LAPORAN AKSI PERUBAHAN
PERCEPATAN PEMERIKSAAN TANAH MELALUI APLIKASI TANAH MENTAH
KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN BATANGHARI
Nama : Rarif Setiawan, S.ST.,M.H.
NIP : 19810814 200112 1 003 Nomor Absensi : 24
Jabatan : Kepala Seksi Hubungan Hukum Pertanahan Unit Kerja : Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari,
Provinsi Jambi
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN IV
PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/BADAN PERTANAHAN NASIONAL
TAHUN 2020
i
LEMBAR PENGESAHAN JUDUL
PERCEPATAN PEMERIKSAAN TANAH MELALUI APLIKASI TANAH MENTAH
KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN BATANGHARI
Disahkan di Bogor, Oktober 2020
Coach Project Leader
Ir. Hadi Arnowo, M.App.Sc Rarif Setiawan,S.ST.,M.H NIP.19651213 199003 1 002 NIP. 19810814 200112 1 003
ii
LEMBAR PENGESAHAN SEMINAR
Laporan Aksi Perubahan ini diajukan oleh : Nama Peserta : Rarif Setiawan
NIP : 19810814 200112 1 003
Jabatan : Kepala Seksi Hubungan Hukum Pertanahan Pelatihan : Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Angkatan : IV
Unit Kerja : Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari Provinsi Jambi
Judul Laporan Aksi Perubahan:
PERCEPATAN PEMERIKSAAN TANAH MELALUI APLIKASI TANAH MENTAH KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN BATANGHARI
Telah diseminarkan di hadapan penguji dan diterima sebagai bagian dari persyaratan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas, Untuk selanjutnya aksi perubahan akan dilanjutkan pada jangka panjang dan jangka menengah.
Coach Project Leader
Ir. Hadi Arnowo, M.App.Sc Rarif Setiawan, S.ST., M.H.
NIP.19651213 199003 1 002 NIP. 19810814 200112 1 003
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT karena atas berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan aksi perubahan yang berjudul “Percepatan Pemeriksaan Tanah Melalui Aplikasi Tanah Mentah Kantor Pertanahan Kabupaten BatangHari”.
Penulisan Laporan Aksi Perubahan ini berguna sebagai pemenuhan syarat dan kewajiban peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV Tahun 2020 yang diselenggarakan secara virtual oleh Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Agraria Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.
Selama mengikuti pendidikan dan pelatihan di Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional, penulis telah memperoleh ilmu pengetahuan khususnya ilmu dalam pelayanan publik. Penulis berharap ke depan ilmu tersebut dapat diimplementasikan pada unit unit kerja yang menjadi tugas dan fungsinya.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga laporan aksi perubahan ini bisa diselesaikan terutama kepada Ade Juhari, S.IP., M.M. selaku Kepala Kantor dan sekaligus bertindak sebagai Mentor dan Ir.Hadi Arnowo, M.App.Sc selaku Coach yang telah banyak membimbing dan mengarahkan penulis. Penulis juga mengucapkan terimakasih kepada :
iv
1. Bapak Deni Santo, S.T.,M.Sc. selaku Kepala Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia, Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional yang telah memfasilitasi sarana prasarana dan pengajar yang berpengalaman, sehingga memudahkan penulis mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Tahun 2020.
2. Bapak dan Ibu widyaiswara pada Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia, Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional yang secara tulus dan ihlas memberikan bimbingan dan arahan dalam Pelatihan Kepemimpinan Pengawas tahun 2020.
3. Bapak dan Ibu Aparatur Sipil Negara pada Kantor Pertanahan Kabupaten Batanghari yang telah memberikan dukungan baik moril maupun materiil sehingga Rancangan Aksi Perubahan ini bisa diselesaikan dengan baik.
4. Kedua orang tua dan Ema Sofiana, S.Pd.I.,istri tercinta atas segala nasehat bimbingan dan cinta kasih sayang serta doa dan dukungan yang telah diberikan.
5. Teman-teman seangkatan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas tahun 2020 yang penuh persahabatan.
6. Keluarga Besar Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari Provinsi Jambi, khususnya Tim Gereget Beti Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari atas segala motivasi dan semangatnya sehingga Laporan Aksi Perubahan ini dapat tersusun dengan baik.
v
Penulis menyadari Laporan Aksi Perubahan ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena terbatasnya pengetahuan yang penulis miliki, untuk itu kritik dan saran dari berbagai pihak sangat penulis harapkan.
Penulis berharap Laporan Aksi Perubahan ini dapat bermanfaat. Aamiin.
Bogor, Oktober 2020
Rarif Setiawan, S.ST.,M.H.
vi DAFTAR ISI
Halaman Judul
LEMBAR PENGESAHAN JUDUL ... i
LEMBAR PENGESAHAN SEMINAR ... ii
KATA PENGANTAR... iii
DAFTAR ISI ...vi
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Tujuan Aksi Perubahan ... 5
C. Manfaat Aksi Perubahan ... 6
BAB II PROFIL KINERJA PELAYANAN KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN BATANG HARI . 8 A. Tugas dan Fungsi Pelayanan Pertanahan ... 8
Tugas dan Fungsi Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari ... 8
1. Tugas dan Fungsi Seksi Hubungan Hukum Pertanahan Kantor Pertanahan 2. Kabupaten Batang Hari ... 10
Analisis Area Bermasalah ... 13
3. B. Sumberdaya di Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari ... 16
BAB III ANALISIS PERMASALAHAN ... 17
A. Identifikasi Masalah pada area Tugas dan Fungsi yang bermasalah ... 17
B. Penetapan Masalah Utama ... 18
C. Analisis Kelayakan Inovasi ... 23
BAB IV STRATEGI MENGATASI MASALAH ... 25
A. Terobosan Inovasi... 25
B. Hasil Inovasi ... 37
C. Manfaat Inovasi ... 38
D. Pemanfaatan Sumberdaya ... 39
E. Pengendalian Pekerjaan ... 42
F. Standar Operasional Prosedur Palayanan Publik ... 45
BAB V LAPORAN AKSI PERUBAHAN ... 47
vii
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan ... 47 Membangun integritas ... 47 1.
Pengelolaan Budaya Pelayanan ... 50 2.
Pengelolaan Tim ... 52 3.
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan ... 57 Capaian Tahapan Inovasi ... 57 1.
Capaian dalam Perbaikan Sistem Pelayanan ... 65 2.
Manfaat Aksi Perubahan ... 107 3.
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan ... 108 Legalitas Penerapan Inovasi ... 108 1.
Perencanaan Keberlanjutan Inovasi ... 110 2.
