1. Diagnostik Reading Kinerja Organisasi
Berdasar pada situasi tersebut diatas, maka dengan pertimbangan kewenangan penulis selaku Kabid. Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan dan Pemanfaatan Data
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purworejo, berusaha menggali lebih mendalam untuk mengetahui permasalahan yang lebih rinci dengan menggunakan analisis Leavitt’s Model.Analisis Leavitt’s Model adalah suatu model analisis yang menggunakan 2 tahapan yang saling berhubungan, tahapan tersebut antara lain :
1. Tahap 1 : suatu tahap dalam menentukan masing-masing komponen, tahap ini berisi tugas, aktor, struktur dan teknologi.
2. Tahap 2 : suatu tahap yang berisi dampak perubahan dari komponen yang diintervensi terhadap komponen yang lain.
Masalah utamanya terdapat pada komponen yang paling perlu diintervensi dengan inovasi tertentu.
Ilustrasi gambar dari analisis Leavitt’s Model adalah sebagai berikut
Gambar 6 Model Diagnosa Leavitt’s
Tabel 6 Tabel Diagnosa model Levitt’s
KOMPONEN KONDISI SETIAP KOMPONEN *)
KOMPONEN YANG PALING PERLU DIINTERVENSI **)
DAMPAK PERUBAHAN KOMPONEN YG PALING
PERLU DIINTERVENSI THD KOMPONEN LAIN
STRUKTUR
Belum adanya Jejaring Kerja pemanfaatan
SIAK Relasi
Desa/Kelurahan
Kerjasama Pelayanan Dokumen
Kependudukan di Desa/Kelurahan
TEKNOLOGI
Kurangnya Pengetahuan masyarakat akan teknologi informasi
Memberikan
Pendampingan Kepada Pemerintah
Desa/Kelurahan untuk memanfaatkan SIAK Relasi Desa/Kelurahan
TUGAS
Kurangnya Sosialisasi Pemanfaatan SIAK Relasi Desa/Kelurahan
Memberikan sosialisasi kepada pemerintah Desa/Kel tentang pemanfaatan SIAK Relasi Desa/Kelurahan
SDM
Belum adanya penunjukan Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kelurahan
Memudahkan Pemerintah Desa/Kelurahan dalam memberikan pelayanan kepada warganya
Berdasar diagnosa organisasi di atas dapat disimpulkan bahwa komponen yang paling perlu diintervensi adalah Struktur. Kondisi sekarang ini Pemerintah Desa/Kel masih ragu dalam memanfaatkan SIAK Relasi Desa/Kelurahan Adapun dampak perubahan kompenen yang paling perlu diintervensi terhadap setiap komponen adalah:
a. Kurangnya sosialisasi kepada Pemerintah Desa/Kelurahan untuk memanfaatan SIAK Relasi Desa/Kelurahan
b. Belum adanya penunjukan Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kelurahan untuk memberikan pelayanan administrasi kependudukan kepada warga.
c. Belum diberikan hak akses berupa username dan password kepada Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kelurahan
sehingga petugas dapat memberikan pelayanan administrasi kependudukan.
Dampak perubahan di atas memunculkan beberapa gagasan, yaitu:
a. Terlaksananya jejaring kerja Layanan SIAK Relasi Online Desa/Kelurahan
b. Membuat tim untuk memberikan bantuan konsultasi dan pendampingan pemanfaatan SIAK Relasi Desa/Kelurahan.
c. Memberikan sosialisasi kepada Pemerintah Desa/Kelurahan tentang pentingnya pemanfaatan SIAK Relasi Desa/Kelurahan Menunjuk Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kelurahan dengan Keputusan Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
d. Memberikan hak akses kepada Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kelurahan dengan memberikan username dan password khusus yang bisa untuk memberikan pelayanan kepada warganya.
e. Memberikan bantuan konsultasi dan pendampingan pemanfaatan SIAK Relasi Online Desa/Kelurahan.
f. Menerbitkan buku panduan operasional dan video singkat tata cara pemanfaatan SIAK Relasi Online Desa/Kelurahan
g. Draft Rancangan Peraturan Bupati Tentang Layanan Daring.
2. Analisis dan Strategi Penyelesaian Masalah Kinerja Organisasi
1. Analisis
a. Hasil temuan Masalah/ Studi Komparasi Kinerja Pelayanan.
