RANCANGAN AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGAKATAN I
JUDUL :
PANDUAN SISTEM PELAPORAN BULANAN GURU AGAMA HINDU (SIPBUGALUH) BERBASIS MEDSOS
PESERTA
I KADEK DWIJARINATA, S.Ag
MENTOR Drs. MUSLIMIN, M.Si NIP. 196706292000121001
BALAI DIKLAT KEAGAMAAN MANADO BADAN LITBANG DAN DIKLAT
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2020
LEMBAR PENGESAHAN RANCANGAN AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN I
JUDUL
Panduan Sistem Pelaporan Bulanan Guru Agama Hindu (SIPBUGALUH) Berbasis Medsos
Oleh :
I Kadek Dwijarinata, S.Ag
Telah diajukan pada tanggal 27 bulan Juli Tahun 2020 Di Balai Diklat Keagamaan Manado Badan Litbang dan Diklat
Kementerian Agama Republik Indonesia
Coach Coach Mentor
Sulistiawati Paita,MM Rosdiana Madjaan, M.Pd Drs. Muslimin, M.Si NIP. 198208302009012007 NIP. 198702042009122003 NIP. 196706292000121001
Mengetahui,
Kepala Balai Diklat Keagamaan Manado
Hi. Khaeroni, S.Sos, M.Si NIP. 197004011993031005
A. Judul
Panduan Sistem Pelaporan Bulanan Guru Agama Hindu (SIPBUGALUH) Berbasis Medsos pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Parigi Moutong.
B. Latar Belakang
Kabupaten Parigi Moutong merupakan salah satu kabupaten yang ada di Provinsi Sulawesi Tengah. Luas Wilayah Kabupaten Parigi Moutong bila diukur dengan cara menarik garis lurus dari ujung selatan sampai ke ujung utara memiliki luas jarak kurang lebih 400 km dan memiliki kontur wilayah yang berbukit dan memanjang sepanjang pinggir pantai. Di Kabupaten Parigi Moutong terdapat berbagai suku bangsa dan agama yang salah satunya adalah agama Hindu. Keberadaan umat Hindu bila dilihat dari wilayah atau tempat tinggalnya ada yang berdekatan dengan ibu kota Kabupaten dan adapula yang sangat jauh dari perkotaan dan boleh dikatakan pada daerah agak terpencil.
Dalam hal urusan pendidikan, guru – guru memiliki peranan yang sangat penting dalam mencerdaskan kehidupan bangsa tidak memandang dimanapun ditugaskan. Begitu pula sebagai guru pendidikan Agama Hindu memiliki tanggungjawab untuk meningkatkan sradha atau keyakinan anak didik terhadap Tuhan Yang Maha Esa dan menjadikan anak didik memilikiki akhlak yang baik. Tenaga pendidik/ guru selain memiliki tanggung jawab di sekolah, tak boleh lepas juga dari tanggung jawab kepada Kantor dalam hal laporan.
Laporan yang dimaksudkan disini adalah laporan bulanan yang menyangkut absensi, jurnal, agenda harian disekolah dan aktivitas yang berhubungan dengan tupoksi guru itu sendiri. Maka selain memiliki tanggungjawab di sekolah, bertanggungjawab pula pada Kantor dan juga melihat kontur wilayah tempat tugas dan lokasi Kantor yang jauh, sehingga sering terjadinya keterlambatan dalam hal pengumpulan laporan bulanan guru agama Hindu yang berdampak terlambatnya pula untuk dibayarkannya tunjangan sertifikasi guru, yang berakibat lambatnya serapan anggaran dan tidak sesuai dengan target yang dikehendaki.
C. Tujuan Aksi Perubahan
Perubahan yang ingin dicapai baik jangka pendek, menengah dan jangka panjang.
1. Tujuan Jangka Pendek adalah dapat membuat panduan sistem pelaporan bulanan guru agama Hindu berbasis medsos.
2. Tujuan Jangka Menengah adalah dapat mensosialisasikan kepada tenaga pendidik/ guru tentang “panduan sistem pelaporan bulanan guru agama Hindu berbasis medsos” di Kabupaten Parigi Moutong.
3. Tujuan Jangka Panjang adalah dapat diterapkan pada satker Penyelenggara Hindu Kantor Kementerian Agama Kabupaten Parigi Moutong, dan diharapkan dapat digunakan juga oleh satker lain yaitu satker Pendis.
