RANCANGAN AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGAKATAN I
PEMANFAATAN APLIKASI DOKUMEN DIGITAL KEPEGAWAIAN (SI DODIK) BERBASIS WEBSITE
DALAM PENGELOLAAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN PADA KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA
PROVINSI SULAWESI TENGAH
PESERTA
MOHAMMAD DJAMIL M. NUR
MENTOR Dr. H. KIFLIN, M.Pd.I
BALAI DIKLAT KEAGAMAAN MANADO BADAN LITBANG DAN DIKLAT
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
TAHUN 2020
LEMBAR PENGESAHAN RANCANGAN AKSI PERUBAHAN PE;ATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN I
JUDUL
PEMANFAATAN APLIKASI DOKUMEN DIGITAL KEPEGAWAIAN (SI DODIK) BERBASIS WEBSITE
DALAM PENGELOLAAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN DI KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA
PROVINSI SULAWESI TENGAH
Oleh :
MOHAMMAD DJAMIL M. NUR
Telah diajukan pada tanggal 28 bulan Juli Tahun 2020 Di Balai Diklat Keagamaan Manado Badan Litbang dan Diklat
Kementerian Agama Republik Indonesia
Coach Coach Mentor
Eka Hartaty Lamusu, MAP Mufida S. Alamri, ME Dr. H. Kiflin, M.Pd.I
NIP.198707062009122003 NIP.198405072002122001 NIP.196610111992031003
Mengetahui,
Kepala Balai Diklat Keagamaan Manado
Hi. Khaeroni, S.Sos, M.Si
NIP. 197004011993031005
A. Judul
Judul Rancangan Proyek Perubahan ini adalah “Pemanfaatan Aplikasi Dokumen Digital Kepegawaian (Si Dodik) Berbasis Website dalam Pengelolaan Dokumen Kepegawaian di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sulawesi Tengah”.
B. Latar Belakang
Penyelamatan dokumen/arsip saat ini mengarah pada cara menjaga agar ASN dapat mengakses informasi dokumen/arsip dengan mengintegrasikan teknologi. Hal ini merupakan peluang bagi institusi pemerintah dalam memberikan pelayanan publik. Namun, peluang ini memerlukan investasi besar antara lain waktu, tenaga, dan biaya.
Tujuan utama program penyelamatan dokumen/arsip adalah pelestarian jangka panjang. Ketika pusat arsip memiliki koleksi dokumen yang banyak, pekerjaan pelestarian ini memerlukan proses berkesinambungan dalam memindahkan dari kertas ke digital.
Upaya penyelamatan dokumen/arsip bisa melalui berbagai cara di antaranya dengan upaya preventif dan kuratif. Upaya preventif dilakukan dalam bentuk penyediaan ruang penyimpanan yang memadai dan memenuhi syarat/ standar gedung penyimpanan. Upaya ini merupakan perlindungan fisik dan nilai informasi dokumen/arsip terhadap bahaya dan gangguan. Artinya, upaya preventif dilakukan terhadap dokumen/arsip melalui pencegahan dan pelaksanaan standar penyimpanan yang efektif.
Adapun penyelamatan dokumen/arsip secara kuratif dilaksanakan jika terdapat unsur perusak terhadap dokumen/arsip, misalnya dengan restorasi, duplikasi, atau digitalisasi.
Bahwa dokumen kepegawaian merupakan salah satu dokumen penting yang ada dalam Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sulawesi Tengah, karena memiliki nilai guna dan jangka waktu penggunaannya selama pegawai tersebut masih aktif.
Mencermati urgensi dari dokumen kepegawaian maka penyimpanan dokumen kepegawaian yang sebelumnya disimpan secara konvensional disesuaikan dengan perkembangan jaman dengan menggunakan media penyimpanan elektronik, karena diyakini penyimpanan ini dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengelolaan dokumen kepegawaian pada Sub Bagian Kepegawaian dan Hukum.
C. Tujuan Aksi Perubahan
Perubahan yang akan dicapai baik jangka pendek, menengah dan jangka panjang.
