Dua dokumen penting yang digunakan dalam transaksi retur penjualan adalah:
1. Memo kredit
2. Laporan penerimaan barang 1. Memo kredit
Pada saat pencatatan transaksi retur penjualan, memo kredit merupakan dokumen sumber (source document) yang menjadi dasar pencatatan transaksi tersebut dalam kartu piutang dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan.
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penjualan yang menginstruksikan kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli.
2. Laporan penerimaan barang
Dalam transaksi retur penjualan, laporan penerimaan barang merupakan dokumen pendukung yang melampiri memo kredit. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai laporan penerimaan dan diperiksanya barang yang dikembalikan oleh pembeli.
D. Catatan akuntansi pada Transaksi Retur Penjualan
Catatan akuntansi yang digunakan pada transaksi rektur penjualan yaitu sebagai berikut:
1. Jurnal umum dan/ atau jurnal retur penjualan 2. Kartu pitang
3. Kartu persediaan 4. Kartu gudang
1. Jurnal umum atau jurnal retur penjualan
Menurunnya pendapatan penjualan dan piutang dagang akibat dari transaksi retur penjualan dicatat dalam jurnal umum atau jika perusahaan menggunakan jurnal khusus, dicatat dalam jurnal retur penjualan. Penuruan harga pokok penjualan dan bertambahnya barga pokok persediaan barang menjadi akibat transaksi retur penjualan dicatat dalam jurnal umum.
2. Kartu piutang
Catatan akuntansi ini adalah buku pembantu piutang usaha yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang beberapa debitur tertentu akibat dari transaksi tersebut.
3. Kartu persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan sub buku besar persediaan yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat kenaikan jenis persediaan barang jadi tertentu sebagai akibat dari transaksi tersebut.
4. Kartu Gudang
Pencatatan ini dilakukan oleh bagian Gudang untuk mencatat kenaikan jenis persediaan barang jadi tertentu akibat transaksi retur penjualan.
BAB 4
SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN
Sistem akuntansi pembelian digunakan perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua:
pembelan lokal dan impor. Pembelian lokal yaitu pembelian dari pemasok dalan negeri. Pembahasan sistem akuntansi pembelian ini diterapkan dalam perusahaan manufaktur sebagai model.
A. Fungsi dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah:
1. Fungsi gudang 2. Fungsi pembelian 3. Fungsi penerimaan 4. Fungsi akuntansi 1. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang mempunyai peranan penting untuk mengajukan permintaan pembelian berdasarkan dengan posisi ketersediaan yang ada digudang dan untuk menyimpan barang yang telah diperoleh dari fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung
pakai (tidak ada persediaan barangnya digudang), permintaan pembelian diajukan oleh pengguna barang.
2. Fungsi pembelian
Fungsi pembelian mempunyai tanggung jawab untuk mendapatkan informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini mempunyai tanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap macam, mutu, dan kualitas barang yang diperoleh dari pemasok guna menentukan apakah barang tersebut diterima atau tidak oleh perusahaan. Fungsi ini juga mempunyai tanggung jawab untuk memperoleh barang dari pembeli yang berasal dari retur penjualan.
4. Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi yang ada kaitannya dengan transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang mempunyai tanggungjawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang mempunyai fungsi sebagai catatan utang atau penyelenggara kartu utang sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan persediaan mempunyai tanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan. Fungsi pencatat utang berada dibagian utang
sedangkan fungsi pencatat persediaan berada dibagian kartu persediaan.
Secara umum, transaksi pembelian mencakup Langkah- langkah berikut ini:
1. Fungsi Gudang mengajukan permintaan pembelian kefungsi pembelian
2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok
3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi Gudang untuk disimpan.
7. Fungsi penerimaan membuat laporan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
B. Jaringan Prosedur Pembentuk Sistem Akuntansi Pembelian
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah:
1. Prosedur permintaan pembelian
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemillihan pemasok
3. Prosedur order pembelian 4. Prosedur penerimaan barang
5. Prosedur pencatatan utang 6. Prosedur distribusi pembelian 1. Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi Gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan digudang, contohnya untuk barang yang langsung dipakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung kefungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemilihan pemasok sehingga sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut:
a. Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung b. Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan
langsung
c. Sistem akuntansi pembelian dengan lelang
Perbedaan antara sistem akuntansi pembelian tersebut diatas terletak pada prosedur pemilihan pemasok.
a. Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung
Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian, tanpa harus
pengadaan langsung ini meliputi jumlah rupiah yang kecil dalam sekali pembelian.
b. Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung
Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilaksanakan oleh fungsi pembelian, diawali dengan dilakukannya pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada pertimbangan harga penawaran dari para pemasok tersebut.
c. Sistem akuntansi pembelian dengan lelang
Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilaksanakan oleh panitia lelang yang dibentuk, melalui lelang yang dikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas. Prosedur pemilihan pemasok dengan lelang ini dilakukan melalui beberapa tahap berikut yaitu sebagai berikut:
(1) Pembuatan rerangka acuan (terms of reference) yang berisi penjelasan rinci jenis, spesifikasi dan jumlah barang yang akan dibeli melalui lelang.
