n ~ J ,
Direktorat Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Pertanian
F
PEDOMAN
PENGELOLAAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
ft ,
Irektorat Jenderal
Pengolahan dan Pemasaran Hasil Pertanian KEMENTERIAN PERTANIAN
COO -1
\ L isPedoman Pengelolaan dan Pelayanan
Informasi Publik 1
KATA PEN GANTAR
Dengan diundangkannya Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) merupakan momentum penting mendorong keterbukaan informasi di Indonesia. Undang-undang dimaksud menjadi landasan hukum bagi setiap orang dalam memperoleh informasi publik. Oleh karena itu, setiap Badan Publik berkewajiban menyediakan dan melayani permohonan informasi publik secara tepat, cepat, biaya ringan/proporsional dan cara sederhana.
Dalam rangka pelaksanaan UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP), Direktorat Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Pertanian menerbitkan Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik Direktorat Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Pertanian (Ditjen PPHP) yang akan digunakan sebagai acuan/panduan bagi satuan kerja lingkup Ditjen PPHP dalam penyediaan bahan informasi publik dan dokumentasi secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah, cepat, tepat dan akurat. Selain hal tersebut, Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik Ditjen PPHP, juga sebagai acuan/panduan bagi PPID Pelaksana dan PPID Pembantu Pelaksana dalam menunjang pengelolaan dan pelayanan informasi publik dan dokumentasi yang akuntabie dan transparan.
Pit. Direktur Jenderal PPHP,
Banun Harpuu
11 Pengelolaan dan Pelayanan Pedoman Informasi Publik
DAFTAR IS!
hal
Kata Pengantar ii
Daftar Isi iii
Daftar Lampiran v
Daftar Bagan vi
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Tujuan 2
1.3 Ruang Lingkup 2
1.4 Pengertian 2
BAR II. STRUKTUR ORGANISASI PENGELOLAAN DAN INFORMASI PUBLIK
2.1 PPID Pelaksana/Pelaksana UPT 5
2.2 PPID Pembantu Pelaksana 6
2.3 Sekretariat PPID 7
BAR III PROSEDUR PENGELOLAAN INFORMASI PUBLIK
3.1 Pengumpulan Informasi Publik 9
3.2 Pengklasifikasian Informasi Publik 12 3.3 Pendokumentasian Informasi Publik 14
BAR IV PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
4.1 Permohonan Tertulis 20
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan 111
Informasi Publik
4.2 Permohonan Tidak Tertulis 21
4.3 Biaya Informasi Publik 22
BAB V KEWAJIBAN DAN HAK PENGGUNA INFORMASI PUBLIK
5.1 Kewajiban Pemohon Informasi 23
5.2 Hak Pemohon Informasi 23
5.3 Pengajuan Keberatan Pemohon 24
BAB VI MONITORING, EVALUASI DAN PELAPORAN PENGELOLAAN DAN PELAYANAN INFO RMASI PUBLIK
6.1 Monitoring 25
6.2 Evaluasi 27
6.3 Pelaporan 28
Pedoman
1`I Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik
DAFTAR LAMP IRAN
Form1A. Formulir Permohonan Informasi untuk Perseorangan
Form 1B. Formulir Permohonan Informasi untuk Badan Hukum/Badan Publik/Kelompok
Form 2. Formulir Bukti Penerimaan Permintaan Informasi Form 3. Formulir Pemberitahuan Tertulis
Form 4. Formulir Perpanjangan Waktu
Form 5. Formulir Keputusan Penolakan Informasi
Form 6. Formulir Keberatan Layanan Informasi Publik Kementeria Pertanian Form 7. Registrasi Keberatan Layanan Informasi Publik Kementerian Pertanian Form 8A. Monitoring SOP, PPID dan Sistem Informasi dan Dokumentasi Form 8B. Monitoring Anggaran Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik Form 8C. Monitoring Sarana dan Prasarana Pengelolaan dan Pelayanan Informasi
Publik
Form 8D. Monitoring Pelaksanaan Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik Form 8E. Monitoring SDM Pelaksanaan Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik Form 9. Monitoring Pelayanan Informasi Publik
Pedoman
I
Pengelolaan dan Pelayanan V
Informasi Public
DAFTAR BAGAN
Bagan 1. Struktur Organisasi Pengelolaan dan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi
Bagan 2. Pengumpulan Informasi Publik di Unit Direktorat Teknis
Bagan 3. Pengumpulan Informasi Publik di UPT BPMA
Bagan 4. Alur Pengelolaan Informasi Publik
Bagan 5. Alur Pengelolaan Informasi Publik di UPT BPMA
Bagan 6. Alur Pelayanan Informasi
Pedoman
Vi Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik
BAB I.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setelah disahkannya Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, tuntutan akan keterbukaan dalam memperoleh informasi di Indonesia semakin mendesak. Tujuan pengundangan UU 14/2008 adalah untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan bertanggungjawab (goodgovernance) melalui penerapan prinsip-prinsip akuntabilitas, transparasi dan supermasi hukum Berta melibatkan partisipasi masyarakat dalam setiap proses kebijakan publik.
Daaam proses keterlibatan masyarakat perlu diakomodasi dengan cam yang cepat dan mudah dalam mengakses informasi publik. Amanat UU 14/2008 diantaranya wajib menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan informasi publik yang berada di bawah kewenangannya, selain informasi yang dikecualikan (Pasal 17), yaitu strategi dan rahasia bisnis, informasi rahasia negara, informasi intelijen dan informasi yang bersifat pribadi. lebih lanjut setiap badan publik perlu melakukan pengelolaan informasi publik dan dokumentasi yang dapat menjamin penyediaan informasi yang mudah, cermat, cepat dan akurat dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi.
Direktorat Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Pertanian (Ditjen PPHP) sebagai badan publik memiliki kewajiban membangun dan
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan
Informasi Publik
1
mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola informasi publik secara balk dan efisien sehingga layanan informasi dapat diakses dengan mudah.
Untuk itu, sebagai upaya menciptakan dan menjamin kelancaran dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik , oleh petugas PPID Pelaksana dan PPID Pembantu Pelaksana di Ditjen PPHP maka disusun Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik Direktorat Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Pertanian.
1.2 Tujuan
Tujuan Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi adalah sebagai berikut :
a. Menjadi acuan bagi satuan kerja lingkup Ditjen PPHP dalam penyediaan layanan informasi publik dan dokumentasi secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah, cepat, tepat dan akurat.
b. Menjadi acuan bagi PPID Pelaksana dan PPID Pembantu Pelaksana dalam menunjang pengelolaan dan informasi publik yang akuntable dan transparan.
