i
LAPORAN AKSI PERUBAHAN
PERCEPATAN LAYANAN PERALIHAN HAK MELALUI INOVASI PELITA ONLINE
PADA KANTOR PERTANAHAN KOTA BANJARMASIN
NAMA : Drs. FREDY MARFIN, M.Si.
NIP : 19710304 199403 1 001 NO. ABSEN : 12
JABATAN : KEPALA KANTOR
UNIT KERJA : KANTOR PERTANAHAN KOTA BANJARMASIN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/
BADAN PERTANAHAN NASIONAL TAHUN 2021
ii
LEMBAR PENGESAHAN JUDUL
Judul Rancangan Aksi Perubahan yang diangkat :
PERCEPATAN LAYANAN PERALIHAN HAK MELALUI INOVASI PELITA ONLINE PADA KANTOR PERTANAHAN KOTA BANJARMASIN.
Disahkan di Banjarmasin, tanggal April 2021
COACH MENTOR
Drs. DARAJAT MUHAMMAD JAELANI, M.Si.
NIP. 19610512 198903 1 003
ALEN SAPUTRA, S.H., M.Kn.
NIP. 19650922 199103 1 002
iii
LEMBAR PENGESAHAN SEMINAR
Rancangan Aksi Perubahan diajukan oleh
Nama Peserta : Drs. FREDY MARFIN, M.Si.
NIP : 19710304 199403 1 001 Jabatan : Kepala Kantor
Pelatihan : Pendidikan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan : I
Unit Kerja : Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin
Judul Rancangan Aksi Perubahan :
Percepatan Layanan Peralihan Hak Melalui Inovasi Pelita Online pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin.
Telah diseminarkan dihadapan penguji dan diterima sebagai bagian dari persyaratan Pelatihan Kepemimpinan Administrator, untuk selanjutnya diimplementasikan dalam aksi perubahan pada saat off class mulai tangal Aprill 2021.
COACH MENTOR
Drs. DARAJAT MUHAMMAD JAELANI, M.Si.
NIP. 19610512 198903 1 003
ALEN SAPUTRA, S.H., M.Kn.
NIP. 19650922 199103 1 002
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, berkat rahmat dan ijin-Nya, kami dapat menyelesaikan Laporan Aksi Perubahan dengan baik dan tepat waktu. Rancangan Aksi Perubahan ini disusun berdasarkan hasil akhir Pelatihan Kepemimpian Administrator (PKA) Angkatan I di Pusat Pengembangan Sumberdaya Manusia Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional, yang dilakukan secara daring, serta dari hasil analisa isu-isu strategis dalam tugas dan fungsi jabatan administrator di Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin, Provinsi Kalimantan Selatan.
Pada kesempatan ini kami ingin menyampaikan rasa hormat, terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Deni Santo,ST, MSc Selaku Kepala Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional
2. Bapak Drs. Darajat Muhammad Jaelani, M.Si. selaku Coach yang telah membimbing dan mengarahkan dalam penyusunan proposal ini.
3. Bapak Alen Saputra, S.H., M.Kn. selaku Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Kalimantan Selatan sekaligus sebagai mentor.
4. Bapak/Ibu Widyaiswara Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan selama kegiatan Pelatihan berlangsung.
5. Seluruh rekan-rekan peserta Pelatihan Kepemimpinan Administator Angkatan I tahun 2021 yang telah bekerja sama dan saling berbagi pengalaman.
v Kami menyadari, bahwa laporan ini masih jauh dari kata sempurna sehingga kami sangat mengharapkan masukan dan saran yang membangun dari semua pembaca guna menjadi acuan agar kami bisa menjadi lebih baik lagi di masa mendatang. Semoga laporan ini bisa menambah wawasan dan bermanfaat.
Banjarmasin, Juni 2021
Drs. FREDY MARFIN, M.Si NIP. 19710304 199403 1 001
vi
DAFTAR ISI
Hal
LEMBAR PENGESAHAN JUDUL ………. ii
LEMBAR PENGESAHAN SEMINAR ………. iii
KATA PENGANTAR ………..…. iv
DAFTAR ISI ……….. vi
DAFTAR TABEL ……….. viii
DAFTAR GAMBAR ………. ix
DAFTAR BAGAN ………. x
BAB I PENDAHULUAN ………. 1
A Latar Belakang ……… 1
B Tujuan Aksi Perubahan ………. 2
C Manfaat Aksi Perubahan ………..………. 3
BAB II PROFIL KINERJA ORGANISASI ……… 4
A Tugas dan Fungsi Organisasi ……….. 4
1. Tugas dan Fungsi Instansi ………... 4
2. Tugas dan Fungsi Unit Kerja ………... 6
3. Area Bermasalah ………... 8
B Sumber Daya Instansi ……… 9
BAB III ANALISIS MASALAH ……… 11
A Identifikasi Masalah Pada Area Tugas dan Fungsi yang Bermasalah ………. 11
B Penetapan Masalah Utama ………….………. 12
C Analisis Kelayakan Inovasi ……… 14
BAB IV STRATEGI MENGATASI MASALAH ………..… 15
A Terobosan Inovasi ……….. 15
B Hasil Inovasi ……..……….. 18
C Pemanfaat Sumber daya ……….. 19
D Manajemen Resiko ………. 25
BAB V LAPORAN AKSI PERUBAHAN …….………..… 27
A Deskripsi Proses Kepemimpinan ………. 27 1. Membangun Integritas dan Akuntabiltas Kinerja 27
vii Organisasi ………...
2. Pengelolaan Budaya Kerja ....……….. 28
3. Membangun Jejaring Kerja dan Organisasi ………….. 29
B Hasil Kepemimpinan ……….. 37
1. Capaian Dalam Perbaikan Kinerja Organisasi ………. 37
2. Capaian Dalam Perbaikan Sistem Pelayanan ………. 38
3. Manfaat Aksi Perubahan ………..…………... 39
C Keberlanjutan Aksi Perubahan …………..……….. 40
1. Legalitas Penerapan Inovasi ………... 40
2. Keberlanjutan Kegiatan Inovasi Dengan Menetapkan Target Jangka Menengah Dan Jangka Panjang ………..……..………... 40
BAB VI PENUTUP ………...… 41
A Kesimpulan ……….. 41
B Rekomendasi ……….. 41
DAFTAR PUSTAKA ………... 42
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Pendaftaran Layanan bulan Januari sd Maret 2021 1
Tabel 2. Perbatasan Kota Banjarmasin 6
Tabel 3. Jumlah Pegawai berdasarkan Jenis Kelamin 9 Tabel 4. Jumlah Pegawai berdasarkan Jenjang Pendidikan 10 Tabel 5. Kriteria Masalah berdasarkan USG 11 Tabel 6. Prosedur Pelaksanaan Pelita Online 17
Tabel 7. Hasil Inovasi Pelita Online 18
Tabel 8. Pemetaan Sumberdaya 19
Tabel 9. Manajemen Risiko 25
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Peta Wilayah Kota Banjarmasin 7
Gambar 2. SDM Berdasarkan Jenis Kelamin 9
Gambar 3. SDM Berdasarkan Jenjang Pendidikan 10
Gambar 4. Konsep dan Gagasan 18
Gambar 5. Tim Aksi Perubahan 20
Gambar 6. Tampilan Aplikasi Loket Online 22
Gambar 7. Peran dan Hubungan Stakeholder 24
Gambar 8. Himbauan Penerapan Integritas 27
Gambar 9. Pengarahan oleh Project Leader 28
Gambar 10. Konsultasi dengan Mentor 29
Gambar 11. Rapat Pembentukan Tim 30
Gambar 12. Rapat dengan Tim 31
Gambar 13. Daftar dan Memilih Jenis Layanan pada Aplikasi
Loket PPAT Online 32
Gambar 14. Melakukan Entri Dokumen Permohonan 33
Gambar 15. Mencetak STTD 33
Gambar 16. Menginput tanggal Perjanjian 34
Gambar 17. Verifikasi dan Validasi oleh Petugas 34
Gambar 18. Sosialisasi Aksi Perubahan 36
x
DAFTAR BAGAN
Bagan 1. Diagram Fishbone 13
Bagan 2. Analisa Stakeholder 23
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Tuntutan masyarakat akan terbentuknya pemerintahan yang bersih, akuntabel dan transparan, mendorong pemerintah untuk segera melakukan perubahan terhadap penyusunannya demi mewujudkan tata pemerintahan yang baik (good governance). Pelayanan publik yang ada di Indonesia meliputi beberapa bidang salah satunya pertanahan. Sebagai instansi pemerintah yang bertanggung jawab dalam rangka layanan pertanahan, Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin memiliki peranan penting dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat secara optimal.