Dari gambaran wilayah Kabupaten Parigi Moutong tersebut ada hal hal yang harus dimabil didalam pelayanan sehingga target target yang diinginkan dapat tercapai. Adapun aksi aksi yang ingin kami lakukan yaitu pelayanan bagi guru agama Hindu dalam hal pengumpulan laporan bulanan dapat melalui sistem layanan menggunakan medsos email. Tujuannya adalah untuk mempermudah dan mempercepat bagi guru agama Hindu dalam penyampaian laporan bulanannya yang bisa dilakukan dari sekolah atau tempatnya bertugas.
D. Manfaat Aksi Perubahan
Manfaat perubahan bagi pemangku kepentingan (stakeholder) organisasi; 1. Internal
a. Pengumpulan laporan bulanan guru agama Hindu yang tepat waktu.
b Proses pencairan tunjangan sertifikasi guru bisa tepat waktu dan serapan anggaran dapat sesuai dengan target yang dikehendaki.
c Tidak terjadinya penumpukan berkas laporan dalam ruangan, mengingat ukuran dan kapasitas ruangan yang terbatas.
2. Eksternal
A Dapat mempermudah bagi guru dalam hal penyampaian laporan.
B Efisiensi waktu dan biaya bagi guru dalam hal pengumpulan laporan bulanan dan tidak mempengaruhi proses belajar mengajar di sekolah.
C Untuk menambah wawasan dan kemampuan bagi guru itu sendiri dalam penggunaan IT.
E. Profil Kinerja Organisasi
Tugas dan fungsi organisasi dan strukturnya
F. Pemilihan isu strategis
Pemilihan isu atau masalah yang diangkat dalam rancangan aksi perubahan berdasarkan hasil diagnose organisasi dan alternative solusi dengan menggunakan alat analisis (USG)
1. Identifikasi Isu-Isu dan Analisa Penyebab
Mencermati permasalahan-permasalahan di unit Kantor Kementerian Agama Kabupaten Parigi Moutong serta berdasarkan hasil diskusi dan konsultasi dengan mentor dan coach, maka dapat dirumuskan sejumlah isu sebagai berikut : KAKANKEMENAG …….. COACH TIM I STAF ADMINISTRASI TIM II PENGAWAS TIM III GURU AGAMA HINDU PESERTA
a. “Sering terjadinya keterlambatan dalam Pengumpulan Laporan Bulanan Guru Agama Hindu”. Dalam isu tersebut, penjabaran indikator yang melatar belakangi munculnya isu tersebut, antara lain :
1) Man/ manusianya yang malas
2) Metodenya masih manual, dalam artian harus antar langsung 3) Money/dana yang dibutuhkan besar karena jarak yang jauh.
Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera diselesaikan diantaranya:
1) Terlambatnya proses pencairan dana tunjangan sertifikasi guru.
2) Lambatnya serapan anggaran yang berdampak pada rendahnya capaian kinerja.
3) Terjadinya keterlambatan pembaharuan data guru dan siswa di sekolah. b. Belum terpenuhinya kebutuhan umat akan pengadaan Kitab Suci Weda”.
Dalam isu tersebut, penjabaran indikator yang melatarbelakangi munculnya isu tersebut, antara lain:
1) Biaya atau anggaran untuk pengadaan yang tidak ada
2) Pengadaan Kitab Suci Weda sangat terbatas dan diperuntukkan diutamakan untuk Sekolah Pasraman
Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera diselesaikan diantaranya:
c. Belum maksimalnya bidang pembinaan keagamaan kepada umat Hindu”. Dalam isu tersebut, penjabaran indikator yang melatarbelakangi munculnya isu, yaitu
1. Anggaran yang terbatas dalam hal pelayanan turun lapangan dalam pembinaan.
2. Jumlah umat dan tenaga kepenyuluhan yang kurang tidak bisa menjangkau semua umat.
3. Jauh dan susahnya lokasi medan yang akan ditempuh dalam memberikan pembinaan
Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera diselesaikan diantaranya :
1) Akan berdampak kurangnya pemahaman umat tentang ajaran ajaran yang terkandung dalam ajaran agama Hindu
2) Akan berdampak terlambatnya akses informasi yang akan diterima oleh umat.
2. Isu-Isu Yang Diangkat
Untuk dapat mengatasi ketiga isu tersebut perlu dilakukan identifikasi isu yang paling krusial agar segera ditindaklanjuti. Adapun pada rancangan aktualisasi ini menggunakan analisis USG (Urgency, Seriousness, Growth) terhadap setiap isu permasalahan yang telah dirumuskan sebagai berikut:
Tabel 2.1 Penentuan Isu Aktual
No. Isu Aktual Kriteria Skor Prioritas
U S G
1. Sering terjadinya keterlambatan
pengumpulan laporan guru agama Hindu 3 3 3 9 1
2. Belum terpenuhinya kebutuhan umat akan
pengadaan Kitab Suci Weda 2 2 2 6 3
3. Belum maksimalnya bidang pembinaan
keagamaan kepada umat Hindu 2 2 2 6 2
Tabel 2.2 : Keterangan Skala USG
Urgency = Mendesak Seriousness = Kegawatan Growth = Pertumbuhan
5 = Sangat Mendesak 5 = Sangat Gawat 5 = Sangat Cepat
4 = Mendesak 4 = Gawat 4 = Cepat
3 = Cukup Mendesak 3 = Cukup Gawat 3 = Cukup Cepat
2 = Kurang Mendesak 2 = Kurang Gawat 2 = Kurang Cepat
1 = Sangat Kurang Mendesak 1 = Sangat Kurang Gawat 1 = Sangat Lambat
Berdasarkan hasil analisis dengan teknik USG terhadap setiap isu yang telah dirumuskan, maka isu yang terpilih menjadi core issue dan penting untuk segera diselesaikan adalah “Sering Terjadinya Keterlambatan dalam Pengumpulan Laporan Bulanan Guru Agama Hindu”.
Karena dari sisi urgensi dinilai penting untuk diselesaikan segera karena untuk menunjang kinerja dan serapan anggaran Selain itu dari segi seriousness, isu tersebut dianggap sangat segera untuk ditindaklanjuti, guna pembuatan analisa dalam program dan capaian kinerja serta capaian output serapan anggaran Selain itu, dari sisi growth, isu ini dianggap dapat menghambat program kerja dan capaian kinerja dikarenakan terus terlambatnya pengumpulan laporan dikarenakan/ mengingat situasi saat ini.
G. Gagasan aksi Perubahan
Hasil diagnose organisasi dituangkan dalam gagasan aksi perubahan disertai argumentasi yang kuat sebagai solusi masalah organisasi
Untuk memecahkan isu utama yaitu “Sering Terjadinya Keterlambatan dalam Pengumpulan Laporan Bulanan Guru Agama Hindu” maka perlu diketahui terlebih dahulu akar permasalahan dari isu tersebut. Dengan mengetahui akar permasalahan maka dapat dilanjutkan dengan perancangan kegiatan-kegiatan untuk menyelesaikan permasalahan secara bertahap. Berdasarkan temuan di lapangan, permasalahan utamanya adalah Man/ manusia/ SDM, Metode, dan anggaran/ dana/ Money sehingga perlu diterapkan “sistem pelayanan berbasis medos”. Untuk memudahkan identifikasi akar masalah dapat menggunakan diagram fish bone, sebagai berikut:
Gambar 2.1 Diagram Fishbone
Sering terjadinya keterlambatan dalam pengumpulan Laporan Bulanan Guru Agama Hindu Metode Money MAN SDM nya malas Biaya perjalanan yang besar Masih sistem manual/antar langsung usia Jarak yg jauh
Berdasarkan hasil identifikasi dengan menggunakan diagram fishbone, isu “Sering Terjadinya Keterlambatan Dalam Pengumpulan Laporan Bulanan Guru Agama Hindu” memiliki 3 permasalahan utama, yaitu :
1. Man/ Manusia
SDM yang telah berusia lanjut,dari fisik sudah tidak mampu perjalaan jauh. Dan juga SDM yang malas tidak mau meluangkan waktu untuk datang ke kantor.
2. Metode
Dalam pengumpulan laporan masih menggunakan sistem manual atau masih menggunakan sistem antar langsung.
3. Money/ dana
Mengingat jarak antara tempat tugas dan kantor yang jauh sehingga membutuhkan waktu dan dana yang besar dalam perjalanan untuk pengumpulan laporan.
Untuk memecahkan masalah tersebut, maka gagasan aksi perubahan yang akan dibuat adalah “Sistem Pelaporan Bulanan Guru Agama Hindu (SIPBUGALUH) berbasis Medsos”.
H. Terobosan Inovasi
Solusi pemecahan masalah yang berkaitan dengan kebutuhan perubahan kinerja pelayanan secara inovatif sesuai dengan criteria inovasi :
a. Member nilai tambah bagi organisasi dan stakeholder, b. Memiliki unsur kebaharuan,
c. Bisa direplikasi,
d. Dapat diterapkan secara berkelanjutan, dan e. Sesuai dengan nilai-nilai organisasi
I. Tahapan Rencana Perubahan
Tahapan rencana kegiatan/milestone jangka pendek (2 bulan) jangka menengah (1 tahun) dan jangka panjang (> 1 tahun) beserta output yang dihasilkan tiap tahapan.
