BAB V PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN V NON KEMENTERIAN PERTANIAN
e) Kabid Inhuker Zotim yang sebelumnya menjadi kelompok apathetics bergeser menjadi kelompok latens, hal ini menjadi menarik dikarenakan dukungan yang disampaikan pada saat soft launching sikatrol dengan hasil aksi perubahan yang sudah dilakukan oleh project leader dan tim kerja.
perubahan ini, dengan hasil rapat yang mendeskripsikan pembagian tugas kepada masing-masing individu, untuk mengetahui dengan jelas kedudukan, tugas, fungsi dan tanggungjawabnya.
d) Hasil komunikasi (brainstorming) yang telah dibangun tersebut menghasilkan kerangka model serta tampilan produk aksi perubahan, setelah itu tim efektif menyusun panduan dan alur kerja pemakaian produk. Pelaksanaan kegiatan aksi perubahan yang penulis lakukan selama waktu dua bulan dapat dilihat dari tabel berikut ini:
Tabel 16
Milestones / Jangka Pendek Tahap I
Semua hasil yang tersusun wajib dilaksanakan dan dipatuhi bersama, hal ini diapresiasikan kedalam bentuk aplikasi kartu kontrol yang menjadi produk yang dihasilkan, kemudian dilakukannya uji coba guna
Jangka Tahapan Kegiatan Hasil Pencapaian
Pendek (2 Bulan)
Tahap I Membangun Intergritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi
Rapat Internal Pangkalan Armada Kamla Zotim
a. Undangan b. Absen c. Notulen d. Dokumentasi
100%
Pembentukan dan Pembuatan ST Tim Efektif
Surat Tugas (ST) ditandatangani oleh Kepala Zona Maritim Timur Rapat Tim Efekttif
Penyusunan Deskripsi
Pembagian Tugas
a. Undangan b. Absen c. Hasil Rapat c. Notulen d. Dokumentasi Brainstroming Tim
Efektif
Komitmen dan kesepakatan bersama dalam tim efektif Membuat Alur
Panduan Distribusi BBM
Gambaran kerangka panduan serta alur kerja mulai terbentuk Merancang
Aplikasi Kartu Kontrol (sikatrol)
Masukan dan inovasi teknologi digital
Kerangka Panduan dan Alur Kerja Aplikasi
Efektifitas
penyerderhanaan pencatatan alur distribusi
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN V NON KEMENTERIAN PERTANIAN
mengetahui sampai sejauh mana produk aksi perubahan ini berfungsi sesuai dengan harapan bersama
Sosialisasi dan implementasi aksi perubahan yang dilakukan yaitu dengan kegiatan melaksanakan rapat internal sub bagian logistik di Pangkalan Armada Kamla Zotim telah menghasilkan terbentuknya tim teknis sebagai bagian dari wujud terciptanya produk sikatrol, hal ini memantapkan proses yang sudah dilaksanakan pada tahap merancang dan membangun sebagai tolak ukur keberhasilan aksi perubahan.
Kemudian dalam tahap selanjutnya project leader melakukan koordinasi baik dengan stakeholder internal dan eksternal untuk menerima masukan yang lebih baik guna mendapatkan hasil produk layanan alur distribusi BBM yang mudah diakses, akurat dan akuntabel. Pelaksanaan kegiatan aksi perubahan yang penulis lakukan dalam tahap dua selama waktu jangka pendek dua bulan ini dapat dilihat dari tabel berikut ini:
Tabel 17
Milestones / Jangka Pendek Tahap II
Jangka Tahapan Kegiatan Hasil Pencapaian
Pendek (2 Bulan)
Tahap II Melaksanakan Monitoring dan Evaluasi serta Menganalisa Hasil (Sikatrol)
Rapat Tim Teknis
a. Undangan b. Absen c. Hasil Rapat d. Notulen e.Dokumentasi
100%
Melaksanakan Monitoring Persiapan Penggunaan Sikatrol
Terbentuknya Tim Monitoring sikatrol yang melibatkan Pangkalan, Unsur Patroli dan Zotim Melakukan Soft
Launching serta Evaluasi
Pengujian Sikatrol
Perkenalan serta uji awal sikatrol kepada Zona Timur dan Unsur Patroli diterima dengan baik dan lancar
Pemantapan alur distribusi
Tersusunnya Panduan dan Alur Kerja sikatrol yang disahkan dan ditandatangani oleh Ka Zona Timur
Kemudian project leader dan tim teknis melakukan evaluasi sikatrol yang sudah di soft launchingkan. Hal ini merupakan bagian dari membangun komitmen bersama dan menjaga sinergititas tim untuk lebih mengutamakan hasil atau kualitas dari produk aksi perubahan tersebut, setelah itu tersusunlah panduan serta alur kerja yang ditandatangani oleh Ka Zona Timur, dimana panduan ini menjadi pedoman dasar penggunaan sikatrol disetiap kegiatan pengisian BBM unsur patroli pada saat sandar dermaga di Pangkalan Armada Keamanan Laut Zona Maritim Timur 2. Manfaat Aksi Perubahan
Manfaat aksi perubahan yang sudah dirasakan selama dua bulan dari proses kegiatan alur distribusi BBM unsur patroli dengan menggunakan sikatrol adalah:
a) Alur dukungan logistik BBM kepada unsur patroli dengan menggunakan sikatrol memberikan efektifitas dan efisiensi dalam proses pengiriman data informasi yang dilakukan dengan cepat dan akurat tanpa harus melakukan pengisian secara manual yang selama ini digunakan, hal ini mempengaruhi kinerja personil yang selama ini mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk memberikan informasi data tersebut yaitu waktu dan kontrol pengisian BBM terasa lebih cepat dari sebelumnya. Selain itu kemudahan akses sebagai pintu awal penggunaan sikatrol menjadi poin yang harus dijaga demi kerahasiaan data organisasi serta memutus terkirimnya informasi yang tidak dapat dipertanggungjawabkan. Secara keseluruhan penggunaan produk aksi perubahan ini telah membawa perubahan yang mencerminkan transparansi proses alur distribusi BBM unsur patroli sesuai dengan penggunaan anggaran negara yang akuntabel;
b) Sinergitas hubungan kerja organisasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi disetiap bagian internal serta eksternal Bakamla RI Zona Maritim Timur yang terlihat sangat bersemangat dan antusias menerima sikatrol sebagai harapan terwujudnya misi dan visi organisasi kearah yang lebih baik dan modern, hal tersebut dibuktikan dengan terbentuknya tim monitoring sikatrol yang melibatkan personil Pangkalan Armada, Unsur Patroli dan Kantor Zotim;
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN V NON KEMENTERIAN PERTANIAN
c) akuntabilitas alur pelaksanaan dukungan logistik BBM unsur patroli, terlihat dari laporan yang disampaikan dengan jelas dan akurat serta memberikan proses budaya tertib administrasi yang dapat dipertanggungjawabkan baik dalam proses sebelum pengisian, jumlah pengisian serta keabsahannya. Hal tersebut mempengaruhi moril penanggungjawab operasi yaitu Ka Zona Timur dan Komandan Unsur Patroli sebagai pengguna BBM.
Dengan demikian aksi perubahan yang sudah dilaksanakan oleh project leader selama dua bulan ini telah berhasil memberikan arah inisiatif dan kesesuaian dengan memaksimalkan berbagai sumber daya yang tersedia serta meminimalisir resistensi dan menjangkau kelompok sasaran serta mencapai tujuan inovasi yang telah mengubah kondisi yang lama menjadi kondisi yang diharapkan (efektif dan efisien).