BAB VI PENUTUP ... 112 A. KESIMPULAN ... 112 B. REKOMENDASI ... 113
viii
DAFTAR TABEL
Table II.1 Komposisi Pegawai Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari ... 17
Table III.1 Identifikasi Isu dan Analisis Area Bermasalah ... 17
Table III.2 Penetapan Isu Utama Dengan Metode USG ... 18
Table III.3 Analisis kelayakan menggunakan SWOT ... 24
Table IV.1 Identifikasi Stakeholders dan Pengaruhnya terhadap Aksi Perubahan ... 33
Table IV.2 Tahapan Implementasi Rancangan Aksi Perubahan dan Anggaran Biaya ... 41
Table IV.3 SOP Pemeriksaan Tanah dalam rangka pemberian hak ... 46
Table V.1 Capaian tahapan inovasi implementasi ... 59
Table V.2 Pelayanan Pemeriksaan Tanah sebelum Aksi Perubahan... 67
Table V.3 Data pengukuran bidang sebelum Aksi Perubahan ... 70
Table V.4 Pendaftaran Surat Keputusan Sebelum Aksi Perubahan ... 72
Table V.5 Data Pemberian Hak Sebelum Aksi Perubahan ... 73
Tabel V.6 Data Pengukuran Bidang Tanah Setelah Aksi Perubahan ... 81
Tabel V.7 Data Pemeriksaan Tanah Setelah Aksi Perubahan ... 82
Tabel V.8 Data Pendaftaran SK Setelah Aksi Perubahan ... 88
Tabel V.9 Data Pemberian Hak Setelah Aksi Perubahan ... 89
Table V.10 Perbandingan Data Pemberian Hak ... 92
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar II.1 Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari ... 16
Gambar III.1 Analisis Penyebab mengguanakan Fishbone ... 19
Gambar IV.1 Model Kanvas Inovasi ... 28
Gambar IV.2 Net Map Stakeholders ... 35
Gambar IV.3 Net Map Stakeholders ... 35
Gambar IV.4 Posisi Stakeholders berdasarkan tingkatan kepentingan dan pengaruhnya 36 Gambar V.1 Konsultasi bersama Mentor dan para Kasi ... 61
Gambar V.2 Sosialisasi Rencana Aksi Perubahan dan Pembentukan Tim Efektif ... 61
Gambar V.3 Surat Keputusan Pembentukan Tim Efektif ... 62
Gambar V.4 Pembuatan Aplikasi Tanah Mentah ... 63
Gambar V.5 Pengenalan Aplikasi Tanah Mentah kepada petugas ... 64
Gambar V.6 Trial and erorr Aplikasi Tanah Mentah ... 64
Gambar V.7 Standar Operasional Prosedur Pemberian Hak ... 76
Gambar V.8 Pembinaan dalam peningkatan kompetensi ... 76
Gambar V.9 Kuitansi Pendaftaran... 77
Gambar V.10 Pemeriksaan Tanah Asmawan ... 84
Gambar V.11 Pemeriksaan Tanah Ali Sopiyan ... 85
Gambar V.12 Pemeriksaan Tanah Ali Sopiyan ... 86
Gambar V.13 Pemakaian Aplikasi Tanah Mentah ... 87
Gambar V.14 Menu isian data pemeriksaan tanah ... 103
Gambar V.15 Pengolahan data hasil pemeriksaan tanah ... 107
1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Tugas Pemerintah di bidang pertanahan harus diselenggarakan secara terpusat, oleh karena tugas pelayanan yang dilakukan bukan semata-mata tugas pelayanan administrasi biasa (ketatalaksanaan), melainkan pelayanan yang mengandung integritas dari suatu sistem yang didalamnya termuat pelaksanaan wewenang pengaturan, perijinan, peruntukan, penyediaan dan penetapan hak atas bumi, air dan ruang angkasa di dalam suatu lingkup penyelenggaraan administrasi pertanahan. Tugas dan wewenang tersebut meliputi kegiatan pembagian tanah, menentukan dan menetapkan hak atas tanah kepunyaan seseorang atau badan hukum, mengatur dan menyelenggarakan peruntukan, penggunaan, persediaan dan pemeliharaan tanah, mengatur hubungan-hubungan hukum dan perbuatan hukum orang-orang yang berkaitan dengan tanah berikut informasi dan pendaftaran haknya serta perijinan pertanahan.1
Hak atas tanah menurut ketentuan UUPA adalah kewenangan yang diberikan oleh Negara untuk mempergunakan tanah yang bersangkutan dalam batas ketentuan undang-undang dan asas-asas hukum yang berlaku. Hak-hak atas tanah ini pada dasarnya ditetapkan oleh Pemerintah. Agar supaya hak-hak atas tanah tersebut memiliki
1Rusmadi Murad, Administrasi Pertanahan,Pelaksanaan Hukum Pertanahan dalam Praktek,Mandar Maju, Bandung, 2013, hal. 28.
kekuatan hukum, perlindungan dan kepastian hukum untuk dipertanggungjawabkan kepada pihak ketiga (publik), maka diperlukan suatu kegiatan pencatatan di dalam register umum pemerintah. Dari register umum ini publik juga dalam batas-batas tertentu dapat mengetahui informasi data yuridis, administrasi dan fisik atas tanah yang bersangkutan. Untuk tersusunnya data tersebut diperlukan penyelenggaraan kegiatan pendaftaran tanah dimulai dari pendataan, pengukuran, pemetaan, penyimpanan, dan pemeliharaannya dalam suatu daftar-daftar.2
Ketergantungan manusia yang demikian besar pada tanah, baik untuk kebutuhan tempat pemukiman maupun sumber mata pencaharian, sedangkan persediaan tanah sangat terbatas baik jumlah maupun luasnya tetap dan tidak bertambah dalam segala dimensi kebutuhan manusia. Ketidakseimbangan antara jumlah dan luas tanah yang tersedia dan kebutuhan penggunaan yang semakin meningkat menyebabkan tanah mempunyai arti yang sangat penting, sehingga campur tangan negara melalui aparatnya dalam tatanan hukum pertanahan merupakan hal yang mutlak.3
Kebutuhan tanah yang demikian memegang peranan penting baik dalam kehidupan manusia maupun dalam dinamika pembangunan dengan sendirinya akan membawa dampak baik positif
2 Ibid.,hal.30.
3 Hambali Thalib, Sanksi Pemidanaan dalam Konflik Pertanahan,Kencana Prenada Media Group, 2009, hal.1.
maupun negatif. Tingkat keaktifan dan juga keperluan masyarakat akan legalitas dari kepemilikan tanahnya juga turut serta mewarnai pada suatu dampak yang ada.
Tugas maupun kewajiban aparatur pemerintah dalam melaksanakan pelayanan dan kebutuhan masyarakat akan kepastian hukum terhadap kepemilikan tanah ini menjadi dua komponen utama dalam perkembangan pertanahan saat ini. Kompleksitas pertanahan ini sebagai akibat kebutuhan tanah, dengan sendirinya harus diantisipasi oleh pemerintah dengan berbagai upaya dan langkah- langkah.
Penyelenggaraan pelayanan publik yang belum mampu memenuhi tuntutan masyakat di era saat ini, mengisyaratkan bahwa penting bagi seluruh institusi penyelenggara pelayanan publik termasuk Kantor Pertanahan untuk senantiasa melaksanakan serangakaian strategi guna meningkatkan kualitas pelayananya.
Dewasa ini pelayanan yang diselenggarakan oleh pemerintah (birokrasi) atau sering disebut pelayanan publik menjadi isu yang semakin strategis manakala dihadapkannya tuntutan masyarakat terhadap pelayanan berkualitas. Isu kurang berkualitasnya pelayanan publik, berpengaruh terhadap citra pemerintah yang buruk dimata publik. Hal tersebut dikhawatirkan akan mengakibatkan turunnya tingkat partisipasi masyarakat yang merupakan faktor penting dalam
penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan perwujudan masyarakat yang maju.
Upaya peningkatkan kualitas pelayanan melalui serangkaian strategi yang tepat pun dirasa perlu dilakukan di instansi pemerintah, salah satunya Badan Pertanahan Nasional (BPN) yang merupakan satu-satunya institusi pemerintah penyelenggara fungsi pelayanan bidang pertanahan.4Upaya peningkatan yang demikian secara khusus juga harus dilakukan oleh Kantor Pertanahan yang berada di daerah, instansi ini paling banyak berhubungan langsung dengan masyarakat.
Kantor Pertanahan Kabupaten Batanghari dalam pelayanannya juga masih mengalami beberapa hambatan, hambatan tersebut dirasakan langsung oleh masyarakat sebagai pengguna layanan.
