1
RANCANGAN AKSI PERUBAHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGAKATAN I
OPTIMALISASI MANAJEMEN BOS SMTK, SMAK PADA BIDANG PENDIDIKAN KRISTEN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA
PROVINSI SULAWESI UTARA
Peserta
Olva Mervy Moningka, S.PAK, MTh Mentor
Evangeline M C Sepang, S.PAK M.Si
BALAI DIKLAT KEAGAMAAN MANADO BADAN LITBANG DAN DIKLAT
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2020
2
LEMBAR PENGESAHAN RANCANGAN AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN I
JUDUL:
OPTIMALISASI MANAJEMEN BOS SMTK, SMAK PADA BIDANG PENDIDIKAN KRISTEN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA
PROVINSI SULAWESI UTARA
Oleh :
Olva Mervy Moningka, S.PAK, MTh
Telah diajukan pada tanggal 30 bulan Juli Tahun 2020 Di Balai Diklat Keagamaan Manado Badan Litbang dan Diklat
Kementerian Agama Republik Indonesia
Coach Mentor
Andi Rahman Giu,SE.,MM Evangeline M C Sepang, S.PAK M.Si
Mengetahui,
Kepala Balai Diklat Keagamaan Manado
H. Khaeroni, S.Sos, M.Si NIP. 197004011993031005
3
A. JUDUL
Judul Rancangan Proyek Perubahan adalah “Optimalisasi Manajemen BOS SMTK, SMAK pada Bidang Pendidikan Kristen Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sulawesi Utara.
B. LATAR BELAKANG (Burning Platform)
Kementerian Agama RI sebagai Kementerian yang melaksanakan salah satu tugas Pembangunan Nasional yaitu pembangunan di bidang Agama dengan melaksanakan dua fungsi yakni fungsi agama dan fungsi pendidikan agama dan pendidikan keagamaan.. Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sulawesi utara memiliki Bidang Pendidikan Kristen didalamnya ada seksi Pendidikan Keagamaan Kristen. Seksi Pendidikan Keagamaan Kristen memiliki tugas dan fungsi melakukan pelayanan bimbingan tehnis dan pembinaan pendidikan keagamaan Kristen. Dalam tehnis operasional untuk melakukan Bimbinganj tehnis dan pembinaan Stakholdernya adalah Yayasan Pendidikan Kristen dan Organisasi Gereja yang menyelenggarakan pendidikan Keagamaan Kristen serta Kepala sekolah dan para guru SMTK, SMAK,. Bantuan Pelayanan yang di berikan berupa bantuan dana BOS, PIP dan Insentif Guru, Dan khusus untuk pelayanan bantuan dana BOS dalam proses manajemen masih mengalami permasalahan/hambatan di mana dalam pengamatan dan analisis penulis belum terlaksana secara optimal, karena masih ada beberapa indikator yang menjadi penghambat yaitu belum optimalnya sosialisasi juknis BOS pada SMTK, SMAK, penyaluran dana Bos belum tepat waktu, belum optimalnya kegiatan bimbingan teknis serta Monitoring dan evaluasi serta belum optimalnya pembuatan proposal permohonan dana BOS dan pelaporan pertanggung jawaban dana BOS dari SMTK, SMAK..
Pada proyek perobahan ini penulis akan Deskripsikan/uraikan bagaimana mengoptimalkan manajemen BOS SMTK,SMAK pada Bidang Pendidikan Kristen.
4
C. TUJUAN RENCANA AKSI PERUBAHAN
Tujuan utama dari rencana aksi perubahan adalah untuk melakukan perubahan pada manajemen BOS SMTK, SMAK pada Bidang Pendidikan Kristen untuk lebih optimal sehingga memiliki dampak positif dalam menunjang penyelenggaran pendidikan pada SMTK, SMAK. Untuk mengimplementasikan Rancangan Rencana Aksi ini,maka diatur tahapan waktu kegiatan yaitu tujuan jangka pendek, tujuan jangka menengah dan tujuan jangka panjang.
a. Tujuan Jangka Pendek
Untuk kegiatan Proyek perubahan ini, maka dalam proram jangka pendek akan memprioritaskan yaitu Melakukan sosialisasi juknis BOS pada SMTK,SMAK.
