1
LAPORAN AKSI PERUBAHAN
“PENYUSUNAN PEDOMAN/SOP PELAKSANAAN ANGGARAN DALAM RANGKA PENINGKATAN EFEKTIVITAS PELAKSANAAN ANGGARAN DAN KEGIATAN DI KEDEPUTIAN KEWIRAUSAHAAN
KEMENTERIAN KOPERASI DAN UKM”
Oleh
Fiter Beresman Silaen, S.IP., MM.
PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN V NON KEMENTERIAN PERTANIAN
KEMENTERIAN PERTANIAN
BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SDM PERTANIAN PUSAT PELATIHAN MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN PERTANIAN
CIAWI – BOGOR 2022
i
LEMBAR PERSETUJUAN
AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI
Judul ; Penyusunan Pedoman/SOP Pelaksanaan Anggaran Dalam Rangka Peningkatan Efektivitas Pelaksanaan Anggaran dan Kegiatan di Kedeputian BIdang Kewirausahaan Kementerian Koperasi dan UKM Nama ; Fiter Beresman Silaen, S.IP, MM
NIP ; 197902032008111001
Unit Kerja ; Sekretaris Deputi Bidang Kewirausahaan – Kementerian Koperasi dan UKM
Telah diuji di depan Penguji pada hari Rabu tanggal 10 Agustus 2022.
Mentor
Drs. Talkah Badrus, MM NIP. 196212101990031001
Pembimbing/Coach
Dr. Ir. Widi Hardjono, M.Sc NIP. 195812011987031001
Penguji
1. Ir. Chidmat Hamdani, MM NIP. 196206291991031001
2. Dr. Miko Harjanti, SE, M.S.E, MA NIP. 198008142006042001
ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur Penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah mmeberikan rahmat kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan laporan implementasi aksi perubahan yang dilaksanakan di Bagian Perencanaan Pemantauan dan Evaluasi Kedeputian Bidang Kewirausahaan.
Terima kasih dan penghargaan penulis sampaikan kepada Bapak Drs.
Talkah Badrus, MM sebagai Mentor, Bapak Dr. Ir. Widi Hardjono, M.Sc sebagai pembimbing (coach), Bapak Ir. Chidmat Hamdani, MM dan Ibu Dr. Miko Harjanti, SE, M.S.E, MA (selaku penguji) serta pihak-pihak lainnya yang telah berkontribusi dalam membefrikan bimbingan dan dukungan sehingga laporan aksi perubahan ini dapat terselesaikan
Penulis menyampaikan permohonan maaf jika masih banyak kekurangan pada laporan aksi perubahan ini. Besar harapan, aksi perubahan ini nantinya akan memberi dampak yang positif bagi instansi kami. Akhir kata, Penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak.
Jakarta, Agustus 2022 Penulis
Fiter Beresman Silaen
iii
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN ………. i
KATA PENGANTAR ……… ii
DAFTAR ISI ……….. iii
DAFTAR TABEL ………... Iv
DAFTAR GAMBAR ………... v
BAB I PENDAHULUAN ……… 1
A. Latar Belakang ………..………
B. Area dan Fokus ………
C. Tujuan dan Manfaat Aksi Perubahan ………
D. Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan ………
1 1 3 4 BAB II PROFIL KINERJA PELAYANAN ……… 6
A. Tugas Pokok dan Fungsi Pelayanan ………
B. Kinerja Pelayanan Sekarang ………
C. Kinerja yang diharapkan ………
6 7 7 BAB III ANALISIS MASALAH PELAYANAN ……… 8
A. Identifikasi Permasalahan………
B. Analisa Masalah ……….
C. Solusi Mengatasi Masalah ………
8 11 12 BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ………. 14
A. Terobosan/Inovasi ……….
B. Sumber Daya ………
C. Mapping Stakholders Aksi Perubahan ………
D. Manajemen Resiko ………..……...
14 15 17 18 BAB V IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI…….. 20
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan………
1. Membangun Integritas ……….
2. Pengelolaan Budaya Kerja ……….
3. Pengelolaan Tim ………
4. Kriteria Keberhasilan ………
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan………
1. Capaian Perbaikan Kinerja Organisasi ………..
2. Manfaat Aksi Perubahan ………..
C. Keberhasilan Aksi Perubahan ………
20 20 21 22 26 26 26 32 32 BAB VI PENUTUP ………..
A. Kesimpulan ………..
B. Rekomendasi ………..
34 34 35
DAFTAR PUSTAKA ……….. 36
LAMPIRAN
iv
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Arah dan tujuan Deputi Kewirausahaan ………... 2
Tabel 2. Lesson Learnt penyusunan aksi perubahan ……… 4
Tabel 3. Identifikasi isu dengan metode Aktual, Problematik, Kekhalyakan, layak (APKL) ……… 9
Tabel 4. Prioritas Isu dengan tapisan Urgensi, Seriously dan Growth (USG) ……… 10 Tabel 5. Analisa SWOT ………..….. ……… 12
Tabel 6. Analisa solusi tapisan Mc Namara …...………. 13
Tabel 7. Milestone aksi perubahan ..…………...………. 14
Tabel 8. Pengelolaan resiko pelaksanaan aksi perubahan ………. 18
Tabel 9. Tim Penyusunan Pedoman ……… 23 Tabel 10. Target dan Capaian Tahapan Kegiatan/Milestone 26
v
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi Sekretaris Deputi Bidang Kewirausahaan 6
Gambar 2 Pohon Masalah ……… 11
Gambar 3 Analisis SWOT ………... 13
Gambar 4 Model Kanvas Aksi Perubahan……… 17
Gambar 5 Mapping Stakeholder ………. 17
Gambar 6 Mapping Pergeseran Stakeholder ………. 25
Gambar 7 Konsultasi dengan Mentor ………. 28
Gambar 8 SK Tim Penyusun (Tim Efektif) ……… 28
Gambar 9 Koordinasi dengan Deputi ……….. 29
Gambar 10 Sosialisasi terbatas dan penyampaian Prototipe Dashboard.. 30
Gambar 11 Sosialisasi dengan Kanwil Perbendaharaan DKI Jakarta …. 30 Gambar 12 Sosialisasi dengan Direktorat Sistem Penganggaran ……… 31
Gambar 13 Surat Edaran Pedoman ……….. 31
Gambar 14 Dashboard Monitoring ………. 32
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 96 tahun 2020 tentang Kementerian Koperasi dan UKM, Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang koperasi dan usaha kecil dan menengah untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara.
Kementerian Koperasi dan UKM memiliki unsur kedeputian dimana salah satu unsur tersebut adalah Deputi Bidang Kewirausahaan. Berdasarkan Peraturan Menteri Koperasi dan UKM Nomor 1 Tahun 2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah, Deputi Bidang Kewirausahaan terdiri atas enam unit eselon II. Adapun penulis yang menyusun rancangan aksi perubahan berada pada unit Sekretariat Deputi, lebih tepatnya di Bagian Perencanaan, Pemantauan dan Evaluasi yang memiliki tugas melaksanakan koordinasi dan penyusunan rencana, program dan anggaran, pengelolaan data kinerja, serta pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di lingkungan Deputi Bidang Kewirausahaan. Sedangkan fungsi Bagian Perencanaan, Pemantauan dan Evaluasi adalah menyelenggarakan penyiapan koordinasi dan penyusunan rencana, program, dan anggaran, serta pengelolaan data kinerja di lingkungan Deputi Bidang Kewirausahaan dan pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di lingkungan Deputi Bidang Kewirausahaan
Dalam rangka mendukung tercapainya visi dan misi Deputi Bidang Kewirausahaan yang telah ditetapkan, maka Deputi Bidang Kewirausahaan memiliki tujuan yang diarahkan untuk:
2
Tabel 1.