Salah satu keluhan yang sering disampaikan adalah lambatnya penyelesaian beberapa pekerjaan. Secara khusus penulis akan menyusun Rancangan Aksi Perubahan sesuai dengan permasalahan yang ada di Kantor Pertanahan Kabupaten BatangHari. Permasalahan yang sering dikeluhkan oleh masyarakat Batanghari adalah lambatnya penerbitan sertipikat dari permohonan pendaftaran tanah pertama kali.
Fokus permasalahan yang akan diselesaiakan melalui aksi perubahan ini adalah kegiatan pemeriksaan tanah oleh panitia A, sehingga
4 Oktavieni Rinda Retno Wulandari, “Strategi Meningkatkan Kualitas Pelayanan Kantor Pertanahan Kota Surabaya II”
https://core.ac.uk/download/pdf/230717043.pdf, (diakses pada 10 Agustus 2020, pukul 00.10)
dengan demikian maka berdasarakan permasalahan yang ada penulis akan menyusun Aksi Perubahan dalam Pelatihan Kepemimpinan Pengawas ini dengan judul Percepatan Pemeriksaan Tanah Melalui Aplikasi Tanah Mentah Kantor Pertanahan Kabupaten Batanghari.
B. Tujuan Aksi Perubahan
Tujuan dari Aksi Perubahan ini dibagi menjadi 3 (tiga) bagian yaitu tujuan jangka pendek (60 hari), tujuan jangka menengah (6 bulan) dan tujuan jangka panjang (2 tahun). Hal ini diterapkan agar tujuan Aksi Perubahan ini dapat berjalan berkesinambungan dan menjadi inisiatif bagi kegiatan perubahan selanjutnya, tujuan Aksi Perubahan ini dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Tujuan Jangka Pendek Aksi Perubahan ini ditujukan untuk menghasilkan output berupa :
1) Tersedianya aplikasi yang dapat membantu mempercepat penyelesaian pemeriksaan tanah;
2) Terwujudnya Tim Pemeriksaan Tanah Pertanahan Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari yang memiliki kompetensi dan integritas tinggi terhadap pelayanan pemeriksaan tanah dalam kegiatan Pendaftaran Tanah Pertamakali.
b. Tujuan Jangka Menengah Aksi Perubahan ini ditujukan untuk menghasilkan outcome berupa :
1) Terlaksananya prosedur pelayanan pemeriksaan tanah dengan baik serta terwujudnya ketepatan pemohon/masyarakat dalam pemenuhan persyaratan;
2) Terlaksananya pelayanan Pemeriksaan Tanah di Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari Provinsi Jambi secara tepat waktu berdasarkan SOP yang telah ditetapkan.
c. Tujuan Jangka Panjang Aksi Perubahan ini ditujukan untuk menghasilkan impact berupa :
1) Terwujudnya Pelaksanaan Layanan Pemeriksaan Tanah yang cepat dan tidak berbelit pada Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari;
2) Tidak ada lagi keluhan dari masyarakat, prosedur yang mudah difahami dan dilaksanakan.
C. Manfaat Aksi Perubahan
Implementasi Aksi Perubahan ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi banyak pihak baik bagi masyarakat yang melakukan permohonan pelayanan di Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari, maupun yang lebih sangat diharapkan ialah Aksi Perubahan ini dapat memberikan manfaat yang nyata bagi peserta yang menginisiasi aksi perubahan itu sendiri, dan turut pula memberikan manfaat bagi unit kerja dan instansi tempat bekerja.
Manfaat yang diharapkan dari Aksi Perubahan ini adalah:
a. Manfaat bagi Team Leader.
Implementasi Aksi Perubahan berupa tersedianya alat atau aplikasi yang berbasis digital di Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari dapat memberikan manfaat yaitu :
1) dapat memberikan jaminan bagi Team Leader terhadap kualitas pekerjaan pelayanan dalam rangka pengendalian pelaksanaan pekerjaan kepada pejabat pelaksana dan jabatan fungsional yang terlibat;
2) dapat memberikan keyakinan sepenuhnya bagi Team Leader bahwa Tim Pemeriksaan Tanah Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari telah memberikan pelayanan yang prima kepada masyarakat/pemohon.
b. Manfaat bagi Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari.
Implementasi Aksi Perubahan diharapkan dapat memberikan manfaat yaitu :
1) dapat meningkatkan kualitas pelayanan;
2) terlaksananya prosedur pelayanan dengan baik;
3) meningkatkan kepastian ketepatan waktu penyelesaian berkas permohonan;
3) efisiensi terhadap waktu dan tenaga karena pekerjaan dapat terlaksana secara simultan, petugas lapang mengambil data di lapangan, petugas yang berada dikantor bisa memprogres pekerjaan.
8 BAB II
PROFIL KINERJA PELAYANAN KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN BATANG HARI
A. Tugas dan Fungsi Pelayanan Pertanahan
Tugas dan Fungsi Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari 1.
Kantor Pertanahan adalah unit kerja Badan Pertanahan Nasional di wilayah Kabupaten atau Kota, yang melakukan pendaftaran hak atas tanah dan pemeliharaan daftar umum pendaftaran tanah. Untuk melaksanakan ketentuan di atas, maka Kepala Badan Pertanahan berwenang untuk melakukan pendaftaran hak dan menerbitkan surat keputusan pemberian hak atas tanah yang dimohonkan oleh seseorang atau suatu badan.
Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari sebagian wewenang pemberian hak atas tanah dilimpahkan kepada Kantor Wilayah Badan Pertanahan di Propinsi maupun Kantor Pertanahan Kabupaten atau Kota.
Kantor Pertanahan adalah instansi vertikal Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional di Kabupaten/Kota yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional melalui Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional.
Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari adalah Instansi Vertikal di Kabupaten Batang Hari yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional melalui Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Jambi.
Adapun tugas dan fungsi kantor pertanahan sebagai berikut :
1. Tugas :
Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Badan Pertanahan Nasional di Kabupaten/Kota yang bersangkutan.
2. Fungsi:
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 Peraturan Menteri Agraria Dan Tata Ruang/ Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2016 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Dan Kantor Pertanahan, Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :
a. Penyusunan rencana, program, anggaran dan pelaporan;
b. Pelaksanaan survei, pengukuran dan pemetaan;
c. Pelaksanaan penetapan hak tanah, pendaftaran tanah dan pemberdayaan masyarakat;
d. Pelaksanaan penataan pertanahan;
e. Pelaksanaan pengadaan tanah;
f. Pelaksanaan pengendalian pertanahan dan penanganan sengketa dan perkara pertanahan; dan
g. Pelaksanaan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten/Kota.
Tugas dan Fungsi Seksi Hubungan Hukum Pertanahan 2.
Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari
Berdasarkan ketentuan sebagaimana tersebut dalam Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 13 Tahun 2019 tentang Uraian Tugas Jabatan Struktural di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional, ikhtisar jabatan Seksi Hubungan Hukum Pertanahan Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari ialah melakukan pengkoordinasian dan pelaksanaan kegiatan di Seksi Hubungan Hukum Pertanahan dengan melakukan penetapan hak tanah dan pemberdayaan hak tanah masyarakat, pendaftaran hak tanah dan pemeliharaan data hak tanah serta pembinaan PPAT.
