BAB III PELAKSANAAN PKL
3.2.4 Cara Mengatasi Kendala
Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Arcivum” yang artinya tempat untuk menyimpan.sering pula kata tersebut ditulis “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan “Archief” mempunyai arti.(Pascapraharastyan, Supriyanto, & Sudarmaningtyas, 2014)
1. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.
2. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berwujud tulisan, gambar, grafik, dan sebagainya.
3. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan.
Berdasarkan hasil pembahasan yang telah dilakukan, maka penulis mengusulkan suatu Untuk ke depannya penulis memberikan saran untuk proses pengarsipan agar dilakukan dalam bentuk E-Filing agar penyimpanan dan pencarian peta dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Peta di scan dan dijadikan E-Document lalu diupload ke penyimpanan elektronik.
Pengarsipan dalam bentuk E-Filing ini dapat memanfaatkan google drive sebagai penyimpanan elektronik
MUHAMMAD IQBHAL PUTRA OSEDA (16311260)
3.3.1 Bidang Kerja
Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan di bagian Tata Usaha. Bagian Tata Usaha mempunyai tugas mengkoordinasikan perencanaan, pembinaan, pengendalian administrasi, dan sumber daya di lingkungan BPS. Di bagian Tata Usaha terdiri dari beberapa Biro, setiap Biro terdiri dari beberapa Bagian.
Sekretariat Utama terdiri dari Biro Keuangan, Biro Kepegawaian, Biro Hubungan Masyarakat dan Hukum, dan Biro Umum.
3.3.2 Pelaksanaan Kerja
Kegiatan yang dilakukan penulis selama melaksanakan PKL di Badan Pusat Statistika Daerah Pesawaran, yaitu : Bagian Tata Usaha, Bagian IPDS, Bagian Distribusi, Bagian Neraca Wilayah dan Analisis Statistik dan Bagian Statistik Sosial.
Pada bagian Tata Usaha penulis melakukan kegiatan sebagai berikut:
1. Pengarsipan Survei Wisatawan Nusantara 2019
Pengecekan dokumen survei wisatawan per-kecamatan. Disini penulis melakukan pengecekan dan pemisahan dokumen survei wisatawan nusantara untuk di pisah sesuai dengan kecamatannya. dokumen survei wisatawan nusantara kemudian dibagikan kepada pengawas perkecamatan untuk di cacah data sesuai dengan kecamatan.
2. Pembuatan Surat Tugas dan Nama Tag Petugas
Pembuatan surat tugas dan name tag petugas adalah untuk petugas yang akan melaksanakan pencacahan di kecamatan sesuai dengan survei yang akan di laksanakan.
Pada Bagian IPDS penulis melakukan kegiatan sebagai berikut:
1. Input data Survei Sosisal Ekonomi Nasional 2019
Adalah data tentang perekonomian masyarakat yang ada di Kabupaten Pesawaran dan data tentang harga bahan pokok makanan yang di konsumsi masyarakat. Susenas menyediakan data berbagai aspek sosial ekonomi dan
pemenuhan kebutuhan hidup seperti sandang, pangan, papan, pendidikan, kesehatan, keamanan dan kesempatan kerja.
2. Validasi Data Survei Ekonomi Nasional 2019
Adalah pengecekan sekaligus pembenaran didalam sistem sesuai apa yang ada pada dokumen Survei Ekonomi Nasinoal yang telah dicacah oleh petugas, dan juga membenarkan bagian mana saja yang tidak sesuai atau valid.
3. Pengarsiapan Peta Kecamatan, Desa, Blok Sensus
Pengecekan dan Pemisahan peta dari blok sensus desa untuk di dikumpulkan menjadi per-kecamatan. Pada proses pengecekan dan pemisahan peta, peta harus melalui beberapa proses :
Setelah dilakukan Sensus Ekonomi, petugas sensus ekonomi menyerahkan dokumen ke bagian Distribusi, kemudian staff bagian Distribusi menyerahkan peta tersebut kepada editor yang bertugas untuk mengecek peta tersebut apakah sudah sesuai dengan daerah (kecamatan) yang di gambarkan atau belum, jika masih terdapat kesalahan maka peta akan di serahkan kepada pengawas dan pengawas menyerahkan peta kepada pencacah atau petugas sensus ekonomi untuk di cek kembali, jika peta sudah sesuai maka peta akan diserahkan kepada bagian IPDS untuk di scan dan data scan tersebut akan dikirimkan ke provinsi.
