PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA NOMOR 50 TAHUN 2020
TENTANG
STANDAR PELAYANAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA,
Menimbang : a. bahwa dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan pelayanan publik sesuai dengan asas penyelenggaraan pemerintahan yang baik, guna mewujudkan kepastian hak dan kewajiban berbagai pihak yang terkait dengan penyelenggaraan pelayanan, setiap penyelenggara pelayanan publik wajib menetapkan standar pelayanan;
b. bahwa untuk memberikan acuan dalam penilaian ukuran kinerja dan kualitas penyelenggaraan pelayanan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu ditetapkan standar pelayanan di lingkungan Universitas Brawijaya;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Rektor tentang Standar Pelayanan;
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);
2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
SALINAN
4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5336);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 16, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5500);
6. Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 215, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5357);
7. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 15 Tahun 2014 tentang Pedoman Standar Pelayanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 615);
8. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 4 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 130) sebagaimana diubah dengan Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 4 Tahun 2016 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 781);
9. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 75 Tahun 2016 tentang Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 1677);
10. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 58 Tahun 2018 tentang Statuta Universitas Brawijaya;
11. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Publik;
12. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 25 Tahun 2020 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja (Lembaran Universitas Brawijaya Tahun 2020 Nomor 32);
- 3 -
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN REKTOR TENTANG STANDAR PELAYANAN.
Pasal 1
Dalam Peraturan Rektor ini, yang dimaksud dengan:
1. Universitas yang selanjutnya disebut UB adalah Universitas Brawijaya.
2. Rektor adalah Rektor UB.
3. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pelaksana UB adalah Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan.
4. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pelaksana Pembantu UB adalah Pusat Informasi, Dokumentasi, dan Keluhan UB.
5. Standar Pelayanan adalah tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan publik dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur.
6. Unit Layanan Terpadu UB yang selanjutnya disebut ULT UB adalah unit yang bertugas memberikan layanan kepada sivitas akademika dan masyarakat.
7. Aparat Pengawasan adalah Satuan Pengawasan Internal dan Pusat Jaminan Mutu.
8. Masyarakat adalah seluruh pihak, baik warga negara maupun penduduk sebagai orang perserongan, kelompok, maupun badan hukum yang berkedudukan sebagai penerima manfaat pelayanan publik di UB.
9. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pelaksana Pembantu yang selanjutnya disebut PPID Pelaksana Pembantu adalah Pusat Informasi, Dokumentasi, dan Keluhan UB yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di UB.
Pasal 2
(1) Standar Pelayanan di lingkungan Universitas Brawijaya meliputi jenis pelayanan:
a. Layanan Penyampaian Keluhan;
b. Layanan Informasi Publik;
c. Layanan Peminjaman Ijazah; dan d. Layanan Kerja Sama.
(2) Standar Pelayanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.
Pasal 3
(1) Penerapan Standar Pelayanan sebagaimana diatur dalam Pasal 2 ayat (1) huruf a dan huruf b menjadi tanggung jawab Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pelaksana UB.
(2) Dalam melaksanakan tanggung jawab sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
Pelaksana UB dibantu oleh Pusat Informasi, Dokumentasi, dan Keluhan UB.
(3) Penerapan Standar Pelayanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf c dan huruf d menjadi tanggung jawab ULT UB.
Pasal 4
Dengan berlakunya Peraturan Rektor ini, maka:
a. Keputusan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 291/SK/2013 tentang Penetapan Standar Pelayanan pada Jenis Pelayanan E- Complaint Universitas Brawijaya; dan
b. Keputusan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 294/SK/2013 tentang Penetapan Standar Pelayanan pada Jenis Pelayanan Peminjaman Ijazah di Universitas Brawijaya;
dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
Pasal 5
Peraturan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Rektor ini dengan penempatannya dalam Lembaran Universitas Brawijaya.
Ditetapkan di Malang
pada tanggal 18 Agustus 2020
REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA, ttd.
NUHFIL HANANI AR Diundangkan di Malang
pada tanggal 18 Agustus 2020
plt. KEPALA BIRO UMUM DAN KEPEGAWAIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA,
ttd.
RUJITA
LEMBARAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA TAHUN 2020 NOMOR 59
per-2020-50-Standar Pelayanan
Salinan sesuai dengan aslinya
Kepala Bagian Umum, Hukum dan Tata Laksana Universitas Brawijaya,
Bambang Haryanto, S.E., M.A.B.
NIP196606061986031001
LAMPIRAN
PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA NOMOR 50 TAHUN 2020
TENTANG
STANDAR PELAYANAN
I. LAYANAN PENYAMPAIAN KELUHAN
A. Proses Penyampaian Pelayanan (Service Delivery)
NO KOMPONEN URAIAN
1. Persyaratan
Pelayanan Menyampaikan keluhan melalui:
a. laman https://ub-care.ub.ac.id;
b. website http://lapor.go.id; atau c. datang ke Sekretariat PIDK.
2. Sistem, Mekanisme, dan Prosedur
A. Pengguna Jasa layanan menyampaikan keluhan dengan cara:
1. mengirim keluhan melalui sistem layanan keluhan Universitas Brawijaya yaitu https://ub- care.ub.ac.id/
2. menyampaikan keluhan via sistem keluhan Nasional yaitu http://lapor.go.id.
3. menyampaikan Keluhan dengan datang langsung ke Sekretariat PIDK.
Keluhan yang disampaikan harus mencantumkan : (1) Nama, (2) Nomor Identitas (NIM/NIP/NIK/atau nomor identitas lain), (3) Nomor Telepon Subyek keluhan, (4) Uraian mengenai keluhan dan informasi mengenai peristiwa layanan yang dikeluhkan serta pihak yang dikeluhkan, (5) nama unit kerja/layanan yang dikeluhkan, (6) salinan identitas pengguna Jasa
Pengguna Jasa
PIDK Klasifikasi Keluhan
Operator Fakultas / Unit Kerja
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)
Pimpinan Fakultas / Unit Kerja
A
B
C
D
J F H
G
E
Datang ke Sekretariat PIDK https://ub-care.ub.ac.id http://lapor.go.id
Status Keluhan
I
Status Close
Status Open
NO KOMPONEN URAIAN
layanan yang datang langsung ke Sekretariat PIDK, (7) Alamat e-mail.
B. PIDK memeriksa dan mengklasifikasikan keluhan yang lengkap dan layak ditindaklanjuti, dan keluhan yang tidak lengkap serta tidak layak ditindaklanjuti. Dan memeriksa harus kemana keluhan ini diarahkan.
C. PIDK menyampaikan keluhan kepada Fakultas atau unit kerja terkait di lingkungan UB melalui sistem ub- care dan akan diterima oleh operator ub-care masing- masing Fakultas atau Unit Kerja dan mengirimkan pesan singkat (SMS) untuk memberitahu ke operator Fakultas atau Unit Kerja tentang adanya keluhan.
D. Operator keluhan di tingkat Fakultas atau Unit Kerja menyampaikan ke pimpinan Fakultas atau Unit Kerja.
E. Pimpinan Fakultas atau Unit Kerja terkait melakukan klarifikasi tertulis dengan format borang yang ada (dengan menggunakan aplikasi ub-care) tentang keluhan tersebut dan menyampaikannya kepada PIDK, paling lambat 4-5 hari kerja. Apabila diperlukan perbaikan secara fisik, dalam klarifikasi tersebut disebutkan waktu penyelesaiannya.
F. Fakultas atau Unit Kerja mengirimkan hasil klarifikasi ke PIDK.
G. PIDK menerima dan memeriksa hasil perbaikan, dan mengingatkan bagi Fakultas dan Unit Kerja yang belum menjawab keluhan.
H. PIDK menyampaikan hasil perbaikan keluhan kepada pengguna jasa layanan selambat-lambatnya 2 hari kerja melalui sistem keluhan ub-care UB dan mengubah status progress keluhan menjadi selesai.
I. PIDK bekerja sama dengan tim verifikasi untuk memverifikasi keluhan jika perlu. Biasanya berlaku untuk tindak lanjut keluhan yang masih berupa janji.
Jika keluhan sudah selesai maka status akhir keluhan akan diubah menjadi selesai. Jika belum akan tetap Open.
J. PIDK menyerahkan hasil kompilasi keluhan pengguna jasa layanan kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pelaksana dalam tiap triwulan dan setahun sekali.
3. Jangka Waktu
Penyelesaian 7 (tujuh) hari kerja.
4. Biaya/Tarif Tidak dikenakan biaya atau gratis 5. Produk
Pelayanan Melakukan Penyampaian keluhan dan koordinasi ke Fakultas dan unit kerja yang dikeluhkan
6. Penanganan Pengaduan, Saran, dan Masukan
Penanganan pengaduan, saran, dan masukan untuk Layanan Penyampaian Keluhan bisa melalui sistem ub- care: https://ub-care.ub.ac.id/, ke Kantor PIDK, dan melalui Website http://lapor.go.id.
- 3 -
B. Proses Pengelolaan Pelayanan di Internal Organisasi (Manufacturing)
NO KOMPONEN URAIAN
1. Dasar
Hukum 1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.
2. Sarana, prasarana, dan/atau fasilitas
1. 1 Buah PC ACER Veriton M2610.
2. 1 Buah layar computer.
3. 1 Buah Printer HP Laserjet MFP M1132.
4. Server UB-Care.
5. Sistem UB-Care: https://ub-care.ub.ac.id/
3. Kompetensi
Pelaksana Pelaksana Penyampaian Keluhan UB dibagi 2 bagian yaitu: divisi teknis dan divisi operator.
1. Divisi Teknis
Divisi Teknis harus mempunyai beberapa kompetensi yaitu:
a. menguasai bahasa pemrograman aplikasi web/php.
b. menguasai manajemen database sql.
c. menguasai cara maintenance suatu aplikasi web.
2. Divisi Operator
Divisi Operator tingkat Universitas dan Divisi Operator tingkat fakultas mempunyai kompetensi sebagai berikut:
a. bisa mengoperasikan computer dan Microsoft Office b. disiplin waktu kerja, cermat dalam memahami
Bahasa atau kalimat, dan sabar dalam melayani keluhan.
c. Semangat berprestasi untuk mencapai target kerja (Work to Achieve).
d. Teliti dan punya perhatian terhadap tugas kerja (Concern for ask at hand).
e. Proaktif (Initiative).
f. Punya keingintahuan tinggi (Information seeking).
g. Berempati terhadap orang lain (Interpersonal understanding).
h. Berorientasi kepada pelanggan (Customer service orientation).
i. Kemampuan komunikatif yang diplomatis dan persuasif (Communicative – Impactful and Influential).
4. Pengawasan
Internal Layanan Penyampaian Keluhan UB selalu dilakukan audit secara periodik, yaitu:
1. Evaluasi 3 bulan sekali berupa: rekapitulasi keluhan, pembuatan laporan keluhan per 3 bulan, serta perbaikan sistem setahun sekali; dan
2. Audit oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB berupa pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) terhadap PIDK UB setahun sekali.
5. Jumlah
Pelaksana Pelaksana atau Operator Keluhan pengguna Jasa UB dibagi menjadi 2 tim, yaitu:
1. Operator Keluhan Tingkat Universitas berjumlah 1 orang.
NO KOMPONEN URAIAN
2. Operator Keluhan Tingkat Fakultas dan Unit Kerja berjumlah 1 orang.
6. Jaminan
Pelayanan 1. Menjamin kerahasiaan isi keluhan;
2. Isi keluhan disampaikan kepada pihak terkait secara langsung;
Tanggapan dan tindak lanjut atas keluhan disampaikan kepada pengguna jasa layanan melalui sistem UB-Care.
7. Jaminan Keamanan dan
Keselamatan Pelayanan
Layanan Penyampaian Keluhan terdiri atas beberapa data yang bersifat confidential sehingga untuk meningkatkan keamanan data, PIDK selalu menggunakan Software OS yang resmi dan original, melakukan update antivirus, melakukan password berlapis untuk setiap PC dan folder/file yang dijamin kerahasiannya.
8. Evaluasi Kinerja Pelaksana
Evaluasi kinerja pelaksana dilakukan dalam MONEV setiap 3 bulan sekali melalui rapat rutin dan diawasi atau dipimpin oleh ketua PIDK selaku Koordinator Lapangan Layanan Penyampaian Keluhan.
II. LAYANAN INFORMASI PUBLIK
A. Proses Penyampaian Pelayanan (Service Delivery)
NO KOMPONEN URAIAN
1. Persyaratan
Pelayanan Menyampaikan permohonan informasi publik melalui:
a. Surat Permohonan;
b. email: pidk@ub.ac.id; atau c. formulir permohonan informasi.
2. Sistem, Mekanisme, dan Prosedur
A. Pemohon informasi menyampaikan permohonan informasi dengan cara:
1. mengirim surat permohonan informasi;
2. mengirim permohonan informasi melalui email : pidk@ub.ac.id; atau
- 5 -
NO KOMPONEN URAIAN
3. menyampaikan permohonan informasi secara langsung dengan mengisi formulir permohonan informasi.
Permohonan informasi yang disampaikan harus mencantumkan : (1) identitas pemohon informasi; (2) uraian detail informasi yang diminta; (3) tujuan penggunaan informasi; (4) nomor kontak pemohon informasi; (5) cara mendapatkan salinan informasi.
B. Ketua PIDK selaku PPID Pelaksana Pembantu, akan memverifikasi informasi yang diminta, apakah tersedia dan layak untuk ditindaklanjuti atau tidak. Waktu yang diperlukan untuk memverifikasi permohonan informasi yang diminta adalah paling lama 1 hari kerja.
C. Apabila informasi yang dibutuhkan tersedia dan layak untuk ditindaklanjuti. Ketua PIDK mengkoordinasi staf untuk menyiapkan informasi yang diminta.
D. Apabila informasi yang diminta tidak tersedia atau tidak layak untuk ditindaklanjuti, maka Ketua PIDK akan memberikan surat penolakan permohonan informasi beserta detail alasannya.
E. Waktu yang dibutuhkan untuk memproses permohonan informasi adalah maksimal 10 hari kerja terhitung sejak permohonan informasi masuk, apabila dalam pengerjaannya membutuhkan waktu tambahan, maka ditambah dengan maksimal 7 hari kerja lagi.
F. Informasi yang sudah diproses sesuai dengan permohonan yang masuk, akan diberikan kepada pemohon informasi.
G. Apabila pemohon informasi sudah puas dengan informasi yang diminta, maka proses permohonan informasi publik bisa dinyatakan selesai.
H. Apabila pemohon informasi merasa keberatan atas jawaban yang diberikan, pemohon informasi dapat mengajukan keberatan dengan mengirim surat keberatan kepada Atasan PPID Pelaksana dalam hal ini Rektor UB.
I. Atasan PPID Pelaksana akan menjawab permohonan keberatan pemohon informasi dalam paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja.
J. Apabila pemohon informasi sudah puas dengan jawaban dari Atasan PPID Pelaksana, maka proses permohonan informasi publik bisa dinyatakan selesai.
K. Apabila pemohon informasi masih merasa keberatan dengan jawaban Atasan PPID Pelaksana yang diberikan, pemohon informasi dapat mengajukan keberatan dengan melayangkan sengketa ke Komisi Informasi Pusat.
3. Jangka Waktu
Penyelesaian
10 (sepuluh) hari kerja, jika membutuhkan waktu tambahan maka ditambahkan 7 (tujuh) hari kerja lagi.
4. Biaya/Tarif Tidak dikenakan biaya atau gratis
NO KOMPONEN URAIAN 5. Produk
Pelayanan Informasi publik sebagaimana yang diminta oleh pemohon informasi
6. Penanganan Pengaduan, Saran, dan Masukan
Penanganan pengaduan, saran, dan masukan untuk Layanan Informasi Publik UB bisa disampaikan melalui : (1) Aplikasi UB-Care: https://ub-care.ub.ac.id (2) ke Kantor PIDK, dan melalui Website http://lapor.go.id atau SMS ke 1708.
B. Proses Pengelolaan Pelayanan di Internal Organisasi (Manufacturing)
NO KOMPONEN URAIAN
1. Dasar
Hukum 1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
2. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Publik.
2. Sarana, prasarana, dan/atau fasilitas
1. 2 Buah PC
2. 1 Buah Printer HP Laserjet.
3. Kompetensi
Pelaksana Pelaksana Layanan Informasi Publik UB dibagi menjadi 2 bagian yaitu: PPID Pelaksana Pembantu; dan Staf Layanan Informasi Publik
1. PPID Pelaksana Pembantu
PPID Pelaksana Pembantu harus mempunyai beberapa kompetensi yaitu:
a. menguasai Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
b. menguasai daftar informasi publik yang ada di UB;
dan
c. menguasai daftar informasi yang dikecualikan yang ada di UB.
2. Staf Layanan Informasi Publik
Staf Layanan Informasi Publik harus mempunyai kompetensi yaitu:
a. memberikan pelayanan prima terhadap pemohon informasi dengan mengawali senyum, salam dan sapa;
b. selalu berpedoman kepada Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
c. menguasai aplikasi perkantoran MS. Office; dan d. menguasai penggunaan email UB.
4. Pengawasan
Internal Layanan Informasi Publik UB selalu dilakukan audit secara periodik, yaitu audit oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB berupa pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) terhadap PIDK UB.
5. Jumlah Pelaksana
Operator Layanan Informasi Publik UB berjumlah 2 orang.
6. Jaminan
Pelayanan Informasi yang diminta akan diberikan dalam 10 (sepuluh) hari kerja terhitung sejak permohonan informasi masuk, atau paling lama 17 (tujuh belas) hari kerja.
7. Jaminan
Keamanan 1. Operator Pelayanan Informasi Publik tidak akan pernah memberikan identitas diri pemohon informasi publik
- 7 -
NO KOMPONEN URAIAN
dan
Keselamatan Pelayanan
kepada pihak luar UB, atau kepada pihak internal UB yang tidak berkepentingan terkait permohonan informasi publik yang diminta.
2. Operator Pelayanan Informasi Publik tidak akan pernah melakukan pemaksaan terkait permohonan informasi yang diminta, ataupun terhadap jawaban informasi publik yang diberikan.
8. Evaluasi Kinerja Pelaksana
Evaluasi kinerja pelaksana dilakukan dalam monitoring dan evaluasi setiap bulan dan diawasi atau dipimpin oleh Ketua PIDK selaku Koordinator pelaksanaan Layanan Informasi Publik UB.
III. LAYANAN PEMINJAMAN IJAZAH
A. Proses Penyampaian Pelayanan (Service Delivery)
NO KOMPONEN URAIAN
1. Persyaratan
Pelayanan Persyaratan untuk dapat meminjam ijazah adalah:
1. telah menyelesaikan kewajiban di fakultas dan mendaftar wisuda.
2. membayar uang jaminan pinjam.
3. membuat Surat Permohonan Peminjaman Ijazah.
2. Sistem, Mekanisme, dan Prosedur
1. Mahasiswa membayar uang jaminan pinjam ijazah ke rekening Rektor UB di Bank BNI No. 0039649393 sebesar Rp1.000.000,00 untuk WNI dan US$ 1.000 untuk WNA.
2. Membuat Surat Permohonan Peminjaman Ijazah dengan lampiran:
A. Surat Pernyataan bermaterai Rp6.000,00;
Pembayaran Ke Rek UB
BNI 0039649393 Surat Permohonan dan Kelengkapan Pendukung
Peminjaman Ijazah
Uang Jaminan Tidak Kembali
1 2 3
Pengembalian Tepat Waktu
5
Tidak Ya
4
NO KOMPONEN URAIAN
B. fotokopi bebas tanggungan dan telah membayar biaya wisuda;
C. fotokopi bukti pembayaran uang jaminan ijazah dari bank; dan
D. fotokopi ijazah.
3. Mahasiswa menerima ijazah dengan ketentuan:
A. Ijazah harus dikembalikan selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari setelah peminjaman; dan B. Ijazah harus dikembalikan selambat-lambatnya 1
minggu sebelum pelaksanaan wisuda periode yang diikuti.
4. Ijazah dikembalikan ke Bagian Akademik, Perencanaan, dan Kerjasama serta menyerahkan bukti pembayaran agunan ke Bagian Anggaran dan Perbendaharaan untuk menerima kembali uang jaminan pinjam ijazah.
5. Ijazah yang tidak dikembalikan tepat waktu mengakibatkan uang jaminan pinjam ijazah tidak kembali.
3. Jangka Waktu
Penyelesaian
1 (satu) hari (jika persyaratan lengkap)
4. Biaya/Tarif Tidak dikenakan biaya atau gratis 5. Produk
Pelayanan Peminjaman Ijazah 6. Penanganan
Pengaduan, Saran, dan Masukan
Penanganan pengaduan, saran, dan masukan untuk Layanan ini bisa melalui aplikasi ub-care: https://ub- care.ub.ac.id/, ke Kantor PIDK, dan melalui Website http://lapor.go.id atau SMS ke 1708.
B. Proses Pengelolaan Pelayanan di Internal Organisasi (Manufacturing)
NO KOMPONEN URAIAN
1. Dasar
Hukum 1. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya.
2. Peraturan Rektor Nomor 22 Tahun 2015 tentang Pedoman Pelaksanaan Yudisium, Penerbitan Ijazah dan Sertifikat Profesi.
3. Buku pedoman mahasiswa UB.
2. Sarana, prasarana, dan/atau fasilitas
1. 3 Buah PC ACER Veriton M2610.
2. 3 Buah Log Book.
3. PABX dan Pesawat Telepon.
4. Scanner Ijazah.
5. Mesin fotokopi.
3. Kompetensi
Pelaksana Pelaksana Layanan Peminjaman Ijazah UB mempunyai beberapa kompetensi yaitu:
1. mengawali senyum, salam dan sapa terhadap pengguna jasa.
2. selalu berpedoman pada Manual Prosedur peminjaman
- 9 -
NO KOMPONEN URAIAN
ijazah di Lingkungan Universitas Brawijaya.
3. menguasai Microsoft Office.
4. menguasai pengerjaan log book.
4. Pengawasan
Internal Layanan Peminjaman Ijazah selalu dilakukan audit secara periodik, yaitu audit oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB berupa pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) terhadap BAK UB.
5. Jumlah
Pelaksana Pelaksana Layanan Peminjaman Ijazah UB sejumlah 3 (tiga) orang di Sub Bagian Registrasi dan statistik.
6. Jaminan
Pelayanan 1. Ijazah dapat dipinjam oleh pemohon sesuai ketentuan 7. Jaminan
Keamanan dan
Keselamatan Pelayanan
Layanan peminjaman ijazah hanya menjamin keamanan ijazah setelah dicetak sampai penyerahan kepada yang bersangkutan. Jika terjadi sesuatu disaat peminjaman semua resiko ditanggung peminjam.
8. Evaluasi Kinerja Pelaksana
Evaluasi kinerja pelaksana dilakukan dalam monitoring dan evaluasi setiap awal tahun dan diawasi atau dipimpin oleh Kepala BAK selaku Koordinator Lapangan Layanan Peminjaman Ijazah
IV. LAYANAN KERJA SAMA
A. Proses Penyampaian Pelayanan (Service Delivery)
NO KOMPONEN URAIAN
1. Persyaratan Pelayanan
Surat permohonan kerjasama (internal/eksternal) 2. Sistem,
Mekanisme, dan Prosedur
MoU Pengguna Jasa Layanan
menyampaikan permohonan kerjasama
(eksternal/internal)
Proses permohonan
dan Drafting Ka BAK, Kabag. PAK/
Kasubbag Kerjasama dengan pihak terkait Review bersama
Pencetakan piagam kesepakatan bersama/perjanjian
kerjasama Penandatanganan
naskah Kesepakatan Bersama/Perjanjian
Kerjasama
A B
C D
E
NO KOMPONEN URAIAN
A. Pengguna jasa layanan menyampaikan Surat permohonan kerjasama kepada Rektor.
B. Pada proses permohonan dan drafting terdapat tahapan yang harus ditempuh pengguna Jasa layanan antara lain:
1. Rektor memberikan disposisi surat kerjasama kepada:
a. Wakil Rektor Bidang Akademik;
b. Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan;
c. Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan; atau d. Wakil Rektor Bidang Perencanaan dan
Kerjasama.
2. Kepala BAK menerima disposisi surat kerjasama dari Wakil Rektor untuk diproses dan selanjutnya mendisposisi kepada Kepala Bagian Perencanaan, Akademik dan Kerjasama.
C. Kepala Bagian Perencanaan, Akademik dan Kerjasama menerima Disposisi Surat Kerjasama untuk ditindaklanjuti dengan mengadakan penjajakan dan negosiasi selanjutnya mendisposisi ke Kepala Subbagian Kerjasama.
D. Kepala Subbagian Kerjasama menerima Disposisi Surat Kerjasama hasil penjajakan dan negosiasi untuk ditindaklanjuti dengan mengonsep surat persetujuan kerjasama serta membuat draft naskah Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama bersama staf.
E. Tahap Review Bersama dilakukan oleh Kepala BAK, Kepala Bagian Perencanaan, Akademik dan Kerjasama, Kepala Subbagian Kerjasama dengan pihak terkait mengoreksi draft Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama. Draft yang telah disetujui kedua belah pihak kemudian dilakukan pencetakan oleh staf dan penentuan penandatanganan secara seremonial atau desk to desk.
F. Kedua belah pihak melakukan penandatanganan naskah Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama.
G. Staf Subbagian Kerjasama mengirimkan/
menyerahkan naskah asli yang telah ditandatangani. Jika terjadi pemutusan perjanjian di tengah jalan oleh para pihak maka para pihak sepakat untuk membicarakan lebih lanjut dengan cara mengirimkan surat pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak lainnya/jika terjadi force majeure yang tidak dapat dihindari maka perjanjian batal demi hukum.
3. Jangka Waktu
Penyelesaian
7 (tujuh) hari kerja sejak semua persyaratan terpenuhi.
4. Biaya/Tarif Tidak dikenakan biaya atau gratis
- 11 -
NO KOMPONEN URAIAN
5. Produk
Pelayanan MoU Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama 6. Penanganan
Pengaduan, Saran, dan Masukan
Penanganan pengaduan, saran, dan masukan untuk Layanan ini bisa melalui aplikasi ub-care: https://ub- care.ub.ac.id, ke Kantor PIDK, dan melalui Website http://lapor.go.id atau SMS ke 1708.
B. Proses Pengelolaan Pelayanan di Internal Organisasi (Manufacturing)
NO KOMPONEN URAIAN
1. Dasar
Hukum 1. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2016 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya.
2. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2017
2. Sarana, prasarana, dan/atau fasilitas
1. 5 Buah PC ACER Veriton M2610.
2. 1 Buah Printer HP Laserjet 400 M401n.
3. PABX dan Pesawat Telepon.
4. Scanner MoU Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama.
3. Kompetensi Pelaksana
Pelaksana Layanan Kerjasama UB mempunyai beberapa kompetensi yaitu:
1. mengawali senyum, salam dan sapa terhadap pengguna Jasa.
2. selalu berpedoman pada Manual Prosedur Pembuatan dan Penandatanganan Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama di Lingkungan Universitas Brawijaya.
3. menguasai tata naskah dinas sesuai dengan Peraturan Rektor Nomor 24 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas.
4. menguasai Microsoft Office untuk pembuatan dan pencetakan draft.
4. Pengawasan
Internal Layanan Kerjasama Pembuatan dan Penandatanganan Piagam Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama UB selalu dilakukan audit secara periodik, yaitu audit oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB berupa pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) terhadap BAK UB.
5. Jumlah
Pelaksana Pelaksana Layanan Kerjasama Pembuatan dan Penandatanganan Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama UB sejumlah 5 (lima) orang di Subbagian Kerjasama.
6. Jaminan Pelayanan
1. Ketepatan pelayan selama pihak otoritas terkait berada di tempat;
2. Tanggapan dan tindak lanjut atas keluhan disampaikan kepada pengguna jasa layanan.
7. Jaminan Keamanan dan
Layanan kerjasama ini terdiri atas beberapa data yang bersifat confidential sehingga untuk meningkatkan keamanan data, Subbagian Kerjasama selalu
NO KOMPONEN URAIAN Keselamatan
Pelayanan menggunakan Software OS yang resmi dan asli, melakukan update antivirus.
8. Evaluasi Kinerja Pelaksana
Evaluasi kinerja pelaksana dilakukan dalam monitoring dan evaluasi setiap awal tahun dan diawasi atau dipimpin oleh Kepala BAK selaku Koordinator Lapangan Layanan Kerjasama Pembuatan dan Penandatanganan Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama UB.
REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA, ttd.
NUHFIL HANANI AR