Intensitas permohonan pelayanan di Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin rata-rata per bulan mencapai ± 2.000 permohonan, yang di dominasi permohonan dari mitra kerja. Adapun datanya adalah sebagai berikut:
Tabel 1. Pendaftaran Layanan bulan Januari sd Maret 2021
No. Jenis Permohonan Jumlah Berkas
1. Pemecahan Bidang 22
2. Pemisahan Bidang 21
3. Pendaftaran SK Hak 80
4. Pengukuran Dan Pemetaan Kadastral 209
5. Peralihan Hak 962
6. Hak Tanggungan 439
7. Roya 421
Berdasarkan data tersebut Layanan Peralihan Hak merupakan salah satu layanan yang paling banyak didaftarkan. Peralihan hak atas tanah adalah perbuatan hukum pemindahan hak atas tanah yang
2 dilakukan dengan sengaja supaya hak tersebut terlepas dari pemegangnya semula dan menjadi hak pihak lain.
Namun berdasarkan data pengaduan yang diterima oleh Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin terkait Layanan Peralihan Hak, terdapat berupa saran dan kritik yang dapat disimpulkan bahwa pengguna layanan masih belum puas dengan jangka waktu penyelesaian Layanan Peralihan Hak yang berdasarkan Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan jangka waktu penyelesaian adalah selama 5 (lima) hari kerja.
Mereka menginginkan percepatan penyelesaian layanan dengan memangkas jangka waktu pelayanan. Sehingga untuk menindaklanjuti harapan pengguna layanan tersebut Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin membuat suatu inovasi yaitu Pelita Online, yang merupakan singkatan dari Pelayanan Peralihan Hak Tiga Hari secara Online.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan serta dalam rangka pelaksanaan rencana strategis Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional untuk Terwujudnya Tata Kelola Kelembagaan yang Komprehensif dan Berstandar Kepemerintahan yang Baik, oleh karena itu bermaksud untuk membuat rancangan aksi perubahan yaitu Percepatan Layanan Peralihan Hak Melalui Inovasi Pelita Online Pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin.
B. Tujuan Aksi Perubahan
Tujuan dari aksi perubahan adalah untuk mempercepat proses penyelesaian kegiatan Layanan Peralihan Hak pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin, yang semula berdasarkan Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan jangka waktu penyelesaian adalah selama 5 (lima) hari kerja, menjadi 3 (tiga) hari kerja.
3 C. Manfaat Aksi Perubahan
1) Manfaat bagi Lembaga
a) Mengoptimalkan kinerja layanan publik pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin;
b) Meminimalisir terjadinya tunggakan Layanan Pertanahan.
2) Manfaat bagi Pengguna Layanan
a) Mempercepat proses penyelesaian permohonan Layanan Peralihan Hak;
b) Mencegah praktek gratifikasi karena semua permohonan didaftarkan secara online, dan dapat dipantau setiap saat.
4
BAB II
PROFIL KINERJA ORGANISASI
A. Tugas dan Fungsi Organisasi
1. Tugas dan Fungsi Instansi
Sesuai Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 47 Tahun 2020 tentang Kementerian Agraria dan Tata Ruang, Kementerian Agraria dan Tata Ruang mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang agraria/pertanahan dan tata ruang untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara. Dalam melaksanakan tugasnya, Kementerian Agraria dan Tata Ruang menyelenggarakan fungsi:
a. perumusan, penetapan, dan pelaksanaan kebijakan di bidang tata ruang, infrastruktur keagrariaan/pertanahan, hubungan hukum keagrariaan/pertanahan, penataan agraria/pertanahan, pengadaan tanah, pengendalian pemanfaatan ruang dan penguasaan tanah, serta penanganan masalah agraria/pertanahan, pemanfaatan ruang, dan tanah;
b. koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang;
c. pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung jawab Kementerian Agraria dan Tata Ruang;
d. pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang;
e. pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi atas pelaksanaan urusan Kementerian Agraria dan Tata Ruang di daerah; dan
5 f. pelaksanaan dukungan yang bersifat substantif kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang.
Sedangkan sesuai Sesuai Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2020 tentang Badan Pertanahan Nasional, Badan Pertanahan Nasional mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pertanahan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dalam melaksanakan tugasnya, Badan Pertanahan Nasional menyelenggarakan fungsi:
a. penyusunan dan penetapan kebijakan di bidang pertanahan;
b. perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang survei, pengukuran, dan pemetaan;
c. perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang penetapan hak tanah, pendaftaran tanah, dan pemberdayaan masyarakat;
d. perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengaturan, penataan dan pengendalian kebijakan pertanahan;
e. perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengadaan tanah;
f. perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengendalian dan penanganan sengketa dan perkara pertanahan;
g. pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Badan Pertanahan Nasional;
h. pelaksanaan koordinasi tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi di lingkungan Badan Pertanahan Nasional;
6 i. pelaksanaan pengelolaan data informasi lahan pertanian
pangan berkelanjutan dan informasi di bidang pertanahan;
j. pelaksanaan penelitian dan pengembangan di bidang pertanahan; dan
k. pelaksanaan pengembangan sumber daya manusia di bidang pertanahan.
Untuk menyelenggarakan tugas dan fungsi Badan Pertanahan Nasional di daerah, dibentuk Kantor Wilayah BPN di provinsi dan Kantor Pertanahan di kabupaten/kota.
2. Tugas dan Fungsi Unit Kerja
Kota Banjarmasin adalah salah satu kota sekaligus Ibukota dari Provinsi Kalimantan Selatan yang terletak pada 3°15' sampai 3°22' Lintang Selatan dan 114°32' Bujur Timur, ketinggian tanah asli berada pada 0,16 m di bawah permukaan laut dan hampir seluruh wilayah digenangi air pada saat pasang. Kota Banjarmasin berlokasi daerah kuala sungai Martapura yang bermuara pada sisi timur Sungai Barito. Perbatasan-batasan wilayah Kota Banjarmasin adalah sebagai berikut:
Tabel 2. Perbatasan Kota Banjarmasin Utara Kabupaten Barito Kuala Timur Kabupaten Banjar Selatan Kabupaten Banjar Barat Kabupaten Barito Kuala
7 Gambar 1. Peta Wilayah Kota Banjarmasin
Menurut data statistik tahun 2019 dari seluruh luas wilayah Kota Banjarmasin yang kurang lebih 98,46 𝑘𝑚2 yang terdiri dari Banjarmasin Selatan dengan luas 38,27 𝑘𝑚2 , Banjarmasin Timur 23,86 𝑘𝑚2 , Banjarmasin Barat dengan luas 13,13 𝑘𝑚2 , Banjarmasin Tengah dengan luas 6,66 𝑘𝑚2 dan Banjarmasin Utara dengan luas 16,54 𝑘𝑚2. Secara administratif, Kota Banjarmasin memiliki 5 (lima) kecamatan dan 52 (lima puluh dua) kelurahan.
Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Badan Pertanahan Nasional di Kabupaten/Kota yang bersangkutan. Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:
a. Penyusunan rencana, program, anggaran dan pelaporan;
b. Pelaksanaan survei, pengukuran dan pemetaan;
c. Pelaksanaan penetapan hak tanah, pendaftaran tanah dan pemberdayaan masyarakat;
d. Pelaksanaan penataan pertanahan;
e. Pelaksanaan pengadaan tanah;
8 f. Pelaksanaan pengendalian pertanahan dan penanganan
sengketa dan perkara pertanahan; dan
g. Pelaksanaan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten/Kota.
Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin didirikan untuk menyelenggarkan sebagian tugas dan fungsi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional di Kota Banjarmasin Provinsi Kalimantan Selatan. Organisasi dan Tata Kerja diatur dengan Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 17 Tahun 2020. Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin yang berkedudukan di Jalan Pramuka/Tirta Dharma Komplek PDAM Kelurahan Pemurus Dalam Kecamatan Banjarmasin Timur Kota Banjarmasin, mempunyai tujuan untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat sehingga dapat mencapai tujuan pembangunan nasional pemerintah di bidang pertanahan.
3. Area Bermasalah
Beberapa area bermasalah Layanan Peralihan Hak pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin yang mengakibatkan jangka waktu penyelesaian melebihi batas yang telah ditetapkan diantaranya adalah kurang cermatnya petugas loket dalam verifikasi berkas permohonan, kurang optimal tata kelola buku tanah sehingga terkadang masih tidak dapat ditemukan, arsip pertanahan yang belum didigitalisasi dan validasi, gangguan aplikasi Komputerisasi Kegiatan Pertanahan (KKP), serta jaringan internet yang kurang stabil.
9 B. Sumber Daya Instansi
Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin dalam melaksanakan tugas dan fungsinya didukung oleh sejumlah sumber daya manusia. Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin memiliki sumber daya manusia sebanyak 84 orang yang terdiri dari 31 orang Pegawai Negeri Sipil (PNS), 42 orang Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri (PPNPN), dan 11 orang Asisten Surveyor Kadastral (ASK).
Gambar 2. SDM Berdasarkan Jenis Kelamin
Tabel 3. Jumlah Pegawai berdasarkan Jenis Kelamin No. Jabatan
Jenis Kelamin
Jumlah Laki-laki Perempuan
1 PNS 17 14 31
2 PPNPN 25 17 42
3 ASK 10 1 11
Total 52 32 84
Laki-laki 61,90%
Perempuan 38,10%
Perbandingan Jenis Kelamin
10 Tabel 4. Jumlah Pegawai berdasarkan Jenjang Pendidikan
No
. Jabatan
Jabatan
Jumlah PNS PPNPN ASK
1 S-2 4 1 1 6
2 S-1 14 14 3 31
3 D-IV 3 - - 3
4 D-III 1 7 1 9
5 D-I 4 - 1 5
6 SMA 5 20 5 30
Total 31 42 11 84
Gambar 3. SDM Berdasarkan Jenjang Pendidikan
Jenjang Pedidikan SDM
S-2 S-1 D-IV D-III D-I SMA
11
BAB III
ANALISIS MASALAH
A. Identifikasi Masalah Pada Area Tugas dan Fungsi yang Bermasalah Permasalahan yang ada pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin akan dianalisis menggunakan metode Analisis Urgency, Seriousness, Growth (USG). Metode USG adalah salah satu metode skoring untuk menyusun urutan prioritas isu yang harus diselesaikan.
Pada tahap ini masing-masing masalah dinilai tingkat risiko dan dampaknya dengan jumlah skor tertentu sehingga dapat menentukan prioritas masalah yang harus segera diselesaikan. Langkah skoring dengan menggunakan metode USG dilakukan dengan membuat daftar akar masalah, membuat tabel matriks prioritas masalah dengan bobot skoring 1-5 dan nilai yang tertinggi sebagai prioritas masalah (Kotler dkk, 2001) yakni sebagaimana permasalah sebagai berikut:
1) Percepatan layanan peralihan hak yang berpedoman kepada Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2010 untuk dipangkas jangka waktunya menjadi 3 (tiga) hari
2) Belum seluruhnya data pertanahan terdigitalisasi dan validasi
3) Kurangnya kemampuan mitra kerja dalam mendaftarkan berkas peralihan hak secara online
4) Melakukan pelatihan kepada pihak internal (petugas loket) dan pihak mitra kerja (PPAT/karyawannya)
Tabel 5. Kriteria Masalah berdasarkan USG No. Isu Strategis/Masalah Nilai
Total Ranking
U S G
1.
Percepatan layanan peralihan hak yang berpedoman kepada
5 5 5 15 1
12 Peraturan Kepala Badan
Pertanahan Nasional
Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2010 untuk
dipangkas jangka waktunya menjadi 3 (tiga) hari
2.
Belum seluruhnya data pertanahan terdigitalisasi dan validasi
4 5 4 13 2
3.
Kurangnya kemampuan mitra kerja dalam
mendaftarkan berkas
peralihan hak secara online
3 4 5 12 3
4.
Melakukan pelatihan kepada pihak internal (petugas loket) dan pihak mitra kerja (PPAT/karyawannya)
3 4 3 10 4
Keterangan:
Skala Likert 5 = Sangat 4 = Lebih cukup 3 = Cukup 2 = Kurang 1 = Kurang sekali
Urgency Seriousness Growth
=
=
=
mendesak/gawat waktu
menyangkut dampak/
keadaan menjadi lebih buruk
B. Penetapan Masalah Utama
Berdasar hasil pengamatan baik itu melalui wawancara langsung kepada pengguna layanan, hasil pengaduan, dan saran kritik pada aplikasi IKM maka disimpulkan ada beberapa hal yang menyebabkan
13 lambatnya penyelesaian layanan Peralihan Hak pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin.
Bagan 1. Diagram Fishbone
Pertama faktor manusia, masih terdapat petugas loket yang tidak cermat dan teliti dalam melakukan verifikasi permohonan, sehingga berkas yang masih belum lengkap maupun masih terdapat yang perlu perbaikan lolos untuk didaftarkan, serta petugas pelaksana yang apabila terdapat permohonan yang bukan pada umumnya belum memahami akan ketentuan perundangan yang berlaku.
