INFORMASI PUBLIK

6.1 Monitoring

6.1.1 Tujuan monitoring

Tujuan kegiatan monitoring secara umum adalah

a. memantau proses dan kemajuan kinerja kegiatan yang dicapai;

b. melaksanakan penilaian dan perbaikan agar pelaksanaan kegiatan berjalan efisien sesuai dengan tujuan yang ditetapkan;

c. mengantisipasi secara dini terhadap permasalahan dan kendala yang dihadapi sehingga dapat segera dicari solusinya, dan;

d. mendapatkan masukan informasi bagi perumusan perencanaan berikutnya.

6.1.2 Mekanisme Pelaksanaan Monitoring

Mekanisme pelaksanaan monitoring dapat dilakukan dengan rapat koordinasi

Pedoman

1

Pengelolaan dan Pelayanan

25

Informasi Publik

dan pemaparan laporan yang dilaksanakan minimal sekali dalam satu semester atau dua (2) kali dalam setahun.

PPID Pelaksana memonitor PPID Pelaksana UPT BPMA dan PPID Pembantu Pelaksana di lingkup Ditjen PPHP.

6.1.3 Monitoring Pengelolaan Informasi

Monitoring yang perlu dilakukan dalam pengelolaan informasi pada Ditjen PPHP mencakup hal sebagai berikut :

a. Penetapan peraturan mengenai SOP layanan informasi publik b. Penunjukan dan pengangkatan PPID

c. Pengembangan sistem informasi dan dokumentasi (point a, b, c menggunakan Form 8A)

d. Anggaran pengelolaan dan pelayanan informasi publik

e. Penyediaan sarana dan prasarana pengelolaan dan pelayanan informasi publik

f. Pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan informasi publik g Dukungan SDM pelaksana pengelolaan dan pelayanan informasi

publik

h. Identifikasi masalah yang timbul dan saran tindak lanjut dalam pelaksanaan pengelolaan informasi publik.

6.1.4 Monitoring Pelayanan Informasi Publik

Monitoring yang perlu dilakukan dalam pelayanan informasi publik pada Ditjen PPHP menggunakan Form 9 yang memuat hal sebagai berikut .

a. Jumlah pemohon informasi

b. Jumlah informasi publik yang diminta pemohon c. Jumlah informasi publik yang diberikan

26

^Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik

d. Jumlah informasi publik yang ditolak e. Alasan umum penolakan mformasi publik f. Durasi pemenuhan permintaan informasi publik g•

6.2 Evaluasi

Identifikasi masalah yang timbul dan saran tindak lan jut dalam pelaksanaan pelayanan informasi publik

6.2.1 Tujuan kegiatan evaluasi secara umum adalah

a. Mengetahui pencapaian keberhasilan / kegagalan kinerja program dan kegiatan;

b. Mengetahui potensi pengembangan program dan kegiatan; .

c. Mengetahui permasalahn yang dihadapi dan solusi yang dilakukan serta rekomendasi perbaikan di masa mendatang.

6.2.2 Mekanisme Pelaksanaan Evaluasi

Evaluasi dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain: rapat koordinasi, penyusunan laporan serta melakukan pengkajian terhadap laporan hasil pelaksanaan.

PPID Pelaksana mengevaluasi PPID Pelaksana UPT BPMA dan PPID Pembantu Pelaksana di lingkup Ditjen PPHP. Evaluasi dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam setahun, berfokus pada capaian kinerja outcome dan output pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan informasi publik di lingkup Ditjen PPHP.

6.2.3 Evaluasi Pengelolaan Informasi

Evaluasi yang perlu dilakukan dalam pengelolaan informasi pada Ditjen PPHP mencakup hal sebagai berikut :

Pedowan i Pengelolaan dan pelayanan Informasi Publik

I ₂₇

a. Pelaksanaan SOP layanan mformasi publik

b. Peran aktif PPID dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab serta wewenangnya

c. Kinerja sistem informasi dan dokumentasi

d. Output dan outcome dan penganggaran pembiayaan pengelolaan informasi dan layanan mformasi publik

e. Peran sarana dan prasarana layanan informasi publik yang tersedia f. Hambatan atau pendorong pelaksanaan pengelolaan informasi

6.2.4 Evaluasi Pelayanan Informasi Publik

Evaluasi Pelayanan Informasi Publik menjadi salah satu indikator utama keberhasilan pelayanan publik di lingkup Ditjen PPHP. Hasil evaluasi Pelayanan Informasi Publik akan memperlihatkan nilai layanan informasi publik yang menggambarkan kecepatan waktu yang diperoleh bagi masyarakat (pemohon informasi) untuk mendapatkan informasi publik yang diminta. Semakin singkat waktu yang diperoleh menggambarkan semakin baiknya pelayanan publik.

Penilaian layanan informasi publik menggunakan skala likers dengan kriteria hasil penilaian adalah : (1) sangat buruk, (2) buruk, (3) cukup, (4) baik, dan (5) sangat baik.

6.3 Pelaporan

PPID Pembantu Pelaksana dan PPID Pelaksana UPT membuat laporan berkala kepada PPID Pelaksana per dua bulan disampaikan dalam rapat koordinasi PPID yang disajikan dalam bentuk laporan monitoring dan evaluasi pengelolaan dan pelayanan informasi publik serta memuat Daftar informasi publik terbaru.

PPID Pelaksana wajib membuat laporan tahunan pengelolaan dan pelayanan

20

I

^Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik

informasi publik, yang memuat:

a) Gambaran umum kebijakan pengelolaan dan pelayanan informasi b) Gambaran umum pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan informasi, antara

lain sarana prasarana, kondisi SDM, anggaran dan laporan penggunaannya dalam rangka pengelolaan informasi dan pelayanan informasi publik.

c) Rincian materi laporan pengelolaan informasi dan pelayanan informasi publik, meliputi :

i) Jumlah permintaan informasi

ii) Waktu rata-rata yang diperlukan dalam memenuhi setiap permintaan informasi

iii) Jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi publik iv) Alasan penolakan informasi publik

d) Kekurangan dan hambatan yang dialami dalam menjalankan pengelolaan informasi dan pelayanan informasi publik

e) Saran yang diusulkan dan rekomendasi yang dihasilkan

Laporan tahunan tersebut diserahkan kepada PPID Utama paling lambat 2 (dua) bulan setelah tahun pelaksanaan anggaran berakhir.

Pedoman

129

Pengelolaan dan Pelayanan Infonnasi Publik

Form 1A. Formulir Permohonan Informasi

KEMENTERIAN PEJABAT PENGELOLA

PPID UTAMA / PPID Alamat :

Website :

FORMULIR PERMOHONAN PERORANGAN No. Pendaftaran*):

Nama Lengkap Pekerjaan Alamat Lengkap Nomor Telepon/HP E-mail

Cara Memperoleh : ❑ Melihat/membaca/mendengarkan/mencatat Informasi**) ❑ Mendapatkan

❑ Mendapatkan Cara Mendapatkan ❑ Mengambil Salinan Informasi**) ❑ Dikirim

❑ Lainnya Informasi Publik yang

diminta

FORM 1A PERTANIAN

INFORMASI DAN DOKUMENTASI PELAKSANA

Telp.

Fax.

INFORMASI PUBLIK

salinan informasi hardcopy salinan informasi softcopy Langsung

melalui email

No Nama Informasi Publik Alasan Penqqunaan Informasi 1

2 3 4 5

(tempat) (tanggal/bulan/tahun) Petugas Pelayanan Informasi Pemohon Informasi

( ) ( )

Nama dan Tanda Tangan Nama dan Tanda Tangan

*)Diisi oleh Petugas

**) Coret yang tidak periu

30

^Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik

Form IA. Formulir Permohonan Informasi

KEMENTERIAN

\~ — PEJABAT PENGELOLA PPID UTAMA / PPID

Alamat : Website :

FORMULIR PERMOHONAN BADAN HOKUM/BADAN

No. Pendaftaran*):

Nama Lengkap Pekerjjaan Nama Badan

Hukum / Badan Publik/

Kelompok Alamat Lengkap Nomor Telepon/HP E-mail

Cara Memperoleh : ❑ Melihat/membaca/mendengarkan/mencatat Informasi**) ❑ Mendapatkan

❑ Mendapatkan Cara Mendapatkan : ❑ Mengambil Salinan Informasi**) ❑ Dikirim melalui

❑ Lainnya Informasi Publik yang

diminta

FORM 1 B PERTANIAN

INFORMASI DAN DOKUMENTASI PELAKSANA

Telp.

Fax.

INFORMASI PUBLIK PUBLIK/KELOMPOK

salinan informasi hardcopy salinan informasi softcopy Langsung

email

No Nama Informasi Publik Alasan Penggunaan Informasi 1

2 3 4 5

(tempat) (tanggal/bulan/tahun Petugas Pelayanan Informasi Pemohon Informasi

( ) ( )

Nama dan Tanda Tangan Nama dan Tanda Tangan

*)Diisi oleh Petugas

**) Coret yang tidak periu

Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan

Informasi Publik

31

Form 2. Tanda Bukti Penenmaan Permintaan Informasi

FORM 2 KEMENTERIAN PERTANIAN

PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI PPID UTAMA / PPID PELAKSANA

Alamat : Telp.

Website : Fax.

TANDA BUKTI

PENERIMAAN PERMINTAAN INFORMASI PUBLIK No. Pendaftaran*) :

Kategori Pemohon Nama Lengkap Pemohon Nama Badan

Hukum/Kelompok Alamat Lengkap

Perorangan / Badan Hukum / Kelompok **)

Nomor Telepon/HP E-mail

Informasi yang Dibutuhkan 1.

2.

3.

4.

5.

*) Diisi oleh Petugas

**) Pilih salah satu yang sesuai

(tempat) , (tanggal/bulan/tahun) Penenma,

( )

32

^Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik

Form 3. Formulir Pembentahuan Tertulis

KEMENTERIAN PEJABAT PENGELOLA

PPID UTAMAI Alamat : Website :

FORMULIR PEMBERITAHUAN Nomor :

Berdasarkan Permohonan Informasi dengan nomor pendaftaran

Saudarafi:

Nama Alamat Nomor Telepon E-mail

Pembentahuan sebagai berikut:

A. Informasi dapat diberikan

FORM 3 PERTANIAN

INFORMASI DAN DOKUMENTASI PPID PELAKSANA

Telp.

Fax.

TERTULIS

pada (tanggal/bulan/tahun) bersama ini disampaikan kepada

No Hal-hal terkait Informasi

Publik Keterangan

1 Penguasaan Informasi ❑Tersedia di PPID

❑ Badan Publik lain, vaitu

2 Bentuk fisik yang tersedia ❑ Softcopy

❑ Hardcopy

3 Biaya yang dibutuhkan ❑ Penyalinan Rp x Jumlah Lembar=

Rp ❑ Penginman Rp

❑Lain-lain Rp Jumlah Rp 4 Metode Penyampaian

5 Waktu penyampaian ❑ hari

6 Penjelasan penghitaman/pengaburan informasi yang dimohon (tambahan kertas bila perlu) :

B. Informasi tidak dapat diberikan karena

❑ Informasi yang diminta belum dikuasai

❑ Infom,asi yang diminta belum didokumentasikan

(tempat) (tanggal/bulan/tahun:) Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

( )

Pedoman

1 ^{3 3}

Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik

Form 4. Formulir Perpanjangan Waktu

PEJABAT PPID Alamat Website FORMULIR PERPANJANGAN

Nomor:

Berdasarkan Permohonan dengan nomor pendaftaran Saudara/i: