LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK
PEMBUATAN MEDIA LAYANAN INFORMASI, KONSULTASI, PENGADUAN PELANGGARAN HUKUM, DAN SERTIFIKASI DI BIDANG OBAT
DAN MAKANAN DI LOKA POM KEPULAUAN SANGIHE
“LAYANAN MALAHASA”
Oleh
Nama : Oktavianus Heiman Mamondol, S.Si NIP : 198410122009121004
PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN IV
KEMENTERIAN PERTANIAN
BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PERTANIAN PUSAT PELATIHAN MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN PERTANIAN
CIAWI – BOGOR Tahun 2022
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK
JUDUL : PEMBUATAN MEDIA LAYANAN INFORMASI, KONSULTASI, PENGADUAN PELANGGARAN HUKUM, DAN SERTIFIKASI DI
BIDANG OBAT DAN MAKANAN DI LOKA POM KEPULAUAN SANGIHE
“LAYANAN MALAHASA”
NAMA : Oktavianus Heiman Mamondol, S.Si NIP : 198410122009121004
UNIT KERJA : BPOM / LOKA POM DI KABUPATEN KEPULAUAN SANGIHE
Telah diuji didepan penguji pada hari Rabu Tanggal 22 Juni 2022.
MENTOR PEMBIMBING/ COACH
Dra. HARIANI., Apt Dr. Dea Christina JIS, S.TP.,MAP.,M.AgrSc NIP. 196905041998031001 NIP. 198206102006042001
Penguji II Penguji I
Ir. Yusni Emilia Harahap, M.M Ir. Chidmat Hamdani, M.M NIP. 195903221983062001 NIP. 196206291991031001
1
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan karunia-Nya Laporan Aksi Perubahan sebagai bagian dari pembelajaran pada Pelatihan Kepemimpinan Pertama Angkatan IV Tahun 2022 di Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian Ciawi-Bogor telah selesai disusun.
Laporan aksi perubahan merupakan langkah akhir dari Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP), dimana kemampuan dari peserta pelatihan untuk menerapkan apa yang didapat dan dipelajari selama masa pelatihan dapat terlihat pada pelaksanaan tugas di tempat kerja.
Dalam laporan aksi perubahan dilakukan implementasi dari rancangan aksi perubahan yang sudah dibuat yaitu pembuatan inovasi/ terobosan dalam upaya peningkatan mutu kinerja khususnya pada bidang pelayanan publik.
Saya berharap laporan ini dapat menggambarkan apa yang telah dilakukan dalam melaksanakan aksi perubahan di tempat kerja yaitu berupa inovasi terkait peningkatan kinerja pelayanan publik dalam rangka layanan informasi, konsultasi, pengaduan pelanggaran hukum, dan sertifikasi di bidang Obat dan makanan di Loka POM Kepulauan Sangihe “LAYANAN MALAHASA”.
Kepada semua pihak, khususnya Ibu Dra. Hariani., Apt. selaku mentor, Dr. Dea Christina JIS, S.TP.,MAP.,M.AgrSc selaku coach, Bapak Ir. Chidmat Hamdani, M.M. dan Ibu Ir. Yusni Emilia Harahap, M.M selaku penguji, Bapak/Ibu Narasumber, Widyaiswara dan Panitia PKP di PPMKP Ciawi, Bapak/Ibu Peserta PKP Angkatan IV Tahun 2022 khususnya Peserta dari Kelompok II, yang telah memberikan ilmu, bimbingan, arahan, dan motivasi sehingga pembuatan laporan ini dapat diselesaikan dengan baik, saya mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya.
Semoga apa yang kita lakukan dapat berguna, serta membawa kebaikan dan memberikan kemanfaatan bagi Bangsa Indonesia.
Tahuna, 22 Juni 2022 Peserta Pelatihan
Oktavianus Heiman Mamondol, S.Si.
2 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR 1
DAFTAR ISI 2
DAFTAR GAMBAR 4
DAFTAR LAMPIRAN 5
DAFTAR TABEL 6
BAB I 7
PENDAHULUAN 7
A. Latar Belakang 7
B. Area dan Fokus 10
C. Tujuan Aksi Perubahan 11
D. Manfaat Aksi Perubahan 12
E. Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan 12
BAB II 21
PROFIL KINERJA PELAYANAN 21
A. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi 21
B. Kinerja Organisasi Sekarang 23
C. Kinerja Organisasi Yang Diharapkan 25
BAB III 27
ANALISIS MASALAH 27
A. Permasalahan Yang Ada 27
B. Penyebab Masalah 31
C. Akar Penyebab Masalah 32
D. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah 33
E. Solusi Mengatasi Masalah 34
BAB IV 37
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH 37
A. Terobosan/Inovasi 37
B. Tahapan Kegiatan/Milestone 38
C. Sumber daya (Peta dan Pemanfaatan) 44
D. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan 50
3
BAB V 54
PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN 54
A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN 54
B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN 69
C. MANFAAT AKSI PERUBAHAN 82
D. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN 83
BAB VI 85
DAFTAR PUSTAKA 86
BIODATA 89
LAMPIRAN 91
4
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi Loka POM Kepulauan Sangihe ... 21
Gambar 2 Pohon Masalah Kinerja Unit Layanan Pengaduan Konsumen ... 33
Gambar 3 Peta Stakeholders Media “LAYANAN MALAHASA”... 46
Gambar 4 Peta Stakeholders sebelum pelaksanaan aksi perubahan ... 67
Gambar 5 Peta Stakeholders setelah pelaksanaan aksi perubahan ... 68
Gambar 6 Koordinasi dan Konsultasi dengan mentor ... 71
Gambar 7 SK Tim Efektif ... 72
Gambar 8 Daftar Hadir peserta rapat Tim Efektif ... 72
Gambar 9 Dokumentasi foto rapat Tim Efektif ... 73
Gambar 10 Notulen rapat Tim Efektif ... 73
Gambar 11 Daftar Hadir rapat Pembahasan pengumpulan data dan informasi... 74
Gambar 12 Notulen rapat Pembahasan pengumpulan data dan informasi 75 Gambar 13 Foto rapat Pembahasan pengumpulan data dan informasi ... 76
Gambar 14 Tampilan Halaman Awal LAYANAN MALAHASA ... 77
Gambar 15 QR Code Layanan Malahasa ... 77
Gambar 16 Sosialisasi dan Uji Coba Internal LAYANAN MALAHASA ... 78
Gambar 17 Sosialisasi melalui kegiatan KIE ... 79
Gambar 18 Kuisioner Kepuasan Pengguna LAYANAN MALAHASA ... 80
Gambar 19 Launching dimedia sosial Facebook dan Instagram ... 80
Gambar 20 Sosialisasi di RRI Kepulauan Sangihe ... 81
Gambar 21 Pernyataan terhadap keberlanjutan media LAYANAN MALAHASA ... 84
5
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 BIMBINGAN AKSI PERUBAHAN MENTOR ... 92 Lampiran 2 BIMBINGAN AKSI PERUBAHAN ... 93
6
DAFTAR TABEL
Table 1 Adopsi/Adaptasi dari Studi Lapangan ... 14
Table 2 Analisa Masalah dengan Kriteria Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak (APKL)... 28
Table 3 Analisa Masalah dengan Kriteria Urgency, Seriousness, Growth (USG) ... 30
Table 4 Pencapaian Kinerja Unit Layanan Pengaduan Konsumen (ULPK) . 32 Table 5 Alternatif Solusi untuk Penyebab Masalah Layanan ULPK ... 33
Table 6 Tapisan Mc Namara dari Alternatif Solusi... 34
Table 7 Analisis IPOOBI dari Inovasi ... 43
Table 8 Bisnis Model Canvas ... 44
Table 9 Pemetaan Sumber Daya ... 45
Table 10 Strategi Komunikasi dengan Stakeholders ... 47
Table 11 Tim Efektif "LAYANAN MALAHASA" ... 48
Table 12 Pemetaan Resiko ... 50
Table 13 Manajemen Pengendalian Mutu ... 51
Table 14 Rincian Jumlah Layanan Informasi dan Pengaduan pada tahun 2021-2022 ... 82
7 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pelayanan publik sudah menjadi kebutuhan masyarakat dalam kehidupan sosial di negara modern. Kebutuhan pelayanan publik akan melibatkan dua pemain, yaitu negara sebagai penyedia pelayanan publik dan individu warga negara sebagai penerima yang menikmati pelayanan publik. Oleh karena itu, pelayanan publik memberikan cerminan hubungan antara sebuah negara dengan warga negaranya. Tuntutan publik pun akhirnya mewajibkan pemerintah untuk melakukan reformasi pelayanan publik. Caranya dengan meningkatkan kualitas dan kinerja pelayanan publik serta pemberian pelayanan secara komprehensif sehingga dapat memberikan kepuasan terhadap semua pihak tanpa adanya diskriminasi. Dalam meningkatkan mutu pelayanan publik, perlu melakukan usaha pengembangan yang berbasis teknologi dan informasi ke dalam aspek pemerintahan. Salah satunya dengan menghadirkan suatu alat yang biasa dikenal dengan istilah electronic government atau biasa disingkat E-government. Pengimplementasian E-government pun sudah banyak diterapkan di beberapa wilayah di dunia, tak terkecuali di Indonesia (Chaharani et al., 2020).
