Bab IV Analisis dan Pembahasan
4.3 Pengendalian Intern Rumah Sakit Pertamina Jaya
Pertamina Cirebon, RS. Pertamina Tanjung, 19 (sembilan belas) Poliklinik (Medical Centre) di wilayah Jabodetabek, sebuah Akademi Keperawatan serta sebuah unit Manajemen Pengendalian Pemeliharaan Kesehatan (MPPK).
Oleh sebab itu Rumah sakit Pertamina Jaya mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam memberikan informasi yang berhubungan dengan kegiatan operasional dan non operasional sehingga kegiatan tersebut dapat berjalan secara efektif, efisien dan aman untuk menghasilkan nilai tambah bagi stakeholders (pelanggan, pekerja, mitra kerja dan masyarakat).
(3) Bagian keuangan mengecek kembali kebenaran dari besaran biaya penggajian atau pengupahan pekerja dan memvalidasi, buat bukti kas keluar.
(4) Sedangkan bagian tresuri melakukan validasi kas keluar kemudian melakukan pembayaran dengan memberikan giro kepada Bank untuk ditansfer ke rekening pekerja.
2. Sistem otorisasi
Struktur organisasi memisahkan tugas dan tanggung jawab di dalam Rumah Sakit Pertamina Jaya, perusahaan telah menetapkan semua tugas dan tanggung jawab yang diemban sesuai dengan struktur organisasi, jabatan masing-masing unit yang tertuang dalam uraian jabatan Rumah Sakit Pertamian Jaya. Uraian jabatan tersebut menjelaskan fungsi kegiatan masing-masing yaitu:
(1) Fungsi pembuatan daftar gaji terpisah dari fungsi keuangan, fungsi keuangan membuat bukti kas keluar sedangkan untuk pembayarannya melalui treasuri.
Pelaksanaan kegiatan pembuatan daftar gaji pekerja oleh bagian unit SDM dan terpisah dari fungsi-fungsi keuangan dan tresuri.
(2) Fungsi bagian keuangan memverivikasi SP3 (Surat Permintaan Proses Pembayaran) dengan melampirkan DME (rincian nilai upah pekerja), setelah di verivikasi maka bagaian keuangan membuat bukti kas keluar.
(3) Dengan adanya sistem SAP, sehingga Pertamina dan Petramedika dapat mengetahui besaran biaya yang di keluarkan untuk penggajian pekerja, selain meng control besaran biaya yang di gunakan untuk aktivitas penggajian Pertamina mempunyai tugas penting sebagai unit control dalam pencairan dana yang di gunakan dalam seluruh aktivitas Pertamedika .
(4) Fungsi pembayaran dilakukan bagian treasuri, sesuai dengan uraian tugas dan tanggung jawab dari unit bagian treasuri dalam pengeluaran kas/ bank dan
melakukan verifikasi bukti kas/bank agar sesuai dengan bukti pendukungnya serta mengkoordinasikan dan mengawasi pembayaran gaji serta pendapatan pekerja diluar gaji agar selalu tepat waktu.
3. Praktek yang sehat
(1) Penggunaan fingerprint dalam absensi pekerja, hal ini guna mencegah tindakan curang dari pekerja untuk titib absen. Dengan adanya fingerprint maka kecil kemungkinan adanya kecurangan.
(2) Dalam pembuatan daftar gaji telah diverifikasi kebenarannya, penggunaan sistem akuntansi menyebabkan kecil kesalahan.
(3) Setiap transaksi tidak dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi. Beberapa bagian telah melakukan pemeriksaan dalam pembayaran gaji dan upah pekerja diantaranya oleh bagian keuangan dan treasuri. Daftar gaji dan upah juga harus mendapat otorisasi dari Direktur PT.
Pertamina maupun Pertamina Bina Medika, sehingga terdapat internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait. Sehingga data yang diterima dapat dipastikan ketelitian dan kebenarannya.
4.3.2 Penerapan Pengendalian Intern Pada Sistem Informasi Akuntansi
Dengan melakukan analisis pengendalian intern dari masing-masing subsistem pada pengendalian aplikasi, yaitu input control, processing control, dan output control.
Berikut ini adalah uraian pengendalian intern dalam pada sistem informasi akuntansi penggajian Rumah Sakit Pertamina Jaya.
4. Input Control
Input control dirancang dengan tujuan untuk mendapat keyakinan bahwa data transaksi input adalah valid, lengkap, serta bebas dari kesalahan dan penyalahgunaan.
Bagian unit SDM Rumah Sakit Pertamina Jaya membuat rollist dan mendistribusikan ke unit terkait. Pada bagian penataan HIK dan Layanan Pekerja (1) akan menerima, mendistribusikan, mencatat dan memberikan nomor untuk semua surat masuk/ keluar RSPJ kemudian mengarsipkan yeng terkait dengan system payroll sesuai dengan pedoman tata usaha fungsi SDM, kemudian data tersebut akan di input kedalam sistem aplikasi penggajian linux. Data yang sudah di input kemudian di verivikasi oleh kepala bagan SDM untuk di buat request upah dan insentifnya kedalam SAP (System Application for Data Processing).
5. Processing Control
Processing control adalah pengendalian intern untuk mendeteksi jangan sampai data menjadi error karena adanya kesalahan proses, processing control yang dilakukan oleh Rumah sakit Pertamina Jaya dengan melakukan entry data rollist kedalam aplikasi penggajian (linux). Kemudian entry data potongan upah pekerja (koperasi, iuran Badan dakwah islam (BDI), zakat dll) dan setelah itu menarik (impor data) dari linux ke excel terakhir menyiapkan data request upah ke dalam SAP (System Application for Data Processing), hal tersebut untuk meminamalisir kesalahan pada pemerosesan penggajian. Selain itu jika terjadi kesalahan pada karena data koperasi dengan data yang di terima oleh bagian SDM belum lengkap maka perubahan data akan melalu request koreksi.
PT.Pertamina menjadi ke unit induk, penambahan item kepegawaian tidak bisa langsung ditambahkan karena harus ada ijin terlebih dahulu dari unit induk dengan request ke dalam sistem SAP, apabila akan melakukan posting terhadap unit induk
program System Application and Product in Data Processing (SAP) akan di lock atau di kunci oleh unit induk, jika terjadi kesalahan saat memposting maka bagian SDM akan membuat request koreksi. Sistem SAP yang di miliki PT.Pertamina yaitu sistem MySAP di rancang agar setiap anak perusahannya mempunyai id umtuk meng-input data kedalam sistem MySAP agar sistem tersebut tidak error maka setiap anak perusahaan di haruskan membuat request terlebih dahulu.
6. Output Control
Output control ini dilakukan untuk menjamin agar output atau informasi yang disajikan adalah akurat, lengkap, dan didistribusikan kepada pekerja. Sebelum treasuri melakukan pembayaran upah sesuai besaran yang di hasilkan oleh System Application for Data Processing (SAP) laporan tersebut di verivikasi oleh bagian keuangan, kemudian bagian keuangan akan membuat bukti kas keluar. Bukti kas keluar tersebut selanjutnya akan menjadi acuan besaran pembayaran gaji atau upah yang akan diterima oleh pekerja.