BAB III DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK (KP) 14
3.5 Data-data Yang Diperlukan Selama Kerja Praktek
Adapun data-data yang diperlukan dalam penyelesaian tugas yang dilaksanakan pada PT Sekato Pratama Makmur adalah sebagai berikut:
1. Mengisi Daftar Nota Pengambilan Barang (NPB)
Data-data yang diperlukan dalam mengisi NPB yaitu tanggal pengambilan, nama barang, jumlah barang, bagian/seksi, nama penerima, keterangan, dan tanda tanggan pengontrol.
2. Membubuhi Stempel dan Menandatangani Nota Pengambilan Barang
Data-data yang diperlukan dalam membubuhi stempel dan menandatangani nota pengambilan barang adalah nama material dan jumlah permintaan.
Sebelum menandatangani NPB terlebih dahulu di lihat apakah material melebihi target setiap pengambilan atau tidak.
3. Merekapitulasi Absensi Karyawan
Data yang diperlukan dalam melakukan tugas ini yaitu daftar absensi manual karyawan TUK dan daftar absensi karyawan RPK.
4. Menggandakan blanko Nota Pengambilan Barang
Data yang diperlukan yaitu blanko nota pengambilan barang dan dokumen lainnya yang akan digandakan.
5. Membuat SPK ( Surat Perintah Kerja)
Data yang dibutuhkan dalam melakukan tugas ini yaitu nama, NIK, jabatan, pekerjaan yang dikerjakan, dan lain sebagainya.
6. Mengarsip Dokumen
Dalam mengarsip dokumen, data yang diperlukan yaitu SPT, daftar absensi karyawan, berita acara, dan dokumen lainnya yang ingin diarsip.
7. Menyusun SPK dan Peta SPK
Data yang diperlukan dalam menyusun SPK dan peta SPK yaitu SPK yang sudah diprint, dan peta SPK yang sudah diprint.
8. Mengorder Peta BAP
Data yang diperlukan dalam mengorder peta BAP yaitu mengambil from kosong yang sudah disediakan untuk ditulis sesuai dengan aturan yang berlaku.
42 9. Memeriksa Hasil QC (Qualitty Control) Pengawas
Data yang diperlukan yaitu nomor peta dan kode semprot dan tanam.
10. Menulis Termin Humus
Data yang diperlukan dalam menulis termin humus yaitu from termin humus dan peta berita acara pembayaran (BAP), serta nama kontraktor, nomor peta, dan nama pengawas.
11. Menulis Hasil Pemeriksaan Kegiatan Plantantion
Data yang diperlukan yaitu nomor peta dan kode sesuai kegiatan yang dilakukan.
3.6 Dokumen-dokumen dan File yang Dihasilkan
Adapun dokumen-dokumen yang dihasilkan selama melaksanakan kerja praktek pada PT Sekato Pratama Makmur yaitu sebagai berikut:
1. Mengisi Daftar Nota Pengambilan Barang (NPB) Distrik Humus
Adapun dokumen yang dihasilkan dalam mengisi Nota Pengambilan Barang dapat dilihat pada gambar 3.26 berikut:
Gambar 3.26 Daftar Nota Pengambilan barang Sumber Data: PT Sekato Pratama Makmur
2. Membubuhi Stempel dan Menandatangani Nota Pengambilan Barang
Adapun dokumen yang dihasilkan dalam membubuhi dan menandatangani Nota Pengambilan Barang dapat dilihat pada gambar 3.27 berikut:
43
Gambar 3.27 NPB yang dibubuhi stempel Sumber Data: PT Sekato Pratama Makmur
3. Merekapulasi absensi karyawan (Microsoft Excell) dapat dilihat pada gambar 3.28 berikut:
Gambar 3.28 Merekapitulasi Absensi Karyawan Sumber Data: PT Sekato Pratama Makmur
4. Menggandakan Blanko Nota Pengambilan Barang
Adapun dokumen yang dihasilkan dalam menggandakan blanko Nota Pengambilan Barang dapat dilihat pada gambar 3.29 berikut:
44
Gambar 3.29 Menggadakan Blanko Nota Pengambilan Barang Sumber Data: PT Sekato Pratama Makmur
5. Membuat SPK ( Surat Perintah Kerja)
Adapun dokumen yang dihasilkan dalam Membuat SPK ( surat perintah kerja) dapat dilihat pada gambar 3.30 berikut:
Gambar 3.30 Membuat SPK
Sumber Data: PT Sekato Pratama Makmur
6. Mengarsip Dokumen
Adapun dokumen yang dihasilkan dalam Mengarsip Dokumen dapat dilihat pada gambar 3.31 berikut:
45