1.3 Ruang Lingkup
Ruang Lingkup pengelolaan dan informasi informasi publik di lingkungan Dirjen PPHP meliputi struktur organisasi pengelolaan dan pelayanan informasi publik, Prosedur pengelolaan informasi publik, pelayanan informasi publik, kewajiban dan hak pengguna informasi publik, dan monitoring evaluasi dan pelaporan pengelolaan dan pelayanan informasi publik.
1.4 Pengertian
Dalam Pedoman ini yang dimaksud dengan:
1. Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai
2 I
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publikkemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun non-elektronik.
2. Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya, serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.
3. Informasi Pertanian adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh Ditjen PPHP yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan Ditjen PPHP.
4. Dokumen adalah data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh Ditjen PPHP dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lainnya maupun terekam dalam bentuk apapun, yang dapat diiihat, dibaca atau didengar.
5. Dokumentasi adalah kegiatan penyimpanan data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh Ditjen PPHP.
6. Klasifikasi adalah pengelompokan informasi dan dokumentasi secara sistematis berdasarkan tugas pokok dan fungsi organisasi serta kategori informasi.
7. Pengelolaan Informasi Publik adalah proses penerimaan, penyusunan, penyimpanan, pemeliharaan, penggunaan, dan penyajian dokumen secara sistematis.
8. Pelayanan Informasi Publik adalah jasa yang diberikan oleh Ditjen PPHP kepada masyarakat pengguna informasi publik.
9. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi selanjutnya disingkat PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di Ditjen PPHP.
10. PPID Pelaksana adalah PPID yang bertugas di Unit eselon I yang diangkat berdasarkan SK Sekjen.
Pedoman
I 3
Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik
11. PPID Pelaksana UPT adalah PPIP yang bertugas di UPT BPMA yang diangkat berdasarkan SK Dirjen.
12. PPID Pembantu Pelaksana adalah Pejabat yang bertugas di Unit Eselon II lingkup Dirjen PPHP yang diangkat SK Dirjen.
13. Pemohon informasi publik adalah warga negara Indonesia atau badan hukum Indonesia yang mengajukan permintaan informasi publik.
14. Atasan langsung PPID Pelaksana Eselon I adalah Sekretaris Direktorat Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Pertanian.
15. Atasan langsung PPID Pelaksana UPT BPMA adalah Kepala Bagian yang bersangkutan.
16. Satuan kerja adalah Unit kerja struktural setingkat eselon II/III di Iingkup Dirjen PPHP
17. Monitoring disebut juga pemantauan adalah kegiatan mengamati perkembangan pelaksanaan rencana, mengidentifikasi serta mengantisipasi permasalahan yang timbul dan/atau akan timbul untuk dapat diambil tindakan sedini mungkin.
18. Evaluasi adalah suatu penilaian dalam kurun waktu tertentu yang mencoba untuk menilai relevansi secara sistematis dan objektif, efesiensi, efektifitas pelaksanaan, dan dampak/keberhasilan dan i program dan kegiatan yang sedang berjalan maupun yang telah selesai.
19. Pelaporan adalah bentuk penyampaian informasi mengenai hasil pelaksanaan program/kegiatan yang dituangkan kedalam formulir yang telah ditentukan secara berkala dan sesuai dengan petunjuk pengisiannya sebagai bentuk pertanggungjawaban dan merupakan bukti dari setiap komponen kegiatan yang menggunakan anggaran dan pemerintah.
4I
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi PublikBAB II
STRUKTUR ORGANISASI PENGELOLAAN DAN INFORMASI PUBLIK
Dalam rangka pengelolaan dan pelayanan informasi publik di lingkup Ditjen PPHP, ditetapkan struktur dan tata kerja organisasi pengelolaan informasi publik dan dokumentasi di lingkungan Ditjen PPHP sebagai berikut :
2.1 PPID Pelaksana atau Pelaksana UPT
2.1.1 Tugas PPID Pelaksana atau Pelaksana UPT adalah :
a. mengkoordinasikan penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, pengamanan informasi, dan pelayanan informasi publik secara cepat, tepat, dan sederhana lingkup Ditjen PPHP atau UPT BPMA;
b. menyiapkan bahan pengujian konsekuensi di lingkup Ditjen PPHP atau UPT BPMA;
c. menerbitkan daftar informasi publik lingkup Ditjen PPHP atau UPT BPMA;
d. menyiapkan saran/tanggapan atas permohonan, keberatan dan/atau sengketa pelayanan informasi publik;
Pedoman Pengelolaan dan pelayanan Informasi Publik
e. menyiapkan bahan klasifikasi informasi publik;
f. melakukan fasilitasi terhadap sengketa informasi publik; dan g• menyusun laporan secara berkala kepada Sekretaris Direktorat Jenderal
PPHP dengan tembusan kepada PPID Utama.
2.1.2 Kedudukan dan Penunjukan PPID Pelaksana atau Pelaksana UPT a. PPID Pelaksana berkedudukan di Sekretariat Direktorat Jenderal
PPHP
b. PPID Pelaksana UPT berkedudukan di UPT BPMA
c. Penunjukkan PPID Pelaksana ditetapkan melalui Keputusan Menteri Pertanian nomor 2678.1/Kpts/OT.160//5/201I
d. Penunjukan PPID Pelaksana UPT ditetapkan melalui Keputusan Direktur Jenderal PPHP nomor 360/Kpts/OT.160/G/9/2011
2.2 PPID Pembantu Pelaksana
2.2.1 Tugas PPID Pembantu Pelaksana adalah
a. menyiapkan bahan penyediaan pelayanan informasi publik secara cepat, tepat, dan sederhana lingkup unit kerja Eselon II di lingkungan Ditjen PPHP;
b. menyimpan dan mendokumentasikan, mengamankan bahan informasi secara tepat di lingkup unit kerja Eselon II di lingkungan Ditjen PPHP;
c. menyiapkan bahan saran/tanggapan atas permohonan, keberatan dan/atau sengketa pelayanan informasi publik;
d. menyiapkan bahan klasifikasi informasi;
e. menyusun laporan secara berkala kepada PPID Pelaksana.