Melalui kegiatan pertemuan kepala-kepala SMTK, SMAK sehingga di harapkan kepala SMTK, SMAK akan semakin memahami dalam pengelolaan/
manajemen dana BOS.
b. Tujuan Jangka Menengah
Untuk efektifnya penyaluran dana BOS maka dalam program jangka menengah akan menetapkan waktu pencairan dana BOS sesuai JUKNIS dan melakukan koreksi terhadap proposal permohonan dana BOS dari SMTK, SMAK..Dengan demikian di harapkan pencairan bantuan dana BOS tepat waktu.
c. TujuanJangka Panjang
Untuk lebih memantapkan tercapainya pemahaman dan pengelolaan dana BOS pada SMTK,SMAK , maka perlu melakukan kegiatan bimbingan tehnis serta Monitoring dan evaluasi secara berkala sehingga dalam pengelolaan/pemanfaatan dana BOS dan pembuatan laporan pertanggung jawaban tidak terjadi kesalahan.
D. MANFAAT PERUBAHAN 1. Manfaat Internal
a. Dengan adanya proyek perubahan maka akan mempercepat proses realisasi bantuan dana BOS pada SMTK, SMAK;
5
b. Terjadi suatu pemahaman bersama antara Bidang pendidikan Kristen dengan Kepala SMTK,SMAK tentang manajemen BOS;
c. Mempermudah monitoring dan evaluasi pengelolaan dan BOS;
d. Dalam Audit penggunaan dan BOS oleh Auditor tidak mengalami kendala karena laporan pertanggungjawaban sesuai dengan Juknis.
2. Manfaat Eksternal
a. Dengan proyek perubahan Kepala SMTK, SMAK akan memahami dengan mudah terhadap manajemen BOS;
b. Pembuatan proposal permohonan BOS dan pembuatan Laporan pertanggungjawaban tidak akan mengalami kendala;
c. SMTK,SMAK akan mendapatkan bantuan dana BOS sesuai dengan jadwal yang di tetapkan;
E. PROFIL KINERJA ORGANISASI
Tugas dan fungsi organisasi dan strukturnya
F. Pemilihan isu strategis
Pemilihan isu atau masalah yang diangkat dalam rancangan aksi perubahan berdasarkan hasil diagnosa organisasi dan alternatif solusi dengan menggunakan alat analisis (USG)
1. Identifikasi Isu-Isu dan Analisa Penyebab
Mencermati permasalahan-permasalahan di seksi Pendidikan Keagamaan Kristen di Bidang Pendidikan Kristen serta berdasarkan
MENTOR
Evangeline C M Sepang, M.Si
PROJECT LEADER
Olva Mervy Moningka S.PAK M………
Karoline Anthonie
Maison Daud Obrin Tendean COACH
Andi Rahman Giu
6
hasil diskusi dan konsultasi dengan mentor dan coach, maka dapat dirumuskan sejumlah isu sebagai berikut :
a. Belum Optimal Manajemen BOS SMTK, SMAK. Dalam isu tersebut, penjabaran indikator yang melatar belakangi munculnya isu tersebut, antara lain :
1) Terlambatnya penyaluran dana BOS
2) Pembuatan proposal permohonan dana BOS tidak sesuai ketentuan
3) Kurangnya bimbingan teknis pengelolaan dana BOS
Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera diselesaikan diantaranya:
1) Kemungkinan resiko tidak ada pencairan dana BOS
2) Keterlambatan dalam verifikasi proposal pengajuan dana BOS b. Belum optimalnya implementasi kurikulum sekolah. Dalam isu
tersebut, penjabaran indikator yang melatar belakangi munculnya isu tersebut, antara lain:
1) Masih menggunakan kurikulum yang lama 2) Kurikulum dokumen 1 dan 2 belum lengkap 3) Perangkat pembelajaran guru belum lengkap
Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera diselesaikan diantaranya:
1) Pembelajaran tidak sesuai dengan standar kurikulum yang ditentukan oleh pemerintah
2) Pembelajaran yang akan mengalami hambatan
c. Belum optimalnya kualitas pembelajaran guru. Dalam isu tersebut, penjabaran indikator yang melatar belakangi munculnya isu, yaitu
1) Ketersediaan perangkat pembelajaran masih kurang 2) Sarana prasarana pembelajaran masih kurang
7
Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera diselesaikan diantaranya :
1) Persiapan guru tidak optimal 2) pembelajaran tidak efektif 2. Isu-Isu Yang Diangkat
Untuk dapat mengatasi ketiga isu tersebut perlu dilakukan identifikasi isu yang paling krusial agar segera ditindaklanjuti.