Kedua, faktor metode, para pengguna layanan masih menganggap bahwa jangka waktu pelayanan sesuai Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan, yaitu selama 5 hari kerja masih terbilang lama, mereka menginginkan untuk lebih cepat lagi. Serta dalam pelaksanaan penyelesaian pelayanan, beberapa kasus terdapat buku tanah yang belum ditemukan, sehingga menghambat proses selanjutnya.
Faktor mesin, salah satu hal yang paling intens menghambat dalam penyelesaian layanan adalah terdapat gangguan pada aplikasi
Komputerisasi Kegiatan Pertanahan (KKP) maupun pada aplikasi Loket Money
PPh dan BPHTB Belum validasi
Biaya Layanan tinggi
Machine
Jaringan internet kurang stabil Gangguan Aplikasi KKP
Measure
Tidak ada tunggakan layanan
Percepatan layanan peralihan hak yang berpedoman kepada Peraturan Kepala Badan
Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2010 untuk dipangkas jangka waktunya menjadi 3
(tiga) hari
Method
Buku Tanah yang tidak ditemukan Jangka waktu Penyelesaian
Man
Petugas Loket tidak cermat verifikasi
permohonan
Petugas pelaksana belum memahami
Material
Tidak ada peraturan peralihan 3 hari
14 Online. Yang terakhir dalam identifikasi masalah melalui diagram
Fishbone yaitu faktor uang, beberapa kasus keterlambatan penyelesaian layanan diakibatkan masih terdapat biaya BPHTB dan PPh yang belum di validasi oleh instansi terkait.
C. Analisis Kelayakan Inovasi
Inovasi pada intinya adalah aktivitas konseptualisasi, serta ide menyelesaikan masalah dengan membawa nilai ekonomis bagi organiasasi dan nilai sosial bagi masyarakat. Jadi inovasi berangkat dari suatu yang sudah ada sebelumnya, kemudian diberi nilai tambah. Inovasi bermula dari hal yang tampak sederhana dengan membuka mata dan telinga mendengarkan aspirasi atau keluhan konsumen, karyawan, lingkungan dan masyarakat. Subyek penerapan inovasi sendiri bisa individu, kelompok atau perusahaan (Myers dan Marquis, 2003).
Dalam penelitian Damapour 1991 mengklasifikasikan inovasi menjadi beberapa tipe, antara lain : administrative innovation, technical innovation, product/service innovation, process innovation, radical innovation, incremental innovation.
Pelita Online merupakan inovasi yang mempunya tipe Administrative innovation. Administrative innovation adalah berhubungan dengan struktur organisasi dan proses administrasi yang secara tidak langsung berhubungan dengan aktivitas dasar pekerjaan dari sebuah organisasi dan berhubungan secara langsung dengan manajemen organisasi.
15
BAB IV
STRATEGI MENGATASI MASALAH
A. Terobosan / Inovasi
Pelayanan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional dengan semangat #AyoSenangMemudahkan dituntut untuk semakin cepat dan semakin dekat kepada masyarakat.
Oleh karena itu Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional meluncurkan aplikasi untuk PPAT yang dapat mensinergikan kegiatan pendaftaran di PPAT dengan Loket Pelayanan Pendaftaran di Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin yang disebut aplikasi PPAT Online. PPAT yang dapat mengakses aplikasi PPAT Online adalah PPAT yang telah terdaftar dan melalui verifikasi serta validasi oleh Kantor Pertanahan sesuai wilayah kerja. Proses registrasi PPAT melalui Portal Mitra Kerja. Loket PPAT terhubung dengan aplikasi Portal Mitra Kerja di browser dengan alamat https://mitra.atrbpn.go.id/datappat.
Layanan pertanahan di Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin dalam rangka mempercepat proses entry data guna mendorong kemudahan bagi Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT), tanpa terkecuali masyarakat yang juga merasakan dampak positifnya adalah dengan memberikan inovasi pelayanan berupa PELITA Online.
PELITA Online merupakan Pelayanan Peralihan Hak Tiga Hari bagi proses pelayanan peralihan yang didaftarkan secara online melalui loket PPAT online, dimana hal ini merupakan langkah untuk efisiensi waktu.
Adapun prosedur pelaksanaan pelayanan pendaftaran Pelita Online pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin adalah sebagai berikut :
1. Memilih Jenis Layanan
16 PPAT dapat memilih jenis layanan peralihan yang ingin didaftarkan pada Loket PPAT Online (jual beli, pewarisan, hibah, pembagian hak bersama dan lain-lain)
2. Melengkapi Dokumen
PPAT melakukan proses entri dokumen kelengkapan (data pemohon, data pemberi kuasa, sertipikat hak atas tanah, Akta dari PPAT, Fotocopy PBB, Fotocopy BPHTB, Fotocopy SSP/PPH, NPWP, dan kelengkapan berkas lainnya).
3. Cetak STTD dan Proses Berkas
PPAT mencetak Surat Tanda Terima Dokumen yang akan diserahkan kepada pemberi kuasa
4. Input dan Cetak Perjanjian Datang ke BPN
PPAT menginput tanggal perjanjian datang ke BPN, setelah berkas perjanjian dibuat maka lakukan pencetakan Berkas Perjanjian.
5. Validasi Berkas
Dokumen/berkas permohonan yang sudah diinput olet PPAT diserahkan pada petugas loket di Kantor Pertanahan sesuai dengan tanggal perjanjian akan di cek oleh petugas kelengkapannya dan apabila semua berkas sudah sesuai maka berkas akan di validasi oleh petugas.
6. Cetak Surat Perintah Setor (SPS)
Berkas permohonan yang sudah divalidasi dapat dilakukan pencetakan Surat Perintah Setor (SPS)
7. Pembayaran
Surat Perintah Setor (SPS) yang dikeluarkan oleh petugas loket dapat dilakukan pembayaran pada loket pembayaran untuk mendapatkan kwitansi pendaftaran.
8. Proses Back Office
Berkas permohonan yang sudah dilaksanakan pembayaran diproses oleh bagian Back Office. Jangka waktu penyelesaian
17 pelayanan peralihan online adalah selama 3 (tiga) hari kerja terhitung sejak penerimaan berkas lengkap dan telah lunas pembayaran biaya PNBP yang ditetapkan.
Tabel 6. Prosedur Pelaksanaan Pelita Online
Hari ke 1 − Berkas permohonan diserahkan Petugas Pembayaran ke Analis Pertanahan Pertama
− Pelaksana pemeliharaan data hak tanah dan pembinaan PPAT menyerahkan berkas permohonan pada petugas buku tanah untuk mencari buku tanah.
− Setelah buku tanah dilengkapi, oleh pelaksana dilakukan klik Daftar Isian (DI) dan mencatatkan peralihan hak pada Sertipikat Hak Atas Tanah dan Buku Tanah.
Hari ke 2 − Berkas permohonan diperiksa dan diparaf oleh Analis Pertanahan Pertama
− Berkas permohonan diperiksa dan diparaf oleh Kepala Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran Hari ke 3 − Berkas permohonan diperiksa dan ditanda
tangani oleh Kepala Kantor Pertanahan
− Berkas permohonan diserahkan ke Loket Penyerahan.
Terobosan/inovasi Percepatan Peralihan Hak pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin dapat kami gambarkan sesuai konsep dan gagasan sebagai berikut:
18 Gambar 4. Konsep dan Gagasan
B. Hasil Inovasi
Berdasarkan kondisi sebelum adanya aksi perubahan yang dirasakan oleh pengguna layanan masih merasa belum puas dengan jangka waktu penyelesaian Layanan Peralihan Hak yang berdasarkan Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan yang mana jangka waktu penyelesaian adalah selama 5 (lima) hari kerja. Mereka menginginkan percepatan penyelesaian layanan dengan memangkas jangka waktu pelayanan. Oleh karena itu Project Leader membuat suatu inovasi yaitu Pelita Online, yang merupakan singkatan dari Pelayanan Peralihan Hak Tiga Hari secara Online.
Adapun hasil inovasi yang didapatkan berdasarkan analisa data maupun wawancara dengan pengguna layanan adalah mereka sangat
KONDISI AWAL GAP/KESENJANGAN KONDISI YANG DIINGINKAN
Layanan Peralihan Hak penyelesaian melebihi jangka waktu
pelayanan
GAGASAN
Perlu upaya percepatan penyelesaian
pelayanan
Peralihan Hak melebih jangka waktu
penyelesaian karena :
✓ Petugas Loket yang kurang cermat verifikasi
✓ Buku tanah tidak ditemukan
✓ Belum seluruhnya data pertanahan terdigitalisasi
INOVASI
Percepatan Layanan Peralihan Hak
Layanan Peralihan Hak selesai 3 Hari
Kerja
DAMPAK INOVASI
1. Tidak ada Layanan Peralihan Hak konvensional untuk mitra kerja 2. Pencegahan
gratifikasi layanan 3. Kantor modern
menggunakan TI
19 mengapresiasi adanya inovasi Pelita Online dan mereka mendapatkan langsung manfaat atas inovasi tersebut, yaitu dengan lebih cepatnya penyelesaian permohonan layanan peralihan hak mereka. Berdasarkan data pada aplikasi Komputerisasi Kegiatan Pertanahan (KKP) sebagai berikut :
Tabel 7. Hasil Inovasi Pelita Online Jenis
Layanan
Jumlah Permohonan
Selesai sesuai SOP
Selesai 3 Hari Kerja
Presentase Capaian
Pelita Online Layanan
Peralihan 378 378 366 97%
C. Pemanfaatan Sumber Daya 1. Tim Efektif
Pelaksanaan inovasi dalam aksi perubahan membutuhkan beberapa sumberdaya yaitu berupa sumberdaya manusia, sumberdaya anggaran dan sumber daya sarana dan prasarana.
Berikut disajikan identifikasi kebutuhan sumberdaya dalam rancangan aksi perubahan.
Tabel 8. Pemetaan Sumberdaya
Gagasan/ide Perubahan
(inovasi)
Identifikasi Kebutuhan Sumberdaya
Ketersediaan SDM (Tim efektif)
Ketersediaan Anggaran
Ketersediaan Sarana dan
Prasarana Percepatan
Layanan Peralihan Hak Melalui Inovasi Pelita Online
1. Project Leader - Kepala Kantor
Pertanahan Kota Banjarmasin 2. Tim Efektif
- Kepala Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran
Biaya yang di timbulkan dalam kegiatan ini, dibebankan pada DIPA Kantor Pertanahan Kota
Banjarmasin
1.Perangkat Komputer 2.Jaringan
internet 3.Aplikasi
Loket Online
20 - Kepala Seksi
Survei dan Pemetaan - Kepala
Subaggian Tata Usaha
- Analis Pertanahan - Petugas Loket
Layanan
tahun 2021.
Sedangkan pembentukan tim efektif perlu dilakukan dalam rangka untuk membangun kerjasama antar individu didalam tim kerja agar pelaksanaan inovasi rancangan aksi perubahan dapat terwujud secara efektif dan efisien.
Gambar 5. Tim Aksi Perubahan
Tim Aksi Perubahan di atas dibentuk untuk membangun koalisi dengan seluruh stakeholder yang terkait.
MENTOR
PROJECT LEADER Alen Saputra, S.H., M.Kn Kepala Kantor Wilayah BPN Provinsi Kalimantan Selatan
Drs. FREDY MARFIN, M.Si.
Kepala Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin
COACH NARASUMBER
Awaludin, S.H., M.H.
PROJECT TEAM
• Kepala Bidang Survei dan Pemetaan
• Kepala Bidang Penetapan Hak dan Pendaftaran
• Kepala Seksi Survei dan Pemetaan
• Kepala Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran
• Jabatan Fungsional Analis Pertanahan
Drs. Darajat M. Jaelani, M.Si Widyaiswara
21 Deskripsi masing-masing anggota tim dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Mentor
Bertugas mengarahkan, membimbing dan menyetujui serta mendukung aksi perubahan.
b. Coach
Bertugas memberikan bimbingan, arahan, masukan serta konseling kepada Project Leader selasa aksi perubahan berlangsung.
c. Project Leader
Bertanggungjawab terhadap seluruh tahapan proses aksi perubahan dan kesuksesan aksi perubahan.
d. Kepala Bidang Survei dan Pemetaan
Bertugas membantu Project Leader mengkoordinasikan, membangun komitmen, dan pendampingan pelaksanaan kegiatan.
e. Kepala Bidang Penetapan Hak dan Pendaftaran
Bertugas membantu Project Leader mengkoordinasikan, membangun komitmen, dan pendampingan pelaksanaan kegiatan.
f. Kepala Seksi Survei dan Pemetaan Bertugas sebagai pelaksana kegiatan
g. Kepala Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran Bertugas sebagai pelaksana kegiatan
22 2. Teknologi Informasi
Secara umum seluruh proses pelaksanaan Pelita Online menggunakan sistem teknologi informasi. Diawali proses registrasi PPAT melalui Portal Mitra Kerja. Kemudian PPAT dapat mendaftarkan permohonannya melalui Loket PPAT yang terhubung dengan aplikasi Portal Mitra Kerja di browser dengan alamat https://mitra.atrbpn.go.id/datappat. PPAT dapat memilih jenis layanan peralihan yang ingin didaftarkan pada Loket PPAT Online (jual beli, pewarisan, hibah, pembagian hak bersama dan lain-lain).