Dalam tugasnya berdasarkan Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 38 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah
Badan Pertanahan Nasional dan Kantor Pertanahan, Seksi Hubungan Hukum Pertanahan melaksanakan fungsi sebagai berikut :
a. pelaksanaan pemberian penetapan, perpanjangan dan penetapan kembali hak perseorangan dan badan hukum swasta, serta hak atas ruang dan hak komunal;
b. penyiapan bahan pemberian izin dan penetapan hak atas tanah badan sosial/keagamaan serta penegasan sebagai tanah wakaf, tanah bekas milik Belanda dan bekas tanah asing lainnya;
c. penyiapan bahan penunjukan badan hukum tertentu yang dapat mempunyai hak milik;
d. pelaksanaan inventarisasi dan identifikasi tanah hak perseorangan dan badan hukum swasta, serta hak atas ruang;
e. pelaksanaan pemberdayaan hak atas tanah masyarakat;
f. penyiapan kerjasama dengan lembaga pemerintah dan lembaga non pemerintah dalam rangka pemberdayaan hak atas tanah masyarakat;
g. pelaksanaan pengembangan dan diseminasi model pemberdayaan hak atas tanah masyarakat;
h. pelaksanaan pendaftaran hak atas tanah, hak atas ruang, hak milik atas satuan rumah susun, hak pengelolaan, hak
tanggungan, tanah wakaf, hak atas tanah badan sosial/keagamaan dan pencatatan pembatalan hak serta hapusnya hak;
i. pemeliharaan data pendaftaran tanah dan ruang, hak milik atas satuan rumah susun, hak pengelolaan, tanah wakaf, dan pemberian izin peralihan hak, pelepasan hak, perubahan penggunaan dan perubahan pemanfaatan/komoditas, peralihan saham, pengembangan dan pembinaan PPAT;
j. pengelolaan informasi dan Komputerisasi Kegiatan Pertanahan berbasis data yuridis; dan
k. pelaksanaan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan di seksi Hubungan Hukum Pertanahan.
Penulis saat ini bertugas pada Seksi Hubungan Hukum Pertanahan yang dalam melaksanakan tugas sehari-hari dibantu oleh :
a. Subseksi Penetapan Hak Tanah dan Pemberdayaan Hak Tanah Masyarakat;
b. Subseksi Pendaftaran Hak Tanah;
c. Subseksi Pemeliharaan Data Hak Tanah dan Pembinaan PPAT; dan
d. Kelompok Jabatan Fungsional.
Salah satu uraian tugas dari Seksi Hubungan Hukum Pertanahan adalah menyiapkan bahan pelaksanaan pemberian atau usulan penetapan, perpanjangan dan pembaharuan hak perseorangan dan badan hukum swasta, badan sosial/keagamaan, tanah wakaf, bekas tanah asing lainnya serta hak atas ruang dan hak komunal.
Tugas Seksi Hubungan Hukum Pertanahan Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari sebagaimana terurai dalam tugas Kepala Subseksi Penetapan Hak Tanah dan Pemberdayaan Hak Tanah Masyarakat yaitu menyiapkan bahan pelaksanaan pemberian penetapan, perpanjangan dan penetapan kembali hak perseorangan dan badan hukum swasta.
Analisis Area Bermasalah 3.
Pengimplementasian Standar Pelayanan Publik di Era Otonomisasi Daerah Di dalam Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 juga diadopsi kembali asas umum penyelenggaraan negara yaitu : asas kepastian hukum, asas tertib penyelenggaran negara, asas kepentingan umum, asas keterbukaan, asas proporsionalitas, asas profesionalitas, asas akuntabilitas, asas efisiensi dan asas efektivitas. Berdasarkan pemikiran tersebut, maka implementasi kebijakan publik kedepan harus menekankan prinsip-prinsip good governance pada fungsi-fungsi regulasi, pelayanan publik dan pembangunan kesejahteraan masyarakat.
Keterlibatan aktif masyarakat baik dalam mengawasi dan menyampaikan keluhan terhadap praktik penyelenggaraan layanan publik menjadi faktor penting umpan balik bagi perbaikan kualitas layanan publik dan memenuhi standar yang telah ditetapkan.
Pemahaman masyarakat tentang dasar hukum atau kebijakan publik yang ditetapkan menjadi salah satu faktor penting untuk menjamin standar layanan publik yang berkualitas.
Pemahaman masyarakat tentang formulasi kebijakan publik yang mengatur tentang prosedur dan mekanisme pemberian layanan publik dapat diukur dari kemudahan masyarakat untuk memahami prosedur tersebut, kesiapan birokrasi untuk memberikan kejelasan kepada masyarakat, informasi yang transparan tentang standar pelayanan publik dimaksud serta perilaku petugas pelayanan publik terhadap masyarakat dalam praktik penyelenggaraan layanan publik.5
Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari dalam hal ini Seksi Hubungan Hukum Pertanahan dalam melaksanakan pelayanan publik kepada masyarakat menghadapi dan menemukan isu-isu yang berkembang, secara internal didapatkan
5Mohamad Eka Putra Manoppo,” Kajian Yuridis Standar Pelayanan Publik Pada Badan Pertanahan Nasional Di Era Otonomi Daerah”,
https://media.neliti.com/media/publications/153630-ID-kajian-yuridis-standar- pelayanan-publik.pdf, (diakses pada 10 Agustus 2020, pukul 21.22)
informasi yang berasal dari laporan staf, dan secara ekternal isu- isu tentang keluhan masyarakat juga disampaikan oleh masyarakat secara langsung kepada Kantor Pertanahan melalui petugas loket, disampaikan melalui lembaga swadaya maupun beberapa media yang ada. Selain keluhan masyarakat terdapat juga keluhan yang berasal dari lembaga pemerintah terkait pelayanan pertanahan. Keluhan tersebut disampaikan dan dipublikasikan melalui website lembaga pemerintah tersebut.
Berikut ini isu-isu strategis yang berkembang dari layanan publik yang dilakukan oleh Kantor Pertanahan khususnya Seksi Hubungan Hukum Pertanahan, isunya antara lain :
1. Tidak sesuainya SOP dalam penerbitan SKPT;
2. Tidak ditingkatkannya peringkat pemegang hak tanggungan setelah peringkat sebelumnya sudah dilunasi;
3. Penolakan pendaftaran peralihan hak karena lelang akibat adanya permohonan blokir dari kreditor/pengacara
4. Lambatnya pemeriksaan tanah;
5. Tidak lancarnya proses pengerjaan hak tanggungan elektronik;
6. Terhambatnya pelayanan derivative dari produk PTSL.
B. Sumberdaya di Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari
Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari terletak sangat strategis, karena sangat berdekatan dengan pusat pemerintahan Kabupaten Batang Hari. Hal ini sangat menguntungkan bagi Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari dalam rangka koordinasi yang baik dengan Pemerintah Kabupaten Batang Hari untuk pelaksanaan tugasnya di bidang Pertanahan.
Gambar II.1 Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari
Dalam pelaksanaan tugasnya, Aparatur Sipil Negara yang menjadi pegawai di Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari per tanggal 10 Agustus 2020 sebanyak 51 (lima puluh satu) orang.
Pegawai Negeri Sipil sebanyak 29 (dua puluh sembilan) orang, yang terdiri dari 20 (dua puluh) orang pejabat struktural dan 9 (sembilan) orang jabatan fungsional umum. Sedangkan jumlah Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri sebanyak 23 (dua puluh tiga)
orang. Berikut disajikan tabel yang berisi data dan komposisi ASN di Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari
Tabel II.1 Komposisi Pegawai Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari
No ASN Jabatan Jumlah
1 Pegawai Negeri Sipil Eselon III 1
Eselon IV 6
Eselon V 13
Fungsional/Analis 9 2 Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri 23
Jumlah 52
17 BAB III
ANALISIS PERMASALAHAN
A. Identifikasi Masalah pada area Tugas dan Fungsi yang bermasalah
Penulis mengkaitkan tugas dan fungsi Seksi Hubungan Hukum Pertanahan pada Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari dengan bab sebelumnya yaitu terdapat permasalahan dalam beberapa hal pelayanan kepada masyarakat, salah satu dari permasalahan tersebut adalah lambatnya pemeriksaan tanah. Berikut ini identifikasi permasalahan yang diambil adalah tiga dari enam permasalahan yang teridentifikasi pada bab sebelumnya.