Gambar 3.17 Peta Kecamatan
Gambar 3.18 Peta Desa
Gambar 3.19 Peta Blok Sensus
Pada Bagian Statistik Distribusi penulis melakukan kegiatan sebagai berikut:
1. Input Data Survei Wisatawan Nasional Dokumen L 2019
Penginputan Survei Wisatawan Nasional Dokumen L adalah hasil dari pencacahan per-kecamatan yang telah di laksanakan oleh petugas dimana survei yang di lakukan adalah untuk mengetahui jumlah kepala keluarga pada kecamatan yang telah berpergian .
Gambar 3.20 Dokumen L Survei Wisatawan Nusantara 2019
Penginputan Data Survei Wisatawan Nasional Dokumen S adalah Hasil dari pencacahan yang telah di lakukan oleh petugas kepada masyarakat perkecamatan. Survei wisatawan nasional dokumen s ini berisikan tentang keluarga yang berpergian ke suatu tempat.
Gambar 3.21 Dokumen S Survei Wisatawan Nusantara 2019
Pada Bagian Neraca Wilayah dan Analisis Statistik penulis melakukan kegiatan sebagai berikut::
1. Pencacahan Survei Bahan Bangunan 2019
Pencacahan survei bahan bangunan adalah petugas melakukan wawancara pada toko bangunan yang berada di Kabupaten pesawaran , Pencacahan di lakukan setiap semingu sekali.
2. Pengarsipan Survei Bahan Bangunan 2019
Pengarsipan Survei Bahan Bangunan adalah Pengarsipan yang dilakukan setalah melakukan pencacahan di lapangan yang kemudian akan di input pada sistem.
Pada Bagian Statistik Sosial penulis melakukan kegiatan sebagai berikut:
1. Input Data Puskesmas
Penginputan Data Puskesmas adalah Penginputan yang di lakukan untuk mengetahui berapa banyak Puskesmas yang berada di Kabupaten Pesawaran.
Gambar 3.22 Dokumen Puskesmas Kabupaten.Pesawaran 2. Input Data Penduduk
Input Data Penduduk adalah Untuk mengetahui jumlah penduduk yang berada di Kabupaten pesawaran.
3. Input Data Potensi Desa
Data Potensi Desa adalah Podes menyediakan data potensi/keadaan pembangunan di desa/kelurahan dan perkembangannya yang meliputi keadaan sosial, ekonomi, sarana dan prasarana, serta potensi yang ada di desa/kelurahan. Kegiatan Podes dilaksanakan setiap tiga tahun sebelum kegiatan sensus dilaksanakan.
Gambar 3.23 Dokumen Potensi Desa Kabupaten.Pesawaran 4. Input Daftar Rekap Desa
Gambar 3.24 Dokumen Rekap Desa Kabupaten.Pesawaran
3.3.3 Kendala yang Dihadapi
Dalam melaksanakan PKL pada Badan Pusat Statistik Kabupaten Pesawaran kendala yang dihadapi adalah Pengarsipan masih sebatas arsip bentuk fisik dan data arsip yang diinputkan di Excel, sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama saat pencarian berkas.
3.3.4 Cara Mengatasi Kendala
Arsip adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photo copy, dan lain-lain.(Mahmud, 1996) Dari kendala yang penulis hadapi diatas dan berdasarkan referensi diatas maka solusi yang dapat penulis berikan adalah sebagai berikut: Dalam penyusunan berkas dikelompokkan berdasarkan kecamatannya dan dibuatkan label pada dokumen tersebut. Dan Untuk ke depannya penulis memberikan saran untuk proses pengarsipan agar dilakukan dalam bentuk E-Filing agar penyimpanan dan pencarian data dapat dilakukan secara efektif. Dokumen di scan dan dijadikan E- Document dalam bentuk PDF lalu di upload ke penyimpanan elektronik.
Pengarsipan dalam bentuk E-Filing ini dapat memanfaatkan google drive sebagai penyimpanan elektronik.
PENUTUP 4.1 Simpulan
Setelah menyelesaikan PKL di Badan Pusat Statistika Kabupaten Pesawaran, banyak pengetahuan dan pembelajaran yang penulis dapatkan. Dengan demikian penulis dapat menyimpulkan beberapa hal yang penulis dapatkan dari PKL :
1. Selama melakukan kegiatan penulis menemukan permasalahan pada proses melakukan validasi atau pengoreksian di dalam sistem aplikasi, saat menginputkan data sesuai dengan dokumen dan data disimpan, kemudian data tersebut mengalami error / tidak vaild.
