Menghitungnya? - job analysis dan workload analysis

Secara definisi, Analisis Beban Kerja merupakan sebuah aktivitas untuk menentukan jumlah optimum tenaga kerja yang ada di dalam organisasi secara efektif dan efisien. Aktivitas untuk memprediksi dan menentukan komposisi atau jumlah karyawan yang dibutuhkan.

Apa tujuan dari Analisis Beban Kerja?

Berikut adalah beberapa tujuan dari penerapan Analisis Beban Kerja:

 Untuk mengetahui dan / atau menghitung (memperkirakan) secara optimal penggunaan jumlah atau komposisi tenaga kerja terhadap beban kerja di setiap fungsi kerja atau unit organisasi.

 Untuk melakukan analisis terhadap kemampuan tenaga kerja yang sekarang (kompetensi).

 Untuk peramalan / proyeksi terhadap kebutuhan tenaga kerja untuk periode tertentu.

 Untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang.

Mengapa perusahaan perlu Analisis Beban Kerja

Berikut adalah alasan mengapa perusahaan perlu menerapkan Analisis Beban Kerja:

 Agar mengetahui jumlah atau komposisi tenaga kerja (total organisasi) yang optimal.

 Agar mengetahui akurasi jumlah tenaga kerja pada pekerjaannya.

 Agar mengetahui efektivitas jumlah tenaga kerja di setiap unit organisasi.

 Dapat menjadi pedoman / rujukan untuk dalam pelaksanaan rekrutmen, mutasi, rotasi, dan promosi tenaga kerja.

Contoh Analisis Beban Kerja

Berikut ini adalah contoh analisis beban kerja untuk seorang Teller di Bank BNI:

Analisis Beban Kerja Teller Bank BNI 1. Penerimaan Setoran dan Penarikan Tunai:

• Menerima setoran tunai, cek, dan instrumen keuangan lainnya dari nasabah.

• Menyediakan dan memeriksa formulir setoran dan penarikan tunai.

• Memproses penarikan tunai sesuai dengan permintaan nasabah.

2. Pemeriksaan dan Verifikasi Transaksi:

• Memeriksa keaslian uang tunai, cek, dan instrumen keuangan lainnya yang diterima dari nasabah.

• Memverifikasi identitas nasabah dan keabsahan transaksi.

3. Penyelesaian Transaksi:

• Memproses transaksi penyetoran dan penarikan dalam sistem perbankan Bank BNI dengan akurat dan efisien.

• Menyediakan bukti transaksi kepada nasabah.

4. Pelayanan Nasabah:

• Memberikan pelayanan yang ramah dan profesional kepada nasabah yang datang ke loket.

• Menjawab pertanyaan nasabah tentang produk dan layanan perbankan Bank BNI.

• Menangani keluhan dan masalah nasabah dengan cepat dan efisien.

5. Pembukaan Rekening Baru:

• Membantu nasabah dalam proses pembukaan rekening baru.

• Mengisi formulir dan dokumen yang diperlukan untuk pembukaan rekening.

6. Penanganan Transaksi Non-Tunai:

• Memproses transaksi non-tunai, seperti transfer dana, pembayaran tagihan, dan pembelian valuta asing.

• Memastikan keakuratan informasi dan kepatuhan terhadap prosedur perbankan yang berlaku.

7. Pelaporan dan Administrasi:

• Menyusun laporan harian tentang transaksi yang dilakukan.

• Mengelola dan menyimpan catatan transaksi secara teratur dan aman.

• Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur perbankan yang ditetapkan oleh Bank BNI.

Catatan:

• Beban kerja Teller di Bank BNI dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan lokasi cabang bank, serta jumlah nasabah yang dilayani.

• Analisis beban kerja ini dapat digunakan sebagai panduan untuk memahami tanggung jawab dan tugas sehari-hari seorang Teller di Bank BNI.

Berikut ini adalah contoh analisis beban kerja untuk seorang Customer Service di Bank BNI:

Analisis Beban Kerja Customer Service Bank BNI 1. Penerimaan Panggilan dan Pertanyaan:

• Menangani panggilan telepon dari nasabah mengenai berbagai pertanyaan dan permintaan terkait produk dan layanan perbankan Bank BNI.

• Memberikan jawaban yang jelas, akurat, dan ramah kepada nasabah.

• Merekap dan mencatat detail panggilan untuk referensi dan pelaporan selanjutnya.

2. Pelayanan Nasabah di Loket:

• Menerima kunjungan nasabah yang datang langsung ke cabang bank.

• Memberikan bantuan langsung dalam proses transaksi, seperti pembukaan rekening baru, penarikan dan penyetoran dana, pembayaran tagihan, dan lainnya.

• Memberikan informasi produk dan layanan kepada nasabah yang membutuhkan.

3. Pengelolaan Keluhan dan Masalah:

• Mendengarkan keluhan dan masalah yang dihadapi nasabah dengan penuh perhatian.

• Memproses dan menyelesaikan keluhan nasabah dengan cepat dan efisien, serta memberikan solusi yang memuaskan.

4. Penyediaan Informasi dan Edukasi:

• Memberikan informasi yang jelas dan akurat mengenai produk, layanan, dan kebijakan perbankan Bank BNI kepada nasabah.