Tabel III.1 Identifikasi Isu dan Analisis Area Bermasalah No Tusi Kondisi saat ini Kondisi yang
diharapkan Gap Indikator 1 Penetapan
Hak Tanah dan
Pemberdayaa n Hak Tanah Masyarakat
1. Penyelesaian pemeriksaan tanah yang lambat serta lama
2. Penyelesaian tidak sesuai SOP
1. Pemeriksaan tanah yang cepat 2. Jangka
waktu
penyelesaian yang sesuai SOP
Pemeriksa an Tanah lambat
Selesainya pemeriksaan tanah yang cepat dan sesuai SOP
2 Subseksi Pendaftaran Hak Tanah
1.Tidak lancarnya proses
pengerjaan HT Elektronik
1. Lancarnya proses pengerjaan HT Eektronik
Proses HT eletronik terhambat
Proses HT elektronik yang tidak terkendala 3 Subseksi
Pemeliharaan Data Hak Tanah dan Pembinaan PPAT;
1. Lambatnya pelayanan derivatif dari produk PTSL
1. Cepatnya pelayanan derivatif dari produk PTSL
Pelayanan derivatif terhambat
Pelayanan derivatif dari produk PTSL yang mudah
B. Penetapan Masalah Utama
Banyak kriteria yang dapat digunakan dalam menampilkan isu strategis yang akan dijadikan gagasan dalam proyek dan aksi perubahan. Salah satu metode yang dapat digunakan yaitu Metode USG (Urgency, Seriousness, Growth). Urgency (Mendesak), adalah seberapa mendesak atau banyaknya waktu yang tersedia untuk menangani satu masalah. Seriousness (Kegawatan) adalah seberapa serius suatu isu/masalah sehingga perlu segera diselesaikan dikaitkan dengan akibat yang akan ditimbulkan. Sedangkan, Growth (Pertumbuhan) adalah perkiraan atau seberapa besar kemungkinan makin memburuk/bertambah buruknya keadaan sejak isu/masalah mulai terlihat dan jika tidak diselesaikan. Hasil diagnosa terhadap isu- isu strategis yang ada di Seksi Hubungan Hukum Pertanahan Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari yang telah dibobotkan dengan metode USG adalah sebagai berikut :
Tabel III.2 Penetapan Isu Utama Dengan Metode USG No Isu Strategis/Masalah Nilai
Total Ranking U S G
1
Penyelesaian pemeriksaan tanah yang lambat serta lama
4 4 4 12 I
2 Tidak lancarnya proses pengerjaan HT Elektronik
4 3 4 11 II
3 Lambatnya pelayanan derivatif dari produk PTSL;
4 3 3 10 III
Dengan melihat tabel diatas maka dapat dipilih bahwa isu permasalahan yang memiliki nilai tertinggi adalah Penyelesaian Pemeriksaan Tanah yang lambat serta lama. Hal ini bersifat sangat urgent karena tingkat kekecewaan masyarakat yang sudah tinggi, bila
dibiarkan akan tumbuh kembang yang menyebabkan munculnya resistensi masyarakat.
Penetapan masalah utama sudah diketemukan untuk selanjutnya dilakukan analisis guna mengetahui penyebab- penyebanya. Analisis yang dipakai penulis untuk melihat apa saja yang menjadi penyebab Lambatnya Penyelesaian Pemeriksaan Tanah dengan menggunakan metode FISHBONE.
Dari uraian diatas, penggambaran penyebab dalam diagram fishbone sebagai berikut:
Persyaratan yang dilampirkan tidak sesuai
Hubungan hukum yang belum sinkron
Alas Hak Tidak Benar
Menunggu distribusi berkas
Memprogres berkas ketika sudah banyak
Lambatnya penyelesaian Pemeriksaan Tanah 3 Material
2 Methode 1 Man
4 Machine
Sarana dan prasarana belum memadai Printer dan Mesin Fotokopi belum memadai
Belum dilengkapi aplikasi
Komitmen yang belum optimal Kompetensi yang belum memadai
5 Measurement
6 Environmet
Methode yang dipakai belum benar
Gambar III.1 Analisis Penyebab mengguanakan Fishbone
Penjelasan penyebab lambatnya penyelesaian pemeriksaan tanah dari gambar diatas sebagai berikut :
1. Man
Beberapa permasalahan terkait manusia yang berpengaruh terhadap lambatnya penyelesaian pemeriksaan tanah adalah sebagai berikut :
a. Komitmen yang belum optimal
Penyebab ini muncul karena kesungguhan dari seluruh petugas yang terkait belum sepenuhnya terbentuk.
b. Kompetensi yang belum memadai
Belum terpenuhinya kompetensi seluruh petugas dalam memprogres pekerjaan pemeriksaan tanah tersebut, terutama dalam memahami SOP.
2. Methode
Penyebab lambatnya penyelesaian pemeriksaan tanah dipengaruhi dari beberapa masalah dari method yang ada, antara lain :
a. Metode yang dipakai belum benar
Petugas belum memperhatikan SOP secara cermat dalam memprogres pekerjaan pemeriksaan tanah, serta SOP yang terperinci belum ditetapkan.
b. Menunggu distribusi berkas
Petugas hanya menunggu distribusi berkas dari petugas lainnya, diamana kondisinya SOP yang ada belum terpenuhi
c. Memprogres pekerjaan menunggu banyak
Kondisi ini sering terjadi berawal dari pemahaman SOP yg belum cukup, sehingga petugas mengerjakan tugas ini menunggu berkas terkumpul terlebih dahulu, dengan alasan agar lebih efektif dalam melakukan perjalanan ke lokasi.
3. Material
Disamping penyebab-penyebab diatas, komponen material juga menjadi penyebab lambatnya pemeriksaan tanah, beberapa penyebab dari sisi material yang berpengaruh yaitu :
a. Persyaratan yang dilampirkan oleh pemohon tidak sesuai
Pemohon melampirkan persyaratan yang tidak sesuai sehingga oleh petugas berkas permohonan pemeriksaan tanah tersebut terperiksa dan ditindaklanjuti antara lain :
Menghubungi pemohon dan mengembalikan berkas permohonan tersebut;
Meminta untuk memperbaiki dana tau melengkapi kesalahan serta kekurangan berkas persyaratan tersebut;
Menghubungi pemohon untuk segera dikembalikan hasil perbaikan;
Hasil tindak lanjut diatas yang dilakukan oleh petugas di atas tidak direspon dengan cepat oleh pemohon.
b. Hubungan hukum yang tidak sinkron
Penyebab lain lambatnya pemeriksaan tanah adalah, hubungan hukum antara pemohon dengan tanah secara formal tertulis dalam alas hak yang disampaikan tidak sesuai. Pemohon tidak tersebut secara jelas dalam alas hak, dengan kondisi ini pemohon harus melengkapi bukti hubungan hukumnya, langkah ini oleh pemohon membutuhkan waktu yang lama dalam pemenuhannya.
4. Machine
Beberapa permasalahan terkait machine yang berpengaruh terhadap lambatnya penyelesaian pemeriksaan tanah adalah sebagai berikut :
a. Sarana dan prasarana yang belum memadai
Penyebab ini berpengaruh karena proses pemeriksaan tanah ke lapangan jadi terhambat;
b. Printer dan mesin fotokopi belum memadai
Kekurangan alat pencetak dan alat penggandaan dokumen ini menjadi berpengaruh dalam pemeriksaan tanah, karena petugas mencetak hasil dengan cara bergantian.
c. Belum dilengkapi aplikasi
Aplikasi pendukung yang mejadi perantara petugas lapangan dalam pemeriksaan tanah, turut memperlambat penyelesaian.