1). Lokus Kota Yogyakarta dengan Kabupaten Purworejo.
Tabel 7 Temuan Masalah Kinerja Pelayanan Kota Yogyakarta dengan Kabupaten Purworejo
No
Indikator Kinerja Pelayanan
Temuan Masalah
Keterangan Yogyakarta Purworejo
1. Geografi Mempunyai sumberdaya laut
dan pusat pariwisata,jasa
perdagangan
Mempunyai pusat jasa perdagangan,
memiliki potensi alam
Kota Yogyakarta sebagai Pusat Bisnis dan Jasa;
bandara, pusat pariwisata 2. Demografi Kepadatan
Penduduk 13.322 jiwa/km2,
Kepadatan Penduduk 694 jiwa/km2,
Tahun 2019 3. Kesejahtera
an Sosial
Angka Kemiskinan 11,81
Angka Kemiskinan 11,19
Tahun 2019
2). Lokus Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Kota Yogyakarta dengan Disdukcapil Kabupaten Purworejo.
Tabel 8 Temuan Masalah Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Kota Yogyakarta dengan Disdukcapil
Kabupaten Purworejo
No.
Indikator Kinerja Pelayanan
Temuan Masalah
Keterangan Din. PM & P
Yogyakarta
DISDUKCAPIL Kab. Purworejo 1. Anggaran Anggaran
memadai
Anggaran terbatas PDRB Yogyakarta tinggi 2. Sistem
Terintegrasi
Sarpras memadai
Sarpras Terbatas
Sarpras pengembangan smart city didukung anggaran
3. SDM ASN
TKPK Outsouching sesuai kebutuhan
ASN TKPK Outsouching terbatas menyesuaikan anggaran
Pengadaan TKPK dan outsouching PM&P Yogyakarta utk layanan cukup bayak (30 orang) dengan anggaran APBD 4. Jejaring
Kerja
Pengembangan Jejaring Kerja dinamis
Pengembangan jejaring kerja kurang dinamis
Din PM&P Yogyakarta pro aktif
mengembangka n jejaring kerja
b. Identifikasi Lesson Learnt Key Succes Factor pada Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Kota Yogyakarta dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purworejo (instansi peserta).
Tabel 9 Identifikasi Lesson Learnt Key Succes Factor pada Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Kota Yogyakarta dengan Disdukcapil Kabupaten Purworejo No Key Succes Factor
Din PM&P Kota Yogyakarta
Dis Kab.Purworejo 1. Visi dan Misi
Pembangunan Daerah
Ada Ada
2. Kepemimpinan Transformatif Transformatif 3. Sistem Terintegrasi (IT
Based)
Terintegrasi Sebagian terintegrasi 4. Pengembangan Jejaring
Keja
Baik Belum optimal 5. Kolaborasi dukungan
Stakeholder
Nota Kesepakatan
Belum optimal 5. Kinerja SDM (reward
and punisment)
Sudah diterapkan
Sudah diterapkan 6. Sarpras Digital
Organization /smart city
Memadai Belum memadai
7. Sistem Pengawasan dan Akuntabilitas
Sudah diterapkan
Sudah diterapkan 8. Manajemen Risiko Sudah
diterapkan
Sudah diterapkan
2. Strategi
Dari Studi Lapangan yang telah dilaksanakan di Kota Yogyakarta dengan fokus Dinas Penanaman Modal dan Perizinan dapat kami peroleh Strategi Penyelesaian Masalah kinerja organisasi pada organisasi kami (Disdukcapil Kab.
Purworejo) sebagai berikut :
a. Meningkatkan Jejaring Kerja dengan menyiapkan Kesepakatan atas dukungan Layanan Dokumen Kependudukan di Desa/ Kelurahan.
b. Mengoptimalkan pengintegrasian Sistem (IT Based).
c. Melengkapi sarana prasarana untuk mendukung pengintegrasian Sistem.
d. Menyiapkan SDM Operator Desa/ Kelurahan penggunaan SIAK Relasi
Guna memetakan potensi dan strategi yang perlu
dibangun untuk
menyelesaikan masalah, maka perlu dianalisis dengan
memperhatikan lingkungan internal dan eksternal.
Sehubungan dengan hal tersebut, untuk menganalisis kinerja organisasi, yang
digunakan adalah SOAR
analysis, dengan unsur penilaian terdiri dari Strength, Opportunity, Aspiration dan Result.
Dari pengamatan tersebut, dapat diuraiakan temuan kinerja organisasi sebagai berikut :
1. Strength
Strength atau kekuatan berkaitan dengan kemampuan dan sumber daya yang ada didalam suatu organisasi. Dalam dimensi strength, ditinjau dari :
a) Kelembagaan dan SDM Organisasi Perangkat Daerah b) APBD dan Sumber dana lain
c) Budaya Kerja d) Kepedulian sosial
2. Opportunity
Opportunity berkaitan dengan peluang yang terbuka di lingkungan.Dalam dimensi opportunity,ditinjau dari :
a) Jejaring Kerjasama lintas sektor
Gambar 7 SOAR ANALISIS
b) Pelibatan partisipasi masyarakat
3. Aspiration
Aspiration berkenaan dengan konsekuensi yang mungkin atau muncul akibat dari tindakan atau tidak adanya tindakan.
4. Result
Result atau hasil adalah strategi yang efisien, andal, elegan, tepat sasaran dan terintegrasi.Dalam dimensi Result, maka strategi yang dapat dilakukan adalah membangun sinergisitas para pemangku kepentingan pembangunan di Kabupaten Purworejo dalam rangka pencapaian target pelayanan dokumen kependudukan di semua desa / kelurahan.Untuk mewujudkan sinergisitas tersebut, maka yang perlu dilakukan terobosan atau inovasi yaitu :
a) Membentuk Tim Pelaksana SIAK Relasi Online Desa / Kelurahan.
b) Menyiapka regulasi Perbub tentang Layanan Daring.
c) Membentuk Klinik Layanan SIAK Relasi Desa /Kelurahan . d) Membangun jejaring kerja dengan desa / kelurahan.
Strategi membangun jejaring kinerja dengan stakeholder sangat menentukan keberhasilan aksi perubahan. Dari stakeholder yang berpengaruh dan berkepentingan perlu pendekatan atau strategi komunikasi sebagai berikut :
Gambar 8 Strategi Komunikasi
Dari beberapa pertimbangan tersebut, maka alur pikir untuk melaksanakan aksi perubahan kinerja organisasi dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 9 Alur Pikir Aksi Perubahan Kinerja Organisasi
1) Jejaring Kerja dalam Rancangan Aksi Perubahan Kinerja Organisasi
Sebelum melakukan aksi perubahan, dapat diidentifikasi stakeholder yang mendukung pelaksanaan rencana aksi perubahan kinerja organisasi sebagai berikut :
Tabel 10 Identifikasi Stakeholder Rancangan Aksi Perubahan INTERNAL EKSTERNAL
PEMERINTAH
EKSTERNAL NON PEMERINTAH
1. Kepala DISKSUKCAPIL 2. Sekretaris Dinas
DISDUKCAPIL 3. Kabid. PIAK 4. Kabid. Dafduk 5. Kabid. Capil 6. Kasi SIAK 7. Kasi Inovasi dan
Kerjasama 8. Kasi Kelahiran 9. Kasi Kematian 10. Kasi Identitas
Penduduk
11. Kasubag umum kepegawaian
12. ADB
13. Pranata Komputer
1. Kepala Dinpermades 2. Kabag.
Organisasi Setda 3. Camat
4. Kepala desa/
kelurahan
1. Petugas Admnistrasi kependudukan desa/ kelurahan 2. STAINU
Purworejo 3. Masyarakat
gambar 10 Jejaring kerja (Net map) Rancangan Aksi Perubahan KETERANGAN :
: Project Leader : Garis Pengaruh Stakeholder
Utama
: Stakeholder Internal : Garis Pengaruh Stakeholder Primer
: Stakeholder Eksternal Pemerintah : Garis Pengaruh Stakeholder Skunder
: Stakeholder Eksternal Non Pemerintah
: Garis Koordinasi : Garis Perintah
Tabel 11 Pemetaan Pengaruh Stakeholder
NO STAKEHOLDER PENGARUH DAN KEPENTINGAN
PENGARUH KEPENTINGAN KATEGORI
(1) (2) (3) (4) (5)
