RANCANGAN AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN I
JUDUL
PENERAPAN SISTEM APLIKASI INFORMASI DATA KEUMATAN DAN KEPENDIDIKAN KATOLIK
PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KAB.BANGGAI LAUT (SIDAKK)
PESERTA
ANDRIYAS SURYO HERNANTO, SS
MENTOR
H. MOH. TASLIM, S. Ag,. M.M
BALAI DIKLAT KEAGAMAAN MANADO BADAN LITBANG DAN DIKLAT
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
TAHUN 2020
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN AKSI PERUBAHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I
PENERAPAN SISTEM APLIKASI INFORMASI DATA KEUMATAN DAN KEPENDIDIKAN KATOLIK
(SIDAKK)
PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN BANGGAI LAUT
Oleh :
ANDRIYAS SURYO HERNANTO, SS
Telah diajukan pada tanggal 3 bulan Agustus Tahun 2020 Di Balai Diklat Keagamaan Manado Badan Litbang dan Diklat
Kementerian Agama Republik Indonesia
COACH COACH MENTOR
Eka Hartaty Lamusu, M.AP Mufida Alamri, M.E H. Moh. Taslim, S. Ag,. M.M Nip. 198707062009122003 Nip. 198405072002122001 Nip. 197005072000121001
Mengetahui,
Kepala Balai Diklat Keagamaan Manado
Hi. Khaeroni, S.Sos, M.Si NIP. 197004011993031005
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur kami panjatkan kehadiran Tuhan Yang Maha Esa, karena atas kuasa dan kasihNya, sehingga kami boleh diberikan anugerah kekuatan dan kesehatan, sehingga Laporan Proyek Perubahan Pelatihan Kepemimpinan dan Pengawasan (PKP) Tahun 2020 Balai Diklat Keagamaan Manado dapat terselesaikan dengan baik.
Dalam kaitan penyusunan Laporan Aksi Perubahan temanya sesuai dengan Rancangan Aksi Perubahan yaitu “Penerapan Sistem Aplikasi Data Keumatan dan Pendidikan Katolik pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Banggai Laut”.
Untuk proses penyusunan Laporan Aksi Perubahan ini, kami senantiasa mendapat bimbingan dan arahan, serta motivasi yang baik dari Coach dan Mentor, Bapak/Ibu Widyaiswara, Tim Kerja, para Stakeholder, Panitia OKO dan teman-teman Peserta PKP Angkatan 1 Tahun 2020. Untuk itu, selaku Project Leader, kami menghaturkan terima kasih
A. Judul
Rencana layanan publik yang akan dibuat ini menggunakan layanan IT berbasis Offline dan kemudian akan dikembangkan dengan berbasis pada web/cloud dengan menggunakan Komputer yang nantinya akan dikembangkan lagi menuju aplikasi berbasis mobile (android).
Dalam Aplikasi ini nantinya akan dimuat data-data yang menyangkut Keumatan dan Kependidikan yang berkaitan dengan tugas dan fungsi dari kami sebagai Penyelenggara Katolik. Selain data umat dan kependidikan katolik, dalam aplikasi ini akan dicoba di masukkan informasi dan data yang berguna bagi umat dan stakeholder lainnya.
Rencana layanan publik berbasis IT yang akan di buat adalah “SIDAKK”
= “Sistem Aplikasi Informasi Data Keumatan dan Kependidikan Katolik”.
B. Latar Belakang
Dipilihnya judul diatas karena kami sangat merasakan kurangnya sistem data keumatan dan pendidikan katolik yang di Kantor Kementerian Agama Kab.
Banggai Laut. Kurangnya data keumatan dan kependidikan katolik ini dpengaruhi oleh beberapa factor antara lain; jarak antar wilayah di wilayah yang cukup luas, akses akan sarana komunikasi dan informasi yang terbatas, serta kondisi alam yang tidak pasti.
Selain itu, penyediaan data ini juga selaras dengan hasil rekomendasi pada Rapat Koordinasi Pejabat Bimas Katolik Pusat dan Daerah yang di helat di Bali pada tanggal 12-16 Maret 2020 yang salah satu hasil rekomendasinya berbunyi Sinkronisasi data Keumatan dan Kependidikan Katolik tahun 2020. Rapat Koordinasi Pejabat Bimas Katolik Pusat dan Daerah menyatakan
bahwa data umat katolik yang ada sekarang masih jauh dari kata akurat. Hal inilah yang menyebabkan bantuan atau pelayanan pemerintah kepada umat katolik belum dapat tersalurkan dengan baik dan tepat sasaran. Tumpang tindihnya data umat dan kependidikan katolik diharapkan dapat teratasi dengan adanya satu pintu data langsung.