Arah dan tujuan Deputi Kewirausahaan
Dari tujuan yang telah ditetapkan, berdasarkan evaluasi dan hasil penilaian secara umum, capaian kinerja Deputi Bidang Kewirausahaan tahun 2021 dinyatakan berhasil mencapai target indikator kinerja program tahun 2021, meskipun masih terdapat indikator kinerja program yang belum mencapai target maksimal salah satunya Indeks Kinerja Pelaksanaan Anggaran (IKPA) yang masih dibawah target (pencapaian 87 dari target 90) jika dibandingkan dengan target Kementerian sangat jauh dibawah hal ini sangat mempengaruhi pada penilaian kinerja khususnya pada area mewujudkan Deputi Bidang Kewirausahaan yang Profesional dan Berkinerja Tinggi.
Tujuan A Meningkatnya Kualitas Kewirausahaan Nasional
Indikator Peningkatan Rasio Kewirausahaan Nasional
Peningkatan Pertumbuhan Wirausaha Baru 1
2
Peningkatan Pertumbuhan Start-up 3
Tujuan Mewujudkan Deputi Bidang Kewirausahaan yang Profesional dan Berkinerja Tinggi
B
Indeks Kepuasan Masyarakat
Tingkat penerapan implementasi model bisnis kewirausahaan
Tingkat Kualitas Data dan Informasi KUMKM 1
Persentase Wirausaha yang Meningkat Kapasitas &
Kompetensinya 2
3
4
Indeks Reformasi Birokrasi 5
Nilai Indikator Kinerja Pelaksanaan Anggaran (IKPA) 6
Nilai Indikator Evaluasi Keuangan Anggaran (EKA) 7
3
B. Area Aksi Perubahan
Rendahnya pencapaian Indeks IKPA dari target menyebabkan berbagai permasalahan yang mengakibatkan indek kinerja dan sasaran kinerja kedeputian Kewirausahaan memiliki raport buruk. Sehubungan dengan hal tersebut untuk meningkatkan efektifitas dan peningkatan kinerja pelaksanaan anggaran perlu adanya suatu aksi perubahan sehingga target dapat dicapai diperlukan inovasi dalam bentuk Pedoman/SOP dan alat monitoring berupa dashboard sebagai implementasi Pedoman yang telah disusun.
a. Tujuan dan manfaat Aksi Perubahan 1. Tujuan
a. Tujuan Jangka Pendek (2 Bulan)
Tersedianya Pedoman/SOP Pelaksanaan Anggaran Halaman III DIPA b. Tujuan Jangka Menengah (6 bulan)
1) Tersosialisasikannya Pedoman/SOP 2) Pemanfaatan Pedoman/SOP
3) Terbagunnya dashboard monitoring terintegrasi pimpinan c. Tujuan Jangka Panjang (1 Tahun)
1) Meningkatnya Nilai IKPA Deputi Kewirausahaan 2. Manfaat
a. Standarisasi bagi pegawai khsuusnya operator SAKTI dalam penyusunan Rencana Penarikan Dana (RPD) Halaman III DIPA
b. Sebagai panduan dan petunjuk dalam penyusunan Rencana Penarikan Dana (RPD) Halaman III DIPA
c. Meningkatkannya kesesuaian pelaksanaan anggaran
d. Meningkatnya kinerja pelaksanaan anngaran kedeputian kewirausahaan e. Meningkatnya Nilai IKPA Kedeputian Kewirausahaan
Secara umum, manfaat aksi perubahan ini adalah meningkatkan kepuasan atas pelayanan Bagian Perencanaan Pemantauan dan Evaluasi pada Sekretariat Deputi Bidang Kewirausahaan.
4
b. Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan
Lesson learnt yang dapat diambil dari hasil studi lapangan di Daerah Istimewa Jogyakarta yaitu gaya kepemimpinan transformasional, Komunikasi efektif, Akuntabilitas Kinerja, serta Oraginsasi Digital telah memberikan insight dan inspirasi kepada penulis untuk dapat mengadopsi dan mengadaptasi penerapan pada Bagian Perencanaan Pemantauan dan Evaluasi dengan menciptakan terobosan/inovasi yang simple serta mudah untuk diterapkan namun memberikan dampak yang signifikan dalam peningkatan kinerja pelaksanaan anggaran pada kedeputian bidang kewirausahaan. Adopsi dan adaptasi hasil studi lapangan dapat penulis sampaikan pada tabel berikut ini:
Tabel 2. Lesson Learnt Penyusunan Aksi Perubahan
No Faktor Lesson Learnt Adopsi & Adaptasi
1 Peran
Kepemimpinan Peran pemimpin sangat
mempengaruhi kinerja organisasi khususnya yang menyangkut komitmen kerja, keteladanan, dukungan terhadap bawahan yang menunjukkan sikap kepemimpinan transformasional
Dibutuhkan
kepemimpinan yang dapat menginsiprasi dan
menggerakkan tim untuk mencapai tujuan dan target, menerima feedback dari bawahan dan adanya cascading target hingga ke level individu sehingga masing- masing dapat fokus dan merasa bertanggung jawab dalam
melaksanakan tugas 2 Akuntabilitas
Kinerja
Perencanaan dilaksanakan secara komprehensif dan menjabarkan perihal target hingga jadwal pelaksanaan
1. Perlu komitmen pimpinan untuk terus mengingatkan akan capaian atas target yang ditetapkan sesuai cascading sampai level staf sehingga
perencanana pelaksanaan yang termuat dalam RPD Halaman 3 Dipa dapat terlaksana dengan baik
5 2. Perlunya dashboard
untuk level pimpinan untuk senantiasa mengingatkan/
reminder untuk level unit teknis dalam mempedomani RPD yang sudah ditetapkan 3 Komunikasi
efektif 1. Komunikasi dilakukan dengan dua arah dengan pendekatan yang lebih informal, hal ini dirasakan untuk membagun chemistry sehingga pesan dapat tersampaikan tanpa adanya kekakuan
2. Merangkul bawahan dan senantiasa memberikan
kesempatan untuk memberikan masukan dalam rangka
penyempurnaan pelaksanaan program
Membangun forum komunikasi baik formal maupun informal untuk memberikan solusi dan masukan sehingga tidak terkesan satu arah, namun menjadi kesadaran Bersama
4 Organisasi
Digital Pemanfaatan teknologi untuk mentransformasi monitoring pelaksanaan anggaran
Mendorong pemanfaatan website deputi
kewirausahaan dalam penilaian kinerja pelaksanaan anggaran melalui dashboard yang disediakan
Dengan demikian inovasi terobosan untuk dapat meningkatkan kualitas pelayanan kinerja organisasi adalah pemanfaatan teknologi. Pemanfaatan teknologi ini sebagai alat bantu guna memberikan efektifitas, efisiensi dan akuntabilitas.
6
BAB II
PROFIL KINERJA ORGANISASI
A. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi
Berdasarkan Peraturan Menteri Koperasi dan UKM Nomor 1 Tahun 2021tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah, Deputi Bidang Kewirausahaan terdiri atas enam unit eselon II. Adapun penulis yang menyusun rancangan aksi perubahan berada pada unit Sekretariat Deputi, lebih tepatnya di Bagian Perencanaan, Pemantauan dan Evaluasi yang memiliki tugas melaksanakan koordinasi dan penyusunan rencana, program dan anggaran, pengelolaan data kinerja, serta pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di lingkungan Deputi Bidang Kewirausahaan. Sedangkan fungsi Bagian Perencanaan, Pemantauan dan Evaluasi adalah menyelenggarakan penyiapan koordinasi dan penyusunan rencana, program, dan anggaran, serta pengelolaan data kinerja di lingkungan Deputi Bidang Kewirausahaan dan pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di lingkungan Deputi Bidang Kewirausahaan
Gambar 1
Struktur Organisasi Sekretaris Deputi Bidang Kewirausahaan
Sekretaris Deputi Bidang Kewirausahaan
Kepala Bagian Perencanaan, Pemantauan dan
Evaluasi
Kasubbag Perencanaan dan
Pengelolaan Kinerja
Kasubbag Pemantauan dan
Evaluasi
Kepala Bagian Umum dan
Keuangan
Kasubbag Tata
Usaha Kassubag
Keuangan
7
B. Kinerja Organisasi Sekarang
Secara umum, capaian kinerja Deputi Bidang Kewirausahaan tahun 2021 dinyatakan berhasil mencapai target indikator kinerja program tahun 2021, meskipun masih terdapat indikator kinerja program yang belum mencapai target maksimal salah satunya Indeks Kinerja Pelaksanaan Anggaran (IKPA) dibawah target (87 dari target 90) sangat rendah dari Target Kementerian hal ini sangat mempengaruhi pada penilaian kinerja dimana merupakan salah satu indicator dalam penilaian Reformasi Birokrasi. Namun jika dibandingkan dengan realisasi pada akhir tahun kinerja Deputi Kewirusahaan sangat memuaskan dengan hasil realisasi 96% dari pagu anggaran.
Namun anomali jika dikomparasi pada Rencana Penarikan Dana (Hal III DIPA). Hal ini disebabkan karena :
1. Belum adanya Pedoman/SOP dalam penyusunan Rencana Penarikan Dana 2. Belum tersedianya dashboard monitoring pimpinan dengan pemanfaatan
website kedeputian
3. Belum adanya komitmen kuat dari unit pelaksana teknis 4. SDM operator Pelaksana kurang memadai
C. Kinerja Organisasi yang Diharapkan.
Kondisi organisasi yang diharapkan dengan adanya aksi perubahan yang akan dilaksanakan dapat mengatasi permasalahan yang telah disebutkan sehingga pelaksanaan kegiatan dapat berjalan sesuai yang direncanakan dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi khususnya Penilaian Kinerja IKPA Kedeputian Kewirausahaan.
8
BAB III
ANALISIS MASALAH
A. Identifikasi Permasalahan
Permasalahan yang dapat digambarkan pada organisasi saat ini yang mengakibatkan indek Nilai IKPA rendah pada kedeputian kewirausahaan dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Belum sepenuhnya pelaksanaan kegiatan sesuai yang direncanakan;
2. Belum optimalnya pelaksanaan anggaran;
3. Belum optimalnya monitoring dalam pelaksanaan program/anggaran
4. Rendahnya pengetahuan Sumber Daya Manusia operator SAKTI dalam memahami pentingnya RPD halaman III DIPA.
Dari identifikasi ke 4 (empat) isu di atas, penulis melakukan analisa kriteria masalah menggunakan metode APKL (aktual, problematik, kelayakan, layak) yaitu salah satu metode yang digunakan untuk menguji kelayakan suatu isu masalah untuk dicarikan solusinya. Metode APKL merupakan alat bantu untuk menganalissi ketepatan dan kualitas isu dengan memperhatikan tingkat actual, problematic, kelayakan dan layak dari isu-siu yang ditemukan di Kedeputian Kewiruasahaan dengan parameter sebagai berikut:
1) Aktual (A) > Isu yang sering terjadi atau dalam proses kejadian sedang hangat dibicarakan dikalangan masyarakat
2) Problematik (P) > Isu yang memiliki dimensi masalah yang kompleks sehingga perlu dicarikan segerasolusinya
3) Kekhalayakan (K) > Isu yang secara langsung menyangkut hajat hidup orang banyak.
4) Layak (L) > Isu yang masuk akal dan realistis serta relevan untuk dimunculkan inisiatif pemecahan masalahnya
Setelah memaparkan isu permasalahan dengan parameter Metode APKL, maka didapatkan hasil sebagai berikut:
9
Tabel 3. Identifikasi Isu Dengan
Metode APKL (Aktual, Problematik, Kelayakan dan Layak)
NO MASALAH KRITERIA MASALAH
Ket
A P K L
1 Belum sepenuhnya pelaksanaan
kegiatan sesuai yang direncanakan √ √ - - No 2 Belum optimalnya pelaksanaan
anggaran √ √ √ √ Yes
3 Belum optimalnya monitoring dalam
pelaksanaan program/anggaran √ √ √ √ Yes 4 Rendahnya pengetahuan Sumber
Daya Manusia operator SAKTI dalam memahami pentingnya RPD halaman III DIPA
√ √ √ √ Yes
Dari keempat isu yang telah disebutkan di atas, dapat dijelaskaan ksesuain Isu dengan Metode analissi APKL sebagai berikut:
1. Belum sepenuhnya pelaksanaan kegiatan sesuai direncanakan, faktor ini secara altual dapat mempengaruhi kepada kinerja pelaskanaan anggaran dikarenakan bagian proses dalam pelaksanaan namun secara kekhalayakan belum layak untuk dijadikan kriteria masalah dikarenakan belum adanya standar/guidenya dalam pelaksanaan
2. Belum optimalnya pelaksanaan anggaran, slaah satu faktor penting dalam pelaksanaan anggaran adalah optimalisasi dan pelaksanaan sesuai dengan pelaksanaan pengelolaan anggaran dapat dilaksanakan secara efektif untuk itu perlu adanya guidenya/SOP yang jelas. Faktor ini sangat mempengaruhi proses pelaksanaan sehingga dari sisi APKL dikategorikan dalam kritea masalah yang paling utama
3. Belum optimalnya monitoring dalam pelaksaan program/anggaran, hal ini berdampak kepada performa kinerja pelaksaan anggaran dapat menurun.
Fungsi monitoring bertujuan untuk megingatkan kepada satuan unit teknis dalam mematuhi kaidah sesuai pedoman, dari metode APKL layak dan menjadi prioritas kedua.
4. Rendahnya pengetahuan Sumber Daya Manusia operator SAKTI dalam memahami pentingnya RPD halaman III DIPA, hal ini menjadi fokus permasalahan ketiga dikarenakan pengetahuan akan meningkat Ketika
10
adanya pedoman/SOP yang menajdi panduan dalam penginputan di halaman III DIPA, dengan metode APKL layak untuk prioritas ketiga
Selanjutnya penulis melakukan analisis untuk menentukan manakah di antara masalah tersebut, yang perlu mendapatkan prioritas penanganannya, oleh karenanya dilakukan skala perbandingan melalui analisis matriks USG (Urgently, Seriously, Growth), yaitu penilaian berdasarkan pembobotan atas masing-masing masalah, sehingga ditemukannya yang menjadi masalah utama, sebagaimana tabel berikut:
Tabel 4 Prioritas Isu Dengan Tapisan USG (Urgently, Seriously, Growth)
NO MASALAH ASPEK
JUMLAH PRIORITAS U S G
1 Belum optimalnya
pelaksanaan anggaran 5 5 5 15 I
2
Belum optimalnya monitoring dalam pelaksanaan program/anggaran
4 4 4 12 II
3
Rendahnya pengetahuan Sumber Daya Manusia operator SAKTI dalam memahami pentingnya RPD halaman III DIPA
5 3 3 11 III
Adapun keterkaitan isu dengan tapisan USG dapat dijelaskan sebagai berikut : 1) Belum optimalnya pelaksanaan anggaran, Penyusunan pedoman/SOP
menjadi sangat penting untuk diterbitkan dikarenakan menajdi faktor penting mempengaruhi dampak Indeks Kinerja Pelaksaana anggaran di Kedeputian Kewirausahaan dan jika tidak ditangai dengan serius akan menajdi permasalahan ke depan dan berdampak pada rendahnya penilaian IKPA Kedeputian Kewirausahaan
2) Belum optimalnya monitoring dalam pelaksanaan program/anggaran, perlu dibangun dashboard monitoring yang memberikan informasi kepada pimpinan tertinggi, isu ini akan menjadi isu pelengkap dalam ragka menjaga keberlangsungan dan juga ketaatan implementasi sebagai turunan dari pedoman/SOP dalam rangka pimpinan mengingatkan kepada satuan utnit teknis
11
3) Rendahnya pengetahuan Sumber Daya Manusia operator SAKTI dalam memahami pentingnya RPD halaman III DIPA. Peningkatan kapasitas dan kemapuan SDM operator sangat penting untuk ditangani namun skala waktu penanganan tergantung kepada tersedianya pedoman/SOP yang sudah diterbitkan
Berdasarkan uraian pada tabel di atas maka didapat maslah pelayanan kinerja yaitu belum adanya Belum optimalnya pelaksanaan anggaran.