• Mengedukasi nasabah tentang fitur-fitur baru atau promosi yang tersedia.

5. Pengelolaan Antrian dan Waktu Tunggu:

• Mengelola antrian nasabah dengan efisien untuk memastikan waktu tunggu yang minimal.

• Memberikan pelayanan yang cepat dan efektif untuk meningkatkan kepuasan nasabah.

6. Administrasi dan Pelaporan:

• Melakukan tugas administratif, seperti mengisi formulir, memproses dokumen, dan menyimpan catatan transaksi dengan akurat.

• Menyusun laporan harian tentang aktivitas layanan pelanggan untuk keperluan pelaporan dan evaluasi.

7. Kolaborasi Tim:

• Berkolaborasi dengan tim lain di cabang bank, seperti Teller, Manajer Cabang, dan staf lainnya, untuk memastikan kelancaran operasional dan memberikan pelayanan terbaik kepada nasabah.

Catatan:

• Beban kerja Customer Service di Bank BNI dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan lokasi cabang bank, serta jumlah nasabah yang dilayani.

• Analisis beban kerja ini dapat digunakan sebagai panduan untuk memahami tanggung jawab dan tugas sehari-hari seorang Customer Service di Bank BNI.

Berikut adalah contoh case study untuk memberi gambaran bagaimana cara menghitung Beban Kerja:

Name : ABC

Job Description : Office Boy

Beban Kerja Utama Kebersihan kantor

 Membersihkan (menyapu, mengepel, mengelap dsb) area kantor sebelum “office hour”.

 Membersihkan (menyapu, mengepel, mengelap dsb) area kantor setelah “office hour”.

 Membuang sampah ruang kantor setelah “office hour”.

 Membuang sampah toilet setelah “office hour”.

Food & Drink Services

 Menyediakan minuman untuk seluruh karyawan pada pagi, sore hari dan tamu.

 Menyediakan makanan & minuman untuk BOD.

Inventory

 Checking stock air gallon & air minum botol tetap tersedia.

 Melakukan verifikasi & memastikan ketersediaan akan kebutuhan Pantry (gula, kopi, teh dan lain-lainnya).

 Melakukan verifikasi dan memastikan ketersediaan akan kebutuhan stationery (kertas, ballpoint, pensil, spidol, dan lain-lainnya).

Contoh Analisis Beban Kerja (Con’td) Beban Kerja Harian / Rutin

 Mengantar barang & surat ke seluruh departemen.

 Pengecekan dan verifikasi terhadap form-form yang ISO.

 Memastikan AC yang ada di seluruh kantor dalam keadaan normal &

beroperasi.

 Memastikan seluruh ruang meeting & perlengkapannya berada dalam keadaan baik.

 Membersihkan pantry (mencuci piring, membuang sampah dll) jika terlihat kotor.

 Membersihkan dan mengeringkan ruangan toilet sesuai dengan jadwal.

 Mencuci keset pada tiap ruangan setiap minggunya.

Beban Kerja Tambahan

 Membantu membelikan makan siang untuk karyawan.

 Membantu seluruh karyawan dalam penggunaan mesin fotocopy.

 Mengajukan permintaan / menginformasikan ke departemen terkait untuk perbaikan Mesin AC jika dirasakan tidak berfungsi normal.

 Membantu departemen lain / event khusus untuk memperlancar kegiatan / pekerjaan jika dibutuhkan.

Beban Kerja Harian / Insidentil

 Membantu menyediakan minuman untuk karyawan jika diperlukan (diluar pagi hari).

 Melakukan perbaikan sederhana jika mesin foto copy rusak dan (apabila tidak bisa diperbaiki)

 Menginformasikannya kepada Purchasing untuk dilakukan pemanggilan terhadap supplier penyediaan foto copy.

 Membersihkan kulkas dan coffee maker sesuai dengan kebutuhan.

 Membantu BOD & Manager untuk keperluan tertentu.

 Melakukan pembelian air minum galon apabila belum ada pengiriman dari supplier air minum (persediaan stock sudah kehabisan).

Asumsi Dasar Perhitungan Standard

 Semua aktivitas riil dan tercatat beserta waktunya.

 Aktifitas/kegiatan dalam sebuah proses kerja dilakukan oleh

orang/individu atau sejumlah orang/individu pada periode tertentu.

 1 orang pemangku jabatan (1 profil) hanya dapat mengerjakan 1 macam aktivitas dalam satu waktu.

 1 orang pemangku jabatan tidak dapat mengerjakan 2-3 (atau lebih) aktivitas sekaligus.

 1 buah pekerjaan dapat dijalankan oleh 1 atau lebih pemangku jabatan.

 Aturan Waktu Standard & konsisten

 1 hari = 7 – 8 jam kerja

 1 minggu = 5 – 6 hari kerja

 1 bulan = 4 minggu

 1 tahun = 52 minggu

 1 tahun = 12 bulan

 Merupakan rasio perbandingan antara waktu kerja aktual dengan waktu kerja standard yang sudah ditetapkan.

 Menggunakan standard efisiensi kerja yang sesuai dengan budaya organisasi dan sudah divalidasikan secara objektif

Table lihat di web sumber

Sumber : https://hr.proxsisgroup.com/apa-itu-analisis-beban-kerja/