BAB IV PEKERJAAN KHUSUS
4.1 Spesifikasi Tugas Selama Kerja Praktek
4.1.4 Surat Pertanggungjawaban
Surat Pertanggungjawaban perjalan dinas yaitu:
a. Perjalanan dinas dalamdaerah 1) Surat Undangan RapatDinas
47 2) LembarDisposisi
3) Surat PerintahTugas
4) Kwitansi ditandatangani penerima, PPTK, Bendahara pengeluaran, dan PA/KPA
5) Rincian Biaya PerjalananDinas 6) Laporan Hasil PerjalananDinas 7) Surat Perintah PerjalananDinas
8) Daftar rekapitulasi perjalanan dinas dalamdaerah b. Perjalanan dinas luardaerah
1) SuratMasuk 2) LembarDisposisi
3) Surat Perintah Tugas(SPT)
4) Kwitansi ditandatangani penerima, PPTK, Bendahara pengeluaran, dan PA/KPA Perincian perhitungan penerimaan uang perjalanandinas 5) Laporan Hasil PerjalananDinas
6) Surat Perintah Perjalanan Dinas(SPPD)
7) Daftar rekapitulasi perjalanan dinas dalam daerah
9) Tiket angkutan, apabila menggunakan kereta api/ transportasi lainnya dan boarding pass apabila menggunakan pesawat sesuai dengan nama dan tanggal yang tercantum dalam SPT/SPPD
10) Tiket harus dilampirkan didalamSPJ.
4.1.5 Kegiatan Pencairan Dana Perjalanan Dinas Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Bengkalis Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) adalah lembaga teknis daerah dibidang penelitian dan perencanaan pembangunan daerah yang dipimpin oleh seorang kepala badan yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur/Bupati/Wali kota melalui Sekretaris Daerah. Untuk membantu
48 Gubernur/Bupati/Wali kota dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah dibidang penelitian dan perencanaan pembangunan daerah.
Oleh karena itu, Dalam melakukan tugasnya Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Bengkalis sering melakukan perjalanan dinas. Sebagai rangka tertib administrasi keuangan dan guna mendukung kelancaran pelaksanaan pengelolaan anggaran dan tanggung jawaban keuangan yang dananya bersumber dari APBN/APBD.Untuk pengeluaran anggaran Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Bengkalis selalu mengadakan pencatatan anggaran dan realisasinya dalam pembukuan.Hal ini dilakukan oleh Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Bengkalis agar dalam pembukuan berjalan seimbang dan terkontrol.
Jadi, kegiatan yang di pilih dalam melakukan Kerja Praktek adalah kegiatan pencairan dana perjalanan dinas yang meliputi tahap-tahap sebagai berikut:
1. Pembuatan LembarDisposisi
Melalui diterimanya undangan rapat dinas, yang nantinya di serahkan kepada sub bagian tata usaha di bagian persuratan. Kemudian, bagian persuratan menulis di buku surat masuk dan segera membuat lembar disposisi sebelum diserahkan kepada pimpinan.Fungsi dari disposisi tersebut adalah agar staf dapat meninjak lanjuti atau menyelesaikan suatu urusan atau surat masuk sesuai dengan yang dikehendaki oleh pimpinan. Pengisian lembar disposisi yang menyangkut masalah pengagendakan seperti Surat dari, Tanggal surat, Nomor surat, Diterima tanggal, Sifat, Perihal, Diteruskan kepada, dengan hormat harap, dan isi disposisi.
Setelah pengisisan selesai bagian persuratan menyerahkan kepada Kepala Bagian Tata Usaha untuk kemudian di serahkan kepada Bidang yang bersangkutan.
2. Verifikasi LembarDisposisi
Surat undangan rapat dinas dan lembar disposisi yang telah dibuat oleh bagian tata usaha selanjutnya diverifikasi oleh sekretaris. Proses verifikasi tersebut berguna agar tidak terjadi kesalahan data sebelum diberikan kepada Kepala Bagian.
49 3. Penugasan DinasPegawai
Surat undangan rapat dinas dan lembar disposisi yang telah di verifikasi oleh sekretaris kemudian diserahkan kepada Kepala Badan. Selanjutnya Kepala Badan memberi wewenang memberi tugas kepada pegawai atau pejabat yang bersangkutan sesuai dengan undanganterkait.
4. Pembuatan Surat perintah Tugas, Kwitansi, dan Rincian Biaya Perjalanan Dinas
Pegawai yang telah diberi wewenang oleh Kepala Badan segera membuat Surat Perintah Tugas, yang kemudian diserahkan kepada Kepala Badan untuk meminta persetujuan tanda tangan. Setelah itu, pegawai yang terkait membuat Kwitansi dan Rincian Biaya Perjalanan Dinas sebagaimana telah di tentukan tarifnya.
5. Pencairan Biaya PerjalananDinas
Pegawai/pejabat yang telah menyelesaikan SPT, kwitansi, dan rincian biaya perjalanan dinas kemudian melakukan pencairan dana sesui dengan rincian Kwitansi dan rincian biaya perjalan dinas di tanda tangani oleh PA/KPA dan Bendahara pengeluaran, kemudian dari pihak penerima biaya bisa menandatanganinya setelah uang diterima.
Perjalanan Dinas, Laporan Perjalanan Dinas, dan Lembar SPPD Pegawai/Pejabat yang telah melakukan pencairan biaya akanmelakukanperjalan dinas sesuai waktu yang ditetapkan. Pejabat yang telah melakukan perjalanan dinasnya mengajukan lembar I dan II SPPD untuk di tanda tangani oleh PKK dan laporan perjalanan dinasnya. Laporan Perjalanan Dinas dan Lembar SPPD kemudian diserahkan ke sub bagiankeuangan.
6. Verifikasi data, dan Rekapan
Bagian keuangan memverifikasi data SPJ-SPPD untuk dicek kelengkapannya. Meliputi; Surat Undangan Masuk, Lembar Disposisi, Surat Perintah Tugas, Kwitansi, Rincian Biaya Perjalanan Dinas, Laporan Perjalanan Dinas, Lembar I dan II Surat Perintah Perjalanan Dinas, dan Tiket-tiket kendaraan
50 atau nota pembelian Bahan Bakar Kendaraan. Setelah data di verifikasi lengkap bagian keuangan membuat rekapan keseluruhan perjalanan dinas per bulan.
4.2 Target yang Diharapkan
Adapun target yang diharapkan dalam pencairan dana perjalanan dinas pegawai salah satunya yaitu tersedianya bukti Pertanggungjawaban kepada atasan bahwa pegawai yang bersangkutan telah melakukan perjalanan dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Setelah melakukan perjalan dinas maka pegawai yang melakukan perjalanan dinas tersebut akan mempertanggungjawabkan biaya yang telah dikeluarkan.
Biaya perjalanan dinas ini meliputi uang harian, uang transport , dan uang penginapan.
Dan dana biaya perjalanan dinas yang telah dicairkan bisa digunakan oleh pegawai dengan sebagaimana mestinya.
4.3 Perangkat Keras dan Lunak yang Digunakan 4.3.1 Perangkat Keras yang Digunakan
Perangkat keras merupakan semua bagian fisik yang terdapat pada komputer yang dapat dirasakan oleh pancaindera.Adapun perangkat keras yang digunakan pada saat melakukan Kerja Praktik yaitu PC Desktop yang terdiri dari perangkat hardware yang terpisah. Seperti gambar di bawah berikut berupa Monitor, CPU,Keyboard dan Mouse. PC desktop digunakan untuk keperluan kantor yang memerlukan stabilitas dan waktu kerja yang lama.
51 Gambar 4.10 PC Desktop
Sumber: Kantor BAPPEDA Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah
4.3.2 Perangkat Lunak yang Digunakan
Perangkat lunak (software) adalah perangkat yang ada didalam komputer yang disimpan secara digital guna untuk mengolah dan menyimpan data. Adapun perangkat lunak yang digunakan pada saat melakukan Kerja Praktik pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah di Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah, yaitu:
1. Microsoft Excel
Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data.Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sederhana sampai yang lebih kompleks. Biasanya didalam proses pencairan dana perjalanan dinas microsoft Excel digunakan untuk menghitung biaya Perjalanan dinas pegawai.
52 Gambar 4.1Microsoft Excel
Sumber: Kantor BAPPEDA Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah
2. Microsoft Word
Microsoft Word merupakansebuah program yang merupakan bagian dari paket instalasi Microsoft Office, berfungsi sebagai perangkat lunak pengolah kata meliputi membuat, mengedit, dan memformat dokumen. Perangkat lunak pengolah kata atau word processing adalah program yang digunakan untuk mengolah dokumen berupa teks misalnya surat, kertas kerja, brosur, kartu nama, buku, jurnal, dan lain-lain. Didalam proses pencairan dana/biaya perjalanan dinas biasanya misrosoft word digunakan untuk membuat SPT, SPPD, Laporan perjalan dinas, dan seterusnya.
Gambar 4.1Microsoft Word
Sumber: Kantor BAPPEDA Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah
53 4.4 Data-Data dan Dokumen-dokumen yang diperlukan
Adapun dokumen atau file yang dihasilkan yaitu : 1. Kwitansi
2. SPPD 3. SPT 4. Nota Dinas 5. Dasar Surat 6. Bill Hotel
7. Tiket Transportasi
8. Laporan Perjalanan Dinas
54
BAB V PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Dalam pelaksanaan kegiatan Kerja Praktik (KP) pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah di Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah,maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagaiberikut :
1. Kerja Praktik adalah suatu proses pembelajaran dengan cara mengenal langsung ruang lingkup dunia pekerjaan yang sesungguhnya. Melalui kerja praktik mahasiswa mendapat kesempatan untuk menerapkan ilmu pengetahuan teori/konsep dalam dunia pekerjaan secara nyata. Kerja Praktik penulis dilakukan selama 18 (delapanbelas) Minggu,79 (tujuh puluh sembilan) hari, terhitung mulai tanggal 24 Februari 2021 sampai dengan 24 Juni 2021
2. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda), adalah lembaga teknis daerah dibidang penelitian dan perencanaan pembangunan daerah yang dipimpin oleh seorang kepala badan yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur/Bupati/Wali kota melalui Sekretaris Daerah. Badan ini mempunyai tugas pokok membantu Gubernur/Bupati/Wali kota dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah dibidang penelitian dan perencanaan pembangunan daerah.
3.
pelaksanaan Kerja Praktek bertujuan Untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan, Untuk mengetahui target yang diharapkan, Untuk mengetahui data-data yang diperlukan, Untuk mengetahui dokumen yang dihasilkan, Untuk mengetahui perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan, Untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan yang digunakan, Untuk mengetahui kendala-kendala serta solusi dari kendala yang dihadapi dalam melakukan pekerjaan selama Kerja Praktek di Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Bengkalis.55 4. Peralatan yang digunakan saat melakukan pekerjaan di bidang Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah di Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Bengkalis adalah printer, mesin pengganda (photocopy),Sceaner, stapler, pelubang kertas (perforator), mesin penghancur kertas (shredder), jepitan/clip, cap stempel, cap tanggal, map arsip, pengungkit kawat jepret, ATK, Flashdisk, dan Tip Ex.
5. Tugas yang telah dilaksanakan selama 18 (delapanbelas) minggu pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Bengkalis di Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah adalah sebagai berikut:
1) Menggandakan Dokumen
2) Mengetik dan Mencetak Laporan Kegiatan Dinas 3) Mengetik dan Mencetak Surat Balasan
4) Mengagendakan Surat Masuk dan Keluar
5) Merekapitulasi Biaya Perjalanan Dinas Luar Daerah Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah Bappeda Kab. Bengkalis.
6) Merekapitulasi Rencana Kerja Pembangunan (RKP) usulan prioritas musrembang RKPD Kecamatan 2022
7) Merekapitulasi Laporan Asistensi Penyusunan dan Verifikasi Dokumen Perencanaan dan Pembangunan Bidang IPW tahun 2022.
8) menyusun (SPJ) Surat Pertanggungjawaban
6. Kegiatan atau tugas yang lebih diprioritaskan pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah di Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah adalah Menyusun Administrasi Pertanggungjawaban Pencairan Dana Perjalanan Dinas Pegawai.
7.
Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan.8. Prosedur Administrasi Pencairan Dana Perjalanan Dinas Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Bengkalis Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah yang pertama yaitu, Pembuatan LembarDisposisi, Pembuatan Surat perintah Tugas, Kwitansi, dan Rincian Biaya Perjalanan
56 Dinas, Penugasan DinasPegawai, Pencairan Biaya PerjalananDinas, dan Verifikasi data, dan Rekapan.
9. Adapun dokumen atau file yang dihasilkan dalam prosedur administrasi pencairan dana perjalanan dinas yaitu : Kwitansi, SPPD, SPT, Nota Dinas, Dasar Surat, Bill Hotel, Tiket Transportasi, Laporan Perjalanan Dinas
4.2 Saran
Setelah melaksanakan Kerja Praktik (KP) pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah di Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah maka dapat diberikan beberapa saran sebagai berikut:
1. Pegawai lebih mengoptimalkan mahasiswa kerja praktik (KP) agar dapat meringankan beban kerja pegawai dan menambah pengalaman kerja mahasiswa.
2. Bagi mahasiswa yang melaksanakan kerja praktik, diharapkan mampu memanfaatkan kesempatan dengan menambah pengetahuan yang belum pernah didapat selama belajar di bangku kuliah serta dapat menjaga etika dalam melaksanakan kegiatan kerja praktik.
3. Dalam Prosedur pencairan dana Perjalanan Dinas pegawai diperlukan dokumen atau bukti-bukti yang benar atau valid dan bisa dipertanggungjawabkan kepada atasan dan dibutuhkan kehati-hatian dalam melakukan penyusunan SPj supaya tidak terjadi kesalahan dan keterlambatan dalam melakukan proses pencairan dana/biaya perjalanan dinas tersebut.
57 Lampiran 1 : Surat balasan diterima untuk melakukan kerja praktek
58 Lampiran 2 : Nota Dinas
59 Lampiran 3: Dokumentasi Tempat Lokasi Kerja Praktek
Lampiran 4 : foto bersama teman kp
60 Lampiran 5 : Foto bersama Kabid IPW dan Pembimbing Lapangan
61 Lampiran 6 : Lembar Penilaian Kerja Praktek
62 Lampiran7 : Sertifikat Kerja Praktek
63 Lampiran 8 :Daftar Absensi dan Kegiatan harian Peserta Kerja Praktik
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74 Lampiran 9 :Satuan Biaya uang harian dan penginapan perjalanan dinas luar
daerah luar provinsi Riau
No uraian Uang Harian Uang
Penginapan
1 Bupati/Wakil Bupati 2.500.000 4.800.000
Tingkat A
2 Pimpinan DPRD 2.250.000 4.500.000
3 Pejabat pimpinan Tinggi Pratama
Eselon IIa 2.100.000 2.500.000
4 Anggota DPRD 2.000.000 2.500.000
Tingkat B
5 Pejabat Pimpinan Tinggi Pertama 1.200.000 1.500.000 Tinggkat C
6 Pejabat Administrator/Kabid 1.100.000 1.000.000 Tingkat D
7 Pejabat Pengawas/Kasubid 1.000.000 800.000
Tingkat E
8 Pegawai ASN Golongan IV dan III 850.000 650.000 Tingkat F
9 Pegawai ASN Golongan II dan I 700.000 600.000
Lampiran 10 Satuan Biaya uang harian dan penginapan perjalanan dinas luar daerah dalam provinsi Riau
No uraian Uang Harian Uang
Penginapan
1 Bupati/Wakil Bupati 2.000.000 2.820.000
Tingkat A
2 Pimpinan DPRD 1.750.000 2.520.000
3 Pejabat pimpinan Tinggi Pratama Eselon IIa
1.600.000 2.220.000
4 Anggota DPRD 1.500.000 2.220.000
Tingkat B
5 Pejabat Pimpinan Tinggi Pertama 900.000 800.000 Tinggkat C
6 Pejabat Administrator/Kabid 800.000 700.000 Tingkat D
7 Pejabat Pengawas/Kasubid 700.000 600.000
Tingkat E
8 Pegawai ASN Golongan IV dan III 600.000 500.000 Tingkat F
9 Pegawai ASN Golongan II dan I 500.000 150.000
75 Lampiran 11 : Satuan biaya harian dan penginapan perjalanan dinas dalam daerah
No uraian Uang Harian Uang
Penginapan
1 Bupati/Wakil Bupati 1.300.000 1.500.000
Tingkat A
2 Pimpinan DPRD 1.100.000 1.200.000
3 Pejabat pimpinan Tinggi Pratama Eselon IIa
1.000.000 1.000.000
4 Anggota DPRD 900.000 1.000.000
Tingkat B
5 Pejabat Pimpinan Tinggi Pertama 650.000 650.000 Tinggkat C
6 Pejabat Administrator/Kabid 500.000 550.000 Tingkat D
7 Pejabat Pengawas/Kasubid 450.000 500.000
Tingkat E
8 Pegawai ASN Golongan IV dan III 400.000 400.000 Tingkat F
9 Pegawai ASN Golongan II dan I 350.000 350.000
Lampiran 12 :Satuan biaya uang harian diklat dan sejenisnya diluar daerah
No uraian Uang Harian
1 Bupati/Wakil Bupati 1.100.000
Tingkat A