B. Analisa Masalah
Selanjutnya adalah melakukan penentuan penyebab masalah, pada proses ini dapat dilakukan analisa dengan metode pohon masalah (problem gambar sebagai berikuttree) untuk mencari solusi dengan cara memetakan anatomi sebab dan akibat di sekitar masalah. Analisa ini dilakukan dengan membentuk pola piker yang lebih terstruktur mengenai komponen sebab akibat berkaitan dengan masalah yang telah diprioritaskan. Analisa penyebab masalah berdasarkan
Gambar 2 Pohon Masalah (Problem Tree)
Hasil analisa pohon masalah di atas setelah ditentukan prioritas masalah yang dijadikan masalah utama yaitu belum adanya belum adanya panduan yang dapat digunakan sebagai referensi dalam pengelolaan anggaran sehingga mengakibatkan Nilai IKPA rendah
Rendahnya Nilai Indeks Kinerja Pelaksaaan Anggaran (IKPA)
Kedeputian Kewirausahaan
Akibat
Belum optimalnya pelaksanaan anggaran
Masalah Utama
Sebab
Tidak tertibnya pemantauan secara
berkala
Belum adanya panduan yang dapat digunakan sebagai referensi dalam pengelolaan
anggaran
Belum digunakannya IT dalam input data informasi rencana
penarikan dana
12
STRENGTH
1) Komitmen Pimpinan yang kuat
2) Tersedianya Sumberdaya operator SAKTI yang handal 3) Jaringan yang memadai
WEAKNESS
1) Kurangnya kompetensi SDM 2) Belum adanya pedoman/SOP
Pelaksanan Halaman III DIPA 3) Belum tersedianya sarana dan
prasarana pendukung (dashboard Monev)
Internal
OPPORTUNITY 1) Adanya Pedoman/SOP
sebagai panduan
2) Tersedianya sarana dan prasarana sebagai wujud implementasi
3) Pemanfaatan jaringan yang sudah ada
THREAT
1) Komitmen unit teknis yang rendah
2) Kurangnya antusiasme pimpinan unit teknis untuk mempedomani
3) Adanya penilaian buruk hasil pemeriksaan
Eksternal
C. Solusi Mengatasi Masalah
Untuk mengetahui alternatif solusi untuk mengatasi akar penyebab masalah yang telah dianalisa sebelumnya adalah menggunakan analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats), seperti yang terilhat pada tabel berikut ini:
Tabel 5
Analisa SWOT Alternative Mengatasi Masalah (Strengts, Weaknesses, Opportunities, Threats) Beneficial Harmfull
Dari analisa SWOT menunjukkan bahwa:
a) Strength (Kekuatan) yang dimiliki yaitu: komitmen pimpinan, tersedianya sumberdaya operator SAKTI yang handal dan jaringan yang memadai;
b) Weakness (Kelemahan) yang ada adalah; kurangnya kompetensi SDM, belum adanya Pedoman/SOP pelaksanaan Anggaran, dan belum tersedianya sarana dan prasarana pendukung (dashboard Monev);
c) Opportunity (Peluang) yang bisa dimanfaatkan yaitu: Adanya pedoman/SOP sebagai panduan, tersedianya sarana sebagai wujud pelaksanaan dan pemanfatan jaringan/website yang sudah ada;
d) Threat (Ancaman) yang bisa menghambat adalah: komitmen unit teknis yang rendah, kurangnya antusiasme unit teknis dan adanya penilaian buruk terhadap pedoman/Sop maupun dashboard.
13
Kemudian penulis memasukan strategi dalam penyelesaian masalah dengan kombinasi sebagaimana gambar berikut:
Faktor Eksternal
Faktor Internal
Peluang
1. Dukungan Semua Stakeholder
Tantangan
1) Belum adanya Informasi terintegrasi bagi Pimpinan
2) Tidak dianggap sebagai prioritas
Kekuatan
1. Komitmen Pimpinan (Deputi)
Alternatif Strategi
1. Pembuatan dashboard monitoring
Alternatif Solusi
1. Mempercepat implementasi
Kelemahan
1) Jumlah SDM Terbatas dalam melakukan pemantauan berkala 2) Belum adanya Pedoman/SOP
Pelaksanaan Anggaran
Alternatif Strategi:
1.Penyusunan Pedoman/SOP
Alternatif
1. Meningkatkan kapsitas SDM Operator
2. Meningkatkan kesadaran Pimpinan Unit Teknis
Gambar 3 Analisis SWOT
Dari hasil Analisa SWOT di atas terdapat tiga alternatif solusi yaitu:
Penyediaan Pedoman/SOP Pelaksanaan Anggaran (RPD) Hal III DIPA, peningkatan kompetensi SDM Operator SAKTI yang Handal serta perlunya dashboard Monitoring dan evaluasi untuk pimpinan tertinggi. Selanjutnya dilakukan pengamatan lebih mendalam terutama ditinjau dari segi kontribusi, biaya dan kelayakannya, dengan menggunakan metode tapisan Mc. Namara, sebagimana tabel berikut ini:
Tabel 6. Analisa Solusi Tapisan Mc. Namara
No Alternatif Kontribusi Biaya Kelayakan Total 1 Pedoman/SOP
Pelaksanaan angagran
(RPD) Hal III DIPA 5 4 5 14
2 Peningkatan kompetensi SDM Operator SAKTI yang Handal
5 2 4 11
3 Penyediaan sarana dashboard monev untuk pimpinan tertinggi
5 2 5 12
Hasil metode tapisan Mc. Namara menunjukkan bahwa Penyediaan berupa Pedoman/SOP Pelaksanaan Anggaran (RPD) hal III DIPA dalam rangka peningkatan kinerja IKPA Deputi Bidang Kewirausahaan memiliki rasio solusi yang tinggi untuk mengatasi masalah.
14
BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
A. Terobosan/Inovasi
Dalam melakukan terobosan atau inovasi terutama pada aksi perubahan, dibutuhkan sebuah ide atau pemikiran yang kreatif. Untuk mengatasi rendahnya penilaian Indeks Kinerja Pelaksanaan Anggaran (IKPA) Deputi Bidang Kewirausahaan dengan Menyusun Pedoman/SOP Pelaksanaan Anggaran (RPD) Halaman III DIPA. Pedoman/SOP Pelaksanaan Anggaran (RPD) Halaman III DIPA menjadi aksi perubahan yang digunakan pada Kedeputian Kewirausahaan dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan bagian Perencananan Pemantauan dan Evaluasi dalam mewujudkan peningkatan kinerja organisasi kedeputian.
