PENGELOLAAN PERSEDIAAN BARANG MELALUI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DAN PERMINTAAN BARANG (SIPERMINT) DI LPMPP UNY

(1)

LAPORAN AKSI PERUBAHAN

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1

PENGELOLAAN PERSEDIAAN BARANG MELALUI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DAN PERMINTAAN

BARANG (SIPERMINT) DI LPMPP UNY

DISUSUN OLEH:

AGUS RIYANTO, S.Pd.

NOMOR PRESENSI 03

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

2020

(2)

Laporan Aksi Perubahan 2 LEMBAR PERSETUJUAN

Nama Peserta : Agus Riyanto, S.Pd.

Angkatan/Tahun : Pertama (I)/2020 Nomor Absen : 03 (Tiga)

Jabatan : Kepala Sub Bagian Umum

Unit Kerja : Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan Instansi : Universitas Negeri Yogyakarta

Judul : Pengelolaan Persediaan Barang melalui Sistem Informasi Persediaan dan Permintaan Barang (SIPERMINT) di Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta

Yogyakarta, 26 November 2020

Pembimbing/Coach, Mentor,

Dra. Susetyaningsih, M.Pd Istiyani Nuryati, S.Pd.

NIP 196305141990032004 NIP 197403282003122001

Penguji,

Drs. Suprapto, M.M.

NIP 196306091990021001

(3)

KATA PENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Allah SWT. kita panjatkan atas segala rahmat, taufik dan hidayah- Nya, sehingga pada kesempatan kali ini saya dapat menyelesaikan laporan aksi perubahan (LAP) ini. LAP ini disusun untuk menyelesaikan tugas dalam rangka mengikuti pelatihan kepemimpinan pengawas (PKP) angkatan 1 yang diselenggarakan oleh Pusat Pendidikan dan Latihan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Tak lupa perkenankan saya mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Margana M.Pd. selaku Plt Rektor Universitas Negeri Yogyakarta yang telah mendukung aksi perubahan dan mengijinkan untuk mengikuti PKP.

2. Bapak Prof. Dr. Lantip Diat Prasojo, M.Pd selaku Ketua Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan yang telah memberikan dorongan dan motivasi untuk menyelesaikan PKP ini.

3. Ibu Amurwani Dwi Lestariningsih S.Sos., M.Hum. selaku Kepala Pusdiklat Kemendikbud.

4. Bapak Dr. Sunarto, S.Sos, M.Si. selaku Koordinator Pelatihan Kepemimpinan Pengawas yang telah memberi arahan dan bimbingannya.

5. Bapak Drs. Suprapto, M.Pd selaku Penguji seminar laporan aksi perubahan ini.

6. Ibu Dra Susetyaningsih M.Pd. selaku Pembimbing yang dengan penuh kesabaran membimbing kami dalam menyelesaikan laporan ini.

7. Ibu Istiyani Nuryati, S.Pd selaku mentor yang selalu memotivasi untuk menyelesaikan aksi perubahan ini.

8. Bapak/Ibu Widyaiswara Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan yang telah dengan sabar dan menyenangkan memberi ilmu kepada kami.

9. Bapak/Ibu Satuan Tugas (Ibu Puji, Ibu Painem, Ibu Soraya) Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan yang selalu memfasilitasi dan setia mendampingi kami .

10. Teman Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan 1 tahun 2020 yang selalu melengkapi dan saling bekerja sama dengan baik.

Semoga laporan aksi perubahan yang telah saya buat dapat berrmanfaat dan berguna bagi khalayak. Ada kurang lebihnya mohon maaf yang sebesar-besarnya, selanjutnya saran, masukan, dan kritik yang membangun sangat saya harapkan untuk penyempurnaan laporan ini.

Yogyakarta, 23 November 2020 Penulis,

Agus Riyanto

(4)

Laporan Aksi Perubahan 4

DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN ... 1

KATA PENGANTAR ... 2

DAFTAR ISI ... 3

DAFTAR TABEL ... 4

DAFTAR GAMBAR ... 5

A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN ... 6

1. Membangun Integritas ... 6

2. Pengelolaan Budaya Pelayanan ... 12

3. Pengelolaan Tim ... 16

B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN ... 19

1. Capaian Dalam Perbaikan Sistem Pelayanan... 19

2. Manfaat Aksi Perubahan ... 28

C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN ... 30

D. PENUTUP ………. 31

E. DAFTAR RUJUKAN ... 32

(5)

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Pemberdayaan Tim Kerja Aksi Perubahan ... 13

Tabel 2. Pengelolaan Tim Kerja Aksi Perubahan ... 17

Tabel 3. Rencana dan Realita Kegiatan Jangka Pendek ... 20

Tabel 4. Dukungan Stakeholder Internal dan Eksternal ... 25

Tabel 5. Capaian Aksi Perubahan dan Manfaat Pada Jangka Pendek ... 29

Tabel 6. Target Kinerja Jangka Menengah, Output dan Rencana Waktu ... 30

Tabel 7. Target Kinerja Jangka Panjang ... 31

(6)

Laporan Aksi Perubahan 6 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Leadership Development ... 16 Gambar 2 Tujuan Jangka Pendek, Menengah, Panjang ... 30

(7)

PENGELOLAAN PERSEDIAAN BARANG MELALUI SISTEM PERSEDIAAN DAN PERMINTAAN BARANG (SIPERMINT) DI LEMBAGA PENJAMINAN

MUTU DAN PENGEMBANGAN PENDIDIKAN (LPMPP) UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

A. DEKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN 1. Membangun Integritas

Istilah integritas berasal dari kata Latin integer yang berarti utuh atau lengkap.

Dalam konteks ini, integritas adalah hal yang terkait dengan rasa batin keutuhan yang dari kualitas diri manusia untuk kebaikan seperti kejujuran dan konsistensi karakter. Maka integritas personal terkait dengan karakter-karakter baik yang melekat pada individu.

Dalam terminologi bahasa Inggris, integritas (integrity) memiliki makna “the quality of being honest and always having high moral principles”. Untuk konteks organisasi, integritas secara institusional adalah integritas personal ditambah dengan nilai-nilai yang dianut organisasi sehingga menciptakan karakter personel yang diinginkan dalam rangka mencapai terpenuhinya tugas pokok dan fungsi organisasi (Girindrawardhana: 2012).

Kita seringkali melihat kasus di mana seorang pemimpin terlibat kasus korupsi, dan ia dituntut hukuman penjara sekian tahun karena berbuat dan berpikir korup. Fenomena semacam ini adalah tanda kegagalan pemimpin, kegagalan yang dikarenakan minimnya integritas moral. Oleh karena itu, sebagai seorang pemimpin kita harus menyadari bahwa integritas moral harus dibangun di atas fondasi yang kokoh, di mana pemimpin mampu berbuat jujur, adil dan bertanggung jawab demi dirinya dan demi organisasi yang dipimpinnya.

Nilai-nilai integritas moral ini sangat penting untuk ditanamkan ke seluruh civitas akademika di Universitas Negeri Yogyakarta khususnya di Sub Bagian Umum LPMPP.

Dengan tumbuhnya sikap jujur dan saling percaya maka pencapaian tujuan institusional akan semakin mudah dicapai. Namun sebaliknya apabila nilai-nilai integritas ini tidak dijalankan, maka saya yakin tidak akan terbangun kerjasama tim yang solid sehingga pencapaian tujuan bersamapun akan sulit dicapai sebagai akibat tidak terbangunnya kepercayaan yang komprehensif di antara mereka.

Dalam konseptualisasi mengenai kepemimpinan, pemimpin yang mampu menunjukan integritas moral bisa menjadi teladan, baik bagi anak buah maupun bagi orang-orang yang berada di sekitarnya. Integritas moral menjadi penting karena ini berarti

(8)

Laporan Aksi Perubahan 8 bahwa pemimpin tidak akan berbuat sesuatu yang membahayakan posisinya dan posisi organisasinya.