STAKEHOLDER INTERNAL (12) 1. Kepala
Disdukcapil
+ + Promoter
2. Sekretaris Dinas Dukcapil
+ - Latens
3. Kabid.
Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan
+ + Promoter
4. Kabid.
Pendaftaran Penduduk
+ + Promoter
5. Kabid. Pencatatan + + Promoter
NO STAKEHOLDER PENGARUH DAN KEPENTINGAN
PENGARUH KEPENTINGAN KATEGORI
(1) (2) (3) (4) (5)
Sipil
6. Kasi Inovasi dan Kerjasama
- + Defender
7. Kasi Kelahiran - + Defender
8. Kasi Kematian - + Defender
9. Kasi Identitas Penduduk
- + Defender
10. Kasubag Umum dan Kepegawaian
+ - Latens
11. Administrator Data Base
+ + Promoter
12. Pranata Komputer + - Latens
STAKEHOLDER EKSTERNAL (7)
Pemerintah 13. Kepala
Dinpermasdes
+ - Latens
14. Kepala Bagian Organisasi Setda Purworejo
- + Defender
15. Camat (16 Kecamatan)
+ - Latens
16. Kepala
Desa/Kelurahan (494
Desa/Kelurahan)
+ - Latens
Non Pemerintah 17. Petugas
Administrasi Kependudukan Desa/Kelurahan
+ + Promoter
18. STAINU Purworejo
- - Aphatetics
19. Masyarakat - - Aphatetics
Dari Hasil Analisa Stakeholder sebagaimana tersebut di atas, ditujukan untuk mencari strategi komunikasi yang dirasa cocok dengan kondisinya masing-masing sehingga mampu memberikan peran sertanya untuk keberhasilan Aksi Perubahan ini.
Lebih jelasnya pengelompokan stakeholder tersaji sebagai berikut:
PROMOTERS : Pengaruh Tinggi Kepentingan Tinggi DEFENDER : Pengaruh Rendah kepentingan tinggi LATENTS : Pengaruh Tinggi Kepentingan Rendah APATHETIC : Pengaruh Rendah Kepentingan Rendah
Hasil Analisa stakeholder diperoleh kelompok stakeholder sebagaimana gambar berikut :
Gambar 11 Pengelompokan Stakeholder Rancangan Aksi Perubahan
2) Jejaring Kerja dalam Implementasi Aksi Perubahan Kinerja Organisasi
Perkembangan jejaring kerja yang mendukung implementasi aksi perubahan kinerja organisasi dalam rangka Sinergisitas Jejaring Kerja Pelaksanaan SIAK Relasi Online Desa / Kelurahan sebagai berikut:
Tabel 12 Identifikasi Stakeholer Aksi Perubahan Stakeholder rencana aksi perubahan 20 Stakeholder
Perkembangan stakeholder pada aksi perubahan
22 Stakeholder (bertambah 2 Stakeholder)
INTERNAL EKSTERNAL PEMERINTAH
EKSTERNAL NON PEMERINTAH 1. Kepala
DISDUKCAPIL 2. Sekdin.