Gambar 6. Tampilan Aplikasi Loket Online
3. Jejaring Kerja/Stakeholder 3.1. Stakeholder Internal
1) Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Kalimantan Selatan
2) Kepala Bidang Penetapan Hak dan Pendaftaran 3) Kepala Bidang Survei dan Pemetaan
4) Kepala Seksi Survei dan Pemetaan
5) Kepala Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran 6) Kepala Subbagian Tata Usaha
7) Analis Penata Pertanahan
23 8) Petugas Loket Layanan
3.2. Stakeholder Eksternal
1) Walikota Banjarmasin
2) Kepala Badan Keuangan Daerah 3) PPAT
4) LSM 5) Wartawan
Dari semua stakeholder tersebut, project leader membagi empat kelompok yang didasarkan pada besarnya interest (kepentingan) dan influence (pengaruh) seperti tergambar pada bagan analisa stakeholder di bawah ini :
Bagan 2. Analisa Stakeholder
Stakeholder Promoters adalah merupakan pihak yang sangat berperan besar dalam keberhasilan aksi perubahan, terutama motivasi Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan Provinsi Kalimantan Selatan yang telah membimbing dan mendukung penyusunan rancangan aksi perubahan, para
Latens : Walikota
Kepala Bakeuda PPAT
Promoters :
Kakanwil Kabid PHP
Kabid Survei dan Pemetaan Kasi PHP
Kasi Survei dan Pemetaan Kasubag TU
Analis dan Petugas Loket
Aphathetic : LSM
Wartawan
Defenders : Masyarakat
24 PROJECT
LEADER
Kepala Kanwil BPN Prov. Kalsel
Kepala Bidang Survei dan Pemetaan
Kepala Bidang Penetapan Hak dan
Pendaftaaran
Jabfung Analis Pertanahan
Kepala Seksi Penetapan Hak dan
Pendaftaran Kepala Seksi Survei
dan Pemetaan Kepala Subbagian
Tata Usaha
Jalur Koordinasi Jalur Pelaporan
pelaksana di Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran dan Kepala Subbagian Tata Usaha, PPAT dan pengguna layanan lainnya.
Stakeholder Laten adalah Walikota Banjarmasin dan Kepala Badan Keuangan Daerah yang mempunyai pengaruh yang besar dapat mendorong keberhasilan perubahan dalam hal peningkatan pelayanan.
Stakeholder Defenders adalah masyarakat yang mempunyai ketertarikan tinggi namun pengaruhnya kurang cukup mempengaruhi keberhasilan aksi perubahan. Sedangkan Stakeholder Apathetics adalah wartawan dan LSM pihak yang tidak ada ketertarikan dan pengaruh yang rendah.
Peran dan hubungan antar stakeholder internal yang terlibat dalam penyelenggaraan aksi perubahan ini dapat diilustrasikan seperti terurai pada Gambar sebagai berikut :
Gambar 7. Peran dan Hubungan Stakeholder
25 D. Manajemen Risiko
Manajemen risiko adalah segala proses kegiatan yang dilakukan semata untuk meminimalkan bahkan mencegah terjadinya risiko perusahaan. Di dalamnya ada kegiatan identifikasi, perencanaan, strategi, tindakan, pengawasan dan evaluasi terhadap hal-hal negatif yang kemungkinan akan menimpa usaha.
Manajemen risiko pada Rancangan Aksi Perubahan ini dilakukan pada tahapan utama atau jangka pendek yang akan dilaksanakan pada saat implementasi off class yang secara umum adalah sebagai berikut:
Tabel 9. Manajemen Risiko
No. Potensi Hambatan Potensi Risiko Rencana Mitigasi 1. Belum semua
mitra kerja mengetahui adanya layanan Pelita Online
Terhambatnya proses pendaftaran permohonan
Melakukan sosialisasi secara terus menerus melalui media informasi Kantor Pertanahan, maupun dengan surat pemberitahuan kepada mitra kerja
2. Belum meratanya pemahaman mitra kerja dalam tata cara mendaftarkan permohonan melalui Pelita Online
Terhambatnya proses pendaftaran permohonan
Mengadakan pelatihan atau pendampingan kepada mitra kerja
3. Jaringan internet pada Kantor Pertanahan maupun pada kantor mitra kerja belum optimal
Terhambatnya proses pendaftaran permohonan
Melakukan kerjasama dengan penyedia jaringan internet untuk upgrade kualitas
4. Adanya pandemi Covid-19
Terhambatnya proses koordinasi, rapat-rapat dan sosialisasi yang
Memanfaatkan komunikasi dengan medsos dan pertemuan menggunakan jaringan
26 melibatkan
pertemuan langsung
online atau sangat diperlukan dpt
dilakukan pertemuan langsung dengan
memperhatikan protokol kesehatan
5. Ketidaksiapan SDM pelaksana layanan pada Kantor Pertanahan
Terhambatnya pemberian
pelayanan kepada mitra kerja
Penguatan kapasitas SDM melalui penguatan Tim work
27
BAB V
LAPORAN AKSI PERUBAHAN
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan
1. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi
Salah satu prinsip dari akuntabilitas publik yaitu adanya keterbukaan, kejujuran, inovatif dan objektif dalam pelaksanaan pemerintahan. Pelita Online mencerminkan hal-hal yang terkandung dalam prinsip akuntabilitas tersebut, Pelita Online merupakan layanan yang terbuka dan transparan, dengan bantuan teknologi informasi yang handal, pengguna layanan dapat mengakses informasi terhadap proses pelayanan yang mereka mohonkan, yang dapat di akses dimana saja dan kapan saja.
Dengan adanya Pelita Online juga dapat menjamin layanan yang bebas gratifikasi karena inovasi ini dapat meminimalisir pertemuan antara petugas dengan pengguna layanan.
Gambar 8. Himbauan Penerapan Integritas
28 2. Pengelolaan Budaya Kerja
Aksi perubahan ini merubah budaya kerja yang dulunya konvensional menjadi digital. Tidak semua pihak tentu sepakat dengan perubahan-perubahan yang terjadi, ketika para pengguna layanan diperkenalkan inovasi baru dan lambat laun mengubah budaya atau cara kerja mereka dalam proses pelayanan, namun dengan keyakinan dan pemahaman yang diberikan oleh Project Leader kepada para petugas layanan serta para pengguna layanan, perubahan budaya kerja kearah lebih baik ini dapat terlaksana.
Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin juga telah menetapkan beberapa orang pegawai terbaik sebagai agen perubahan, mereka ditugaskan sebagai agen yang juga memberikan pemahaman kepada semua pihak, agen perubahan yang terampil mendengar dengan seksama, memperoleh informasi dari apa yang mereka dengar, dan membuat perbaikan terhadap desain perubahan dan implementasinya. Walaupun merubah tata cara dalam pelayanan, namun dalam pelaksanaannya aksi perubahan Pelita Online dapat diterima baik oleh semua pihak.
Gambar 9. Pengarahan oleh Project Leader
29 3. Membangun Jejaring Kerja dan Kolaborasi
Kegiatan aksi perubahan ini berupaya membangunan kolaborasi antara semua stakeholder menjadi lebih baik. Jejaring dan kolaborasi yang terjadi tersebut ditempuh dengan melaksanakan sosialisasi pelaksanaan aksi perubahan Pelita Online kepada para pemangku kepentingan.
Sebagaimana kegiatan dan tahapan-tahapan kegiatan dalam rancangan aksi perubahan yang telah Project Leader sampaikan terkait dengan Percepatan Pelayanan Peralihan Hak melalui Inovasi Pelita Online, berikut merupakan realisasi dan output kegiatan rencana aksi perubahan selama menjalani off class:
a. Kegiatan Koordinasi dengan Mentor
Waktu pelaksanaan pada tanggal 23 April 2021, adapun tahapan dalam kegiatan ini project leader melaporkan serta meminta arahan terkait persiapan pelaksanaan aksi perubahan kepada mentor dalam hal ini Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Kalimantan Selatan, Bapak Alen Saputra, S.H., M.Kn.. Arahan dari mentor untuk aksi perubahan dapat sesegera mungkin untuk dilaksanakan, dan lakukan evaluasi perbaikan apabila terdapat kendala.