Data keumatan dan kependidikan yang selama ini ada adalah data yang dikumpulkan secara manual dari pihak Mitra Kerja yakni Gereja Katolik.
Kelemahan yang dialamai ada adalah dalam hal pengumpulan data yang seringkali memakan waktu yang lama, dan kemampuan untuk mengisi data yang diharapkan. Pemerintah Daerah Kabupaten Banggai Laut sebagai salah satu Stakeholder yang terkait seringkali juga membutuhkan data yang dimaksud dan terkadang menyusun data sendiri yang berbeda dari kenyataan di lapangan.
Sinkronisasi data sangat diperlukan mengingat kebutuhan informasi dari masyarakat maupun pemerintah, teristimewa ditengah masa Pandemi Covid-19 ini. Selain itu, luasnya medan pelayanan menjadi satu kendala bagi mayarakat untuk mengakses data langsung dari umat. Selain luasnya medan pelayanan yang terdiri dari beberapa pulau, hal lain yang menjadi kendala dalam perkembangannya adalah kurangnya SDM yang mampu dan menguasai sarana IT dan mampu untuk mengoperasikannya.
C. Tujuan Aksi Perubahan
Tujuan utama adalah tersedianya data tentang umat Katolik dan data kependidikan katolik di Kantor Kementerian Agama Kab. Banggai Laut. Demi kemudahan dalam mengimplementasikan rancangan rencana aksi ini maka perlu diatur tahapan waktu kegiatan yaitu tujuan jangka pendek, tujuan jangka menengah dan tujuan jangka panjang:
a. Tujuan Jangka Pendek
(Ouput / Product yang dihasilkan) diharapkan melalui website SIDAKK online/offline adalah tersedianya data tentang keadaan Umat Katolik dan data Kependidikan Katolik pada Penyelenggara Bimas Katolik Kab. Banggai Laut.. Tujuan jangka pendek ini diaharapkan dapat dilakukan 2 (dua) bulan pada tanggal 3 Agustus sampai 5 Oktober 2020.
b. Tujuan Jangka Menengah
Diharapkan melalui website SIDAKK akan tersedia data Umat Katolik dan Kependidikan Katolik di 7 Kecamatan yang ada di Kab. Banggai Laut, yakni selama 1 tahun.
c. Tujuan Jangka Panjang
Tersedianya aplikasi SIDAKK versi mobile.
D. Manfaat Aksi Perubahan 1. Manfaat Internal
a. Tersedianya data umat Katolik yang ada di 7 kecamatan di Kab. Banggai Laut.
b. Tersedianya data Kependidikan menyangkut jumlah siswa, jumlah guru dan tenaga kependidikan Katolik.
c. Membantu para Mitra Kerja dalam tugas dan pelayanan di daerah masing- masing
2. Manfaat Eksternal
a. Memudahkan para pemimpin umat yang di desa-desa dalam mengirimkan data yang dibutuhkan baik oleh gereja maupun pemerintah.
b. Memudahkan yang berkepentingan dalam pengelolaan kependidikan di Dinas Pendidikan Pemerintah Kabupaten Banggai Laut maupun Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sulteng, maupun lembaga Gereja Katolik yang ada
E. Profil Kinerja Organisasi
Tugas dan fungsi organisasi dan strukturnya
H. Moh. Taslim, S.Ag, M.M
Andriyas S.Hernanto, SS Mufida Alamri, M.E
Tim 1 Administrasi 1. Sitti Rahmi Uda’a 2. Enelia Febriana 3. Rosalin Cela
Tim 2 IT & Webb 1. Sarmito
2. Suhardi 3. Sri Dewi
Tim 3 Pengumpul Data 1. Nicodemus Anise 2. Steviano Nukak 3. Sira
Eka Hartaty Lamusu, M.AP
F. Pemilihan isu strategis
Pemilihan isu atau masalah yang diangkat dalam rancangan aksi perubahan ini berdasarkan hasil diagnosa organisasi dan alternatif solusi dengan menggunakan alat analisis (USG). Isu strategis yang diangkat ini diharapkan dapat sesuai dengan keadaan di lapangan.
1. Identifikasi Isu-Isu dan Analisa Penyebab
Mencermati pemasalahan-permasalahan di unit satuan kerja Bimas Katolik Kantor Kementerian Agama Kabupaten Banggai Laut serta berdasarkan hasil diskusi dan konsultasi dengan mentor dan coach, maka dapat dirumuskan sejumlah isu sebagai berikut :
a. “Wilayah yang luas dan Jarak yang cukup jauh dengan pusat kabupaten”. Dalam isu tersebut, penjabaran indikator yang melatarbelakangi munculnya isu tersebut, antara lain :
1) Konsentrasi Penduduk yang tersebar di Pulau-pulau terpencil
2) Jarak yang cukup jauh antara satu tempat dengan pusat kabupaten Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera diselesaikan diantaranya:
1) Data umat dan kependidikan yang disampaikan seringkali terlambat 2) Beban biaya transportasi yang cukup tinggi dalam perjalanan
3) Situasi dan kondisi alam yang sering berubah-ubah.
b. Sarana IT yang Belum Memadai. Dalam isu tersebut, penjabaran indikator yang melatarbelakangi munculnya isu tersebut, antara lain:
1) Masih termasuk dalam daerah 3 T (Terpencil, Terluar dan Terjauh) 2) Sarana Komunikasi dan Internet masih terbatas di beberapa tempat 3) Jaringan listrik di beberapa tempat belum memadai
Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera diselesaikan diantaranya:
1) Laporan data Umat dan Kependidikan tidak tersampaikan tepat waktu 2) Laporan data yang disampaikan masih berupa manual.
c. SDM yang Terbatas dan Belum Memadai. Dalam isu tersebut, penjabaran indikator yang melatarbelakangi munculnya isu tersebut yakni ;
1. Belum adanya SDM yang memadai
2. Belum ada SDM yang menguasai IT di Bimas Katolik
.Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera diselesaikan diantaranya :
1) Program tidak dapat berkembang dengan baik
2) Singkronisasi data dengan Stakeholder terkait terkendala 2. Isu-Isu Yang Diangkat
Untuk dapat mengatasi ketiga isu tersebut perlu dilakukan identifikasi isu yang paling krusial agar segera ditindaklanjuti. Adapun pada rancangan aktualisasi ini menggunakan analisis USG (Urgency, Seriousness, Growth) terhadap setiap isu permasalahan yang telah dirumuskan sebagai berikut:
Tabel 2.1 Penentuan Isu Aktual No
. Isu Aktual Kriteria
Skor Prioritas U S G
1. Wilayah yg terdiri dari Pulau-pulau/Jarak 5 5 5 15 1
2. Sarana IT yang terbatas 5 4 4 13 3
3. SDM yang belum memadai 5 5 4 14 2
Tabel 2.2 : Keterangan Skala USG
Urgency = Mendesak Seriousness = Kegawatan
Growth = Pertumbuhan 5 = Sangat Mendesak 5 = Sangat Gawat 5 = Sangat Cepat
4 = Mendesak 4 = Gawat 4 = Cepat
3 = Cukup Mendesak 3 = Cukup Gawat 3 = Cukup Cepat 2 = Kurang Mendesak 2 = Kurang Gawat 2 = Kurang Cepat 1 = Sangat Kurang
Mendesak
1 = Sangat Kurang
Gawat 1 = Sangat Lambat
Berdasarkan hasil analisis dengan teknik USG terhadap setiap isu yang telah dirumuskan, maka isu yang terpilih menjadi core issue dan penting untuk segera diselesaikan adalah Jangkauan Wilayah yang Luas, karena dari sisi urgensi dinilai penting untuk diselesaikan segera karena untuk menunjang dalam pekerjaan dan tanggungjawab sebagai Penyelenggara Katolik Kantor Kementerian Agama Kabupaten Banggai Laut . Selain itu dari segi seriousness, isu tersebut dianggap sangat gawat untuk ditindaklanjuti, guna pembuatan analisa dalam pelaksanaan pekerjaan Selain itu, dari sisi growth, isu ini dianggap sangat cepat menyebar dan berpotensi meningkat karena perkembangan zaman yang terus bergulir
G. Gagasan aksi Perubahan
Hasil diagnosa organisasi dituangkan dalam gagasan aksi perubahan disertai argumentasi yang kuat sebagai solusi masalah organisasi. Untuk memecahkan isu utama yaitu Luasnya jangkauan wilayah pelayanan dan kerja, maka perlu diketahui terlebih dahulu akar permasalahan dari isu tersebut. Dengan mengetahui akar permasalahan maka dapat dilanjutkan dengan perancangan kegiatan-kegiatan untuk menyelesaikan permasalahan secara bertahap. Berdasarkan temuan di lapangan, permasalahan utamanya adalah belum diterapkan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi.
Untuk memudahkan identifikasi akar masalah dapat menggunakan diagram fish bone, sebagai berikut :
Gambar 2.1 Diagram Fishbone
Wilayah Kerja terdiri dari Pulau-pulau dan Jarak yg
Jauh Ke Kabupaten SDM kurang
Sarana IT Blm Memadai Jarak jauh dgn
pusat kabupaten
SDMBlm Menguasai IT
Berdasarkan hasil identifikasi dengan menggunakan diagram fishbone, isu wilayah pelayanan yang luas memiliki dua permasalahan utama, yaitu :
1. Sarana IT yang belum memadai, dalam hal ini berarti bicara tentang Jaringan Komunikasi/Provider yang belum maksimal di wilayah Kabupaten Banggai Laut ini. Jaringan yang tidak maksimal sedangkan pengguna banyak
2. Sumber Daya Manusia (SDM)
Untuk memecahkan masalah tersebut, maka gagasan aksi perubahan yang akan dibuat adalah: “ Sistem Aplikasi Data Keumatan dan Kependidikan Katolik (SIDAKK)”.
H. Terobosan Inovasi
Solusi pemecahan masalah yang berkaitan dengan kebutuhan perubahan kinerja pelayanan secara inovatif sesuai dengan kriteria inovasi :
a. Memberi nilai tambah bagi organisasi dan stakeholder,
Dengan adanya inovasi yang akan dikembangkan ini diharapkan dapat memberi nilai tambah bagi organisasi khususnya Kantor Kementerian Agama Kabupaten Banggai Laut dan juga para Stakeholder yakni Gereja Katolik dan Pemerintah Daerah Kabupaten Banggai Laut.
b. Memiliki unsur kebaharuan
Sistem Aplikasi Data Keumatan dan Kependidikan Katolik (SIDAKK) yang akan diterapkan nantinya memang baru khususnya bagi instansi Kantor Kementerian Agama Kab. Banggai Laut. Sistem ini diharapkan dapat menopang dalam pelayanan kepada masyarakat.
c. Bisa direplikasi,
Sistem aplikasi ini diharapkan juga dapat direplikasi bagi instasi lain yang membutuhkan rancangan yang sama. System ini diharapkan juga dapat membatu dalam pelayanan kepada masyarakat di instansi lainnya.
d. Dapat diterapkan secara berkelanjutan, dan
Sistem Aplikasi data ini diharapkan dapat terus diterapkan secara berkelanjutan selama organisasi ini masih ada.
e. Sesuai dengan nilai-nilai organisasi
Sistem ini sesuai dengan nilai-nilai organisasi Kantor Kementerian Agama Kab.
Banggai Laut yakni berusaha melayani masyarakat dengan sepenuh hati.
I. Tahapan Rencana Perubahan
Tahapan rencana kegiatan/milestone jangka pendek (2 bulan) jangka menengah (1 tahun) dan jangka panjang (> 1 tahun) beserta output yang dihasilkan tiap tahapan.
No Tahapan / MilesStone Target Waktu Capaian
1 Jangka Pendek
1. Meminta dukungan Mentor / Kepala Kantor Kemenag Kab. Banggai Laut
27 Juli 2020 100 %
2. Membuat SK Tim Efektif 27 Juli 2020 100 % 3. Menyusun Proposal Rancangan
Proyek Perubahan
27 Juli 2020 100 %
4. Seminar Rancangan Proyek Perubahan
30 Juli 2020 100%
5. Mengumpulkan Tim Efektif 3 Agustus 2020 6. Membuat Rancangan Sistem
Aplikasi Data
5 Agst – 2 Sept 2020
7. Input Data dalam Sistem Aplikasi 2 – 22 Sept 2020 8. Uji coba Sitem Aplikasi Data 23 – 30 Sept 2020 9. Perbaikan Sistema Aplikasi 25 Sept 2020 10. Seminar Aksi Perubahan 7 Okt 2020 2 Jangka Menengah
1. Perubahan ke Sistem Cloud Juni 2021 2. Uji coba system Cloud Agustus 2021 3 Jangka Panjang
Perubahan ke versi Mobile (Android) Januari 2022
J. Kejelasan Peta dan Pemanfaatan Sumber Daya Organisasi Kemampuan mengidentifikasi dan menjelaskan rencana pemanfaatan sumberdaya organisasi, tim kerja, dan pemanfaatan teknologi digital dalam organisasi.
PETA STAKEHOLDERS DALAM QUADRAN
LATENTS : PROMOTORS :
1. 1. Kankemenag Banggai Laut
2. Mitra Kerja Gereja Katolik 3. Pimpinan Umat
APATHETICS : DEFENDENTS :
1. Kepala Kesbangpol Pemda Banggai Laut
2. Dinas Sosial dan BPMD
1. Dinas Pendidikan Pemda Banggai Laut 2. Dinas Dukcapil
Dalam rangka pelaksanaan proyek perubahan ini dibentuk tim efektif yang bertugas membantu Project Leader menyiapkan, mengkoordinasikan, melaksanakan tugas yang berhubungan dengan proyek aksi perubahan. Adapun struktur dan tugas tim efektif dimaksud adalah sebagai berikut :
No. Nama/Jabatan Uraian Tugas 1. H. Moh Taslim, S.Ag, M.M
Kepala Kantor Kemenag Banggai Laut
1. Mengeluarkan kebijakan dalam proyek perubahan
2. Mendukung pelaksanaan proyek perubahan
2. Andriyas S. Hernanto, SS Penyelenggara Katolik Kemenag Banggai Laut
1. Membuat rancangan proyek perubahan.
2. Membentuk Tim Pendukung rancangan 3. Membagi Tugas Tim Pedukung
4.
3 Tim 1 (Administrasi) 1. Siti Rahmi Uda’a 2. Enelia Febriana 3. Rosalin Cela
1. Membuat surat-surat yang berkaitan dengan Proyek Perubahan.
2. Mengedarkan Surat-surat.
3. Membuat Notulensi Rapat
4. Membuat dokumentasi pertemuan 4 Tim 2 (IT & Aplikasi)
1. Sarmito 2. Suhardi
1. Menyusun rancangan bersama Projek Leader.
2. Membuat Sistem Aplikasi yang dibutuhkan
3. Menguji coba system yang dibuat 4 Tim 3 (Pengumpulan Data)
1. Nicodemus Anise 2. Stevianto Nukak 3. Sira
4. Mengumpulkan data di lapangan 5. Mengolah data siap di input dalam
aplikasi
6. Menginput data dalam sistem
K. Kejelasan Peta dan Pemanfaatan Sumber Daya Organisasi Kemampuan mengidentifikasi dan menjelaskan rencana pemanfaatan sumberdaya organisasi, tim kerja, dan pemanfaatan teknologi digital dalam organisasi.
Rincian Anggaran (Jika Ada)
No Rincian Kegiatan Rincian Anggaran Total 1 Pembagian Tugas Tim Efektif
2 Pembuatan Sistem Aplikasi Data 3. Pengumpulan Data
4. Input Data ke dalam Sistem
L. Manajemen Mutu Mengidentifikasi kendala dalam proses aksi perubahan dan mengendalikannya sesuai dengan target yang ingin dicapai di jangka pendek.
M. Kesimpulan Simpulan dari rancangan aksi perubahan yang dibuat
N. Persetujuan Coach Dokumen RAP ditandatangi oleh peserta dan coach.
No Kegiatan Potensi Masalah Resiko Antisipasi 1 Jangka Pendek
1. Meminta dukungan Mentor/Kepala
Kankemenag
Belum ada Belum ada -
2. Membuat SK Tim Efektif Belum ada Belum ada - 3. Menyusun Proposal
Rancangan Aksi
Perubahan
Listrik dan Jaringan yg tidak stabil
-
4. Seminar Rancangan Proyek Perubahan
Jaringan tidak maksimal
Tidak dapat melaksanakan seminar
Kirim file kepada Coach
5. Mengumpulkan Tim Efektif
Anngota Tim tidak terkumpul
Tim tidak berjalan Ganti Tim 6. Membuat Rancangan
Sistem Aplikasi Data
Jaringan/koneksi kurang optimal / Operator sibuk Anggaran tidak ada
Sistem tidak selesai tepat waktu
Perpanjang masa
7. Input Data dalam Sistem Aplikasi
Data belum terkumpul
Input data kurang maksimal
Terjun langsung ke lapangan 3 8. Uji coba Sitem Aplikasi
Data
Server kurang maksimal
Aplikasi tidak berjalan
Beralih ke jaringan lain 9. Perbaikan Sistem Aplikasi
10. Seminar Aksi Perubahan Jangka Menengah
1. Perubahan ke Sistem Cloud
2. Uji coba system Cloud Jangka Panjang
Perubahan ke versi Mobile (Android)
Dana tidak tersedia
Peralihan tidak maksimal
Lobby anggaran ke kanwil