DISDUKCAPIL 3. KABID. DAFDUK 4. KABID. CAPIL 5. Kasi. Inovasi dan
kerjasama 6. Kasi. Kelahiran 7. Kasi. Kematian 8. Kasi. Identitas
Penduduk 9. Kasubag. Umum
dan Kepegawaian 10. ADB
11. Pranata Komputer
1. BUPATI 2. SEKDA
3. DINPERMADES 4. KABAG.
Organisasi 5. Camat 6. Kades/
Kelurahan
1. Petugas Administrasi Desa/Kelurahan
2. STAINU Purworejo
Dari implementasi atau pelaksanan aksi perubahan kinerja organisasi tersebut, identifikasi stakeholder yang mempunyai pengaruh terhadap aksi perubahan Sinergisitas Jejaring Kerja Penerapan SIAK Relasi Online Desa /Kelurahan mengalami perubahan dan perkembangan sebagai berikut :
Gambar 12 Jejaring Kerja / Net Map Aksi Perubahan
Project Leader Stakeholder Internal
Mentor Stakeholder eksternal Pemerintah
Stake Holder Eksternal non Pemerintah
Tabel 13 Net Map Stakeholder Implementasi Aksi Perubahan
NO STAKEHOLDER PENGARUH DAN KEPENTINGAN
PENGARUH KEPENTINGAN KATEGORI
(1) (2) (3) (4) (5)
STAKEHOLDER INTERNAL (12) 1. Kepala
Disdukcapil
+ + Promoter
2. Sekretaris Dinas Dukcapil
+ - Latens
3. Kabid. Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan
+ + Promoter
4. Kabid. Pendaftaran Penduduk
+ + Promoter
5. Kabid. Pencatatan Sipil
+ + Promoter
6. Kasi Inovasi dan - + Defender
NO STAKEHOLDER PENGARUH DAN KEPENTINGAN
PENGARUH KEPENTINGAN KATEGORI
(1) (2) (3) (4) (5)
Kerjasama
7. Kasi Kelahiran - + Defender
8. Kasi Kematian - + Defender
9. Kasi Identitas Penduduk
- + Defender
10. Kasubag Umum dan Kepegawaian
+ - Latens
11. Administrator Data Base
+ + Promoter
12. Pranata Komputer + - Latens
STAKEHOLDER EKSTERNAL (7) Pemerintah
13 Bupati 14 Sekda
15. Kepala Dinpermasdes + - Latens
16. Kepala Bagian Organisasi Setda Purworejo
- + Defender
17. Camat (16 Kecamatan)
+ - Latens
18. Kepala
Desa/Kelurahan (494 Desa/Kelurahan)
+ - Latens
Non Pemerintah 19. Petugas Administrasi
Kependudukan Desa/Kelurahan
+ + Promoter
20. STAINU Purworejo - - Aphatetics
21. STIE Rajawali Purworejo
- - Aphatetics
22. Masyarakat - - Aphatetics
Dari perubahan atau perkembangan jejaring kinerja stakeholder dalam implementasi aksi perubahan kinerja organisasi yaitu Sinergisitas Jejaring Kerja Penerapan SIAK Relasi Online Desa /Kelurahan sebagai berikut:
Gambar 13 Pengembangan klasifikasi jejaring kerja staheholder pada implementasi aksi perubahan
BAB. III
HASIL PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI
A. Capaian Kegiatan Aksi Perubahan dalam Perbaikan Kinerja Organisasi
Pelaksanaan kegiatan dalam rangka implementasi aksi perubahan kinerja organisasi, untuk tahapan, waktu, dan capainnya dapat digambarkan sebagaimana Tabel berikut :
50 Table 10 MATRIK PERSANDINGAN ANTARA RENCANA AKSI DAN IMPLEMENTASI / REALISASI AKSI PERUBAHAN
JEJARING KERJA DENGAN PENERAPAN SIAK RELASI ONLINE DESA / KELURAHAN MENUJU TERCIPTANYA SINGLE IDENTITY NUMBER DATA KEPENDUDUKAN DI KABUPATEN PURWOREJO
No Tahapan /Kegiatan Output Pelaksana Rencana
Pelaksanaan
Realisasi
Pelaksanaan Keterangan/
Bukti
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
I. JangkaPendek (2 bulan) 1. Pembentukan dan
penyusunan jadwal kegiatan Tim Efektif
- Terlaksananya rapat pembentukan tim efektif - Tersusunnya SK Tim
Efektif
- Tersusunnya jadwal kegiatan Tim Efektif
Penulis (Project leader), Mentor, Tim Administrasi
Minggu V : 29 September
2020
- 29
September 2020
- Rapat koordinasi - Jadwal
kegiatan
2. Koordinasi internal dengan Tim Efektif
Persamaan persepsi rencana Pembentukan Klinik Online Layanan SIAK Relasi Desa/
Kelurahan
Agen Perubahan, Mentor, Tim teknis dan tim
administrasi
Minggu I : 1 Oktober 2020
- 1 Oktober 2020
- Rapat koordinasi - Notulen
3. Penyusunan SK Tim Perancang Perbub tentang Layanan Daring
Tersusunnya SK Perancang Perbub tenlang Layanan Daring
Kepala Dinas, (Mentor), Agen Perubahan, Tim teknis
Minggu I : 2 Oktober 2020
- 2 Oktober
2020 - Rapat
koordinasi - SK Tim
Perancang
No Tahapan /Kegiatan Output Pelaksana Rencana Pelaksanaan
Realisasi
Pelaksanaan Keterangan/
Bukti
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Administrasi. Perbub
Daring
4. Penyusunan SK Tim Pembahas Perbub tentang Layanan Daring
Tersusunnya Draft Perbub tentang Layanan Daring
Kepala Dinas, (Mentor), Agen Perubahan, Tim teknis
Administrasi.