Pengembangan dan penggunaan E-government bertujuan untuk melaksanakan dan meningkatkan mutu layanan yang diberikan kepada masyarakat menjadi lebih efektif dan efisien.
Sesungguhnya strategi pengintegrasian akan teknologi dan informasi, terutama penggunaan internet dalam mencakup segala bentuk aspek kegiatan dan aktivitas pemerintahan sudah lama diterapkan oleh negara-negara maju dan kaya raya. Pengembangan E-government disuatu wilayah dapat dikatakan sudah menjadi suatu kebutuhan baik dari segi pemerintahan maupun bagi masyarakat (Nugraha, 2018).
8
Salah satu instansi yang sudah menerapkan E-government adalah Badan Pengawas Obat dan Makanan (Badan POM). Badan POM merupakan salah satu instansi teknis yang bertugas menyelenggarakan pengawasan pre-market dan post-market pada produksi dan distribusi Obat dan makanan. Cakupan pengawasannya meliputi beberapa komoditi yaitu obat, kosmetik, obat tradisional, suplemen kesehatan, dan makanan. Dalam melaksanakan tugas teknis di seluruh wilayah Indonesia, Badan POM memiliki 73 Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang terdiri dari 34 Balai Besar/Balai POM dan 39 Loka POM. Unit Pelaksana Teknis (UPT) di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) adalah satuan kerja yang bersifat mandiri yang melaksanakan tugas teknis operasional tertentu dan/atau tugas teknis penunjang tertentu di bidang pengawasan obat dan makanan. Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe merupakan salah satu UPT BPOM yang memiliki wilayah kerja 3 (tiga) kabupaten yaitu Kepulauan Sangihe, Kepulauan Talaud, dan Kepulauan Sitaro. Ketiga kabupaten ini terletak di sebelah utara pulau Sulawesi dengan 2 (dua) kabupaten yaitu Kabupaten Kepulauan Sangihe dan Kabupaten Kepulauan Talaud berbatasan langsung dengan negara tetangga Filipina.
Wilayah kerja Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe merupakan wilayah bahari dimana 90% dari total luas wilayah merupakan lautan, dan terdiri dari total 169 pulau besar maupun kecil, berpenghuni maupun tidak berpenghuni. Potensi yang ada di wilayah ini didominasi oleh sector perikanan dan hasil perkebunan seperti kelapa, pala, dan cengkeh. Akses transportasi di wilayah ini merupakan kendala terbesar dalam distribusi material. Sedangkan akses internet sudah cukup memuaskan meskipun ada titik-titik tertentu yang sulit dijangkau (Bukara, 2021).
Keterbatasan akses transportasi juga menjadi salah satu kendala terhadap distribusi informasi obat dan makanan yang disampaikan oleh petugas Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe. Jangkauan petugas sangat terbatas untuk menyampaikan
9
informasi dan menampung pertanyaan-pertanyaan masyarakat terkait obat dan makanan. Selain keterbatasan sumber daya manusia yang ada di fungsi Infokom Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe, keterbatasan sumber daya anggaran juga berperan besar terhadap kurang lebarnya jangkauan penyampaian informasi tersebut.
Layanan informasi dan pengaduan masyarakat selama ini dilakukan secara manual dengan membuka Unit Layanan Pengaduan Konsumen (ULPK) di kantor Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe. Layanan ini berjalan tidak optimal karena ketidaktahuan masyarakat akan adanya layanan ini. Selain itu ada rasa enggan dari masyarakat untuk datang dan memanfaatkan layanan ini karena lokasi kantor yang sangat jauh dari tempat tinggalnya.
Oleh karena permasalahan tersebut, dirasa perlu untuk membuat sebuah terobosan dan inovasi untuk mendekatkan layanan informasi dan pengaduan ini kepada masyarakat ditambah layanan lainnya yang menjadi tanggung jawab Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe menjadi satu layanan berbasis digital. Satu Media untuk beberapa layanan. Inovasi ini tentu sejalan dengan kebijakan E-government dan pelayanan publik digital yang sudah digaungkan pemerintah selama ini walaupun inovasi ini masih bersifat sederhana namun tidak menutup kemungkinan bahwa inovasi ini dapat dikembangkan menggunakan teknologi yang lebih maju.
Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas merupakan suatu wadah pelatihan yang mendorong inovasi pelayanan publik digital. Banyak inovasi terkait pelayanan publik digital yang lahir dari diklat yang diselenggarakan oleh Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian (PPMKP) bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN) ini. Pelaksanaan Diklat PKP ini sedikit mengalami perubahan sejak pandemic Covid- 19. Berdasarkan Surat Edaran Kepala Lembaga Administrasi Negara (LAN) nomor 2 tahun 2021 tentang Panduan Teknis Penyelenggaraan Pelatihan Struktural Kepemimpinan Dalam Masa Tatatan Normal
10
Baru, Surat Edaran Kepala LAN nomor 10 tahun 2020 tentang Panduan Teknis Penyelenggaraan Pelatihan dalam Masa Pandemi Covid 19 (LAN, 2021) dan metode pelatihan ini dilaksanakan dengan Blended Learning yang mengacu pada Panduan Teknis Penyelenggaraan Pelatihan Struktural Kepemimpinan Dalam Masa Tatatan Normal Baru tahun 2021. Blended Learning pelatihan terdiri (Distance learning dan Kalsikal). Pada tahap Distance Learning memadukan antara video conference zoom meeting dan LMS (Learning Management System), sementara untuk pembelajaraan kalsikal dilaksanakan diawal dan diakhir sesi.
B. Area dan Fokus
Kegiatan Layanan Informasi dan Pengaduan melalui Unit Layanan Pengaduan Konsumen (ULPK) dilakukan pada fungsi infokom di UPT BPOM. Kegiatan ini sangat penting berdampak langsung kepada pengetahuan masyarakat sehingga aman dalam memilih Obat dan makanan yang akan dikonsumsi.
Pada pelaksanaannya, seringkali ditemui kendala misalnya pada saat masyarakat datang ke ULPK petugas yang berkompeten dalam menjawab pertanyaan masyarakat atau memberikan informasi sedang melaksanakan tugas lain di luar kantor sehingga pelayanan terkesan lambat dan lama.
Dalam Laporan Aksi Perubahan (RAP) ini dijabarkan gagasan/terobosan/inovasi yang akan dilakukan dalam rangka memecahkan masalah/kendala yang dihadapi. Inovasi akan dilaksanakan dalam kurun waktu 2 (dua) bulan dan dilakukan pada Fungsi Infokom Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe dengan fokus kegiatan pada proses pemberian layanan informasi dan pengaduan, ditambah dengan layanan konsultasi dan layanan sertifikasi Obat dan makanan secara online yang bisa dilakukan dimana saja dan kapan saja.
11 C. Tujuan Aksi Perubahan
Pembuatan Media berisi layanan informasi dan pengaduan, serta layanan konsultasi dan sertifikasi obat dan makanan berbasis digital di unit kerja Loka POM Kepulauan Sangihe memiliki tujuan sebagai berikut:
1. Jangka Pendek
a. Terbentuknya tim efektif Pembuatan Media LAYANAN MALAHASA.
b. Tersedianya data informasi Obat dan makanan yang dapat di akses oleh masyarakat di Kabupaten Kepulauan Sangihe.
c. Selesainya pembuatan media LAYANAN MALAHASA.
d. Terlaksananya sosialisasi media LAYANAN MALAHASA kepada masyarakat di Kabupaten Kepulauan Sangihe sebagai pengguna.
e. Terlaksananya penyempurnaan media LAYANAN MALAHASA sebagai feedback dari ujicoba media.
f. Terlaksananya launching LAYANAN MALAHASA versi 1.0
g. Terwujudnya implementasi media LAYANAN MALAHASA versi 1.0 kepada masyarakat pengguna di Kabupaten Kepulauan Sangihe.
