PENGARSIPAN REKAM MEDIS
44 44 A.
A. Sistem Penyimpanan Rekam MedisSistem Penyimpanan Rekam Medis
Sehubungan dengan berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat Sehubungan dengan berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap lembar formulir berkas rekam medis harus dilindungi dengan rahasia, maka setiap lembar formulir berkas rekam medis harus dilindungi dengan cara dimasukkan ke dalam folder atau map sehingga setiap folder berisi data dan cara dimasukkan ke dalam folder atau map sehingga setiap folder berisi data dan informasi has
informasi hasil pelayail pelayanan yang nan yang diperoleh pasdiperoleh pasien secara ien secara individu individu (bukan (bukan kelompokkelompok atau
atau keluarga). keluarga). Untuk Untuk kepentingan kepentingan penyimpanan, penyimpanan, folder folder berkas berkas rekam rekam medis medis tidaktidak sama dengan folder atau map pada umumnya.
sama dengan folder atau map pada umumnya.
Pada Folder berkas rekam medis memiliki “ lidah” yang digunakan untuk Pada Folder berkas rekam medis memiliki “ lidah” yang digunakan untuk menulis nomor rekam medis dan menempelkan kode warnanya. Ketika folder menulis nomor rekam medis dan menempelkan kode warnanya. Ketika folder disimpan, “lidah” tersebut ditonjolkan keluar sehingga akan tampak nomor rekam disimpan, “lidah” tersebut ditonjolkan keluar sehingga akan tampak nomor rekam medis dan kode wa
medis dan kode warna diantara folder-rna diantara folder-folder folder berkas rekam medberkas rekam medis.is.
Penyimpanan berkas rekam medis
Penyimpanan berkas rekam medis bertujuan:bertujuan:
1.
1. Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medisMempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam rak filling.
yang disimpan dalam rak filling.
2.
2. Mudah mengambil dari Mudah mengambil dari tempat penyimpanan.tempat penyimpanan.
3.
3. Mudah Mudah pengembaliannypengembaliannya.a.
4.
4. Melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, kerusakan fisik,Melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, kerusakan fisik, kimiawi dan biologi.
kimiawi dan biologi.
Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang digunakan, tersedianya mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang digunakan, tersedianya tenaga ahli dan kondisi organisasi.
tenaga ahli dan kondisi organisasi.
Syarat
Syarat berkas rekam berkas rekam medis dapat medis dapat disimpan ydisimpan yaitu apabila pengaitu apabila pengisian dataisian data hasil pelayanan pada lembar formulir rekam medis telah terisi dengan lengkap hasil pelayanan pada lembar formulir rekam medis telah terisi dengan lengkap dan telah dirakit sedemikian rupa sehingga riwayat penyakit seorang pasien urut dan telah dirakit sedemikian rupa sehingga riwayat penyakit seorang pasien urut secara kronologis.
secara kronologis.
1.
1. Penyimpanan Rekam Medis berdasarkan tempatPenyimpanan Rekam Medis berdasarkan tempat
a. Sentralisasi a. Sentralisasi
45 45 Sistem penyimpanan rekam medis sentralisasi yaitu menyatukan rekam medis Sistem penyimpanan rekam medis sentralisasi yaitu menyatukan rekam medis rawat jalan, rawat inap dan
rawat jalan, rawat inap dan IGD dalam satu folder/map di IGD dalam satu folder/map di satu tempat.satu tempat.
Kelebihan cara ini yaitu:
Kelebihan cara ini yaitu:
1)
1) Data dan informasi hasil-hasil pelayanan dapat berkesinambunganData dan informasi hasil-hasil pelayanan dapat berkesinambungan karena menyatu dalam 1 folder sehingga riwayatnya dapat dibaca karena menyatu dalam 1 folder sehingga riwayatnya dapat dibaca seluruhnya.
seluruhnya.
2)
2) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpananpenyimpanan rekam medis.
rekam medis.
3)
3) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan danMengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.
ruangan.
4)
4) Tata kerja dan peraturan mengenangi kegiatan pencatatan medisTata kerja dan peraturan mengenangi kegiatan pencatatan medis mudah
mudah distandarisasi.distandarisasi.
5)
5) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan,Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan, karena berkas rekam medis milik
karena berkas rekam medis milik seorang pasien berada dalam satuseorang pasien berada dalam satu folder.
folder.
Kekurangan cara ini yaitu:
Kekurangan cara ini yaitu:
1)
1) Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalanrawat jalan dan unit rawat inap.
dan unit rawat inap.
2)
2) Filing (tempat penyimpanan) berkas rekam medis harus jaga 24 jam,Filing (tempat penyimpanan) berkas rekam medis harus jaga 24 jam, karena sewaktu-wak
karena sewaktu-waktu diperlukan untuk pelayanan di UGD tu diperlukan untuk pelayanan di UGD yang buka 24yang buka 24 jam.
jam.
b.
b. DesentralisasiDesentralisasi
Adalah sistem
Adalah sistem pemisahan pemisahan tempat penyimpanan rekam medis baik berkas tempat penyimpanan rekam medis baik berkas rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat Sistem penyimpanan rekam medis rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat Sistem penyimpanan rekam medis desentralisasi ini memisahkan rekam medis rawat jalan, rawat inap dan IGD baik desentralisasi ini memisahkan rekam medis rawat jalan, rawat inap dan IGD baik pada folder/map maupun pada
pada folder/map maupun pada tempatnya.tempatnya.
Kelebihan cara ini yaitu:
Kelebihan cara ini yaitu:
46 46 1)
1) Efisiensi Efisiensi waktu waktu sehingga sehingga pasien pasien mendapatkan mendapatkan pelayanan pelayanan lebih lebih cepatcepat 2)
2) Beban kerja lebih ringanBeban kerja lebih ringan Kekurangan cara ini yaitu:
Kekurangan cara ini yaitu:
1)
1) Terjadi duplikasi pembuatan rekam medisTerjadi duplikasi pembuatan rekam medis 2)
2) Biaya untuk peralatan dan ruangan lebih banyakBiaya untuk peralatan dan ruangan lebih banyak
2.
2. Penyimpanan Rekam Medis berdasarkan nomor atau sistem penjajaranPenyimpanan Rekam Medis berdasarkan nomor atau sistem penjajaran
Rekam medis
Rekam medis yang suyang sudah diolah, dah diolah, diassembling, diassembling, dikoding dikoding dan suddan sudah lengkah lengkapap disimpan ke dalam rak penyimpanan disusun berdiri
disimpan ke dalam rak penyimpanan disusun berdiri sejajar satu dengan lainnya.sejajar satu dengan lainnya.
Berkas rekam medis yang disimpan ke dalam rak penyimpanan tidak ditumpuk Berkas rekam medis yang disimpan ke dalam rak penyimpanan tidak ditumpuk melainkan disusun berdiri sejajar satu dengan yang lain. Penjajaran berkas rekam medis melainkan disusun berdiri sejajar satu dengan yang lain. Penjajaran berkas rekam medis mengikuti urutan nomor rekam medis dengan 2 cara yaitu:
mengikuti urutan nomor rekam medis dengan 2 cara yaitu:
a.
a. Sistem Nomor Langsung (Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing = SNF Straight Numerical Filing = SNF ))
Adalah sistem penyimpanan rekam medis dengan menjajarkan Adalah sistem penyimpanan rekam medis dengan menjajarkan berdasarkan
berdasarkanurutan langsungurutan langsung nomor rekam medisnya nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.pada rak penyimpanan.
Contoh : Contoh :
465023, 465024, 465025, 465026 465023, 465024, 465025, 465026
Keuntungan sistem ini yaitu : Keuntungan sistem ini yaitu : 1)
1) Mudah mengambil Rekam Medis dalam Mudah mengambil Rekam Medis dalam jumlah banyak.jumlah banyak.
2)
2) Mudah melatih petugas yang Mudah melatih petugas yang akan melaksanakan pekerjaan penyimpananakan melaksanakan pekerjaan penyimpanan Adapun kekurangannya adalah :
Adapun kekurangannya adalah : 1)
1) Kemungkinan terjadinya kesalahan dalam menyusun rekam medis denganKemungkinan terjadinya kesalahan dalam menyusun rekam medis dengan nomor yang hampir sama, misalnya
nomor yang hampir sama, misalnya 4646
Primary Primary
Digits Digits
5050 2323
Secondary Secondary
Digits
Digits
Tertiary Digits Tertiary Digits
47 47 45-54-24
45-54-24 dengan dengan 45 45 -59 -59 – – 2424 2)
2) Terjadi konsentrasi RM pada rak Terjadi konsentrasi RM pada rak penyimpanan untuk nomor besar, sehinggapenyimpanan untuk nomor besar, sehingga beberapa petugas yang bekerja bersamaan akan berdesak-desakan d satu beberapa petugas yang bekerja bersamaan akan berdesak-desakan d satu tempat
tempat 3)
3) Pengawasan kerapihan penyimpanan sangat sukar dilakukan, karena tidakPengawasan kerapihan penyimpanan sangat sukar dilakukan, karena tidak ada petugas yang bertanggung jawab pada lokasi rak
ada petugas yang bertanggung jawab pada lokasi rak tertentutertentu
b.
b. Sistem Angka Tengah (Sistem Angka Tengah ( Middle digit Filing = MDF Middle digit Filing = MDF ))
Sistem penyimpanan rekam medis dengan mensejajarkan folder RM Sistem penyimpanan rekam medis dengan mensejajarkan folder RM berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2
berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah.angka kelompok tengah.
Keuntungan sistem ini yaitu : Keuntungan sistem ini yaitu : 1)
1) Mudah mengambil 100 RM yg nomornya berurutanMudah mengambil 100 RM yg nomornya berurutan 2)
2) Penggantian sistem nomor langsung ke angka tengah lebih mudah daripadaPenggantian sistem nomor langsung ke angka tengah lebih mudah daripada ke sistem angka akhir
ke sistem angka akhir 3)
3) Petugas mudah diserahi tanggungjawab sejumlah rakPetugas mudah diserahi tanggungjawab sejumlah rak Adapun kekurangannya adalah :
Adapun kekurangannya adalah : 1)
1) Latihan dan bimbingan petugas lebih lLatihan dan bimbingan petugas lebih lamaama 2)
2) Sistem ini tidak dapat digunakan apabila nomor sudah melebihi 6 digitSistem ini tidak dapat digunakan apabila nomor sudah melebihi 6 digit 3)
3) Terjadi rak-rak lowong Terjadi rak-rak lowong pada beberapa section, apabila dipada beberapa section, apabila dilakukan pencabutanlakukan pencabutan non aktif.
non aktif.
c.
c. Sistem Angka Akhir (Sistem Angka Akhir (TerminaTerminal Digit l Digit Filing = TDF Filing = TDF )) 3232
Secondary Digits Secondary Digits
7878 9393
Primary
Primary DigitsDigits
Tertiary Digits Tertiary Digits
Adalah sistem penyimpanan rekam medis dengan mensejajarkan folder Adalah sistem penyimpanan rekam medis dengan mensejajarkan folder rekam medis berdasarkan urutan nomor rm pada 2
rekam medis berdasarkan urutan nomor rm pada 2 angka terakhir.angka terakhir.
Untuk menjalankan sistem ini, harus menyiapkan rak penyimpanan dengan Untuk menjalankan sistem ini, harus menyiapkan rak penyimpanan dengan membagi menjadi 100 seksi sesuai dengan 2 angka kelompok akhir tsb, mulai dari membagi menjadi 100 seksi sesuai dengan 2 angka kelompok akhir tsb, mulai dari