2 Pimpinan DPRD 1.000.000
3 Pejabat pimpinan Tinggi Pratama Eselon IIa 1.000.000
4 Anggota DPRD 1.000.000
Tingkat B
5 Pejabat Pimpinan Tinggi Pertama 900.000
Tinggkat C
6 Pejabat Administrator/Kabid 800.000
Tingkat D
7 Pejabat Pengawas/Kasubid 700.000
Tingkat E
8 Pegawai ASN Golongan IV dan III 600.000
Tingkat F
9 Pegawai ASN Golongan II dan I 500.000
76 Lampiran 13 : Satuan biaya tiket pesawat perjalanan dinas luar daerah (PP)
No Tujuan Tarif biaya dari Pekanbaru
Bisnis Ekonomi
1 Ambon 18.868.000 11.097.000
2 Balik Papan 10.996.000 6.423.000
3 Banda Aceh 13.102.000 8.508.000
4 Bandar Lampung 6.482.000 4.433.000
5 Bandung 6.525.000 4.701.000
6 Banjar Masin 9.049.000 5.696.000
7 Batam 4.000.000 3.500.000
8 Bengkulu 9.947.000 6.637.000
9 Biak 16.985.000 9.781.000
10 Denpasar 9.092.000 5.942.000
11 Gorontalo 12.814.000 8.840.000
12 Jakarta 5.583.000 4.016.000
13 Jambi 9.648.000 6.476.000
14 Jayapura 17.435.000 10.380.000
15 Jogjakarta 8.022.000 5.054.000
16 Kendari 11.220.000 6.776.000
17 Kupang 14.996.000 9.097.000
18 Makasar 13.027.000 7.845.000
19 Malang 8.461.000 5.439.000
20 Mamuju 12.878.000 8.883.000
21 Manado 14.055.000 7.599.000
22 Manokwari 21.809.000 14.840.000
23 Mataram 9.102.000 5.909.000
24 Medan 4.000.000 3.500.000
25 Padang 4.000.000 3.500.000
26 Palangkaraya 8.803.000 5.696.000
27 Palembang 9.444.000 6.284.000
28 Palu 14.931.000 9.129.000
29 Pangkal Pinang 7.391.000 4.936.000
30 Pontianak 8.247.000 5.514.000
31 Semarang 7.797.000 4.979.000
32 Solo 7.797.000 5.118.000
33 Surabaya 9.241.000 5.407.000
34 Ternate 15.584.000 10.680.000
35 Timika 16.771.000 9.739.000
77 Lampiran 14 : Satuan biaya taksi perjalanan dinas luar daerah (satu kali jalan)
No Provinsi Satuan Tarif
1 Aceh OK 120.000
2 Sumatra Utara OK 232.000
3 Riau OK 75.000
4 Kepulauan Riau OK 120.000
5 Jambi OK 120.000
6 Sumatra Barat OK 190.000
7 Sumatra Selatan OK 125.000
8 Lampung OK 145.000
9 Bengkulu OH 95.000
10 Bangka Belitung OH 90.000
11 Banten OH 306.000
12 Jawa Barat, Bandung, Bogor OH 140.000
13 DKI Jakarta OH 200.000
14 Jawa Tengah OH 75.000
15 Yogyakarta OH 94.000
16 Jawa Timur OH 148.000
17 Bali OH 150.000
18 Nusa Tenggara Barat OH 213.000
19 Nusa Tenggara Timur OH 80.000
20 Kalimantan Barat OH 107.000
21 Kalimantan Tengah OH 90.000
22 Kalimantan Selatan OH 100.000
23 Kalimantan Timur OH 80.000
24 Kalimantan Utara OH 75.000
25 Sulawesi Utara OH 110.000
26 Gorontalo OH 200.000
27 Sulawesi Barat OH 217.000
28 Sulawesi Selatan OH 145.000
29 Sulawesi Tengah OH 75.000
30 Sulawesi Tenggara OH 131.000
31 Maluku OH 210.000
32 Maluku Utara OH 174.000
33 Papua OH 355.000
34 Papua Barat OH 145.000
78 Lampira 15 : Kwitansi
79 Lampiran 16 : Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)(lembar I)
SPPSs lmd m
80 SPPD (lembar II)
81 Lampiran 17 : Surat Perintah Tugas (SPT)
82 Lampiran 18 : Nota Dinas
83 Lampiran 19 : Dasar Surat
84 Lampiran 20 : Bill Hotel
85 Lampiran 21 : Tiket Transportasi
86 Lampiran 22 : Laporan Perjalanan Dinas
87
88
89 Lampiran 23 : Mengetik dan mencetak Laporan Perjalanan Dinas