2. Jangka Menengah
a. Terlaksananya evaluasi terhadap LAYANAN MALAHASA versi 1.0 b. Terlaksananya penyempurnaan media LAYANAN MALAHASA
berdasarkan hasil evaluasi.
c. Terlaksananya sosialisasi media LAYANAN MALAHASA versi 2.0 kepada masyarakat di Kabupaten Kepulauan Talaud dan Kabupaten Kepulauan Sitaro.
d. Terwujudnya implementasi media LAYANAN MALAHASA versi 2.0 kepada masyarakat pengguna di Kabupaten Kepulauan Talaud dan Kabupaten Kepulauan Sitaro.
3. Jangka Panjang
a. Terlaksananya evaluasi terhadap LAYANAN MALAHASA versi 2.0 b. Terwujudnya Pengembangan LAYANAN MALAHASA dari google
form ke Aplikasi berbasis Web/Android
12
c. Terlaksananya launching Aplikasi LAYANAN MALAHASA versi 3.0 d. Terwujudnya implementasi Aplikasi LAYANAN MALAHASA versi
3.0 kepada masyarakat.
D. Manfaat Aksi Perubahan 1. Internal
a. Peningkatan kinerja pelayanan publik Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe.
b. Pelaksanaan layanan informasi dan pengaduan serta layanan sertifikasi secara efektif dan efisien.
2. Eksternal
a. Peningkatan pemahaman masyarakat terhadap informasi terkait Obat dan makanan, prosedur dan persyaratan dalam rangka sertifikasi produk
b. Pelaku usaha produksi dan distribusi Obat dan makanan paham tentang cara produksi/distribusi Obat dan makanan yang baik sehingga dapat menyediakan produk yang aman dan bermutu bagi masyarakat
E. Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan
Seluruh peserta PKP dalam agenda pelatihan mendapatkan kesempatan untuk melakukan kegiatan Studi Lapangan (Stula) sebagai media pembelajaran tentang bagaimana peran penting inovasi dalam peningkatan kinerja pelayan pubik pada suatu instansi/lembaga. Pada kesempatan Stula yang diberikan, kami melakukan kegiatan ini pada instansi Rumah Sakit Umum Daerah Prof. Dr. Margono Soekardjo Purwokerto Jawa Tengah dengan inovasinya yaitu SI BINA CANTIK BINGITS atau Sistem Bridging SIM RSMS, BPJS dan INA-CBG’S Menuju Akuntabilitas, Transparasi, dan Efisiensi Pelayanan Kesehatan JKN Secara Paripurna Jamin Bisa Langsung Dilayani Cepat dan Klaim BPJS Akurat dan mendapat penghargaan sebagai juara 1 Outstanding Achievement of Public Service Innovation 2021 oleh Kementerian Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi.
13
Inovasi ini bertujuan untuk memperbaiki tata Kelola layanan BPJS. Hal ini dilakukan berawal dari kondisi belum sederhananya prosedur layanan dan klaim bagi pasien BPJS serta kurang efektifnya (potensi gagal) klaim BPJS. Inti dari inovasi ini adalah bridging (penyatuan/integrasi) dari 3 sistem layanan BPJS : yaitu Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit/SIMRS, BPJS, serta Indonesia Case Based Groups/INA-CBG’s Kemenkes. Inovasi ini menjamin validitas data karena cukup satu kali entri data, otomatis tersimpan di sistem lain sesuai data yang dibutuhkan. SIBINA CANTIK mampu memangkas rumit dan panjangnya prosedur pelayaan pasien BPJS. Pada Tahun 2018 Inovasi ini kemudian dikembangkan lagi dengan Sistem Electronic Validation (e-VA) yaitu sistem verifikasi/validasi berjenjang electronik berbasis web oleh verifikator internal RS dan verifikator BPJS. Kemudian dilakukan pengembangan kembali pada Tahun 2019 dengan sistem bridging Mobile- JKN BPJS Kesehatan dengan RSMS-Online RSUD Margono yang menjadi pilot project nasional dan percontohan RS seluruh Indonesia. Pengembangan terus dilakukan mengikuti kebutuhan dari pelayanan publik. Pada tahun 2020 dilakukan inisiasi pengembangan berupa bridging E- Claim BPJS Kesehatan dan SIM RSUD Margono.
Hasil dari pengembangan inovasi tersebut memberikan nilai tambah terhadap Sistem diantaranya:
1. Mendorong percepatan klaim BPJS, 2 hari lebih cepat dari sebelumnya (dari tanggal 5 menjadi tanggal 3 tiap bulannya) 2. Memangkas waktu koordinasi/ real time antara verifikator
internal RS dengan verifikator BPJS melalui fitur Question and Answer (QA)
3. Memiliki rekaman histori QA setiap pertanyaan verifikator BPJS menjadi bahan evaluasi penyempurnaan klaim berikutnya.
4. Mempercepat layanan pasien yang dirujuk ke RSMS. Pasien sudah diperjanjikan dan mendapatkan nomor antrian poliklinik pada saat mendaftar melalui Mobile-JKN/RSMS-Online.
5. Jadwal operasi elektif dapat dilihat melalui display antrian operasi dalam Mobile-JKN/RSMS-Online.
14
6. Mempercepat proses verifikasi (<15 hari). Pola data pasien yang terkait dengan klaim langsung terbaca.
Adapun manfaat yang diperoleh dengan adanya pengembangan inovasi yaitu:
1. Memperluas jangkauan pelayanan khususnya pasien jarak jauh (perbatasan Provinsi Jabar/Jatim)
2. Meningkatnya persentase keberhasilan klaim pelayanan pasien BPJS. Pengembangan inovasi tersebut memastikan tidak ada pelayanan pasien BPJS yang tidak terklaim.
3. Nilai klaim sesuai kaidah/tidak ada fraud
4. Menjamin cash-flow RS untuk kenyamanan dan keselamatan pasien (khususnya ketersediaan logistik RS).
Hasil dari kegiatan Stula didapat pembelajaran terkait Key Succes Factor mencakup Peran Kepemimpinan, Strategi Komunikasi, Sumber Daya Manusia, Inovasi Pelayanan, Pelayanan Publik, Koordinasi dengan Stakeholders, Pemanfaatan Teknologi Informasi, dan Manajemen Mutu yang dapat diadopsi atau diadaptasi untuk diterapkan pada unit kerja peserta. Aspek-aspek tersebut dijabarkan secara terperinci pada Tabel 1.
Table 1 Adopsi/Adaptasi dari Studi Lapangan NO Key Succes
Factor LESSON LEARNT KONDISI UNIT
KERJA ADOPSI ADAPTASI
1 Peran Kepemimpin an
1. Dukungan dan komitmen pemimpin dalam menjalankan peran menetapkan kebijakan (policy) dan terlibat secara aktif dalam upaya mendorong keberhasilan inovasi.
2. Kemampuan pemimpin untuk memetakan secara tepat
Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe sudah memiliki Visi dan Misi
Organisasi yang tertuang jelas pada dokumen Rencana Sasaran
Membangun Sikap
Kepimimpinan Transformasional yang selalu mendorong perubahan ke arah yang lebih baik, memetakan masalah serta mencari solusi
Pemimpin adalah teladan, harus memiliki visi jelas, selalu menjaga integritas dan memiliki kemampuan
15 NO Key Succes
Factor LESSON LEARNT KONDISI UNIT
KERJA ADOPSI ADAPTASI
permasalahan dan selanjutnya memberikan solusi yang inovatif atas permasalahan yang dihadapi.
3. Kemampuan pemimpin dalam memberdayakan dan mengoptimalkan potensi SDM dan sumber daya lainnya.
4. Kemampuan pemimpin untuk menciptakan budaya kerja yang positif.
5. Kemampuan pemimpin dalam melakukan strategi komunikasi yang efektif kepada seluruh stakeholders.
Strategis 2022- 2024. Pemetaan masalah belum dilakukan secara
komprehensif sesuai dengan pedoman diagnosa organisasi.
yang tepat, tidak mudah mengeluh pada
keterbatasan tapi mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki, serta
membangun suasana kerja yang kondusif bagi semua pegawai.
manajerial yang baik
2 Strategi
komunikasi 1. Penerapan teknik komunikasi asertif untuk meyakinkan seluruh stakeholders.
2. Kunci untuk meyakinkan stakeholders yaitu kemampuan memberikan
argumentasi secara jelas dengan dilengkapi data dukung, serta
menjelaskan dampak positif penerapan
inovasi untuk mengatasi
Sudah menerapkan strategi komunikasi asertif untuk komunikasi internal maupun eksternal, namun perlu ditingkatkan lagi terkait membaca situasi dan kondisi pada
Membangun strategi
komunikasi yang efektif sesuai dengan situasi dan kondisi.
Tingkatkan kemampuan dalam pengelolaan komunikasi (bentuk dan teknik komunikasi) Komunikasi dalam bentuk informal dan teknik asertif dapat lebih efektif dalam
16 NO Key Succes
Factor LESSON LEARNT KONDISI UNIT
KERJA ADOPSI ADAPTASI
permasalahan yang dihadapi.
3. Menggunakan berbagai saluran komunikasi untuk mengoptimalkan penyampaian informasi pelayanan.
4. Menggunakan strategi komunikasi dengan pendekatan kearifan lokal menggunakan bahasa daerah yang atraktif dan menarik bagi stakeholders.
saat komunikasi dilakukan.
hubungan interpersonal atau publik.
3 Sumber Daya Manusia (SDM)
1. Proses rekrutmen pegawai melalui sistem Computer Assisted Test (CAT) dan Seleksi Kemampuan Bidang dalam rangka menjamin transparansi,
akuntabilitas dan profesionalisme. Dalam hal ini, rekrutmen menjadi kunci bagi organisasi untuk
mendapatkan SDM yang berkualitas dan
memiliki kompetensi pada bidangnya.
2. Mengoptimalkan pemberdayaan seluruh potensi pegawai untuk mendukung inovasi.
SDM yang menguasai IT belum ada sehingga perlu dilakukan pengembangan kompetensi IT kepada SDM yang ada.
Pemanfaatan SDM yang dimiliki dalam membangun inovasi, penetapan tim efektif dalam setiap inovasi, dan
pengembangan kompetensi yang berkesinambunga n sesuai
kebutuhan organisasi.
Perencanaan pengembang an
kompetensi dilakukan untuk memetakan kompetensi SDM agar dapat terarah sesuai
kebutuhan organisasi.
17 NO Key Succes
Factor LESSON LEARNT KONDISI UNIT
KERJA ADOPSI ADAPTASI
3. Adanya penghargaan (reward) dan hukuman (punishment) yang jelas.
4. Pengembangan kompetensi SDM dilakukan secara berkesinambungan 5. Melaksanakan
internalisasi nilai-nilai budaya kerja (core value) kepada seluruh pegawai.
4 Inovasi Pelayanan
1. Melakukan diagnosa organisasi, identifikasi potensi yang dimiliki, serta pemetaan permasalahan yang dihadapi untuk menciptakan inovasi yang dapat
menyelesaikan lebih dari satu permasalahan.
2. Melaksanakan
pengembangan inovasi layanan publik secara berkesinambungan.
Belum melakukan diagnosa organisasi sehingga permasalahan di unit kerja belum terpetakan dengan sempurna untuk mencari inovasi solusi yang kreatif.
Pengetahuan dan pemahaman secara
komprehensif tentang
organisasi, proses bisnis,
permasalahan dan peluang perbaikan kegiatan adalah krusial dalam penentuan tindakan perbaikan
Pahami proses bisnis unit kerja Petakan dan Analisa masalah yang dihadapi Ciptakan peluang perbaikan yang dapat dilakukan untuk peningkatan kinerja 5 Koordinasi
dengan Stakeholder
1. Membangun
pemahaman yang sama terhadap inovasi yang dijalankan.
2. Inovasi memberikan hasil (outcome) dan
Koordinasi dan komunikasi dengan
stakeholder di wilayah kerja Loka POM di
Membangun strategi
komunikasi yang efektif sesuai
Tingkatkan kemampuan dalam pengelolaan komunikasi (bentuk dan
18 NO Key Succes
Factor LESSON LEARNT KONDISI UNIT
KERJA ADOPSI ADAPTASI
keuntungan (benefit) bagi semua pihak.
3. Berbagi (sharing) informasi antar stakeholders dalam rangka pengendalian mutu inovasi.
4. Membina koordinasi yang baik dengan person in charge instansi terkait yang menjadi
stakeholders eksternal dalam rangka
mendukung
keberhasilan inovasi.
Kabupaten Kepulauan Sangihe terjaga dengan baik.
dengan situasi dan kondisi
teknik komunikasi) Komunikasi dalam bentuk informal dan teknik asertif dapat lebih efektif dalam hubungan interpersonal atau publik
6 Pemanfaatan Teknologi Informasi
1. Pemanfaatan teknologi informasi untuk menyelesaikan permasalahan dalam penyelenggaraan layanan publik.
2. Pemanfaatan teknologi informasi untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas kinerja.
3. Pemanfaatan teknologi informasi untuk mencegah terjadinya kecurangan (fraud).
4. Pemanfaatan teknologi informasi untuk menghemat waktu dan biaya.
Pemecahan masalah dengan pendekatan Teknologi
Informasi belum menjadi pilihan utama di unit kerja
Penyelesaian masalah menggunakan pendekatan teknologi
informasi untuk memudahkan dan mempercepat solusi
Pengembang an
kompetensi terkait teknologi informasi menjadi hal yang
prioritas Perubahan mindset pegawai ke arah
pemanfaatan teknologi informasi
19 NO Key Succes
Factor LESSON LEARNT KONDISI UNIT
KERJA ADOPSI ADAPTASI
5. Pemanfaatan teknologi informasi untuk merubah pola pikir (mindset) ke arah budaya kerja positif.
7 Pelayanan Publik
1. Menyediakan informasi tata kelola pengelolaan dan pengadaan
barang/jasa dalam rangka menghindari terjadinya inefisiensi biaya operasional, ketidaksesuaian perencanaan dan
pengadaan barang/jasa, serta ketidakakuratan pencatatan persediaan.
2. Mengintegrasikan sistem informasi
layanan publik sehingga layanan yang diberikan dapat semakin cepat dan akurat.
3. Penerapan budaya pelayanan prima dalam bentuk layanan publik jujur, ramah, responsif, dan edukatif.
4. Penerapan pelayanan publik yang mudah, murah, cepat dan tepat.
Pelayanan Publik di unit kerja masih dilakukan secara manual dan belum berbasis digital
Akuntabilitas perencanaan dan pelaksanaan inovasi dalam penyelesaian masalah
Pelayanan publik digital yang mudah
digunakan untuk mengefisiensikan waktu dan biaya
Penyusunan RKA yang tepat dalam setiap inovasi pelayanan publik Integrasi beberapa layanan dalam 1 Media Pembuatan inovasi pelayanan publik digital yang tepat dalam mengatasi masalah
8 Manajemen Mutu
1. Pengendalian dan pengawasan mutu layanan publik
Loka POM di Kabupaten Kepulauan
Penetapan standar
pelayanan sesuai
Menetapkan Standar
20 NO Key Succes
Factor LESSON LEARNT KONDISI UNIT
KERJA ADOPSI ADAPTASI
dilaksanakan secara berkala dan
berkelanjutan.
2. Adanya komitmen dari pimpinan dan seluruh pegawai untuk menjaga dan meningkatkan mutu layanan publik.
3. Menyediakan saluran pengaduan dalam rangka pengawasan dan pengendalian mutu layanan publik.
4. Melaksanakan uji coba sebelum inovasi
diterapkan dan
selanjutnya melakukan pendampingan dalam implementasi inovasi agar dapat diperoleh informasi yang akurat dalam rangka perbaikan dan pengelolaan mutu inovasi layanan publik.
Sangihe sudah tersertifikasi QMS ISO 9001:2018 sehingga pengendalian dan
pengawasan mutu layanan sudah
diterapkan.
kebutuhan/
keinginan pelanggan Penetapan komitmen untuk selalu melakukan perbaikan
pelayanan sesuai perubahan kebutuhan
Mutu Pelayanan Pemenuhan mutu pelayanan menjadi komitmen setiap pegawai Komitmen untuk selalu melakukan perbaikan
21 BAB II
PROFIL KINERJA PELAYANAN A. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi
Loka POM Kepulauan Sangihe dibentuk berdasarkan Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 12 Tahun 2018 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Di Lingkungan Badan Pengawas Obat Dan Makanan. Loka POM Kepulauan Sangihe, sebagai salah satu UPT dari BPOM, memiliki tugas pokok sebagai berikut :
1. Inspeksi dan sertifikasi sarana/fasilitas produksi dan/atau distribusi Obat dan Makanan dan sarana/fasilitas pelayanan kefarmasian,
2. Sertifikasi produk
3. Pengambilan contoh (sampling) dan pengujian Obat dan Makanan,
4. Intelijen dan penyidikan,
5. Pengelolaan komunikasi, informasi, edukasi, dan pengaduan masyarakat,
6. Koordinasi dan kerja sama di bidang pengawasan Obat dan Makanan,
7. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga.
Gambar 1 Struktur Organisasi Loka POM Kepulauan Sangihe
.
