BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
3.3 Pelaksanaan PKL : Imelda Agustina
3.3.2 Pelaksanaan Kerja
3.3.2.3 Melakukan Pengajuan Pengadaan Barang Cetakan
Dalam melakukan kegiatan pengajuan pengadaan barang cetakan meliputi:
Banner kegiatan, banner prestasi mahasiswa, banner tata tertib mahasiswa, banner Visi Misi Fakultas dan Program Studi, buku prestasi, brosur, buku pedoman umum, kalender, buku wisuda, dan paperbag.
Berikut ini adalah prosedur pengadaan barang cetakan.
1. Unit kerja mengajukan desain barang cetakan kepada Kepala Humas. (Gambar 3.48)
Gambar 3.48 Contoh Desain Banner Orientasi Pendidikan Tinggi
2. Kepala Humas menerima desain barang cetakan dari Unit Kerja yang mengajukan.
3. Kepala Humas memeriksa desain yang diajukan unit kerja. Apabila setuju maka Kepala Humas menandatangani Form Permohonan Pengadaan Barang Cetakan (Gambar 3.49) jika tidak setuju Kepala Humas mengembalikan desain kepada unit kerja yang mengajukan untuk dilakukan perbaikan.
(Gambar 3.49)
Gambar 3.49 Form Permohonan Pengadaan Barang Cetakan
4. Kepala Humas menyerahkan desain beserta Form Permohonan Pengadaan Barang Cetakan kepada Pimpinan (Pembina Yayasan dan atau Wakil Rektor II dan atau Ketua Yayasan dan atau Rektor) untuk diperiksa kembali, apabila disetujui maka Pimpinan menandatangani lembar desain kemudian menyerahkan kembali desain kepada Kepala Humas untuk dicetak. Jika tidak disetujui maka Kepala Humas memeriksa kembali desain untuk diperbaiki.
5. Kepala Humas memberikan desain dan Form Permohonan Pengadaan Barang Cetakan kepada bagian Keuangan untuk dicetak.
6. Bagian Keuangan membuat form pengajuan pengadaan barang cetakan lalu meminta tanda tangan kepada bagian Kerumahtanggan untuk mengetahui bahwa akan melakukan pencetakan barang sesuai dengan formulir permohonan pengadaan barang cetakan, setelah bagian Kerumahtanggaan menandatangani form pengajuan pengadaan barang bagian Keuangan akan meminta persetujuan kepada Bendahara Yayasan dan Yayasan untuk mencetak barang tersebut.
(Gambar 3.50).
Gambar 3.50 Form Pengajuan Pengadaan Barang
7. Setelah disetujui oleh Bendahara Yayasan dan Yayasan untuk melakukan pengadaan barang tersebut, bagian Keuangan akan membuat nota pesanan cetakan kepada Suplier. (Gambar 3.51).
Gambar 3.51 Nota Pesanan Cetakan
8. Setelah barang cetakan selesai pada waktu yang telah disepakati bersama, suplier akan memberikan barang cetakan tersebut berserta nota tagihan yang harus dibayar lalu bagian Kerumahtanggaan mendistribusikan barang cetakan kepada Unit Kerja yang mengajuan barang cetakan. (Gambar 3.52)
Gambar 3.52 Form Distribusi Barang
3.3.2.4 Membuat Perhitungan Rekap Rekap Honor Dosen
Adapun proses kegiatan yang dilakukan untuk perhitungan rekap honor dosen di Universitas Teknokrat Indonesia yaitu dapat dilihat pada Bagan Alir Dokumen dibawah ini: (Gambar 3.53)
Bagan Alir Dokumen Laporan Rekap Honor Dosen
KEUANGAN BENDAHARA GAJI
MULAI
Rekap Honor Dosen
Membuat perhitungan Laporan Honor
Dosen
Rekap Honor Dosen Perhitungan Laporan Rekap
Honor Dosen BAAK
Setuju
T 1
2
Perhitungan Laporan Rekap Honor Dosen
Terotorisasi
Membuat bukti Pengeluaran Kas
Data Pengeluaran Kas
Cetak
Bukti Pengeluan Kas
Bukti Pengeluan Kas
Dosen
A
Selesai
1
Perhitungan Laporan Rekap
Honor Dosen
Melakukan Verifikasi
Ya
Menginput hasil Laporan Rekap Honor Dosen
Data Rekap honor Dosen
Cetak
Perhitungan Laporan Rekap Honor Dosen
Terotorisasi
2
Gambar 3.53 Bagan Alir Dokumen Laporan Rekap Honor Dosen
Prosedur Laporan Rekap Honor Dosen :
1. BAAK memberikan rekap honor dosen ke Bagian Keuangan. Rekap Honor Dosen. (Gambar 3.54).
Gambar 3.54 Rekap Honor Dosen
2. Bagian Keuangan membuat perhitungan laporan Rekap Honor Dosen ke dalam ms. Excel.
3. Bagian Keuangan mencetak hasil perhitungan laporan Rekap Honor Dosen.
(Gambar 3.55), dan Rekap Honor Dosen dari BAAK akan diarsip oleh Bagian Keuangan.
Gambar 3.55 Perhitungan Laporan Rekap Honor Dosen
4. Setelah tercetak hasil perhitungan laporan Rekap Honor Dosen lalu diberikan kepada Bendahara Gaji untuk dilakukan verifikasi.
5. Kemudian jika Bendahara Gajii setuju dengan hasil laporan Rekap Honor Dosen yang telah dibuat Bendahara Gaji akan menginputkan hasil laporan Rekap Honor Dosen kedalam sistem komputer, tetapi jika tidak setuju laporan Rekap Honor Dosen akan dikembalikan ke Bagian Keuangan.
6. Setelah perhitungan laporan Rekap Honor Dosen sudah di input di sistem dengan Bendahara Gaji selanjutnya perhitungan laporan Rekap Honor Dosen terotorisasi dan diberikan ke Bagian Keuangan kembali.
7. Setelah mendapatkan laporan Rekap Honor Dosen yang telah terotorisasi dari Bendahara Gaji, bagian Keuangan membuat Bukti Pengeluaran Kas.
(Gambar 3.56).
Gambar 3.56 Bukti Pengeluaran Kas
8. Bukti Pengeluaran Kas akan dicetak sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 akan diberikan kepada Dosen yang berkaitan, rangkap 2 akan diarsip oleh Bagian Keuangan.
3.3.3 Kendala Yang Dihadapi
Selama melakukan PKL di bagian Keuangan penulis mengalami beberapa kendala dalam hal melakukan Rekap Honor Dosen, antara lain:
1. Adanya keterlambatan waktu dari pihak BAAK dalam memberikan Rekap Honor Dosen sehingga waktu pengerjaan tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
2. Perhitungan Laporan Rekap Honor Dosen masih dilakukan secara manual menggunakan Ms. Excel, sehingga terkadang terdapat kesalahan dalam melakukan Rekap Honor Dosen.
3.3.4 Cara Mengatasi Masalah
Berdasarkan masalah yang dialami penulis saat membuat Laporan Rekap Honor Dosen, maka penulis mengusulkan:
1. Adanya suatu sistem berbasis web dimana Rekap Honor Dosen dari BAAK sudah di inputkan melalui sistem, lalu Rekap Honor Dosen tersebut bisa di download oleh bagian keuangan, sehingga tidak membutuhkan waktu yang lama dalam pengerjaannya.
2. Adanya sebuah sistem yang berbasis web sehingga dapat menghubungkan Rekap Honor Dosen dari BAAK kedalam bentuk Laporan Rekap Honor Dosen dimana didalam web tersebut sudah terprogram secara otomatis honor yang akan didapatkan dosen sehingga tidak akan terjadi kesalahan dalam melakukan Rekap Honor Dosen.
“Website merupakan fasilitas internet yang menghubungkan dokumen dalam lingkup lokal maupun jarak jauh (Hakim Lukmanul, 2004).
BAB IV PENUTUP
4.1. Simpulan
Berdasarkan hasil pelaksanaan praktik kerja lapangan di Univeritas Teknokrat Indonesia, maka dapat disimpulkan:
Adanya Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Universitas Teknokrat Indonesia, maka praktikan dapat memperdalam pengetahuan, terutama dalam melaksanakan tugas pada bidang administasi dan pelayanan serta mengetahui hardskill dan softskill apa saja yang telah dimiliki dan apa yang perlu ditingkatkan dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab.
Pelaksanaan PKL ini akan menjadi evaluasi untuk kemajuan Universitas Teknokrat Indonesia kedepannya agar semakin baik dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa, dan praktikan dapat menjalankan tugas dengan lebih baik lagi.
4.2. Saran
Berdasarkan hasil dari pelaksanaan praktik kerja lapangan (PKL), maka sedikit saran untuk Universitas Teknokrat Indoneisa, yaitu:
1. Pada aplikasi uji kompetensi dasar seharusnya ada taking order (pengulangan) sehingga mempermudah untuk membuat laporan pertahun. Dan untuk soal alangah baiknya jika menggunakan sistem, sehingga lebih efektif dan efisien.
2. Mengusulkan pada sistem spmb.teknokrat.ac.id, data pendaftar yang telah diinputkan dapat secara otomatis masuk ke dalam sistem siaregistrasi.teknokrat.ac.id.
3. Mengusulkan untuk perhitungan Laporan Rekap Honor Dosen dibuatkan program untuk meminimalisir terjadinya kesalahan dalam merekap. dan untuk pembuatan pengeluaran kas juga sudah terprogram, sehingga tidak memerlukan waktu yang lama untuk membuatnya.