(2) Pengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk kepentingan pengajuan penawaran harga.
(3) Penjelasan kepada para pemasok terkait rerangka acuan tersebut.
(4) Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri berbagai persyaratan lelang oleh para pemasok dalam amplop tertutup.
(5) Pembukaan amplop penawaran harga oleh penitia lelang di depan didepan para pemasok
(6) Penetapan pemasok yang dipillih (pemenang lelang) oleh penitia lelang.
3. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipillih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
5. Prosedur pencatat utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen yang terkait dengam pembelian (surat permintaan pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan penyelenggaraan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6. Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi aku n yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
C. Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi pembelian adalah:
1. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point)
3. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok 4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu 5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu
6. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian
D. Dokumen dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Dokumen yang diperlukan dari sistem akuntansi pembelian adalah:
1. Surat permintaan pembelian
2. Surat permintaan penaawaran harga 3. Surat order pembelian
4. Laporan penerimaan barang 5. Surat perubahan order 6. Bukti kas keluar
1. Surat permintan pembelian
Dokumen ini adalah formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan macam, jumlah, dan kualitas seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusnya untuk arsip fungsi yang meminta barang. Ada kalanya surat permintaan pembelian berupa travelling purchase requisition (surat permintaan pembelian berulangkali). Dokumen ini digunakan jika pesanan berulangkali dilakukan secara teratur sehingga tidak diinginkan berulang kali dilakukan penulisan informasi pokok dalam dokumen. Surat permintaan pembelian berulang kali ini disimpan sebagai lampiran kartu gudang.
Jika kartu gudang sudah menentukan titik pesanan kembali (reorder point), fungsi gudang mengisi surat permintaan pembelian berulang kali ini dan mengirimkannya ke fungsi pembelian. Jika surat order pembelian telah dibuat, fungsi pembelian kemudian mengisi informasi nama pemasok, harga, dan nomor surat order pembelian ke dalam surat permintaan pembelian berulang kali ini dan mengirim kembali dokumen tersebut ke fungsi gudang, untuk diarsipkan ulang sebagai lampiran kartu Gudang.
2. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang (tidak repetitive), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah ditentukan. Dokumen ini terdiri dari berbagai macam tembusan dengan fungsinya yaitu sebagai berikut:
a. Surat order pembelian
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
b. Tembusan pengakuan oleh pemasok
Salinan pesanan pembelian ini dikirim ke pemasok, diperlukantanda tangan dari pemasok tersebut dan dikembalikan lagi ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui order pembelian, serta kesanggupan pemasok dalam menepati janji pengiriman
c. Tembusan bagi unit peminta barang
Tembusan ini dikirimkan oleh fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang diminta telah dipesan.
d. Arsip tanggal penerima
Tembusan surat order pembelian ini diarsipkan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang sudah ditentukan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang dating terlambat.
e. Arsip pemasok
Tembusan surat order pembelian ini diarsipkan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi terkait pemasok.
f. Tembusan fungsi penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasokannya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem penerimaan buta (blind receiving system), kolom kuantitas dalam tembusan ini diblok hitam agar kuantitas yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order pembelian tidak terekam dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal ini bertujuan agar fungsi penerimaan dapat dlakukan perhitungan dengan benar dan pengecekan barang yang diterima dari pemasok.
g. Tembusan fungsi akuntansi
Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian
4. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi macam, spesifikasi, kualitas, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat permintaan pembelian.
5. Surat perubahan order pembelian
Adakalanya diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah dikeluarkan.
Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian. Surat perubahan order pembelian dibuat dengan juplah lembar tembusan yang sama dan dibgaikan kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat order pembelian.
6. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi sebagai dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga digunakan sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang pada pemasok yang sekaligus digunakan sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice).
a. Register bukti kas keluar (voucher register
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian merupakan register bukti kas keluar.
b. Jurnal pembelian
Dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian menggunakan jurnal pembelian.
c. Kartu utang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang perusahaan mengggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
d. Kartu persediaan
Pada sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang akan dibeli.
BAB 5
SISTEM RETUR PEMBELIAN
Barang yang sudah diterima dari supplier terkadang tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian. Ketidaksesuaian ini dapat terjadi karena barang yang diterima tidak sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian, barang rusak dalam pengiriman, atau barang yang diterima melewati tanggal pengiriman yang telah dijanjikan oleh pemasok. Sistem retur pembelian digunakan oleh perusahaan untuk pengambilan barang yang sudah dibeli dari pemasoknya.
A. Fungsi dalam Sistem Retur Pembelian
Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah:
1. Fungsi gudang 2. Fungsi pembelian 3. Fungsi pengiriman 4. Fungsi akuntansi 1. Fungsi pembelian
Dalam sistem retur pembelian. Fungsi ini bertanggungjawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian.
2. Fungsi Gudang
Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini mempunyai tanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.
3. Fungsi pengiriman
Dalam retur sistem pembelian fungsi ini mempunyai tangggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.
4. Fungsi akuntansi
Dalam sistem retur pembelian,fungsi ini bertanggungjawab untuk:
a. Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum
b. Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan
c. Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu utang.