Pemimpin harus mampu memimpin dengan contoh dan menciptakan lingkungan kerja yang profesional bagi para bawahannya. Pemimpin bertanggung jawab untuk timnya, dan secara aktif mengelola kinerja timnya. Pemimpin selalu memastikan bawahannya menjalankan tugasnya sesuai dengan harapan organisasi, dan mematuhi manajemen risiko yang ada di tempat kerja. Pemimpin menjamin pelaporan internal memfasilitasi deteksi dini dan berkontribusi terhadap perbaikan terus-menerus dari organisasi.

Adapun upaya-upaya yang dilakukan project leader untuk membangun integritas di tempat kerja adalah sebagai berikut:

Memimpin dengan contoh.

Etika di tempat kerja harus dimulai dari atas dengan mengambil tanggung jawab untuk membangun tempat kerja yang profesional. Tidak hanya menyampaikan pesan yang jelas tentang perilaku etis dan integritas, tetapi juga harus menjadi model. Juga menunjukkan komitmen terhadap nilai-nilai dan tujuan organisasi secara konsisten.

Menetapkan tujuan yang jelas.

Dengan mendefinisikan tugas, harapan, standar profesional, dan tanggung jawab tim efektif. Menetapkan tujuan aksi perubahan dengan jelas, memperkuat penerapan praktis dari dokumen organisasi, seperti kode etik, nilai-nilai organisasi, hak dan kewajiban.

Menerapkan nilai-nilai organisasi.

Membantu tim memahami nilai-nilai organisasi dan bertanggungjawab menginformasikan perilaku yang sesuai dengan nilai-nilai organisasi. Mendidik tim tentang apa artinya dan apa yang diharapkan untuk bertindak sesuai dengan nilai-nilai organisasi.

Membuat keputusan yang dipercaya.

Etika kepemimpinan ditandai dengan transparansi dan akuntabilitas dalam pengambilan keputusan. Memastikan bahwa semua pengambilan keputusan yang tepat waktu, didukung oleh bukti-bukti, dan dibuat dengan memperhatikan nilai-nilai organisasi.

Berkomunikasi dengan tim.

Menyorot dilema yang dihadapi oleh tim dan respon mereka. Mengadakan diskusi dengan tim mengenai persoalan yang dihadapi. Mengidentifikasi dan menyoroti tim untuk kaitan

(9)

antara individu dan kinerja organisasi. Berbagi informasi mengenai standar etika organisasi.

Menilai tim

Secara teratur mengingatkan anggota tim tentang kontribusi positif dan penting yang mereka buat untuk meningkatkan pelayanan publik, dan bagaimana perilaku mereka membantu membangun dan memelihara kemitraan dengan stakeholder. Memperkuat pentingnya anggota tim terus menjadi bagian dari jaringan mereka.

Mengenal tim

Menaruh minat pada tim dan secara aktif terlibat dalam pengelolaan pekerjaan mereka, dan bagaimana mereka melakukannya. Menunjukkan rasa hormat dan memberikan dukungan tim dalam menyelesaikan pekerjaan.

Memeriksa kinerja.

Berbagai data prestasi kerja dan keluhan dapat membantu mengidentifikasi potensi masalah kinerja dan integritas di tempat kerja. Data-data yang dihasilkan bagian kepegawaian melalui system informasi kinerja pegawai dapat digunakan untuk memantau kinerja tim.

a. Aksi perubahan dilakukan untuk perbaikan kinerja

Aksi perubahan ini sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Subbagian Umum LPMPP yaitu:

1) Menyusun rencana dan program kerja Subbagian;

2) Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan, kerumahtanggan, perlengkapan, kepegawaian dan keuangan;

3) Melaksanakan pengumpulan, pengelolaan dan menganalisis data ketatausahaan, kerumahtanggaan, perlengkapan, keuangan dan kepegawaian;

4) Melaksanakan pembagian tugas dan memberi pengarahan kepada staf sesuai bidangnya;

5) Melaksanakan urusan persuratan, kearsipan, pemeliharaan kebersihan; keindahan dan keamanan, penerimaan tamu pimpinan, persiapan sarana pelaksanaan rapat dinas, pengelolaan barang perlengkapan, pengelolaan keuangan, dan kepegawaian;

6) Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan, kerumahtanggaan, perlengkapan, keuangan dan kepegawaian;

7) Menyiapkan bahan pelaksanaan penyusunan LAKIP Lembaga;

(10)

Laporan Aksi Perubahan 10 8) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan; dan

9) Menyusun laporan subbagian sebagai pertanggungjawaban kepada atasan. (SK Rektor UNY Nomor 20 Tahun 2019)

Berkenaan dengan rincian tugas Sub Bagian Umum yaitu melaksanakan urusan persuratan, kearsipan, pemeliharaan kebersihan; keindahan dan keamanan, penerimaan tamu pimpinan, persiapan sarana pelaksanaan rapat dinas, pengelolaan barang perlengkapan, pengelolaan keuangan, dan kepegawaian maka sub bagian umum perlu melakukan pembenahan dan peningkatan dalam pengelolaan persediaan barang hasil pengadaan yang selama ini masih menggunakan aplikasi berbasis Desktop (off line) dan dalam permintaan barang masih secara manual, berupa pengembangan system informasi persediaan dan permintaan barang yang berbasis web (on line).

b. Upaya Untuk Melaksanakan Aksi Perubahan Sampai Tuntas

Bahwa rencana aksi perubahan ini diawali dengan mengidentifikasi isu-isu strategis di subbag umum LPMPP yang sudah dituangkan dalam rancangan aksi perubahan.

Setelah dianalisis berdasarkan AKPL (Aktual, Problematik, Kelayakan, Layak) maka disimpulkan pengelolaan persediaan barang belum optimal menjadi isu strategi yang perlu segera diselesaikan secara tuntas agar pengelolaan persediaan barang menjadi optimal (efektif dan efisien). Dari isu strategi tersebut kemudian didiagnosa dengan menggunakan diagram fishbone yang meliputi man, methode, material, dan machine untuk mencari faktor apa yang menjadi penyebab pengelolaan persediaan barang belum optimal. Maka upaya yang diperlukan untuk memecahkan masalah ini adalah perlunya inovasi baru dalam pengelolaan persediaan barang sebagai aksi perubahan yaitu membuat system informasi persediaan dan permintaan barang (SIPERMINT) berbasis WEB yang bisa diakses secara online.Upaya yang dilakukan project leader untuk membuat aplikasi SIPERMINT sampai tuntas adalah melakukan koordinasi dan konsultasi dengan mentor, ketua dan Sekretaris Lembaga, Kepala dan Sekretaris UPT TIK, dan Koordinator SIMAK BMN dan Persediaan UNY; menyusun tim efektif, melakukan need assessment, pembuatan SIPERMINT, review aplikasi, uji coba aplikasi, simulasi aplikasi dengan user, dan sosialisasi implementasi SIPERMINT.

c. Pelibatan tim kerja sesuai perannya

Untuk mewujudkan aplikasi SIPERMINT dibutuhkan tim kerja yang berintegritas, handal dan solid. Untuk itu project leader berkonsultasi dengan mentor, ketua Lembaga, kepala UPT TIK, dan Koordinator SIMAK BMN dan Persediaan untuk

(11)

memilih dan memasukan SDM yang kompeten ke dalam tim kerja pembuatan SIPERMINT. Hasil konsultasi direkomendasikan satu staf UPT TIK (Programer a.n.

Nur Rochim, A.Md.), satu staf koordinator SIMAK dan Persediaan UNY (Muhammad Ashadi, S.Pd.), keduanya sebagai tim teknis dan dua staf sub bagian umum (a.n. Isti Wiyanti dan Wilatun, S.Pd.) sebagai tim administrasi. Selanjutnya struktur tim kerja aksi perubahan dan perannya adalah sebagai berikut :

1) Project Sponsor/Mentor

Kepala Bagian Tata Usaha (Istiyani Nuryati, S.Pd.) berperan:

• Memberikan arahan, dukungan dan pengawasan dalam aksi perubahan.

• Membantu menyelesaikan hambatan/ kendala dalam aksi perubahan.

• Memantau jalannya aksi perubahan.

• Memberikan dukungan secara berkelanjutan terhadap aksi perubahan yang akan dilakukan.

2) Project Leader

Kepala Sub Bagian Umum (Agus Riyanto, S.Pd.) berperan:

• Melaksanakan kegiatan aksi perubahan sesuai dengan tahapan-tahapan yang telah direncanakan.

• Menggerakkan seluruh tim kerja demi terlaksananya aksi perubahan.

• Merumuskan solusi dalam menyelesaikan hambatan yang timbul dalam pelaksanaan aksi perubahan.

• Melaksanakan koordinasi dan konsultasi kepada stakeholder terkait.

3) Work Team :

a) Tim Administrasi, mempunyai peran :

• Mendukung dan membantu Project Leader dalam melaksanakan aksi perubahan dalam hal kelengkapan data persediaan, administrasi persuratan dan keuangan.

• Menjalankan tugas sebagai petugas admin aplikasi SIPERMINT.

b) Tim Teknis, mempunyai peran :

• Membuat rancang bangun aplikasi SIPERMINT.

• Melaksanakan pendampingan penerapan aplikasi SIPERMINT kepada Petugas Admin Aplikasi SIPERMINT.

(12)

Laporan Aksi Perubahan 12 4) Coach: Dra.Susetyaningsih, M.Pd.

a) Memberikan bimbingan dan arahan terkait dengan rancangan aksi yang akan dilakukan.

b) Membantu menyelesaikan masalah ketika ada hambatan atau kendala ketika pelaksanaan kegiatan.

c) Mengevaluasi kegiatan secara menyeluruh.

d. Komunikasi dengan mentor dan coach

Menjaga hubungan baik dan sehat dengan project sponsor/mentor adalah hal yang mutlak harus dilakukan. Setidaknya ada beberapa alasan untuk ini. Pertama, hubungan yang baik ini dapat membuat lingkungan kerja menjadi nyaman dan menyenangkan. Kedua, hubungan baik dengan project sponsor/mentor akan berpengaruh terhadap produktifitas kerja di kantor. Ketiga, project sponsor/mentor menjadi salah satu kunci untuk keberhasilan aksi perubahan ini. Hubungan yang baik dengan mentor dan coach harus dibina dan dikelola dengan baik. Salah satunya adalah dengan komunikasi yang efektif.

Adapun komunikasi dengan Project Sponsor/Mentor memberikan arahan, dukungan dan pengawasan dalam aksi perubahan, membantu menyelesaikan hambatan/kendala dalam aksi perubahan, memantau jalannya aksi perubahan, memberikan dukungan secara berkelanjutan terhadap aksi perubahan yang akan dilakukan. Sedangkan komunikasi dengan Coach yaitu memberikan bimbingan dan arahan terkait dengan rancangan aksi yang akan dilakukan, membantu menyelesaikan masalah ketika ada hambatan atau kendala ketika pelaksanaan kegiatan, mengevaluasi kegiatan secara menyeluruh.

2. Pengelolaan Budaya Pelayanan

Pelayanan publik yang baik dan unggul adalah yang mempermudah semua proses dan kebutuhan masyarakat, sehingga masyarakat merasa dibantu oleh negara dengan baik khususnya di Subbag Umum LPMPP UNY.

Universitas Negeri Yogyakarat ingin memberikan pelayanan publik seperti layaknya di dalam bisnis yang sangat kompetitif, sehingga UNY harus membangun budaya organisasi yang kuat dan berorientasi kepada pelayanan publik terbaik. Tidak mungkin bisa memberikan pelayanan publik yang baik hanya dengan perubahan pada sistem, prosedur, teknologi, penampilan kantor, dan tata kelola. Ingat, pelayanan lebih banyak melibatkan urusan antara manusia dengan manusia. Dalam hal ini, sikap dan perilaku seorang pelayan publik menjadi sangat

(13)

menentukan untuk memberikan pelayanan berkualitas. Sikap dan perilaku pelayanan yang berkualitas hanya dapat diciptakan melalui budaya organisasi yang kuat dan hebat.

Budaya pelayanan dalam aksi perubahan ini diberdayakan tim kerja aksi perubahan yang dapat memberikan solusi pelayanan yang cepat, tepat, akurat dan akuntabel di era industry 4.0 dengan pengembangan system informasi persediaan dan permintaan barang SIPERMINT berbasis WEB.

No. Kegiatan Nama Tim Kerja Peran Tanggal

Pelaksanaan 1. Koordinasi dan

konsultasi

Istiyani Nuryati, S.Pd. Kepala Bagian TU sebagai Mentor

28/09/2020 Prof. Dr. Lantip Diat

Prasojo, M.Pd.

Ketua LPMPP sebagai Pengarah Aksi Perubahan

29/09/2020

Dr. Priyanto, M.Kom. Kepala UPT TIK sebagai reviewer dan konsultan pembuatan SIPERMINT

30/09/2020

Muhammad Ashadi, S.Pd.

Koordinator SIMAK BMN dan Persediaan UNY sebagai tim teknis dalam pembuatan SIPERMINT

1/09/2020

2. Mengajukan proposal kegiatan pembuatan SIPERMINT ke Rektor

Agus Riyanto, S.Pd. Kasubbag Umum sebagai Project Leader

2/09 2020

3. Membangun komitmen, koordinasi dan konsolidasi tim efektif

Istiyani Nuryati Agus Riyanto, S.Pd.

Nur Rochim, A,Md.

Wilatun, S.IP.

Isti Wiyanti

Sebagai Tim Efektif dalam pembuatan SIPERMINT

3/09/2020

4. Need Assesment dengan

stakeholders

Prof. Dr. Lantip Diat Prasojo, M.Pd.

Prof. Dr. Samsul Hadi, M.Pd.

Dr. Priyanto, M.Kom.

Dr. Restu

Widiatmoko, M.si.

Istiyani Nuryati

Ketua LPMPP sebagai stakeholder internal

Sekretaris LPMPP sebagai stakeholder internal

Kepala UPT TIK sebagai stakeholder eksternal

5/09/2020

(14)

Pelaksanaan

Agus Riyanto, S.Pd.

Nur Rochim, A,Md.

Wilatun, S.IP.

Isti Wiyanti

Rifqi Nur Setyawan, S.Pd.T

Dani Hendra Kristiawan, S.Pd.T Marita Bahriani, S.Pd.

Sekretaris UPT TIK sebagai stakeholder eksternal

Kabag TU LPMPP sebagai stakeholder internal

Kasubag Umum sebagai stakeholder internal

Staf UPT TIK (Programer) sebagai stakeholder eksternal Koordinator SIMAK BMN dan Persediaan sebagai stakeholder eksternal

BPP LPMPP sebagai stakeholder eksternal Koordinator

Operator SIMAK BMN dan Persediaan LPMPP

sebagai stakeholder internal

Admin PIPP sebagai stakeholder internal Admin PUSERKA sebagai stakeholder internal

Admin PENJAMU sebagai stakeholder internal

5. Pembuatan Aplikasi SIPERMINT

Agus Riyanto, S.Pd.

Nur Rochim, A.Md.

Project Leader Programer

6/10/2020 s.d.

26/10/2020 6. Review/Santioning

Aplikasi SIPERMINT

Dr. Priyanto, M.Kom.

Dr. Restu

Widiatmoko, M.si.

Istiyani Nuryati Agus Riyanto, S.Pd.

Nur Rochim, A,Md.

Mereview Aplikasi SIPERMINT

27/10/2020

(15)

No. Kegiatan Nama Tim Kerja Peran Tanggal Pelaksanaan Wilatun, S.IP.

Isti Wiyanti 7. Ujicoba Aplikasi

SIPERMINT

Agus Riyanto, S.Pd.

Istiyani Nuryati, S.Pd.

Nur Rochim, A.Md.

Isti Wiyanti Wilatun, S.IP.

Bersama-sama melakukan ujicoba Aplikasi

SIPERMINT

5/11/2020

8. Revisi dan Penyempurnaan Aplikasi

SIPERMINT

Agus Riyanto, S.Pd.

Nur Rochim, AMd.

Project Leader Programer

5/11/2020 s.d.

13/11/2020

9. Simulasi Aplikasi SIPERMINT dengan User

Agus Riyanto, S.Pd.

Istiyani Nuryati, S.Pd.

Nur Rochim, A.Md.

Isti Wiyanti Wilatun, S.IP.

Ema Rachmawati, S.E.

Rifqi Nur Setyawan, S.Pd.T

Dani Hendra Kristiawan, S.Pd.T Marita Bahriani, S.Pd.

Hadi Marsono, S.IP.

Login sebagai Pengguna Login sebagai Pengguna Login sebagai Verifikator Login sebagai Pengguna Login sebagai Admin

Login sebagai Pengguna Login sebagai Petugas Login sebagai Pengguna Login sebagai Pengguna Login sebagai Pengguna Login sebagai Pengguna Login sebagai Pengguna Login sebagai Petugas

13/11/2020

10. Sosialisasi implementasi SIPERMINT

Agus Riyanto, S.Pd. Project Leader 16/11/2020

11. Penyusunan Laporan

Agus Riyanto, S.Pd. Project Leader 17/11/2020 s.d.

25/11/2020

(16)

Pelaksanaan 12. Perekaman

Testimoni

Agus Riyanto,S.Pd.

Rifki Nur S.

Hadi Marsono

Project Leader Kamerawan Fotografer

17/11/2020

Tabel 1. Pemberdayaan tim kerja aksi perubahan

3. Pengelolaan Tim

Seorang pemimpin yang hebat harus mempunyai kemampuan dalam mengelola tim untuk mewujudkan tujuan organisasi. Tahapan-tahapan menjadi seorang pemimpin menurut Barrett, Richard, dalam The New Leadership Paradigm adalah sebagai berikut:

Gambar 1. Leadership Development

Tahapan menjadi seorang pemimpin besar dimulai ketika seseorang mampu memimpin dirinya sendiri, kemudian dapat memimpin yang lain, dapat memimpin organisasi dan kemudian mampu memimpin negara. Seorang harus menjadi contoh dan menjadi rule models bagi staf yang dimpimpinnya.

Kemampuan mengelola tim sangat dipengaruhi apakah seorang pemimpin tersebut dapat menjadi pemimpin yang melayani yaitu pemimpin yang menunjukan sikap mau mendengarkan, berempati, terbuka, dan memiliki komitmen tinggi untuk mempengaruhi/mengajak anggota tim atau orang lain untuk memberikan pelayanan publik kepada stakeholders secara maksimal. Seorang pemimpin harus memahami konsep kepemimpinan agar mampu mengelola tim dengan baik.

Konsep kepemimpinan yang diadopsi oleh penulis dalam menjalankan pekerjaan adalah konsep kepemimpinan Kihajar Dewantara, konsep kepemimpinan pertama yaitu ing ngarso sung tulodo bahwa pemimpin harus memberikan suri tauladan kepada anggota tim yang lain, pemimpin harus mampu memberikan arahan secara obyektif kepada anggota tim, mampu menjelaskan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan kepada anggota tim. Kosep kepemimpinan dari Kihajar Dewantara yang

(17)

kedua yaitu ing madyo mangun karso yaitu bahwa pemimpin harus berjuang bersama-sama dengan anggota tim yang lain, seorang pemimpin tidak boleh menonjolkan dirinya, tetapi haru bisa melebur dengan anggota tim yang lain untuk mencapai goals organisasi, dan konsep kepemimpinan ketiga adalah tut wuri handayani yaitu seorang pemimpin harus mampu mendorong anggota tim yang lain agar mampu melaksanakan pekerjaannya dengan baik. Dengan prinsip-prinsip kepemimpinan ini, penulis sangat berharap aksi perubahan yang dilakukan sesuai target yang dilakukan. Pengelolaan Tim Kerja dapat disajikan dalam tabel berikut:

No. Kegiatan Nama Tim

Kerja Peran/Urgensi Tanggal Pelaksanaan 1. Koordinasi dan

konsultasi

Ketua Lembaga Mentor

Kepala UPT TIK Koordinator SIMAK BMN dan Persediaan UNY

Koordinasi penting dilakukan untuk merencanakan aksi perubahan,

mendapat dukung dan arahan dari ketua Lembaga, mendapatkan dukungan personil (programmer) dari Kepala UPT TIK, dan dapat dukungan penuh dari

koordinator persediaan UNY

28/09/2020

2. Mengajukan proposal kegiatan pembuatan SIPERMINT ke Rektor

Project Leader SK Rektor sebagai payung hukum dalam pembuatan aplikasi karena didalamnya memuat susunan tim efektif dan anggaran biaya

2/09 2020

3. Membangun komitmen, koordinasi dan

konsolidasi tim efektif

Project Leader Tim

Administrasi

Mendapat

pernyataan dukungan dan komitmen

3/09/2020

4. Need Assesment dengan stakeholders

Mentor

Project Leader Tim Teknis Tim

Administrasi

Mendapatkan informasi dan kebutuhan yang diperlukan untuk rancang bangun pembuatan aplikasi

5/09/2020

5. Pembuatan Aplikasi SIPERMINT

Project Leader Tim Teknis

Terwujudnya aplikasi SIPERMINT

6/10/2020 s.d.

26/10/2020

(18)

No. Kegiatan Nama Tim

Kerja Peran/Urgensi Tanggal Pelaksanaan 6. Review/Santioning

Aplikasi SIPERMINT

Mentor

Project Leader Tim Teknis Tim

Administrasi

Membantu membuat rancang bangun aplikasi SIPERMIN dan melaksanakan pendampingan penerapan Aplikasi SIPERMINT kepada Petugas Admin Aplikasi

27/10/2020

7. Ujicoba Aplikasi SIPERMINT

Memastikan bahwa aplikasi

SIPERMINT yang dibuat dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan fungsinya.

5/11/2020

8. Revisi dan Penyempurnaan Aplikasi SIPERMINT

Perbaikan system yang lebih baik.

5/11/2020 s.d.

13/11/2020 9. Simulasi Aplikasi

SIPERMINT dengan User

Aplikasi

SIPERMINT dapat berjalan sesuai usernya; pengguna, verifikator, petugas

13/11/2020

10. Sosialisasi implementasi SIPERMINT

Project Leader Mengenalkan SIPERMINT dan menginformasikan ke user waktu

penggunaan aplikasi

16/11/2020

11. Penyusunan Laporan Project Leader Wujud

pertanggungjawaban dalam implementasi aksi perubahan

17/11/2020 s.d.

25/11/2020

12. Perekaman Testimoni Tim

Dokumentasi

Mendokumentasikan setiap tahapan kegiatan yang telah direncanakan.

17/11/2020

Tabel 2. Pengelolaan Tim Kerja Aksi Perubahan

(19)

B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN 1. Capaian Dalam Perbaikan Sistem Pelayanan

Kegiatan aksi perubahan dalam rangka pengelolaan persediaan barang melalui sistem informasi persediaan dan permintaan barang (SIPERMINT) adalah sebagai salah satu bentuk fasilitasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi S u b Bagian Umum Tata Usaha. Pada tahapan ini pelaksanaan aksi perubahan mengacu pada milestone jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang yang telah ditentukan sebelumnya.

Dalam rencana kegiatan jangka pendek selama 2 bulan, terdapat 12 tahap kegiatan yang akan di laksanakan. Adapun kegiatan-kegiatan yang di laksanakan di jangka pendek terdiri dari:

a. Koordinasi dan konsultasi dengan:

1) Mentor;

2) Ketua Lembaga;

3) Kepala UPT TIK;

4) Koordinator SIMAK BMN dan Persediaan UNY b. Pembentukan tim efektif;

c. Koordinasi dan konsolidasi tim efektif;

d. Membangun komitmen tim efektif;

e. Koordinasi need assessment SIPERMINT (tim efektif dengan stakeholder);

f. Pembuatan aplikasi SIPERMINT;

g. Review dan sanctioning SIPERMINT;

h. Uji coba SIPERMINT;

i. Simulasi SIPERMINT;

j. Penyempurnaan SIPERMINT;

k. Sosialisasi implementasi SIPERMINT;

l. Penyusunan laporan;

Implementasi rencana dan realisasi kegiatan jangka pendek dapat dilihat dalam tabel 3 berikut ini:

(20)

NO KEGIATAN RENCANA/

REALISASI

JANGKA PENDEK TAHUN 2020

OUTPUT PIHAK YANG TERLIBAT

PERAN PROJECT

LEADER

Tautan/Link Dokumen

Bukti Kegiatan SEPTEMBER OKTOBER NOPEMBER

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. a. Koordinasi dan konsultasi dengan Mentor

Rencana RAP

RAB SDM Draf Proposal

Mentor Menjelaskan Merinci RAB Mengajukan usul personel

Daftar hadir, foto konsultasi, jadwal aksi perubahan

Realisasi 28/9/2020 ^Undangan,

foto kegiatan, daftar hadir, notulensi hasil rapat b. Koordinasi dan

konsultasi dengan Ketua dan Sek Lembaga

Rencana Tanda

Tangan Surat Permohonan Penerbitan SK Rektor.

Tanda Tangan Proposal Kegiatan Pembuatan SIPERMINT

Kalem dan Seklem

Menjelaskan dan mempersuasi pentingnya SIPERMINT.

Mengajukan pengantar SK Rektor dan Proposal kegiatan

Foto dan video

Realisasi 29/9/2020 100%

c. Koordinasi dan konsultasi dengan Ka dan Sek UPT TIK

Rencana Dukungan/pe

nugasan SDM (programmer) Pemberian domain dan web hoasting.

Kepala dan Sekretaris UPT TIK

Mohon dukungan sdm (programmer) dan jaringan (domain dan web hoasting)

Foto

Realisasi 2/10/2020 100%

d. Koordinasi dan konsultasi dengan Koordinator SIMAK BMN dan Persediaan

Rencana Pernyataan

dukungan dan komitmen dalam pembuatan SIPERMINT

Koordinator SIMAK dan Persediaan UNY

Menjelaskan dan mempersuasi.

Kesediaan menjadi Tim Efektif

Foto

Realisasi 3/10/2020

2. Pembentukan Tim Efektif

Rencana SK Rektor Rektor Mengajukan

Proposal kegiatan pembuatan SIPERMINT yang telah ditandatangan i Ketua Lembaga ke Rektor

Lembar proposal,Su rat ke Rektor, SK Rektor

Realisasi 27/09/2020 100%

3. Koordinasi dan konsolidasi tim efektif

Rencana Nota Tugas Tim Efektif Membagi

tugas (job deskripsi)

Undangan, daftar hadir, foto

Realisasi 4/10/2020 100%

4. Membangun komitmen

Rencana Pernyataan

dukungan dan komitmen

Tim Effektif Mohon tanda tangan pernyataan dukungan dan komitmen

Lembar Pernyataan

Realisasi 4/10/2020 100%

(21)

5. Koordinasi tim efektif dengan stakeholder

Rencana Pernyataan

dukungan SOP Persediaan dan Permintaan Barang

Tim Efektif, Kalem, Seklem, Ka&Sek UPT TIK, Admin pusat-pusat

Menjelaskan dan mempersuasi pentingnya SIPERMINT.

Mengidentifik asi kebutuhan Need Assesment pembuatan SIPERMINT

Realisasi 5/10/2020 100%

6. Pembuatan Aplikasi

Rencana Aplikasi

SIPERMINT

Tim Teknis Menjelaskan konsep rancang bangun SIPERMINT pada programmer.

Monitoring proses pembuatan.

Foto, lembar monev

Realisasi 6 s.d.

26/10/2020

100%

7. Santioning/review aplikasi

Rencana SIPERMINT

terwujud (Fitur/Menu Aplikasi)

Tim Efektif, Kalem&Sekle m, Ka & Sek UPT TIK

Memimpin jalannya review

Realisasi 27/10/2020 100%

8. Ujicoba Aplikasi Rencana SIPERMINT

dapat dijalankan dan berfungsi dengan baik

Tim Efektif, Kalem&Sekle m, Ka & Sek UPT TIK, Admin Pusat- Pusat

Memimpin jalannya ujicoba

Realisasi 5/11/2020 100%

9. Simulasi Aplikasi Rencana Fitur sesuai

dengan user guide

Tim Efektif, Kalem&Sekle m, Ka & Sek UPT TIK, Admin Pusat- Pusat

Memimpin jalannya simulasi

Realisasi 13/11/2020 100%

10. Penyempurnaan Aplikasi

Rencana Aplikasi

terbarui

Tim Teknis Monev penyempurna an

Foto

Realisasi 13-

15/11/2020 11. Sosialisasi

Implementasi Aplikasi

Rencana Tersosialisasi

nya SIPERMINT dan waktu implementasi.

Tim Efektif, Kalem&Sekle m, Ka & Sek UPT TIK, Kapus, Sekpus, Admin Pusat- Pusat

Menginforma sikan dan memberi alamat web SIPERMINT dan Mendemokan

Undangan, daftar hadir, foto Link Sipermint:

www.siper mint.lpmpp .uny.ac.id

Realisasi 16/11/2020 100%

12 Penyusunan Laporan dan Testimoni

Rencana Laporan

Implementasi Aksi Perubahan

Project Leader

Penyusun Laporan

Realisasi 20 s.d.

25/11/2020

100%

(22)

Laporan Aksi Perubahan 22 Dari tabel 3 tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut:

a. Koordinasi dan Konsultasi dengan:

1 ) Mentor

Tahap awal implementasi aksi perubahan ini dimulai dengan melakukan koordinasi dan konsultasi dengan mentor (Kepala Bagian TU) terhadap rencana aksi perubahan dan implementasinya.

Kegiatan ini terlaksana pada:

Hari/Tanggal : Senin, 28 September 2020 Tempat : Ruang Kabag TU LPMPP

Hal : Asistensi laporan aksi perubahan dalam Pelatihan Kepemimpinan Pengawas dan konsultasi persiapan pelaksanaan aksi perubahan serta penyusunan usulan proposal kegiatan.

Hasil pertemuan secara garis besar berisi:

• Disepakati dan disetujuinya rencana aksi perubahan yang berjudul Pengelolaan Persediaan Barang melalui Sistem Persediaan dan Permintaan Barang (SIPERMINT) di LPMPP UNY;

• Disepakatinya sumber daya manusia (tendik) yang akan dilibatkan dalam aksi perubahan (Tim Efektif) dengan melihat kompetensi dan tugas pokoknya yaitu dengan komposisi terdiri-dari 2 orang tim teknis (UPT TIK dan Koordinator Persediaan UNY), 2 orang tim administrasi (Staf Subag Umum), dan 2 orang tim dokumentasi (Staf Prodasi dan Staf Subag Umum);

• Disetujuinya rencana anggaran biaya dalam pembuatan SIPERMINT.

2) Ketua dan Sekretaris Lembaga

Hasil koordinasi dan konsultasi dengan mentor, project leader membuat proposal kegiatan pembuatan SIPERMINT untuk diajukan ke Rektor. Disini project leader berkoordinasi dan konsultasi dengan Ketua Lembaga dan Sekretaris Lembaga untuk memohon ijin, dukungan, arahan dan bimbingan sekaligus mohon persetujuan tanda tangan proposal kegiatan pembuatan SIPERMINT untuk diajukan ke Rektor (permohonan penerbitan surat keputusan Rektor).

