BAB III TOPIK PENELITIAN
E. Pengendalian Intern atas Pengeluaran Kas
Pengendalian internal atas pembayaran kas harus memberikan jaminan yang memadai bahwa pembayaran dilakukan hanya untuk transaksi yang diotorisasi. Disamping itu, pengendalian harus memastikan bahwa kas digunakan secara efisien. Pengeluaran kas dalam dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlah relatif kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu sistem: fluctuating-fund-balance system dan imperst system.
Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut :
a. Digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek, dengan demikian pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud pihak pembayaran.
b. Dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan. Dengan digunakannya cek dalam setiap pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas direkam juga oleh bank, yang secara priodik mengirimkan rekening koran bank (bank statement) kepada perusahaan nasabahnya. Rekening koran bank inilah yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengecek ketelitian catatan transaksi kas perusahaan dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.
c. Sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada cek is-user.
Pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tanbahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima pembayaran lebih andal karena didalam endorsement terkait pihak bank yang merupakan pihak yang independen bagi pembayar maupun bagi penerima pembayaran.
F. Prosedur Pengeluaran Kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi:
a. Menerima berkas/kwitansi tagihan pembayaran.
b. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang.
c. Membuat bukti pengeluaran kas/cek dan mencetaknya.
d. Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas/cek.
e. Meminta pengesahan pejabat (Pudek II) yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank.
f. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek/giro.
g. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cek/giro.
h. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah pengeluaran.
i. Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya dilaporkan kembali ke Birek USU.
Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri atas :
a. Kwitansi penagihan yang harus segera dibayar.
b. Kwintansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen sebagai tanda bukti pembayaran.
c. Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan oleh bendahara/pejabat Fakultas yang memiliki kewenangan.
d. Bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran dilakukan melalui transfer antar bank.
e. Buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas.
f. Buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang berisi rincian item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu.
g. Bukti pembayaran pajak ( PPh Pasal 21 dan 22 )
Jenis-jenis pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik keperluan operasi program S-1 reguler, mandiri, program Diploma III, dan ekstensi, secara umum mencakup :
a. Belanja pegawai
Belanja pegawai terdiri dari : 1. pendidikan, mencakup :
a. kuliah di kelas,
b. dosen pembimbing dan penguji skripsi, c. seminar lokakarya,
d. pelaksana administrasi,
e. pengawas ujian/koreksi/panitia ujian, f. pembimbing praktikum / PKL, g. tim penilai karya ilmiah, h. penulisan karya ilmiah,
i. tim pengembangan program pendidikan, j. dll ...
2. biaya penelitian,
3. pengabdian kepada masyarakat,
4. pembinaan dan pelayanan kesejahteraan masyarakat, 5. pembinaan kerumahtanggaan dan lingkungan kampus, b. Belanja barang, mencakup :
1. bahan, 2. inventaris,
3. langganan daya dan jasa, seperti rekening telepon, 4. penyelenggaraan, mencakup :
a. proses belajar-mengajar, b. seminar dan workshop,
c. penyelenggaraan ujian dan kegiatan ilmiah, Dies natalis, penataran, d. dll ...
c. Belanja pemeliharaan, mencakup : 1. pemeliharaan perabot/ inventaris, 2. pemeliharaan kendaraan operasiona,l
3. Pemeliharaan investasi dan peralatan/perabot penunjang, 4. pemeliharaan gedung, Instalasi air dan listrik,
5. dll ....
d. Belanja perjalanan, mencakup :
1. perjalanan dinas tugas belajar dosen dan pegawai,
2. bantuan perjalanan bagi tenaga akademik dan administrasi, 3. dll ...
Semua pengeluaran kas pada fakultas ekonomi akan disusun dalam surat pertanggung jawaban (SPT) fakultas/unit kerja. Pengendalian pengeluaran kas pada fakultas ekonomi akan dipertanggung jawabkan pada SPT dan dikirimkan ke Badan Pusat Akreditasi (BPA), dan kelebihan anggaran kerja akan dikembalikan sehingga tidak ada kas yang di simpan di fakultas yang dapat di salah gunakan atau diselewengkan.
Pada dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengendalian yang baik, prosedur pengeluaran kas harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. Semua pengeluaran dilakukan dengan cheque, pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil.
b. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari yang berwenang terlebih dahulu.
c. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang mencatat pengeluaran kas.
Unsur pengendalian intern pengeluaran kas yang sehat menurut Mulyadi (2001:78) untuk organisasi, sistem otoritas dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat adalah :
a. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
b. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kasir sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan fungsi yang lain.
c. Pengeluaran kas harus mendapat otoritas dari pejabat yang berwenang.
d. Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang.
e. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otoritas dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dokumen pendukung yang lengkap.
f. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.
g. Dokumen dasar dan pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasir setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.
h. Penggunaan rekening koran bank (bank statement) yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksaan intern (internal audit function) yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.
i. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima atau dengan pemindah bukuan.
j. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melaluai dana kas kecil yang akuntansinya diselenggarkan dengan imperst sistem.
k. Secara priodik dilakukan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.
l. Kas yang ada ditangan (cash in safe) dan kas yang ada diperjalanan (cash in transit) di asuransikan dari kerugian.
m. Kasir di asuransikan (fidelity bond insurance).
n. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan (misalnya mesin register kas, alamari besi da strong room).
o. Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kas.
Bagan Prosedur Pengeluaran Kas
Gambar 3.2 : Prosedur Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU
Menerima berkas tagihan pembayaran
Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang
Membuat bukti pengeluaran kas
Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan pengeluaran uang
Meminta pengesahan pejabat (Pudek II) yang berhak menyetujui
pembayaran Untuk pembayaran
melalui Bank dibuatkan Cek/Giro
Mencatat pengeluaran di Buku Besar keuangan pembayaran
pengeluaran uang
Membuat Laporan Realisassi Anggaran
BAB IV PENUTUP A. KESIMPULAN
Berdasarkan data yang telah disusun oleh penulis maka dapat disimpulkan bahwa setiap perusahaan (dalam hal ini lembaga pendidikan) harus tetap menjaga jumlah uang kasnya agar tetap mencukupi pembiayaan operasionalnya sehari-hari.
Manajemen kas yang efektif juga memerlukan pengendalian internal yang baik guna melindungi kas dari pencurian atau penggelapan kas. Hal ini karena kas merupakan aktiva yang paling lancar, sehingga lebih mudah untuk diselewengkan jika tidak dijaga dengan baik.
Secara umum Sistem pengendalian kas selalu membedakan antara pihak yang menangani pemasukan dan pengeluaran dengan pihak yan melakukan pembukuan. Hal ini bertujuan mengurangi kemungkinan terjadinya manipulasi dalam pencatatan/pembukuan.
Karakteristik dari suatu pengendalian kas adalah :
1. Menetapkan tanggung jawab dan tugas secara khusus dalam menangani penerimaan dan pengeluaran kas.
2. Mengadakan pemisahan terhadap penanganan dan pencatatan penerimaan kas.
3. Mengadakan audit internal pada selang waktu tertentu, terutama pemeriksaan terhadap keadaan kas perusahaan.
4. Memilih dan Menetapkan karyawan yang jujur dalam memegang kas perusahaan.
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengawasan sistem internal kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan perintah yang terarah dan pembagian tugas, fungsi, wewenang serta tanggung jawab yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan pengendalian internal kas yang efektif di Fakultas Ekonomi USU.
2. Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berasal dari SPP Mahasiswa, Bantuan dana dari Pemerintah dan Sumbangan Masyarakat.
3. Pengendalian internal merupakan suatu sistem yang meliputi semua cara yang dipakai dalam suatu perusahaan/Instansi untuk mengawasi kegiatan perusahaan yang tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya kecurangan dari penyelewengan, agar semua rencana yang telah ditetapkan dapat berjalan secara baik..
4. Prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik dengan adanya bukti-bukti yang dilaporkan & disimpan oleh pihak yang berwenang serta telah dilakukan pencatatan langsung dari penerimaan dan pengeluaran kas. Hal ini membuktikan bahwa sistem pengendalian intern kas pada Fakultas Ekonomi USU dapat memperbaiki adanya kesalahan dan penyelewengan yang mungkin terjadi.
B.SARAN
Berdasarkan kesimpulan diatas, maka penulis mencoba memberikan saran- saran yang mungkin bermanfaat kepada pihak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam memajukan fakultas ekonomi adalah sebagai berikut :
1. Sistem pengendalian intern kas yang telah efektif harus tetap di pertahankan agar fakultas ekonomi dapat mencapai sasaran atau tujuan yang diharapkan.
2. Fakultas ekonomi sebaiknya tidak hanya mempercayakan pada satu petugas bagian keuangan, tetapi dua atau tiga petugas, hal ini agar kas lebih terjamin keamanannya.
3. Jika memungkinkan sebaiknya dilakukan pemeriksaan secara berkala terhadap prosedur penerimaan dan pengeluaran kas di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.