No Tahapan/ MilesStone Target Waktu Capaian 1 Jangka Pendek
Pembuatan Panduan 2 bulan 100 persen
2 Jangka Menengah
Mensosialisasikan kepada Guru Agama Hindu
1 tahun 100 persen
3 Jangka Panjang
diterapkan pada satker Penyelenggara Hindu dan bisa juga pada Satker lain yang pelayanannya di bidang pendidikan pada Kantor Kementerian Agama Kab. Parigi Moutong
J. Kejelasan Peta dan Pemanfaatan Sumber Daya Organisasi Kemampuan mengidentifikasi dan menjelaskan rencana pemanfaatan sumberdaya organisasi, tim kerja, dan pemanfaatan teknologi digital dalam organisasi.
PETA STAKEHOLDERS
DALAM QUADRAN
Dalam rangka pelaksanaan proyek perubahan ini dibentuk tim efektif yang bertugas membantu Project Leader menyiapkan, mengkoordinasikan, melaksanakan tugas yang berhubungan dengan proyek perubahan. Adapun struktur dan tugas tim efektif dimaksud adalah sebagai berikut :
Pembimas Kakankemenag Peny. Hindu
Pengawas Guru
No. Nama/Jabatan UraianTugas
1. Drs. Muslimin, M.Si
Kepala Kantor Kemenag Kab. Parigi Moutong
1 Penanggung Jawab 2 Memberi masukan atas rancangan aksi perubahan 3 Mengkoordinir kerja tim efektif
Rincian Anggaran
K. Manajemen Mutu Mengidentifikasi kendala dalam proses aksi perubahan dan mengendalikannya sesuai dengan target yang ingin dicapai di jangka pendek, menengah dan panjang.
L. Kesimpulan dari rancangan aksi perubahan
No Rincian Kegiatan Rincian Anggaran Total Pembuatan Panduan + Rp. 200.000 Rp. 200.000
Sosialisasi - -
No Kegiatan Potensi Masalah Resiko Antisipasi
1 Jangka pendek Membuat panduan biaya Terlambatnya pembuatan panduan Panduan dapat dibuat secara sederhana pada kertas 2 Jangka menengah sosialisasi Sulit terkumpulnya semua peserta dikarenakan jarak dan situasi Sosialisasi tidak dapat diterima oleh semua guru Sosialisasi dapat dilakukan melalui WA group dengan cara powerpoint
Dari kendala kendala yang ada seperti pada penjabaran diatas karena luas wilayah Kabupaten Parigi Moutong cukup luas sehingga membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit dalam hal berususan ke Kantor instansi yang salah satunya penyampaian laporan kinerja guru agama Hindu yang berdampak pada lambatnya pengumpulan laporan bulanan guru agama Hindu yang berdampak pula pada lambatnya pencairan tunjangan sertifikasi dan serapan anggaran.
Maka dari itu untuk mengantisipasi permasalahan yang terjadi dan sekaligus menambah pemahaman dari guru agama Hindu dalam menggunakan IT, perlu dilakukan suatu tindakan tindakan dalam bentuk inovasi yaitu berupa sistem pelaporan bulanan guru agama Hindu. Maka dari rancangan aksi perubahan ini kami bermaksud membuat sistem tentang tatacara pelaporan bulanan guru agama Hindu yang berjudul “Panduan Sistem Pelaporan Bulanan Guru Agama Hindu (SIPBUGALUH) berbasis Medsos”. Semoga dengan sistem ini dapat memberi pemahaman kepada guru agama Hindu dalam hal pelaporan bulanan guru agama Hindu dan mencegah terjadinya keterlambatan dalam pengumpulan laporan bulanan sehingga dapat berjalan dengan maksimal dan tepat waktu.
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KAB. PARIGI MOUTONGJl. Sungai Pakabata No.02 Bambalemo Parigi PARIGI 94371
Surat Pernyataan Dukungan Mentor No : B- /Kk.25.09/BA.00.11/07/2020
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Drs. Muslimin, M.Si NIP : 196706292000121001
Jabatan : Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten Parigi Moutong
Menyatakan akan mendukung semua proses pelaksanaan rancangan dan laporan aksi perubahan atas nama : I Kadek Dwijarinata, S.Ag yang berjudul : “Panduan Sistem Pelaporan Bulanan Guru Agama Hindu Berbasis Medsos” Secara lebih rinci, kami akan membantu dalam hal moril berupa bimbingan, pendapat, masukan dan doa.
Demikian Surat Pernyataan ini kami buat dan di gunakan sebagaimana mestinya.
Parigi, 27 Juli 2020 KEPALA,
Drs. Muslimin, M.Si