Adapun kegiatan terlaksana pada:

Hari/Tanggal : Rabu, 30 September 2020 Tempat : Ruang Ketua Lembaga

Hal : Mohon dukungan, arahan, dan bimbingan dalam pelaksanaan aksi

(23)

perubahan.

1) Dukungan untuk implementasi pembuatan SIPERMINT.

2) Disetujuinya proposal kegiatan untuk diajukan ke Rektor.

3) Kepala dan Sekretaris UPT TIK

Tahap perencanaan dan persiapan selanjutnya adalah karena aksi perubahan ini menyangkut pembuatan aplikasi system informasi persediaan barang maka project leader berkoordinasi dan konsultasi dengan UPT TIK dalam hal ini Kepala dan Sekretaris UPT TIK dan Koordinator SIMAK BMN dan Persediaan tingkat Universitas.

Koordinasi dan konsultasi dengan Kepala dan Sekretaris UPT TIK secara terpisah terlaksana pada:

Hari/Tanggal : Rabu, 2 Oktober 2020 Tempat : Ruang UPT TIK

Hal : Mohon dukungan dan personel (Programer) dalam pembuatan SIPERMINT.

1) Dukungan untuk pembuatan SIPERMINT.

2) Ditunjuk seorang staf UPT TIK (Programer) untuk membantu pembuatan SIPERMINT.

4) Koordinator SIMAK BMN dan Persediaan

Adapun koordinasi dan konsultasi dengan Koordinator SIMAK BMN dan Persediaan terlaksana pada:

Hari/Tanggal : Kamis, 3 Oktober 2020

Tempat : Ruang Koordinator SIMAK BMN dan Persediaan Rektorat Hal : Mohon dukungan dan kesediaan menjadi Tim efektif Hasil pertemuan secara garis besar berisi:

1) Dukungan untuk pembuatan SIPERMINT.

2) Bersedia untuk menjadi Tim Efektif.

Selanjutnya koordinasi dilakukan bersama tim efektif untuk terus mendukung dan berkomitmen untuk melaksanakan aksi perubahan yaitu dengan cara menjaga dan meyakinkan m e r e k a akan pentingnya standar (input/output) untuk kebaikan yang lebih besar dengan tetap memberikan informasi dan meyakinkan mereka bahwa

(24)

Laporan Aksi Perubahan 24 aplikasi ini akan memiliki manfaat positif dalam memberikan layanan yang lebih baik.

b. Pembentukan Tim Efektif dan Anggaran Biaya SIPERMINT

Berdasarkan hasil koordinasi dan konsultasi dengan beberapa stakeholder di atas maka terbentuklah tim efektif dan rencana aggaran belanja untuk melakukan aksi perubahan yaitu membuat aplikasi SIPERMINT. Tim Efektif dan RAB pembuatan aplikasi SIPERMINT tertuang dalam Surat Keputusan Rektor Nomor: 21.21/UN34/IX/2020 tertanggal 21 September 2020

c. Koordinasi dan Konsolidasi Tim Efektif

Pada tanggal 4 Oktober 2020 bertempat di Ruang Rapat 2 LPMPP, Kepala Sub Bagian Umum Tata Usaha sebagai project leader memaparkan, menjelaskan, dan menyakinkan kepada tim efektif tentang aksi perubahan yang akan dilakukan yaitu mewujudkan pembuatan aplikasi SIPERMINT.

Menyampaikan ide gagasan dan konsep SIPERMINT yang akan dibuat oleh Tim Teknis. Menggali dan brainstorming untuk memperoleh informasi kebutuhan apa yang diperlukan dalam rancang bangun SIPERMINT (Fitur, Menu, Alur, desain dan sebagainya). Kemudian membagi tugas (job deskripsi) masing-masing personil dalam tim efektif.

Notulen: Koordinasi dihadiri oleh 6 orang, acara dibuka dan dipimpin oleh project leader, dilanjutkan dengan paparan rencana aksi perubahan, tusi tim efektif dan laporan anggaran serta target dan tahapan kegiatan. Project leader membagi tugas tim teknis, tim administrasi, dan dokumentasi. Acara diakhiri dengan pengisian pernyataan dukungan dan komitmen Tim Efektif untuk mewujudkan aplikasi SIPERMINT

d. Membangun Komitmen

Pada akhir rapat koordinasi dan konsolidasi tim efektif tanggal 4 Oktober 2020, agar aksi perubahan ini dapat terwujud dan terlaksana sesuai target dengan baik maka project leader menyakinkan tim efektif bahwa dengan SIPERMINT ini akan membantu mempermudah pekerjaan dan membantu pelayanan dalam pengelolaan persediaan dan permintaan barang. Oleh karena itu project leader meminta tim efektif untuk menandatangani pernyataan dukungan dan komitmen masing-masing personil dalam rangka mewujudkan SIPERMINT.

e. Koordinasi Tim Efektif dengan Stakeholder

Koordinasi tim efektif dengan stakeholder internal dilaksanakan pada tanggal 5 Oktober

(25)

2020 Pukul 13.00 WIB di Ruang Rapat 2 Lantai 2 Sayap Barat LPMPP dengan agenda need assessment SIPERMINT.

Notulen: Koordinasi dihadiri oleh 12 peserta terdiri dari Kalem, Seklem, Mentor, Project Leader, 2 orang tim teknis, 2 orang tim adminstrasi, 2 tim dokumentasi, dan 1 orang admin pusat pengembangan mutu dan 1 orang pusat sertifikasi dan karier, dengan agenda mengidentifikasi kebutuhan dalam rancang bangun SIPERMINT. Hasil koordinasi secara garis besar dapat dijabarkan sebagai berikut:

Skema SIPERMINT : Input, Proses, dan Output.

Login User: SSO (emai uny.ac.id) dengan pembagian User sebagai Pengguna, Verifikator, Pengelola/Petugas.

Fitur dan Menu yang diperlukan: Dashboard, Katalog Barang, Permintaan Barang, Permintaan Barang Baru, Verifikasi Permintaan Barang, Verifikasi Barang Baru, dan Laporan.

Pengkodean barang disesuaikan dengan yang ada di aplikasi persediaan Kemenkeu.

Alamat web hosting dan domain yang diperlukan; www.sipermint.lpmpp.uny.ac.id Koordinasi dan konsultasi stakeholder ditandai juga dengan adanya dukungan dari para stakeholder baik internal maupun eksternal dengan output berupa Dokumentasi dan Surat Pernyataan Dukungan. Adapun Surat Pernyataan Dukungan Stakeholder Internal dan Ekternal dapat di lihat pada Tabel 4.

No Stakeholder/Jabatan Surat Pernyataan Dukungan INTERNAL

1. Ketua LPMPP Ada

2. Sekretaris LPMPP Ada

3. Kepala Pusat Ada

4. Sekretaris Pusat Ada

5. Admin Pusat LPMPP Ada

6. Kasubag Prodasi Ada

EKSTERNAL

1. Kepala UPT TIK Ada

2. Sekretaris TIK Ada

3. Koordinator SIMAK BMN dan Persediaan Ada Tabel 4. Dukungan Stakeholder Internal dan Eksternal

(26)

Laporan Aksi Perubahan 26 f. Proses pembuatan Aplikasi SIPERMINT

Setelah koordinasi need assessment tanggal 5 Oktober 2020, maka pada tahap ini tim teknis mulai bekerja merancang bangun pembuatan SIPERMINT dengan target waktu kurang dari satu bulan mulai 6 Oktober s.d. 26 Oktober 2020, sedangkan tim administrasi mengumpulkan data persedian barang yang akan diinput. Project Leader melakukan monitoring dan evaluasi setiap satu minggu sekali untuk mengetahui progres pembuatan SIPERMINT oleh tim teknis.

g. Santioning/Review Aplikasi SIPERMINT

Pada tahap ini sesuai target rencana pembuatan SIPERMINT yaitu tanggal 27 Oktober 2020 bertempat di ruang rapat 2 lantai 2 sayap barat gedung LPMPP dilaksanakan kegiatan sanctioning dan review SIMPERMINT. Hasil dari Santioning/Review Aplikasi SIPERMINT secara garis besar dapat dijabarkan sebagai berikut:

Tampilan grafis pada saat login dibuat lebih menarik lagi.

