvisualisasikan ide atau konsep aksi perubahan yang project leader kerjakan. Hal ini banyak digunakan karena kemudahan dalam proses pembuatannya yang lebih ringkas dan mudah untuk dipahami. Ketika project leader akan membuat BMC ini, maka project leader akan menggunakan sebuah peta konsep yang berisi sembilan kotak dimana setiap kotaknya akan mewakili sembilan hal fundamental aksi perubahan. Hal tersebut dapat dilihat pada gambar 3 BMC sikatrol (hal 26), untuk lebih jelasnya project leader menjelaskan sembilan elemen yang sudah terlihat pada gambar BMC dalam aksi perubahan yang akan dilaksanakan selama dua bulan sebagai berikut:
1. Customer Segment
Salah satu elemen penting untuk memulai langkah awal untuk menentukan target pengguna. Dalam hal ini project leader harus mengetahui segment pengguna sesuai dengan produk aksi perubahan yang akan digunakan. Ada beberapa teori kategori customer segments dalam aksi perubahan ini, kategori itu adalah:
a) Mass Market : pengguna produk dalam jumlah besar dengan jenis kebutuhan dan membutuhkan solusi yang sama;
b) Niche Market : pengguna produk dengan kebutuhan yang spesifik;
c) Segmented: merupakan kategori pengguna produk yang memiliki kebutuhan yang sama, namun tetap dalam satu kategori;
d) Diversified : pengguna produk dengan kebutuhan atau masalah yang berbeda;
e) Multi-sided Platform : sebuah hubungan yang terjadi antara pengguna produk atau lebih yang saling ketergantungan.
2. Value Proposition
Menjadi alasan mengapa pengguna memilih pelayanan sikatrol yang project leader tawarkan. Kesempatan ini juga dapat digunakan untuk menunjukan keunggulan dan menyelesaikan permasalahan dengan cara baru yaitu mengubah layanan alur distribusi BBM unsur patroli yang konvensional menjadi layanan logistik BBM digital yang mudah diakses, akurat dan akuntabel. Secara teknis value proportion mengutamakan beberapa komponen seperti di bawah ini:
a) Products and Services: nilai dari produk dan jasa yang ditawarkan pada konsumen;
b) Pain Relievers: usaha untuk mengurangi kerugian kepada konsumen;
c) Gain Creators: memberikan keuntungan kepada konsumen melalui produk dan jasa yang ditawarkan.
3. Channels
Channel adalah cara untuk menjangkau pengguna sikatrol melalui media berupa web, aplikasi, jaringan internet, server dan bimbingan teknis yang kemudian dapat ditentukan sesuai kebutuhannya. Penentuan channels ini sendiri menjadi elemen penting bagi keberhasilan sebuah aksi perubahan 4. Customer Relationship
Salah satu cara terbaik untuk menjalin hubungan baik dengan pengguna sikatrol, sehingga dibutuhkan kesabaran dan kebijakan untuk memberikan pelayanan yang terbaik, baik dari segi biaya, layanan maupun nilai produk. Kategori customer relationship sendiri terbagi atas:
a) Self Service: panduan sikatrol agar pengguna bisa melakukannya sendiri;
b) Communities: bukan saja bertujuan untuk meningkatkan kepuasan dan pengalaman pengguna, tapi juga menjadi dukungan penuh bagi personil di Zona Maritim Timur, Pangkalan dan Unsur Patroli;
c) Personal Assistance: interaksi langsung dengan pengguna sikatrol;
d) Co Creation: berhubungan langsung dengan sikatrol (produk) yang digunakan;
e) Dedicated Personal Assistance: adanya beberapa personil yang bertanggung jawab untuk memberikan penjelasan dan bimbingan dalam memenuhi kepuasaan penggunaan sikatrol;
f) Automated Services: lebih bertujuan untuk meningkatkan kepuasan penggunaan sikatrol dalam alur logistik distribusi BBM unsur patroli.
5. Revenue Streams
Anggaran dukungan dalam membangun komitmen bersama dan menciptakan produk aksi perubahan yang diterima dan digunakan selama jangka pendek dua bulan sebagai waktu yang diberikan kepada project leader.