Meskipun bukan penyebab utama, ketersediaan aplikasi ini
juga bisa bermanfaat untuk kemudahan dan percepatan penyelesaian pekerjaan.
C. Analisis Kelayakan Inovasi
Analisis kelayakan dari inovasi dalam rancangan aksi perubahan ini menggunakan alat analisa SWOT. SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu kegiatan pelayanan. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats).
Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi kegiatan dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut.
Analisis SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT, di mana aplikasinya adalah bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mencegah keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, selanjutnya bagaimana kekuatan (strengths) mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu
membuat ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru.6
Tabel III.3 Analisis kelayakan menggunakan SWOT STRENGHT
1. Lokasi kantor pada pusat kota dan pusat pemerintahan 2. Memiliki sumber daya
manusia yang cukup 3. Loket pelayanan yang baik
dan nyaman
3. Memiliki hubungan yang baik dengan perangkat desa
WEAKNESS
1. Masalah tumpang tindih penguasaan, sengketa kepemilikan yang banyak sedang dihadapai kantor pertanahan
2. Mutasi pejabat
OPPORTUNITIES
1. Perkembangan teknologi informasi yang ada menjadi pemacu untuk mewujudkan inovasi dengan
memanfaatkan teknologi yang ada
2. Dukungan dari tokoh masyarakat
3. Tanah masyarakat yang belum terdaftar masih banyak
THREATS
1. Masyarakat menggunakan jasa perantara, LSM maupun awak Media dalam
pengurusan permohonan haknya
2. Masyarakat menunggu program PTSL, Redistribusi Tanah dsb
6 https://id.wikipedia.org/wiki/Analisis_SWOT , (diakses tanggal 11 Agustus 2020 pukul.13.25)
25 BAB IV
STRATEGI MENGATASI MASALAH
A. Terobosan Inovasi
Isu utama dari permasalahan yang ada pada Kantor Pertanahan Kabupaten Batanghari perlu dilakukan terobosan guna perbaikan kualitas layanan publik kepada masyarakat. Oleh karena itu penulis membuat Laporan Aksi Perubahan dengan judul Percepatan Pemeriksaan Tanah Melalui Aplikasi Tanah Mentah Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari.
Latar belakang pemilihan judul sudah penulis jelaskan pada bab sebelumnya, sebagai tambahan akan penulis jelaskan lebih lanjut mengenai bagian judul yang tertulis Aplikasi Tanah Mentah. Tanah mentah bukan suatu singkatan dari istilah tertentu, namun suatu penamaan dari aplikasi semata, seperti halnya aplikasi yang sudah dikembangkan oleh Pusdatin Kementerian Agraria dan Tata Ruang/badan Pertanahan Nasional yang bernama Sloka Etnik, aplikasi Monggo Lapor yang dikembangkan oleh Dinas Komunikasi Informatika dan Statistik Kota magelang, kedua aplikasi tersebut tidak memiliki kepanjangan khusus karena hanya penamaan semata.
Pemakaian nama tanah mentah didasarkan pada kebiasaan masyarakat jambi atau kearifan lokal dalam penyebutan sesuatu.
Kabiasaan masyarakat jambi baik itu petugas yang ada pada kantor
pertanahan maupun masyarakat pengguna layanan lebih familiar menyebut istilah pendaftaran tanah pertama kali dengan sebutan tanah mentah, senada dengan hal tersebut maka untuk keunikan dari pada inovasi tersebut penamaan aplikasinya dengan sebutan Aplikasi Tanah Mentah.
Aplikasi tanah mentah ini sebagai alat pendukung untuk kegiatan percepatan pemeriksaan tanah Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari. Pembuatan aplikasi ini tidak dilakukan sendiri oleh penulis melainkan dibantu oleh salah satu ASN pada Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari yang memiliki kemampuan dalam teknologi informasi.
Strategi yang bisa dilakukan pertama kali untuk mengatasi masalah tersebut adalah dengan membuat perencanaan yang tertuang dalam kanvas inovasi.
Kanvas model adalah sebuah strategi dalam manajemen yang berupa visual chart yang terdiri dari 9 (Sembilan) elemen yang kemudian oleh LAN dikembangkan menjadi 13 (tiga belas) elemen yaitu: 1).Target Klien; 2). Hubungan klien; 3). Pelayanan; 4). Nilai yang ditawarkan; 5). Kegiatan Utama; 6). Sumber daya; 7). Mitra Kerja; 8).
Unsur Biaya; 9). Imbalan; 10). Resiko; 11). Legalitas; 12).
Akuntabilitas; dan 13). Sustainabilitas.
Manfaat dari Model Kanvas ini adalah:
1. Mempersingkat penulisan perencanaan
Dengan metode konvensional, akan diharuskan menulis panjang lebar mengenai perencanaan yang akan dibuat. Sementara dengan Model kanvas, organisasi pelayanan publik hanya perlu mengisi poin-poin perencanaan sesuai blok yang ditetapkan tanpa perlu menulis panjang lebar. Penentuan poin penting pun semakin terarah dengan blok yang telah disediakan.
2. Meningkatkan fokus organisasi pelayanan publik terhadap poin penting perencanaan
Memfokuskan aksi perubahan pada elemen strategis yang paling penting, membantu pemahaman dengan dapat melihat gambaran keseluruhan aksi perubahan dan dengan demikian melihat area kekuatan dan kelemahan tergantung pada input.
3. Mengurangi resiko kekeliruan
Model kanvas akan menjadi panduan aksi perubahan untuk menjalani pelaksanaan aksi berdasarkan poin yang telah dirancang sebelumnya. Dengan demikian, organisasi pelayanan publik dapat mengurangi resiko kekeliruan dalam aksi.
MITRA KERJA 1. Masyarkat 2.Tokoh
masyarakat 3. Kepala Desa 4. Kasi IP 5. Kasi PP 6. Kasubbag TU 7.Kasubsi
Pengukuran 8.Kasubsi
Penetapan Hak Tanah 9. petugas ukur 10.Petugas
pemetaan 11.PPNPN
KEGIATAN UTAMA
1.Pembuatan Aplikasi Tanah Mentah
2.Pemeriksaan berkas sebelum pendaftaran 3.Pemeriksaaan
tanah ke lapang
1.
NILAI YANG DITAWARKAN 1.Kemudahan
pengumpulan data
pemeriksaan tanah 2.Penyelesaian
pemeriksaan tanah yang cepat
HUBUNGAN KLIEN
1. Koordinasi 2. Kerjasama 3. Coaching
clinik 4. Family
Gathering
TARGET
1. Kantor
Pertanahan
2. Petuga
s pemeriksa
3. Masyar
akat pemilik tanah
4. Badan
hukum
SUMBER DAYA
1. SDM yang berkompeten 2. Laptop
3. Android
4. Koneksi Internet 5. SOP
PELAYANAN
1. Offline : tatap muka dengan masyarakat
2. Online
Mengirimkan dokumen via email kantah
Publikasi menggunakan akun media social kantah
UNSUR BIAYA Biaya Pembuatan Aplikasi
PNBP
IMBALAN RESIKO
1. Aplikasi error 2. Tidak sesuai SOP LEGALITAS
1. UU No.5 Th. 1960 2. PP No. 24 Tahun 1997 3. Permen No. 3 Tahun 1997 4. Permen No. 9 Th 1999 5. Permen No. 7 Tahun 2007
AKUNTABILITAS SUSTAINABLE
Gambar IV.1 Model Kanvas Inovasi
Langkah-langkah dalam terobosan inovasi ini selain pembuatan aplikasi diantaranya :
1. Penetapan Target
Target inovasinya adalah Kantor Pertanahan, masyarakat dan badan hukum, masyarakat sebagai target dalam jangka pendek, badan hukum ditargetkan untuk jangka menengah dan jangka panjangnya.
