BAB III DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KP
3.5 Kendala-kendala dan solusi yang dihadapi
37
38
BAB IV
PEKERJAAN KHUSUS
4.1 Sfesifikasi tugas yang dilaksanakan
Laporan pekerjaan (kegiatan) yang telah dilakukan selama pelaksanaan Kerja Praktek di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton Untuk pekerjaan khusus yang dilakukan selama kerja praktik pada bagian Tata Usaha adalah Prosedur Pendistribusian Surat Masuk. Adapun uraian kegiatan dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Tabel 4.1 Uraian Kegiatan Prosedur Pendistribusisan Surat Masuk
No Uraian Kegiatan
Pelaksana Petugas
Administrasi Loket
Kepala Sub Bagian
TU
Sekretaris KSOP Kelas II Tanjung Buton
Kepala KSOP Kelas II Tanjung Buton
Bidang Lainnya
1 Menerima Surat Masuk
2
Mencatat,
Mengagendakan dan memberikan lembar disposisi surat masuk
3
Membaca dan
memberikan paraf pada lembar disposisi surat masuk
4
Mencatat dan mengagendakan surat masuk
5
Membaca dan memberikan disposisi pada surat masuk
6
Membaca dan mencatat disposisi Kepala kantor KSOP Kelas II Tg Buton
v
39 No Uraian Kegiatan
Pelaksana Petugas
Administrasi Loket
Kepala Sub Bagian
TU
Sekretaris KSOP Kelas II Tanjung Buton
Kepala KSOP Kelas II Tanjung Buton
Bidang Lainnya
7
Menerima, mencatat, mengagendakan, menyimpan surat masuk dan mendistribusikan surat masuk sesuai dengan disposisi Kepala Kantor KSOP Kelas II Tg. Buton
8
Menerima surat masuk beserta dan memberi paraf pada buku ekspedisi
Sumber: Data Olahan, 2021
Disposisi surat adalah catatan berupa tanggapan, saran, atau instruksi setelah surat tersebut dibaca oleh pimpinan dan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut dari penyelesaian surat yang ditulis langsung pada lembaran surat. Surat masuk biasanya diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (penerima surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). Adapun Prosedur Pendistribusian Surat Masuk pada Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton secara rinci sebagai berikut:
a. Menerima surat masuk di loket pelayanan Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton.
Gambar 3.25 Bagian Loket Pelayanan Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
c
40 b. Mencatat, menggandakan dan memberikan lembar disposisi surat masuk dengan mengisi surat diterima dari, nomor surat, tanggal surat, tanggal diterima, perihal dan kode penyimpanan. Surat masuk yang telah dinomori nomor agenda akan diarsipkan di loket pelayanan.
Gambar 3.26 Agenda Surat Masuk Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
c. Kemudian diserahkan kepada Kepala Sub Bagian Tata usaha untuk dibaca dan memberi paraf pada lembar disposisi surat masuk.
d. Setelah lembar disposisi keluar dari Kepala Sub Bagian Tata usaha, kemudian dicatat kedalam agenda kode penyimpanan sesuai diteruskan kepada bagian mana, Jika surat itu bersifat penting, maka diteruskan kepala Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton kemudian digandakan dan diarsip pada lemari arsip kantor.
Gambar 3.27 Agenda Kode Penyimpanan Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
41 e. Kemudian mendistribusikan Surat masuk sesuai dengan disposisi kepala Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton ataupun Kepala Sub Bagian Tata usaha kepada seksi LALA, Kesber, SHSK ataupun seperti bendahara penerimaan, pengeluaran maupun materiil.
f. Seksi yang menerima surat masuk beserta disposisinya harus memberi paraf pada agenda kode penyimpanan.
4.2 Target yang diharapkan
Target yang di harapkan dapat tercapai melalui Kerja Praktek berdasarkan spesifikasi kegiatan yang dilaksanakan adalah Mengetahui bagaimana Prosedur Pendistribusian Surat Masuk dalam sebuah instansi dari menerima surat masuk hingga didistribusikan ke masing-masing bidang.