Gambar 3.31 Memgarsipkan Dokumen Sumber Data: PT Sekato Pratama Makmur
7. Menyusun SPK dan Peta SPK
Adapun dokumen yang dihasilkan dalam menyusun SPK dan Peta SPK dapat dilihat pada gambar 3.32 berikut :
Gambar 3.32 Menyusun SPK dan Peta SPK Sumber Data: PT Sekato Pratama Makmur
46 8. Mengorder Peta BAP
Adapun dokumen yang dihasilkan dalam mengorder peta BAP dapat dilihat pada gambar 3.33 berikut:
Gambar 3.33 Membuat Pengajuan Peta BAP Sumber Data: PT Sekato Pratama Makmur
9. Mengecek hasil QC
Adapun dokumen yang dihasilkan dalam mengecek QC dapat dilihat sebagai pada gambar 3.34 berikut:
Gambar 3.34 Mengecek Hasil QC Sumber Data: PT Sekato Pratama Makmur
10. Menulis Termin Permohonan Termin Humus
47 Adapun dokumen yang dihasilkan dalam menulis termin permohonan humus dapat dilihat pada gambar 3.35 berikut :
Gambar 3.35 Menulis Termin Permohonan Humus Sumber Data: PT Sekato Pratama Makmur
11. Menulis Hasil Pengecekan Kegiatan Plantation
Adapun dokumen yang dihasilkan dalam menulis hasil pengecekan kegiatan plantation dapat dilihat pada gambar 3.36 berikut :
48
Gambar 3.36 Menulis Hasil Kegiatan Pengecekan Plantation Sumber Data: PT Sekato Pratama Makmur
3.7 Kendala-Kendala Yang Dihadapi Selama Kerja Praktek (KP) 3.7.1 Kendala-kendala yang dihadapi selama kerja praktek
Selama melaksanakan Kerja Praktek (KP) pada PT Sekato Pratama Makmur terdapat beberapa kendala diantaranya adalah:
1. Kurangnya fasilitas penunjang pekerjaan kantor, seperti kurangnya Alat Tulis Kantor (ATK) yang sering digunakan seperti pulpen, stapler, dan sebagainya. Juga hanya terdapat satu mesin pengganda besar yang terletak di ruangan General Affair sehingga jika terlalu banyak karyawan yang ingin menggunakan harus mengantri dan jika mesin terlalu sering digunakan, mesin bisa error.
2. Komunikasi yang agak canggung pada saat awal-awal masa kerja praktek dikarenakan penulis belum mengenal para karyawan yang bekerja di PT Sekato Pratama Makmur.
3. Gangguan jaringan disaat memasukkan data secara online dikarenakan pengguna yang lebih dari satu.
49 3.7.2 Solusi dari kendala yang dihadapi
Dari beberapa kendala yang dihadapi selama Kerja Praktek dapat diatasi dengan cara sebagai berikut:
1. Menggunakan ATK milik pribadi, dan mengantri jika dokumen yang ingin digandakan atau dipindai tidak terlalu ingin digunakan.
2. Sering bertanya dan mencoba berbaur dengan karyawan perusahaan.
3. Memasukkan data saat jaringan internet kembali terhubung.
50 BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Dalam pelaksanaan kegiatan Kerja Praktek pada PT. Sekato Pratama Makmur, penulis mendapatkan banyak pengetahuan secara nyata dalam menerapkan ilmu yang diperoleh di perkuliahan, sehingga dapat dipraktekkan secara maksimal dan optimal ketika melaksanakan Kerja Praktek. Kerja Praktek merupakan sarana bagi mahasiswa untuk mengenal dunia kerja nyata sekaligus mengenal lingkungan dan kondisi kerja yang nantinya akan dihadapi mahasiswa setelah lulus kuliah.
Berdasarkan uraian laporan Kerja Praktek (KP), maka dapat disimpulkan bahwa terdapat beberapa teori dan praktek yang telah diajarkan saat di perkuliahan diterapkan pada saat Kerja Praktek. Teori dan praktek yang digunakan adalah pengarsipan, pengaplikasian komputer dan surat menyurat.
Berikut kesimpulan dari pekerjaan yang dilakukan selama Kerja Praktek:
1. Spesifikasi Kerja Praktek di bagian KTU ( Keuangan Tata Usaha ) dan PLANTATION, antara lain: Membuat SPK (Surat Perintah Kerja), menulis hasil pemeriksaan BAP (Berita Acara Pembayaran), menggandakan dokumen perusahaan, mengarsipkan dokumen perusahaan, menyusun peta SPK, memasukkan data absen dan mencetak dokumen.
