BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
3.2 PELAKSANAAN PKL : WAYAN WINDANE (17312277)
3.2.4 Cara mengatasi kendala
Gambar 3.18 Voucher jaminan hari tua yang sudah di cap
Dari pengertian kearsipan diatas, penulis dapat menyimpulkan solusi dari kendala yang dihadapi, yaitu:
Penulis harus berinisiatif dengan cara mencari lampiran formulir jamsostek 5 pada berkas jaminan hari tua karena biasanya nomor rekening tercatat pada lampiran tersebut atau nomor rekening tidak ada dilampiran formulir jamsostek 5 maka lihatlah pada lampiran jaminan hari tua jika terdapat nama pemilik berkas dibawah tanda tangan maka berkas tersebut dibayar cash dan jika nama dibawah tanda tangan tidak ada maka lewatkan nomor rekening tersebut. dan lanjutkan input berkas yang lain ke Microsoft Excel.
Gambar 3.19 Berkas voucher yang nomor rekening yang tidak jelas (Buram)
Gambar 3.20 Voucher jaminan yang tidak ada nomor rekening
Gambar 3.21 Voucher JHT yang bukan tanda tangan pemilik berkas
Gambar 3.22 Voucher JHT yang tanda tangan pemilik berkas
Gambar 3.23 Voucher jaminan yang ada nomor rekening
3.3 PELAKSANAAN PKL : CHALVIN WIBOWO HADI (17312276) 3.3.1 Bidang Kerja
Bidang kerja yang di tempatkan oleh pembimbing PKL di BPJS Ketenagakerjaan Bandar Lampung pada bagian kearsipan.
Kearsipan adalah adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan (Maulana, 1998).
Pada dasarnya, arsip dapat dibedakan kedalam dua kelompok, yaitu arsip transaksi dan arsip referensi. Arsip transaksi antara lain terdiri dari cek, dokumen pemesanan, dokumen pembelian, bon, dan sebagainya. Pada umumnya arsip transaksi diatur diatur secara sederhana menurut urutan nomor atau tanggal dikeluarkannya. Arsip referensi antara lain terdiri dari dokumen surat menyurat, laporan, notulen rapat, akte - akte perusahaan dan lain sebagainya.
Adapun tugas rutin yang penulis kerjakan pada bagian sub bidang kearsipan selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah sebagai berikut :
1. Menginput voucher jaminan tahun 2004 ke Microsoft Excel.
2. Menginput voucher pembayaran Jaminan Kecelakaan Kerja ke dalam Microsoft Excel.
3. Menginput voucher jaminan tahun 2005 ke Microsoft Excel.
3.3.2 Pelaksanaan Kerja
Kegiatan yang dilakukan penulis selama melaksanakan PKL di BPJS Ketenagakerjaan Bandar Lampung yaitu :
1. Menginput voucher jaminan 2004 ke Microsoft Excel.
Berkas voucher jaminan yang sudah di terima di bagian kearsipan akan diinput ke Microsoft Excel (nomer, kode klasifikasi, kode transaksi voucher, program, jumlah rupiah, keterangan transaksi, jumlah lembar, tingkat perkembang) berkas yang telah di input akan di arsipkan kembali ke map dan di simpan ke ruangan arsip sesuai dengan rak yang tersedia khusus berkas voucher jaminan. Dapat dilihat pada gambar 3.24 dan 3.25 berikut ini.
Gambar 3.24 Inputan voucher jaminan
Gambar 3.25 Lembar voucher jaminan
2. Menginput voucher pembayaran Jaminan Kecelakaan Kerja ke dalam Microsoft Excel
Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) adalah program jaminan sosial yang diselenggarakan secara nasional berdasarkan prinsip asuransi sosial dengan tujuan menjamin agar peserta memperoleh manfaat pelayanan kesehatan dan santunan uang tunai apabila seorang pekerja mengalami kecelakaan kerja atau menderita penyakit akibat kerja. Berkas voucher jaminan kecelakaan kerja yang sudah di terima di bagian kearsipan akan diinput ke Microsoft Excel (nomor, kode klasisifikasi, nomer penetapan, kode transaksi voucher, nomor kpj, nama tenaga kerja, nama perusahaan, pph 21, jumlah bayar, nomor rekening penerima, bank, atas nama, jumlah berkas, tingkat perkembangan, keterangan dan nomor boks).