6. Key Resource
Merupakan daftar sumber daya yang harus direncanakan, serta menjadi asset penting agar aktifitas aksi perubahan selama dua bulan dapat berjalan dengan lancar dan terkontrol dengan baik. Dalam hal ini yang perlu diperhatikan adalah jenis sumber daya seperti: tim efektif, tim teknis, pembuatan sikatrol, uji coba sikatrol, monitoring dan evaluasi
7. Key Activities
Semua aktivitas yang berkaitan dengan sikatrol (produk aksi perubahan) untuk mendapatkan hasil dari aksi perubahan selama dua bulan sehingga perlu diukur efektifitasnya. Selain itu key activities akan menghasilkan proposisi nilai.
8. Key Partnership
Elemen ini sangat penting dan berpengaruh pada konsistensi dan kelanjutan aksi perubahan dalam periode waktu baik jangka menengah dan jangka panjang, ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari key activites yang telah dibuat sebelumnya. Selain itu sudah menjadi kewajiban untuk menggembangkan inovasi produk aksi perubahan ini untuk dilanjutkan serta digunakan baik di Zona Maritim Barat dan Zona Maritim Tengah.
9. Cost Structure
Elemen terakhir yang tak kalah pentingnya adalah dukungan anggaran biaya yang perlu dipantau dan diperhatikan agar aksi perubahan tetap efisien dalam perjalanannya untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Selain itu cost structure membantu proses aksi perubahan yang dijalani menjadi lebih terukur dan bisa meminimalkan resiko pembengkakan penggunaan anggaran DIPA yang diberikan (DIPA Pangkalan Armada Kamla Zotim Tahun 2022). Hal ini juga dilakukan agar Anda dapat menentukan proposisi nilai yang tepat untuk pengguna sikatrol.
Keuntungan menggunakan business model canvas dalam aksi perubahan ini adalah:
a) Lebih terfokus artinya ide aksi perubahan dapat diletakan dengan data-data yang project leader miliki dan dapat dituangkan pada setiap elemen BMC;
b) Diskusi aksi perubahan yang lebih efisien dan teratur selain mempercepat perencanaan aksi perubahan, artinya BMC dapat menjadi wadah diskusi yang lebih efisien dengan pimpinan dan personil dalam lingkungan zona maritim timur pangkalan dan unsur patroli;
c) Dapat mengetahui umpan balik dari pengguna sikatrol sebagai produk aksi perubahan dengan kendala yang terjadi dan apa yang harus dilakukan untuk mengatasinya;
d) Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan pada tahap eksekusi.
Gambar 3
Business Model Canvas Sikatrol
1. Deputi Opslat 2. Dir Operasi 3. Ka Zona Timur 4. Kabid Inhuker 5. Kepala Pangkalan 6. Komandan Unsur
Laut
7. Kasubdit Patroli Laut 8. Kasi Logistik
Pangkalan 9. Kasi Perawatan
Pangkalan
10. Kaur TU Pangkalan 11. KKM Unsur Laut 12. Kadep Log Unsur Laut 13. Staf Logistik
Pangkalan
14. Personil Unsur Laut 15. PHL Pangkalan
1. Pembentukan Tim Efektif
2. Rapat Tim Efektif 3. Rapat Tim Teknis
Sikatrol
4. Pembuatan Sikatrol 5. Uji Coba Sikatrol 6. Launching Sikatrol 7. Monitoring dan
Evaluasi
1. Pengaksesan Data 2. Informasi Data Sikatrol 3. Mempermudah
penginputan data distribusi BBM 4. Mempercepat
pengiriman informasi data dsitribusi 5. Akurat dan Akuntabel
1. Presentasi 2. Pelatihan
1. Personil Pangkalan 2. Personil Unsur Patroli 3. Kedeputian Opslat 4. Personil Zotim
1. Infrastruktur Pendukung 2. SDM yang
mempunyai Kompetensi IT 3. Komitmen Pimpinan
1. Website 2. Aplikasi
3. Jaringan Internet 4. Server
5. Bimtek
1. DIPA 2022 Jamuan Pangkalan Armada Kamla Zotim untuk Konsumsi Rapat 2. DIPA 2022 Harops untuk Pembuatan
Aplikasi
1. Peningkatan efektifitas dan efisiensi alur distribusi BBM dalam penyampaian informasi internal 2. Meningkatnya kualitas pelayanan bagian Logistik Pangkalan Armada Kamla Zotim
KEY PARTNERS KEY ACTIVITIES VALUE