B. Tahapan Kegiatan/Milestones
Dalam penyusunan pedoman/SOP pelaksanaan anggaran (RDP) Halaman III DIPA terdapat beberapa tahapan sebagai berikut:
Tabel 7
Milestones Aksi Perubahan
No Tahapan Kegiatan Waktu
1 Jangka Pendek 2 Bulan
A. Persiapan Pelaksanaan Aksi Perubahan
31 Mei 03-07 Juni
10 Juni 10 Juni a) Konsultasi kepada mentor
b) Membentuk tim efektif c) Sosialisasi aksi perubahan d) Rapat dengan tim teknis
B. Pembuatan Pedoman/SOP Pelaksanaan Anggaran
13-20 Juni
a) Pencarian Bahan Penyusunan
b) Koordinasi dengan Bagian Hukum terkait Kaidah
13 Juni 2022 16 Juni 2022
15
No Tahapan Kegiatan Waktu
c) Rapat penyusunan pedoman dengan Tim Aksi perubahan
d) Konsultansi Pedoman dengan mentor dan Deputi
e) Finalisasi konsep pedoman
21 Juni 2022
27 Juni 2022 30 Juni 2022
C. Sosialisai dan Implementasi terbatas
1 Juli 2022 4 Juli 2022 7 Juli 2022 20 Juli 2022 a) Sosialisasi dan uji coba Pedoman
b) Perbaikan dan Penetapan Pedoman c) Sosialiasai perbaikan pedoman d) Mengumpulkan testimoni
D. Sosialisasi kepada Stokeholder Internal 21 Juli 2022 E. Pembuatan prototipe dashboard monev 21 Juli s.d 4 Agustus 2022
2 Jangka Menengah 6 Bulan
A. Pembangunan Dashboard Monitoring sebagai implementasi pedoman B. Sosialisasi dashboard ke stakeholder
internal
C. Evaluasi Dashboard
September 2022 s/d Februari 2023
3 Jangka Panjang 1 Tahun
1. Implementasi pedoman dengan dilengkapi dashboard monitoring pelaksanaan anggaran
2. Evaluasi Pedoman dalam rangka adapatasi penyesuaian kepada perkembangan
3. Masuk dalam perencanaan tahun 2024
Maret 2023 s/d Februari 2024
C. Sumber daya (Peta dan Pemanfaatan)
Untuk dapat mencapai tujuan dalam aksi perubahan ini diperlukan adanya dukungan sumber daya dalam pelaksanaannya, sehingga sumber daya yang ada dan terkait langsung perlu diidentifikasi dan dipetakan sebagaimana :
16
1. Anggaran, bersumber dari optimalisasi anggaran pada Sekretaris Kedeputian Bidang Kewirausahaan Tahun 2022 yang tertuang dalam DIPA sebesar Rp. 20.000.000,-
2. Tim Kerja, terdiri dari
a) Mentor : Drs. Talkah Badrus, MM, selaku Sekretaris Deputi Bidang Kewirausahaan
b) Coach : Dr. Ir. Widi Hardjono, MSc
c) Project Leader : Fiter Beresman Silaen
d) Anggota :
1) Kasubag Perencananan dan Pengelola Kinerja
2) Kasubag Pemantauan dan evaluasi 3) Kasubag Keuangan
4) Kasubag Kinerja dan Anggaran Biro Manajemen dan Kinerja Organisasi
5) Fungsional pada Inspektorat
6) Para Pejabat Fungsinal di bagian perencanaan pemantauan dan evaluasi 3. Teknologi Digital
Menyiapkan dashboard monitoring dengan memanfaatkan website Kedeputian Kewirausahaan.
4. Jejaring kerja
Mengidentifikasi stakeholder untuk Menyusun strategi komunikasi yang tepat dalam rangka kolaborasi yang efektif dan berdaya hasil.
Stakeholder internal:
● Deputi
● Sesdep
● Para Asdep
● Para Kabag, Kabid dan Analis Kebijakan Madya
● Para kasubag dan fungsional Muda
● Para Analis dan staf umum Stakeholder Ekternal
● Sekretaris Kementerian
● Kepala Biro manajemen Kinerja dan SDM
● Inspektorat
● Unit Kedeputian
● K/L terkait yaitu Kemenkeu dan KemenPAN
17
LATENS
A. Sesmen B. Deputi C. Biro MKOS D. Inspektur E. Para Asdep F. Para kabid
PROMOTORS
a. Sesdep b. Para kasubag c. Fungsional Muda
d. Para Staf di lingkup Bagian Perencanaan
e. Tim Efektif
APATHETICS
1. Kementerian Keuangan 2. Kemenpan
3. Pegawai di luar Deputi Bidang Kewirausahaan
DEFENDERS
1. Pembimbing
2. Para Pejabat struktural di Sekretariat Deputi
Proses bisnis rancangan aksi perubahan dapat disajikan dalam bentuk gambar Model Canvas sebagai berikut :
Gambar 4 Kanvas Model Aksi Perubahan D. Mapping Stakeholder
Berdasarkan pemetaan pengaruh (influence) dan kepentingan (interest) dapat dipetakan sebagai berikut:
Gambar 5 Mapping Stakeholder
18
Dalam pemanfaatan stakeholders untuk membantu keberhasilan dari aksi perubahan ini diperlukan strategi sebagai berikut:
a. Promoters
● Melakukan koordinasi dan konsultasi kepada promoters dengan komunikasi yang baik;
● Melibatkan promoters dalam pengambilan keputusan dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi;
● Meminta dukungan baik secara moril (motivasi) maupun materil (anggaran).
b. Latents
● Menjaga koordinasi dan komunikasi kepada kelompok Latents dengan komunikasi yang baik;
● Menunjukkan upaya yang dilakukan akan memiliki dampak positif terhadap isu yang menjadi perhatiannya.
c. Defenders
● Melakukan koordinasi dan komunikasi kepada kelompok Defenders dengan komunikasi yang baik;
● Melakukan kolaborasi dan kerjasama dalam aksi perubahan;
d. Apathetics
● Melakukan sosialisasi aksi perubahan
● Permintaan dukungan terhadap aksi perubahan E. Manajemen Resiko
Upaya yang dilakukan dalam pelaksanaan aksi perubahan untuk meminimalisir permasalahan adalah dnegan menerapkan manjemen resiko sehingga Penyusunan Pedoman/SOP dapat terimplementasi sebagai berikut :
Tabel 8. Pengelolaan resiko pelaksanaan Aksi Perubahan
No Prioritas
resiko Penyebab Level Resiko Penanganan
1 Keengganan/
resistensi pegawai Unit Teknis
● Belum menganggap sebagai prioritas
● Pegawai belum memahami urgensitas RPD Hal III DIPA
Sedang (2)
● Memeberikan pemahaman dengan komunikasi efektif
● Sosialisasi dalam rangka peningkatan pemahaman
19 2 Hasil tidak
sesuai yang
diharapkan ● Jadwal pelaksanaan tidak dipedomani
● Kurangnya
pengawasan/monitoring berkala
Tinggi (1)
● Evaluasi pelaksanaan secara berkala
● Memberikan motivasi
● Membuat alternatif penyelasaian 3 Gangguan
internet/Server ● Koneksi yang kurang stabil
● Keterbatasan server Rendah (3)
● Pemeliharaa n rutin
● Penambahan kapasitas server
20
BAB V
IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan
Keberhasilan pencapaian kinerja organisasi tidak terlepas dari peran kepemimpinan dalam mengelola sumberdaya organisasi. Model kepemimpinan transformasional dianggap saat ini sebagai salah satu model kepemimpinan kekinian dan yang akan datang karena model ini membutuhkan tindakan memotivasi para bawahan agar bersedia bekerja demi sasaran-sasaran yang sudah disepakati. Demikian pun dalam merancang dan melaksanakan aksi perubahan ini, penerapan kepemimpinan transformasional dilakukan untuk menggerakkan sumberdaya utamanya sumberdaya manusia. Salah satu pendekatan yang dilakukan yaitu pendekatan personal dengan membangkitkan motivasi para individu dalam tim. Dalam tim aksi perubahan ini, terdapat tiga kelompok utama sumberdaya manusia yaitu pejabat struktural Kedeputian Kewirausahaan yang menangani perencanaan, kemudian yang menangani keuangan, serta bidang pengendali teknis. Untuk menggerakkan sumberdaya tersebut, maka dilakukan pertemuan-pertemuan baik bersifat langsung maupun daring (online).