Berkas yang telah di input akan di arsipkan kembali ke map dan di simpan ke ruangan arsip sesuai dengan rak yang tersedia khusus berkas voucher jaminan kecelakaan kerja. Dapat dilihat pada gambar 3.26 dan 3.27 berikut ini.
Gambar 3.26 Lembar Jaminan Kecelakaan Kerja
Gambar 3.27 Inputan voucher Jaminan Kecelakan
Gambar 3.28 Susunan boks dalam rak berdasarkan nomor boks
3. Menginput voucher jaminan tahun 2005 ke Microsoft Excel
Berkas voucher jaminan yang sudah di terima di bagian kearsipan akan di input ke Microsoft Excel (nomer, kode klasifikasi, kode transaksi voucher, program, jumlah rupiah, keterangan transaksi, jumlah lembar, tingkat perkembang. berkas yang telah di input akan di arsipkan kembali ke map dan di simpan ke ruangan arsip sesuai dengan rak yang tersedia khusus berkas voucher jaminan. Dapat dilihat pada gambar 3.29 berikut ini
Gambar 3.29 Menginput voucher jaminan
3.3.3 Kendala yang dihadapi
Adapun kendala yang dihadapi selama pelaksanaan PKL di BPJS ketenagakerjaan yaitu :
Pada saat penginputan data ke Microsoft excel ada beberapa data yang tidak ada, sehingga membuat penulis harus teliti dalam mengisikan data yang ada.
3.3.4 Cara mengatasi kendala
Kearsipan adalah adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan (Maulana, 1998).
Dari pengertian kearsipan diatas penulis dapat menyimpulkan solusi dari kendala yang dihadapi penulis. Penulis harus berinisiatif dalam menghadapi suatu masalah pada saat sewaktu praktek kerja lapangan sehinggga dapat terselesaikan dengan cepat, dengan cara mencari atau mengingat masalah serupa yang pernah terjadi dengan sifat dan aturan cara penyelesaian, Penulis mempelajari konsep- konsep system kerja penanganan cara melakukannya, Pada bagian ini penulis mengusulkan solusi pemecahan masalah yang di angkat sebagian tema dari laporan praktek kerja lapangan,tentunya akan lebih baik dan memberikan perbaikan pada BPJS Ketenagakerjaan khususnya pada bagian kearsipan. Solusi pemecahan masalah adalah Pengecekan pada lembar voucher jaminan Apabila nomor KPJ dan nomor rekening tidak ada maka data tersebut tidak diinputkan atau mengosongkan nomor KPJ dan nomor rekening.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembaasan yang telah dilakukan, maka yang menjadi kesimpulan dalam penulisan laporan praktik kerja lapangan adalah :
1. BPJS Ketenagakerjaan merupakan badan hukum publik yang menyelenggarakan program jaminan sosial untuk para tenaga kerja.
Penulis dapat mengatahui bagaimana alur dari proses pencairan dana program jaminan tersebut.
2. Penulis dapat mengetahui prosedur pengarispan dokumen dengan baik dan rapih yang bertujuan untuk mempermudah karyawan dalam menemukan dokumen yang dicari. Pengarsipan yang baik dapat menunjukkan kinerja suatu perusahaan tersebut juga baik.
3. Penulis belajar untuk lebih teliti dan cekatan dalam melakukan penginputan voucher jaminan sehingga tidak terjadi kekeliruan dalam menginputkan berkas jaminan yang akan diarsipkan dalam file Microsoft Excel.