6 I
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan IMormasi Publik2.2.2 Kedudukan dan Penunjukan PPID Pembantu Pelaksana
a. PPID Pembantu Pelaksana berkedudukan di Unit Eselon II lingkup Ditjen PPHP.
e. Penunjukkan PPID Pembantu Pelaksana ditetapkan melalui Keputusan Direktur Jenderal PPHP nomor 360/Kpts/OT.160/G/9/2011
2.3 Sekretariat PPID
2.3.1 Tugas Sekretariat PPID adalah : a. Melakukan kegiatan kesekretariatan b. Menyiapkan rapat koordinasi
-c. Menyiapkan rekapitulasi inventarisasi informasi d. Melakukan pelayanan informasi
e. Menyiapkan laporan pelaksanaan pengelola dan pelayanan informasi dan dokumentasi
2.3.2 Kedudukan dan Penunjukan Sekretariat PPID
a. Sekretariat PPID berkedudukan di Sekretariat Direktorat Jenderal PPHP
b. Penunjukkan Sekretariat PPID ditetapkan melalui Keputusan Direktur Jenderal PPHP nomor 32/Kpts/OT.160/G/2/2012
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik
Bagan 1.
Struktur Organisasi Pengelolaan dan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi
PPID Pelaksana
SEKRETARIAT'
i
i
Pelayanan Pengelolaan
I I
PPID PPID PPID PPID PPID PPID
PPID Pelaksana Pembantu Pembantu Pembantu Pembantu Pembantu Pembantu UPT BPMA Pelaksana Pelaksana Pelaksana Pelaksana Pelaksana Pelaksana (Dit. PU) (Dit.MUTU) (Dit. PHP) (Dit. (Dit. PI) (Sekretariat
Pasdom) Ditjen)
8
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi PublikBAB III
PROSEDUR PENGELOLAAN INFORMASI PUBLIK
3.1 Pengumpulan Informasi Publik
Pengumpulan informasi publik merupakan aktivitas penghimpunan data informasi/dokumen kegiatan yang telah, sedang dan yang akan dilaksanakan oleh setiap sub direktorat/bagian. Data informasi/dokumen kegiatan tersebut dikumpulkan oleh PPID Pembantu Pelaksana dibantu oleh satuan kerja terkait.
Sub Direktorat/Bagian berperan penting dalam penyediaan dan pengumpulan informasi publik. Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh setiap Sub Direktorat/Bagian di lingkungan Ditjen PPHP adalah sebagai berikut :
1) Pengumpulan informasi merupakan aktifitas penghimpunan kegiatan yang telah, sedang dan yang akan dibksanakan oleh setiap Sub Direktorat/Bagian.
2) Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing Sub Direktorat/Bagian.
3) Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dan i pejabat atau arsip, baik arsip statis maupun dinamis
4) Pejabat sebagaimana dimaksud dalam butir 3 merupakan Kasubdit/Kabbag yang bertanggungjawab pada pelaksanaan tupoksi di satuan kerjanya.
Pedoman ^ Pengelolaan dan Pelayanan y
Informasi Publik
Sedangkan arsip static dan dinamis merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tupoksi Sub Direktorat/Bagian
5) Pengumpulan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagai berikut :
a) Mengenali tugas dan fungsi satuan kerja.
b) Mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh satuan kerja.
c) Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan.
d) Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumen.
Berikut bagan/alur dan mekanisme pengumpulan informasi publik pada proses pengumpulan informasi publik di setiap sub direktorat/bagian di lingkungan Ditjen PPHP :
Bagan 2.
Pengumpulan Informasi Publik di Unit Direktorat Teknis
Sekretariat PPID"
PPID Pembantu Pelaksana (Direktorat)
Sub Direktorat Bagian Sub Direktorat
PPID Pembantu Pelaksana (Sekretariat)
Bagian
10
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Infonnasi PublikBagan 3.
Pengumpulan Informasi Publik di Unit UPT BPMA
PPID Pelaksana UPT
r
Sub Bagian Sub Bagian
Pengumpulan Informasi publik sebagaimana digambarkan dalam bagan 2 dan bagan 3, dilakukan sebagai berikut :
1) Setiap informasi publik dan Sub direktorat/bagian di lingkungan Ditjen PPHP merupakan tanggung jawab PPID Pembantu Pelaksana. Dan setiap informasi publik dan i Sub Bagian di lingkup UPT BPMA merupakan tanggung jawab PPID Pelaksana UPT.
2) Setiap PPID Pembantu Pelaksana/PPID Pelaksana UPT wajib melaksanakan pengumpulan, pendokumentasian dan pengklasifikasian informasi publik pelaksanaan kegiatan tupoksinya baik yang sudah, sedang maupun yang akan dilaksanakan.
3) Setiap Kepala Sub Direktorat/Kepala Bagian/Sub Bagian harus memberikan akses seluas-luasnya kepada PPID Pembantu Pelaksana/PPID Pelaksana UPT untuk memperoleh data dan informasi publik dalam pengelolaan dan pelayanan Informasi publik
4) PPID Pembantu Pelaksana/Pelaksana UPT berkoordinasi dengan Sekretariat PPID dan PPID Pelaksana dalam pengelolaaan dan pelayanan Informasi publik
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan
Informasi Publik
11
3.2 Pengklasifikasian Informasi Publik
Dalam proses pengklasifikasian, informasi di bagi menjadi dua kelompok yaitu informasi yang bersifat terbuka dan informasi yang dikecualikan.
3.2.1 Informasi publik yang bersifat terbuka, dikelompokkan menjadi 3 (tiga), yaitu:
1) Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala (sekali dalam enam bulan), meliputi informasi berkaitan dengan:
a. Direktorat Jenderal PPHP seperti profit, sejarah singkat, struktur organisasi, program kerja, produk peraturan perundang undangan;
b. Laporan pelaksanaan kegiatan bulanan, triwulan, tahunan, dan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP);
c. Laporan keuangan paling kurang terdiri atas realisasi anggaran, neraca, laporan arus kas dan catatan atas laporan keuangan yang disusun sesuai dengan akuntabilitas yang berlaku, serta daftar aset dan investasi lingkup Ditjen PPHP.
2) Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta, meliputi informasi:
a. bencana slam (kekeringan, kebanjiran);
b. bencana non alam seperti pencemaran lingkungan yang terkait dengan sektor pertanian;
c. jenis, cara penyebaran dan daerah mewabah yang menjadi sumber hama/penyakit tumbuhan, hewan yang berpotensi menular.
3) Informasi yang wajib disediakan setiap saat, meliputi:
a. daftar informasi publik yang berada di bawah penguasaan Ditjen PPHP
b. produk peraturan perundang-undangan yang telah diundangkan;
12
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publikc. prosedur kerja Ditjen PPHP;
d. rencana kerja Ditjen PPHP;
e. rencana tahunan Ditjen PPHP.
