Pendahuluan
Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) berkaitan erat dengan analisis jabatan dan analisis beban kerja karena keduanya merupakan proses penting dalam pengelolaan karyawan dan optimalisasi kinerja organisasi. Berikut adalah penjelasan rinci mengenai hubungan antara MSDM dengan analisis jabatan dan analisis beban kerja:
1. Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM):
MSDM adalah bidang manajemen yang berkaitan dengan perencanaan, pengelolaan, dan pengembangan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa organisasi memiliki karyawan yang berkualitas, terampil, dan termotivasi untuk mencapai tujuan perusahaan.
2. Analisis Jabatan:
Analisis jabatan adalah proses untuk memahami tugas, tanggung jawab, dan persyaratan kualifikasi untuk setiap posisi dalam organisasi.
Hubungan dengan MSDM: Analisis jabatan membantu MSDM dalam merancang deskripsi pekerjaan, melakukan rekrutmen yang tepat, serta menentukan kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan.
3. Analisis Beban Kerja:
Analisis beban kerja adalah evaluasi seberapa banyak waktu, tenaga, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang ditugaskan kepada karyawan.
Hubungan dengan MSDM: Analisis beban kerja membantu MSDM dalam mengelola sumber daya manusia dengan lebih efisien, termasuk dalam hal alokasi waktu dan tenaga kerja, penghindaran stres kerja, dan peningkatan produktivitas.
4. Rekrutmen dan Seleksi:
Analisis jabatan membantu MSDM dalam mengidentifikasi persyaratan kualifikasi yang diperlukan untuk setiap posisi, sehingga memudahkan dalam proses rekrutmen dan seleksi karyawan yang sesuai.
Analisis beban kerja membantu MSDM dalam memperkirakan beban kerja yang diharapkan dari calon karyawan, sehingga memastikan bahwa karyawan yang direkrut dapat menangani tugas-tugas yang diberikan.
5. Pengembangan Karyawan:
Berdasarkan hasil analisis jabatan, MSDM dapat merancang program pengembangan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dan individu.
Analisis beban kerja membantu MSDM dalam mengevaluasi efektivitas program pengembangan karyawan dengan memastikan bahwa karyawan memiliki waktu dan kapasitas untuk berpartisipasi dalam program tersebut.
6. Evaluasi Kinerja:
Deskripsi pekerjaan yang dihasilkan dari analisis jabatan memberikan landasan untuk mengevaluasi kinerja karyawan.
Analisis beban kerja membantu dalam menilai apakah karyawan telah memberikan kontribusi sesuai dengan harapan, dan apakah mereka memiliki beban kerja yang seimbang.
Dengan melakukan analisis jabatan dan analisis beban kerja secara efektif, MSDM dapat mengelola sumber daya manusia dengan lebih baik, meningkatkan produktivitas, memotivasi karyawan, dan mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Menurut Edwin B. Flippo,
Analisis Jabatan Adalah Suatu Proses Mempelajari Dan Mengumpulkan Informasi-informasi Yang Berhubungan Dengan Operasi-operasi/Pelaksanaan Dan Tanggung Jawab Dari Suatu Jabatan Tertentu.
Menurut Dale Yoder :
Analisis Jabatan Adalah Prosedur Melalui Fakta-fakta Yang Berhubungan Dengan Setiap Jabatan Yang Diperoleh Dan Dicatat Secara Sistematis “.
Menurut Dessler (2003;116) “analisis jabatan adalah prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi tersebut dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut”.
HASILNYA
DIRUMUSKAN MENJADI DESKRIPSI / URAIAN DAN SPESIFIKASI JABATAN ( JOB DESCRIPTION AND JOB SPESIFICATION ) DALAM BENTUK TERTULIS
Penjelasan :
-Jadi Inti dari analisis jabatan adalah memahami dengan cermat apa yang diperlukan dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk memastikan penempatan yang tepat, pengembangan pegawai yang sesuai, dan efisiensi dalam pelaksanaan tugas.
-Analisis jabatan merupakan prosedur dalam menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang seperti apa yang akan dipekerjakan untuk jabatan tersebut.
Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.
Analisis jabatan adalah sebuah kegiatan atau proses manajemen yang paling sering dipahami secara keliru, dianggap rendah, dan seringkali dilaksanakan dengan asal-asalan.
Sewaktu saya mengerjakan tugas ini teman teman, saya membaca bahwa Richard L.
Henderson, Profesor di Amerika Serikat pun, di mana seperti yang kita ketahui di amerika serikat ini teknik-teknik manajemen modern banyak dikembangkan, tetapi ternyata kegiatan analisis jabatan ini baru dapat diperhatikan yang cukup besar dari manajemen, mahasiswa dan praktisi manajemen sumber daya manusia setelah diberlakukannya Equal Employment Opporttunity Act (Undang-undang Anti Diskriminasi dalam Hubungan Kerja) yang cukup keras sehingga Perusahaan menjadi khawatir dan merasa perlu sangat berhati-hati dalam menerapkan segala teknik dan metode dalam manajemen SDM. Terutama dalam proses seleksi untuk rekrutmen dan promosi, perusahaan merasa perlu membuat semua keputusan mereka dengan data dan fakta yang pasti. Data dan fakta tentang sebuah pekerjaan termasuk persyaratannya harus dihasilkan inilah yang disebut sebagai Analisis Jabatan.
Kegunaan informasi analisis jabatan :
Informasi-informasi yang dikumpulkan dalam proses analisis jabatan digunakan untuk berbagai keperluar di dalam proses manajemen sumber daya manusia di dalam organisasi.
Beberapa aktivitas manajemen sumber daya manusia sangat tergantung pada informasi- informasi yang dikumpulkan dalam proses analisis jabatan.
Beberapa aktivitas manajemen sumber daya manusia yang menggunakan informasi dari analisis jabatan adalah :
1. Rekrutmen dan seleksi
Analisis jabatan menyediakan informasi mengenai jenis pekerjaan apa yang harus dilakukan dan spesifikasi pekerja seperti apa yang diperlukan untuk menduduki jabatan tersebut sehingga pekerjaan bisa terlaksana dengan berhasil. Informasi ini berguna dalam proses rekrutmen dan seleksi karena bisa membantu manajemen menentukan kandidat manakah yang harus dipilih dan di pekerjakan yang sesuai dengan kriteria yang ada dalam job description and specification.
2. Kompensasi
Analisis jabatan sangat penting dalam menentukan nilai dari setiap pekerjaan dan menyediakan informasi dalam penentuan besaran kompensasi yang layak sesuai dengan beban kerja, kondisi kerja, kewajiban dan spesifikasi jabatan yang dibutuhkan dalam suatu posisi tertentu.
3. Penilaian kinerja
Salah satu output proses analisis jabatan adalah job performance standard yaitu kriteria-kriteria yang harus dipenuhi untuk menyatakan bahwa sebuah pekerjaan berhasil dikerjakan dengan baik. Sehinggan informasi analisis jabatan berguna untuk membandingkan hasil nyata kerja seorang pekerja dengan standard yang telah
ditetapkan. Dari sinilah kita bisa menilai apakah kinerja seseorang itu baik ataukah buruk.