1. Tujuan Jangka Pendek
a. Terbuatnya model aplikasi website penyimpanan dokumen
b. Tersedianya website sebagai tempat penyimpan dokumen yang siap digunakan
c. Terpilahnya dokumen kepegawaian yang sudah ada untuk memudahkan proses scaning dan penyimpanan ke dalam website.
d. Terlaksananya scaning dokumen kepegawaian sebanyak 20 berkas e. Teruploadnya dokumen kepegawaian di website
2. Tujuan Jangka Menengah (< 1 tahun)
Finalisasi Scaning dokumen dan upload dokumen kepegawaian ke website sebanyak 50 berkas
3. Tujuan Jangka Panjang ( 1 tahun)
a. Finalisasi scaning dokumen dan upload dokumen kepegawaian ke website sebanyak 150 berkas
b. Pemeliharaan Sarana website D. Manfaat Aksi Perubahan
Manfaat perubahan bagi pemangku kepentingan (stakeholder) organisasi;
1. Internal
a. Menemukan dan memanfaatkan dokumen lebih cepat serta efisien dimana saja berada.
b. Fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
2. Eksternal
a. Kebutuhan berkas pensiun di BKN mudah didapatkan
b. Kebutuhan berkas kenaikkan pangkat ASN di Biro Kepegawaian dan BKN mudah didapatkan
c. Kebutuhan berkas pindah ASN di Biro Kepegawaian mudah didapatkan
E. Profil Kinerja Organisasi
Dalam rangka pelaksanaan Rencana Aksi Perubahan ini dibentuk tim efektif yang bertugas membantu menyiapkan, mengkoordinasikan,
melaksanakan tugas yang berhubungan dengan Rencana Aksi Perubahan.
Adapun struktur dan tugas tim efektif dimaksud adalah sebagai berikut:
No. Nama/Jabatan Uraian Tugas
1. Dr. H. Kiflin, M.Pd.I Mentor
2. Eka Hartaty Lamusu, MAP Coach
3. Mufida S. Alamri, ME Coach
4. Mohammad Djamil M. Nur Peserta
5. Bambang, S.Kom Tim I
6. Muh. Syarif, SH Tim II
7. Sanawiyah, S.Sos Tim III
Tugas dan fungsi organisasi dan strukturnya
MENTOR Dr. H. Kiflin, M.Pd.I
PESERTA
MOHAMMAD DJAMIL M. NUR
COACH
Eka Hartaty Lamusu, MAP Mufida S. Alamri, ME
TIM I
Bambang Saputra, S.Kom
TIM II Muh. Syarif, SHi
TIM III Sanawiyah, S.Sos
F. Pemilihan isu strategis
Subbag Kepegawaian dan Hukum Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sulawesi Tengah melayani ASN sebanyak 3.665 orang yang tersebar di 13 Kabupaten/Kota. Untuk layanan di Subbag Kepegawaian dan Hukum memberikan dan mengumpulkan informasi terkait kendala dan permasalahan yang dihadapi.
1. Identifikasi Isu-Isu dan Analisa Penyebab
Mencermati permasalahan-permasalahan di unit kerja kami yaitu Subbag Kepegawaian dan Hukum Kanwil Kemenag Sulawesi Tengah serta berdasarkan hasil diskusi dan konsultasi dengan mentor dan coach, maka dapat dirumuskan sejumlah isu sebagai berikut:
a. “Dokumen Digital untuk ASN”. Dalam isu tersebut, penjabaran indikator yang melatarbelakangi munculnya isu tersebut, antara lain:
1. Persoalan dokumen digital untuk ASN sangatlah diperlukan untuk proses kenaikan pangkat, kenaikan berkala, data Satyalancana, dokumen pensiun dan lain-lain.
2. ASN membutuhkan dokumen kepegawaian misalnya SK, SKP, KARPEG dan lain-lain mengalami kendala dan tidak adanya website untuk media penyimpanan dokumen kepegawaian.
Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera diselesaikan diantaranya:
1. Tidak adanya dokumen digital kepegawaian yang menyeluruh bisa sangat mempengaruhi kelancaran urusan kepegawaian, misalkan seorang ASN lambat naik pangkat karena tidak lengkapnya salah satu dokumen yang dibutuhkan.