KEPALA LOKA POM
FUNGSI PEMERIKSAAN
FUNGSI PENINDAKAN
FUNGSI INFORMASI
DAN KOMUNIKASI
FUNGSI SERTIFIKASI
FUNGSI PENGUJIAN
FUNGSI TATA USAHA
22
Tugas pokok dan fungsi yang diamanatkan dalam Peraturan Badan POM tersebut diatas dijabarkan kedalam peta proses bisnis/kegiatan utama Loka POM Kepulauan Sangihe sebagai berikut:
1. Penilaian Sarana/Fasilitas Produksi dan Distribusi Obat dan Makanan
2. Pembinaan dan Fasilitasi Pelaku Usaha Obat dan Makanan 3. Hubungan masyarakat dan Komunikasi, Informasi, Edukasi 4. Pengelolaan Kerjasama
5. Manajemen Sumber Daya (SDM, BMN, Rumah Tangga) 6. Pengawasan Produk Obat dan Makanan
7. Pengawasan Sarana/Fasilitas Produksi dan Distribusi Obat dan Makanan serta Pelayanan Kefarmasian
8. Pengawasan Informasi dan Promosi Obat, Makanan dan Produk Tembakau
9. Penindakan Kejahatan Obat dan Makanan
10. Pengendalian Sistem Manajemen (Pengendalian Internal, Manajemen Mutu, Manajemen Perubahan)
Dalam melaksanakan kinerja pelayanannya, Loka POM Kepulauan Sangihe tidak lepas dari kerangka pencapaian kinerja instansi BPOM sesuai dengan visi yang ditetapkan. Visi BPOM disusun sesuai dengan Visi Presiden RI 2020 – 2024: Indonesia maju yang berdaulat, mandiri, dan berkepribadian berlandaskan gotong royong, yaitu “ Obat dan Makanan aman, bermutu, dan berdaya saing untuk mewujudkan Indonesia maju yang berdaulat, mandiri, dan berkepribadian berlandaskan gotong royong”. Pencapaian visi BPOM meliputi proses penjaminan pengawasan Obat dan Makanan yang melibatkan masyarakat dan pemangku kepentingan, dilaksanakan secara akuntabel serta diarahkan untuk menyelesaikan permasalahan kesehatan yang lebih baik.
23 B. Kinerja Organisasi Sekarang
Sistem Pengawasan Obat dan Makanan saat ini dianggap belum berjalan secara optimal, beberapa tantangan pengawasan obat dan makanan di masa depan adalah sebagai berikut :
1. Aspek Kesehatan
Peningkatan kapasitas dalam menjamin Produk Obat dan Makanan yang beredar memenuhi standar keamanan, manfaat/khasiat, dan mutu ;
2. Aspek Sosial
Peningkatkan kepercayaan publik terhadap kualitas produk Obat dan Makanan yang beredar ;
3. Aspek Ekonomi
Peningkatan kemampuan untuk mendorong daya saing industri Obat dan Makanan dengan semakin mudahnya perizinan dan sertifikasi obat dan makanan dengan tetap mempertimbangkan aspek keamanan dan mutu produk, termasuk jaminan produk halal, dukungan pengembangan obat dan makanan baru, serta mendorong ketersediaan bahan baku dalam negeri melalui riset, meniadakan penyelundupan dan peredaran produk ilegal dan palsu, serta memperluas penggunaan teknologi dalam pengawasan obat dan makanan;
4. Aspek Keamanan Nasional
Peningkatkan penegakan hukum terhadap kasus pelanggaran/kejahatan Obat dan Makanan yang merupakan kejahatan kemanusiaan, termasuk bioterorisme
5. Aspek Teknologi
Peningkatkan Pengawasan Obat dan Makanan berbasis teknologi informasi untuk menghadapi tren peredaran obat dan makanan daring di era Revolusi Industri 4.0
Dalam pelaksanaan tugas fungsi Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe, tantangan atau kendala yang dihadapi adalah sebagai berikut :
1. Banyak pelaku usaha yang tidak tahu tentang tata cara/prosedur dan persyaratan registrasi produk.
24
Banyak produk pangan industri rumah tangga yang beredar di wilayah pengawasan Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe yang tidak memiliki nomor ijin edar (NIE). Hal ini disebabkan oleh 2 hal yaitu produsen tidak mengetahui bahwa produk pangan olahan yang beredar dimasyarakat wajib memiliki NIE, serta produsen tidak tahu bagaimana cara mendapatkan NIE dan tata cara pendaftarannya.
2. Banyaknya kegiatan produksi dan distribusi obat dan makanan yang tidak memenuhi ketentuan karena kurang terpaparnya masyarakat/pelaku usaha terhadap regulasi obat dan makanan.
Hasil inspeksi yang dilakukan oleh petugas Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe ke sarana produksi dan distribusi, masih banyak dari sarana-sarana tersebut yang hasil pemeriksaannya adalah Tidak Memenuhi Ketentuan (TMK). Pada tahun 2021, masih ada 60% sarana produksi yang TMK dan 35%
sarana distribusi TMK.
3. Kurang optimalnya Unit Layanan Pengaduan Konsumen (ULPK) dalam memberikan layanan informasi dan pengaduan, konsultasi, serta layanan terkait sertifikasi.
Metode layanan pengaduan konsumen di Loka POM Kepulauan Sangihe masih menggunakan metode konvensional yaitu layanan tatap muka langsung. Hal ini membuat layanan ini kurang optimal.
Pada tahun 2021 ULPK Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe hanya menerima permintaan informasi dan pengaduan dengan jumlah <100 layanan.
4. Kurang pahamnya pelaku usaha dalam membuat Corrective Action Prefentive Action (CAPA) terhadap hasil pemeriksaan sarana produksi dan distribusi Obat dan makanan.
Pelaku usaha produksi dan distribusi yang hasil pemeriksaannya TMK wajib membuat CAPA. Namun pada kenyataannya hanya 50%
pelaku usaha yang menindaklanjuti hasil temuan tersebut dengan mengirimkan CAPA. Sedangkan sarana yang sudah mengirimkan CAPA pun masih harus memperbaiki dokumen CAPA-nya karena masih belum menjawab perbaikan temuan yang direkomendasikan.
25
5. Masih ada ketakutan atau ketidakpedulian masyarakat untuk melaporkan pelanggaran hukum dibidang Obat dan Makanan.
Proses hukum terhadap pelanggaran hukum di bidang Obat dan makanan harus dilakukan untuk memberikan efek jera kepada pelaku pelanggaran. Proses hukum yang dilakukan selama ini di Loka POM Kepulauan Sangihe adalah hasil investigasi oleh petugas Loka POM. Belum pernah ada proses hukum yang merupakan pengungkapan atas laporan masyarakat. Salah satu tersangka ketika ditanyakan siapa saja pelaku pelanggaran yang lain memilih bungkam daripada melaporkan pelanggaran sejenis. Hal ini diduga karena yang bersangkutan takut melaporkan karena ketakutan atau faktor sungkan kepada pelaku lain yang tentu saja dikenalnya.
C. Kinerja Organisasi Yang Diharapkan
Kondisi ideal dari pelaksanaan tugas dan fungsi Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe adalah berjalannya proses registrasi produk pangan olahan ini secara efektif dan efisien. Hal ini dapat terlaksana dengan perbaikan beberapa faktor sebagai berikut :
1. Pelaku usaha tahu dan paham tentang tata cara/prosedur dan persyaratan registrasi produk.
2. Masyarakat/pelaku usaha paham dengan regulasi obat dan makanan sesuai bidang usahanya sehingga dapat melakukan kegiatan produksi/distribusi sesuai ketentuan.
3. Unit Layanan Pengaduan Konsumen (ULPK) dapat berfungsi optimal dalam memberikan layanan informasi dan pengaduan, serta layanan terkait sertifikasi.
4. Pelaku usaha paham dalam membuat Corrective Action Prefentive Action (CAPA) terhadap hasil pemeriksaan sarana produksi dan distribusi Obat dan makanan sehingga dapat melakukan perbaikan yang sesuai untuk menjamin Obat dan makanan aman.
5. Masyarakat dapat berkontribusi dalam pemberantasan kejahatan di bidang Obat dan makanan dengan melaporkan
26
pelanggaran hukum yang terjadi disekitarnya tanpa khawatir identitasnya tersebar.
Dengan peningkatan pada kelima faktor diatas, tugas dan fungsi Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe dapat berjalan lebih baik, efektif dan efisien yang pada akhirnya akan meningkatkan kepuasan masyarakat/pelaku usaha sebagai stakeholder.