3.2.2 Informasi publik yang bersifat tertutup, dikelompokkan menjadi 3 (tiga), yaitu .
1) Informasi publik yang diatur dalam Pasal 17 Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, meliputi informasi apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon informasi publik dapat:
a. menghambat proses penegakan hukum;
b. mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dan persaingan usaha tidak sehat;
c. membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
d. mengungkapkan kekayaan alam Indonesia;
e. merugikan ketahanan ekonomi nasional;
f. merugikan kepentingan luar negeri;
g. mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang;
h. mengungkap rahasia pribadi;
i. mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya dirahasiakan.
2) Informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan Undang-Undang, meliputi :
a. data dan informasi yang masih dalam proses pengolahan dan penyelesaian;
b. hasil penelitian yang belum dipublikasikan;
Pedoman
13
Pengelolaan dan Pelayanan Infonnasi Publik
c. informasi yang bersifat pnbadi Pegawai Negeri Sipil Kementenan Pertanian.
3) Informasi yang menurut sifatnya harus dikecualikan sesuai dengan kepatutan dan kepentingan umum didasarkan pada pengujian konsekuensi.
3.3 Pendokumentasian Informasi Publik
Pendokumentasian informasi adalah kegiatan penyimpanan data dan informasi, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh satuan kerja di lingkungan Ditjen PPHP guna membantu PPID dalam melayani permintaan informasi. Jenis dokumentasi dapat berupa dokumen digital dan non digital.
Pendokumentasian dilakukan oleh satuan kerja dibantu PPID Pembantu Pelaksana masing-masing Direktorat.
Tahapan dalam pendokumentasian informasi meliputi : a. Deskripsi informasi
Setiap satuan kerja membuat ringkasan untuk masing-masing jenis informasi yang memuat judul dan isi/substansi utama informasi tersebut.
b. Memverifikasi informasi
Setiap informasi diverifikasi sesuai dengan jenis kegiatan.
c. Otentifikasi Informasi
Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap satuan kerja
d. Pemberian Kode Informasi
Dilakukan untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan melalui metode pengkodean. Pengkodeaan informasi terdiri dani 1) Kode Bentuk Informasi
PDM : Pedoman / Panduan
14
Peaoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi PublikPP : Peraturan Perundang-undangan (Regulasi) JKS : Juknis / Pedoman Teknis /Prosedur JKL : Juklak
KBJ : Kebijakan (Restra, Roadmap)
ANG : Dokumen Anggaran POK / Renstra / RKAKL / DIPA LFT : Leaflet / Flyer
BSR : Brosur BKT : Bookklet KU : Katalog MOU : MoU LAP : Laporan
BLT : Buletin/Warta/Jurnal (Contoh : BSR-Warta, atau BSR Jurnal)
TEK : Seri Teknologi
DBS : Database (Peluang Usaha, Profil) ALS : Analisis / Kajian
CDM : Data Multimedia OTh : Outlook
UJI : Hasil Uji
REK : Rekomendasi (Termasuk Registrasi)
2) Kode Direktorat/Bagian dan Subdit/Subbag
• PHP : Direktorat Pengolahan dan Pemasaran Hasil Pertanian PHP. 1 : Subbag Tata Usaha
PHP. 2: Subdit Pengolahan Hasil Tanaman Pangan
Pedoman
15
Pengelolaan dan Pelayanan Infotmasi Publik
PHP. 3: Subdit Pengolahan Hasil Hortikultura PHP. 4: Subdit Pengolahan Hasil Perkebunan PHP. 5: Subdit Pengolahan Hasil Peternakan
• PUI : Direktorat Pengembangan Usaha dan Investasi PUT. 1 : Subbag Tata Usaha
PUT. 2 : Subdit Kemitraan dan Kewirausahaan PUT. 3 : Subdit Investasi
PUI.4 : Subdit Promosi Dalam Negeri PUT. 5 : Subdit Promosi Luar Negeri
• PD : Direktorat Pemasaran Domestik PD. 1 : Subbag Tata Usaha
PD. 2 : Subdit Informasi Pasar
PD. 3 : Subdit Pemantauan Pasar dan Stabilisasi Harga PD. 4 : Subdit Sarana dan Kelembagaan Pasar
PD. 5 : Subdit Jaringan Pemasaran
• PI : Direktorat Pemasaran Internasional PI.1 : Subbag Tata Usaha
PI.2 : Subdit Analisis dan Pengembangan Ekspor PI. 3 : Subdit Pemasaran Bilateral
PI.4 : Subdit Pemasaran Regional dan Multiulateral PI. 5 : Subdit Kerjasama Komoditi
• MS : Direktorat Mutu dan Standardisasi
16
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi PublikMS. 1 : Subbag tata Usaha MS. 2 : Subdit Standardisasi
MS. 3 : Subdit Penerapan dan Pengawasan Jaminan Mutu MS. 4 : Subdit Akreditasi dan Kelembagaan
MS. 5 Subdit Kerjasama dan Harmonisasi
• BPM : Bab i Pengujian Mutu Alsintan BPM.1 : Subbag Tata usaha
BPM.2 : Subbag Pelayanan Teknis
SKT.1 : Bagian Umum SKT.2 : Bagian Perencanaan
SKT.3 : Bagian Evaluasi dan Pelaporan SKT.4 Bagian Keuangan dan Perlengkapan SKT.5 Sekretariat LM3
EKS : Untuk Data Kategori diluar/non Ditjen PPHP EKS.1 : Non PPHP Lingkup Kementan
EKS.2 : Non PPHP diluar lingkup Kementan
4) Tahun Terbit
Sebagai identitas tahun penerbitan informasi publik
5) Nomor Urut
Menerangkan nomor urutan informasi publik yang terkumpul.
Pedoman
1 17
Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik
Contoh Format penulisan kode informasi:
Pdm / PD.2 / 2011 / 015
Bentuk Informasi
No. Unit
Tahun Terbit
Dit. Pemasaran Domestik, Subdit Informasi Pasar
e. Penataan dan penyimpanan informasi
Dilakukan agar penataan dan penyimpanan informasi lebih sistematis untuk perrmudahan pencarian informasi.
Tahapan deskripsi, verifikasi dan otentifikasi informasi, pemberian kode, penataan dan penyimpanan informasi dilakukan oleh PPID Pembantu Pelaksana dibantu satuan kerja.
18
Peaoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi PublikBagan 4.
Alur Pengelolaan Informasi Publik
Aktifitas Seksi/
Subbag
Subdit/
Bagian
Pembantu Pelaksana
Sekretariat PPID Pengumpulan
Informasi Publik
Pengklasifikasian Informasi Publik
,~
Pendokumentasian Informasi Publik:
- Pengkodean
l
I ~I
- Penyimpanan
Bagan 5.
Alur Pengelolaan Informasi Publik Lingkup UPT BPMA Aktifitas Seksi/
Subbag
PPID Pelaksana UPT
Sekretariat PPID Pengumpulan
Informasi Publik
cJ 'I I
Pengklasifikasian Informasi Publik Pendokumentasian Informasi Publik:
- Pengkodean - Penyimpanan
II .
Pedoman ^ Pengelolaan dan Pelayanan y
Informasi Publik
BAB N
PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Pelayanan informasi dilakukan melalui satu pintu yang dilaksanakan oleh Sekretariat PPID. Pelayanan informasi dilakukan di service desk/meja pelayanan yang bertempat di Ruang Unit Layanan Informasi (ULI), Gedung D Lantai 2, Kantor Pusat Kementerian Pertanian.
Setiap pemohon informasi publik dapat mengajukan permohonan untuk memperoleh informasi pertanian secara tertulis atau tidak tertulis. PPID Pelaksana dibantu oleh sekretariat PPID wajib melaksanakan pembukuan permohonan dan pelayanan informasi publik.
4.1. Permohonan Tertulis
(1) Permohonan secara tertulis dapat diajukan dengan menggunakan form 1A untuk perorangan atau form 1B untuk badan hukum/badan publik/kelompok, yang dapat diperoleh pada service desk/meja pelayanan atau di website Ditjen PPHP, dengan wajib melampirkan :
a. Akta pendirian dan perubahannya (badan hukum);
b. Kartu Tanda Penduduk (KTP/Perorangan);
c. Surat Kuasa atau Surat Tugas (wakil Badan Publik/Badan Hukum /Kelompok);
20 I
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Infommasi Publik(2) Waktu pemeriksaan berkas paling lama 10 (sepuluh) hari kerja, PPID Pelaksana wajib menanggapi permohonan mformasi.
(3) Permohonan yang telah lengkap dan benar, kepada pengguna diberikan tanda terima dengan menggunakan form 2.
(4) Permohonan yang BELUM lengkap dan benar, kepada pemohon diberitahukan penundaan yang disertai penjelasan penundaan. Dalam jangka waktu 3 (tiga) hari sejak menerima pemberitahuan penundaan, pemohon harus melengkapi kekurangan dokumen. Apabila dalam jangka waktu tersebut pemohon belum dapat melengkapi kekurangan dokumen
maka permohonan dianggap ditarik kembali.
(5) Tanggapan permohonan informasi yang diterima disampaikan oleh PPID Pelaksana atas permohonan yang telah lengkap menggunakan form 3.
(6) Apabila Dalam waktu 10 hari kerja PPID belum mampu memenuhi permohonan, dapat memberitahukan kepada pemohon untuk perpanjangan waktu paling lama 7 (tujuh) hari kerja dengan menggunakan form 4.
(7) Penolakan atas pernohonan dapat dilakukan apabila informasi yang dimohonkan tidak tersedia atau masuk dalam klasifikasi informasi yang dikecualikan, dengan menggunakan form 5.
4.2 Permohonan tidak tertulis
(1) Dalam hal permohonan diajukan secara tidak tertulis, petugas PPID wajib mencatat permintaan informasi publik
(2) Permohonan tidak tertulis baru dapat dilayani apabila telah mengisi form 1A/1B serta melampirkan dokumen seperti pada point 4.1 ayat (1).
Pedoman
121
Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik
4.3 Biaya Informasi Publik
Pelayanan informasi publik di lingkungan Ditjen PPHP yang mengakibatkan pengeluaran biaya dibebankan kepada pemohon.
Bagan 6.
ALUR PELAYANAN INFORMASI
Tidak dilengkapi
1
Pemohon Informasi
Tertulis/Tidak Tertulis Isi
Form 1 A (Perseorangan) Form 1 B (Badan Publik/
Kelompok/Badan Hukum/
Kelompok)
Melampirkan : r
• Akta Pendirian (Badan Hukum)
• KTP Perseorangan
• Surat Kuasa/Surat Tugas (Wakil Badan Publik/Badan Hukum Kelompok)
PPID Pelaksana - *.
Ditunda
1
Pemeriksaan Dokumen~ .*_
1
Pemberian Tanda Bukti
1
Dokumen dilengkapi
Penolakan disertai Alasan
Form 5
~F—
Form 2
Pemberiatahuan Permintaan Informasi
Form 3 Form 4
Pemberian Informasi 4 yang Diminta
Perlu Perpanjang
Waktu
Catatan :
• Form 1 A dan 1 B diisi oleh Pemohon
• Form 2, 3, 4, dan 5 diisi oleh PPID
Form6
Penyampaian Keberatan dr. Pemohon
J
22
Pengelolaan dan Pelayanan Pedoman Informasi PublikBAB V
KEWAJIBAN DAN HAK PENGGUNA INFO RMASI PUBLIK
5.1 Kewajiban Pemohon Informasi
Pemohon informasi publik berkewajiban untuk:
a. Menggunakan informasi publik sesuai dengan alasan pada saat permohonan informasi dan peruntukkannya, dan;
b. Mencantumkan cumber informasi publik, baik yang digunakan untuk kepentingan sendiri maupun untuk keperluan publikasi.
5.2 Hak Pemohon Informasi
Pemohon informasi publik mempunyai hak
a. memperoleh informasi sesuai dengan ketentuan perundang-undangan;
b. mendapat klarifikasi/penjelasan; apabila terjadi perbedaan data dan informasi yang diberikan oleh PPID Pelaksana
c. mengajukan keberatan; dapat dilakukan dalam hal pelayanan informasi publik oleh PPID Pelaksana tidak sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan
Pedoman
23
Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik
Menteri Pertanian nomor 32 tentang Pengelolaan dan Pendokumentasian Informasi Publik.
5.3 Pengajuan Keberatan Pemohon
Pengajuan keberatan sebagaimana dimaksud dalam point 5.2 huruf c, disampaikan kepada Atasan PPID Pelaksana secara tertulis dengan form 6.
Atasan PPID Pelaksana harus memberikan tanggapan atas keberatan pemohon paling lama dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari kerja sejak menerima permohonan keberatan.
Apabila pemohon keberatan belum dapat menerima tanggapan sebagaimana dimaksud pada 2.4 dapat mengajukan permohonan penyelesaian sengketa kepada Komisi Informasi paling lambat dalam jangka waktu 14 (empat belas) hari kerja sejak diterimanya keputusan Atasan PPID Pelaksana.
