Berdasarkan hasil pelaksanaan aksi perubahan, maka dapat disimpulkan bahwa:
1. Dengan adanya Aplikasi Sistem Informasi Persediaan dan Permintaan Barang di Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan maka akan terbangun Sistem Informasi Persediaan dan Permintaan Barang berbasis Web.
2. Fungsi SIPERMINT adalah memberikan informasi ketersediaan barang persediaan di Gudang dan bisa melakukan permintaan barang sesuai dengan kebutuhan secara on line, mampu menyajikan data laporan persediaan yang cepat dan akurat, serta dapat melakukan pemesanan barang baru untuk bahan usulan pengadaan barang.
3. Dengan adanya SIPERMINT maka pengguna barang tidak perlu repot mengambil barang secara langsung ke gudang tapi cukup meminta/memesan barang dan barang akan diantarkan oleh petugas Gudang.
Adapun lessons learned yang dapat dipetik dan dipelajari selama proses pembelajaran pada PKP Angkatan I dan pelaksanaan aksi perubahan adalah:
1. Pentingnya penentuan milestone aksi perubahan sebagai alat kendali pelaksanaan aksi perubahan;
2. Komunikasi dan koordinasi baik internal maupun eksternal perlu dibangun sehingga kendala internal dan eksternal dapat diatasi; dan
3. Dalam mendukung keberhasilan aksi perubahan, maka pendekatan stakeholders menjadi sesuatu hal yang sangat penting dan krusial. Pendekatan-pendekatan yang tepat
Laporan Aksi Perubahan 32 diperlu direncanakan dengan baik agar akhirnya seluruh stakeholders dapat menjadi promotor aksi perubahan.
Rekomendasi/Saran
1. Melaksanakan rapat koordinasi dengan stakeholder terkait, sehingga aplikasi ini dapat dikembangkan dalam rangka pengelolaan persediaan yang cepat dan akurat;
2. Melakukan capacity building serta pelatihan guna meningkatkan pengetahuan SDM;
3. Melakukan Pemeliharaan rutin jaringan dari sistem aplikasi dan Update anti virus harus dilakukan.
Daftar Rujukan
Barrett, Richard , 2011, The New Leadership Paradigm.
Etika Dan Integritas Kepemimpinan Pancasila, 2020, Materi Diklat PKP Angkatan Pertama. Depok: Pusdiklat Kemdikbud.
Drs. Suprapto,M.M. 2020. Kepemimpinan dalam Pelaksanaan Pekerjaan: Materi Diklat PKP Angkatan Pertama. Depok: Pusdiklat Kemdikbud.
Dr. Antoni Ludfi Arifin, S.E., M.M. 2020. Membentuk Tim Efektif: Materi Diklat PKP Angkatan Pertama. Depok: Pusdiklat Kemdikbud.
Pengertian Integritas, 2019, kanal pengetahuan
Peraturan Rektor Universitas Negeri Yogyakarta SK Rektor UNY Nomor 20 Tahun 2019)
Renstra Universitas Negeri Yogyakarta Tahun 2019 - 2024
LAMPIRAN
UNDANGAN
Persuratan.pdf
Need Assesment SIPERMINT Review SIPERMIN Ujicoba SiPERMIN Simulasi SIPERMIN Sosialisialisasi
DAFTAR HADIR
Daftar Hadir
Kegiatan SIPERMINT.pdf
daftar hadir
Sosialisasi Sipermint.pdf
Need Assesment SIPERMINT Review SIPERMIN Ujicoba SiPERMIN Simulasi SIPERMIN Sosialisialisasi
Undangan
Review.pdf
Laporan Aksi Perubahan 34 Foto Kegiatan
Fitur, Menu Tampilan SIPERMIN
link
www.sipermint.lpmpp.uny.ac.id
Surat Permohonan Penerbitan SK Rektor
Surat permohonan SK Rektor.pdf
Proposal Kegiatan
Proposal SIPERMINT.pdf
SK Rektor
SK Sipermint.pdf
Pernyataan Dukungan
Pernyataan Dukungan.pdf
Pernyataan Komitmen
Pernyataan
Komitmen Tim efektif.pdf
A. Aplikasi SIPERMINT
Alamat yang digunakan untuk mengoperasikan aplikasi ini dapat diakses oleh user di browser melalui www.sipermint.lpmpp.uny.ac.id. dimana akan tampil halaman muka untuk login dari aplikasi SIPERMINT. Login dengan SSO (Single Sign On UNY).
Gambar 1. Tampilan awal login dari aplikasi SIPERMINT.
B. Tampilan Fitur-Fitur SIPERMINT
Dalam aplikasi SIPERMINT ini terdapat beberapa akses user (Pengguna) yang berinteraksi sesuai uraian tugas pengelolaan barang persediaan, diantaranya :
1. User Pengguna
Berikut adalah penjelasan mengenai uraian tugas dari aktor user request : Penjelasan Aktor
a. Mengkoordinir permintaan barang persediaan berupa Alat Tulis Kantor (ATK), obat- obatan, bahan kimia/pembersih serta persediaan pemeliharaan peralatan mesin dan/atau gedung bangunan di lingkup organisasinya;
b. Melakukan permintaan barang persediaan melalui aplikasi SIPERMINTonline;
c. Menerima barang persediaan yang diminta serta menandatangani bon permintaan dan penyerahan barang;
Laporan Aksi Perubahan 36 d. Melakukan persetujuan apabila transaksi sudah selesai agar dapat melakukan
transaksi permintaan kembali.
e. Mengumpulkan dan menyerahkan kuitansi pembelian barang persediaan ke petugas aplikasi persediaan dekstop, apabila ada persediaan yang dibeli dari mata anggaran selain MAK 5218/ 523112/ 523123 untuk diinput sebagai persediaan.
Gambar 2. Tampilan dashboard (halaman utama) user Pengguna
Pada user Pengguna terdapat 4 fitur menu utama: Katalog, Keranjang, Permintaan Barang, dan Permintaan Baru.
2. Verifikator Persediaan
Setelah user Pengguna mengirim data permintaan barang maka peran selanjutnya dilakukan oleh verifikator yang memiliki wewenang menyetujui permintaan item barang, berikut uraian tugas dari user Verifikator persediaan:
a) Melakukan verifikasi terhadap usulan/permintaan barang persediaan dari user Pengguna.
Verifikasi dilakukan dengan mempertimbangkan stok barang yang ada, kebutuhan user dan perhitungan saldo persediaan;
b) Memberikan persetujuan setelah dilakukan verifikasi;
c) Mengatur saldo persediaan yang disesuaikan dengan Standar Biaya Masukan (SBM) per orang (PNS), khususnya untuk ATK.
Gambar 3. Tampilan dashboard (halaman utama) user Verifikator
Pada user Pengguna terdapat 2 fitur menu utama: Verifikasi Data Barang dan Verifikasi Data Baru.
3. Petugas Persediaan
Setelah data permintaan barang disetujui oleh verifikator, peran selanjutnya adalah petugas gudang yang menyiapkan item pesanan barang sampai diakhiri serah terima barang oleh pemesan. Berikut beberapa uraian tugasnya :
a. Menyiapkan barang persediaan setelah mendapat persetujuan dari verifikator;
b. Mencetak bon permintaan dan penyerahan barang dari aplikasi SIPERMINT dan ditandatangani bersama dengan user Pengguna apabila sudah ada serah terima barang persediaan;
c. Mengarsipkan;
Laporan Aksi Perubahan 38 d. Melakukan opname fisik gudang baik gudang utama maupun gudang pengguna
setiap tanggal 30 Juni dan 31 Desember guna penyusunan laporan BMN ; e. Melakukan opname fisik gudang selain tanggal pada poin d apabila diperlukan
penyamaan antara stok dan pencatatan;
f. Membuat Berita Acara Opname Fisik;
g. Bertanggung jawab terhadap gudang utama persediaan berikut isinya.
Gambar 4. Tampilan dashboard (halaman utama) user Petugas Persediaan Pada user Pengguna terdapat 7 menu utama: Permintaan Barang, Permintaan Baru, Barang, Pengguna, Aktivitas, Rekap Barang, dan Rekap Barang Baru.
Laporan Aksi Perubahan 39 DOKUMENTASI FOTO
Sosialisasi implementasi SIPERMINT, The Alana Hotel, 16 November 2020
Laporan Aksi Perubahan 40
Laporan Aksi Perubahan 41
Laporan Aksi Perubahan 42
Konsultasi dengan Ketua Lembaga
29 September 2020
Laporan Aksi Perubahan 43
Laporan Aksi Perubahan 44
Laporan Aksi Perubahan 45
REVIEW SIPERMINT
Laporan Aksi Perubahan 46
Laporan Aksi Perubahan 47
PEMBUATAN APLIKASI
Laporan Aksi Perubahan 48
PEMBUATAN APLIKASI
Laporan Aksi Perubahan 49
Laporan Aksi Perubahan 50
Laporan Aksi Perubahan 51
Laporan Aksi Perubahan 52
Laporan Aksi Perubahan 53
Laporan Aksi Perubahan 54
Laporan Aksi Perubahan 55
Laporan Aksi Perubahan 56
Laporan Aksi Perubahan 57
Laporan Aksi Perubahan 58
Laporan Aksi Perubahan 59
Laporan Aksi Perubahan 60
Laporan Aksi Perubahan 61
Laporan Aksi Perubahan 62
Laporan Aksi Perubahan 63
Laporan Aksi Perubahan 64
Laporan Aksi Perubahan 65
Laporan Aksi Perubahan 66