BAB 2 PENERAPAN TATA KELOLA PERUSAHAAN TI
2.6 Pandangan Teoritis tentang EGIT: Teori Sistem yang Layak
Riset yang ada sering menunjukkan secara deskriptif bagaimana organisasi menerapkan tata kelola TI, keputusan terkait TI mana dan bagaimana mereka diatur . Ada sedikit fokus pada pemahaman dengan cara yang lebih teoritis fungsi apa yang diperlukan dalam model tata kelola TI dan mengapa. Kami menyarankan bahwa Viable Systems Model (VSM) dapat memberikan perspektif yang belum dijelajahi dan membantu dalam berfokus
pada fungsi yang diperlukan untuk mencapai homeostasis dalam sistem adaptif yang kompleks dan dalam membangun teori tata kelola TI Peppard, (2005). Selain itu, dibutuhkan perspektif penyelarasan yang lebih komprehensif, termasuk menangani pelaksanaan proyek dan program yang muncul dari proses penyelarasan, dalam penyampaian nilai yang diharapkan.
Gambar 2.17 Struktur dasar model sistem yang layak
VSM dikembangkan pada 1950-an oleh Beer, pertama kali menerapkan prinsip- prinsipnya pada industri baja dan penerbitan. Awalny berasal dari pemikiran tentang
"manajemen" otot oleh otak dan sistem saraf, yang kemudian dia terapkan pada organisasi.
Beer menulis bahwa sistem yang layak adalah sistem yang mampu mempertahankan eksistensi terpisah dan sistem apa pun "yang mampu mempertahankan identitasnya secara independen dari organisme lain yang serupa dalam lingkungan bersama" (1979, hlm. 21-22).
Selain variasi, pengertian rekursi merupakan konsep fundamental dari VSM. Bagi Beer, "setiap sistem yang layak mengandung, dan terkandung dalamsistem yang layak" (1979, p. 118). Ini berarti bahwa setiap sistem berisi subsistem yang mampu mempertahankan eksistensi terpisah, dan setiap subsistem yang layak tersebut memiliki struktur fundamental yang sama dengan meta-sistem.
Seperti model lainnya, VSM adalah model umum yang dapat digunakan untuk menggambarkan organisasi apa pun. Para pendukung VSM mengklaim bahwa semua sistem yang mengatur dirinya sendiri sesuai dengan model ini, bahkan jika peserta tidak menyadarinya. VSM memperlakukan organisasi sebagai sistem pemrosesan informasi karena berusaha menjaga keseimbangan. Ini memberikan kerangka kerja untuk mendiagnosis struktur organisasi, kemampuannya untuk berkomunikasi secara internal dan eksternal, dan efektivitasnya dalam mengendalikan penyebaran sumber dayanya. VSM selalu berhubungan dengan tujuan; sistem multiguna membutuhkan konstruksi beberapa VSM. Menurut logika VSM, sistem yang mengatur dirinya sendiri memiliki
• Elemen yang melakukan sesuatu (operasi)
• Elemen yang mengontrol pelaku (manajemen atau meta-sistem)
• Lingkungan di mana mereka berfungsi (lingkungan)
Sementara struktur dasar yang ditunjukkan pada Gambar 2.17 mengilustrasikan bagaimana VSM biasanya digambar, pada kenyataannya lingkungan harus berjalan di sekitar operasi dan meta-sistemnya, dan meta-sistem harus disematkan dalam operasi; untuk kejelasan, mereka ditampilkan secara terpisah
Domain VSM Implikasi tata letak TI
Fungsi koherensi (sistem 5) Peran TI, prinsip, dan arsitektur perusahaan
Fungsi fokus perencanaan/masa
depan (sistem 4) Inovasi dan manajemen portofolio
Fungsi eksekutif (sistem 3) Pemantauan dan kontrol sehari-hari atas proyek, layanan, operasi TI
Fungsi koordinasi (sistem 2) Koordinasi sehari-hari dari proyek, layanan, operasi TI
Fungsi produktif (sistem 1) Pelaksanaan proyek, layanan, operasi TI sehari- hari
Gambar 2.18 VSM untuk tata kelola TI
VSM memiliki lima subsistem (fungsi), masing-masing memiliki tugas khusus untuk menjaga stabilitas sistem. VSM mengidentifikasi kelima fungsi ini sebagai sistem satu sampai lima. Mereka masing-masing adalah fungsi produktif, fungsi koordinasi, fungsi pelaksana, fungsi perencanaan dan fokus masa depan, dan fungsi koherensi (lihat Gambar 2.18). Semua yang terjadi di dalam organisasi dapat dijelaskan dalam satu atau lebih fungsi ini.
2.6.1 Sistem 1: Fungsi Produktif
Aktivitas Sistem 1 (S1) adalah operasi atau bagian perusahaan yang menghasilkan kekayaan. Mereka melaksanakan tugas-tugas yang ingin dicapai oleh sistem (yaitu, implementasi tujuan sistem). Semua subsistem VSM lainnya adalah manajemen - atau pengambilan keputusan - daripada berorientasi pada tindakan.
2.6.2 Sistem 2: Fungsi Koordinasi
Sistem 2 (S2) adalah fungsi koordinasi, kadang-kadang disebut sebagai "fungsi anti osilasi" karena menjaga berbagai aktivitas operasi berjalan dengan lancar dan menjaganya agar tidak saling menginjak kaki satu sama lain. Beer (1979) memberikan contoh jadwal sekolah; ini adalah layanan yang memastikan bahwa seorang guru hanya memiliki satu kuliah pada satu periode waktu dan bahwa hanya satu kelas yang menggunakan ruang pada slot pelajaran tertentu.
2.6.3 Sistem 3: Fungsi Eksekutif
Sistem 3 (S3) adalah fungsi eksekutif, di mana tanggung jawab manajemen sehari-hari berada (yaitu, alokasi sumber daya, kontrol, dan pemantauan S1). Ini mengawasi operasi produktif dan mengelola sumber daya, staf, modal, dan anggaran bersama mereka untuk mengamankan efisiensi operasi. Yang penting, ia tidak menentukan strategi, mendefinisikan prinsip, atau membuat kebijakan tetapi menafsirkannya untuk kegiatan S1. Sementara model asli Beer juga memiliki Sistem 3 *, ("bintang tiga" pada bahasa VSM) kami telah memasukkan fungsi-fungsi ini ke dalam Sistem 3. Mengingat tujuan yang telah disepakati, dan berdasarkan informasi mengenai status Sistem 1 , Sistem 3 memengaruhi Sistem 1 dengan intervensi langsung atau dengan modifikasi Sistem 2. Selain itu, ia mengaudit aktivitas untuk mempertahankan akuntabilitas dan homeostasis internal.
2.6.4 Sistem 4: Fungsi Perencanaan dan Fokus Masa Depan
Sistem 4 (S4), fungsi fokus perencanaan dan masa depan, seperti Sistem 1, terhubung langsung ke lingkungan. Ini mencakup penelitian dan pengembangan, penelitian pasar, produk baru, dan perencanaan strategis. Ini menyelidiki teknologi baru dan kebutuhan pelanggan. Ini menekankan belajar tidak hanya tentang lingkungan tetapi juga apa yang berhasil dan tidak dalam organisasi. Dalam banyak hal, ini mirip dengan gagasan Simon (1960) tentang kecerdasan sebagai pemindaian lingkungan, baik internal maupun eksternal, berusaha mengidentifikasi masalah dan peluang.
2.6.5 Sistem 5: Fungsi Koherensi
Sistem 5 (S5) adalah fungsi koherensi, menjaga identitas organisasi dan menyeimbangkan kebutuhan organisasi sekarang dan masa depan. Ini mempertimbangkan tujuan atau identitas organisasi dan dengan demikian bertanggung jawab atas arah keseluruhan sistem. Mempertimbangkan informasi yang dihasilkan oleh S4, maka tercipta kebijakan yang disampaikan ke S3 untuk diimplementasikan oleh S1. Tugas kedua S5 adalah memantau keseimbangan antara tindakan jangka panjang yang disarankan oleh S4 dan persyaratan jangka pendek yang diartikulasikan oleh S3. "Sistem 5 harus memastikan bahwa organisasi beradaptasi dengan lingkungan eksternal sambil mempertahankan tingkat stabilitas internal yang sesuai" (Jackson, 1991, p. 111).