Minggu II 5 Oktober 2020
- 5 Oktober 2020
- Rapat koordinasi - SK Tim
Pembahas Perbub Daring 5. Pengumpulan data
primer dan sekunder
Data statistik dan data lapangan untuk mendukung
Pendampingan SIAK Relasi Desa/Kelurahan
Project Leader ADB, Tim teknis
Minggu II : 5 Oktober s/d
9 Oktober 2020
- 5 Oktober 2020 s/d 7 Oktober 2020
- Koordinasi - Data awal
6. Penyusunan SOP dan SP
SOP dan SP SIAK Relasi Desa/
Kelurahan
Project Leader, Mentor, Kepala Dinas, Akademisi, Bagian Organisasi
Minggu II:
12 Oktober s/d
13 Oktober 2020
- 12 Oktober s/d 13 Oktober 2002
- Undangan - Daftar hadir - Notulen - SP dan
SOP 7. Penyusunan Buku
Panduan Aplikasi SIAK Relasi
Buku Panduan Aplikasi SIAK Relasi
Desa/Kelurahan
Agen Perubahan, Mentor, Tim teknis
Minggu II:
14 Oktober s/d 16 Oktober
- 14 Oktober s/d 16 Oktober
- Rapat koordinasi - Buku
52
No Tahapan /Kegiatan Output Pelaksana Rencana
Pelaksanaan
Realisasi
Pelaksanaan Keterangan/
Bukti
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Desa/Kelurahan 2020 2020 Panduan
8. Sosialisasi Perbub tentang layanan dokumen
kependudukan secara Daring
Tersosialisasinya
Sosialisasi Perbub tentang layanan dokumen
kependudukan secara Daring
Dinpermasdes, Bagian
Pemerintahan Setda, Camat, Kepala
Desa/Kelurahan, Tim Teknis
MingguIV : 19 Oktober
- - Surat
- WA Grup
- FB
- IG
- Twitter 9. Implementasi
Teknologi Informasi
Pelatihan dan pendampingan SIAK Relasi Desa/Kel
Agen Perubahan, Tim Teknis, Tim Administrasi
Minggu V : 20 Oktober s/d 21 Nopember 2020
16 November s/d 20
November dan 23 November s/d 28
November2020
Foto Kegiatan
10. Monitoring dan Evaluasi
Laporan dan Rencana Tindak Lanjut
Agen Perubahan Akhir IV : 23Nopember
s/d 27Noovembe 2020
23 November s/d 30 November
Laporan
No Tahapan /Kegiatan Output Pelaksana Rencana Pelaksanaan
Realisasi
Pelaksanaan Keterangan/
Bukti
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
II. Jangka Menengah (6 bulan) 1. Pemantapan terhadap
59 Desa/Kelurahan Dengan Kategori Aktif memanfaatkan Siak Relasi
Desa/Kelurahan
Pemerintah
Desa/Kelurahan Tetap aktif memanfaatkan Aplikasi SIAK Relasi Desa/Kelurahan
Agen Perubahan, Tim teknis, Petugas Desa
Desember 2020
s/d Maret 2021 - - Daftar hadir
pendamping an.
- Konsultasi online 2. Pendampingan
terhadap 146 Desa/Kelurahan Dengan Kategori Kurang Aktif memanfaatkan Siak Relasi
Desa/Kelurahan
146 Desa/Kelurahan Menjadi kategori aktif memanfaatkan Aplikasi SIAK Relasi
Desa/Kelurahan
Agen Perubahan, Tim teknis, Petugas Desa
Desember 2020 s/d Maret 2021
- - Daftar hadir
pendamping an.
- Konsultasi online
3. Pembinaan dan Pelatihan terhadap 289 Desa/Kelurahan Dengan Kategori Tidak Aktif
memanfaatkan Siak Relasi
Desa/Kelurahan
Terlayaninya Konsultasi Pemerintah
Desa/Kelurahan Dalam memanfaatkan Aplikasi SIAK Relasi
Desa/Kelurahan
Agen Perubahan, Tim teknis, Petugas Desa
Desember 2020 s/d Maret 2021
- - Daftar hadir
pendamping an.