Adapun pada rancangan aktualisasi ini menggunakan analisis USG (Urgency, Seriousness, Growth) terhadap setiap isu permasalahan yang telah dirumuskan sebagai berikut:
Tabel 2.1 Penentuan Isu Aktual No
. Isu Aktual Kriteria
Skor Prioritas U S G
1. Belum Optimal Manajemen
BOS SMTK, SMAK 5 4 5 14 1
2. Belum optimalnya
implementasi kurikulum sekolah
4 4 3 11 2
3. Belum optimalnya kualitas
pembelajaran guru 4 4 2 10 3
Tabel 2.2 : Keterangan Skala USG
Urgency = Mendesak
Seriousness = Kegawatan
Growth = Pertumbuhan
5 = Sangat
Mendesak 5 = Sangat Gawat 5 = Sangat Cepat
8
4 = Mendesak 4 = Gawat 4 = Cepat
3 = Cukup
Mendesak 3 = Cukup Gawat 3 = Cukup Cepat 2 = Kurang Mendesak 2 = Kurang Gawat 2 = Kurang Cepat 1 = Sangat Kurang
Mendesak
1 = Sangat Kurang Gawat
1 = Sangat Lambat
Berdasarkan hasil analisis dengan teknik USG terhadap setiap isu yang telah dirumuskan, maka isu yang terpilih menjadi core issue dan penting untuk segera diselesaikan adalah “Belum Optimal Manajemen BOS SMTK, SMAK” karena dari sisi urgensi dinilai penting untuk diselesaikan segera karena untuk menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi, Selain itu dari segi seriousness, isu tersebut haru segera di selesaikan karena berkaitan dengan anggaran, selain itu, dari sisi growth, isu ini dianggap sangat cepat menyebar dan berpotensi meningkat karena berdampak pada kegiatan- kegiatan di sekolah.
G. Gagasan aksi Perubahan
Hasil diagnosa organisasi dituangkan dalam gagasan aksi perubahan disertai argumentasi yang kuat sebagai solusi masalah organisasi khususnya pada seksi Pendidikan Keagamaan Kristen di Bidang Pendidikan Kristen.
Untuk memecahkan isu utama yaitu Belum Optimal Manajemen BOS SMTK, SMAK maka perlu diketahui terlebih dahulu akar permasalahan dari isu tersebut. Dengan mengetahui akar permasalahan maka dapat dilanjutkan dengan perancangan kegiatan-kegiatan untuk menyelesaikan permasalahan secara bertahap. Berdasarkan temuan di lapangan, permasalahan utamanya adalah pemahaman sekolah tentang manajemen
9
dana BOS belum optimal. Untuk memudahkan identifikasi akar masalah dapat menggunakan diagram fish bone, sebagai berikut :
Gambar 2.1 Diagram Fishbone
Berdasarkan hasil identifikasi dengan menggunakan diagram fishbone, isu Optimalisasi manajemen dana BOS, ada tiga permasalahan utama, yaitu :
1. Terlambatnya penyaluran dana BOS
2. Pembuatan proposal permohonan dana BOS tidak sesuai ketentuan 3. Kurangnya bimbingan teknis pengelolaan dana BOS
Untuk memecahkan masalah tersebut, maka gagasan aksi perubahan yang akan dibuat adalah: “melakukan sosialisasi juknis dana BOS dan pengawasan terhadap pelaksanaan Dana BOS di Sekolah”.
H. Terobosan Inovasi
Solusi pemecahan masalah yang berkaitan dengan kebutuhan perubahan kinerja pelayanan secara inovatif sesuai dengan kriteria inovasi :
Belum optimal manajemen Dana
BOS di SMTK, SMAK Terlambat penyaluran dana
BOS
Proposal Dana BOS tidak Sesuai Bimbingan Teknis
Pengelolaan dana BOS
10
a. Memberi nilai tambah bagi Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sulawesi Utara, dimana tertata dengan baik dokumen penggunaan dana BOS di Sekolah
b. Unsur kebaharuan dalam dalam rancangan perubahan ini yaitu pelaksanaan sosialisasi Juknis penggunaan dana BOS baik dilakukan secara umum maupun individu serta meningkatkan intensitas pengawasan dalam penggunaan dana BOS di sekolah
c. Bisa direplikasi oleh unit kerja yang lain khususnya dalam mengelola dana BOS
d. Dapat dilakukan secara berkelanjutan di mana dalam melakukan pengawasan jika terjadi kendala maka langsung dapat diperbaiki atau ditindaklanjuti
e. Ada kesesuaian dengan nilai-nilai di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sulawesi Utara karena berkaitan dengan peningkatan kualitas tata Kelola keuangan.
I. Tahapan Rencana Perubahan
Tahapan rencana kegiatan/milestone jangka pendek (2 bulan) jangka menengah (1 tahun) dan jangka panjang (> 1 tahun) beserta output yang dihasilkan tiap tahapan.
1. Jangka Pendek
No. Milestones/Tahapan Output/Sub Output Target Waktu 1. Pembentukan Tim Efektif SK Tim Aksi
Perubahan
Bulan Mei 2020 2. Persiapan Sosialisasi
JUKNIS BOS
Dokumentasi ATK, Undangan Sosialisasi 3. Sosialisasi JUKNIS BOS
Tersosialisasinya Juknis BOS pada SMTK,SMAK
2. Jangka Menengah
No. Milestones/Tahapan Output/Sub Output Target Waktu 1.
Penetapan waktu pencairan/penyaluran Dana BOS
Di tetapkannya waktu pencairan/penyaluran dan BOS
Bulan Juni 2020
2.
Melakukan Koreksi Proposal permohonan dana BOS dari
SMTK,SMAK
Proposal yang sudah memenuhi syarat
BulanJulii 2020
11
3. Jangka Panjang
No. Milestones/Tahapan Output/Sub Output Target Waktu 1. Melakukan bimbingan
tehnis serta Monitoring dan evaluasi pengelolaan BOS pada SMTK,SMAK
Pengelolaan dana BOS sesuai Juknis dan pembuatan Laporan pertanggungjawaban tidak terjadi
kesalahan
Secara berkala (Triwulan,/ semester)
J. Kejelasan Peta dan Pemanfaatan Sumber Daya Organisasi Kemampuan mengidentifikasi dan menjelaskan rencana pemanfaatan sumberdaya organisasi, tim kerja, dan pemanfaatan teknologi digital dalam organisasi
1. Jangka Pendek
No Jenis Kegiatan Biaya (Rp)
1. Sosialisasi Juknis BOS pada Kepala SMTK,SMAK melalui kegiatan pertemuan selama 1 (satu) hari untuk biaya Konsumsi 16 orang kepsek, 1 orang Kepala Bidang, 4 orang kepala Seksi, 3 orang JFU
Rp. 1.500.000,-
2. Jangka Menengah
No Jenis Kegiatan Biaya (Rp)
1. Penetapan waktu pencairan/penyaluran Dana BOS Tidak ada biaya
2. Koreksi proposal permohonan dana BOS Tidak ada biaya 3. Jangka Panjang
No Jenis Kegiatan Biaya (Rp)
1. Melaksanakan Bimbingan tehnis serta Monitorng dan Evaluasi pengelolaan BOS pada SMTK,SMAK Berjumlah 16 SMTK,SMAK di Kab.Kota se Sulut Untuk biaya perjalanan Dinas
Rp. 20.000.000
12
K. Manajemen Mutu Mengidentifikasi kendala dalam proses aksi perubahan dan mengendalikannya sesuai dengan target yang ingin dicapai di jangka pendek
No Potensi Kendala Resiko Strategi Mengatasi Kendala 1. Anggaran terbatas Bisa tidak tepat waktu
sesuai rencana
Melakukan Konsultasi dengan Kepala Bidang Pendidikan Kristen bahwa kegiatan ini penting
terhadap manajemen BOS.
2. Respon/Dukungan teman teman Kepala Seksi
Memperlambat pelaksanaan
Berusaha meyakinkan teman-teman kepala Seksi bahwa kegiatan ini
merupakan program bersama dan saya berusaha melakukannya
L. Kesimpulan rancangan aksi perubahan tentang Optimalisasi Manajemen Bos SMTK, SMAK Pada Bidang Pendidikan Kristen Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sulawesi Utara, yaitu:
a. Permasalahan yang diangkat dalam rancangan aksi perubahan yaitu belum optimalnya manajemen dana BOS
b. Gagasan aksi perubahan yaitu sosialisasi Juknis penggunaan dana BOS dan intensitas pengawasan
Manado, 30 Juli 2020
Coach, Peserta PKP,
Andi Rahman Giu.,SE.,MM Olva Mervy Moningka, M.Th