4. Pelatihan
Analisis jabatan memungkinkan manajemen mengetahui jenis pelatihan apakah yang dibutuhkan oleh pekerja untuk bisa mengerjakan pekerjaannya dengan berhasil. Dari informasi analisis jabatan manajemen bisa mengetahui apakah pekerja sudah memenuhi spesifikasi keahlian yang memadai untuk mengerjakan pekerjaan ataukah membutuhkan pelatihan karena dirasa adanya kesenjangan antara tuntutan kerja dengan keahlian yang dimiliki pekerja saat ini.
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa kegunaan informasi analisis jabatan, antara lain :
1) Merupakan bahan dasar penyusunan kegiatan yang menyangkut tenaga kerja, seperti : seleksi, penempatan, pelatihan, pemberian kompensasi, penyusunan jenjang karir, promosi dan lain-lain.
2) Bahan pembagian tugas dalam sekelompok karyawan.
3) Menganalisis efektifitas organisasi, untuk mengetahui bagaimana tantangan lingkungan mempengaruhi pekerjaan individu.
4) Memadukan lamaran dan lowongan pekerjaan.
5) Menempatkan standar prestasi kerja.
6) Menempatkan karyawan pada pekerjaan yang sesuai.
7) Membantu menyempurnakan organisasi.
8) Memperbaiki aliran pekerjaan.
Daftar Pustaka
Febriyanti, N. (2019). Implementasi analisis jabatan (job analysis) pada staf tata usaha di MTs Negeri 1 kota Palembang. Diploma thesis, UIN Raden Fatah Palembang.
Hanggraeni, D. (2012). Manajemen sumber daya manusia. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Langkah-langkah Analisis Pekerjaan
Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan.
Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan artinya penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi hasil analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification, dan job evaluation dalam pengadaan pegawai.
2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.
Mengumpulkan informasi tentang latar belakang artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan. Pengumpulan data dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis, survei, sensus, dan sample, sedangkan teknik pengumpulan data dapat dengan cara wawancara, observasi, kuesioner, dan angket. Data yang terkumpul dikualifikasikan, dianalisis, dan diaplikasikan kepada masa depan.
3. Menyeleksi calon pelaksana pekerjaan (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan
dianalisis.
Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalis artinya penganalisis harus memilih beberapa calon pelaksana jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis
4. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.
Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan artinya penganalisis mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan
5. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.
Meninjau informasi dengan pihak pihak yang berkepentingan artinya analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan. Dengan memverifikasi informasi itu akan membantu untuk menentukan kebenarannya dan melengkapinya secara faktual serta dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. Langkah peninjauan in] juga akan dapat membantu perolehan penerimaan seseorang atas data analisis pekerjaan yang telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang tersebut untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang dilaksanakannya.
6. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaanartinya penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi pekerjaan
7. Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan.
Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan, artinya penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi
pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan. Hal ini perlu guna memperhitungkan kemampuan karyawan untuk masa kini dan masa depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan walaupun ada pemakaian teknologi canggih dan reorganisasi perusahaan.
Manfaat Analisis Pekerjaaan
Mengacu pada Visi, Misi, Tujuan dan Strategi perusahaan/ organisasi, maka analisis pekerjaan yang menggambarkan apa saja yang harus dilakukan perusahaan untuk mencapai tujuannya, sehingga bermanfaat. Secara lebih rinci Simamora menjelaskan setidaknya terdapat sembilan manfaat dari analisa pekerjaan,[6] yaitu:
1) Analisis penyusunan kepegawaian
Dalam analisis penyusunan kepegawaian, seorang manajer akan mencari informasi tentang pekerjaan dan mengolahnya guna menyusun struktur kepegawaian, sehingga pendayagunaan para karyawan akan lebih optimal.
2) Desain organisasi
Analisis pekerjaan bisa menjadi sejenis audit dalam suatu organisasi. Simamora (2006: 84) menyebutkan bahwa analisis pekerjaan sering diaplikasikan dalam desain dan redesain pekerjaan tertentu serta pekerjaan terkait lainnya yang tujuannya adalah untuk menciptakan perubahan perilaku organisasional yang signifikan.
3) Redesain pekerjaan
Suatu pekerjaan dapat dikaji atau dikaji ulang ketika pekerjaan itu telah dipakai untuk meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan, mengeliminasi penanganan bahan yang tidak perlu dan duplikasi upaya, mengurangi kelelahan, meningkatkan tanggungjawab dan akhirnya memperbaiki kinerja pegawai.
4) Telaah dan perencanaan kinerja
Analisis pekerjaan menciptakan informasi, perencanaan dan evaluasi kinerja lebih akurat dan hal itu merupakan hal yang bersifat fundamental.
5) Suksesi manajemen
Kesuksesan manajemen tidak lepas dari analisis pekerjaan/jabatan karena profil pekerjaan yang dibuat akan menentukan apa saja aktifitas utama, persyaratan kualifikasi dari pekerja dan pertanggungjawaban dari setiap pekerja/pegawai. Profil posisi menentukan
aktifitas dan kualifikasi yang dikehendaki serta mencari penerus untuk posisi tersebut apabila mereka keluar dari organisasi itu.
6) Pelatihan dan pengembangan
Lewat analisis pekerjaan, program pelatihan dan pengembangan dari setiap lini dan lapisan organisasi akan mudah ditentukan. Deskripsi tugas pekerjaan merupakan materi yang membantu pembuatan isi program pelatihan.
7) Jalur karir
Jalur karir merupakan penjabaran secara eksplisit dari urusan alternatif pekerjaan yang dapat diduduki oleh seorang individu dalam suatu karir organisasional. Ketika karyawan memiliki informasi tentang persyaratan pekerjaan, maka akan memungkinkan karyawan akan memiliki perencanaan karir yang baik.
8) Kriteria seleksi
Output dari analisa pekerjaan akan menjadi dasar kriteria seleksi karyawan baik pada awal rekrutmen maupun ketika akan dipromosikan atau penugasan selanjutnya.
9) Evaluasi pekerjaan
Analisi pekerjaan memberikan deskripsi atau gambaran tentang suatu pekerjaan atau langsung pada penilaian terhadap sistem yang ada. Sehingga kita dapat mengetahui bagaimana kekuatan dan kelemahan dari suatu organisasi.
Faktor-faktor yang Mendukung Kesuksesan Pelaksanaan Analisis Pekerjaan
1. Perekrutan dan Seleksi
Analisa jabatan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat manusia yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan itu.Isi dari spesifikasi dijadikan dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.
2. Kompensasi Informasi
Analisa jabatan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dll) orang yang akan menjabat jabatan itu, sehingga kita dapat menentukan gajinya.
3. Evaluasi Jabatan,Informasi
Analisa jabatan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya resiko yang dihadapi pekerja, sulit/mudahnya mendapatkan orang
yang sesuai.Dengan demikian kita dapat menetapkan harga/gaji si pejabat yang menjabat jabatan tersebut.
4. Penilaian Prestasi Kerja
Penilaian prestasi kerja merupakan upaya untuk membandingkan prestasi aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan/diselesaikan dengan baik, maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.
5. Latihan Informasi
Analisa jabatan digunakan untuk merangsang program latihan & pengembangan.
Uraian pekerjaan, perlengkapan dan jenis ketrampilan pekerja dijadikan sebagai alat bantu dalam pengembangan program-program latihan.