2. Penulis mengalami kendala pada proses penyimpanan, peminjaman dan pengembalian peta.
3. Pengarsipan masih sebatas arsip bentuk fisik dan data arsip yang diinputkan di Excel, sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama saat pencarian berkas.
4.2 Saran
Setelah pelaksanaan PKL selama kurang lebih 2 bulan pada Badan Pusat Statistika Kabupaten Pesawaran, saran yang dapat disampaikan oleh penulis sebagai berikut :
1. penulis mengusulkan untuk mengatasi validasi tersebut dengan cara saat pengambilan data atau survei dilapangan harus sesuai dengan yang ada disistem atau aplikasi dan juga usulan pengembangan sistem validasi.
2. Penulis memberikan saran untuk proses pengarsipan agar dilakukan dalam bentuk E-Filing agar penyimpanan dan pencarian peta dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
Saran untuk proses pengarsipan agar dilakukan dalam bentuk E-Filing agar penyimpanan dan pencarian data dapat dilakukan secara efektif. Dokumen di scan dan dijadikan E-Document dalam bentuk PDF lalu di upload ke penyimpanan elektronik. Pengarsipan dalam bentuk E-Filing ini dapat memanfaatkan google drive sebagai penyimpanan elektronik
BPS. (2019). Badan Pusat Statistik. Diambil 12 Juli 2019, dari www.bps.go.id website: https://www.bps.go.id/menu/1/visi-dan-misi.html#masterMenuTab2 Daud, R., & Windana, V. M. (2013). Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Berbasis Komputer Pada Perusahaan Kecil (Studi Kasus Pada Pt. Trust Technology). Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Berbasis Komputer Pada Perusahaan Kecil (Studi Kasus Pada Pt. Trust Technology), 28(7), 42–45.
Diambil dari http://www.scopus.com/inward/record.url?eid=2-s2.0- 51649128609&partnerID=40&md5=00fdb2f7ea1697a66dfb5a217ac31e69 google maps. (2019). Universitas Teknokrat Indonesia ke Bps Kabupaten
pesawaran - Google Maps. Diambil 22 Juli 2019, dari google website:
https://www.google.co.id/maps/dir/Universitas+Teknokrat+Indonesia,+Jalan +ZA.+Pagar+Alam,+Labuhan+Ratu,+Kota+Bandar+Lampung,+Lampung/B ps+Kabupaten+pesawaran,+Jalan+Jend.+Ahmad+Yani,+Kutoarjo,+Kabupat en+Pesawaran,+Lampung/@-5.3774945,105.1018639,12z/data=!3
Mahmud, M. (1996). Pentingnya Manajemen Sistem Penyimpanan Arsip. Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Negeri Gorontalo.
Mohamad Ali Murtadho, N. A. M. S. M. (2016). Implementasi Quick Response (Qr) Code Pada Aplikasi Validasi Dokumen Menggunakan Perancangan Unified Modelling Language (Uml). ANTIVIRUS: Jurnal Ilmiah Teknik Informatika, 10(1), 42–50. https://doi.org/10.30957/antivirus.v10i1.87
Pascapraharastyan, R. A., Supriyanto, A., & Sudarmaningtyas, P. (2014). Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Rumah Sakit Bedah Surabaya Berbasis Web. Sistem Informasi, 3(1), 72–77.
UU Nomor 16. (1997). Undang-undang tentang Statistik 1. Badan Pusat Statistik, 1–22.
(Informatika et al., 2018)Informatika, P. S. et al. (2018) “LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN ( PKL ) DI PT TELKOM INDONESIA Tbk .”
UTI (2018) “Panduan Penulisan Laporan PKL F-TIK 2018,” (1976), hal. 1–4.
LAMPIRAN Lampiran 1. Foto Kantor Badan Pusat Statistik
Lampiran 3. Absensi Bulan April 2019
Lampiran 5. Absensi Bulan Mei 2019 (Lanjutan )
Lampiran 7. Catatan Harian Agus Bayu Saputra (Lanjutan)
Lampiran 9. Catatan Harian Ibrahim (Lanjutan)
Lampiran 11. Catatan Harian Muhammad iqbhal Putra Oseda (Lanjutan)
Lampiran 13. Formulir Penilaian Agus Bayu Saputra (Lanjutan)
Lampiran 15. Formulir Penilaian Agus Bayu Saputra (Lanjutan)
Lampiran 17. Formulir Penilaian Ibrahim (Lanjutan)
Lampiran 19. Formulir Penilaian Ibrahim (Lanjutan)
Lampiran 21. Formulir Penilaian Muhammad iqbhal Putra Oseda (Lanjutan)