- Konsultasi online
4. Pembentukan Klinik SIAK Relasi Online
Terlayaninya Konsultasi Pemerintah
Agen Perubahan, Tim teknis,
Desember 2020 s/d Maret 2021
- - Daftar hadir
pendamping
54
No Tahapan /Kegiatan Output Pelaksana Rencana
Pelaksanaan
Realisasi
Pelaksanaan Keterangan/
Bukti
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Desa/Kelurahan Dalam memanfaatkan Aplikasi SIAK Relasi
Desa/Kelurahan
Petugas Desa an.
- Konsultasi online 5. Monitoring dan
Evaluasi
Laporan dan Rencana Tindak Lanjut
Agen Perubahan Maret 2021 Laporan
III. Jangka Panjang (12-18 bulan) 1. Maksimalisasi
Pemanfaatan Aplikasi SIAK Relasi
Desa/Kelurahan
494 Desa/Kelurahan Aktif memanfaatkan Aplikasi SIAK Relasi
Desa/Kelurahan
Agen Perubahan, Tim teknis dan petugas Desa
April s/d September 2021
- - Data ADB
Pemanfaat an SIAK Relasi Desa/Kelur ahan 2. Monitoring dan
Evaluasi
Laporan dan Rencana Tindak Lanjut
Agen Perubahan Oktober 2021 Laporan
Sesuai dengan rencana aksi perubahan kinerja organisasi, pada tahapan jangka pendek direncanakan 10 (Sepuluh) milestone, namun pada pelaksanaan aksi kegiatan terjadi penambahan 1 (Satu) milestone jangka menengah yang di majukan pelaksanaannya pada jangka pendek sehingga secara keseluruhan milestone jangka pendek menjadi 11 (sebelas) tahapan kegiatan.
Gambaran hasil implementasi jangka pendek terhadap aksi perubahan kinerja organisasi secara singkat dapat disampaikan sebagai berikut :
Tabel 14 aksi perubahan kinerja organisasi
NO Kegiatan Eviden / Catatan
1. Pembentukan Tim Teknis
Dalam rangka peningkatan budaya kerja, pembentukan Tim Teknis sesuai kedudukan dan perannya masing- masing dalam pelaksanaannya efektif untuk mendukung dan mengkomunikasikan kepentingan koordinasi Jejaring Kerja Dengan Penerapan SIAK Relasi Online Desa/ Kelurahan Menuju Terciptanya Single Identity Number Data Kependudukan di Kabupaten Purworejo.
(SK. Pembentukan Tim Evektif)
Lampiran 1 2. Rapat Koordinasi internal dengan Tim
Efektif
Rapat pembahasan tentang Jadwal kegiatan Proyek perubahan , Dalam rangka pelaksanaan Siak Relasi Online Desa/
Kelurahan , maka perlu pembentukan Klinik Online Layanan Siak Relasi Desa / Kelurahan untuk mengatasi permasalahan yang akan terjadi pada saat pelaksanaan
(SK. Tim Teknis)
maupun setelah pendampingan Siak Relasi
Desa / Kelurahan diterapkan. Lampiran 3
3. Penyusunan SK Tim perancang Perbup tentang Layanan Daring
Pembentukan Tim Penyusun Rancangan Peraturan Bupati Purworejo Tentang Pelayanan Administrasi Kependudukan secara Daring ( Online ) Di Rumah Sakit, Puskesmas, Unit Layanan Persalinan dan Desa/ Kelurahan Di Kabupaten Purworejo , mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Menyusun produk hokum daerah dalam bentuk Peraturan Bupati.
b. Melakukan asistensi dengan tim pembahas rancangan Peraturan Bupati Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purworejo.