2. Nilai yang ditawarkan
Inovasi layanan ini menawarkan kemudahan dalam mengumpulkan data yang berguna bagi Kantor Pertanahan serta berupa kecepatan dalam menyelesaiakan pekerjaan pemeriksaan tanah yang bermanfaat bagi masyarakat maupun badan hukum.
3. Pelayanan
Pelayanan yang direncanakan ada 2 yaitu online dan offline, dengan maksud masyarakat yang bisa mengakses internet, sebelum mendaftarkan permohonan terlebih dahulu mengirimkan dokumen-dokumen tanahnya yang berbentuk digital ke kantor pertanahan melalui email atau link google yang tersedia, bagi yg tidak bisa mengakses layanan internet diberikan kesempatan untuk tatap muka di Kantor Pertanahan.
4. Imbalan
Terobosan ini sangat bermanfaat untuk kantor pertanahan, disamping untuk meningkatkan kualitas layanan juga dapat menambah nilai terpenuhinya zona integritas
5. Hubungan Klien
Agar aksi perubahan ini terlaksana dengan baik dan perubahan layanan ini bisa terus dilaksanakan maupun dikembangkan perlu dijaga hubungan klien.
a. Klien yang berupa masyarakat pemilik tanah dan badan hukum, cara menjaga hubungannya dengan kerjasama yang baik.
b. Klien yang berupa petugas pemeriksa tanah, cara yang dilakukan unutuk menjaga hubungan dengan melakukan coaching clinic yaitu pembimbingan singkat dalam bentuk
pelatihan atau sesi perorangan yang ditujukan untuk penguasaan pengetahuan , menambah wawasan, disamping itu juga perlu adanya family gathering untuk memupuk kebersamaan, mengurangi kelelahan serta meminimalisir kepenatan dalam menghadapi pekerjaan.
6. Kegiatan Utama
Kegiatan utama dari terobosan inovasi ini selain membuat aplikasi pendukung pemeriksaan tanah, juga melakukan langkah2 sebagai berikut :
a. Persiapan Pendaftaran
Petugas dari seksi hubungan hukum pertanahan akan membantu petugas loket memeriksa dan memverifikasi kelengkapan, kesesuaian serta kebenaran berkas yang dilampirkan bila sudah benar, sesuai dan lengkap maka akan dilanjutkan pendafataran oleh pemohon, jika belum maka harus diperbaki terlebih dahulu.
b. Pengguanaan jenis layanan
Dalam pendaftaran tanah pertama kali layanan yang diterapkan oleh Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari menerapkan tiga tahap pendaftaran, yaitu :
- Pelayanan Pengukuran dan Pemetaan Bidang Tanah;
- Pelayanan Pemeriksaan Tanah;
- Pendaftaran SK.
Dengan menu layanan ini maka masyarakat hadir ke kantor pertanahan minimal 3 (tiga) kali, bahkan bisa lebih dari itu manakala terdapat kekurangan dan sebagainya.
Perubahan yang akan lakukan dalam penggunaan menu layanan ini adalah dengan menerapkan tahapan permohonan yang berupa :
- Permohonan SK Pemberian Hak Milik Perorangan - Pendaftaran SK Hak
Layanan permohonan hak ini terdapat dua kegiatan lapang yaitu pengukuran bidang dan pemetaan bidang tanah serta pemeriksaan tanah, yang akan dilakukan untuk mendukung percepatan layanan kepada masyarakat yaitu dengan menerapkan pelaksanaan pengumpulan data fisik oleh petugas ukur serta pengumpulan data yuridis serta pemeriksaan tanah oleh petugas pemeriksa tanah dilakukan dalam waktu yang bersamaan.
Terobosan yang ingin dikembangkan adalah masyarakat cukup 1 atau 2 kali ke Kantor Pertanahan dalam melakukan pendaftaran
C. Pelaksanaan Pemeriksaan Tanah
Petugas pemeriksa tanah akan dilengkapi dengan aplikasi tanah mentah yang terinstall dalam android masing2 petugas. Petugas di lapangan mengambil data berupa
Penggunaan tanah;
Patok batas;
Nama pemilik batas;
Kesesuaian dengan tata ruang;
Ada atau tidaknya keberatan dari pihak lain;
Tidak ada kepentingan pemerintah diatas tanah yang diperiksa;
Tanah yang dimohon dimanfaatkan sesuai dengan peruntukannya.
7. Sumber Daya
Dengan tersedianya sumber daya berupa SDM yang berkompeten, tersedianya laptop, android dan jaringan internet, serta SOP yang terperinci maka aksi perubahan layanan akan dapat terlaksana dengan baik.
8. Mitra Kerja
Pendukung aksi perubahan ini yaitu Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari, Kabid Hubungan Hukum Pertanahan Kanwil BPN Provinsi Jambi, Kasubbag Tata Usaha, Kasi Infrastruktur Pertanahan, Kasi Penataan Pertanahan, Kasubsi
Pengukuran dan Pemetaan Kadasteral, Kasubsi Penetapan Hak dan Pemberdayaan Hak Atas Tanah Masyarakat, Petugas Ukur, Petugas Pemetaan, PPNPN, Petugas Loket pada Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari, Kepala Desa, Tokoh Masyarakat, LSM dan Media.
Jejaring kerja yang dituangkan dalam tabel sebagai berikut:
Tabel IV.1 Identifikasi Stakeholders dan Pengaruhnya terhadap Aksi Perubahan
No Stakeholder Peranan Pengaruh Hubungan Kerja
1 2 3 4 5
Internal
1 Kepala Bidang Hubungan Hukum Pertanahan Kanwil BPN. Provinsi Jambi
Koordinasi dan diskusi tentang layanan pemeriksaan tanah
Positif Pemberi bimbingan dan arahan serta masukan terkait regulasi peraturan 2 Kepala Kantor
Pertanahan Kabupaten Batanghari
Diskusi awal tentang Rancangan Aksi Perubahan
Diskusi tentang substansi isi Rancangan Aksi Perubahan
Diskusi tentang rencana implementasi aksi perubahan
Positif Mentor dan pemberi bimbingan aksi perubahan
Control pelaksaan Aksi Perubahan
3 Kasubbag Tata Usaha
Diskusi dan koordinasi awal tentang pemilihan
menu layanan
pemeriksaan tanah
Diskusi dan koordinasi
tentang penyiapan
Aplikasi Tanah Mentah
Positif Penyediaan sarana
dan prasarana
pendukung
Pemberi dukungan
teknis dan
nonteknis 4 Kasi Infrastruktur
Pertanahan
Koordinasi dan diskusi
awal tentang
pemeriksaan tanah
Koordinasi dan diskusi
tentang penyiapan
rapat dan bimbingan kepada petugas
Sidang Panitia A
Positif Pelaksana penyiapan
bimbingan dan
rapat kepada
petugas
Pelaksana Tim
Teknis layanan
pemeriksaan tanah 5 Kasi Penataan
Pertanahan
6 Kasubsi Penetapan Hak Tanah dan Pemberdayaan Hak Tanah Masyarakat
No Stakeholder Peranan Pengaruh Hubungan Kerja
7
Kasubsi Pengukuran dan Pemetaan Kadasteral
Bimbingan pelaksanan layanan di kantor
Bimbingan dan
pelaksanaan di
lapangan
positif Pelaksana
8 PPNPN Subsi
Penetapan Hak
Tanah dan
Pemberdayaan Tanah Masyarakat 9 Petugas Pemetaan 10 Petugas Loket 11 Petugas ukur
Eksternal
12 Kepala Desa Koordinasi dalam pemeriksaan tanah
Sidang panitia A
Postif Pemberi keterangan terhadap riwayat
dan penguasaan
tanah yang
dimohonkan oleh masyarakat
Pelaksana Sidang Panitia
13 Tokoh Masyarakat Diskusi dan Koordinasi
terkait riwayat
penguasaan tanah
Diskusi mengenai lokasi yang akan dilakukan pemeriksaan tanahnya
Positif Pemberi informasi tambahan
mengenai riwayat penguasaan tanah oleh pemohon serta informasi klaim dari pihak lain
Promosi terhadapa masyarakat terkait layanan pemriksaan tanah
Fungsi kontrol 14 LSM dan Media
15 Masyarakat Sekitar
Projec Leader Kepala Kantor
Kabid HHP Kanwil
Kasubbag TU
Kasi IP Kasi PP
Kasubsi Penetapan Hak
PPNPN
Pemohon
Masyarakat
Badan Hukum
Kepala Desa Tokoh
Masyarakat
LSM dan Media
Coach
Masyarakat Sekitar
Tanah Tim Teknis Pemeriksaan
Gambar IV.2 Net Map Stakeholders
Kasubsi Pengukuran dan Pemetaan
Petugas Pemetaan
Petugas Loket
Keterngan Garis
Garis koordinasi dua arah serta bimbingan
Gambar IV.3 Net Map Stakeholders
Garis koordinasi internal
Komunikasi dan Konsultasi Koordinasi Eksternal
Garis Koordinasi ekternal dan bimbinan
Koordinasi internal
Berdasarkan Tabel dan Gambar di atas, peranan stakeholders dapat dilihat dengan jelas pada tabel dengan penjabaran jejaringnya diurai secara lengkap pada gambar Net Map Stakeholders. Selanjutnya dari penjabaran tersebut dapat penulis
lakukan pembagian stakeholders berdasarkan posisi/tingkatan kepentingan dan pengaruhnya sebagai berikut :
Latten
Kepala Desa
Tokoh Masyarakat
Masyarakat Sekitar
Promoter
Kepala Kantor
Kabid HHP
Kasubbag TU
Kasi IP
Kasi PP
Kasubsi Penetapan Hak Tanah
Kasubsi Pengukuran dan
Pemetaan Kadasteral
PPNPN Subsi Penetapan Hak Tanah
Petugas Loket
Petugas Pemetaan
Interest
Apathetics
LSM
Media
Defenders
Masyarakat Pemilik Tanah
Badan Usaha
Gambar IV.4 Posisi Stakeholders berdasarkan tingkatan kepentingan dan pengaruhnya
Berdasarkan gambar di atas, stakeholders yang menempati posisi promoters memiliki kepentingan yang besar terhadap inovasi ini
dan juga memiliki kekuatan dan pengaruh yang kuat untuk membuatnya berhasil (atau menggagalkannya). Posisi latents tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam aksi perubahan ini secara langsung, namun memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi inovasi ini ketika mereka tertarik. Posisi defenders memiliki kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan dukungannya, namun kekuatannya kecil untuk mempengaruhi inovasi ini. Dan yang terakhir posisi apathetics yang kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya inovasi ini.
9. Biaya
Biaya yang diperlukan untuk mendukung dalam aksi perubahan ini biaya-biaya yang diperlukan yaitu untuk rapat, pembuatan aplikasi, honor petugas serta biaya penerimaan negara bukan pajak.
Sumber biaya tersebut dari DIPA Kantor Pertanahan dan dari masyarakat. Untuk yang bersumber dari DIPA digunakan untuk membiayai rapat, pembuatan aplikasi dan honor pertugas, sedangkan biaya yang bersumber dari masyarakat yaitu penerimaan negara bukan pajak atas permohonan yang diajukan.
B. Hasil Inovasi
Hasil yang ingin dicapai dari implementasi aksi perubahan ini dibagi menjadi dua bagian waktu yaitu
1. Jengka pendek
a. Terwujudnya Aplikasi Tanah Mentah;
b. Digunakannya menu layanan pendaftaran tanah pertama kali;
yang memakai 2 tahap yaitu permohonan SK hak dan pendaftaran SK;
c. Digunakannya aplikasi tanah mentah sebagai pendukung petugas pemeriksa tanah untuk mengumpulkan data;
d. Terlaksananya pemeriksaan tanah yang cepat;
e. SOP yang terperinci.
2. Jangka Menengah
a. Keberlanjutan penggunaan aplikasi tanah mentah;
b. Keberlanjutan pemilihan menu layanan pendaftaran tanah pertama kali yang memakai 2 tahap.
C. Manfaat Inovasi
Manfaat yang akan didapatkan dengan adanya aksi perubahan tersebut adalah :
a. Manfaat bagi Team Leader.
Implementasi Aksi Perubahan berupa tersedianya alat atau aplikasi yang berbasis digital di Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari dapat memberikan manfaat yaitu :
1) dapat memberikan jaminan bagi Team Leader terhadap kualitas pekerjaan pelayanan dalam rangka pengendalian pelaksanaan pekerjaan kepada pejabat pelaksana dan jabatan fungsional yang terlibat;
2) dapat memberikan keyakinan sepenuhnya bagi Team Leader bahwa Tim Pemeriksaan Tanah Panitia A Pertanahan Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari telah memberikan pelayanan yang prima kepada masyarakat/pemohon.
b. Manfaat bagi Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari.
Implementasi Aksi Perubahan diharapkan dapat memberikan manfaat yaitu :
1) dapat meningkatkan kualitas pelayanan;
2) terlaksananya prosedur pelayanan dengan baik;
3) meningkatkan kepastian ketepatan waktu penyelesaian berkas permohonan;
3) Efisiensi terhadap waktu dan tenaga karena pekerjaan dapat telkasana secara simultan, petugas dilapangan mengambil data, petugas yang berada dikantor bisa memprogres pekerjaan dimaksud.
c. Bagi Penerima Layanan:
a. Terdapat jaminan kepastian terhadap persyaratan, waktu dan biaya;
b. Mengurangi jumlah kehadiran pemohon ke kantor pertanahan.
D. Pemanfaatan Sumberdaya
Pelaksanaan kegiatan pengembangan Aplikasi Tanah Mentah untuk mendukung percepatan pemeriksaan tanah ini diselenggarakan
secara Swakelola. Anggaran pelaksanaan diletakkan pada DIPA Kantor Pertanahan Kabupaten Batang Hari dengan sumber dana Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP). Tim efektif dibentuk melalui Surat Keputusan (SK) Kepala Kantor Pertanahan dengan tetap merujuk kepada SK Pemeriksaan Tanah Panitia A. Tujuan dari pembentukan SK ini untuk melegitimasi kegiatan Aksi Perubahan merupakan kegiatan yang resmi dan formal. Serta dapat di pertanggungjawabkan secara keuangan negara, sumber dana pelaksanaan pengembangan layanan Aplikasi Tanah Mentah ini.
Selain pembentukan tim efektif , yang perlu untuk dilakukan untuk menjaga kualitas layanan, mempercepat layanan, serta mewujudkan tujuan aksi perubahan adalah dengan cara mengembangkan kompetensi tim efektifnya, langkah pengembangan kompetensinya antara lain :
1. Melalui capacity building;
2. Coaching clinic;
3. Diskusi Intens.
4. Pendampingan.
Selain pembentukan tim efektif, penyusunan jadwal kegiatan terhadap implementasi aksi perubahan ini turut pula mempengaruhi tingkat keberhasilan dari aksi perubahan yang akan dilaksanakan.
Jadwal tahapan implementasi aksi perubahan dibuat dan disajikan dalam tabel berikut ini :