B. Dokumen dalam Sistem Retur Pembelian
Dokumen yang digunakan pada sistem retur pembelian adalah:
1. Memo debit
2. Laporan pengiriman barang 1. Memo debit
Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk
memngirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit akun utang kerena transaksi retur pembelian.
2. Laporan pengiriman barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirim ulang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian.
C. Catatan Akuntansi dalam Sistem Retur Pembelian
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian adalah:
1. Jurnal retur pembelian atau jurnal umum 2. Kartu persediaan
3. Kartu utang
1. Jurnal retur pembelian atau jurnal umum
Jurnal retur pembelian digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian yang digunakan untuk mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang. Jika perusahaan tidak menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi tersebut.
2. Kartu persediaan
Dalam sistem retur pembelian, kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasoknya.
3. Kartu utang
Dalam sistem retur pembelian, kartu utang yang digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat adanya pengembalian barang kepada debitur.
Jika perusahaan menggunakan voucher payable procedure, berkurangnya utang barang kepada debitur dicatat dengan mengarsipkan memo debit pada arsip bukti kas keluar yang belum dibayar menurut nama debitur.
D. Jaringan Prosedur Pembentuk Sistem Retur Pembelian
Sistem retur pembelian terdiri jaringan prosedur yaitu sebagai berikut:
1. Prosedur perintah retur pembelian 2. Prosedur pengiriman barang ke pemasok 3. Prosedur pencatatan utang
1. Prosedur perintah retur pembelian
Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengirim untuk mengembalikan barang yang telah diterima oleh fungsi penerima (dalam sistem akuntansi pembelian) ke pemasok terkait. Dokumen yang digunakan oleh fungsi pembelian untuk memerintahkan fungsi pengiriman untuk mengembalikan barang dagangan ke pemasok adalah memo debit.
2. Prosedur pengiriman barang
Pada proses ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan nota retur pembelian yang tertera dalam nota debit dan menghasilkan laporan pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian.
3. Prosedur pencatatan utang
Dalam proses ini, fungsi akuntansi memeriksa semua dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian (memo debit dan laporan pengiriman barang) dan mencatat berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurang utang.
E. Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Retur Pembelian
Untuk merancang unsur pengendalian internal yang diterapkan dalam sistem retur pembelian, unsur pokok pengendalian internal yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta praktek yang sehat.
BAB 6
SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Fungsi kepegawaian mempunyai tanggung jawab dalam pengangkatan pegawai, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi pegawai, penghentian pegawai dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta perhitungan gaji dan upah pegawai. Fungsi keuangan mempunyai tanggungjawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan pegawai. Fungsi akuntansi mempunyai tanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi untuk pengawasan beban tenaga kerja.
A. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dalam Penggajian dan Pengupahan
Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah:
1. Jumlah biaya upah dan gaji yang harus dibayar perusahaan dalam periode akuntansi tertentu.
2. Jumlah biaya upah dan gaji yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu
3. Jumlah upah dan gaji yang dikeluarkan perusahaan selama periode akuntansi tertentu
4. Rincian unsur biaya upah dan gaji yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban dalam suatu periode akuntansi tertentu.
B. Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yaitu sebagai berikut:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan daftar upah
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah 6. Surat pernyataan gaji dan upah
7. Amplop gaji dan upah 8. Bukti kas keluar
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen-dokumen ini pada umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang terkait dengan kepegawaian, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan pegawai baru, promosi, perubahan gaji, demosi, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan dan lainnya. Salinan dokumen- dokumen ini diteruskan ke fungsi penggajian dan upah untuk keperluan pembuatan daftar upah dan gaji.
2. Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat kehadiran setiap karyawan di perusahaan.
Pencatatan jam hadir pegawai ini berupa daftar hadir biasa, dapat juga berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dihabiskan oleh pekerja pabrik langsung yang mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini dilengkapi oleh penyelia pabrik dan diserahkan ke bagian penggajian dan upah yang kemudian dibandingkan dengan timesheet akhir sebelum digunakan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja langsung kepada masing-masing produk atau pesanan seperti disebutkan di atas. Pencatatan waktu kerja ini diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan tekanan.
dalam perusahaan ini diperlukan informasi biaya pekerja langsung pabrik untuk setiap pesanan yang diproduksi. Di Perusahaan yang berproduksi masal, pekerja pabrik menggerakkan pekerjaan yang sama dari hari ke hari sehingga tidak diperlukan data untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja langsung pabrik semua biaya pekerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan langsung kepada produk yang sama.
4. Daftar gaji dan daftar upah
Dokumen ini berisi jumlah upah dan gaji kotor setiap pegawai, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang pegawai, iuran untuk organisasi pegawai, dan lain sebagainya.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftatr upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
Pada perusahaan yang produksinya berdasarkan permintaan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam kaitannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya pegawai ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar upah dan gaji.
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar upah dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
7. Amplop gaji dan upah
Uang gaji upah karyawan diserahkan kepada setiap keryawan dalam amplop gaji dan upah. Dihalaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8. Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang