BAB III
33..22.. DDEESSAAIINN SSIISSTTEEMM
DDiiaaggrraamm KKoontnteekkss PPeekkeerrjjaaaann
Diagram Konteks ini menggambarkan pihak-pihak atau entitas yang terlibat di dalam Sistem Pengelolaan SDM dan aktivitas apa yang dilakukan masing-masing pihak/entitas tersebut terkait dengan proses bisnis Sistem Pengelolaan SDM sebagaimana gambar di bawah ini.
Gambar-3.2. Diagram Konteks Pekerjaan Sistem Pengelolaan SDM
AArrssiitteekkttuurr SSiisstteemm ((GGaarriiss BBeessaarr))
Secara garis besar, arsitektur sistem Pengelolaan SDM ini mengintegrasikan proses- proses kepegawaian (SDM) mulai dari Perencanaan, Pengadaan, Pengembangan, Mutasi, hingga Pemberhentian SDM. Semua ditopang atau didasarkan pada kinerja SDM dan menggunakan konsep single source of data. Lihat gambar ilustrasi di bawah ini.
Gambar-3.3. Arsitektur Sistem (big picture) Pemberhentian SDM
Mutasi SDM Pengadaan SDM Perencanaan SDM
Kinerja
SDM Pengembangan SDM
Basisdata SDM Terintegrasi
AArrssiitteekkttuurr PPeerraannggkkaatt LLuunnaakk
Sedangkan Arsitektur Perangkat Lunak hasil Workshop rancangan sistem Pengelolaan SDM adalah sebagaimana gambar pada halaman berikut ini.
Gambar-3.4. Arsitektur Perangkat Lunak PSDM v2.6
Arsitektur Perangkat Lunak ini merupakan hasil konfirmasi antara hasil survey dan analisis sistem dengan KAK kontrak pekerjaan ini. Dengan demikian, ada beberapa modul yang teridentifikasi selama survey berlangsung tetapi tidak masuk ruang lingkup sistem yang akan dikerjakan dalam pekerjaan ini karena tidak tersebutkan di dalam KAK kontrak pekerjaan.
Beberapa modul diantaranya merupakan modul sistem, bagian sistem yang berkaitan dengan proses administrasi sistem, baik Security Manager maupun Manajemen Workflow.
Beban Kerja
Rapor Kinerja SDM PORTAL
KEMDIKNAS
Perencanaan SDM (Manpower Planning)
Mutasi
Tenaga FL Pember- hentian Penyediaan
SDM
Kenaikan
Jabatan Kenaikan
Pangkat Mutasi Tenaga Ad.
Organisasi
& Jabatan Security Manager
Basis Data Terintegrasi
Diklat Rapor Kompetensi SDM
Riwayat
Penugasan Riwayat
Disiplin
Manaj.
Workflow
Peta Jabatan
CPNS Online
Riwayat
Kompetensi Riwayat Diklat
Kinerja Disiplin SDM
Oracle i
i i
i
Masuk KAK Sistem Lain Di Luar KAK Modul System Database
Arsitektur Perangkat Lunak
PSDM v2.6
? i=Interface i
Riwayat Kinerja Rapor SDM
Kompetensi SDM i
r=report/laporan Profil SDM
Tanda Jasa
Dokument.
SDM Mutasi SDM
r r
PPllaattffoorrmm ddaann TTeekknnoollooggii
Platform dan teknologi yang digunakan dalam pengembangan Sistem Pengelolaan SDM sebagaimana di bawah ini:
Aspek Platform/teknologi
Aplikasi Berbasis web, menggunakan Microsoft ASP.NET dan C#, dengan Visual Studio .NET 2008
Basisdata Oracle 10g / 11g
Komponen User Interface DevExpress v9
Komponen Workflow Windows Workflow Foundation (WWF)
OS untuk Aplikasi Windows Web Server 2008
OS untuk Basisdata Red Hat Linux Enterprise / SuSE Linux Enterprise
Gambar-3.5. Platform Teknologi yang Digunakan
33..33.. AAPPLLIIKKAASSII
MMoodduull PPeerreennccaannaaaann SSDDMM
Modul perencanaan SDM meliputi proses perhitungan kebutuhan SDM per jabatan, perhitungan beban kerja per jabatan serta daftar keseimbangan SDM. Daftar keseimbangan SDM memberi gambaran tentang kekurangan dan kelebihan SDM pada setiap jabatan yang perlu ditindaklanjuti dengan proses alokasi SDM.
Gambar-3.6. Peta jabatan
MMoodduull KKoommppeetteennssii SSDDMM
Modul kompetensi SDM berfungsi untuk melakukan penilaian terhadap kompetensi dari pegawai oleh pihak yang berwenang pada periode tertentu. Keluaran utama dari modul ini adalah rapor kompetensi SDM yang berisikan nilai kompetensi pada periode tertentu.
Gambar-3.7. Master kompetensi
MMoodduull KKiinneerrjjaa SSDDMM
Modul kinerja SDM berfungsi untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja SDM dalam suatu organisasi untuk mengetahui tingkat pencapaian kerja SDM terhadap target yang telah ditentukan organisasi (baik dari segi kualitas, kuantitas, biaya maupun waktu).
Keluaran utama dari modul ini adalah rapor kinerja pegawai.
Gambar-3.8. Uraian kerja
MMoodduull TTaannddaa JJaassaa
Modul tanda jasa meliputi proses pemberian penghargaan kepada pegawai yang telah memenuhi persyaratan. Modul ini juga menggunakan workflow dalam pelaksanaannya.
Adapun proses yang termasuk dalam modul ini adalah pemberian penghargaan Satyalencana Karya Satya dan penghargaan Bintang Mahaputera dan Jasa.
Gambar-3.9. Usul pemberian tanda jasa
MMoodduull MMuuttaassii
Modul mutasi meliputi proses pengangkatan jabatan dan kenaikan pangkat.
Pengangkatan jabatan dan kenaikan pangkat diwujudkan dalam proses workflow dimulai usul dari unit kerja pegawai yang bersangkutan sampai dengan keluarnya Surat Keputusan. Daftar proses-proses dalam modul mutasi antara lain:
Pengangkatan jabatan eselon I Pengangkatan jabatan eselon II Pengangkatan jabatan eselon III Pengangkatan Dubes UNESCO
Pengangkatan Kabid Atase Pendidikan Penarikan Kabid/Atase
Penarikan Dubes UNESCO Kenaikan pangkat
Perbantuan
Penarikan Perbantuan Pindah ke Kemdiknas Peninjauan masa kerja Pindah ke kementrian lain
Cuti luar tanggungan negara (CLTN)
Perpanjangan cuti luar tanggungan negara (CLTN) Pengaktifan setelah CLTN
Gambar-3.10. Usul pengangkatan jabatan
MMoodduull PPeemmbbeerrhheennttiiaann
Modul pemberhentian meliputi proses pemberhentian pegawai dengan berbagai latar belakang, baik karena mencapai batas usia pensiun, meninggal, cacat, atas permintaan sendiri maupun karena hukuman disiplin. Seperti pada modul mutasi, modul pemberhentian menggunakan workflow dalam pelaksanaannya. Daftar proses untuk modul pemberhentian adalah:
Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun karena Batas Usia Pensiun Kenaikan Pangkat Pengabdian PNS yang Meninggal dan Pemberian Pensiun Pemberhentian Atas Permintaan Sendiri
Pemberhentian karena Tidak Cakap Jasmani/Rohani
Kenaikan Pangkat Anumerta PNS yang Tewas dan Pemberian Pensiun dan Uang Duka
Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun PNS yang Cacat
Surat Keputusan Pembebasan dari Jabatan Menjelang Batas Usia Pensiun Surat Keputusan Pemberhentian dari Jabatan Negeri dengan Uang Tunggu Surat Keterangan PNS yang Meninggal Tanpa Keluarga Penerima Pensiun Pemberhentian Tidak dengan Hormat
Pemberhentian dengan Hormat Tidak Atas Permintaan Sendiri
Gambar-3.11. Usul pemberhentian
MMoodduull MMaannaajjeemmeenn KKeeaammaannaann
Modul ini mempunyai fungsi utama untuk melakukan pembuatan pengguna, grup pengguna serta pengaturan hak akses untuk masing-masing grup pengguna. Selain itu modul ini juga digunakan untuk menambah halaman ataupun modul baru jika terjadi pengembangan aplikasi.
Gambar-3.12. Hak akses grup pengguna
MMoodduull OOrrggaanniissaassii ddaann JJaabbaattaann
Modul ini berfungsi untuk memasukkan data organisasi dan jabatan. Dalam pelaksanaannya, modul ini terkait dengan modul manajemen keamanan karena pengguna yang dibuat di modul manajemen keamanan berada di bawah organisasi tertentu.
Gambar-3.13. Editor organisasi
MMoodduull MMaannaajjeemmeenn WWoorrkkfflloow w
Modul ini berfungsi untuk melakukan konfigurasi workflow oleh administrator. Selain itu modul ini juga berguna untuk mengetahui proses yang macet serta rekapitulasi pekerjaan yang menggambarkan jumlah pekerjaan yang telah selesai serta waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing jabatan.
Gambar-3.14. Rekapitulasi pekerjaan
33..44.. SSOOUURRCCEE CCOODDEE
Source code ditulis dalam Miscrosoft .NET C# dengan Microsoft Visual Studio 2008, kami sampaikan dalam CD.
33..55.. BBUUKKUU PPAANNDDUUAANN
Buku panduan yang dihasilkan dalam pekerjaan ini adalah:
Buku panduan penggunaan sistem Buku panduan instalasi
Kedua buku panduan tersebut telah kami sampaikan baik dalam bentuk hardcopy (buku) maupun softcopy (CD).
33..66.. IIMMPPLLEEMMEENNTTAASSII
I
Innssttaallaassii
Untuk menjalankan aplikasi PSDM, dibutuhkan web server/application server dan database server agar dapat berjalan sebagaimana mestinya. Untuk itu dilakukan proses instalasi pada 2 server, sebagai berikut:
Web Server/Application Server:
Sistem Operasi : Windows Web Server 2008 SP 2
Perangkat Lunak : IIS 7, .NET Framework 3.5, Oracle client 11g, Microsoft Office Word 2007.
Database Server:
Sistem Operasi : Suse Linux Enterprise 10 SP 2 Perangkat Lunak : Oracle 11g
PPeennyyiiaappaann ddaattaa aawwaall
Ada beberapa jenis data awal yang harus dimasukkan dalam database untuk prasyarat aplikasi PSDM, antara lain:
Data master meliputi agama, golongan, jenjang pendidikan dan sebagainya.
Data pokok pegawai.
Data organisasi dan jabatan.
Data kinerja meliputi uraian kerja dan syarat kinerja.
Data kompetensi meliputi kelompok kompetensi, kompetensi, syarat kompetensi dan skala kompetensi.
SSoosisiaalliissaassii
Sosialisai aplikasi PSDM dilakukan dalam rangka Sosialisasi Reformasi Birokrasi Internal Kemdiknas. Peserta sosialisasi adalah para kepala unit kerja di lingkungan Kemdiknas, kepala/direktur perguruan tinggi/Politeknik, LPMP dan sebagainya.
33..77.. MMOODDEELL OOPPEERRAASSIIOONNAALL
Model operasional aplikasi PSDM dapat digambarkan dalam ilustrasi di bawah ini:
Pegawai
Pegawai
Pegawai
Pegawai
Bagian Tatalaksana Kepegawaian Unit Utama Bagian Tatalaksana Kepegawaian Unit Utama
Bagian Tatalaksana Kepegawaian Unit Utama
Application Server Database Server
Internet / intranet
Biro Kepegawaian
Gambar-3.15. Model operasional PSDM
Server aplikasi PSDM berjumlah 2 buah, yaitu web server/application server tempat aplikasi PSDM berada serta database server untuk menyimpan data baik data master maupun data transaksional yang ditangani aplikasi PSDM. Sedangkan kliennya terdiri dari biro kepegawaian, bagian tatalaksana kepegawaian dari masing-masing unit utama Kemdiknas serta para pegawai Kemdiknas pada umumnya.
Karena aplikasi PSDM merupakan aplikasi web, maka aplikasi ini dapat diakses kapan pun dan dari mana pun selama terhubung dengan koneksi internet. Jadi pegawai menjadi lebih leluasa berpartisipasi secara aktif dalam proses pemutakhiran data dan informasi terkait dengan pegawai tersebut.