2. Kemitraan antara Kementerian agama dengan Biro Kepegawaian RI dan BKN dalam hal kenaikan pangkat, surat izin/tugas belajar dan pensiun membutuhkan dokumen yang lengkap, tidak adanya dokumen yang lengkap mempengaruhi keberhasilan urusan kepegawaian.
b. “Media penyimpanan dokumen”. Dalam isu tersebut, penjabaran indikator yang melatarbelakangi munculnya isu, yaitu:
1. Adanya penumpukan dokumen kepegawaian.
2. Ruang penyimpanan dokumen terbatas
3. Teknologi digitalisasi mendukung penyimpanan dokumen
Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera diselesaikan diantaranya:
1. Akan mempengaruhi pelayanan kepegawaian
2. Membutuhkan ruangan tambahan dalam penyimpanan dokumen.
3. File dokumen berupa kertas akan berdampak pada banyaknya waktu, tenaga, dan biaya dikeluarkan.
c. “Ruangan dokumen”. Dalam isu tersebut, penjabaran indikator yang melatarbelakangi munculnya isu tersebut, antara lain:
1. Mencari ruangan untuk penempatan dokumen yang volumenya terus bertambah.
2. Seleksi/pemilahan dan mencari kembali dokumen yang telah disimpan, karena harus melihat pada halaman perhalaman catatan pada buku register yang akan memerlukan banyak waktu dan tenaga.
3. Dokumen kepegawaian sangat banyak berjumlah 3.665 orang ASN dari 13 Kabupaten/Kota.
Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera diselesaikan diantaranya:
1. Subbag Kepegawaian dan Hukum pada Kantor Wilayah Provinsi Sulawesi Tengah memiliki ruang penyimpanan terbatas dokumen kepegawaian, sehingga banyak dokumen kepegawaian tidak dapat diarsipkan. Selanjutnya berakibat lambatnya bahkan tertundanya pelayanan kepegawaian.
2. Banyaknya dokumen kepegawaian menyulitkan pencarian dokumen yang dibutuhkan. Sehingga akan memerlukan waktu dan tenaga mencari dokumen tersebut.
3. Lambat dan tertundanya pelayanan kebutuhan ASN tentang kepegawaian, karena banyaknya ASN yang dilayani di Subbag Kepegawaian dan Hukum.
2. Isu-Isu Yang Diangkat
Untuk dapat mengatasi ketiga isu tersebut perlu dilakukan identifikasi isu yang paling krusial agar segera ditindaklanjuti. Adapun pada rancangan aktualisasi ini menggunakan analisis USG (Urgency, Seriousness, Growth) terhadap setiap isu permasalahan yang telah dirumuskan sebagai berikut:
Tabel 2.1 Penentuan Isu Aktual
No. Isu Aktual Kriteria
Skor Prioritas U S G
1. Aplikasi Dokumen Digital Kepegawaian 5 5 4 14 1
2. Lemari penyimpanan dokumen 5 4 3 12 2
3. Ruangan dokumen 3 3 2 8 3
Tabel 2.2 : Keterangan Skala USG
Urgency = Mendesak Seriousness = Kegawatan Growth = Pertumbuhan 5 = Sangat Mendesak 5 = Sangat Gawat 5 = Sangat Cepat
4 = Mendesak 4 = Gawat 4 = Cepat
3 = Cukup Mendesak 3 = Cukup Gawat 3 = Cukup Cepat 2 = Kurang Mendesak 2 = Kurang Gawat 2 = Kurang Cepat 1 = Sangat Kurang Mendesak 1 = Sangat Kurang Gawat 1 = Sangat Lambat
Berdasarkan hasil analisis dengan teknik USG terhadap setiap isu yang telah dirumuskan, maka isu yang terpilih menjadi core issue dan penting untuk segera diselesaikan adalah Aplikasi Dokumen Digital Kepegawaian karena dari sisi urgensi dinilai penting untuk diselesaikan segera karena untuk menunjang kinerja di Subbag Kepegawaian dan Hukum. Selain itu dari segi seriousness, isu tersebut dianggap sangat gawat untuk ditindaklanjuti, karena dapat memberikan penilaian atau citra yang kurang baik bagi Subbag Kepegawaian dan Hukum, bahkan dapat memberikan kelambanan dalam pelayanan. Selain itu, dari sisi growth, isu ini dianggap sangat cepat menyebar
dan berpotensi meningkat karena dianggap tidak memiliki kepedulian terhadap nasib ASN.
G. Gagasan aksi Perubahan
Memperhatikan persoalan yang terjadi pada Sub Bagian Kepegawaian dan Hukum Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sulawesi Tengah yaitu belum optimalnya manejemen dokumen kepegawaiain secara efektif dan efisien.
