BAB III: DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTIK
3.3 Data-Data Yang Diperlukan
28
Gambar 3.9 Mesin Penghancur Kertas
Sumber: Sub Bagian Keuangan BAPPEDA Kabupaten Kepulauan Meranti
6. Map Ordner
Map ordner adalah sebuah map besar yang mampu menyimpan berbagai dokumen penting dan memiliki bentuk kotak berwarna yang menggunakan bahan karton tebal disertai penjepit kertas ditengahnya (ring binder). Map ini digunakan untuk menyimpan dan mengelompokkan setiap arsip atau dokumen berdasarkan pengelompokkan yang diinginkan. Berikut merupakan gambar map ordner yang digunakan selama kegiatan KP dilaksanakan:
Gambar 3.10 Map Ordner
Sumber: Sub Bagian Keuangan BAPPEDA Kabupaten Kepulauan Meranti
29 1. Mengedit tabel DPA Rincian Belanja
Pada kegiatan mengedit tabel DPA Rincian Belanja dibutuhkan data berupa berkas tabel DPA rincian belanja.
2. Membuat formula analisis pada tabel SPJ-LS dan SPJ-GU DPA Rincian Belanja
Pada kegiatan ini diperlukan data berkas DPA rincian belanja untuk membuat formula perhitungan yang diperlukan pada tabel SPJ-LS dan SPJ- GU dalam melakukan kegiatan magang di Sub Bagian Keuangan BAPPEDA Kabupaten Kepulauan Meranti.
3. Membuat tabel pencapaian kinerja anggaran pada Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP)
Pada kegiatan membuat tabel pencapaian kinerja anggaran pada laporan kinerja instansi pemerintah diperlukan daftar kegiatan SKPD yang telah dilaksanakan.
4. Membuat rekap biaya penginapan (hotel) perjalanan dinas luar daerah tahun 2020
Dalam membuat rekap biaya penginapan (hotel) perjalanan dinas luar daerah tahun 2020 diperlukan data berupa kwitansi biaya penginapan selama perjalanan dinas luar daerah dilakukan pada tahun 2020.
5. Menginput pengajuan tanda bukti pengeluaran GU pada aplikasi SIPKD Pada saat menginput bukti pengeluaran GU pada aplikasi SIPKD diperlukan data berupa rekap Surat Penyediaan Dana (SPD)-GU.
6. Mencocokkan nota pencairan dana dengan anggaran kas
Pada saat mencocokkan nota pencairan dana dengan anggaran kas dibutuhkan data berupa daftar anggaran kas BAPPEDA tahun 2021 dan nota pencairan dana kegiatan yang akan diajukan.
7. Menggandakan surat keputusan tentang pejabat pelaksana teknis dan staf administrasi kegiatan PNS/Non PNS pada BAPPEDA
Pada saat melaksanakan kagiatan ini dibutuhkan berkas asli surat keputusan tentang pejabat pelaksana teknis dan staf administrasi kegiatan PNS/Non PNS yang akan digandakan.
30 8. Membuat rekap belanja pegawai, belanja barang dan belanja jasa
Pada kegiatan membuat rekap belanja pegawai, barang dan belanja jasa dibutuhkan data berupa SPJ Fungsional BAPPEDA tahun 2021
9. Mencetak daftar pengajuan surat penyediaan dana ganti uang
Untuk mencetak daftar pengajuan surat penyediaan dana ganti uang diperlukan berkas untuk data tersebut dalam bentuk softcopy.
10. Mengarsipkan dokumen perjalanan dinas
Adapun dokumen perjalanan dinas yang perlu diarsipkan antara lain berupa SPJ perjalanan dinas, kwitansi penginapan, bukti pembayaran yang sah, tiket trasportasi, serta surat perjalanan dinas ditanda tangani oleh PPK dan pihak terkait tujuan perjalanan dinas dilakukan.
11. Mencetak, menggandakan dan mengarsipkan NPD
Untuk mencetak NPD diperlukan dokumen benbentuk softcopy. Setelah NPD dicetak berkas tersebut dapat diperbanyak dengan menggunakan mesin pengganda sesuai dengan kebutuhan.
12. Membuat, mencetak dan mengarsipkan kwitansi pembelian ATK, benda pos dan koran.
Untuk membuat kwitansi pembelian barang diperlukan dokumen yang berisi format kwitansi pembelian pada periode sebelumnya untuk mempersingkat waktu pembuatan. Setelah dicetak dan divalidasi, kwintansi ini akan digandakan untuk kebutuhan pengarsipan.
13. Menggandakan surat penyediaan dana anggaran belanja daerah
Pelaksanaan kegiatan ini membutuhkan data berupa dokumen surat penyediaan dana anggaran belanja daerah untuk digandakan menggunakan mesin pengganda.
14. Membuat dan mencetak surat pesanan benda pos
Dalam membuat surat pesanan benda pos dibutuhkan data berupa nama barang, jumlah barang yang ingin di pesan dan pihak penjual barang.
15. Mencetak berita acara serah terima barang
Data yang dibutuhkan untuk kegiatan ini adalah softcopy berita acara serah terima barang yang ingin dicetak.
31 16. Mengarsipkan dokumen bukti setoran pajak
Surat setoran pajak merupakan bukti bahwa wajib pajak telah melakukan penyetoran pajak. Setelah melakukan penyetoran pajak surat ini wajib disimpan dengan baik karena dokumen ini dibutuhkan untuk pembayaran tagihan pajak pada periode selanjutnya.
17. Membuat daftar pembayaran honororium kuasa pengguna anggaran, pengurus barang, penyimpan barang dan staf pejabat pengelola keuangan Untuk membuat daftar pembayaran honororium ini dibutuhkan data yang berupa nama penerima honor, nomor induk pegawai, golongan, NPWP, dan besaran honor yang diterima.
18. Membuat dan mengarsipkan surat pengajuan SPD-GU
Dalam membuat surat pengajuan SPD-GU yang ditujukan kepada Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) dibutuhkan data berupa nominal dana yang akan diajukan untuk pengadaan dana ganti uang. Surat pengajuan yang sudah divalidasi akan dijadikan dasar bagi bendahara pengeluaran untuk membuat surat perintah membayar (SPM) dan dokumen arsip.
19. Mencetak daftar anggaran kas
Untuk mencetak daftar anggaran kas dibutuhkan data berupa softcopy dokumen tersebut.
20. Mencetak dan menggandakan buku kas umum
Untuk mencetak dokumen ini dibutuhkan softcopy berkas buku kas umum.
Setelah dicetak maka dokumen ini dapat diperbanyak dengan menggunakan mesin pengganda sesuai dengan kebutuhan.
21. Menggandakan surat pemindahbukuan dana
Untuk menggandakan surat pemindahbukuan dana dibutuhkan dokumen asli surat tersebut untuk dicetak perbanyak dengan menggunakan mesin pengganda.
32 22. Mencetak dan mengarsipkan laporan pertanggungjawaban belanja
fungsional
Pelaksanaan kegiatan ini menbutuhkan data berupa softcopy dokumen tentang laporan pertanggungjawaban belanja fungsional.
23. Membuat kartu kendali
Untuk membuat kartu kendali dibutuhkan data berupa rancangan kebutuhan kartu kendali yang akan digunakan.
24. Mengarsipkan SPM GU dan LS
Mengarsipkan SPM GU dan LS membutuhkan data berupa dokumen salinan SPM GU atau LS yang telah divalidasi.
25. Membuat rekap biaya perjalanan dinas
Membuat rekap biaya perjalanan dinas membutuhkan beberapa data terkait dengan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan perjalanan dinas. Biaya perjalanan dinas yang direkap terdiri dari biaya transportasi dan penginapan selama perlaksanaan kegiatan perjalanan dinas.
26. Membuat tabel pemetaan permasalahan untuk penentuan prioritas dan sasaran renstra
Untuk membuat tabel pemetaan permasalahan dibutuhkan data berupa rancangan kebutuhan tabel yang akan dibuat.
27. Membuat tabel tujuan dan sasaran jangka menengah pelayanan perangkat daerah serta tujuan sasaran kebijakan renstra
Untuk membuat tabel-tabel ini dibutuhkan data berupa rancangan tabel yang akan dibuat serta contoh tujuan dan sasaran renstra periode sebelumnya agar sesuai dengan kebutuhan untuk mengidentifikasi tujuan dan sasaran yang akan dicapai dalam renstra.
28. Membuat tabel pencapaian kinerja pelayanan perangkat daerah
Untuk membuat tabel ini dibutuhkan data berupa contoh format tabel yang akan dibuat.
33 29. Membuat tabel rencana program dan kegiatan serta pendanaan
Data yang dibutuhkan untuk melaksanaka kegiatan ini berupa contoh format tabel rencana program dan kegiatan serta pendanaan renstra agar sesuai dengan kebutuhan.
30. Menginput anggaran dan realisasi pendanaan pelayanan perangkat daerah Untuk menginput anggaran dan realisasi pendanaan pelayanan perangkat daerah dibutuhkan data berupa laporan evaluasi hasil RKPD.