4. Penulis mendapat pengalaman dan pelajaran untuk meningkatkan sikap displin serta tanggung jawab dalam menyelesaikan pekerjaan, serta menghadapi karakter teman kerja.
4.2 Saran
Berdasarkan pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) saran untuk mahasiswa yang selanjutnya ingin melakukan pkl dan saran untuk BPJS Ketenagakerjaan Bandar Lampung yaitu :
1. BPJS Ketenagakerjaan khususnya pada bidang kearsipan diharapkan untuk menggunkan arsip elektronik (e-arsip) agar perusahaan mempunyai backup data secara permanen dan agar pencarian arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tidak mengabiskan banyak waktu.
2. Mahasiswa sebaiknya melakukan survei kepada tempat PKL yang dituju untuk memastikan tempat PKL yang dipilih benar-benar sesuai
dengan bidang konsentrasinya sehingga dapat memudahkan dalam penyusunan laporan PKL.
3. Mahasiswa yang akan malaksanakan praktik kerja lapangan dapat mempersiapkan diri dan mengerti tentang video editing, Microsoft Excel, Design grafis, dan Trouble shooting agar saat melakukan praktik kerja lapangan sudah tahu dasar-dasar pada bagiannya masing-masing.
DAFTAR PUSTAKA
Bartos, 2013. Pengertian Kearsipan Secara Umum,
https://www.zonareferensi.com/pengertian-kearsipan/ diakses 13 September 2020.
Indonesia, U. T., 2018. Panduan Praktik Kerja Lapangan. In: Panduan Praktik Kerja Lapangan. Bandar Lampung: s.n., p. 49.
Ketenagakerjaan, B., 2019. BPJS Ketenagakerjaan,
https://www.bpjsketenagakerjaan.go.id/tentang-kami.html/ diakses 15 Agustus 2020.
Maulana, 2018. Pengertian Kearsipan Secara Umum, https://www.zonareferensi.com/pengertian-kearsipan/ diakses 17 September 2020.
Wursanto, D. I., 2018. Pengertian Kearsipan Secara Umum, https://www.zonareferensi.com/pengertian-kearsipan/ diakses 15 September 2020.
.
LAMPIRAN
Lampiran 1 Daftar hadir
Lampiran 2 Daftar hadir (lanjutan)
Lampiran 3 Daftar hadir (lanjutan)
Lampiran 4 Daftar hadir (lanjutan)
Lampiran 5 Daftar hadir (lanjutan)
Lampiran 6 Daftar hadir (lanjutan)
Lampiran 7 Daftar hadir (lanjutan)
Lampiran 8 Daftar hadir (lanjutan)
Lampiran 9 Daftar hadir (lanjutan)
Lampiran 10 Catatan harian Yoshua Maranata S
Lampiran 11 Catatan harian Yoshua Maranata S (lanjutan)
Lampiran 12 Nilai Yoshua Maranata S
Lampiran 13 Nilai Yoshua Maranata S (lanjutan)
Lampiran 14 Nilai Yoshua Maranata S (lanjutan)
Lampiran 15 Nilai Yoshua Maranata S (lanjutan)
Lampiran 16 Catatan harian Wayan Windane
Lampiran 17 Catatan harian Wayan Windane (lanjutan)
Lampiran 18 Nilai Wayan Windane
Lampiran 19 Nilai Wayan Windane (lanjutan)
Lampiran 20 Nilai Wayan Windane (lanjutan)
Lampiran 21 Nilai Wayan Windane (lanjutan)
Lampiran 22 Catatan harian Chalvin Wibowo Hadi
Lampiran 23 Catatan harian Chalvin Wibowo Hadi
Lampiran 24 Nilai Chalvin Wibowo Hadi
Lampiran 25 Nilai Chalvin Wibowo Hadi (lanjutan)
Lampiran 26 Nilai Chalvin Wibowo Hadi (lanjutan)
Lampiran 27 Nilai Chalvin Wibowo Hadi (lanjutan)