6. Promosi dan Pemindahan
Informasi analisa jabatan akan digunakan untuk membantu dalam menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan/tenaga-kerja.
7. Organisasi
Informasi jabatan yang diperoleh dari analisa jabatan seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu untuk diperbaiki.
8. Pemerkayaan Pekerjaan
Informasi analisa jabatan dapat digunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu.
9. Penyederhanaan Pekerjaan
Informasi analisa jabatan digunakan juga untuk penyederhanaan/spesialisasi pekerjaan dikarenakan adanya perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang mendalam.Akibatnya pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi.
10. Penempatan
Informasi analisa jabatan digunakan untuk menempatkan para tenaga-kerja pada pekerjaan-pekerjaan yang yang sesuai dengan ketrampilannya agar mereka dapat bekerja secara efektif.
LANGKAH-LANGKAH YANG AKAN DILAKUKAN DALAM MELAKUKAN ANALISIS JABATAN
A. Proses Analisis Pekerjaan
Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :
1. Tahap persiapan dan perencanaan 2. Tahap pengumpulan data
3. Tahap pengolahan data
Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut:
1. Tahap persiapan dan perencanaan.
Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah :
a. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.
b. Inventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan disusun berdasarkan hierarki dan diberi kode identifikasi.
c. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama yang diperlukan (formulir dll.)
d. Membentuk tim pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan.
e. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan. Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dantimbulnya persepsi dan harapan yang keliru.
2. Tahap Pengumpulan Data
Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui metode-metode seperti wawancara, angket, observasi, diary or log, dan kombinasi metode.
1. Metode Wawancara
Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan mereka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis.
Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan. Kemudian analis biasanya menghubungi supervisor untuk
memperoleh informasi tambahan dalam rangka memeriksa ketepatan informasi yang diperoleh dari karyawan dan mengklarifikasi hal-hal tertentu.
2. Metode Observasi
Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya.
Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu.
3. Metode Angket
Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas- tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.
4. Metode Catatan Karyawan (Diary)
Metode yang menganalisis pekerjaan dikumpulkan dengan meminta para karyawan mendeskripsikan aktivitas kerja mereka sehari-hari dalam sebuah buku harian atau log. Daam metode ini, masalah di mana para karyawan membesar-besarkan pentingnya pekerjaan mungkin dapat di atasi.
5. Kombinasi Metode
Biasanya analisis tidak menggunakan satu metode analisis pekerjaan secara eksklusif. Kombinasi dari berbagai metode seringkali lebih tepat.
Dalam menganalisis pekerjaan-pekerjaan klerikal dan administratif, analisis mungkin menggunakan kuesioner didukung dengan wawancara dan observasi terbatas. Dalam mempelajari pekerjaan-pekerjaan produksi, wawancara dilengkapi observasi kerja yang ekstensif, bisa memberikan data yang di perlukan. Pada dasarnya, analisis harus menggunakan kombinasi beberapa teknik yang dibutuhkan untuk menghasilka deskripsi atau spesifikasi pekerjaan yang akurat.
3. Tahap Pengolahan Data
Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:
1. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan 2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi 4. Analisa persyaratan jabatan
5. Menyusun uraian jabatan
6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya
7. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai; sistem pemberian balas jasa;
pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.
B. Unsur / Elemen dalam Deskripsi Pekerjaan
Pada sebuah deskripsi pekerjaan, umumnya dicantumkan informasi mengenai pekerjaan yang ditetapkan oleh seorang pegawai. Menurut Garry Dessler dalam Ardana, Mujiati, dan Utama (2012:39), bahwa tidak ada format standar dalam menulis suatu deskripsi pekerjaan. Namun kebanyakan uraian pekerjaan memuat bagian-bagian tentang identifikasi jabatan, ikhtisar/ringkasan jabatan, hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban, wewenang pemegang jabatan, standar kerja tugas tugas yang dilaksanakan, kondisi kerja, dan spesifikasi jabatan. Selain itu, menurut Edwin Flippo dalam Ardana, Mujiati dan Utama (2012:39), menjelaskan pula bahwa deskripsi pekerjaan meliputi indentitas pekerjaan; uraian singkat tentang pekerjaan; tugas-tugas yaang dilaksanakan; pengawasan yang diberikan atau diterima; hubungan dengan pekerjaan lain; mesin, alat dan bahan; kondisi kerja; definisi dan istilah yang tidak biasa; dan penjelasan yang menambah dan memperjelas hal-hal di tersebut atas.
Beberapa elemen menurut Mr. Sahala P. Sinurat dan Twela Gunawan berdasar pada hasil penelitiannya dengan judul “Training of trainers”, antara lain :
1. Informasi Pekerjaan (Job Information)
Job Information atau informasi tentang jabatan berisi : - Judul Jabatan
- Indentitas Jabatan
2. Aturan Utama Jabatan (Primary Job Role)
Dalam aturan utama pekerjaan menjelaskan mengapa posisi diadakan dan bagaimana posisi ini berhubungan dengan posisi lainnya.
3. Dimensi (Dimentions)
Dimensi-dimensi pekerjaan menjelaskan tentang ukuran dan skala pekerjaan yang berada di bawah pengawasannya.
4. Elemen Akuntabilitas (Key Accountability)
5. Pengukuran Performa (Performance Measurement)
Elemen ini berisi hasil kuantitatif dari tanggung jawab utama 6. Hubungan Kerjasama (Relationship)
Elemen ini menunjukkan hubungan internal dan eksternal yang perlu dikelola oleh seorang pemegang jabatan demi kelancaran tugas yang dikerjakannya.
7. Bentuk Hubungan (Reporting Relationship)
Elemen ini mencakup bagan yang menunjukkan struktur departemen dan hubungan secara internal.
8. Pengetahuan dan Keterampilan (Knowledge and Skill)
Hal ini berkaitan dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja professional yang diperlukan jabatan tersebut.
9. Pembuatan Keputusan (Decision Making)
Seperti yang sudah saya sampaikan di awal bahwa analisis pekerjaan ini menghasilkan Uraian Jabatan (Job Description) dan spesifikasi jabatan (job specification)
Job Desc
Deskripsi pekerjaan merupakan produk yang pertama dan langsung dari proses analisis pekerjaan, yaitu berupa pernyataan akurat dan ringkas tentang apa yang diharapkan akan dilakukan oleh karyawan didalam pekerjaannya maupun tugas-tugas yang dilaksanakan oleh pemangku jabatan
Garry Dessler (1997),deskripsi pekerjaan (job description) ialah suatu daftar tugas, tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, kepedulian atas tanggung jawab suatu jabatan, serta produk dari analisis jabatan.[7]
T. Hani Handoko (1988),deskripsi pekerjaan (job description) ialah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja, dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya.[8]
Job description (uraian jabatan) merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Uraian jabatan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam organisasi. Pada hakikatnya, uraian jabatan merupakan bahan baku dasar dalam pengelolaan SDM di organisasi, dimana suatu jabatan dijelaskan dan diberikan batasan.Uraian pekerjaan (job descriptions) dan uraian jabatan diketahui serta disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan.
Uraian pekerjaan atau jabatan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya.
Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut. Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya.
Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.
Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta menguraikan hal-hal berikut.
1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan, seperti rektor, dekan,
dosen, dan kabag administrasi.
2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara
nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi.
3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh
setiap pejabat harus jelas.
4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin, dan bahan baku
yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.
6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana
si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan.
Uraian pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab, dan standar prestasi yang dicapinya.
Uraian pekerjaan harus menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan, supaya pengisian jabatan didasarkan apa, baru siapa sehingga manajemen dapat dihindari.
Manfaat Deskripsi Pekerjaan
1. Membantu menghindari ketidakpastian dan memberikan pemahaman atau penjelasan tentang apa yang harus dikerjakan
2. Mengeliminasi gap maupun tumpang tindih (overlaping) tanggung jawab
3. Memudahkan prosedur rekrutmen, pelatihan, dan berbagai aktifitas sumber daya manusia lainnya.
4. Membantu karyawan dalam merencanakan karir mereka.
Job Spesification (spesifikasi pekerjaan)
Spesifikasi pekerjaan menentukan persyaratan keahlian minimal bagi seorang karyawan agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan baik. Hanry Simamora (1995) spesifikasi pekerjaan (job specification) ialah: keahlian, pengetahuan, dan kemampuan minimal yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan.[9]Garry Dessler (1997) spesifikasi pekerjaan (job specification) ialah suatu daftar tuntutanmanusiawi atas suatu jabatan, yakni pendidikan, keterampilan, kepribadian, dan lain-lain yang sesuai dengan analisis jabatan.[10]
Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.
Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas definitif yang
dibutuhkan dari pemangku jabatan itu. Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut:
1. Tingkat pendidikan pekerja.
2. Jenis kelamin pekerja.
3. Keadaan fisik pekerja.
4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja.
5. Batas umur pekerja.
6. Nikah atau belum.
7. Minat pekerja.
8. Emosi dan temperamen pekerja.
9. Pengalaman pekerja.
3.1.5 Job Description
1. Pemimpin Kantor Cabang
Tugas dan tanggung jawab Pemimpin Kantor Cabang adalah sebagai berikut:
1. 1) Mengelola pelaksanaan sistem dan prosedur bidang pemasaran, perkreditan, dan jasa bank.
2. 2) Memasarkan kredit kepada nasabah/bukan nasabah.
3. 3) Memasarkan dana dan jasa bank kepada nasabah/ bukan nasabah.
4. 4) Mengelola pelayanan produk dan jasa.
5. 5) Melakukan penjualan silang (Cross Selling) produk dan jasa bank.
6. 6) Mengelola pembinaan kepada nasabah prima.
7. 7) Mengelola pelaksanaan sistem dan prosedur di bidang pelayanan nasabah dan operasional bank.
8. 8) Merencanakan, mengembangkan, melaksanakan, dan mengelola pelayanan produk dan jasa bank.
9. 9) Mengelola pelayanan kartu ATM.
10. 10) Mengelola pelayanan transaksi kasi.
11. 11) Mengelola kas ATM.
12. 12) Melaksanakan kepatuhan terhadap sistem prosedur, peraturan Bank Indonesia, serta peraturan perundang-undangan lainnya yang berlaku.
Job spec
Kemampuan multitasking dan organisasi yang baik diperlukan untuk menyelesaikan tugas secara tepat waktu dan efisien. Hal ini juga harus dilakukan staf ada di bawah branch manager.
Memiliki keterampilan penjualan, manajemen sumber daya manusia, dan kemampuan customer service yang kuat.
Memiliki ketekunan, keterampilan analisis yang kuat.
Kemampuan untuk membuat skala prioritas saat melakukan banyak tugas.
Tetap berfokus pada detail.
Proaktif terhadap jejaring perusahaan untuk mendatangkan bisnis baru sehingga bisa meningkatkan pendapatan.
Branch manager biasanya harus memiliki gelar sarjana di bidang terkait, terutama di bidang manajemen. Beberapa perusahaan mungkin melihat kandidat dengan gelar sarjana dalam disiplin ilmu lain selama memiliki pengalaman memulai karier di bidang tersebut dari bawah.
Memiliki pengalaman kepemimpinan yang teruji dan memiliki rekam jejak yang baik.
Sebagai contoh, kandidat branch manager pada bank membutuhkan
setidaknya lima hingga tujuh tahun pengalaman kerja untuk dipertimbangkan menjabat posisi tersebut.
Job DES CS
1. Memberikan pelayanan kepada nasabah yang berkaitan dengan pembukaan rekening tabungan, giro, pembukaan deposito, permohonan nasabah yang lainnya. Disamping itu memberikan informasi sejelas mungkin mengenai berbagai produk dan jasa yang ingin diketahui dan diminati kepada nasabah atau calon nasabah.
2. Menerima, melayani dan mengatasi permasalahan dan komplain yang disampaikan oleh nasabah sehubungan dengan ketidakpuasan atas pelayanan.
3. Mengadministrasikan daftar hitam Bank Indonesia dan daftar rehabilitasi nasabah serta file nasabah.
4. Mengadministrasikan resi permintaan dan pengembalian buku cek dan bilyet giro serta surat kuasa.
5. Memberikan Informasi tentang saldo dan mutasi nasabah
6. Mengadministrasikan buku cek, bilyet giro, dan buku tabungan.
7. Memperkenalkan dan menawarkan produk dan jasa bank.
Berikut ini adalah contoh spesifikasi pekerjaan (job specification) untuk seorang Customer Service di Bank BNI:
1. Pendidikan minimal Diploma III dari segala jurusan.
2. Pengalaman kerja di bidang layanan pelanggan atau perbankan diutamakan.
3. Kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tertulis, dalam Bahasa Indonesia.
4. Mampu berkomunikasi dalam Bahasa Inggris secara aktif dianggap sebagai keuntungan.
5. Keterampilan komputer yang baik dan akrab dengan penggunaan perangkat lunak perbankan.
6. Kemampuan multitasking dan berpikir cepat untuk menangani situasi yang kompleks.
7. Sikap ramah, sabar, dan dapat bekerja secara tim maupun mandiri.
Catatan:
• Spesifikasi pekerjaan ini dapat berbeda tergantung pada kebutuhan dan kebijakan internal Bank BNI.
• Pemohon yang memenuhi kualifikasi dan tertarik dengan posisi ini dapat mengajukan lamaran melalui portal karir Bank BNI atau melalui proses rekrutmen yang ditetapkan oleh Bank.
Perbedaan: Analisis Pekerjaan, job deskripsi dengan job spesifikasi
Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktifitas kerja. Deskripsi pekerjaan merupakan dokumen yang menyediakan informasi mengenai kewajiban, tugas, dan tanggung jawab dari pekerjaan.spesifikasi pekerjaan merupakan keahlian, pengetahuan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan.
Deskripsi pekerjaan lebih berhubungan dengan organisasi, struktur, tanggung jawab, dan hubungan diantaranya. Deskripsi pekerjaan merupakan peta organisasional yang
menunjukkan tujuan pekerjaan dan apa yang harus dikerjakan untuk mencapai tujuan organisasi.
Spesifikasi pekerjaan lebih menekankan pada persyaratan fisik, pengetahuan, pengalaman, pendidikan, kemampuan gerak, dan fisiologis, dan kecerdasan yang diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan pada pekerjaan
Kaitan antara Job Analysis, Job Description dan Job Spesification adalah job analsis merupakan proses mencari informasi sampai dengan analisis untuk penyususunan uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan atau persyaratan apa/siapa dari masing-masing jenis pekerjaan harus dikerjakan.
Uraian yang diperoleh dari analisis pekerjaan diharapkan benar-benar diperoleh sesuai dengan kebutuhan oraganisasi atau lembaga sehingga ada efektitifias dan efisiensi SDM.
ANALISIS JABATAN TELLER a. Pengertian Teller
Teller adalah petugas bank yang bekerja di frontline banking hall danmelakukan transaksi langsung dengan nasabah dalambentukpenerimaan/penarikan baik berupa tunai/non-tunai dan melakukanpembukuan ke dalam sistem bank (Putri, 2019).
b. Fungsi Teller
Fungsi Teller memberikan jasa layanan kepada nasabah dalambentuk transaksi setor/tarik tunai, pemindahbukuan/penyetorannon-tunai (Putri, 2019).
c. Tugas Teller
Menurut Ikatan Bankir Indonesia (2017) tugas Teller dapat disebutkan sebagai berikut:
1. Melayani transaksi tunai maupun non tunai.
2. Memastikan keaslian uang.
3. Memastikan kesesuaian jumlah fisik uang dengan formtransaksi.
4. Mencetak pembukuan dan melakukan validasi.
5. Menjaga kerahasiaan password milik sendiri.
6. Menjaga keamanan, kebersihan dan ketertiban.
7. Melaksanakan penukaran uang lusuh ke Pooling cash atau Bank Indonesia.
8. Menjaga keamanan dan kerahasiaan kartu spesimen tandatangan nasabah.
9. Menjaga kerapihan dan kebersihan counter Teller.
10. Menyediakan uang tunai pada ATM d. Tanggung Jawab Teller
Tanggung jawab Teller (Putri, 2019) dapat disebutkan sebagai berikut:
1. Melayani transaksi nasabah dan dengan cepat dan teliti.
2. Menjaga kerahasiaan bank dengan nasabah.
3. Menjaga kebersihan dan kerapihan ruang kerja.
4. Menjaga keamanan alat-alat identitas teller.
5. Patuh terhadap peraturan perusahaan.
e. Standart Pelayanan Teller
Adapun standart dalam pelayanan Teller (Oktaviani, dkk, 2015) adalah sebagai berikut:
1. Smile
Mengucapkan kalimat sambutan, berdiri, tersenyum & kontak mata
Fokus dalam melayanai, selalu tersenyum, sigap, antusias, fokus terhadap transaksi nasabah, menggunakan nama nasabah
Menawarkan bantuan lainnya, menyebut nama nasabah, salam melayani untuk solusi, kalimat intimacy (pengakraban diri)2. Speed
Gerak yang cekatan
Melakukan transaksi dengan cepat 3. Secure
Ketelitian memeriksa isi formulir transaksi
Ketelitian melakukan penginputan data nasabah
Ketelitian proses perhitungan uang (izin menghitung, cara menghitung, konfirmasi jumlah)
Konfirmasi validasi dan konfirmasi jumlah uang 4. Solution
Mengedukasi nasabah untuk melakukan setoran tunai di mesin CDM (setor tunai) & CRM (setor & tarik tunai)
Pengalihan transaksi transfer debet rekening melalui mesin atm (tarik tunai)
Pengalihan penarikan tunai melalui mesin ATM (di bawah Rp. 10.000.000,-) f. Kualifikasi (syarat) TellerAdapun kualifikasi ataupun syarat menjadi Teller adalah seorang Teller harus memiliki keterampilan komunikasi tertulis dan verbal, kemampuan berorganisasi, keterampilan manajemen waktu, kemampuan bekerja sama, keterampilan multitasking, kemampuan untuk memproses transaksi dengan cepat dan akurat dalam lingkungan yang serba cepat, serta literasi computer (Oktaviani, dkk, 2015).
Job Analysis
Organisasi Rumah Sakit Jiwa Cimahi
Job Tittle Sekretaris Rumah Sakit
Departement/Bagian Sekretariat
Atasan Direktur RSJ Cimahi
Bawahan l Kepala Subbagian Kepegawaian
l Kepala Subbagian Keuangan
l Kepada Subbagian Umum dan Perlengkapan
l Kepala Subbagian Pelaporan dan Informasi
Fungsi l Menyelenggarakan pelayanan
kesekretariatan yang mencakup:
l Mengatur dan pengendalian kegiatan kesekretariatan;
l Penyelengaraan dan penyususn bahan laporan administrasikepegawaian, keuangan, umum, perlengkapan, penyusunan program, informasi dan rekam medik.
Tugas/Job Summary 1. Menyelenggarakan administrasi
kepegawaian;
2. Menyelenggarakan pengelolaan administrasi keuangan dan akuntansi;
3. Menyelenggarakan administrasi umum dan perlengkapan meliputi kerumahtanggaan, perlengkapan dan inventaris, ketatausahaan, transportasi, laundry dan keamanan;
4. Menyelenggarakan pengelolaan administrasi penyusunan program, informasi dan rekam medik;
5. Mengkoordinasikan penyusunan program, pelaksanaan, evaluasi dan
pelaporan;
6. Mengkoordinasikan penyusunan rencana strategis (RENSTRA) dan Laporan akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP);
7. Menyelenggaranakn pengelolaan perpustakaan, informasi dan pemasaran;
8. Menyelenggarakan penyusunan rancangan anggaran pendapatan dan belanja rutin, pembangunan dan lainnya;
9. Menyelenggarakan pengendalian adminstrasi keuangan pendapatan, belanja rutin, pembangunan dan lainnya;
10. Menyelenggarakan pengelolaan naskah dinas kearsipan;
11. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan kegiatan RSJ Cimahi;
12. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait.
JOB DESCRIPTION DAN JOB SPECIFICATION PT INDOFOOD SUKSES MAKMUR Tbk
1. Direktur Utama
Job description
Tujuan: Perseroan dipimpin oleh seorang direktur utama yang dibantu oleh delapan angota direksi lainnya dalam mengelola usaha perseroan.
Identitas Jabatan:
- Nama jabatan : Direktur Utama - Bawahan Langsung : Direksi
- Dapartemen/Bidang : Semua Bidang
Tugas: Mengawasi direksi dan direksi komisaris. Direktur utama bertanggung jawab dalam mengembangkan arahan strategis perseroan dan memastikan bahwa seluruh target dan tujuan dapat tercapai.
Job specification
- Pendidikan minimal S2 di bidang Manajemen / Ekonomi.
- Pengalaman min 3 tahun bekerja atau menjadi bagian penting dalam perusahaan.
- Minimal usia 30 Tahun.
- Mampu merencanakan, mengadakan dan mengatur negosiasi dengan pihak-pihak lain.
- Berjiwa pemimpin.
- WNI.
- Mampu berkomunikasi yang baik.
-Memiliki kemampuan menganalisa kinerja operasional, pemasaran, sumber daya manusia dan keuangan dengan baik dalam rangka pelaksanaan tugas pengawasan.