Pertemuan-pertemuan untuk membangun tim efektif dilakukan untuk menyamakan persepsi dan membangun motivasi mengapa aksi perubahan ini dilakukan dan apa kepentingan setiap individu yang terlibat dalam tim
Proses kepemimpinan dalam aksi perubahan ini dilakukan melalui beberapa tahapan yaitu:
1. Membangun Integritas;
Membangun integritas harus dimulai dari tingkat pimpinan, karena pemimpin akan menjadi panutan/ role model bagi bawahan. Seorang pemimpin harus membangun nilai-nilai integritas sehingga menjadi contoh dan teladan terutama bagi bawahannya. Karena di saat pemimpin menerapkan nilai-nilai integritas menyebabkan rasa percaya dan keberterimaan oleh bawahan semakin tinggi, sekaligus dipercaya oleh bawahannya sehingga dapat mempengaruhi orang lain karena ketegasan dan keselarasannya atas pikiran dan perkataan. Dengan membangun nilai-nilai integritas seorang pemimpin dapat menciptakan
21
lingkungan kerja yang profesional bagi para bawahannya. Pemimpin bertanggung jawab untuk timnya, dan secara aktif mengelola kinerja timnya. Pemimpin selalu memastikan bawahannya menjalankan tugasnya sesuai dengan harapan organisasi, dan mematuhi manajemen risiko yang ada di tempat kerja. Setidaknya ada 2 bentuk yang dilakukan untuk membangun integritas di lingkungan Deputi Bidang Kewirausahaan yaitu sebagai berikut:
a. Pakta Integritas
Pakta integritas merupakan bentuk komitmen penyelenggara pemerintah dalam melaksanakan seluruh tugas, fungsi, tanggung jawab, wewenang dan peran sesuai dengan peraturan perundang- undangan dan kesanggupan untuk tidak melakukan korupsi, kolusi, dan nepotisme serta meningkatkan kualitas kinerja pelayanan yang berdasarkan pada kepentingan pelayanan umum.
Pakta integritas ini dilakukan oleh pimpinan level eselon I dan eselon II dilingkunngan Deputi Bidang Kewirausahaan.
b. Sharing session /Brainstorming (Sumbang Saran)
Sharing session/Brainstorming biasa dilakukan secara formal melalui rapat ataupun secara informal. Dari proses inilah muncul ide dan gagasan untuk pembuatan Pedoman Penyusunan Rencana Penarikan Dana (RPD) di lingkungan Deputi Bidang Kewirausahaan dalam rangka peningkatan kualitas pelaksanaan anggaran dalam konteks peningkatan Indeks Kinerja Pelaksanaan Anggaran pada Kedeputian bidang Kewirausahaan dalam rangka mewujudkan Deputi Kewirausaaan yang berkinerja Tinggi sebagaimana amanat dari renstra Kedeputian tahun 2021-2024 yang dijadikan sebagai aksi perubahan.
2. Pengelolaan Budaya Kerja
Budaya kerja yang dibangun dalam aksi perubahan ini tidak terlepas dari Permen PAN RB No 39 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengembangan Budaya Kerja. Selain itu yang menjadi pijakan nilai budaya organisasi yaitu komitmen bersama membangun bangsa dan negara melalui penumbuhkembangan kewirausahaan dengan selalu menjunjung dan menerapkan nilai-nilai Kode Etik dan Perilaku Pegawai Deputi Bidang
22
Kewirausahaan Kementerian Koperasi dan UKM.
Mengacu kepada definisi, bahwa budaya organisasi merupakan sistem nilai bersama dalam suatu organisasi yang menjadi acuan bagaimana para pegawai melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan atau cita-cita organisasi. Sementara Budaya Kerja (Culture set) adalah sikap dan perilaku individu dan kelompok yang didasari atas nilai-nilai yang diyakini kebenarannya dan telah menjadi sifat serta kebiasaan dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan sehari-hari
Dengan demikian dalam kaitannya dengan organisasi Deputi Bidang Kewirausahaan sebagai unit untuk menumbuhkembangkan wirausaha nasional maka nilai-nilai budaya organisasi antara lain adalah bagaimana output kegiatan dalam kerangka pelaksanaan anggaran dapat memberikan kemanfaatan nyata bagi masyarakat. Dengan demikian kata kunci yang menjadi prinsip aksi perubahan ini yaitu output organisasi berupa Pedoman Perencanaan Penarikan Dana dapat memeberikan petunjuk/guidance bagi unit pelaksana teknis dalam pengelolaan anggaran yang baik dan tepat waktu sehingga deliver kegiatan dirasakan masyarakat serta terlaksana sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan sebelumnya. Aksi perubahan ini merupakan bentuk komitmen dan peran pimpinan dalam pelaksanaan reformasi birokrasi pada area Penguatan Akuntabilitas Kinerja Deputi Bidang Kewirusahaan.
3. Pengelolaan Tim dalam membangun jejaring dan kolaborasi
Demikian pula halnya dalam pelaksanaan aksi perubahan ini, penyusunan aksi perubahan melakukan kolaborasi dan jejaring yang melibatkan beberapa pihak baik dari internal maupun eksternal. Dari internal secara non teknis melibatkan Deputi Bidang Kewirausahaan dan Sekretaris Deputi Bidang Kewirausahaan selaku mentor dan atasan langsung dari penyusun aksi perubahan dan secara teknis melibatkan Kasubag, Jabatan fungsional baik pranata komputer dan staf pelaksana di lingkup Bagian Perencanaan Pemantauan dan evaluasi. Untuk pihak eksternal secara non teknis melibatkan Bapak Dr. Ir. Widi Hardjono, M.Sc selaku pembimbing dan secara teknis melibatkan pihak Kementerian Keuangan, APIP dan Biro Manajemen dan Kinerja selaku reviewer dalam memberikan pandangan perihal Pedoman yang telah disusun.
