BAB III BENTUK- BENTUK SURAT �����������������������������������������������������������37
B. Penggunaan Kertas
2) Menggunakan kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"
3) Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju adalah seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr"
selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
4) Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
5) Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
g� Salam Pembuka
Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
h. Isi Surat 1) Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.
2) Isi
Alenia isi berisi informasi yang akan disampaikan.
3) Penutup
Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.
i� Salam Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam".
Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
j� Nama Jelas Pengirim dan Tanda Tangan
Setelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.
k. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
1� Jenis Kertas
Jenis kertas dalam dunia percetakan itu banyak sekali,baik jenis kertas lokal (buatan dalam negeri) mapupun kertas import (dari luar).Secara umum dan memudahnya jeniskertas yang paling banyak dipakai oleh konsumen dibagi menjadi empat jenis yaitu:
a. Kertas jenis fancy
Jenis kertas ini sering dipakai untuk mencetak undangan, piagam, sertifikat,serta cover buku. Kertas fancy ada beberapa jenis, Yaitu kertas hammer, tuliv concord, wangi hongkong, dahlia dll. Untuk membedakan jenis-jenis kertas ini bisa dilihat dari serat kertasnya.
b. Kertas HVS
Untuk jenis kertas ini tentu mudah bagi kita untuk mengenalinya karena sudah familiar dalam kesehari-harian.Namun, yang jelas kertas ini ada beberapa grammatur (ketebalan) mulai 58, 60, 80, 100 gram. Jenis kertas ini sering dipakai untuk cetak form, kop surat, arsip,buku dll.
c. Kertas jenis NCR
Jenis kertas ini mengandung karbonis dan pada umumnya terdiri dari minimal dua ply, cirinya bila dituliskan sesuatu pada bagian kertas paling atas maka tulisan tersebut akan tembus ke kertas yang ada dibawahnya karena mengandung karbon.
Contoh penggunaan untuk nota atau faktur penjualan, form surat jalan, arsip-arsip perusahaan dll.
Jenis NCR ini terdiri dari ply atas yang biasa disebut NCR TOP, ply tengan disebut NC MIDDLE, ply bwah disebut NCR BOTTOM.
d. Kertas BC (Brief Card)
Jenis kertas ini banyak sekali digunakan, nama umumnya biasanya orang lebih mengenal dengan kertas manila. Jumlah warna pada kertas ini ada lima warna yaitu merah, biru , kuning, hijau, putih.
Biasa digunakan untuk undangan yang harganya cukup murah, kartu stok perusahaan, buku gambar, kartu bayaran sekolah, serta form-form isian data untuk produksi.
Kertas surat yang digunakan, secara umum bermacam-macam jenis kertas mempunyai nama, kualitas,ukuran dan peruntukan sendiri : Jenis kerts yang ada yaitu:
4) Onionskin paper, dikirim untuk mengirim surat-surat yang akan dikirim ke luar negeri
5) Kertas tulis bergaris, digunakan untuk membuat surat tulisan tangan
2� Ukuran kertas
Ukuran kertas yang standar dan penggunaanya adalah sebagai berikut:
1. Kertas folio (21x33 cm), untuk surat yang isinya panjang.
2. Kertas kuarto (21x28 cm atau 29,7 cm = A4), untuk surat yang isinya sedang atau pendek.
3. Kertas setengah folio atau setengah kuarto (21x16,5 cm atau 21x14 cm), untuk menulis memo dan nota.
3� Warna Kertas dan Tinta
Kertas untuk surat resmi umumnya berwana putih. Penggunaan warna kertas berkaitan erat dengan sifat surat dan lembaga yang mengeluarkannya. Surat pemerintah dapat dipastikan warna putih.
Kecuali surat-surat khusus, misalnya undangan dan piagam. Kerta surat pada lembaga swasta, terutama perusahaan di samping berwarna putih ada juga yang berwarna merah muda, kuning muda, dan warna lembut lainnya. Tinta terdiri atas berbagai mavcam warna, yang lazim digunakan yaitu warna hitam, biru, dan merah.Seiring perkembangan zaman, muncul berbagai macam warna tinta seperti hijau, ungu, pink, dan lain-lain.Bahkan ada tinta putih yang khusus diaplikasikan pada kertas hitam.
Pada kenyataanya, tinta-tinta tersebut tidak asal saja digunakan.
Terutama untuk keperluan formal. Tulisan Formal, seperti di dunia pendidikan dan perkatoran, umumnya menggunakan tinta warna hitam. Warna ini terkesan lebih menghormati seseorang yang membaca tulisan.
Berbeda dengan warna merh.Tulisan bertinta merah sering dihindari penggunaanya karena enderung mengungkapkan kemarahan.Apalagi untuk tulisan yang bersifat formal, menulis dengan warna ini berkesan tidak sopan bla diberikan kepada orang yang lebih tua atau orang yang lebih tinggi jabatannya.
Merah juga dapat diartikan sebagaisesuatu yang buruk, seperti yang tercantum pada raport sekolah.Dahulu, nilsi jelek pada raport ditandai dengan menggunakan tinta warna merah.Namun, aturan ini sudah dihapus agar tidak memunculkan kesan negatif atau kgagalan pada siswa secara psikologis.
4� Amplop dan Lipatan Surat
Bentuk amplop hanya dua macam, yaitu amplop persegi empat (bujur sangkar) dan amplop persegi panjang.Ukuran besar kecil kedua macam amplop itu bervariasi. Hal ini dimaksudkan untuk disesuaikan dengan kertas surat yang akan dimasukkan ke dalamnya. Besar kecilnya kertas dapat diartikan sebagai ukuran asli sebelum kertas dilipat, atau ukuran setelah kertas dilipat.Perlu diketahui, tidak semua kertas surat perlu dilipat lagi.
a. Jenis Lipatan Surat
(1) Lipatan Baku (Standard Fold)
Lipatan kertas jenis baku adalah jenis lipatan surat yang paling umum digunakan. Cara melipat jenis Baku : Kertas dibagi menjadi tiga bagian sama besar (Bagian 1, 2, dan 3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat kearah bagian 2
(2) Lipatan Setengah Baku (Semi Standard Fold)
Lipatan Jenis surat setengah baku adalah variasi dari lipatan surat bentuk baku, perbedaan terletak pada bagian lipatan atasnya saja.
Cara melipat jenis setengah baku : Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian sama besar dan satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat.
(3) Lipatan Akordion (Accordion Fold)
Lipatan surat jenis Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku. Caramelipat jenis Akordion : Krtas dibagi menjadi tiga sama besar (Bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat kebawah.
(4) Lipatan Semi Akordion (Semi Accordion Fold)
Lipatan Surat Jenis Semi Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku. Cara melipat Jenis Semi Akordion : Kertas dibagi 3 bagian (Bagian1 dan 2 sama besar dan bagian tiga leih kecil).
Bagian satu dilipat ketas dan bagian 3 dilipat kebawah.
(5) Lipatan Ganda (Parallel Double Fold)
Lipatan kertas surat jenis Ganda juga adalah jenis lipatan yang mudah untuk dibuat, karena hanya menerukan lipatan sekali lagi setelah lipatan tunggal. Cara melipat Jenis Ganda : Kertas dibagi 2 sama besar kemudian dilipat (Lipatan 1). Lipatan ke 1 dibagi 2 sama
kemudian dilipat. Cara melipat Jenis Tunggal : Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu dilipat
(7) Lipatan Jenis Perancis (French Fold)
Lipatan kertas Jenis Perancis sering digunakan untuk surat-surat niaga. Tetapi sekarang banyak surat-surat dina yang menggunakan jenis lipatan kertas surat yang semula merupakan lipatan kertas surat yang digunakan oleh raja dan kaum bangsan Eropa tersebut.
(8) Lipatan Baron (Baronial Fold)
Lipatan surat Jenis Baron sering digunakan untuk surat-surat dinas atau surat yang menggunakan amplop atau sampul yang panjang karena panjang lipatan ini melibihi sampul atau amplop ukuran pendek. Cara melipat Jenis Baron : Kertas dibagi menjadi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1) kemudian lipatan ke 1 dibagi 3 sama besar (bagian 1, 2, dan 3). Bagian 1dilipat ke kiri dan bagian 2 dilipat ke kanan.
b. Ukuran Amplop
Amplop adalah tempat untuk menyimpan dokumen. Suatu Dokumen disimpan dalam amplop biasanya untuk dikirim kepada pihak lain. Namun bisa juga suatu dokumen dimasukkan dalam amplop untuk tujuan lain seperti menjaga keraasiaan dokumen, melindungi dokumen agar tidak kotor atau rusak, menambah nilai estetika, dan lain sebagainya. Dokumen yang paling umum disimpan di dalam amplop adalah surat yang akan disampaikan kepada orang lain.
Namun bisa juga berupa dokumen pribadi, uang, barang cetakan, dan lain sebagainya.Karena banyaknya keperluan amplop, maka amplop telah dibuat dalam ukuran yang sangat bervariasi.Beberapa amplop memiliki ukuran standar untuk menyimpan dokumen dengan ukuran kertas standar baik dalam bentuk lembaran utuh maupun lipatan.Amplop C4 sesuai untuk dokumen ukuran kertas A4 utuh (tanpa dilipat). Amplop C3 sesuai untuk Dokumen ukuran A3 utuh (tanpa dilipat). Amplop DL sesui untuk dokumen ukuran A3 dilipat 3. Berikut beberapa ukuran amplop standar yang disesuaikan dengan ukuran kertas standar seri A, seri B, seri C.
(1) Amplop DL berukuran 110 mm X 220 mm (4,33 in x 8,66 in) sesuai untuk 1/3 kertas A4
(2) Amplop C7 berukuran 81 mm x 114 mm (3,2 in x 4,5 in) sesuai untuk kertas A7 (atau A6 dilipat 1 kali)
(3) Amplop C7/C6 berukuran 81 mm x 162 mm (3,19 in x 6,4 in) sesuai untuk 1/3 A5
(4) Amplop C6 berukuran 114 mm x 162 mm (4,5 in x 6,4 in) sesuai untuk kertas A6 (atau A4 dilipat dua, 2 kali)