Berdasarkan temuan di lapangan, permasalahan utamanya adalah tidak adanya ruang penyimpanan berkas kepegawaian dalam skala besar yang bisa diakses secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, perlu diketahui akar permasalahan dari isu tersebut agar kegiatan-kegiatan dalam menyelesaikan permasalahan tersebut bisa dirancang secara bertahap. Untuk memudahkan identifikasi akar masalah dapat menggunakan diagram fish bone, sebagai berikut:
Berdasarkan hasil identifikasi dengan menggunakan diagram fishbone, isu tentang manajemen dokumen kepegawaian yang belum optimal memiliki dua permasalah utama, yaitu:
Manajemen dokumen kepegawaian belum
optimal
MAN METHODE
MATERIAL MACHINE
Berkas Kepegawaian
yang banyak
Penyimpanan berkas masih dalam
bentuk Hardcopy
Belum ada sistem ruang penyimpanan
secara online
Keterbatasan SDM pengelola dokumen
1. Machine
Belum ada sistem ruang penyimpanan dokumen kepegawaian secara online, bisa diakses secara efektif dan efisien.
2. Material
Kuantitas dokumen dan pegawai di lingkungan Kementerian Agama Provinsi Sulawesi Tengah yang banyak dan minimnya ruang penyimpanan dokumen.
Untuk memecahkan masalah tersebut, maka gagasan aksi perubahan yang akan kami buat adalah: “Aplikasi Dokumen Digital Kepegawaian Berbasis Website (Si DODIK)”
3. Man
Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Masih kurang tenaga yang dapat mengoperasikan Aplikasi Dokumen Digital Kepegawaian Berbasis Website (Si DODIK) dalam pelayanan.
4. Method
Metode kerja dalam manajemen benar benar diperlukan supaya mekanisme kerja yang ada berjalan secara efektif dan efisien. Subbag Kepegawaian dan Hukum masih menggunakan penyimpanan berkas dalam bentuk Hardcopy sehingga tidak efektif dalam pelayanan.
H. Terobosan Inovasi
Sebagai solusi dari masalah yang dihadapi Sub Bagian Kepegawaian dan Hukum Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sulawesi Tengah yaitu Aplikasi Dokumen Digital Kepegawaian Berbasis Website (Si DODI). Hal ini berkaitan dengan kebutuhan perubahan kinerja pelayanan secara inovatif sesuai dengan kriteria inovasi:
a. memberi nilai tambah bagi organisasi dan stakeholder,
b. memiliki unsur kebaharuan, c. bisa direplikasi,
d. dapat diterapkan secara berkelanjutan, dan e. sesuai dengan nilai-nilai organisasi
I. Tahapan Rencana Perubahan
Tahapan rencana kegiatan/milestones yang digunakan dalam rencana perubahan ini adalah sebagai berikut:
J. K e j e l a s a n
P e t a
d a n
P
No Tahapan/ MilesStone Target Waktu Capaian 1. Jangka Pendek
Konsultasi Rencana Aksi 1 hari Rekomendasi Sosialisasi Rencana Aksi 2 hari Surat Undangan Pembentukan Tim Efektif 1 hari Susunan Tim Efektif Permohonan SK Tim Efektif 1 hari Surat Permohonan
Penerbitan SK Tim Efektif 3 hari SK Tim Efektif Pembuatan website 20 hari Website Penetapan Wilayah Kerja 2 hari Daftar Wilayah
Kerja Penyusunan Jadwal
Kegiatan
2 hari Jadwal Kegiatan Rapat Sosialisasi
Pelaksanaan Kegiatan
1 hari Daftar Hadir/Foto Kegiatan Sosialisasi Pelaksanaan
Kegiatan
3 hari Daftar Hadir/Foto Kegiatan Pelaksanaan kegiatan 10 hari Laporan Hasil
Evaluasi Program 1 hari Laporan hasil evaluasi 2. Jangka Menengah
Sosialisasi Pelaksanaan Kegiatan di 13 Kab/Kota
6 bulan Daftar Hadir/Foto Kegiatan . Pelaksanaan kegiatan 6 bulan Laporan Hasil 3. Jangka Panjang
Pembuatan Aplikasi Android
15 bulan Aplikasi Android
emanfaatan Sumber Daya Organisasi Kemampuan mengidentifikasi dan menjelaskan rencana pemanfaatan sumberdaya organisasi, tim kerja, dan pemanfaatan teknologi digital dalam organisasi.