23
Dalam rangka menjamin dan memastikan akan keberlangsungan pelaksanaan dari aksi perubahan didukung juga melalui terbitnya Surat Keputusan Deputi Bidang Kewirausahaan Nomor 39 tahun 2022 tentang Penetapan Tim Penyusunan Pedoman/SOP Pelaksanaan Anggaran Dalam Rangka Peningkatan Efektivitas Pelaksanaan Anggaran dan Kegiatan di Kedeputian Bidang Kewirausahaan sebagaimana susunan tugas Tim sebagai berikut :
Tabel 9 Tim Penyusunan Pedoman/SOP Pelaksanaan Anggaran
TIM LEADER
No. Nama/NIP/Pangkat Jabatan Peran
1. Siti Azizah
NIPPPK. 19660211 201921 2 001 Pembina Utama Madya (IV/d)
Deputi Bidang
Kewirausahaan Pembina 2. Talkah Badrus
NIP. 19621210 199003 1 001 Pembina Utama Madya (IV/d)
Sekretaris Deputi Bidang Kewirausahaan
Mentor
3. Fiter Beresman Silaen NIP. 19790203 200811 1001 Pembina (IV/a)
Kepala Bagian Perencanaan,
Pemantauan dan Evaluasi
Project Leader
4. Ridwan Mawardi
NIP. 19900322 201403 1 001 Penata (III/c)
Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Pengelola Kinerja
Wakil Project Leader
BIDANG PERENCANAAN PROJECT
No. Nama/NIP/Pangkat Jabatan Peran
1. Siti Fatimah
NIP.19891201 201403 2 003 Penata (III/c)
Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Pengelola Kinerja
Koordinator Bidang Perencanaan Project 2. Ina Marawantina
NIP. 19910329 201903 2 012 Penata Muda (III/a)
Analis Rencana Program dan Kegiatan
Anggota Bidang Perencanaan Project 3. Zulfa Errahmah Akhadiah
NIP. 19961108 202012 2 025 Penata Muda (III/a)
Perencana Ahli
Pertama Anggota Bidang
Perencanaan Project
BIDANG PELAKSANAAN PROJECT
No. Nama/NIP/Pangkat Jabatan Peran
1. Sunu Satriyawan
NIP. 19761226 200701 1 001 Penata (III/c)
Kepala Sub Bagian
Keuangan Koordinator Bidang
Pelaksanaan Project 2. Anggeriko Aryasena
NIP.19940825 202012 1 010 Penata Muda (III/a)
Pranata Komputer Ahli
Pertama Anggota Bidang
Pelaksanaan Project 3. Emma Yuanita Efendi
NIP. 19890722 202012 2 002 Penata Muda (III/a)
Pranata Komputer Ahli
Pertama Anggota Bidang
Pelaksanaan Project
24 BIDANG PEMANTAUAN DAN EVALUASI PROJECT
No. Nama/NIP/Pangkat Jabatan Peran
1. Intanida Irmanovalyn
NIP. 19800110 200901 2 002 Penata Tingkat 1 (III/d)
Auditor Ahli Muda Koordinator Pemantauan dan Evaluasi Project 2. Yunita Dwi Iryani
NIP. 19910620 201903 2 010 Penata Muda (III/a)
Analis Monitoring Evaluasi dan Pelaporan
Anggota Pemantauan dan Evaluasi Project
3. Hilman Masya Firdaus
NIK 3208091905920004 Pelaksana Anggota Pemantauan dan Evaluasi Project
Dalam pelaksanaan aksi perubahan jangka pendek selama dua bulan ini project leader melakukan strategi guna meyakinkan stakeholder internal dan eksternal untuk mau mendukung serta memahami pentingnya aksi perubahan kepada kelompok sebagai berikut :
a. Promoters
• Melakukan koordinasi dan konsultasi kepada promoters dengan komunikasi yang baik;
• Melibatkan promoters dalam pengambilan keputusan dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi;
• Meminta dukungan baik secara moril (motivasi) maupun materil (anggaran).
b. Latents
• Menjaga koordinasi dan komunikasi kepada kelompok Latents dengan komunikasi yang baik;
• Menunjukkan upaya yang dilakukan akan memiliki dampak positif terhadap isu yang menjadi perhatiannya.
c. Defenders
• Melakukan koordinasi dan komunikasi kepada kelompok Defenders dengan komunikasi yang baik;
• Melakukan kolaborasi dan kerjasama dalam aksi perubahan;
d. Apathetics
• Melakukan sosialisasi aksi perubahan
• Permintaan dukungan terhadap aksi perubahan
25
PROMOTORS
1. Deputi 2. Sesdep 3. Inspektorat
4. Kementerian Keuangan 5. Kabag Umum dan
Keuangan 6. Para kasubag 7. Fungsional Muda
8. Para Staf di lingkup Bagian Perencanaan
9. Tim Efektif
APATHETICS
1. Kementerian Keuangan 2. Kemenpan
3. Pegawai di luar Deputi Bidang Kewirausahaan
DEFENDERS 1. Pembimbing
2. Para Pejabat struktural di Sekretariat Deputi LATENS
1. Sesmen 2. Deputi 3. Biro MKOS 4. Inspektorat 5. Para Asdep 6. Para kabid
Strategi yang berhasil dilakukan project leader dalam milestones tahap jangka pendek (2 bulan) ini adalah mempengaruhi dan menarik beberapa elemen kelompok Latens, Defenders dan Apathetics menjadi kelompok promotors. Perpindahan elemen stakeholder terlihat pada gambar sebagai berikut :
Gambar 6 Mapping Pergeseran Stakeholder
Adapun perubahan elemen kelompok stakeholder dapat dijabarkan sebagai berikut :
a. Deputi Bidang Kewirausahaan (Latens) mengapresiasi dan menyambut baik aksi perubahan yang disusun oleh project leader, hal ini dibuktikan dengan pernyataan dan testimoni (video) yang disampaikan langsung oleh Deputi Bidang Kewirausahaan sebagai bentuk dukungan dan kebermanfaatan aksi perubahan tersebut dalam mengelola kinerja organisasi, khususnya sebagai solusi dalam penyelesaian permasalahan penyerapan anggaran yang sering tidak tepat waktu. Hal ini sangat berdampak kepada kinerja pengelolaan anggaran.
b. Inpektorat (Latens) sebagai Tim APIP mendukung penuh akan aksi perubahan. Hal ini dibuktikan dengan dikeluarkannya Surat Keputusan Deputi Bidang Kewirausahaan Nomor 39 tahun 2022 tentang Penetapan Tim Penyusunan Pedoman/SOP Pelaksanaan Anggaran Dalam Rangka
26
Peningkatan Efektivitas Pelaksanaan Anggaran dan Kegiatan di Kedeputian Bidang Kewirausahaan, sehingga selalu terlibat aktif dalam kegiatan penyusunan dan memberi saran dan pertimbangan
c. Kepala Bagian Umum dan Keuangan serta Bendahara (defender) mendukung penuh akan aksi perubahan, dimana percepatan realisasi menjadi salah satu irisan indikator penilaian dalam sub bagian keuangan.
Hal ini dibuktikan dengan pernyataan dan testimoni dalam video.
d. Kementerian Keuangan cq Kanwil Perbendaharaan DKI Jakarta (Aphatetics) mendukung penuh karena realisasi keuangan yang sesuai penjadwalan menjadi salah satu kunci dalam pertumbuhan ekonomi dan membantu Kemenkeu dalam penyediaan anggaran. Hal ini dibuktikan dengan pernyataan dan testimoni dalam video.