PROPOSITION
CUSTOMER RELATIONSHIPS
CUSTOMER SEGMENT
KEY RESOURCES
CHANNELS
COST STRUCTURE REVENUE STREAMS
8 7 2
2
4 1
6
3
9 5
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN V NON KEMENTERIAN PERTANIAN
D. Sumber daya (Peta dan Pemanfaatan)
Untuk dapat mencapai tujuan dalam aksi perubahan yang dilakukan selama dua bulan ini diperlukan adanya dukungan sumber daya dalam pelaksanaannya, sehingga sumber daya yang ada dan terkait langsung perlu diidentifikasi dan dipetakan sebagaimana tabel pemanfaatan sumber daya aksi perubahan ini:
Tabel 8
Pemanfaatan Sumber Daya Aksi Perubahan
Pemanfaatan Sumber Daya Uraian
Anggaran
Anggaran yang digunakan dalam aksi perubahan ini adalah bersumber dari optimalisasi anggaran pada DIPA Pangkalan 2022, Kegiatan Jamuan Tamu/Rapat/Delegasi Sebesar Rp.3.000.000
Anggaran pembuatan aplikasi berbasis Web (sikatrol) dan dukungan penunjang sarana prasana alur distribusi BBM bersumber dari optimalisasi anggaran harops pada DIPA Pangkalan 2022 sebesar Rp. 8.000.000
Tim Kerja
Memberikan dukungan dan arahan dalam pembuatan aksi perubahan dan membantu terwujudnya tim efektif dengan surat tugas yang ditandatangani pejabat Eselon II Promotor:
Kepala Kantor Zona Maritim Timur Laksamana Pertama Bakamla Arif Sumartono, S.Sos., M.Si (Han)
Mentor:
Kepala Pangkalan Armada Kamla Zona Maritim Timur
Kolonel BakamlaAgus Sriyanto, S.E., MTr Hanla
Memberikan pengawasan dan arahan dalam pembuatan aksi perubahan dan membantu
menyelesaikan masalah/ hambatan Coach:
Dr. Ir. Widi Hardjono, MSC
Mengarahkan serta membimbing laporan aksi perubahan yang dibuat
Project Leader:
Gary Grand Louhenapessy, S.E., M.H. (Kasi Logistik Pangkalan Armada Kamla Zotim)
Merancang dan memimpin pelaksanaan aksi perubahan serta menjalin komunikasi secara aktif dengan stakeholder
Keberhasilan aksi perubahan ini tidak akan lepas dari output dan outcome yang menjadi kunci perubahan pada sub bagian logistik Pangkalan Armada Keamanan Laut Zona Maritim Timur. Output dan outcome kunci aksi perubahan itu adalah:
a) Penyelesaian tahapan jangka pendek yang dibutuhkan serta diharapkan pada aksi perubahan yaitu mampu menciptakan inovasi teknologi digital (sikatrol) alur distribusi BBM serta mewujudkan sinergritas dan terbentuknya kualitas SDM bagian logistik dalam alur distribusi dukungan BBM unsur patroli pada saat sandar dermaga.
Pada tahap jangka menengah adalah tersosialisasinya sikatrol yang akan dipakai sebagai inovasi efektifitas alur distribusi logistik dukungan BBM untuk mewujudkan kemudahan, kecepatan dan keakuratan informasi yang akuntabel. Tahapan terakhir yaitu tahap jangka panjang yang menempatkan aksi perubahan penggunaan sikatrol ke seluruh Pangkalan Armada Keamanan Laut Bakamla RI yang berada di dua wilayah zona lainnya yaitu Pangkalan Zona Barat dan Pangkalan Zona Tengah.
Anggota:
Tim Internal:
▪ Kaur TU Pangkalan Ambon
▪ Staf Logistik Pangkalan Ambon
▪ Staf Harwat Pangkalan Ambon
▪ Staf Admintrasi Pangkalan Ambon
▪ Tim IT Pangkalan Ambon Tim Eksternal:
▪ Kabidops Zona Timur
▪ Kasubbag TU Zona Timur
▪ Komandan KN
▪ Kasubid Patroli Laut Zona Timur
▪ Tim IT Zona Timur
a) Mengumpulkan data atau bahan untuk aksi perubahan
b) Menyusun dan merancang produk aksi perubahan
c) Melaksanakan sosialisasi produk perubahan kepada stakeholder
d) Membantu penerapan aksi perubahan e) Menyusun dan melaksanakan
evaluasi aksi perubahan
Jejaring Kerja Mengidentifikasi stakeholder untuk menyusun strategi komunikasi yang tepat dalam rangka kolaborasi yang efektif dan berdaya hasil.
Stakeholder internal:
a) Sestama Bakamla RI b) Deputi Opslat Bakamla RI c) Kabag Logsitik Bakamla RI d) Kabag Keuangan Bakamla RI