Keberatan atas pelayanan informasi publik sebagaimana dimaksud di atas dicatat oleh PPID Pelaksana dengan form 7 seperti tercantum pada Lampiran
24
Pedoman Pengelotaan dan Pelayanan Infomiasi PublikBAB VI
MONITORING, EVALUASI DAN PELAPORAN PENGELOLAAN DAN PELAYANAN
INFORMASI PUBLIK
6.1 Monitoring
6.1.1 Tujuan monitoring
Tujuan kegiatan monitoring secara umum adalah
a. memantau proses dan kemajuan kinerja kegiatan yang dicapai;
b. melaksanakan penilaian dan perbaikan agar pelaksanaan kegiatan berjalan efisien sesuai dengan tujuan yang ditetapkan;
c. mengantisipasi secara dini terhadap permasalahan dan kendala yang dihadapi sehingga dapat segera dicari solusinya, dan;
d. mendapatkan masukan informasi bagi perumusan perencanaan berikutnya.
6.1.2 Mekanisme Pelaksanaan Monitoring
Mekanisme pelaksanaan monitoring dapat dilakukan dengan rapat koordinasi
Pedoman
1
Pengelolaan dan Pelayanan
25
Informasi Publik
dan pemaparan laporan yang dilaksanakan minimal sekali dalam satu semester atau dua (2) kali dalam setahun.
PPID Pelaksana memonitor PPID Pelaksana UPT BPMA dan PPID Pembantu Pelaksana di lingkup Ditjen PPHP.
6.1.3 Monitoring Pengelolaan Informasi
Monitoring yang perlu dilakukan dalam pengelolaan informasi pada Ditjen PPHP mencakup hal sebagai berikut :
a. Penetapan peraturan mengenai SOP layanan informasi publik b. Penunjukan dan pengangkatan PPID
c. Pengembangan sistem informasi dan dokumentasi (point a, b, c menggunakan Form 8A)
d. Anggaran pengelolaan dan pelayanan informasi publik
e. Penyediaan sarana dan prasarana pengelolaan dan pelayanan informasi publik
f. Pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan informasi publik g Dukungan SDM pelaksana pengelolaan dan pelayanan informasi
publik
h. Identifikasi masalah yang timbul dan saran tindak lanjut dalam pelaksanaan pengelolaan informasi publik.
6.1.4 Monitoring Pelayanan Informasi Publik
Monitoring yang perlu dilakukan dalam pelayanan informasi publik pada Ditjen PPHP menggunakan Form 9 yang memuat hal sebagai berikut .
a. Jumlah pemohon informasi
b. Jumlah informasi publik yang diminta pemohon c. Jumlah informasi publik yang diberikan
26
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publikd. Jumlah informasi publik yang ditolak e. Alasan umum penolakan mformasi publik f. Durasi pemenuhan permintaan informasi publik g•
6.2 Evaluasi
Identifikasi masalah yang timbul dan saran tindak lan jut dalam pelaksanaan pelayanan informasi publik
6.2.1 Tujuan kegiatan evaluasi secara umum adalah
a. Mengetahui pencapaian keberhasilan / kegagalan kinerja program dan kegiatan;
b. Mengetahui potensi pengembangan program dan kegiatan; .
c. Mengetahui permasalahn yang dihadapi dan solusi yang dilakukan serta rekomendasi perbaikan di masa mendatang.
6.2.2 Mekanisme Pelaksanaan Evaluasi
Evaluasi dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain: rapat koordinasi, penyusunan laporan serta melakukan pengkajian terhadap laporan hasil pelaksanaan.
PPID Pelaksana mengevaluasi PPID Pelaksana UPT BPMA dan PPID Pembantu Pelaksana di lingkup Ditjen PPHP. Evaluasi dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam setahun, berfokus pada capaian kinerja outcome dan output pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan informasi publik di lingkup Ditjen PPHP.
6.2.3 Evaluasi Pengelolaan Informasi
Evaluasi yang perlu dilakukan dalam pengelolaan informasi pada Ditjen PPHP mencakup hal sebagai berikut :
Pedowan i Pengelolaan dan pelayanan Informasi Publik
I 27
a. Pelaksanaan SOP layanan mformasi publik
b. Peran aktif PPID dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab serta wewenangnya
c. Kinerja sistem informasi dan dokumentasi
d. Output dan outcome dan penganggaran pembiayaan pengelolaan informasi dan layanan mformasi publik
e. Peran sarana dan prasarana layanan informasi publik yang tersedia f. Hambatan atau pendorong pelaksanaan pengelolaan informasi
6.2.4 Evaluasi Pelayanan Informasi Publik
Evaluasi Pelayanan Informasi Publik menjadi salah satu indikator utama keberhasilan pelayanan publik di lingkup Ditjen PPHP. Hasil evaluasi Pelayanan Informasi Publik akan memperlihatkan nilai layanan informasi publik yang menggambarkan kecepatan waktu yang diperoleh bagi masyarakat (pemohon informasi) untuk mendapatkan informasi publik yang diminta. Semakin singkat waktu yang diperoleh menggambarkan semakin baiknya pelayanan publik.
Penilaian layanan informasi publik menggunakan skala likers dengan kriteria hasil penilaian adalah : (1) sangat buruk, (2) buruk, (3) cukup, (4) baik, dan (5) sangat baik.
6.3 Pelaporan
PPID Pembantu Pelaksana dan PPID Pelaksana UPT membuat laporan berkala kepada PPID Pelaksana per dua bulan disampaikan dalam rapat koordinasi PPID yang disajikan dalam bentuk laporan monitoring dan evaluasi pengelolaan dan pelayanan informasi publik serta memuat Daftar informasi publik terbaru.
PPID Pelaksana wajib membuat laporan tahunan pengelolaan dan pelayanan
20
I
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publikinformasi publik, yang memuat:
a) Gambaran umum kebijakan pengelolaan dan pelayanan informasi b) Gambaran umum pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan informasi, antara
lain sarana prasarana, kondisi SDM, anggaran dan laporan penggunaannya dalam rangka pengelolaan informasi dan pelayanan informasi publik.
c) Rincian materi laporan pengelolaan informasi dan pelayanan informasi publik, meliputi :
i) Jumlah permintaan informasi
ii) Waktu rata-rata yang diperlukan dalam memenuhi setiap permintaan informasi
iii) Jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi publik iv) Alasan penolakan informasi publik
d) Kekurangan dan hambatan yang dialami dalam menjalankan pengelolaan informasi dan pelayanan informasi publik
e) Saran yang diusulkan dan rekomendasi yang dihasilkan
Laporan tahunan tersebut diserahkan kepada PPID Utama paling lambat 2 (dua) bulan setelah tahun pelaksanaan anggaran berakhir.
Pedoman
129
Pengelolaan dan Pelayanan Infonnasi Publik
Form 1A. Formulir Permohonan Informasi
KEMENTERIAN PEJABAT PENGELOLA
PPID UTAMA / PPID Alamat :
Website :
FORMULIR PERMOHONAN PERORANGAN No. Pendaftaran*):
Nama Lengkap Pekerjaan Alamat Lengkap Nomor Telepon/HP E-mail
Cara Memperoleh : ❑ Melihat/membaca/mendengarkan/mencatat Informasi**) ❑ Mendapatkan
❑ Mendapatkan Cara Mendapatkan ❑ Mengambil Salinan Informasi**) ❑ Dikirim
❑ Lainnya Informasi Publik yang
diminta
FORM 1A PERTANIAN
INFORMASI DAN DOKUMENTASI PELAKSANA
Telp.
Fax.
INFORMASI PUBLIK
salinan informasi hardcopy salinan informasi softcopy Langsung
melalui email
No Nama Informasi Publik Alasan Penqqunaan Informasi 1
2 3 4 5
(tempat) (tanggal/bulan/tahun) Petugas Pelayanan Informasi Pemohon Informasi
( ) ( )
Nama dan Tanda Tangan Nama dan Tanda Tangan
*)Diisi oleh Petugas
**) Coret yang tidak periu
30
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi PublikForm IA. Formulir Permohonan Informasi
KEMENTERIAN
\~ — PEJABAT PENGELOLA PPID UTAMA / PPID
Alamat : Website :
FORMULIR PERMOHONAN BADAN HOKUM/BADAN
No. Pendaftaran*):
Nama Lengkap Pekerjjaan Nama Badan
Hukum / Badan Publik/
Kelompok Alamat Lengkap Nomor Telepon/HP E-mail
Cara Memperoleh : ❑ Melihat/membaca/mendengarkan/mencatat Informasi**) ❑ Mendapatkan
❑ Mendapatkan Cara Mendapatkan : ❑ Mengambil Salinan Informasi**) ❑ Dikirim melalui
❑ Lainnya Informasi Publik yang
diminta
FORM 1 B PERTANIAN
INFORMASI DAN DOKUMENTASI PELAKSANA
Telp.
Fax.
INFORMASI PUBLIK PUBLIK/KELOMPOK
salinan informasi hardcopy salinan informasi softcopy Langsung
No Nama Informasi Publik Alasan Penggunaan Informasi 1
2 3 4 5
(tempat) (tanggal/bulan/tahun Petugas Pelayanan Informasi Pemohon Informasi
( ) ( )
Nama dan Tanda Tangan Nama dan Tanda Tangan
*)Diisi oleh Petugas
**) Coret yang tidak periu
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan
Informasi Publik
31
Form 2. Tanda Bukti Penenmaan Permintaan Informasi
FORM 2 KEMENTERIAN PERTANIAN
PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI PPID UTAMA / PPID PELAKSANA
Alamat : Telp.
Website : Fax.
TANDA BUKTI
PENERIMAAN PERMINTAAN INFORMASI PUBLIK No. Pendaftaran*) :
Kategori Pemohon Nama Lengkap Pemohon Nama Badan
Hukum/Kelompok Alamat Lengkap
Perorangan / Badan Hukum / Kelompok **)
Nomor Telepon/HP E-mail
Informasi yang Dibutuhkan 1.
2.
3.
4.
5.
*) Diisi oleh Petugas
**) Pilih salah satu yang sesuai
(tempat) , (tanggal/bulan/tahun) Penenma,
( )
32
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi PublikForm 3. Formulir Pembentahuan Tertulis
KEMENTERIAN PEJABAT PENGELOLA
PPID UTAMAI Alamat : Website :
FORMULIR PEMBERITAHUAN Nomor :
Berdasarkan Permohonan Informasi dengan nomor pendaftaran
Saudarafi:
Nama Alamat Nomor Telepon E-mail
Pembentahuan sebagai berikut:
A. Informasi dapat diberikan
FORM 3 PERTANIAN
INFORMASI DAN DOKUMENTASI PPID PELAKSANA
Telp.
Fax.
TERTULIS
pada (tanggal/bulan/tahun) bersama ini disampaikan kepada
No Hal-hal terkait Informasi
Publik Keterangan
1 Penguasaan Informasi ❑Tersedia di PPID
❑ Badan Publik lain, vaitu
2 Bentuk fisik yang tersedia ❑ Softcopy
❑ Hardcopy
3 Biaya yang dibutuhkan ❑ Penyalinan Rp x Jumlah Lembar=
Rp ❑ Penginman Rp
❑Lain-lain Rp Jumlah Rp 4 Metode Penyampaian
5 Waktu penyampaian ❑ hari
6 Penjelasan penghitaman/pengaburan informasi yang dimohon (tambahan kertas bila perlu) :
B. Informasi tidak dapat diberikan karena
❑ Informasi yang diminta belum dikuasai
❑ Infom,asi yang diminta belum didokumentasikan
(tempat) (tanggal/bulan/tahun:) Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)
( )
Pedoman
1 3 3
Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik
Form 4. Formulir Perpanjangan Waktu
PEJABAT PPID Alamat Website FORMULIR PERPANJANGAN
Nomor:
Berdasarkan Permohonan dengan nomor pendaftaran Saudara/i:
I
FORM 4KEMENTERIAN PERTANIAN
PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI UTAMA / PPID PELAKSANA
: Telp.
: Fax.
WAKTU PENYAMPAIAN INFORMASI PUBLIK
Informasi pada (tanggal/bulan/tahun) , bersama ini disampaikan kepada Nama Lenqkap
Alamat Lengkap Nomor Telepon E-mail
Informasi Yang Dimohonkan
1.
2.
3.
4.
5.
Dengan ini disampaikan bahwa waktu penyampaian informasi sebagaimana yang dimohonkan diperpanjang waktu penyampaiannya hingga
(tgl/bulan/tahun) dengan alasan sebagai berikut:
a.
b.
C.
(tempat ), (Tanggal/BulanfTa hun) Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
(PPID)
( )
Nama dan Tanda Tangan
34
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi PublikForm 4. Formulir Perpanjangan Waktu
FORM 5 KEMENTERIAN PERTANIAN
PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI PPID UTAMA / PPID PELAKSANA
Alamat : Telp.
Website : Fax.
SURAT KEPUTUSAN PPID TENTANG PENOLAKAN PERMOHONAN No•
Nama Lengkap Alamat Lengkap Pekerjaan Nomor Telepon E-mail
Rincian Informasi : 1.
Yang Dibutuhkan
2.
3.
4.
5.
PPID memutuskan bahwa informasi yang dimohonkan adalah INFORMASI DIKECUALIKAN
Pengecualian Informasi berdasarkan pada alasan:
❑ Pasa117 UU KIP
❑ Pasal Undang-Undang
❑ Uji Konsekuensi Kementenan Pertanian No.
Bahwa berdasarkan pasal-pasal di atas, membuka informasi tersebut dapat menimbulkan konsekuensi sebagai berikut :
Dengan demikian dinyatakan bahwa:
I
PERMOHONAN INFORMASI DITOLAK(tempat) (tanggal/bulan/tahun Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)
( )
Pa an
135
Pengelolaan dan Pelayananan Informasi Publik
Form 6. Formulir Keberatan Layanan Publik Kementerian Pertanian
FORM 6 KEMENTERIAN PERTANIAN
PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI PPID UTAMA / PPID PELAKSANA
Alamat: Teip.
Website : Fax.
PERNYATAAN KEBERATAN ATAS PERMOHONAN INFORMASI A. INFORMASI PENGAJU KEBERATAN
Nomor registrasi keberatan Nomor pendaftaran Pemohon Informasi
Tujuan penggunaan informasi Identitas Pemohon
Nama Alamat Pekerjaan NPWP Nomor telp.
Identitas Kuasa Pemohon Nama
Alamat
B. ALASAN PENGAJUAN KEBERATAN
C. HARI/TANGGALTANGGAPAN ATAS KEBERATAN AKAN DIBERIKAN- (tgl/bulan/thn)
Demikian keberatan ini saya sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
(tempat) (tanggal/bulan/tahun)
Mengetahui.
Petugas Informasi Pengaju keberatan
) ( )
Nama dan Tanda Tangan Nama dan Tanda Tangan
36I
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Infonmasi PublikForm 7. Registrasi Keberatan Layanan Informasi Publik Kementerian Pertanian FORM 7
No Tgl
Nama/
Alamat/
Pekerjaan/
Tel No p
E-mail Rincian Informasi Yg
Dibutuhkan
Tujuan Penggunaan
Informasi
Alasan Pengajuan Keberatan (pasal 35 ayat (1)
UU KIP)
Keputus Atasan an
PPID
Hari dan Tanggal Pemberian Tanggapan
atas keberatan
Nama dan Posisi Atasan
PPID
Tanggapan anggap n Informasi a b c d e f g
FORM 8A
Form 8A. Monitoring SOP, PPID dan Sistem Informasi dan Dokumentasi
No. Materi P ran gkat Dimilikl
Penetapan Yang No.rranggal Menetapkan
Lanjut Hambatan Rencana Tindak
1. SOP
2. PPID
3. Sistem Infomiasi dan Dokumentasi
38 I
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi PublikFORM 8B Form 8B. Monitoring Anggaran Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik
No.
Anggaran
Jumlah (Bila Tersedia) Rumusan Tindak Lanjut Tersedia Tidak Tersedia
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Pedoman
3 9
Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik
FORM 8C Form 8C. Monitoring Sarana dan Prasarana Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik
No.
Sarana dan Prasana
Jumlah (Bila Tersedia) Rumusan Tindak Lanjut Tersedia Tidak Tersedia
1.
2.
3.
4.
5.
6.
40
Pengelolaan dan Pelayanan Pedoman Informasi PublikFORM 8D Form 8D. Monitoring Pelaksanaan Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik
No. Tahap Pelaksanaan PelaksanaanWaktu InformasiJumlah H Pelaaksanksan
an aan
Rencana Tindak
Lanjut 1. Identifikasi Bahan
Informasi
2. Klasifikasi Informasi Publik
3. Pendokumentasian dan Penyimpanan Informasi Publik 4. Daftar Informasi
Publik
5. Pelayanan Informasi Publik
6. Penanganan Sengketa Informasi Publik
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan
Informasi Publik
I
FORM 8E Form 8E. Monitoring SDM Pelaksanaan Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik
No. Tugas Pokok Jabatan D
jlmuln Pendidikan Petu as ma 9
1. Identifikasi Informasi 2. Klasifikasi Informasi 3. Pendokumentasian
dan Penyimpanan Informasi
4. Daftar Informasi Publik
5. Penanganan Sengketa Informasi
42
Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Infomasi PublikFORM 9 Form 9. Monitoring Pelayanan Informasi Publik
No. No.
Pendaf taran
Nama Pemo honan Informasi
Perora ngan/
Kelom pok/
Badan Hukum/
Instansi No.
KTP/
Surat Tugas
IP yang diminta
Waktu Pemrosesan IP Diterima Pemberita
huan Pemenu
han IP
Perpanjan gan Waktu
Penyera
hanIP Penolak an IP*)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
PedomanI
4 3
Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik
Pedoman
Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik
Public inform tion is 1l 1nto!mation o3tcin ltsna from the field Ot t\ork of he public sector
bodies and oCQilmne in the form of a document. a case, c dossier, a .eci`u s`. 7 .' CCOsd or of '_r dtl%1II11Ln ry matenal ihtCneina tied ?etZl led to tl,: "the document r i dr<a;'ii up ftc ;he badly
i ! ":dl' in' ,Ct}opertltion tt ith othei hod. or acquired from other person Natural and
•n{ q n under certain cond':tions Ii e this !ill•Onnat!On also tbr en! mercai or non eu e• tcce1s to public hiia Imation .\t'3 states three condition iiece s It\ tO
•il, format y '1 -r-I'>,1at n i; Il Itt~i_, .Cj:, iiltlSt os c. I t ~I 4 ~ from the it, field : I ilo K t fthe public e information must be ;n the hod's. s pt sse:4sion. The inform tiuni •'Ilti i
:ain rllat ri i7yJ form Ob\icusk the ?nloirll'iation must be I?lated
`Ccei\ ed b`v a public empto' ee onto }1N \\ ork, I l it same must b; said IIoi tariu°CIS daili co11!nleiciai 'd4', personal note and address books. p mne
documcuh. Pubhc in#brtilullon can he :elared )t the bod : connected u i li it official pioceeduie.
entlo•n of the ku\ 1k intcq feted
• rew1 enr'_ o!le(tlnl t.
.It.Ion_ pci toi nod t . ::I i.l `l is tx'ftt,
i s to l'e'',l` elI to
₹t c3 `he dec? '+:III to r; \
tt, e z 1'1i mils ''
http://pphp.deptan.go.id