PETA STAKEHOLDERS DALAM QUADRAN
LATENTS : PROMOTORS :
Biro Kepegawaian 1. Ka. Kanwil Kemenag 2. Kabag TU
3. Ka. Subbag TU Kab/Kota 4. Pelaksana Kepegawaian 5. ASN
APATHETICS : DEFENDENTS :
Badan Kepegawaian Negara ASN menjelang Purna Bhakti
Dalam rangka pelaksanaan proyek perubahan ini dibentuk tim efektif yang bertugas membantu Project Leader menyiapkan, mengkoordinasikan, melaksanakan tugas yang berhubungan dengan proyek perubahan. Adapun struktur dan tugas tim efektif dimaksud adalah sebagai berikut:
No Nama/Jabatan Uraian Tugas
1. Dr. H. Kiflin, M.Pd.I / Kepala Bagian Tata Usaha
Mentor : Memberikan Nasehat, Arahan dan Dukungan
2. Eka Hartaty Lamusu, MAP / Widyaiswara
Coach : Memberikan Bimbingan
3. Mufida S. Alamri, ME / Widyaiswara
Coach : Memberikan Bimbingan
4. Mohammad Djamil M. Nur / Kasubbag Kepegawaian dan
Hukum
Project Leader : Melaksanakan Aksi Perubahan
5. Bambang Saputra, S.Kom / JFT Pranata Komputer Bambang
Tim Administrasi : Membantu Melaksanakan Aksi Perubahan 6. Muh. Syarif, SH.I/ Pelaksana di
Subbag Kepegawaian dan Hukum
Tim Administrasi : Membantu Melaksanakan Aksi Perubahan 7. Sanawiyah, S.Sos/ Pelaksana di
Subbag Kepegawaian dan Hukum
Tim Info Teknologi : Membantu Melaksanakan Aksi Perubahan 8 Astin, S.Sos/ Pelaksana di
Subbag Kepegawaian dan Hukum
Tim Info Teknologi : Membantu Melaksanakan Aksi Perubahan
Rincian Anggaran
K. Manajemen Mutu Mengidentifikasi kendala dalam proses aksi perubahan dan mengendalikannya sesuai dengan target yang ingin dicapai di jangka pendek.
No Rincian Kegiatan Rincian Anggaran Total 1. Sosialisasi Rencana
Aksi
Rp. 300.000
Rp. 4.000.000 2. Pembuatan website Rp. 2.500.000
3. Rapat Sosialisasi Pelaksanaan Kegiatan
Rp. 300.000 4. Sosialisasi
Pelaksanaan Kegiatan
Rp. 600.000 5. Evaluasi Program Rp. 300.000
No Kegiatan Potensi Masalah Resiko Antisipasi 1 Jangka Pendek Kurangnya
Kehadiran
Waktu Terbuang
Pengaturan Jadwal Pertemuan Anggaran tidak ada Pinjam Efesiensi
anggaran Jaringan Internet
Belum Tersedia
Dokumen tidak Terupload
Dokumen dikirim secara manual
2 Jangka Menengah (Jika Ada)
3 Jangka Panjang (Jika Ada)
L. Kesimpulan
Sebagai akhir dari aksi perubahan ini, kami ingin menyampaikan bahwa adanya Aplikasi berbasis website yang mudah, murah, cepat dan user frendly yang bisa digunakan oleh ASN sangat membantu pegawai di Subbag Kepegawaian dan Hukum dalam melaporkan dalam pelayanannya.
Tujuan untuk efisiensi penyimpanan dan kemudahan mengakses arsip hanya dapat dicapai dengan mendigitalkan dokumen kertas dan menyimpannya secara terorganisir. Selain kemudahan mengakses, kontrol terhadap dokumen digital dapat dilakukan sesuai kebutuhan. Karena melalui pengelolaan arsip versi digital secara teratur, dokumen elektronik disimpan dengan aman dan terlindung dari akses sehari-hari dan bencana.
Demikian, terimakasih atas segala bantuannya mohon maaf atas segala kekuranganya.
M. Persetujuan Coach Dokumen RAP ditandatangi oleh peserta dan coach.
Manado Juli 2020
Coach Coach Peserta PKP
Eka Hartaty Lamusu, MAP Mufida S. Alamri, ME Mohammad Djamil M. Nur
