Bab IV Materi Pembelajaran 3: Administrasi Perkantoran
C. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Pengelolaan Surat Masuk
Kecermatan dan ketepatan waktu merupakan keharusan yang paling utama dalam pengelolaan surat dan dokumen kantor. Sekretaris harus cekatan dalam memproses surat-surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Setiap ada surat masuk harus segera diteliti dengan cermat dan secepatnya disampaikan kepada pihak yang berhak menerimanya.
b. Prosedur Pengurusan Surat Masuk
Prosedur Pengurusan Surat Masuk Sederhana/Pola Lama
1) Penerimaan surat oleh petugas dari pengirim atau pengantar surat
2) Petugas memeriksa kebenaran alamat dan sifat surat yang mungkin tercantum pada amplop. Apabila alamat yang tertera di amplop keliru harus diserahkan kembali pada pengirim. Surat pribadi langsung diberikan kepada yang bersangkutan. Surat dinas dibuka dan dibubuhi cap tanggal terima atau stempel agenda, ditentukan pokok masalahnya dan diberi kode.
3) Surat dicatat pada kartu arsip atau pada buku agenda surat masuk 4) Pembubuhan nomor urut simpan pada surat
5) Penentuan disposisi oleh sekretaris atau Kepala Tata Usaha
6) Surat diserahkan kepada pengolah untuk diproses paling lama dua hari
7) Penyimpanan. Setelah selesai diproses, surat disimpan oleh Petugas Tata Warkat Prosedur Pengurusan Surat Masuk Pola Baru
Pengurusan surat masuk terjadi di Unit Kearsipan dan Tata Usaha Pengolah.
1) Penerimaan Surat
Didalam organisasi, surat dan naskah masuk diterima oleh staf penerima atau tata usaha yang ditugaskan untuk mengurusi penerimaan surat dan naskah. Penerima mempunyai tugas :
a) Menerima surat yang disampaikan baik oleh pengantar, petugas pos, telekom maupun oleh perorangan
b) Meneliti kebenaran alamat surat yang tertera di amplop c) Mebubuhkan paraf pada bukti penerimaan
d) Mensortir surat
e) Membuka sampul dan mengeluarkan surat dari amplop. Jika alamat pengirim tidak tercantum di dalam surat, maka amplop diikutsertakan bersama suratnya. Surat distempel tanda terima
f) Meneliti kelengkapan yang ada pada lampiran surat g) Menyampaikan surat kepada Pengarah
h) Menyampaikan surat rahasia (tertutup) kepada Pencatat 2) Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah kegiatan untuk menentukan unit pengolah yang akan menindaklanjuti atau memproses surat sesuai isinya. Pengarahan surat dilakukan oleh pengarah. Pengarah mempunyai tugas:
a) Membaca isi surat dan menentukan surat itu tergolong penting atau biasa
b) Menuliskan isi disposisi atau pengarahan pada lembar disposisi : tindakan apa yang harus dilakukan terhadap surat yang bersangkutan oleh pengolah
c) Menentukan kode klarifikasi dan indeks pada naskah surat penting d) Menyampaikan naskah surat penting dan biasa kepada Pencatat 3) Pencatatan Surat
Pencatatan surat ialah penulisan keterangan bagian-bagian yang tercantum dalam naskah surat dan naskah lain yang disertakan di dalam Kartu Kendali atau Lembar Pengantar. Pencatat mempunyai tugas :
a) Mencantumkan nomor urut pada naskah surat
b) Mencatat naskah surat di dalam kartu kendali rangkap tiga atau lembar pengantar rangkap dua
c) Menyampaikan naskah surat beserta kartu kendali atau lembar pengantar kepada Pengendali Surat
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
4) Pengendalian Surat
Tugas pengendali surat diantaranya adalah:
a) Menerima surat beserta kartu kendali/lembar pengantar dari pencatat b) Meneliti keberanan nomor kode surat dan kelengkapan lampiran
c) Menyampaikan naskah surat beserta kartu kendali II dan III kepada Tata Usaha Unit Pengolah
d) Menyampaikan naskah surat rahasia (tertutup) dan biasa beserta lembar pengantar rangkap dua kepada Tata Usaha Pengolah
e) Menyusun (menyimpan) kartu Kendali I dalam almari katalog berdasarkan urutan nomor kode
5) Penyimpanan
Penyimpan bertugas untuk menyimpan kartu kendali II dan lembar pengantar yang diterima kembali dari Tata Usaha Pengolah sebagai pengganti arsip selama surat dan naskahnya beserta kartu kendali III masih disimpan di Unit Pengolah.
Pengurusan surat dan naskah pada Tata Usaha Pengolah yakni sebagai berikut : a) Menerima surat dari Pengendali. Apabila pencatatan surat penting
dilakukan pada kartu kendali, maka yang diterima adalah surat beserta kartu kendali lembar II dan III
b) Membubuhkan paraf pada kartu kendali lembar II sebagai tanda bukti naskah sudah diterima
c) Mengembalikan kartu kendali lembar II kepada Pengendali
d) Kartu kendali lembar III disimpan berdasarkan urutan nomor kode e) Mengisi lembar disposisi rangkap dua
f) Menerima dan menyampaikan naskah yang diterima dari Unit Kearsipan kepada pengolah untuk diselesaikan disertai lembar disposisi
g) Menyimpan satu lembar disposisi sebagai pengganti arsip yang ada pada pengolah
h) Menyimpan surat dan naskah lampirannya sebagai arsip aktif setelah selesai diolah
i) Meneriman naskah surat biasa beserta dua lembar pengantar dari Pengendali
j) Membubuhkan paraf pada lembar pengantar sebagai tanda bukti bahwa naskah sudah diterima
k) Mengembalikan satu lembar pengantar kepada Pengendali
Disposisi Disposisi Disposisi
Gambar Prosedur Pengurusan Surat Masuk Sumber: The Liang Gie.2007.Administrasi Perkantoran Modern
Penerimaan
Penyortiran
Agenda Masuk
Kepala Bagian Pimpinan
Kepala Bagian
Sekretaris/Kepala Tata Usaha
Diproses
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
Tabel Contoh Format Lembar Disposisi 1
Sumber: Ida Nuraida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.
LEMBAR DISPOSISI Dari : ……….……
Tanggal terima : ………
No. Surat : ………
Perihal : ………
Tanggal Surat : ………
PENGOLAH ISI DISPOSISI (Lingkari) a. Dicatat
b. Disimpan c. Dikonsultasikan d. Dijawab
e. Diberi komentar f. Dibuatkan konsep g. Dikerjakan h. Dihadiri i. Diselesaikan j. Diperiksa Contoh Format Lembar Disposisi 2
PPMB
JL. RAWAMANGUN MUKA GDG L
LEMBAR DISPOSISI Dari : ………..
Tanggal terima : ……….
No. Surat : ……….
Perihal : ……….
Tanggal surat : ……….
No. PENGOLAH V ISI DISPOSISI
1 Direktur Utama 2 Direktur Produksi 3 Direktur Pemasaran 4 Direktur Sistem Inf.
5 Unit Litbang V Mohon ditanggapi
6 Bagian Humas 7 Bagian Perbekalan 8 Bagian Personalia 9 Bagian Keuangan 10 Bagian Umum
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
Gambar Proses Pengurusan Surat Masuk (Penting)
Gambar Proses Pengurusan Surat Masuk Biasa (Rutin) Sumber: The Liang Gie.2007.Administrasi Perkantoran Modern Tabel Format Kartu atau Buku Agenda Surat Masuk
Sumber: Ida Nuraida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius
Halaman:
Tanggal Terima
No Urut
(Agenda) Pengirim Tanggal Surat
Nomor
Surat Perihal
Bertalian Agenda
No.
Dengan Perbal
No.
Keterangan
III III
IIIII III
II I
Proses Pengurusan Surat Masuk Penting
Unit Kearsipan Unit Pengolah
Penerima Surat
Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip
Surat Penting
Surat Penting
II I
II
Bagan Pengurusan Surat Masuk Biasa ( Rutin )
Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip
Tata Usaha Pengolah
Pimpinan Pengolah
Pelaksana Pengolah
1 1
2
Surat
Lembar Pengantar
Lembar Disposisi
2 1
2
1,2
Simpan
1,2
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
PPMB
GDG.L, JL. RAWAMANGUN MUKA JAKARTA 12330
KARTU ARSIP
Tgl. Dari No./Ket. Tgl. Kepada No./Ket
1-2-04 Kantor Kopertis 1. - 4-2-04 Kantor Kopertis 1. - 5-3-04 Dirjendekti 2. -
c. Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Prosedur Pengurusan Surat Keluar Sederhana/Pola Lama
1) Konsep surat dibuat oleh ketua, sekretaris, kepala seksi atau petugas tata usaha
2) Pemeriksaan konsep surat oleh sekretaris baik segi kebenaran isi maupun bentuknya
3) Persetujuan konsep surat dan pengetikan oleh petugas tata usaha
4) Pembacaan hasil pengetikan, pemeriksaan kelengkapan surat, pengesahan dan penandatanganan oleh ketua atau sekretaris, pembubuhan cap tanggal kirim, pelipatan surat dan pemasukaannya ke dalam amplop, pembubuhan perangko, pemberian perekat pada amplop oleh petugas tata usaha
5) Pencatatan pada kartu arsip atau buku agenda surat keluar
6) Pencatatan pada kartu ekspedisi dan diberikan kepada petugas pengantar (ekspeditur) untuk dikirimkan
7) Penyimpanan arsip
G a m b a r
Bagan Pengurusan Surat Keluar Pengurusan Surat Keluar Pola Baru
Pengurusan surat beserta naskah surat keluar adalah kegiatan yang dilakukan oleh Tata Usaha Pengolah dan atau Unit Kearsipan dalam pelaksanaanya.
1) Tata Usaha Pengolah mempunyai tugas sebagai berikut : a) Naskah keluar dicatat pada kartu kendali rangkap tiga
Bagan Pengurusan Surat Keluar
Pengirim Pencatat Pengarah Penata Arsip
Tata Usaha Pengolah
Pimpinan Pengolah
Pelaksana Pengolah
Asli &
Tembusan
Pertinggal
1 2
3 Diisi Kode
Dikirim
Kartu Kendali
Surat
Ket.Lembar Disposisi
Hasil Pengolahan Surat Disposisi
Pengonsepan Surat Konsep Diteliti
Surat Ditandatangani Diketik
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
b) Menyampaikan konsep surat atau naskah beserta kartu kendali rangkap tiga kepada Pengendali di Unit Kearsipan
c) Kartu kendali lembar ke-III disimpan menurut urutan nomor kode d) Mengendalikan surat atau naskah yang belum selesai pengolahannya
kemudian menyampaikan surat atau naskah yang sudah selesai pengolahannya kepada Penyimpan
2) Unit Kearsipan melaksanakan kegiatan pengendalian penyimpanan, dan pengiriman pengendali mempunyai tugas :
a) Memberikan nomor urut sesuai pada kartu kendali
b) Menyimpan kartu kendali lembar I menurut urutan nomor kode c) Menyampaikan kartu kendali lembar II kepada Penyimpan
d) Mengembalikan kartu kendali lembar III kepada Tata Usaha Pengolah e) Mengembalikan konsep yang diterima dari Pengirim kepada Tata
Usaha Pengolah
Penyimpan bertugas untuk menyimpan kartu kendali lembar II menurut urutan nomor kode sebagai pengganti arsip selama naskah atau surat masih berada di Unit Pengolah.
Sedangkan Pengirim mempunyai tugas:
a) Mengirim surat sesuai alamat yang dituju dalam surat b) Menyampaikan konsep kepada Pengendali
Gambar Bagan Pengurusan Surat Keluar Pola Baru Sumber: The Liang Gie.2007.Administrasi Perkantoran Modern Tabel Format Buku Ekspedisi
NO. TANGGAL KEPADA PARAF/
CAP POS
II I
T Unit Pengolah
Unit Kearsipan Pencatat Surat Pengarah
Surat
Penata Arsip Ekspedisi
Surat Asli
III
II
II I
T
III
II
I
II Surat
Asli
DISIMPAN
DITELITI DISIMPAN
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
Tabel Format Kartu atau Buku Agenda Surat Keluar Tanggal
Kirim/surat
No.
Urut
(Perbal) Kepada Nomor
Surat Perihal Bertalian dengan Keterangan Agenda
No. Perbal No.
Tabel Format Kartu atau Buku Agenda Tunggal Surat Masuk dan Keluar agenda
no
Tanggal/
terima kirim M/K Pengirim Kpd No.surat Tgl surat Perihal Keterangan
Tabel Surat Penunjuk SURAT PENUNJUK
Hal : Pelatihan calon tenaga pengajar
Dari : Bagian Proyek Pengembangan Sumber Daya Manusia, Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan Nasional, Indonesia
Tanggal : 20 Juni 2010
No : 125/BPPK-SDM/III/2010
DISIMPAN PADA BERKAS : PELATIHAN CALON TENAGA PENGAJAR
Sumber: The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern
d. Mesin dan Perlengkapannya
Berikut merupakan mesin dan perlengkapan yang penting dalam proses mengurus surat masuk:
1) Mesin/alat untuk membuka surat 2) Cap untuk membubuhi tanggal 3) Perlengkapan untuk menyortir 4) Mesin fotokopi
Mesin fotokopi dipergunakan untuk membuat beberapa salinan dari surat yang masuk; bagikan aslinya kepada orang yang akan mengerjakannya dan lembar kopi kepada orang lain yang berhubungan (tidak boleh ditangguhkan dan orang-orang lain yang berhubungan menerima keterangan pada hari yang sama).
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
e. Pengelolaan Surat Keluar
Proses yang harus dilakukan dalam mengelola surat keluar adalah bahwa surat yang akan dikirim adalah surat yang sudah di tanda tangani oleh pihak yang berwenang untuk menanda tangani. Adapun proses berikut adalah yang lazim ditempuh:
1) Tentukan dimana amplop harus diketik; pada waktu mengetik surat atau dipusatkan.
2) Berikan instruksi bahwa surat yang memerlukan perhatian khusus harus diberi tanda khusus pada sudut kanan bagian atas.
3) Pastikan bahwa pegawai pos berhubungan secara teratur dengan surat dan menyortirnya unatuk surat ”dalam negeri” dan ”surat luar negeri” Pergunakan mesin lipat dan mesin materai apabila harus dimasukkan ke pos dalam jumlah yang banyak.
4) Hindarkan menaruh surat pada amplop yang salah.
5) Tulis rincian yang singkat dari semua surat dalam buku pos.
6) Tentukan metode yang dipakai dalam pembubuhan cap.
7) Semua surat yang dikirim harus dicatat terlebih dahulu dalam Buku Agenda surat Keluar.
f. Pesan Email dan Memo Rutin
Dalam perkembangan organisasi saat ini, telah terjadi perubahan dalam komunikasi internal. Di masa lalu, pesan tertulis dari dalam organisasi berbentuk memo yang menggunakan kertas. Tetapi saat ini e-mail telah menjadi pilihan media komunikasi. Dalam sebuah survei yang dilakukan oleh Emailthatpays dan Ipsos-Reid, hasilnya menunjukkan e- mail telah mengubah secara mendasar cara seseorang berkomunikasi dengan orang lain dan telah menjadi sebuah sarana penting untuk berkomunikasi di kantor. Sebanyak 85 persen orang kanada yang online percaya bahwa e-mail telah membuat mereka lebih efisien, dan hampir dua pertiga (62 persen) lebih suka berkomunikasi lewat e-mail daripada metode lainnya.
Fungsi utama e-mail adalah untuk bertukar pesan atau informasi didalam organisasi.
Komunikasi internal semacam itu semakin penting sekarang ini. Organisasi mengalami perampingan, rantai komando yang semakin mendatar, pembentukan tim kerja, dan pemberdayaan pangkat-dan-arsip karyawan. Dengan diberi lebih banyak wewenang untuk mengambil keputusan, karyawan menemukan bahwa mereka butuh lebih banyak informasi. Mereka harus mengumpulkan, melakukan pertukaran, dan mengevaluasi informasi yang berkaitan dengan produk dan layanan yang mereka tawarkan. Manajemen juga memerlukan input dari karyawan agar dapat cepat tanggap terhadap perubahan pasar lokal dan global. Permintaan akan informasi yang semakin meningkat ini juga berarti meningkatkan penggunaan e-mail, meskipun memo dengan kertas masih digunakan.
Mengembangkan keterampilan dalam menulis pesan e-mail dan memo memberikan dua manfaat penting. Pertama, dokumen yang ditulis dengan baik cenderung mencapai tujuannya. Dokumen tersebut menciptakan kesan baik karena ditulis dengan hati–hati, perhatian, dan jelas. Kedua, pesan internal yang ditulis dengan baik meningkatkan citra seorang karyawan/pimpinan di dalam organisasi. Individu yang dianggap sebagai penulis yang kompeten dan profesional dihargai dan diperhatikan; paling sering, mereka adalah orang–orang yang dipromosikan ke dalam posisi manajemen. Pesan yang terus terang ini yaitu e-mail rutin dan memo dibuka dengan ide utama karena topiknya tidak sensitif dan hanya membutuhkan sedikit persuasi. Didalam modul ini akan mempelajari dan membahas tentang karakteristik, proses penulisan, dan organisasi untuk pesan e-mail dan memo.
Karena e-mail merupakan saluran komunikasi yang baru dan sangat berguna, perhatian khusus akan diberikan pada cara penggunaan yang aman dan efektif. Terakhir, modul ini akan memberikan pelajaran untuk menulis memo prosedur, informasi, permintaan, jawaban, dan konfirmasi.
Karakteristik Pesan E-Mail dan Memo yang Berhasil
Pada organisasi saat ini pesan e-mail dan memo merupakan bentuk komunikasi standar dan akan menjadi media komunikasi bisnis yang paling umum digunakan. Pesan yang sangat diperlukan ini digunakan untuk memberi informasi pada karyawan, meminta data, memberi respons, mengimformasi keputusan, dan memberi arahan. Pesan e-mail dan memo yang baik umumnya mempunyai karakteristik tertentu.
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
To (Kepada), From (Dari), Date (Tanggal), Subject (Judul Subjek)
E-mail dan memo mengandung judul kata penunjuk. Judul ini membantu pembaca segera mengidentifikasi tanggal, asal, maksud, dan tujuan sebuah pesan. Sebagai catatan bahwa pesan e-mail yang dikirim keluar tidak perlu disertai waktu kirim karena hal itu diselipkan secara otomatis oleh komputer. Posisi waktu penerimaan pada pesan e-mail yang masuk bervariasi tergantung pada program komputer yang digunakan. Posisi waktu kirim dalam memo kertas juga fleksibel.
Satu Topik
Pesan e-mail dan memo yang baik umumnya hanya membahas satu topik. Membatasi topik membantu penerima bertindak terhadap subjek dan mengarsipnya dengan tepat.
Seorang penulis memo yang, misalnya, menjelaskan sebuah masalah printer komputer dan juga meminta izin untuk menghadiri sebuah konferensi mempunyai risiko kegagalan 50 persen. Pembaca mungkin merespons masalah printer tetapi melupakan tentang permintaan izin konferensi.
Bersifat Percakapan
Nada pesan e-mail dan memo diharapkan bersifat percakapan karena pihak – pihak yang berkomunikasi biasanya sudah saling kenal. Hal ini berarti kadang – kadang dalam bahasa Inggris menggunakan singkatan (I’am, you’ll), kata sehari–hari, dan kata ganti orang pertama (saya/kami). Meskipun demikian, nadanya juga harus tetap profesional. E-mail begitu cepat dan begitu mudah digunakan sehingga ada saja penulis yang tergoda ke dalam suatu sikap “kurang profesional yang mengherankan”. Meskipun hangat dan bersahabat, pesan e-mail seharusnya tidak emosional. Jangan pernah menyertakan kata–
kata yang tidak seharusnya diucapkan di hadapan seseorang.
Keringkasan
Sebagai bentuk fungsional komunikasi, e-mail dan memo hanya mengandung apa yang perlu disampaikan dengan sopan. Sering kali, e-mail dan memo hanya membutuhkan sedikit penjelasan latar belakang dan perhatian sebagai upaya untuk memberi kesan baik kepada pihak luar dibandingkan surat. Hal yang harus diperhatikan ialah menghindari kata–kata yang terlalu panjang lebar. Selain itu hindari kalimat pembuka yang panjang (saya menulis memo ini untuk memberitahukan kepada Anda bahwa), dan frase yang berlebihan (karena fakta bahwa).
Penyorotan Grafis
Untuk menonjolkan ide–ide yang penting dan meningkatkan keterbacaan, penulis e-mail dan memo menggunakan teknik penyorotan grafis secara bebas. Isi memo cetakan ditingkatkan dengan daftar nomor atau bullet, heading, tabel, dan teknik lain. Beberapa program e-mail mungkin tidak mentransmisikan cetak miring, cetak tebal, atau dua set kolom. Namun, keterbacaan dengan paragraf yang baik dapat ditingkatkan dengan menggunakan poin bullet atau tanda bintang (asterisk), dan heading sisi, terutama untuk pesan yang lebih panjang. Pembaca enggan menelisik layar komputer untuk melihat tulisan yang penuh. Sebagai contoh perusahaan di Eropa telah banyak menggunakan e- mail, namun para penggunanya kurang toleran pada penulis yang tidak mengikuti kaidah menulis. Mereka tidak akan menoleransi tulisan yang tidak menarik, tidak terpahami, dan
“sampah data yang tak dapat dicerna”.
Proses Penulisan
“Salah satu ciri revolusi informasi yang paling mengagumkan,“ kata wakil direktur sebuah organisasi teknologi, adalah bahwa “momentum telah berbalik pada kata tertulis.” Pebisnis menulis lebih banyak pesan daripada sebelumnya, dan banyak dari tulisan itu adalah e- mail dan memo. Agar efektif, pesan internal yang baik memerlukan persiapan yang teliti.
Meskipun hal itu sering terlihat rutin, e-mail dan memo mungkin menjangkau lebih jauh dari yang diperkirakan. Pertimbangkan peneliti pasar di Vancouver, yang baru bekerja dan ingin menyenangkan atasannya, yang meminta laporan kemajuan proyeknya. Tanpa pikir panjang, ia segera mengirim sebuah ringkasan singkat mengenai pekerjaannya dalam sebuah e-mail kepada atasannya. Kemudian dalam minggu itu juga seorang wakil direktur meminta atasannya itu melaporkan kemajuan proyek tersebut, dan atasannya pun
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
meneruskan memo dari peneliti pasar yang tergesa–gesa itu. Kesan buruk yang muncul pun sulit diatasi oleh karyawan baru itu.
Penulisan yang teliti memerlukan waktu--terutama pada awalnya. Namun, dengan mengikuti rencana yang sistematis dan melatih keterampilan, tentu akan meningkatkan hasil yang dicapai. Selain itu, ingatlah bahwa upaya yang dilakukan untuk meningkatkan keahlian komunikasi akan membawa hasil yang besar. Sering kali, kemampuan berbicara dan menulis menentukan seberapa besar pengaruh seseorang dalam organisasi. Seperti juga tugas penulisan lainnya, menulis e-mail dan memo mengikuti tiga tahap proses penulisan yang sama.
Analisis, Antisipasi dan Adaptasi
Dalam tahap 1 (prapenulisan) perlu menghabiskan beberapa waktu untuk menganalisis tugas. Banyak orang yang bekerja dengan pena atau komputer tanpa terlebih dahulu memfokuskan pikiran untuk bekerja. Untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan, sebaiknya ajukan tiga pertanyaan penting kepada diri sendiri sebelum memulai membuat memo:
1) Apakah saya sudah benar – benar perlu menulis e-mail dan memo ini?
Menelpon atau kunjungan singkat kepada seorang rekan yang dekat mungkin dapat menyelesaikan masalah serta menghemat waktu dan biaya pesan tertulis. Di sisi lain, sejumlah pesan tertulis membutuhkan catatan permanen. Keputusan lain adalah apakah menulis memo kertas atau mengirim secara elektronik. Banyak kantor yang sedang menuju sebuah tempat kerja tanpa kertas.
2) Mengapa saya menulis?
Ketahui terlebih dahulu apa alasan untuk menulis dan harapan apa yang ingin dicapai.
Hal ini akan membantu mengenali poin–poin penting dan di mana menempatkannya.
3) Bagaimana pembaca akan bereaksi?
Visualisasikan pembaca dan pengaruh pesan yang disampaikan terhadapnya.
Pertimbangkan cara–cara untuk menyampaikan pesan agar bermanfaat bagi pembaca.
Riset, Organisasi, dan Komposisi
Dalam tahap 2 (penulisan) yang dilakukan pertama ialah memeriksa arsip, memperoleh dokumentasi, dan mempersiapkan pesan. Buat sebuah bagan yang berisi poin–poin yang ingin ditulis. Untuk pesan singkat, sebaiknya catat pada dokumen yang akan dijawab.
Pastikan untuk melakukan revisi, sebab pesan yang baik jarang diperoleh pada usaha pertama.
Revisi, Koreksi dan Evaluasi
Penulis yang teliti dan penuh perhatian merevisi pesan mereka, mengoreksi draf akhir, dan mengevaluasi keberhasilan komunikasi mereka.
1) Merevisi untuk kejelasan.
Dipandang dari perspektif penerima, apakah ide pesan sudah jelas? Apakah ide itu membutuhkan lebih banyak penjelasan? Bila memo tersebut diteruskan kepada orang lain, apakah mereka memerlukan penjelasan lebih lanjut? Pertimbangkan untuk meminta seorang rekan mengkritik pesan jika pesan tersebut penting.
2) Mengoreksi ketepatan.
Apakah kalimat–kalimat lengkap dan diberi tanda baca dengan tepat? Apakah ditemukan kesalahan cetak atau kata yang salah eja? Gunakan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa Anda untuk mengoreksi pesan sebelum mengirimkannya.
3) Merencanakan umpan balik.
Bagaimana cara mengetahui pesan yang dikirim berhasil? Pergunakan umpan balik dengan mengajukan pertanyaan (seperti Apakah Saudara setuju dengan saran ini?) dan membuatnya mudah bagi penerima untuk merespons.
g. Organisasi Pesan E-mail dan Memo
Baik elektronik atau dengan kertas, memo rutin biasanya mengandung empat bagian : 1) baris subjek yang meringkas pesan,
2) pembukaan yang mengemukakan ide utama dengan segera, 3) isi yang menjelaskan dan menjustifikasi ide utama, dan