PENDAHULUAN
Latar Belakang
Tujuan PKL
Kegunaan PKL
Tempat PKL
Jadwal Waktu Pelaksanaan PKL
TINJAUAN UMUM TEMPAT PKL
- Sejarah Perusahaan
- Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran
- Bentuk dan Lambang Yayasan Pendidikan Teknokrat
- Filosofi
- Administrasi dan Manajemen
- Filosofi Manajemen
- Sasaran Mutu Universitas Teknokrat Indonesia
- Langkah Operasional Manajemen Mutu Terpadu Universitas
- Struktur Organisasi
- Kegiatan Umum Perusahaan
Universitas Teknokrat Indonesia mempunyai 3 fakultas, antara lain Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, dan Fakultas Sastra dan Ilmu Pendidikan. Dalam kiprahnya Universitas Teknokrat Indonesia telah menetapkan visi sebagai cita-cita mulia yang ingin dicapai dalam pelaksanaan tugas pendidikan nasional. Terciptanya dan terselenggaranya sistem pendidikan tinggi berstandar mutu nasional dan internasional pada Universitas Teknokrat Indonesia sehingga mampu menghasilkan lulusan unggul yang berkompetensi tinggi dan berwawasan global;
Dalam pelaksanaan administrasi dan manajemen, Universitas Teknokrat Indonesia memaparkan filosofi, tujuan, mutu dan langkah operasional peningkatan mutu berkelanjutan. Memelihara dan mengembangkan kehidupan kampus yang harmonis serta menciptakan kondisi yang menumbuhkan semangat belajar mahasiswa untuk meningkatkan prestasi dan kreativitas mahasiswa Universitas Teknokrat Indonesia. Mengembangkan dan melaksanakan kerjasama dengan instansi, swasta dan masyarakat khususnya pada bidang tanggung jawabnya, serta mendorong pengembangan Universitas Teknokratik Indonesia.
Program studi merupakan unsur penyelenggara akademik pada lembaga pengelola akademik pada bidang studi tertentu yang berada di bawah Universitas Teknokratik Indonesia. Universitas Teknokrat Indonesia merupakan lembaga pendidikan yang mengutamakan kualitas mahasiswa untuk menjawab tantangan dunia kerja.
PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
Pelaksanaan PKL : Tias Arum Pratiwi
- Bidang Kerja
- Pelaksanaan Kerja
- Mengelola Uji Kompetensi Dasar
- Penanganan Surat Keluar Permohonan Mahasiswa
- Kendala Yang Dihadapi
- Cara Mengatasi Kendala
Penanggung jawab membuat jadwal pelaksanaan uji kompetensi (berbasis kompetensi) atas permintaan kepala studi, kemudian membuka kelas pada aplikasi http://www.combased.teknokrat.ac.id. Mahasiswa yang baru pertama kali mengikuti ujian berbasis kompetensi dapat mengambil kartu berbasis kompetensi (F-UKD-002) di BAAK dengan membawa 1 buah foto berwarna terbaru ukuran 3x4 dengan mengenakan jaket Alma Mater. Pembimbing menerima berkas ujian berbasis kompetensi, kemudian memantau penyelesaian ujian dan memeriksa hasil ujian berbasis kompetensi (F-UKD-006).
BAAK merangkum hasil ujian dan memberikan berkas hasil ujian kepada Pejabat Penegakan Berbasis Kompetensi untuk diperiksa. Fitur tambah data digunakan oleh administrator untuk menambahkan soal ujian kompetensi dasar, tanggal pelaksanaan, ruang ujian, waktu ujian, pengawas ujian dan menambah kuota yang ditetapkan oleh administrator. Pada halaman aplikasi kompetensi inti ini pengelola dapat mencetak daftar hadir dan dapat mengubah jadwal uji kompetensi inti bagi mahasiswa yang telah dipastikan tidak dapat mengikuti kegiatan gabungan karena mempunyai kegiatan lain.
Pada halaman aplikasi ini, penyelenggara Uji Kompetensi Inti dapat melihat daftar nama pengawas yang memiliki poin data Uji Kompetensi Inti yang telah diselesaikan. Batas waktu pemasukan hasil uji kompetensi dasar paling lambat 3 (tiga) hari setelah pelaksanaan uji kompetensi dasar. Pada aplikasi tes bakat dasar ini, pengguna/administrator dapat membantu mengubah hasil tes jika terdapat kesalahan data dengan persetujuan penanggung jawab tes bakat dasar.
Pada aplikasi Uji Kompetensi Dasar, administrator/pengguna dapat melihat seluruh nilai siswa dan berapa kali ulangan yang dilakukan selama mengikuti Uji Kompetensi Dasar. Pada aplikasi ini, bagian pengguna/administrator dapat mencatat jumlah pengawas dan koreksi ujian kompetensi dasar sesuai waktu yang ditentukan. Pada penerapan uji kompetensi dasar ini tidak ada pengurutan data (pengulangan), sehingga terdapat permasalahan pada saat pembuatan laporan tahunan dan memakan banyak waktu.
Sistem penjadwalan Uji Kompetensi Dasar (Combased) terkadang kekurangan pengawas yang dapat memberikan bimbingan sesuai kebutuhan dalam mata pelajaran uji kompetensi dasar. Kemudian disarankan untuk menambahkan fungsi Taking-Order pada aplikasi Basic Aptitude Test untuk programmer di Universitas XYZ. Menjadwalkan ulang ujian kompetensi dasar apabila dosen pembimbing berhalangan hadir pada tanggal ujian kompetensi dasar paling lambat satu hari sebelum ujian kompetensi dasar.
Pelaksanaan PKL : Winda Permata Sari
- Bidang Kerja
- Pelaksanaan Kerja
- Memberikan Pelayanan kepada Tamu
- Menerima Pendaftaran Mahasiswa Baru
- Input Data Pendaftaran Mahasiswa Baru ke Sistem
- Import Data Pendaftaran ke Siaregistrasi
- Penanganan Persetujuan Desain
- Kendala Yang Dihadapi
- Cara Mengatasi Kendala
Pada halaman ini pengelola dapat mencetak nomor peserta yang akan digunakan pelamar untuk mengikuti seleksi penerimaan siswa baru. Jika setuju, kepala humas menandatangani formulir permohonan pembelian bahan cetakan (Gambar 3.44), jika tidak setuju, kepala humas menandatangani. Kepala Humas menyerahkan desain beserta formulir permohonan pembelian bahan cetakan (Gambar 3.44) kepada pengurus (pengurus yayasan dan/atau wakil rektor II dan/atau presiden dan/atau rektor yayasan) untuk ditinjau . Jika disetujui, manajemen menandatangani lembar desain dan kemudian menyerahkan desain tersebut kembali kepada kepala humas untuk dicetak.
Kepala Bagian Humas memberikan desain dan cetakan formulir permintaan pembelian (Gambar 3.44) kepada bagian Housekeeping untuk dicetak.
Pelaksanaan PKL : Imelda Agustina
- Bidang Kerja
- Pelaksanaan Kerja
- Melakukan Validasi Data Pembayaran Mahasiswa Baru
- Melakukan Pembagian Atribut Propti
- Melakukan Pengajuan Pengadaan Barang Cetakan
- Membuat Perhitungan Rekap Honor Dosen
- Kendala Yang Dihadapi
- Cara Mengatasi Kendala
BAAKU melakukan pengecekan sesuai dengan jenis pembayaran yang dilakukan mahasiswa pada bagian Keuangan jika terjadi kesalahan. Sedangkan untuk proses kegiatan pada saat melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan, pemagang dibantu dalam hal pekerjaannya oleh staf di bagian keuangan. Kepala Humas menyerahkan desain dan formulir permohonan pembelian bahan cetakan kepada bagian keuangan untuk dicetak.
Departemen Keuangan akan menyiapkan Formulir Permintaan Pembelian Bahan Cetakan dan kemudian meminta tanda tangan dari Departemen Housekeeping untuk memastikan bahwa barang akan dicetak sesuai dengan Formulir Permintaan Pembelian Bahan Cetak. Setelah Bagian Housekeeping menandatangani Formulir Permintaan Pembelian Bahan Cetak, Bagian Keuangan akan meminta persetujuan Bendahara Yayasan dan Yayasan untuk mencetak barang tersebut. Setelah mendapat persetujuan dari Bendahara Yayasan dan Yayasan untuk membeli barang-barang tersebut, Bagian Keuangan akan memberikan formulir pemesanan tercetak kepada Pemasok. Proses kegiatan yang dilakukan untuk menghitung laporan biaya guru di Universitas Teknokratik Indonesia dapat dilihat pada diagram alur dokumen di bawah ini: (Gambar 3.53).
Setelah hasil perhitungan Laporan Rekapitulasi Kehormatan Dosen dicetak, selanjutnya diberikan kepada Bendahara Gaji untuk diverifikasi. Kemudian apabila Bendahara Gaji setuju dengan hasil laporan Rekap Kehormatan Dosen yang dibuat maka Bendahara Gaji akan memasukkan hasil laporan Rekap Kehormatan Dosen ke dalam sistem komputer, namun apabila tidak setuju maka laporan Rekap Kehormatan Dosen akan dikembalikan. kepada Departemen Keuangan. Setelah perhitungan Laporan Ringkasan Kehormatan Dosen dimasukkan ke dalam sistem bersama Bendahara Gaji, maka perhitungan Laporan Ringkasan Kehormatan Dosen disahkan dan diberikan kembali kepada Departemen Keuangan.
Setelah menerima laporan Rekap Kehormatan Dosen yang disetujui oleh Bendahara Penggajian, Bagian Keuangan membuat bukti pencairan kas. Bukti pembayaran uang akan dicetak sebanyak 2 rangkap, 1 rangkap diberikan kepada dosen penanggung jawab, 2 rangkap akan diarsipkan oleh bagian keuangan. Terjadi keterlambatan waktu oleh BAAK dalam penyampaian Rekap Dosen Kehormatan sehingga waktu pengerjaan tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
Terdapat sistem berbasis web dimana Rekap Kehormatan Dosen BAAK dimasukkan melalui sistem. Rekap Kehormatan Dosen selanjutnya dapat diunduh oleh bagian keuangan sehingga pengolahannya tidak memakan waktu lama. Terdapat sistem berbasis web yang dapat menghubungkan Rekap Kehormatan Dosen BAAK dalam bentuk Laporan Rekap Kehormatan Dosen, dimana honor yang diterima dosen secara otomatis terprogram di internet sehingga tidak terjadi kesalahan pada saat melaksanakan rekap Kehormatan Dosen. Disarankan agar dibuat program untuk menghitung Laporan Rekap Kehormatan Dosen agar meminimalisir terjadinya kesalahan pada rangkuman.
PENUTUP
Simpulan
Melalui penempatan kerja lapangan (PKL) di Universitas Teknokrat Indonesia, para praktisi dapat memperdalam ilmunya khususnya dalam tugas administrasi dan pelayanan, serta mengetahui hard skill dan soft skill apa saja yang sudah dimiliki dan apa saja yang perlu ditingkatkan. melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Penyelenggaraan PKL ini akan menjadi penilaian bagi kemajuan Universitas Teknokratik Indonesia kedepannya, sehingga dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada mahasiswa, dan praktisi dapat menjalankan tugasnya dengan lebih baik lagi.
Saran