27 BAB III ANALISIS MASALAH
A. Permasalahan Yang Ada
Sebagaimana telah dinyatakan dalam Sub BAB II Kinerja Organisasi Sekarang, dalam pelaksanaan tugas dan fungsi Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe, isu atau permasalahan yang dihadapi dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Banyak pelaku usaha yang tidak tahu tentang tata cara/prosedur dan persyaratan registrasi produk.
Hal ini dapat mengindikasikan bahwa program komunikasi, informasi dan edukasi yang dilakukan terkait registrasi produk kurang/tidak menjangkau secara luas.
2. Banyaknya kegiatan produksi dan distribusi obat dan makanan yang tidak memenuhi ketentuan karena kurang terpaparnya masyarakat/pelaku usaha terhadap regulasi obat dan makanan Hal ini mengindikasikan beberapa hal antara lain pemberian informasi terkait regulasi obat dan makanan tidak tersampaikan dengan baik, informasi yang disampaikan tidak lengkap, atau rendahnya tingkat pemahaman masyarakat/pelaku usaha terhadap regulasi dimaksud.
3. Kurang optimalnya Unit Layanan Pengaduan Konsumen (ULPK) dalam memberikan layanan informasi dan pengaduan, konsultasi, serta layanan terkait sertifikasi.
Hal ini disebabkan oleh kegiatan ULPK yang masih konvensional dan membutuhkan SDM untuk memberikan informasi atau menjawab pertanyaan secara langsung kepada masyarakat.
4. Kurang pahamnya pelaku usaha dalam membuat Corrective Action Prefentive Action (CAPA) terhadap hasil pemeriksaan sarana produksi dan distribusi Obat dan makanan oleh petugas Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe.
Hal ini mengindikasikan beberapa hal antara lain pemberian informasi terkait cara pembuatan CAPA tidak tersampaikan dengan baik, informasi yang disampaikan tidak lengkap, atau
28
rendahnya tingkat pemahaman pelaku usaha terhadap hal dimaksud.
5. Masih ada ketakutan atau ketidakpedulian masyarakat untuk melaporkan pelanggaran hukum dibidang Obat dan Makanan.
Hal ini mengindikasikan bahwa masyarakat belum percaya terhadap kerahasiaan identitasnya sebagai pelapor dengan sistem pelaporan yang ada.
Isu atau permasalahan tersebut dapat dianalisis dengan metode APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak) sebagai berikut seperti pada tabel 2 di bawah:
Table 2 Analisa Masalah dengan Kriteria Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak (APKL)
No MASALAH KRITERIA MASALAH KET
AKTUAL PROBLEM ATIK
KEKHALA YAKAN
LAYAK
1 Banyak pelaku usaha yang tidak tahu tentang tata cara/prosedur dan persyaratan registrasi
produk
√ √ - √ No
2 Banyaknya kegiatan produksi dan distribusi obat dan makanan yang tidak memenuhi ketentuan karena kurang terpaparnya masyarakat/pelaku usaha terhadap regulasi obat dan makanan
√ √ √ √ Yes
3 Kurang optimalnya Unit Layanan Pengaduan Konsumen (ULPK) dalam memberikan layanan informasi dan pengaduan,
konsultasi, serta layanan terkait sertifikasi
√ √ √ √ Yes
29
No MASALAH KRITERIA MASALAH KET
AKTUAL PROBLEM ATIK
KEKHALA YAKAN
LAYAK
4 Kurang pahamnya pelaku usaha dalam membuat Corrective Action Prefentive Action (CAPA) terhadap hasil pemeriksaan sarana
produksi dan distribusi Obat dan makanan oleh petugas Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe
√ √ √ √ Yes
5 Masih ada ketakutan atau ketidakpedulian masyarakat untuk melaporkan pelanggaran hukum dibidang Obat dan Makanan
√ √ √ √ Yes
Berdasarkan analisa penilaian masalah menggunakan tools APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak), ditemukan bahwa terdapat 4 isu strategis/masalah yang harus segera dicarikan solusinya karena merupakan isu yang Aktual yaitu bahwa isu itu masih terjadi di lingkungan kerja, Problematik yaitu bahwa isu yang dipilih merupakan isu menyimpang dari harapan, standar, atau ketentuan yang menimbulkan kegelisahan, Kekhalayakan yaitu bahwa isu yang dipilih merupakan isu yang secara langsung menyangkut hajat hidup orang banyak, dan Layak yaitu bahwa isu yang ditawarkan merupakan isu yang masuk akal (logis), pantas, realistis dan dapat dibahas sesuai dengan tugas, hak, wewenang dan tanggung jawab penulis. Sedangkan isu yang pertama yakni banyak pelaku usaha yang tidak tahu tentang tata cara/prosedur dan persyaratan registrasi produk tidak memenuhi unsur Kekhalayakan karena hanya terkait dengan pelaku usaha itu sendiri.
Keempat isu terpilih di atas selanjutnya akan dianalisis dengan metode USG (Urgency, Seriousness, dan Growth) untuk melakukan penetapan prioritas isu. Urgency artinya seberapa mendesaknya
30
suatu isu untuk segera dibahas, dianalisis dan ditindaklanjuti.
Seriousness artinya seberapa serius suatu isu harus segera dibahas dikaitkan dengan akibat yang ditimbulkan. Growth adalah seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak ditangani segera. Hasil analisis untuk keempat isu menggunakan USG sebagai berikut:
Table 3 Analisa Masalah dengan Kriteria Urgency, Seriousness, Growth (USG) MASALAH
KRITERIA TOTAL SKOR
PRIO RITAS
U S G
Banyaknya kegiatan produksi dan distribusi obat dan makanan yang tidak memenuhi ketentuan karena
kurang terpaparnya
masyarakat/pelaku usaha terhadap regulasi obat dan makanan
4 4 4 12 II
Kurang optimalnya Unit Layanan Pengaduan Konsumen (ULPK) dalam memberikan layanan informasi dan pengaduan, konsultasi, serta layanan terkait sertifikasi
5 4 4 13 I
Kurang pahamnya pelaku usaha dalam membuat Corrective Action Prefentive Action (CAPA) terhadap hasil pemeriksaan sarana produksi dan distribusi Obat dan makanan oleh petugas Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe
3 4 4 11 III
Masih ada ketakutan atau ketidakpedulian masyarakat untuk melaporkan pelanggaran hukum dibidang Obat dan Makanan
4 4 4 12 II
31
Berdasarkan analisa penilaian masalah menggunakan tools USG (Urgency, Seriousness, Growth), ditemukan bahwa permasalahan utama dalam tusi Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe adalah Kurang optimalnya Unit Layanan Pengaduan Konsumen (ULPK) dalam memberikan layanan informasi dan pengaduan, konsultasi, serta layanan terkait sertifikasi.
Permasalahan ini mendapat skor tertinggi yaitu 13 dengan rincian nilai 5 untuk Urgency (karena permasalahan dinilai sangat mendesak untuk diselesaikan), nilai 4 untuk Seriousness (karena permasalahan ini berimbas pada tugas di fungsi lain), dan 4 untuk Growth (karena jika tidak diselesaikan maka masalah ini akan menjadi besar).
B. Penyebab Masalah
Berdasarkan analisa terhadap kendala yang dihadapi pada permasalahan di atas, dapat ditarik beberapa penyebab masalah/hambatan yang berasal dari internal (petugas) maupun eksternal (pelaku usaha).
Hambatan internal yang didapat adalah sebagai berikut : 1. Rendahnya kompetensi petugas fungsi infokom,
2. Rendahnya tingkat efektifitas penyampaian informasi Obat dan makanan (keterbatasan ragam metode yang digunakan : langsung/tidak langsung, keterbatasan jangkauan)
3. Keterbatasan jumlah SDM petugas Infokom dimana petugas Infokom juga mengerjakan tugas lain di luar tugas Infokom.
Untuk hambatan eksternal yang didapat adalah sebagai berikut : 1. Rendahnya tingkat pemahaman masyarakat/pelaku usaha
terhadap regulasi atau ketentuan-ketentuan di bidang Obat dan makanan (karena tidak mendapat informasi, informasi yang disampaikan tidak jelas atau sulit dipahami, ragam latar belakang tingkat pendidikan)
2. Ketidakpedulian masyarakat/pelaku usaha dalam mencari informasi terkait Obat dan makanan (karena keterbatasan waktu dan biaya)
32 C. Akar Penyebab Masalah
Setelah menemukan masalah utama penyebab hambatan, proses selanjutnya adalah dilakukannya analisa terhadap faktor- faktor yang menyumbang terjadinya masalah (akar penyebab masalah). Metode yang dilakukan adalah dengan menggunakan kontributor dari suatu keadaan dilihat dari sisi 5 M (Man, Machine, Methods, Materials, Money).
Table 4 Pencapaian Kinerja Unit Layanan Pengaduan Konsumen (ULPK) FAKTOR NILAI
KINERJA
TARGET
KINERJA KETERANGAN
Manusia 4 5 ● Jumlah SDM kurang
● Kompetensi SDM kurang
Peralatan 4 5 Alat pengolah data
kurang
Metode Kerja 3 5 ● Media komunikasi
kurang efektif
● Jangkauan terbatas
● Metode masih konvensional
Material Pembelajaran
3 5 Sulit dipahami
Anggaran 2 5 Keterbatasan anggaran
untuk melakukan kegiatan sosialisasi
33
Akar penyebab masalah diatas dapat digambarkan ke dalam diagram pohon maalah sebagai berikut:
Gambar 2 Pohon Masalah Kinerja Unit Layanan Pengaduan Konsumen
D. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah
Dalam upaya untuk mengatasi akar penyebab masalah yang menyebabkan hambatan pada layanan ULPK, maka diperlukan adanya intervensi berupa alternatif solusi yang tepat sesuai faktor- faktor penyumbangnya (Tabel 5)
Table 5 Alternatif Solusi untuk Penyebab Masalah Layanan ULPK
NO Akar Permasalahan SOLUSI
1 Kurangnya jumlah SDM fungsi infokom
Penambahan jumlah SDM di fungsi Infokom
2 Kurangnya kompetensi petugas ULPK
Penambahan Pelatihan Petugas ULPK (Pelatihan Pelayanan Publik, Pelatihan Teknik Komunikasi Publik Efektif) 3 Alat pengolah data yang
masih kurang
Penambahan / Upgrade Peralatan Pengolah Data
PELAYANAN PUBLIK BPOM TIDAK OPTIMAL
KURANG OPTIMALNYA ULPK DALAM MEMBERIKAN LAYANAN INFORMASI DAN PENGADUAN, KONSULTASI,
SERTA LAYANAN TERKAIT SERTIFIKASI
SDM FUNGSI INFOKOM BELUM MEMADAI
AKIBAT
SEBAB
AKSES TERHADAP INFORMASI OBAT DAN MAKANAN TERBATAS
KURANGNYA JUMLAH SDM
FUNGSI INFOKOM
KURANGNYA KOMPETENSI PETUGAS ULPK
METODE KERJA : - MEDIA UNIT LAYANAN DAN PENGADUAN KONSUMEN TIDAK EFEKTIF
- JANGKAUAN TERBATAS - METODE ULPK MASIH KONVENSIONAL DAN BELUM BERBASIS DIGITAL
PERALATAN : - ALAT PENGOLAH
DATA KURANG
BAHAN SOSIALISASI SULIT DIPAHAMI
ANGGARAN : - JUMLAH TERBATAS
UNTUK MELAKUKAN SOSIALISASI
34 4 Belum efektifnya layanan
ULPK dan keterbatasan jangkauannya, serta masih konvensionalnya metode ULPK.
Pembuatan Media Layanan Informasi, Konsultasi, Pengaduan Pelanggaran Hukum, dan Sertifikasi dibidang Obat dan makanan di Loka POM Kepulauan Sangihe (Layanan Malahasa)
5 Bahan sosialisasi sulit dipahami
Pembuatan Bahan Sosialisasi yang kreatif dengan menambahkan unsur kearifan lokal
6 Anggaran terbatas untuk melakukan sosialisasi
Penambahan anggaran dalam melaksanakan sosialisasi
E. Solusi Mengatasi Masalah
Dalam rangka meningkatkan kinerja layanan ULPK diperlukan solusi yang paling memberikan keuntungan dari sisi efektifitas dan efisiensi. Dari beberapa alternatif solusi yang diperoleh dilakukan pemilihan solusi yang paling menguntungkan dari segi efektifitas dan biaya dengan menggunakan metode Tapisan Mc Namara.
Table 6 Tapisan Mc Namara dari Alternatif Solusi
NO SOLUSI
KRITERIA
TOTAL
NILAI PRIORITAS KONTRIBUSI
↑
BIAYA
↓
LAYAK
↑ 1 Penambahan SDM
fungsi Infokom
2 5 3 10 IV
2 Penambahan Pelatihan Petugas
5 1 5 11 III
3 Penambahan / Upgrade Peralatan Pengolah Data
1 2 1 4 VI
4 Pembuatan Media Layanan Informasi, Konsultasi,
Pengaduan
5 4 5 14 I
35
NO SOLUSI
KRITERIA
TOTAL
NILAI PRIORITAS KONTRIBUSI
↑
BIAYA
↓
LAYAK
↑ Pelanggaran Hukum,
dan Sertifikasi di bidang Obat dan makanan di Loka POM Kepulauan Sangihe (Layanan Malahasa)
5 Pembuatan Bahan Sosialisasi yang kreatif dengan
menambahkan unsur kearifan local
4 5 3 12 II
6 Penambahan Anggaran dalam melakukan sosialisasi
2 1 2 5 V
Pada analisa tapisan Mc Namara di atas, untuk solusi pertama yaitu penambahan jumlah SDM fungsi infokom diberikan nilai 10 dengan rincian nilai 2 untuk Kontribusi (karena penambahan SDM tidak akan menyelesaikan masalah disebabkan bahwa SDM tersebut tetap harus mengerjakan tugas lain di luar tugas infokom), nilai 5 untuk Biaya (karena solusi ini tidak membutuhkan biaya), dan nilai 3 untuk Kelayakan (karena solusi tersebut tidak realistis untuk dilakukan dalam waktu dekat). Begitupun dengan solusi-solusi yang lain dianalisa dengan memberikan nilai yang sesuai. Berdasarkan analisa tapisan Mc Namara yang dilakukan, diperoleh solusi prioritas dari pemecahan masalah/hambatan dalam pelaksanaan layanan ULPK berupa Pembuatan Media Layanan Informasi, Konsultasi, Pengaduan Pelanggaran Hukum, dan Sertifikasi di bidang Obat dan makanan di Loka POM Kepulauan Sangihe (Layanan Malahasa) yang diberikan nilai 14 dengan rincian nilai 5 untuk Kontribusi (karena
36
solusi ini diharapkan mampu mengatasi beberapa isu yang terjadi di Unit Kerja), nilai 4 untuk Biaya (Biaya yang ditimbulkan adalah terkait biaya koordinasi dengan Stakeholders dan biaya sosialisasi.
Sedangkan pembuatan media LAYANAN MALAHASA tidak memerlukan biaya), dan nilai 5 untuk Kelayakan (karena solusi ini pantas dan realistis dilakukan dalam jangka pendek).
37 BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
A. Terobosan/Inovasi
Berdasarkan hasil analisa permasalahan dan perumusan solusinya, didapatlah strategi pemecahan masalah prioritas berupa Pembuatan Media Layanan Informasi, Konsultasi, Pengaduan Pelanggaran Hukum, dan Sertifikasi di bidang Obat dan makanan di Loka POM Kepulauan Sangihe (Layanan Malahasa), yang dapat meningkatkan pengetahuan dan pemahaman masyarakat dalam memilih Obat dan makanan aman serta meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelayanan pada layanan ULPK.
Perkembangan teknologi digital yang sudah menyentuh masyarakat secara luas di Indonesia, termasuk pelaku usaha, merupakan peluang untuk menciptakan media pelayanan publik secara elektronik/digital yang lebih efektif dan efisien dalam peningkatan pengetahuan masyarakat. Akses informasi yang mudah dan terjangkau oleh semua orang adalah hal yang penting, sehingga layanan informasi yang cepat perlu dibangun supaya masyarakat dapat setiap saat mengkases informasi tanpa meninggalkan tempatnya beraktivitas.
Media Layanan Informasi, Konsultasi, Pengaduan Pelanggaran Hukum, dan Sertifikasi di bidang Obat dan makanan (Layanan Malahasa) yang akan dibangun berbentuk Google Form. Pemilihan bentuk media pendampingan ini dikarenakan beberapa alasan, antara lain :
1. Fitur memberikan fasilitasi untuk :
✔ Pemberian contoh dokumen dan alur prosedur/proses sertifikasi, dan informasi lain (dalam bentuk gambar)
✔ Pemberian informasi melalui bentuk video juga dapat dilakukan bila diperlukan
✔ Pemberian penjelasan dalam bentuk teks
✔ Upload dokumen persyaratan oleh pelaku usaha (layanan sertifikasi)
38
✔ Dokumen dan proses interaksi antara petugas dengan masyarakat tercatat di sistem komputer
✔ Desain dapat dibuat sederhana sehingga dapat digunakan dengan mudah (user friendly)
2. Akses mudah :
✔ Melalui komputer (PC/Laptop) maupun smartphone/tablet
✔ Link/ alamat akses ke google form dapat dipersingkat menggunakan nama yang khas/mudah diingat menggunakan bit.ly dan dibuat bentuk 2D barcode
✔ Link bit.ly dan barcode dapat dikirimkan melalui Media pesan maupun media sosial populer (Whatsapp, Facebook, Instagram, Youtube)
3. Tersedia/dibangun secara gratis/ tanpa biaya
Perubahan maupun pengembangan informasi dan layanan yang disampaikan dapat dilakukan dengan cepat karena adanya fasilitasi/fitur perubahan yang mudah untuk dilakukan.