Tulisan aplikasi kurang huruf T, yang benar SIPERMINT bukan SIPERMIN Fitur atau menu Laporan belum ada.

Tampilan katalog barang dibuat dua bentuk list dan thumnail.

Perhitungan stok barang menjadi berkurang jika sudah disetujui oleh verifikator.

Masih ada tampilan grafis, teks dan tombol bawaan dari templete yang tidak perlu sebaiknya di hapus saja.

h. Uji Coba Aplikasi

Tahap uji coba aplikasi dilakukan untuk mengetahui apakah aplikasi SIPERMINT yang dibuat dapat diakses dan berjalan sesuai dengan fungsinya. Tahap uji coba terlaksana pada tanggal 7 November 2020 bertempat di ruang rapat 2 lantai 2 sayap barat Gedung LPMPP, yang dihadiri oleh 18 peserta terdiri dari 6 orang tim efektif, Kalem dan Seklem, Kepala dan Sekretaris UPT TIK, 6 orang admin pusat-pusat. Hasil ujicoba secara garis besar dapat dijabarkan sebagai berikut:

Alamat webnya: www.sipermin.uny.ac.id dirubah www.sipermint.lpmpp.uny.ac.id Aplikasi dapat berjalan sesuai dengan fungsinya.

Pada tampilan dashboard masih ada bug tampilan yang tidak diperlukan.

Menu Laporan belum sempurna.

(27)

i. Simulasi Aplikasi SIPERMINT

Dari hasil masukan saat uji coba aplikasi maka tim teknis segera melakukan revisi dan penyempurnaan-penyempurnaan. Tahap berikutnya adalah melakukan simulasi SIPERMINT sesuai dengan admin user: Pengguna, Verifikator, Petugas/Pengelola dan Admin. Tujuan dari simulasi ini adalah untuk mengetahui apakah aplikasi SIPERMINT ini sudah sesuai dengan fungsinya dan dapat dijalankan sesuai dengan kedudukan usernya. Dalam system ini tingkatan User dibagi dalam 3 kategori, yaitu user/pengguna, Verifikator, dan Petugas. User/Pengguna adalah semua pengguna stakeholder internal yang telah diapprove emailnya oleh Admin, Verifikator adalah orang yang berhak melakukan verifikasi terhadap permintaan barang yang diminta user, dan Petugas adalah orang yang akan menginput barang persediaan dan melakukan pengiriman barang permintaan sampai ke peminta.

Simulasi SIPERMINT terlaksana pada tanggal 13 November 2020 pukul 13.00 WIB bertempat di Laboratorium Komputer LPMPP lantai 3 sayap barat, dihadiri oleh 18 peserta yang terdiri dari 6 orang tim efektif, Kalem dan Seklem, Kepala dan Sekretaris UPT TIK, 6 orang admin pusat-pusat. Secara garis besar hasil kegiatan simulasi adalah sebagai berikut:

Di tingkat Pengguna aplikasi dapat berjalan dengan baik menu, fitur dan tampilan sesuai dengan fungsinya. Pengguna dapat melihat informasi katalog barang persediaan dan melakukan pemesanan/permintaan barang, selain itu juga bias melakukan pemesanan DAN permintaan barang baru yang tidak ada di stok persediaan.

Di tingkat Verifikator aplikasi dapat berjalan baik hanya saja ada beberapa tombol yang belum jelas dan masih satu satu melakukan ceklistnya sehingga perlu ditambah 1 tombol ceklist bisa untuk semua.

Di tingkat Petugas/Pengelola dapat berjalan dengan baik hanya form bukti serah terima barang belum ada. Kemudian notifikasi petugas ke peminta barang perlu dirubah bukan diterima tapi dikirim atau belum dikirim.

j. Penyempurnaan Aplikasi SIPERMINT

Berdasarkan hasil simulasi dan masukan dari stakeholder maka tim teknis melakukan revisi dan penyempurnaan-penyempurnaan aplikasi SIPERMINT.

k. Sosialisasi Implementasi SIPERMINT

Pada hari Senin, tanggal 16 Oktober 2020 dapat dilaksanakan sosialisasi

(28)

Laporan Aksi Perubahan 28 implementasi aplikasi SIPERMINT bersamaan dengan kegiatan Focus Group Discussion (FGD) Evaluasi dan Pengembangan LPMPP Tahun 2020/2021. Acara FGD ini dilaksanakan di T he Alana Jogja Hotel, Jl. Palagan Tentara Pelajar KM.7, Mudal, Sariharjo, Kec. Ngaglik, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55581, pukul 09.00 wib s/d selesai, yang bertujuan untuk mengevaluasi capaian kinerja LPMPP tahun 2020 dan merancang kegiatan pengembangan LPMPP tahun 2021 sekaligus mensosialisasikan dan menginformasikan tujuan dan fungsi SIPERMINT kepada seluruh stakeholder internal LPMPP. FGD dihadiri oleh 33 peserta yang terdiri dari unsur- unsur: Ketua dan Sekretaris Lembaga, Kapus dan Sekpus Pusat-Pusat, Admin Pusat, Kabag dan Kasubag, Staf LPMPP.

2. Manfaat Aksi Perubahan

Manfaat dari aksi perubahan pembuatan aplikasi SIPERMINT adalah sebagai berikut:

a. Bagi Stakeholders internal

1) Ketua dan Sekretaris Lembaga, Kepada dan Sekretaris Pusat-Pusat, Admin Pusat- Pusat, dan Staf di lingkungan LPMPP adalah adanya aplikasi system informasi persediaan dan permintaan barang berbasis Web. Dapat mengetahui informasi ketersediaan barang persediaan dan dapat meminta barang tersebut untuk mendukung proker, serta dapat melakukan pemesanan barang baru jika barang tersebut tidak ada dipersediaan dengan cara yang mudah dan cepat.

2) Pengelola/Operator Persediaan. Adanya sistem informasi berbasis Web ini dapat membantu pengelola dalam mengelola persediaan barang, dapat menyajikan informasi persediaan secara cepat dan akurat kepada stakeholders.

3) Petugas Pengadaan Barang, adanya system informasi ini dapat membantu mengidentifikasi barang-barang yang dibutuhkan untuk proses pengadaan.

b. Bagi stakeholders eksternal

1) UPT TIK, manfaat SIPERMINT bagi UPT TIK adalah dapat membuat aplikasi sesuai dengan kebutuhan stakeholders.

2) Unit Kerja Lain/Fakultas sebagai bahan referensi pengelolaan persediaan dengan pengembangan system informasi persediaan dan permintaan barang.

Capaian aksi perubahan dan manfaat jangka pendek dapat dilihat dalam tabel 5 berikut ini:

(29)

No. Capaian Aksi Perubahan Manfaat Aksi Perubahan 1. Terlaksananya koordinasi dengan baik dan

efektif

1. Terbangunnya sistem pengelolaan persediaan barang yang terstruktur, berkelanjutan, mudah diakses dan berbasis sistem informasi yaitu aplikasi sistem persediaan dan permintaan barang SIPERMINT 2. Meningkatkan kepuasan

stakeholders karena stakeholders dapat pelayanan secara mudah dan cepat.