2. Target yang diharapkan perusahaan dari pekerjaan yang dilaksanakan selama melakukan kerja praktek di PT. Sekato Pratama Makmur dengan melakukan pekerjaan Membuat SPK (Surat Perintah Kerja), menulis hasil pemeriksaan BAP (Berita Acara Pembayaran), menggandakan dokumen perusahaan, mengarsipkan dokumen perusahaan, menyusun peta SPK, memasukkan data absen dan mencetak dokumen adalah agar data-data yang dibutuhkan dapat digunakan dan agar aktivitas perusahaan bisa berjalan dengan lancar.
51 3. Perangkat keras yang digunakan di PT. Sekato Pratama Makmur adalah komputer, mouse, CPU dan keyboard Sedangkan perangkat lunaknya adalah Microsoft Excel dan SAP.
4. Peralatan yang digunakan di PT. Sekato Pratama Makmur adalah mesin pengganda. Sedangkan perlengkapan yang digunakan adalah kertas, pena, tipe-x, map ordner, Perforator, dan Stapler.
5. Data yang dibutuhkan ketika melaksanakan Kerja Praktek (KP) di PT.
Sekato Pratama Makmur yaitu nomor petak, luas, nama kegiatan, nama pengawas, nama kontraktor, tanggal mulai, tanggal selesai, jenis tanaman, tahun tanaman yang dipetak, dan daftar absensi karyawan pada bagian KTU dan plantation.
6. Dokumen-dokumen yang dihasilkan selama melakukan kerja praktek di PT.
Sekato Pratama Makmur yaitu hasil cetak SPK (Surat Perintah Kerja), hasil cetak banko BAP (Berita Acara Pembayaran), hasil fotocopy dan Kendala yang dihadapi saat melakukan kerja praktek yaitu Kesulitan dalam mencari ATK (Alat Tulis Kantor) yang sering digunakan seperti kurangnya pena, Mesin pengganda dan pencetak yang besar hanya satu di PT Sekato Pratama Makmur jadi jika terlalu banyak karyawan yang ingin menggandakan dokumen harus mengantri terlebih dahulu dan juga jika terlalu banyak yang mencetak dokumen mesin pengganda dan pencetak bisa error, adanya Audit perusahaan yang mengakibatkan kurangnya konsentrasi untuk melaksanakan kerja praktek dan pembimbing kerja praktek pun kurang konsentrasi untuk membimbing.
7. Solusi yang dilakukan untuk menghadapi kendala-kendala selama kerja praktek yaitu Solusi yang dilakukan karena kurangnya ATK adalah menggunakan ATK milik pribadi, solusi yang dilakukan dengan terbatasnya mesin pengganda dan pencetak yaitu meminta izin kepada karyawan yang sedang menggunakan terlebih dahulu jika dokumen yang ingin di cetak atau diganda sangat dibutuhkan, solusi yang dilakukan jika pembimbing kerja praktek sibuk dengan audit perusahaan, maka melakukan pekerjaan yang
52 bisa dilakukan sendiri tanpa bimbingan dari pembimbing kerja praktek.
Sehingga tidak ada waktu yang terbuang sia-sia.
4.2 Saran
Selama mengikuti Kerja Praktek di PT Sekato Pratama Makmur di bagian yang telah ditentukan terdapat beberapa saran terhadap PT Setako Pratama Makmur adalah sebagai berikut:
1. Sebaiknya perusahaan melakukan service atau perawatan mesin pengganda secara berkala untuk menghindari mesin error saat sering digunakan.
2. Menyusun map ordner arsip dengan rapi agar mudah dalam menemukan dokumen arsip jika sewaktu-waktu digunakan.
3. Menerapkan 3S (Senyum, Sapa, Salam) saat pelaksanaan kerja praktek.
53
DAFTAR PUSTAKA
http://finayuliani.blogspot.com/2014/05/mesin-pengganda
dokumen.html#:~:text=Pengertian%20Mesin%20Pengganda.,dokumen%20sesuai
%20dengan%20jumlah%20kebutuhan.
https://www.advernesia.com/blog/microsoft-excel/microsoft-excel-adalah/
https://www.sterling-team.com/news/apa-itu-sap-pengertian-penggunaan-dan- pentingnya-sap-dalam-perusahaan/
54 Lampiran 1 : Lembar Daftar NPB yang Masih Kosong
Lampiran 2 : Lembar Daftar Nilai
55 Lampiran 3 : Agenda Kegiatan Kerja Praktek
56
57 Lampiran 4 : Daftar Absensi Kerja Praktek
58
59 Lampiran 5 : Sertifikat Kerja Praktek
Lampiran 6 : Lembar Konsultasi