B. Tahapan Kegiatan/Milestone
Dalam rangka pencapaian rencana kerja perubahan yang ditetapkan maka diperlukan perencanaan yang cermat dalam rangka meminimalisir ketidaksesuaian hasil yang didapat (output). Berikut disampaikan tahapan-tahapan pencapaian kegiatan (milestone)
I. Jangka Pendek
NO TAHAPAN
WAKTU
OUTPUT
APR MEI JUN
I II III IV I II III IV I II III IV 1 Konsultasi
dengan Kepala Balai Besar POM di Medan selaku mentor/
pembimbing
1. Arahan/petunjuk terkait
pembangunan media pendampingan (notulensi)
39 NO TAHAPAN
WAKTU
OUTPUT
APR MEI JUN
I II III IV I II III IV I II III IV 2 Pembentukan
Tim Efektif
1. SK Tim Efektif (internal) berisi tugas dan
kewenangan 3 Rapat dengan
Tim Efektif
1. Undangan rapat
2. Notulensi rapat 4 Pengumpulan
data informasi terkait
sertifikasi produk
1. Prosedur registrasi
produk (pendaftaran akun perusahaan, mekanisme pemeriksaan setempat sarana, dll)
2. Pedoman dalam produksi produk Obat dan makanan yang baik (CPPOB, CPOTB, CPKB)
5 Penyusunan daftar FAQ
1. Daftar FAQ dan jawaban
6 Pembangunan google form
“LAYANAN MALAHASA”
Google form (peta informasi, pembuatan dokumen contoh persyaratan, pembuatan skema tatacara/prosedur registrasi, FAQ, form layanan informasi dan pengaduan)
7 Sosialisasi dan Uji coba LAYANAN MALAHASA ke stakeholders di Kab. Kepulauan Sangihe
1. Uji coba pemanfaatan
LAYANAN MALAHASA oleh Stakeholders
(Dinas Kesehatan Daerah, Dinas Perindag, Dinas Koperasi dan UMKM, Dinas PTSP, Pelaku Usaha
Produksi dan Distribusi
40 NO TAHAPAN
WAKTU
OUTPUT
APR MEI JUN
I II III IV I II III IV I II III IV
Obat dan makanan, Ikatan Apoteker Indonesia di Kabupaten Kepulauan Sangihe)
2. Feedback untuk penyempurnaan media 8 Penyempurnaa
n LAYANAN MALAHASA
Google form revised (penyempurnaan media LAYANAN MALAHASA dari analisis masukkan/saran yang didapat)
9 Launching LAYANAN MALAHASA
LAYANAN MALAHASA Versi
1.0
10 Implementasi LAYANAN MALAHASA pada unit kerja
Pemanfaatan media
LAYANAN MALAHASA Versi 1.0 pada fungsi Infokom Loka POM di
Kab.Kepl.Sangihe
II. Jangka Menengah
NO TAHAPAN
WAKTU
OUTPUT Tahun 2023
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Evaluasi media
LAYANAN MALAHASA versi 1.0
User Feedback LAYANAN
MALAHASA versi 1.0
2 Penyempurnaa n LAYANAN MALAHASA
Google form revised (penyempurnaan media pendampingan dari analisis
41 NO TAHAPAN
WAKTU
OUTPUT Tahun 2023
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
masukkan/saran yang didapat)
Media LAYANAN MALAHASA versi 2.0 3 Sosialisasi dan
Uji coba LAYANAN MALAHASA ke stakeholders di Kab. Kepulauan Talaud dan Kabupaten Kepulauan Sitaro
1. Uji coba pemanfaatan
LAYANAN MALAHASA versi 2.0 oleh
Stakeholders
(Dinas Kesehatan Daerah, Dinas Perindag, Dinas Koperasi dan UMKM, Dinas PTSP, Pelaku Usaha Produksi dan Distribusi Obat dan makanan di Kabupaten Kepulauan Talaud dan Kabupaten Kepulauan Sitaro)
4 Implementasi LAYANAN MALAHASA di Kabupaten Kepulauan Talaud dan Kabupaten Kepulauan SItaro
Pemanfaatan media
LAYANAN MALAHASA Versi 2.0
III. Jangka Panjang
NO TAHAPAN
WAKTU
OUTPUT Tahun 2024
I II III IV V VI VII 8 9 10 11 12 1 Evaluasi media
LAYANAN
User Feedback LAYANAN
MALAHASA versi 2.0
42 NO TAHAPAN
WAKTU
OUTPUT Tahun 2024
I II III IV V VI VII 8 9 10 11 12 MALAHASA
versi 2.0 2 Pengembangan
LAYANAN MALAHASA dari google form ke Aplikasi berbasis Web/Android (penambahan fitur LiveChat dll)
Blue print Aplikasi LAYANAN MALAHASA versi 3.0
3 Launching Aplikasi LAYANAN MALAHASA versi 3.0
Aplikasi LAYANAN
MALAHASA versi 3.0
4 Implementasi Aplikasi LAYANAN MALAHASA versi 3.0
Pemanfaatan Aplikasi
LAYANAN MALAHASA versi 3.0
IV. Pemetaan IPOOBI
Proses kegiatan dalam aksi perubahan ini dapat dipetakan menggunakan tabel analisis IPOOBI yang meliputi Input, Proses, Output, Outcome, Benefit, dan Impact sebagai berikut:
43
Table 7 Analisis IPOOBI dari Inovasi
INPUT PROSES OUTPUT OUTCOME BENEFIT IMPACT 1) Data
Peraturan dan pedoman terkait registrasi produk
2) Form Layanan Informasi dan Pengaduan
3) Daftar Frequently Asked Question (FAQ) Obat dan makanan
4) Perangkat Komputer, Layanan Internet &
Software/
Media Google Form
1) Koordinasi dengan Kepala Balai Besar POM di Manado selaku mentor/
pembimbing 2)
Pembentukan Tim Efektif 3) Rapat dengan Tim Efektif 4)
Pengumpulan data informasi terkait registrasi produk 5) Penyusunan Daftar FAQ 6)
Pembangunan google form 7) Sosialisasi dan Uji coba google form ke stakeholders di Kab. Kepulauan Sangihe 8)
Penyempurnaa n google form 9) Implementasi google form pada unit kerja
Tersedianya media Layanan Informasi, Konsultasi, Pengaduan Pelanggaran Hukum, dan Sertifikasi di bidang Obat dan makanan secara online :
✔Media informasi prosedur dan
persyaratan
✔Media penyampaia n dokumen persyaratan registrasi produk dan sarana , dan Media Penyampaia n Aduan/
Saran/
Masukan Pelayanan
✔Data FAQ Obat dan makanan
Peningkatan pemahaman masyarakat terhadap informasi terkait Obat dan
makanan, prosedur dan persyaratan dalam rangka sertifikasi produk
Pelaksanaan layanan informasi dan pengaduan serta layanan sertifikasi secara efektif dan efisien (Peningkatan kinerja pelayanan publik Loka POM di Kabupaten Kepulauan Sangihe)
1) Masyarakat paham cara memilih Obat dan makanan aman
2) Pelaku usaha produksi dan distribusi Obat dan makanan paham tentang cara
produksi/distri busi Obat dan makanan yang baik sehingga dapat menyediakan produk yang aman dan bermutu bagi masyarakat 3) Menurunnya pelanggaran hukum dibidang Obat dan makanan 4) Peningkatan Ekonomi dimana Produk lokal dapat dipasarkan secara luas, bahkan ke luar negeri
V. Bisnis Model Canvas
Dalam mendukung keberhasilan dari aksi perubahan maka perlu dibuat suatu kerangka kerja yang dapat dimengerti dan dipahami dengan mudah yaitu menggunakan Business Model Canvas untuk menjelaskan, memvisualisasikan, menilai, dan mengubah suatu model bisnis agar mampu menghasilkan kinerja yang lebih optimal.
