BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Kerangka Teori
2.1.9. Dokumen yang Terkait dengan Sistem Penjualan
Menurut Mulyadi (2016:170), dokumen yang digunakan dalam penjualan tunai adalah:
1. Faktur Penjualan Tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Faktur penjualan tunai ini diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatam transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan.
2. Pita Register Kas (Cash Register Tape)
Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas (cash register). Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen
pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
3. Credit Card Sales Slip
Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan (disebut merchant) yang menjadi anggota kartu kredit.
4. Bill of lading
Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjualan COD yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.
5. Faktur Penjualan COD
Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan faktur penjualan COD diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan, kantor pos, atau perusahaan angkutan umum dan dimintakan tanda tangan penerimaan barang dari pelanggan sebagai bukti telah diterimanya barang oleh pelanggan.
6. Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.
7. Rekap Beban Pokok Penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode (misalnya satu bulan). Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
Adapun dokumen faktur penjualan secara kredit dan tembusannya:
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagain dasar untuk mencatat timbulnya utang. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari:
1. Faktur Penjualan
Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim kepada langganan, jumlah lembar faktur penjualan tergantung permintaan pelanggan.
2. Tembusan Piutang
Merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirim ke bagian piutang sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.
3. Tembusan Jurnal Penjualan
Merupakan tembusan yang dikirimkan ke bagian jurnal dan buku besar sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.
4. Tembusan Analisis
Merupakan tembusan yang dikirim ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan dan untuk perhitungan komisi pramuniaga (sales person).
5. Tembusan Pramuniaga
Dikirimkan kepada pramuniaga untuk memberitahu bahwa order dari langganan yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.
2.1.10 Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penjualan adalah sebagai berikut:
1. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk guna meringkas informasi penjualan menurut jenis produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
2. Jurnal Umum
Jurnal umum digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
3. Kartu Persediaan
Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual.
4. Kartu Gudang
Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang dagang yang disimpan dalam gudang. Dalam penjualan tunai, kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kualitas produk yang dijual.
Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit:
1. Jurnal Penjualan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit.
2. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.
3. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
4. Kartu Gudang
Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.
5. Kartu Umum
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
Untuk lebih jelasnya prosedur penjualan ini akan digambarkan dalam bentuk Flow Chart (Bagan alir) dibawah ini:
2.1 Kerangka Pikir
Dalam melakukan penjualan, apakah sistem informasi akuntansi penjualan barang sudah sesuai dengan standar sistem informasi akuntansi, apabila belum memenuhi standar, maka akan dilakukan analisis kembali untuk memperbaiki sistem informasi akuntansi penjualan perusahaan atau dealer mobil tersebut yang tidak memenuhi standar. Skema atas kerangka pikir tersebut adalah sebagai berikut:
Gambar 2.3 Kerangka Pikir
F E E D
B A C
K Metode Analisis:
Metode Deskriptif Masalah Pokok:
Bagaimana Penerapan Sistem Akuntansi Penjualan pada PT Hadji Kalla (Toyota) ?
Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT Hadji Kalla (Toyota)
Kesimpulan
Rekomendasi
2.2 Hipotesis
Hipotesis Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang telah dikemukakan diatas maka hipotesis yang diajukan dalam penelitian ini adalah: diduga bahwa Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada PT Hadji Kalla (Toyota) Cabang Daya belum sepenuhnya menerapkan SIA dalam melakukan penjualan.
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada PT Hadji Kalla (Toyota) Cabang Daya berlokasi di Jln. Perintis Kemerdekaan No. 15 Kecamatan Biring Kanaya Kota Makassar. Waktu penelitian ini dilakukan mulai bulan Januari 2019 sampai dengan Maret 2019.
3.2 Metode Pengumpulan Data
Adapun metode pengumpulan data yang dilakukan adalah mengumpulkan informasi yang ada hubungannya dengan penulisan ini:
1. Observasi, yaitu penelitian yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan secara langsung pada PT Hadji Kalla (Toyota) Cabang Daya
2. Wawancara, penelitian yang dilakukan dengan mengadakan wawancara langsung dengan pimpinan dan sejumlah karyawan yang berhubungan dengan penelitian ini
3. Penelitian kepustakaan (Library Research)
Data yang diperoleh dari buku- buku para ahli serta buku- buku lain yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas.
3.3 Jenis dan Sumber Data 3.3.1 Jenis Data
1. Data Kualitatif yaitu data atau informasi yang diperoleh dari dalam perusahaan baik yang berupa lisan maupun tulisan, seperti: sejarah
berdirinya perusahaan, struktur organisasi, serta uraian tugas masing- masing bagian dalam perusahaan dan data mengenai pembahasan penelitian ini.
2. Data Kuantitatif, yaitu data atau informasi yang diperoleh dari perusahaan dalam bentuk angka-angka yang masih perlu di analisis, seperti: data penjualan mobil Toyota pertahun, summary penjualan persalesman, serta data lainnya yang menunjang pembahasan penelitian ini.
3.3.2 Sumber data
1. Data Primer yaitu data yang diperoleh melalui wawancara secara langsung dengan beberapa bagian dalam perusahaan, terutama bagian penjualan yang ada kaitannya dengan pembahasan ini.
2. Data Sekunder yaitu data yang diperoleh berdasarkan keputusan serta dokumen- dokumen dan arsip perusahaan yang ada kaitannya dengan pembahasan ini.
3.4 Metode Analisis
Untuk menganalisa data yang diperoleh, penulis menggunakan Metode Deskriptif, yaitu penganalisaan data yang mengumpulkan semua data, peristiwa dan perbuatan dari objek yang diteliti, kemudian mengklasifikasikannya untuk diolah dan ditafsirkan hingga dapat menjelaskan permasalahan yang dihadapi dan solusinya.
3.5 Definisi Operasional
Secara rinci definisi operasional dalam penelitian ini dapat terlihat sebagai berikut:
1. Sistem adalah suatu rangkaian yang saling berkaitan satu dengan yang lain untuk mencapai tujuan yang sama.
2. Informasi adalah sekumpulan data/ fakta yang diolah dengan cara tertentu sehingga mempunyai manfaat bagi yang membutuhkan informasi tersebut.
3. Sistem informasi adalah suatu alat yang membantu dalam menyediakan informasi bagi pihak yang membutuhkan terutama dalam pengambilan keputusan dan informasi yang layak bagi pihak luar perusahaan untuk menilai kinerja perusahaan tersebut.
4. Sistem informasi penjualan merupakan suatu sistem yang terdiri dari kumpulan orang, peralatan dan prosedur yang memadukan antara pekerjaan mesin (komputer) dan manusia yang menyajikan keakuratan informasi bagi para pemakai dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah didalam perusahaan.
5. Sistem informasi akuntansi adalah keseluruhan sumber daya dalam organisasi yang mengumpulkan data dan mengelolahnya menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pihak yang berkepentingan.
6. Penjualan tunai adalah penjualan yang dilakukan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran barang terlebih dahulu sebelum barang yang dipesan diserahkan oleh perusahaan kepada konsumen.
7. Penjualan kredit adalah penjualan barang secara tidak tunai yang dicatat sebagai debit pada perkiraan piutang dagang dan kredit pada perkiraan penjualan. Penjualan yang dilakukan dengan menyerahkan barang yang dipesan, dimana perusahaan hanya menerima sebagaian yang dibayarkan dan sisanya diangsur sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
8. Data adalah kumpulan fakta, angka-angka, atau simbol-simbol yang belum mempunyai makna atau tujuan.
9. Informasi adalah data yang diproses menjadi laporan yang berguna bagi penggunanya atau penerima atau pengguna mengambil tindakan atas laporan tersebut.
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum
4.1.1 Sejarah Singkat Berdirinya PT Hadji Kalla
PT Hadji Kalla (Toyota), dulu bernama NV. Hadji Kalla Trading Company, adalah sebuah perusahaan grup keluarga. Dirintis oleh sepasang suami istri saudagar bugis yaitu Hadji Kalla dan Hadjah Athirah. Kegiatan niaga dilakukannya dari tahun 1935 sampai 1947 dengan barang dagangan utamanya berupa kain Sutera dan Permata/Logam Mulia, dimana Hadji Kalla berperan sebagai Direktur Utama dan Hadjah Athirah sebagai Komisaris.
Bermula dari Hadji Kalla dan Hadjah Athirah Kalla menjalankan usaha di bidang tekstil di kota Watampone di Sulawesi Selatan. Sukses di kota terbesar kedua di Sulawesi Selatan, Hadji Kalla merambah berdagang ke Makassar pada 18 Oktober 1952. Bisnisnya terus berkembang, lima tahun kemudian merambah bisnis transportasi dan membeli mobil truk internasional untuk mengangkut hasil bumi dari Bone ke Makassar. Selain itu, mengoperasikan mobil penumpang jenis station wagon yang melayani trayek Makassar-Bone, dan diberi nama Cahaya Bone. Selanjutnya memberanikan diri mendirikan NV (Namlozee Venonchap) Hadji Kalla Trading Company, yang fokus menekuni bidang perdagangan dan logistik.
Hadji Kalla menyerahkan tongkat kepemimpinan bisnisnya kepada Jusuf Kalla pada 1967, dan didirikanlah perusahaan kontraktor konstruksi Bumi Karsa.
Pada 1969, memasuki bisnis otomotif dengan menjadi importir mobil merek Toyota.
Mula-mula mengimpor mobil Toyota dengan semi knocked down, kemudian mobil dirakit di Makassar. Kemudian NV Hadji Kalla menjadi agen traktor mini merek Kubota untuk keperluan pertanian. Pada 1980 NV Hadji Kalla melebarkan sayap bisnis otomotif melalui PT Makassar Raya Motor, menjadi dealer mobil Daihatsu dan dealer truk Nissan Diesel. Seiring dengan program mobil nasional maka perusahaan ikut menjadi dealer Timor dan kemudian menjadi KIA.
Di era 1990-an perusahaan merambah ke bidang perdagangan, ada PT Bumi Sarana Utama yang bergerak sebagai dealer aspal curah, yang banyak mengerjakan proyek infrastruktur jalan dan bandara. Ekspansi tidak berhenti di sana. Di bidang properti, didirikan PT Baruga Asrinusa Development, yang mengembangkan berbagai kawasan perumahan elit dengan berbagai fasilitas seperti perkantoran, malruko, pusat niaga, turisme agro, tempat rekreasi, sarana pendidikan, dan sarana keagamaan. Bukan hanya rumah mewah, rumah tipe kecil pun dikembangkan untuk membantu masyarakat menjangkau perumahan yang layak huni. Ada juga PT Kalla Inti Karsa (KIK) yang menjangkau pengembangan pasar tradisional, sampai memgun Mall Ratu Indah, pusat perbelanjaan terbesar dan termegah di kawasan Indonesia Timur serta mengoperasikan Hotel Sahid Makassar.
Saat Jusuf Kalla diminta menjadi Menteri Perdagangan dan Perindustrian pada 1999, maka tampuk kepemimpinan dilimpahkan kepada Fatimah Kalla. NV
Hadji Kalla telah berkembang menjadi perusahaan berskala nasional dan mempunyai misi untuk menjangkau kesuksesan di pasar global dan bertransformasi menjadi Kalla Group.
Hingga saat ini bisnisnya terus menggurita dari mulai sektor perdagangan otomotif konstruksi, properti, transportasi darat, laut dan udara, juga merambah ke sektor energi, dan perdagangan karbon, pembiayaan & logistik. Ekspansi yang luar biasa ini merupakan hasil dari kerja keras penuh ketekunan selama bertahun- tahun, dengan mengatasi berbagai kesulitan dan krisis ekonomi di negeri ini dilandasi keyakinan bahwa bekerja merupakan ibadah.
Sebagai perusahaan swasta berskala nasional, Kalla Group memiliki semangat kedaerahan dan kebangsaan yang tidak perlu diragukan lagi. Kalla Group adalah salah satu perusahaan terbesar di kawasan timur Indonesia.
Menjejaki tahun-tahun ke depan Kalla Group semakin optimis dan sangat antusias untuk terus melanjutkan pengembangan usaha dan menyediakan berbagai layanan yang dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat sehingga pada akhirnya memberikan kontribusi terhadap pertumbuhan pembangunan bangsa. Kalla group ini telah memiliki beberapa cabang perusahaan di Makassar termasuk PT Hadji Kalla (Toyota) cabang Daya.
4.1.2 Visi dan Misi PT Hadji Kalla (Toyota) cabang Daya Makassar Visi
To satisfy transportation needs for better quality of life and business (Memuaskan kebutuhan transportasi untuk kualitas hidup dan bisnis yang lebih baik).
Misi
1. Menjadi pemimpin pasar disetiap market bisnis yang dijalani
2. Memberikan hasil yang terbaik (Sustainable growth) kepada seluruh pihak,baik shareolder maupun stakeolder
3. Memberikan pelayanan terbaik terhadap seluruh pelanggan.
4.1.3 Aspek Kegiatan Perusahaan
Perusahaan PT Hadji Kalla (Toyota) cabang Daya Makassar merupakan perusahaan yang melakukan kegiatan penjualan mobil secara tunai dan penjualan secara kredit.
4.1.4 Struktur Organisasi
Struktur organisasi perusahaan merupakan komponen yang harus ada di dalam suatu perusahaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Keberadaan struktur organisasi akan berfungsi sebagai pembagian tugas dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan PT Hadji Kalla (Toyota) Cabang Daya Makassar dalam melakukan aktivitasnya didasarkan pada pembagian tugas dan fungsi masing- masing yang terdapat dalam struktur organisasinya.
Dalam pencapaian tujuan suatu perusahaan yang sesuai dengan rencana sebelumnya, maka perusahan tersebut harus mempunyai susunan kerja yang baik dan teratur, keberdaan struktur organisasi akan menjadi petunjuk dalam pembagian tugas dan wewenang serta tanggung jawab kepada masing-masing personil dalam perusahaan.
Tanpa adanya organisasi yang mantap akan menimbulkan kesimpangsiuran dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan. Dengan kata lain garis komando dalam
struktur organisasi haruslah digambarkan secara jelas agar setiap bagian dapat mengkoordinir bagianya masing-masing dengan baik sehingga kemungkinan kerja sama yang baik akan mencapai tujuan perusahaan.
Pada umumnya ada dua bentuk struktur organisasi yaitu line dan staf. Untuk menjalin kerja sama yang baik dan harmonis, maka perusahaan ini telah memilih metode organisasi (line organization) dengan alas an yang dipandang mempunyai kebaikan antara lain:
1. Disiplin kerja karyawan yang tinggi;
2. Antara karyawan dapat terjalin saling pengertian yang baik dan lancar;
3. Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan lancar;
4. Rasa solidaritas dan spontanitasi anggota organisasi umumnya besar sebab mereka saling mengenal satu sama lain.
Dengan struktur organisasi dapat dilihat garis tugas, wewenang dan tanggung jawab dari pada seseorang yang telah bekerja pada perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi ini dapat mencegah adanya kesimpangsiuran dari pada tugas, wewenang dan tanggung jawab yang diembang oleh seorang karyawan.
Struktur Organisasi PT Hadji Kalla (Toyota) Cabang Daya Gambar 4.1 Struktur Organisasi
Sumber: Struktur Organisasi PT Hadji Kalla (Toyota) Cabang Daya, Tahun 2019
Sales Branch Manager
Accounting Vehicle
Document
PDS
Cashier Admin Sales CPS
Keterangan :
Berikut fungsi dari masing- masing jabatan:
1. Kepala Cabang (Branch Manager)
Bertanggung jawab sebagai pengatur dan pengambil kebijakan.
2. Kasir (Cashier) Tujuan Jabatan:
- Terlaksananya kegiatan transaksi keungan mulai dari pemasukan, pengeluaran, pembayaran, hingga pengarsipan bukti-bukti transaksi.
Tanggung jawab dan tugas utama:
a. Menerima pembayaran
b. Menginput pembayaran via bank ke sistem CMS
c. Menerima pembayaran via kartu kredit yang berlogo visa/ mastercard d. Melakukan pembayaran dan menyiapkan BUK (Bukti Uang Keluar) e. Menyetor uang ke bank
f. Pencatatan keuangan
g. Membuat laporan yang menjadi tanggung jawabnya.
3. Akunting (Accounting) Tujuan Jabatan:
- Menyelenggarakan fungsi pembukuan/ pencatatan data akuntansi sesuai prosedur yang telah ditentukan sehingga terwujud penyelenggaraan sistem akuntansi keuangan yang auditable dan accountable
- Mengatur seluruh administrasi keuangan dan pengelolaan data-data akuntansi.
Tanggung jawab dan tugas utama:
a. Melaksanakan verifikasi bukti uang masuk dan uang keluar
b. Menginput transaksi keuangan via bank ke sistem ACMS dan melakukan rekonsiliasi Bank
c. Membuat laporan A/R (Piutang Usaha)
d. Menyiapkan laporan kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya e. Membuat faktur pembelian kendaraan yang kemudian disetor ke HO 4. Admin Sales
Tujuan Jabatan :
- Melakukan kegiatan yang berhubungan dengan after sales dalam hal membantu sales menginput SPK (Surat Pesanan Kendaraan), matching SPK, GR dan DO
Tanggung jawab dan tugas utama
a. Melakukan input SPK dengan sistem, memastikan data customer di SPK manual sama dengan KTP yang dilampirkan
b. Melakukan proses matching SPK dan GR
c. Mempersiapkan dokumen untuk faktur (SPK, DO, dan KTP) d. Mencetak DO, BSTB (Bukti surat terima barang)
e. Membuat cover note jika pembayaran dilakukan secara kredit f. Membuat laporan perhari dan perbulan (oleh sistem)
g. Mencatat A/R di papan tiap minggu h. Membuat pengajuan DR
i. Membuat laporan penjualan/ bulan/ hari dan disetor ke ADH
5. Staf Dokumen Kendaraan (Vehicle Document Staff) Tujuan Jabatan:
- Memastikan pengurusan surat-surat kendaraa sesuai prosedur dan tepat waktu.
Tanggung jawab dan tugas utama
a. Memeriksa kelengkapan berkas sebelum mengurus surat-surat kendaraan
b. Melakukan pengurusan surat-surat kedaraan
c. Memastikan pelaporan/ report kegiatan yang menjadi tanggug jawabnya 6. PDS (Predelivery Service)
Tujuan Jabatan:
- Menyiapkan unit sebelum delivery ke customer Tanggung jawab dan tugas utama:
a. Menyiapkan kendaraan yang akan di- transfer atau dikirim ke pelanggan b. Menginspeksi fisik kendaraan yang ada di cabang sesuai dengan standar
kualitas
c. Memeriksa optional/ aksesoris kendaraan yang terpasang sesuai tipe kendaraan
d. Menyimpan kendaraan yang tidak di display pada gudang cabang e. Menempatkan kendaraan di lokasi display yang telah ditentukan
f. Menjaga kebersihan kendaraan yang di display (koordinasi dengan petugas cuci/ washing )
g. Menyiapkan/ mengirim/ menerima kendaraan yang akan dipasang optional
h. Memeriksa hasil pemasangan optional i. Memonitor progress pemasangan optional
j. Informasi dini terhadap kendaraan yang perlu perbaikan k. Menyiapkan dokumen pengiriman dan serah terima.
7. CPS (Customer Relation Person) Tujuan Jabatan:
- Menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan pelanggan dengan upaya melaksanakan kegiatan yang bertujuan memberikan kepuasan kepada pelanggan.
- Memastikan keluhan pelanggan dapat terslesaikan secara tuntas dalam waktu yang cepat, dengan penanganan yang mengacu pada prosedur penanganan keluhan pelanggan
- Memastikan pelayanan yang menyeluruh dalam setiap interaksi pelanggaran di seluruh area.
8. Sales Counter dan Salesman Tujuan jabatan:
- Memastikan tercapainya target penjualan melalui penjualan kendaraan sesuai prosedur, yang didukung oleh pelayanan sesuai standar perusahaan serta kelengkapan dokumen kendaraan
Tanggung jawab dan tugas utama :
a. Membuat rencana kinerja individu (jumlah penjualan, pengembangan diri)
b. Melakukan prospecting (melalui kunjungan langsung maupun telepon) dan memberikan informasi yang jelas dan cukup dalam menjual kendaraan (cash and ready or indent dengan memberikan 7 steps)
c. Melayani pelanggan yang ingin membeli kendaraan
d. Membuat SPK dan memastikan kelengkapan dokumen dari pelanggan e. Memonitor pembayaran kendaraan dari pelanggan ( tunai dan kredit) f. Melakukan prospek terhadap pelanggan yang berkunjung langsung
maupun melalui telefon dengan memberikan informasi mengenai kendaraan yang akan dijual dengan jelas dan dimengerti
g. Memberikan informasi promise delivery date terhadap pelanggan
h. Menyerahkan kendaraan yang diinginkan pelanggan, dengan mengkonfirmasikan pesanan kendaraan sesuai SPK, memberikan penjelasan tentang pengoperasian kendaraan, memeriksa dokumen kendaraan dan memperkenalkan Toyota (Pelayanan purna jual)
i. Memonitor dan memastikan penyelesaian dokumen kendaraan yang telah terjual
j. Menyusun laporan penjualan (harian, mingguan, bulanan) yang menjadi kegiantannya
k. Melakukan pengelolaan data base kendaraan.
l. Mencatat dan melaporkan keluhan pelanggan tentang kendaraan yang dibeli.
Tanggung jawab dan tugas utama:
a. Mencapai target KPI
b. Memastikan proses penjualan kendaraan berjalan sesuai prosedur guna mendukung pencapaian target penjualan
c. Mengakumulasikan penjualan tunai dan kredit d. Melakukan pelayanan ke pelanggan
e. Menginformasikan STNK, BPKB, Servis berkala ke pelanggan f. Menginformasikan promo
g. Memastikan terjalinnya hubungan yang baik dengan pembeli sebagai peluang dalam peningkatan penjualan kendaraan
h. Memastikan peningkatan penjualan melalui pelaksanaan kegiatan penjualan yang sistematis
4.1.5 Keadaan dan Jumlah Karyawan
Karyawan atau tenaga kerja suatu perusahaan sangat menentukan produktivitas dan keberhasilan dalam perusahaan yang bersangkutan, PT Hadji Kalla (Toyota) cabang Daya, dalam memanfaatkan sumber daya manusia menyesuaikan jumlah karyawannya menurut kebutuhan dan skala usaha perusahaan.
PT Hadji Kalla (Toyota) cabang Daya dalam merekrut tenaga kerja memperhatikan beberapa hal antara lain memilih tenaga kerja yang berpengalaman, mempunyai keahlian dan keterampilan sesuai dengan bidang kerjanya masing-masing. Keadaan dan jumlah karyawan pada PT Hadji Kalla (Toyota) cabang Daya Makassar dapat dilihat pada tabel berikut ini:
TABEL 4.1 SUSUNAN KEADAAN DAN JUMLAH KARYAWAN PT HADJI KALLA (TOYOTA) CABANG DAYA
No Jabatan Pendidikan Jumlah (Orang)
1 2 3 4 5 6 7 8
Branch Manager Casier Accounting Admin Sales Vehicle Document
PDS CRP Sales
S1 S1 S1 D3 S1 SMA
D3 S1
1 1 1 1 1 1 1 14 Sumber: PT Hadji Kalla (Toyota) cabang Daya, Tahun 2019 4.2 Pembahasan
4.2.1 Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT Hadji Kalla (Toyota) Cabang Daya
Pengumpulan data Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dilakukan dengan wawancara dengan pihak Accounting dan pada bagian penjualan PT Hadji Kalla (Toyota) Cabang Daya guna mendapatkan data tambahan mengenai sistem informasi akuntansi penjualan, yaitu:
1. Adanya Dokumen 2. Adanya Catatan
3. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data
4. Adanya Laporan
5. Data mengenai organisasi dan aktivitas bisnisnya
6. Sumber Daya Manusia atau orang yang menggunakan sistem