4.3 Perangkat Keras/Lunak yang digunakan
4.3.1 Perangkat Keras yang digunakan selama Kerja Praktek di Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
Perangkat Keras atau Hardware merupakan perangkat fisik atau bagian dari komputer, yang dapat disentuh atau dilihat kasat mata dan berupa perangkat elektronik. Adapun perangkat keras yang digunakan pada saat melakukan Kerja Praktek yaitu PC Dekstop, diantaranya Monitor, CPU, keyboard dan Mouse.
42 Gambar 3.28 PC Dekstop
Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
4.3.2 Perangkat Lunak yang digunakan selama Kerja Praktek di Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
Perangkat Lunak atau Software adalah perangkat yang ada didalam komputer yang disimpan secara digital guna untuk mengolah dan menyimpan data. Adapun Perangkat Lunak yang digunakan pada saat melakukan Kerja Praktek di Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton adalah Microsoft Excel.
Microsoft Excel merupakan salah satu program aplikasi lembar kerja yang dapat mengolah dan mengoperasikan data. Program ini digunakan memudahkan pekerja dalam memproses surat masuk dan keluar.
Gambar 3.29 Microsoft Excel Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
43 4.4 Data-data dan Dokumen-dokumen yang dihasilkan
4.4.1 Data-data yang diperlukan
Data-data yang diperlukan selama kerja praktek di Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton adalah surat yang masuk pada bagian loket pelayanan, lembar disposisi, buku agenda surat masuk dan agenda kode penyimpanan.
4.4.1 Dokumen yang dihasilkan
Dokumen yang dihasilkan selama kerja praktek di Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton adalah Lembar disposisi, seperti gambar berikut:
Gambar 3.30 Lembar Disposisi Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
44 BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dalam pelaksanaan kegiatan Kerja Praktik (KP) di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Kerja Praktik adalah suatu proses pembelajaran dengan cara mengenal langsung ruang lingkup dunia pekerjaan yang sesungguhnya, melalui kerja praktik mahasiswa mendapat kesempatan untuk menerapkan ilmu pengetahuan teori/konsep dalam dunia pekerjaan secara nyata. Kerja Praktik penulis dilakukan selama 4 (empat) bulan terhitung mulai tanggal 24 Februari s/d 24 Juni 2021.
2. Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan adalah unit pelaksana teknis di lingkungan Kementrian Perhubungan yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Jenderal Perhubungan Laut yang mempunyai tugas melaksanakan pengawasan, penegakan hukum dibidang keselamatan, keamanan pelayaran dan koordinasi kegiatan kepelabuhanan pada pelabuhan yang diusahakan secara komersial.
3. Jenis pekerjaan yang dilakukan selama kerja praktik adalah menerima surat masuk, mendisposisikan surat masuk, mencatat dalam agenda surat masuk, memberi nomor surat, Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List, mengarsip surat masuk dan surat keluar.
4. Pekerjaan khusus yang dilakukan penulis adalah membantu memproses surat masuk hingga pendistribusian surat masuk. Data-data yang diperlukan selama kerja praktek di Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton adalah surat yang masuk pada bagian loket pelayanan, lembar disposisi, buku agenda surat masuk dan agenda kode penyimpanan sehingga menghasilkan Lembar disposisi.
45 5.2 Saran
Adapun saran untuk mengembangkan tugas yang telah dilakukan selama kerja praktek adalah sebagai berikut :
Setelah melaksanakan Kerja Praktek (KP) di Kantor Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton penulis memperoleh banyak pengalaman dan pengetahuan. Saran atau masukan penulis bagi Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton adalah persyaratan untuk pengurusan surat dalam pembuatan surat persetujuan olah gerak ataupun perpanjangan sertifikat kapal ditempelkan didepan dinding loket sehingga pemohon tidak perlu bolak balik untuk menggandakan persyaratan tersebut.
LAMPIRAN
Lampiran 1 : Surat penawaran usulan KP
47
Lampiran 2 : Surat balasan dari perusahaan atas kesediaan penerimaan KP
48
Lampiran 3 : Sertifikat telah melaksanakan KP
49
Lampiran 4 : Surat Keterangan telah melaksanakan KP
50 Lampiran 5 : Form penilaian/hasil out put KP