Gambar 10. Konsultasi dengan Mentor
30 b. Kegiatan Rapat Pembentukan Tim
Waktu pelaksanaan pada tanggal 26 April 2021, kegiatan ini dipimpin oleh Project Leader yang diikuti oleh seluruh Supporting Team yang terdiri dari Pejabat Pengawas dan para pelaksana kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan Peralihan Hak pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin.
Kegiatan ini menghasilkan susunan Tim Efektif Kegiatan Rencana Aksi Perubahan yang selanjutnya akan dituangkan dalam Surat Keputusan Kepala Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin. (Lampiran I).
Gambar 11. Rapat Pembentukan Tim
c. Kegiatan Melakukan Penyusunan dan Penerbitan SK
Waktu pelaksanaan pada tanggal 26 April 2021. Dalam pelaksanaan kegiatan ini dilakukan penerbitan SK terkait kegiatan rencana aksi perubahan serta pembentukan tim efektif untuk kegiatan rencana aksi perubahan tersebut. Hasil dari kegiatan ini adalah Surat Keputusan Kepala Kepala Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin tentang Kegiatan Rencana Aksi
31 Perubahan Nomor 29.1/SK-63.71/IV/2021, serta Surat Keputusan Kepala Kepala Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin tentang Penunjukan Tim Efektif Kegiatan Rencana Aksi Perubahan Nomor 29.2/SK-63.71/IV/2021. (Lampiran II dan III)
d. Kegiatan Rapat dengan Tim
Waktu pelaksanaan pada tanggal 28 April 2021. Pada kegiatan ini dilaksanakan koordinasi antara Project Leader dengan tim efektif yang telah dibentuk. Kegiatan ini menghasilkan draft Standar Operasional Prosedur Inovasi Pelita Online, jadwal pelaksanaan kegiatan sosialisasi, serta kegiatan pendukung rencana aksi perubahan lainnya. (Lampiran IV)
Gambar 12. Rapat dengan Tim
e. Kegiatan Membuat Standar Operasional Prosedur Inovasi Pelita Online
Agar pelaksanaan kegiatan aksi perubahan dapat berjalan dengan baik dan lancar, Project Leader dengan tim secara bersama-sama menyusun rancangan Standar Operasional
32 Prosedur (SOP) Inovasi Pelita Online. Dengan adanya SOP ini dapat memudahkan dan menertibkan pekerjaan yang akan dijalankan. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir. Adapun tahapan yang dirumuskan adalah pada tahap pertama, PPAT dapat memilih jenis layanan peralihan yang ingin didaftarkan pada Loket PPAT Online (jual beli, pewarisan, hibah, pembagian hak bersama dan lain-lain).
Gambar 13. Daftar dan Memilih Jenis Layanan pada Aplikasi Loket PPAT Online
Kedua, PPAT melakukan proses entri dokumen kelengkapan permohonan Layanan Peralihan Hak yang diingin diajukan ke Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin (data pemohon, data pemberi kuasa, sertipikat hak atas tanah, Akta dari PPAT, Fotocopy PBB, Fotocopy BPHTB, Fotocopy SSP/PPH, NPWP, dan kelengkapan berkas lainnya).
33 Gambar 14. Melakukan Entri Dokumen Permohonan
Ketiga, cetak Surat Tanda Terima Dokumen (STTD) dan Proses Berkas PPAT mencetak Surat Tanda Terima Dokumen yang akan diserahkan kepada pemberi kuasa.
Gambar 15. Mencetak STTD
Keempat, PPAT menginput tanggal perjanjian datang ke Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin, setelah berkas perjanjian dibuat maka lakukan pencetakan Berkas Perjanjian.
34 Gambar 16. Menginput tanggal Perjanjian
Dokumen/berkas permohonan yang sudah diinput olet PPAT diserahkan pada petugas loket di Kantor Pertanahan sesuai dengan tanggal perjanjian akan dilakukan pemeriksaan kelengkapan oleh petugas dan apabila semua berkas sudah lengkap dan benar maka berkas akan di validasi oleh petugas.
Gambar 17. Verifikasi dan Validasi oleh Petugas
35 Berkas permohonan yang sudah divalidasi dapat dilakukan pencetakan Surat Perintah Setor (SPS). Surat Perintah Setor (SPS) yang dikeluarkan oleh petugas loket dapat dilakukan pembayaran pada loket pembayaran untuk mendapatkan kwitansi pendaftaran. Selanjutanya Berkas permohonan yang sudah dilaksanakan pembayaran diproses oleh bagian Back Office. Jangka waktu penyelesaian pelayanan peralihan online adalah selama 3 (tiga) hari kerja terhitung sejak penerimaan berkas lengkap dan telah lunas pembayaran biaya PNBP yang ditetapkan.
Setelah pengguna layanan telah melakukan pembayaran atas tagihan layanan, tahapan untuk pelaksana pelayanan pada hari pertama adalah berkas permohonan diserahkan Petugas Pembayaran ke Analis Pertanahan Pertama, kemudian Koordinator Pemeliharaan Data Hak Tanah dan Pembinaan PPAT menyerahkan berkas permohonan pada petugas buku tanah untuk mencari buku tanah. Setelah buku tanah dilengkapi, oleh pelaksana dilakukan klik Daftar Isian (DI) dan mencatatkan peralihan hak pada Sertipikat Hak Atas Tanah dan Buku Tanah. Pada hari kedua, berkas permohonan diperiksa dan diparaf oleh Analis Pertanahan Pertama, selanjutnya berkas permohonan diperiksa dan diparaf oleh Kepala Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran. Pada hari ketiga, berkas permohonan diperiksa dan ditanda tangani oleh Kepala Kantor Pertanahan, untuk selanjutnya berkas permohonan diserahkan ke Loket Penyerahan.
f. Kegiatan Sosialisasi Pelita Online kepada para Mitra Kerja Waktu pelaksanaan sosialisasi aksi perubahan kepada para Mitra Kerja Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin dilaksanakan
36 pada minggu pertama dan kedua bulan Mei 2021. Project Leader melakukan sosialisasi ke para mitra kerja, diantaranya:
Yosua Ananta Tenardi, S.H., M.Kn., Afred Kusuma, S.H., M.Kn., Gaby Siantori S.H., M.H., dan Linda Kenari, S.H., M.H.
Selain melakukan sosialisasi dengan kunjungan ke kantor- kantor mitra kerja, Project Leader juga melakukan sosialisasi bertempat di Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin yang dihadiri baik oleh PPAT serta para stafnya. Hasil dari kegiatan tersebut selain memberikan pengenalan aksi perubahan ini juga untuk memberikan pemahaman dan tata cara pelaksanaan Pelita Online. Inovasi Pelita Online mendapat respon positif dari para Mitra Kerja, karena dapat mempercepat penyelesaian jangka waktu pelayanan.
Gambar 18. Sosialisasi Aksi Perubahan
g. Kegiatan Evaluasi dan Pelaporan Pelita Online
Evaluasi diperlukan untuk menilai/tolak ukur kemampuan, berhasil atau tidaknya metode yang digunakan. dengan adanya
37 evaluasi kita menjadi tau apa yang perlu ditingkatkan, diperbaiki, dinilai cukup/kurang, tanpa adanya evaluasi kita tidak tau kemajuan/ kemunduran yang terjadi pada sebuah proses. Pada aksi perubahan ini dilakukan evaluasi pelaksanaan yang sudah berjalan kurang lebih selama dua bulan. Terdapat beberapa hal yang perlu perbaikan, namun tidak mengurangi komitmen dalam proses percepatan penyelesaian Pelayanan Peralihan Hak pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin.
B. Hasil Kepemimpinan
1. Capaian Dalam Perbaikan Kinerja Organisasi
Dalam budaya kerja terkandung hal-hal terkait mutu dan inovasi yaitu nilai-nilai dan norma. Nilai adalah segala hal terkait budaya organisasi. Nilai juga mempengaruhi perilaku spesifik anggota organisasi. Bila anggota organisasi memiliki nilai yang baik dalam hal mutu, maka perilakunya tentu akan mengarah kepada hal-hal baik. Berkat aksi perubahan serta nilai-nilai yang ditanamkan oleh Project Leader dapat merubah budaya kerja dan kedisiplinan petugas layanan, dengan mengedepankan tagline Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional yaitu prinsip
#SenangMemudahkan, para petugas pelaksana saat ini menjadi lebih bersemangat dalam melayani masyarakat, mereka menginginkan secepat mungkin dalam proses penyelesaian pekerjaan. Jadi aksi perubahan Pelita Online tidak hanya mempercepat proses penyelesaian layanan yang bermanfaat bagi pengguna layanan, tetapi juga secara internal merubah nilai dan norma petugas pelayanan dalam pelaksanaan tugas dan kewajibannya.
38 2. Capaian Dalam Perbaikan Sistem Pelayanan
Pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin sebelumnya berdasarkan data yang dihimpun melalui Aplikasi KKP, terdapat layanan-layanan pertanahan yang melebihi jangka waktu pelayanan. Padahal sebagai instansi pelayanan publik, Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin dituntut untuk memberikan pelayanan yang berkualitas, handal, dan cepat kepada masyarakat.
Perbaikan sistem pelayanan dapat diukur melalui tingkat kualitas layanan, bila layanan yang diterima sesuai dengan yang diharapkan maka kualitas layanan dipersepsikan baik dan memuaskan. Jika layanan yang diterima melampaui harapan pelanggan maka kualitas layanan dipersepsikan sebagai kualitas yang ideal, sebaliknya bila layanan yang diterima lebih rendah dari pada yang diharapkan, maka kualitas layanan akan dipersepsikan buruk. Dengan adanya aksi perubahan melalui inovasi Pelita Online Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin mengharapkan akan adanya peningkatan kualitas layanan yang diberikan, terutama dari sisi waktu penyelesaian layanan.
Selama 2 (dua) bulan pelaksanaan aksi perubahan, terutama terkait layanan Peralihan Hak terdapat peningkatan yang baik dibandingkan dengan periode sebelumnya, dari 378 berkas permohonan yang masuk, tidak ada satu berkaspun yang melewati jangka waktu pelayanan dalam artian 100% layanan diselesaikan dengan tepat waktu, bahkan 97% layanan diselesaikan hanya dalam 3 hari kerja. Dengan adanya Inovasi Pelita Online pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin, secara signifikan meningkatkan presentase layanan yang selesai sesuai dengan tenggat waktu Standar Operasional Prosedur yang telah ditetapkan.
39 3. Manfaat Aksi Perubahan
Aksi perubahan ini memberikan manfaat baik untuk pihak internal maupun eksternal, diantaranya:
a. Mengoptimalkan kinerja layanan publik pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin
Dengan terbentuknya tim efektif, Project Leader lebih mudah untuk mengarahkan tercapainya kinerja layanan publik yang prima, karena anggota tim telah memahami tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
b. Meminimalisir terjadinya tunggakan Layanan Pertanahan.
Dengan adanya Pelita Online seluruh tahapan kegaiatan dalam Layanan Peralihan Hak dapat dipantau secara berkala dan berjenjang, mulai dari petugas layanan, pejabat pengawas hingga kepala kantor, sehingga apabila terdapat kendala atau hal yang menghambat penyelesaian pekerjaan dapat ditangani terlebih dahulu sehingga mengurangi resiko terjadinya tunggakan.
c. Mempercepat proses penyelesaian permohonan Layanan Peralihan Hak.
Sebelum adanya Inovasi Pelita Online, masih terdapat berkas permohonan layanan Peralihan Hak yang melebihi jangka waktu pelayanan. Melalui aksi perubahan dilakukan perbaikan- perbaikan atas layanan tersebut, dengan penggunaan teknologi informasi, pemberian pengarahan intensif kepada para petugas layanan, perkuatan komunikasi dan kolaborasi antar pihak, sehingga tercipta layanan Peralihan Hak yang selesai hanya dalam 3 (tiga) hari kerja.
d. Mencegah praktek gratifikasi.
Pelita Online merupakan layanan yang terbuka dan transparan, dengan bantuan teknologi informasi yang handal, pengguna layanan dapat mengakses informasi terhadap proses
40 pelayanan yang mereka mohonkan, yang dapat di akses dimana saja dan kapan saja. Dengan adanya Pelita Online juga dapat menjamin layanan yang bebas gratifikasi karena inovasi ini dapat meminimalisir pertemuan antara petugas dengan pengguna layanan.
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan 1. Legalitas Penerapan Inovasi
Legalitas penerapan inovasi ini adalah Surat Keputusan Kepala Kepala Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin tentang Kegiatan Rencana Aksi Perubahan Nomor 29.1/SK-63.71/IV/2021 tentang Kegiatan Rencana Aksi Perubahan.
2. Keberlanjutan Kegiatan Inovasi dengan Menetapkan Target Jangka Menengah dan Jangka Panjang
a. Kegiatan Jangka Pendek
Percepatan Layanan Peralihan Hak melalui Inovasi Pelita Online telah terlaksana, aksi perubahan ini telah dimanfaatkan oleh para mitra kerja Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin dalam rangka permohonan Layanan Peralihan Hak.
b. Kegiatan Jangka Menengah
Melakukan kolaborasi dengan Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional untuk pengembangan aplikasi Loket Online agar dapat mendukung maksimal pelaksanaan Inovasi Pelita Online.
c. Kegiatan Jangka Panjang
Melakukan percepatan layanan tidak hanya pada Layanan Peralihan Hak, akan tetapi seluruh Layanan Pertanahan.
41
BAB VI PENUTUP
A. Kesimpulan
Pelaksanaan aksi perubahan Percepatan Layanan Peralihan Hak melalui Inovasi Pelita Online pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin dapat dinyatakan berhasil dan dapat dikembangkan dan dilakukan inovasi lebih lanjut.
B. Rekomendasi
Untuk peningkatan kualitas pelayanan publik yang lebih baik dan memberikan kemudahan bagi pengguna layanan, percepatan pelayanan dapat diterapkan bukan hanya pada Layanan Peralihan Hak, namun juga pada Layanan Pertanahan lainnya.
42
DAFTAR PUSTAKA
Myers, S. and D. G. Marquis. 2003: Successful Industrial Innovation, Washington D.C. National Science Foundation
Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan.
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 47 Tahun 2020 tentang Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2020 tentang Badan Pertanahan Nasional.