(SK. Tim Perancang)
Lampiran 6 4. Penyusun SK Tim Pembahas Perbup
tentang Layanan Daring
Tim Pembahas mempunyai tugas sebagai berikut :
a. merumuskan dan merencanakan penyusunan draf Rancangan
Peraturan Bupati tentang Pelayanan Administrasi Kependudukan Secara Daring (Online) Di Rumah Sakit, Puskesmas, Unit Pelayanan
Persalinan Dan Desa/Kelurahan Di
(SK. Bupati Tim Pembahas Perbub)
Kabupaten Purworejo;
b. mengadakan rapat koordinasi, klarifikasi, dan konfirmasi dengan Perangkat Daerah dan/atau Instansi terkait terhadap Rancangan Peraturan Bupati Purworejo tentang Pelayanan Administrasi Kependudukan Secara Daring (Online) Di Rumah Sakit, Puskesmas, Unit Pelayanan
Persalinan Dan Desa/Kelurahan Di Kabupaten Purworejo;
c. melaksanakan penyusunan dan pembahasan materi teknis draft Rancangan Peraturan Bupati Purworejo Pelayanan Administrasi Kependudukan Secara Daring (Online) Di Rumah Sakit, Puskesmas, Unit Pelayanan Persalinan Dan
Desa/Kelurahan Di Kabupaten Purworejo;
d. melakukan pengharmonisasian, pembulatan, dan pemantapan terhadap draf Rancangan Peraturan Bupati tentang Pelayanan Administrasi Kependudukan Secara Daring (Online) Di Rumah Sakit, Puskesmas, Unit Pelayanan Persalinan Dan
Desa/Kelurahan Di Kabupaten Purworejo;
e. menyusun dan menyampaikan laporan
hasil pelaksanaan kegiatan kepada
Bupati Purworejo; Lampiran 7
5. Pengumpulan Data Primer dan Sekunder Pengumpulan data Konsolidasi semester 1 tahun 2020 Kependudukan dan Pencatatan Sipil , sebagai data awal sebelum dilakukan project perubahan yang akan dilakukan yang terdiri dari :
a. Data Penduduk b. Data Kelahiran c. Data Wajib KTP
d. Data Wajib KTP-el yang belum rekam e. Data Pindah datang Penduduk
(Data Primer & Sekunder)
Lampiran 8 6. Penyusunan SOP dan SP SIAK Relasi
Desa / Kelurahan
Sehubungan dengan Project Perubahan tentang Layanan SIAK Realasi Online Desa / Kelurahan dan telah ditetapkannya
Peraturan Menteri Dalam Negeri No.
108 Tahun 2019 tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan Presiden No.
96 Tahun 2018
Peraturan Menteri Dalam Negeri No.
109 Tahun 2019 tentang Formulir dan buku yang digunakan dalam
(SOP SIAK Relasi Desa)
administrasi Kependudukan.
Maka SOP dan SP perlu di tinjau ulang dan penyusunan baru.
Lampiran 9 7. Penyusunan Buku Panduan SIAK Relasi
Desa / Kelurahan
Penyusunan Buku Panduan Aplikasi SIAK Relasi Online Desa / Kelurahan yang terdiri :
a. Panduan Input Kelahiran b. Panduan Input Kematian
(Buku Panduan Siak Relasi)
Lampiran 10 8. Sosisalisasi dan Launching Klinik SIAK
Relasi Desa / Kelurahan
Dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dalam hal pendekatan pelayanan , maka pelaksanaan Siak Relasi Online Desa / Kelurahan , maka Sosialisasi dan pelaksanaan harus berkesinambungan mulai jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang, serta untuk mewujudkan pelayanan yang handal perlu diadakan Klinik Siak Relasi Online Desa/ Kelurahan yang di Launching Pak Sekda yang diwakili oleh Asisten bidang Pemerintahan Bapak Sumharjono, S.Sos, MM
(Launching Klinik Siak Relasi)
Lampiran 11
9. Implementasi Teknologi Informasi SIAK Relasi Online Desa / Kelurahan
Pelaksanaan pendampingan SIAK Relasi Online kepada perangkat desa/ kelurahan sebagai Pilot Project yaitu :
a. Kecamatan Kutoarjo , Tanggal 23 sd 28 Oktober 2020 b. Kecamatan Kemiri, tanggal : 16 sd.
20 November 2020
(Pendampingan SIAK Relasi Desa Kelurahan)
Lampiran 12 10. Monitoring dan Evaluasi
Kegiatan Tim Monitoring dan Evaluasi SIAK Relasi Desa/ Kelurahan bertugas :
a. SIAK merupakan satu kesatuan
rangkaian program yang meliputi unsur:
a. Basis Data;
b. perangkat teknologi informasi dan komunikasi;
c. sumber daya manusia;
d. pemberi dan pemegang Hak Akses;
e. tempat pelayanan;
b. Unsur penunjang meliputi:
a. Perangkat Keras dan Jaringan
pusat bantuan layanan dan call center. ( Klinik SIAK relasi Online)
(Monev Data)
(Rapat Monev)
Lampiran 13
B. Lesson Learnt Kepemimpinan Transformasional Kinerja Organisasi