2. Dewan Direksi
Job description
Tujuan: melaksanakan pengurusan Perusahaan sesuai kepentingan dan tujuan Perusahaan
Identitas Jabatan:
- Nama jabatan : Dewan Direksi - atasan Langsung : Direktur utama - atasan tidak langsung : Dewan Komisaris - Dapartemen/Bidang : Semua Bidang
Tugas: Direksi bertugas untuk membantu Direktur Utama dalam mengelola usaha perseroan.
Job specification
- Pendidikan minimal S2
- Berpengalaman dalam mengadakan perjanjian antar perusahaan - Mampu bekerja sama dengan seluruh unit pekerja dengan baik - Bertanggung jawab, jujur serta loyal terhadap perusahaan
- Memiliki kemampuan menganalisa kinerja operasional, pemasaran, sumber daya manusia dan keuangan dengan baik dalam rangka pelaksanaan tugas pengawasan.
3. Dewan komisaris
Job description
Tujuan: melakukan pengawasan terhadap kebijakan pengurusan, jalannya pengurusan pada umumnya baik mengenai Perseroan maupun usaha Perseroan yang dilakukan oleh Direksi, serta memberikan nasihat kepada Direksi termasuk pengawasan terhadap pelaksanaan Rencana Jangka Panjang Perusahaan, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan
Identitas Jabatan:
- Nama jabatan : Dewan komisaris - atasan Langsung : Direktur utama - Dapartemen/Bidang : Semua Bidang
Tugas: Dewan Komisaris memiliki tugas utama untuk mengawasi direksi dalam menjalankan kegiatan dan mengelola perseroan.
Job specification
- Pendidikan minimal S2
- Berpengalaman dalam mengadakan perjanjian antar perusahaan - Mampu bekerja sama dengan seluruh unit pekerja dengan baik
- Bertanggung jawab, jujur serta loyal terhadap perusahaan
- Memiliki kemampuan menganalisa kinerja operasional, pemasaran, sumber daya manusia dan keuangan dengan baik dalam rangka pelaksanaan tugas pengawasan.
Beban Kerja
DASAR HUKUM :
1. Undang-Undang no. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara, psl 56 ayat (1) “ Setiap instansi pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasar kan analisis jabatan dan analisis beban kerja “.
2. KEPMENPAN NO. KEP/75/M.PAN/2004 :
Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satuan waktu tertentu.
3. PERKA BKN NO. 19 TAHUN 2011
Beban kerja ditetapkan berdasarkan tugas dan fungsi unit organisasi yang diuraikan menjadi rincian tugas yang diselesai
kan pada jangka waktu tertentu.
Pengertian Analisis Beban Kerja
Analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah sumber daya manusia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat
dilimpahkan kepada pegawai.
Agar diperoleh pengertian analisis beban kerja yang lebih jelas berikut dikemukakan pengertian menurut beberapa para ahli antara lain : Marwansyah (2010) berpendapat :
“Menentukan berapa jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan berapa jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan berapa beban yang tepat dilimpahkan kepada satu orang pekerja”
Berbeda dengan Komaruddin dalam Aminah Soleman (2011 : 235) menyatakan :
“Proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu.
Serta Adil Kurnia (2010 : 72) berpendapat :
“Mengidentifikasi baik jumlah karyawan maupun kwalifikasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi”.
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas maka dapat disimpulkan analisis beban kerja adalah suatu teknik untuk menentukan jumlah dan jenis
pekerjaan suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis menggunakan teknik analisis jabatan sehingga organisasi mengetahui jumlah kebutuhan manajemen sumber daya manusia dan unit kerja.
Pengertian Beban Kerja
Menurut Rohman & Ichsan (2021) beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Pemberian beban kerja kepada para karyawan harus seimbang dengan kompetensi dan
kemampuan yang dimiliki karyawan itu sendiri, jika tidak maka cepat atau lambat akan menimbulkan masalah yang dapat mengganggu kinerja karyawan tersebut kedepannya. Menurut Fransiska & Tupti (2020) Beban kerja adalah sebuah proses atau kegiatan yang terlalu banyak dan dapat menyebabkan ketegangan dalam diri seseorang. Hal ini dapat
menimbulkan penurunan kinerja pegawai yang disebabkan oleh tingkat keahlian yang dituntut terlalu tinggi, kecepatan yang terlalu tinggi,
volume kerja yang terlalu banyak dan sebagainya. Intensitas beban kerja yang terlalu besar dapat menciptakan stres kerja, sebaliknya intensitas beban kerja yang terlalu rendah dapat menimbulkan rasa bosan atau kejenuhan.
Sedangkan menurut Rolos et al (2018) beban kerja adalah besaran
pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volme kerja dan norma waktu. Jika
kemampuan pekerja lebih tinggi daripada tuntutan pekerjaan, nantinya akan muncul rasa bosan dan sebaliknya, jika kemampuan pekerja lebih rendah daripada tuntutan pekerjaan, maka akan muncul kelelahan yang berlebih. Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan beban kerja
merupakan kegiatan yang meliputi aktivitas fisik, mental, dan sosial yang harus diselesaikan oleh suatu unit dalam perusahaan dalam jangka waktu tertentu.
Berdasarkan pendapat para ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwa
beban kerja adalah jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan oleh seorang pegawai sesuai dengan wewenang di dalam suatu organisasi dalam waktu tertentu sehingga tujuan organisasi tercapai.
Jenis Beban Kerja
2.1.2.1
Beban berlebih kuantitatif
Beban berlebih secara fisik ataupun mental, yaitu individu harus melakukan terlalu banyak hal dalam pekerjaanya dan dapat memungkinkan menjadi sumber stres pekerjaan. Unsur lain yang menimbulkan beban berlebih kuantitatif ini adalah desakan waktu. Pada saat atau kondisi tertentu waktu akhir (dead line) dapat menjadi stimulus untuk menghasilkan prestasi kerja yang baik,, namun bila tekanan waktu tersebut menimbulkan banyak kesalahan dalam pekerjaan atau menyebabkan gangguan kesehatan pada individu maka ini mencerminkan adanya beban kerja berlebih kuantitatif.
2.1.2.2 Beban berlebih kualitatif
Beban kerja kualitatif adalah beban kerja pada individu akibat tuntutan pekerjaan yang lebih tinggi dari batas kemampuan kognitif dan teknis individu. Pada batasan tertentu, beban kerja tersebut menyebabkan pekerjaan menjadi tidak produktif dan menjadi destruktif bagi individu pekerja. Bila berkelanjutan akan timbul kelelahan mental dan dapat tampil dalam bentuk reaksi emosional dan psikomotor secara patologis (Munandar, 2004).
Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Beban Kerja
Faktor-faktor yang mempengaruhi beban kerja dalam penelitian Aminah Soleman (Jurnal Arika, 2011:85) adalah sebagai berikut :
1. Faktor eksternal
Beban yang berasal dari luar tubuh pekerja, seperti:
a) Tugas meliputi : tugas bersifat fisik seperti, stasiun kerja, tata ruang tempat
kerja, kondisi ruang kerja, kondisi lingkungan kerja, sikap kerja, cara angkut, beban yang diangkat. Sedangkan tugas yang bersifat mental meliputi, tanggung jawab, kompleksitas pekerjaan, emosi pekerja dan sebagainya;
1. b) Organisasi Kerja meliputi : lamanya waktu kerja, waktu istirahat, shift kerja, sistem kerja dan sebagainya; dan
2. c) Lingkungan Kerja meliputi : lingkungan kerja fisik, lingkungan kerja kimiawi, lingkungan kerja biologis dan lingkungan kerja psikologis.