4. Kriteria Keberhasilan
Keberhasilan aksi perubahan ini adalah tersedianya Pedoman/SOP Rencana Penarikan Dana yang siap untuk dimanfaatkan stakeholder khususnya unit teknis pelaksana program dan kegiatan sebagai solusi dalam menjawab serta meningkatkan Indek Kinerja Pelaksanaan Anggaran di Deputi Bidang Kewirausahaan
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan
1. Capaian Dalam Perbaikan Kinerja Organisasi
Bagian ini akan dijelaskan capaian tahapan jangka pendek dan kaitannya dengan perbaikan kinerja organisasi. Tahapan dalam jangka waktu pendek selama 2 (dua) bulan yaitu bulan Juni – 4 Agustus 2022. Selama jangka waktu tersebut akan dilakukan beberapa segmen kegiatan sebagaimana telah direncanakan, yaitu :
Tabel. 10 Target dan Capaian Tahapan Kegiatan/Milestone
No Tahapan Kegiatan Target Waktu Capaian
Waktu Target 1 Persiapan Pelaksanaan Aksi
Perubahan
a. Konsultasi kepada Mentor b. Membentuk tim efektif c. Sosialisasi aksi perubahan d. Rapat dengan tim teknis
31 Mei s/d 10
Juni 2022 4 Juni 2022
27 2 Pembuatan Pedoman/SOP
Pelaksanaan Anggaran
a. Pencarian Bahan Penyusunan b. Koordinasi dengan Bagian
Hukum terkait Kaidah c. Rapat penyusunan pedoman
dengan Tim Aksi perubahan d. Konsultansi Pedoman dengan
mentor dan Deputi
e. Finalisasi konsep pedoman
13 s/d 30 Juni 2022
13 s/d 30 Juni 2022
100%
3 Sosialisai dan Implementasi terbatas
a. Sosialisasi dan uji coba Pedoman
b. Perbaikan dan Penetapan Pedoman
c. Sosialiasai perbaikan pedoman d. Mengumpulkan testimoni
1 s/d 20 Juli
2022 1 s/d 13 Juli 2022
4 Sosialisasi kepada Stokeholder
Internal 21 Juli 2022 14 Juli 2022
5 Pembuatan prototipe dashboard
monev 21 Juli s.d 4
Agustus 2022
14 Juli s.d 4 Agustus 2022
Adapun capaian output dan evidence dari setiap tahapan kegiatan/
milestone adalah sebagai berikut:
a. Persiapan Pelaksanaan Aksi Perubahan
Proses aksi perubahan diawali dengan konsultasi kepada Mentor perihal pelaksanaan aksi perubahan sebagaimana mentor telah mengetahui sesuai rancangan aksi perubahan yang telah diseminarkan pada bulan Mei secara daring (online). Pada konsultansi tersebut Project Leader menyampaikan bahwa untuk menjamin keberlangsungan pelaksanaan dalam rangka penysunan pedoman dibutuhkan suatau legal standing untuk itu perlu dibentuk Tim Efektif. Setelah terbentuknya Tim Efektif dilakukan komunikasi/sosialisasi dengan Tim Teknis dalam rangka persamaan persepsi akan urgensitas penyusunan pedoman tersebut. Dengan adanya persamaan persepsi merupakan bagian mitigasi kendala sehingga memperlancar pelasaksanaan penyusunan pedoman dan prototipe dashboard monitoring dengan evidence sebagai berikut :
28
Gambar 7 Konsultasi dengan Mentor
Gambar 8 SK Tim Penyusun (Tim Efektif) b. Pembuatan Pedoman
Pada tahap ini, Project Leader dan Tim Efektif melakukan pencarian bahan referensi baik untuk penyusunan pedoman atau konsep prototipe dashboard. Adapun pencarian bahan dilakukan melalui mesin pencari daring perihal peraturan yang terkait khususnya dalam pengelolaan anggaran dan ketentuan tentang halaman III DIPA sebagai dasar penyusunan RPD. Setelah pencarian bahan referensi dilakukan koordinasi dengan bagian Hukum dan APIP dalam konteks penyusunan Pedoman
29
untuk mematuhi kaidah kaidah persuratan baik nota atau produk hukum yang mengikat internal. Setelah konsultansi, tim efektif mulai menyusun draft pedoman yang sudah dilengkapi draft SOP. Draft tersebut selanjutnya dikomunikasikan dengan Deputi Bidang Kewirausahaan untuk meminta masukan sebagai pembina dalam tim efektif. Hasil komunikasi dilanjutkan finalisasi pedoman. Bukti gambar sebagai berikut :
Gambar 9 Koordinasi dengan Ibu Deputi Perihal Pedoman c. Sosialisasi dan Implementasi terbatas
Pada tahap ini pedoman yang sudah disusun diuji coba atau disosialisasikan secara terbatas hanya melibatkan internal yaitu para asdep yang dipimpin oleh Ibu Deputi dan sekaligus sudah menampilkan konsep dashboard yang berbasis excel. Selanjutnya untuk mendapatkan insight dan juga dorongan dari pihak ekternal kita juga melakukan sosialisasi dengan Kementerian Keuangan baik dengan Direktorat Sistem Penganggaran serta Kantor Wilayah Perbendaharaan DKI Jakarta sekaligus untuk memberikan dukungan akan pentingnya RPD Hal III DIPA untuk dilaksanakan dan akan lebih bagus disertai dengan pedoman yang sekaligus dapat memonitoring. Selain itu pada tahap ini juga sudah melakukan report berdasarkan prototipe dashboard yang menggunakan system excel dengan memberikan laporan tiap hari ke Ibu Deputi untuk mengingatkan/reminder kepada para unit eselon 2 teknis. Komunikasi dilakukan secara whatsapp dengan evidence sebagai berikut:
30
Gambar 10 Sosialisasi terbatas dengan lingkup Keasdepan serta sekaligus penyampaian prototipe dashboard
Gambar 11 Sosialisasi dengan Kanwil Perbendaharaan
31
Gambar 12 Sosialisasi dengan Direktorat Sistem Penganggaran
d. Sosialisasi kepada Stakeholder internal
Tahap ini dilaksanakan dengan terbitnya Surat Edaran Deputi Bidang Kewirausahaan Nomor Tahun 2022 Perihal Pedoman Penyusunan Rencana Penarikan Dana (RPD) di Lingkungan Deputi Bidang Kewirausahaan, dengan bukti sebagai berikut:
Gambar 13 Surat Edaran Pedoman Perencanaan Penarikan Dana e. Pembuatan Prototipe Dashboard
Pada tahap ini Project Leader dan Tim Efektif khususnya dengan Tim pranata komputer telah menyelesaikan prototipe dashboard dimana seharusnya tahapan ini masuk dalam tahapan jangka menengah namun dalam rekomendasi pada waktu seminar RAP agar bisa diakomodir pada Tahapan jangka Pendek. Bukti sebagai berikut :
32
Gambar 14 Dashboard Monitoring 2. Manfaat Aksi Perubahan
a. Bagi Organisasi
Manfaat aksi perubahan ini bagi Institusi/Organisasi dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi di Deputi Bidang Kewirausahaan.
Manfaat dengan adanya aksi perubahan ini yaitu tercapaianya perbaikan reformasi birokrasi terkait pengelolaan dan pelaksanaan anggaran di Deputi Bidang Kewirausahaan khususnya pada area Penguatan Akuntabilitas Kinerja. Sebelum adanya aksi perubahan salah satu indikator yang menjadi sorotan adalah rendahnya IKPA Kedeputian Kewirausahaan. Dengan adanya Pedoman dan dashboard monitoring semakin memperkuat dan dapat meningkatkan indkes IKPA Kedeputian.
b. Bagi Stakeholders
Manfaat bagi stakeholder khususnya stakeholder internal di Kedeputian Kewirausahaan yaitu menajdi guidance dari tahap penyusunan perencanaan hingga pelaksanaan dapat terlaksana sesuai penjadwalan. Disamping itu dengan adanya pedoman ini semakin memperkaya pengetahuan jika kelak akan melakukan revisi ataupun updating dalam rencana penarikan sesuai SOP yang sudah diterbitkan C. Keberlanjutan Aksi Perubahan
Pada bagian ini akan dijelaskan Aksi perubahan ini diharapkan tidak hanya bermanfaat pada jangka pendek, namun juga bisa dirasakan manfaatnya hingga jangka Panjang. Upaya yang menjamin keberlanjutan Aksi Perubahan akan dilaksanakan sesuai jadwal sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya pada