2. Faktor internal
Faktor internal adalah faktor yang berasal dari dalam tubuh akibat dari reaksi beban kerja eksternal yang berpotensi sebagai stresor, meliputi faktor somatis (jenis kelamin, umur, ukuran tubuh, status gizi, kondisi kesehatan, dan sebagainya), dan faktor psikis (motivasi, persepsi, kepercayaan, keinginan).
Hart dan Staveland (Tarwaka, 2011) membagi beban kerja fisik dan mental menjadi enam dimensi yaitu:
1. Mental demand (tuntutan mental), yaitu besarnya aktivitas mental dan perseptual yang dibutuhkan untuk melihat, mengingat, dan mencari. Pekerjaan tersebut mudah atau sulit, sederhana atau kompleks, dan longgar atau ketat. Contohnya yaitu pekerja wanita yang membutuhkan skill yang cukup rumit dalam memproduksi produk perusahaan.
2. Physical demand (tuntutan fisik), yaitu besarnya aktivitas fisik yang dibutuhkan dalam melakukan tugas. Contohnya yaitu mendorong, menarik, memutar, mengontrol, menjalankan dan lainnya.
3. Temporal demand (tuntutan waktu), yaitu jumlah tekanan yang berkaitan dengan waktu yang dirasakan selama pekerjaan berlangsung. Pekerjaan perlahan atau santai atau cepat, dan melelahkan. Contohnya yaitu tekanan yang diperoleh dari perusahaan terkait tuntutan pekerjaan atau target produksi.
4. Performance (performansi), yaitu seberapa besar keberhasilan seseorang di dalam pekerjaannya dan seberapa puas dengan hasil kerjanya. Contohnya yaitu ketika pekerja wanita merasa dapat memenuhi target dari perusahaan sehingga merasa puas terhadap pekerjaannya.
5. Effort (tingkat usaha), yaitu usaha yang dikeluarkan secara fisik dan mental yang dibutuhkan untuk mencapai level performansi karyawan. Contohnya yaitu pekerja wanita yang membutuhkan banyak tenaga untuk mencapai target yang sudah ditentukan perusahaan.
6. Frustation level (tingkat frustrasi), yaitu seberapa tidak aman, putus asa, tersinggung, terganggu, dibandingkan dengan perasaan aman, puas, nyaman, dan kepuasan diri yang dirasakan. Contohnya yaitu perasaan lelah, terganggu atas beratnya beban pekerjaan seorang wanita yang bekerja
INDIKATOR BEBAN KERJA
No. Pernyataan Alternatif Jawaban Total Mea
n Kategori
SS S KS TS STS
F % f % F % f % f % f %
Beban Waktu 1 Sering sekali saya dibebankan
dengan pekerjaan yang banyak di kantor.
7 7 60 57 35 33 3 3 1 1 106 100 3,65 Sering
2 Jam bekerja saya di BNI ini sudah melebihi dari yang seharusnya.
5 5 52 49 40 38 9 8 0 0 106 100 3,50 Sering
3 Saya dituntut menyelesaikan
pekerjaan dengan cepat. 4 4 70 66 20 19 12 11 0 0 106 100 3,62 Sering
Beban Mental Usaha 4 Pekerjaan saat ini tidak
sesuai dengan keterampilan yang saya miliki.
0 0 32 30 48 45 22 21 4 4 106 100 3,02 Jarang
5 Terkadang saya merasa ingin menyerah karena tidak mampu menyelesaikan pekerjaan dengan cepat.
0 0 37 35 31 29 35 33 3 3 106 100 2,96 Jarang
6 Terkadang saya merasa kewalahan untuk menyele- saikan pekerjaan.
1 1 51 48 36 34 18 17 0 0 106 100 3,33 Jarang
Beban Tekanan Psikologis 7 Karena banyaknya pekerjaan
membuat saya sering melakukan kesalahan.
1 1 39 37 40 38 23 22 3 3 106 100 3,11 Jarang
8 Saya sering mengalami kebingungan dalam menyelesaikan pekerjaan.
1 1 50 47 37 35 15 14 3 3 106 100 3,29 Jarang
No. Pernyataan
Alternatif Jawaban Total Mea
n Kategori
SS S KS TS STS
F % f % F % f % f % f %
9 Saya merasa tidak bahagia dengan pekerjaan saya saat ini.
2 2 17 16 54 51 28 26 5 5 106 100 2,84 Jarang
Rata-rata Variabel Beban Kerja 3,26 Jarang
Berdasarkan Tabel 4.7 di atas dapat dijelaskan bahwa:
1. Berdasarkan beban waktu
Tabel 4.7 menunjukkan bahwa mayoritas responden atau sebanyak 60 orang (57%) menjawab setuju untuk pernyataan bahwa sering sekali para karyawan dibebankan dengan pekerjaan yang banyak di kantor, 7 orang (7%) menjawab sangat setuju, 35 orang (33%) menjawab kurang setuju, 3 (3%) orang menjawab tidak setuju, dan hanya 1 (1%) orang yang menjawab sangat tidak setuju untuk pernyataan ini, sehingga menghasilkan nilai rata-rata sebesar 3,65 dengan kategori sering. Hal tersebut menunjukkan bahwa kebanyakan karyawan memang dibebankan dengan pekerjaan banyak di BNI USU ini. Beban kerja yang berlebihan ini dapat menimbulkan stres kerja bagi para karyawan apalagi jika karyawan tidak dibekali dengan pengetahuan tentang atau cara menyelesaikan pekerjaan tersebut sehingga sebaiknya beban kerja yang dibebankan juga harus sesuai dengan kapasitas ataupun kemampuan dari para karyawan.
Untuk pernyataan jam bekerja yang ada di BNI sudah melebihi dari yang seharusnya, ada sebanyak 52 orang (49%) menjawab setuju, 5 orang (5%) menjawab sangat setuju, 40 orang (38%) menjawab kurang setuju, dan 9 orang (8%) menjawab tidak setuju, sehingga pada pernyataan ini menghasilkan nilai rata-rata sebesar 3,50 dengan kategori sering. Hal ini menunjukkan bahwa kebanyakan responden merasa bahwa jam bekerja yang ada di BNI cabang USU ini sudah melebihi dari yang seharusnya. Para karyawan harus bekerja lembur dan bahkan para karyawan di bagian tertentu harus merelakan hari libur mereka untuk bekerja di kantor.
Pada pernyataan para karyawan dituntut untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat, ada sebanyak 70 orang (66%) menjawab setuju, 4 orang (4%) menjawab sangat setuju, 20 orang (19%) menjawab kurang setuju, dan 12 orang (11%) menjawab tidak setuju, sehingga pada pernyataan ini menghasilkan nilai rata-rata sebesar 3,62 dengan kategori sering. Hal ini menunjukkan bahwa kebanyakan responden merasa bahwa karyawan dituntut untuk dapat menyelesaikan pekerjaan mereka dengan cepat. Selain para karyawan dibebankan pekerjaan yang banyak, para karyawan tersebut juga dituntut untuk menyelesaikan setiap pekerjaan yang dibebankan dengan cepat dan tidak ada kesalahan sama sekali. Hal ini yang terkadang membuat para karyawan menjadi stres.
2. Berdasarkan beban mental usaha
Pada pernyataan pekerjaan saat ini tidak sesuai dengan keterampilan para responden, ada sebanyak 32 orang (30%) menjawab setuju, 48 orang (45%) menjawab kurang setuju, 22 orang (21%) menjawab tidak setuju, dan 4 orang (4%) menjawab sangat tidak setuju, sehingga pada pernyataan ini menghasilkan nilai rata-rata sebesar 3,02 dengan kategori jarang. Hal ini menunjukkan bahwa kebanyakan responden beranggapan bahwa pekerjaan yang dilakukan saat ini sesuai dengan keterampilan yang dimiliki oleh para responden.
Dalam merekrut karyawan, perusahaan juga sudah mempertimbangkan mengenai kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan dan juga adanya sistem seleksi yang dilakukan oleh perusahaan sehingga nantinya para karyawan dapat ditempatkan di posisi yang sesuai dengan bidang dan keterampilan mereka.
Pernyataan mengenai para responden yang merasa ingin menyerah karena tidak mampu menyelesaikan pekerjaan dengan cepat, ada sebanyak 37 orang (35%) menjawab setuju, 31 orang (29%) menjawab kurang setuju, 35 orang (33%) menjawab tidak setuju, dan 3 orang (3%) menjawab sangat tidak setuju, sehingga pada pernyataan ini menghasilkan nilai rata-rata sebesar 2,96 dengan kategori jarang. Hal ini menunjukkan bahwa kebanyakan
responden beranggapan bahwa beberapa responden yang tidak akan menyerah karena tidak mampu menyelesaikan pekerjaan dengan cepat, yang berarti bahwa para karyawan BNI USU ini memiliki kegigihan, dan ketekunan dalam bekerja. Para karyawan akan terus berusaha dan tidak menyerah untuk dapat menyelesaikan pekerjaan dengan sebaik-baiknya.
Untuk pernyataan mengenai terkadang para responden merasa kewalahan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka, ada sebanyak 1 orang (1%) menjawab sangat tidak setuju, 51 orang (48%) menjawab setuju, 36 orang (34%) menjawab kurang setuju, dan 18 orang (17%) menjawab tidak setuju, sehingga pada pernyataan ini menghasilkan nilai rata-rata sebesar 3,33 dengan kategori jarang. Hal ini menunjukkan bahwa terkadang ada beberapa responden merasa kewalahan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Dengan adanya banyak pekerjaan yang dibebankan kepada para karyawan dan waktu penyelesaian pekerjaan yang harus cepat membuat para karyawan tersebut merasa kewalahan dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut, dan terkadang para karyawan harus saling membantu agar dapat menyelesaikan pekerjaan tersebut.
3. Berdasarkan beban tekanan psikologis
Pada pernyataan mengenai banyaknya pekerjaan membuat para responden sering melakukan kesalahan, ada sebanyak 1 orang (1%) menjawab sangat tidak setuju, 39 orang (37%) menjawab setuju, 40 orang (38%) menjawab kurang setuju, 23 orang (22%) menjawab tidak setuju, dan 3 orang (3%) menjawab sangat tidak setuju, sehingga pada pernyataan ini menghasilkan nilai rata-rata sebesar 3,11 dengan kategori jarang. Hal ini menunjukkan bahwa para responden merasa banyaknya pekerjaan membuat mereka sering melakukan kesalahan.
Para karyawan perlu memiliki konsentrasi yang baik dan kecerdasan emosional yang baik agar para karyawan tidak melakukan kesalahan walaupun sedang dibebankan dengan banyak pekerjaan.
Pernyataan mengenai para responden sering mengalami kebingungan dalam menyelesaikan pekerjaan, ada sebanyak 1 orang (1%) menjawab sangat tidak setuju, 50 orang (47%) menjawab setuju, 37 orang (35%) menjawab kurang setuju, 15 orang (14%) menjawab tidak setuju, dan 3 orang (3%) menjawab sangat tidak setuju, sehingga pada pernyataan ini menghasilkan nilai rata-rata sebesar 3,29 dengan kategori jarang. Hal ini menunjukkan bahwa para responden sering mengalami kebingungan dalam menyelesaikan pekerjaan. Karena banyaknya pekerjaan yang dibebankan, maka membuat para karyawan menjadi kebingungan dalam mengerjakan pekerjaannya.
Untuk pernyataan mengenai para responden merasa tidak bahagia dengan pekerjaannya saat ini, ada sebanyak 2 orang (2%) menjawab sangat tidak setuju, 17 orang (16%) menjawab setuju, 54 orang (51%) menjawab kurang setuju, 28 orang (26%) menjawab tidak setuju, dan 5 orang (5%) menjawab sangat tidak setuju, sehingga pada pernyataan ini menghasilkan nilai rata-rata sebesar 2,84 dengan kategori jarang. Hal ini menunjukkan bahwa ada beberapa responden yang merasa tidak bahagia dengan pekerjaannya saat ini. Banyaknya pekerjaan yang dibebankan, waktu penyelesaian yang harus cepat, ketidakjelasan pekerjaan membuat responden merasa tidak bahagia dengan pekerjaannya saat ini dan bahkan ada beberapa dari responden tersebut yang memiliki niat untuk keluar dari pekerjaannya saat ini.
Berdasarkan Tabel 4.7 dan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa nilai rata-rata dari variabel beban kerja adalah 3.26 dengan kategori jarang. Hal ini menunjukkan bahwa beban kerja, baik berdasarkan beban waktu, beban mental usaha, dan beban tekanan psikologis mampu mempengaruhi responden dalam menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan maksimal. Semakin banyak pekerjaan yang dibebankan dengan waktu penyelesaian yang singkat dan tidak memiliki keterampilan ataupun pengetahuan yang dapat membantu para karyawan dapat menyelesaikan pekerjaan, maka hal tersebut akan membuat para karyawan akan merasa kebingungan, merasa tidak nyaman, dan tidak bahagia dengan pekerjaannya dan
jika hal tersebut terjadi secara terus menerus maka akan menimbulkan gejala stres pada karyawan tersebut.
Pengaruh beban kerja
Beberapa penelitian yang menyatakan pengaruh beban kerja
No Nama Peneliti Judul Hasil
1 Anisa
Galih Raspati, S.IP., MM (2021)
Pengaruh beban kerja terhadap prestasi kerja dan produktivitas
kerja karyawan pada
PT. Panjunan Kota Sukabumi
Beban Kerja
berpengaruh positif terhadap Prestasi
Kerja dan
Produktivitas Kerja. Ini berarti beban kerja
yang cukup,
seimbang, dan sesuai dengan kemampuan seseorang dapat meningkatkan
prestasi kerja. Hasil penelitian
menunjukkan bahwa Beban Kerja Secara simultan berpengaruh positif terhadap Prestasi Kerja dan Produktivitas Kerja.
“secara simultan”
berarti bahwa pengaruh beban kerja terhadap kedua variabel tersebut terjadi secara bersamaan atau saling memperkuat.
Dengan kata lain, ketika seseorang menghadapi beban kerja yang memadai, mereka cenderung mencapai prestasi kerja yang lebih tinggi dan meningkatkan