3. Meningkatkan kualitas pelayanan di LPMPP dalam permintaan persediaan barang.

4. Penyajian informasi persediaan barang secara reel time.

5. Permintaan persediaan barang mudah dan cepat.

6. Meminimalisir terjadinya selisih data

2. Adanya dukungan dari pimpinan dan stakeholder internal

3. Terbentuknya tim efektif

4. Rapat koordinasi dengan stakeholders internal dan eksternal terkait kegiatan implementasi aksi perubahan

5. Terbangunnya Aplikasi SIPERMINT 6. Review Aplikasi SIPERMINT 7. Ujicoba Aplikasi SIPERMINT

8. Simulasi Aplikasi SIPERMINT dengan User 9. Penyempurnaan Aplikasi

10. Sosialisasi Implementasi SIPERMINT

Tabel 5. Capaian aksi perubahan dan manfaat pada jangka pendek

Dari tabel 5 dapat dijelaskan bahwa untuk target kegiatan aksi perubahan pada jangka pendek telah tercapai semua, yaitu terbentuknya aplikasi SIPERMINT.

SIPERMINT ini sangat mudah dioperasikan sehingga kepuasan stakeholders baik internal maupun eksternal akan meningkat.

(30)

Laporan Aksi Perubahan 30 C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

Secara garis besar tujuan dari aksi perubahan ini adalah untuk meningkatkan kualitas pengelolaan dan pelayanan persediaan barang. Tujuan dari aksi perubahan Pembuatan SIPERMINT meliputi tujuan jangka pendek, tujuan jangka menengah dan tujuan jangka panjang. Oleh karena itu perencanaan kegiatan yang sistematis dan jadwal terperinci menjadi kunci keberhasilan dari aksi perubahan ini. Tujuan jangka pendek dari aksi perubahan ini sudah tercapai yaitu terwujudnya pembuatan aplikasi SIPERMINT.

Gambar 2. Keberlanjutan Aksi Perubahan

Untuk menjamin keberlangsungan aksi perubahan, maka berikut ini akan disajikan data untuk target, output dan rencana waktu pelaksaaan di jangka menengah dari aksi perubahan ini.

No. Target Kegiatan Jangka Menengah Output Rencana waktu pelaksanaan 1. Bimbingan teknis penggunaan

aplikasi

Pemahaman user dalam penggunaan aplikasi

13 Desember 2020

2. Launching Aplikasi SK Ketua Lembaga 31 Desember 2020

3. Penerapan aplikasi di LPMPP Digunakannya Aplikasi di LPMPP

1 Januari 2021

Tabel 6. Target kinerja jangka menengah, output dan rencana waktu pelaksanaan Dari tabel 6 dapat dijelaskan bahwa target pelaksanaan aksi perubahan jangka menengah akan dimulai pada tanggal 13 Desember 2020. Tabel di atas menyajikan target kegiatan yang dilaksanakan, output dan rencana pelaksanaan; tanggal 13 Desember 2020 untuk bimtek penggunaan aplikasi, tanggal 31 Desember 2020 untuk launching aplikasi dan tanggal 1 Januari 2020 resmi diimplementasikan.

TERWUJUDNYA SIPERMINT JANGKA

PENDEK

BIMTEK LAUNCHING IMPLEMENTASI

LPMPP JANGKA

MENENGAH

PENGEMBANGAN IMPLEMENTASI

UNY JANGKA PANJANG

(31)

Sedangkan untuk target jangka panjangnya adalah pengembangan aplikasi SIPERMINT dan Implementasi aplikasi SIPERMINT ditingkat Universitas.

No. Target Kegiatan Jangka Panjang Output Rencana waktu pelaksanaan 1. Pengembangan fitur SIPERMINT Fitur SIPERMINT semakin

komplit dan sempurna

Januari 2022

2. Implementasi aplikasi SIPERMINT ditingkat universitas

Terimplementasikannya SIPERMINT di tingkat Universitas

Januari 2023

Tabel 7. Target kinerja jangka panjang, output dan rencana waktu pelaksanaan Tabel 7. menjelaskan tentang target jangka Panjang kegiatan yang dilaksanakan, output dan rencana pelaksanaan tujuan aksi perubahan pada jangka panjang. Kegiatan direncanakan akan dilakukan pada bulan Januari 2022.

D. P E N U T U P

Berdasarkan hasil pelaksanaan aksi perubahan, maka dapat disimpulkan bahwa:

1. Dengan adanya Aplikasi Sistem Informasi Persediaan dan Permintaan Barang di Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan maka akan terbangun Sistem Informasi Persediaan dan Permintaan Barang berbasis Web.

2. Fungsi SIPERMINT adalah memberikan informasi ketersediaan barang persediaan di Gudang dan bisa melakukan permintaan barang sesuai dengan kebutuhan secara on line, mampu menyajikan data laporan persediaan yang cepat dan akurat, serta dapat melakukan pemesanan barang baru untuk bahan usulan pengadaan barang.

3. Dengan adanya SIPERMINT maka pengguna barang tidak perlu repot mengambil barang secara langsung ke gudang tapi cukup meminta/memesan barang dan barang akan diantarkan oleh petugas Gudang.

Adapun lessons learned yang dapat dipetik dan dipelajari selama proses pembelajaran pada PKP Angkatan I dan pelaksanaan aksi perubahan adalah:

1. Pentingnya penentuan milestone aksi perubahan sebagai alat kendali pelaksanaan aksi perubahan;

2. Komunikasi dan koordinasi baik internal maupun eksternal perlu dibangun sehingga kendala internal dan eksternal dapat diatasi; dan

3. Dalam mendukung keberhasilan aksi perubahan, maka pendekatan stakeholders menjadi sesuatu hal yang sangat penting dan krusial. Pendekatan-pendekatan yang tepat

(32)

Laporan Aksi Perubahan 32 diperlu direncanakan dengan baik agar akhirnya seluruh stakeholders dapat menjadi promotor aksi perubahan.

Rekomendasi/Saran

1. Melaksanakan rapat koordinasi dengan stakeholder terkait, sehingga aplikasi ini dapat dikembangkan dalam rangka pengelolaan persediaan yang cepat dan akurat;

2. Melakukan capacity building serta pelatihan guna meningkatkan pengetahuan SDM;

3. Melakukan Pemeliharaan rutin jaringan dari sistem aplikasi dan Update anti virus harus dilakukan.

Daftar Rujukan

Barrett, Richard , 2011, The New Leadership Paradigm.

Etika Dan Integritas Kepemimpinan Pancasila, 2020, Materi Diklat PKP Angkatan Pertama. Depok: Pusdiklat Kemdikbud.

Drs. Suprapto,M.M. 2020. Kepemimpinan dalam Pelaksanaan Pekerjaan: Materi Diklat PKP Angkatan Pertama. Depok: Pusdiklat Kemdikbud.

Dr. Antoni Ludfi Arifin, S.E., M.M. 2020. Membentuk Tim Efektif: Materi Diklat PKP Angkatan Pertama. Depok: Pusdiklat Kemdikbud.

Pengertian Integritas, 2019, kanal pengetahuan

Peraturan Rektor Universitas Negeri Yogyakarta SK Rektor UNY Nomor 20 Tahun 2019)

Renstra Universitas Negeri Yogyakarta Tahun 2019 - 2024

(33)

LAMPIRAN

UNDANGAN

Persuratan.pdf

Need Assesment SIPERMINT Review SIPERMIN Ujicoba SiPERMIN Simulasi SIPERMIN Sosialisialisasi

DAFTAR HADIR

Daftar Hadir

Kegiatan SIPERMINT.pdf

daftar hadir

Sosialisasi Sipermint.pdf

Need Assesment SIPERMINT Review SIPERMIN Ujicoba SiPERMIN Simulasi SIPERMIN Sosialisialisasi

Undangan

Review.pdf

(34)

Laporan Aksi Perubahan 34 Foto Kegiatan

Fitur, Menu Tampilan SIPERMIN

link

www.sipermint.lpmpp.uny.ac.id

Surat Permohonan Penerbitan SK Rektor

Surat permohonan SK Rektor.pdf

Proposal Kegiatan

Proposal SIPERMINT.pdf

SK Rektor

SK Sipermint.pdf

Pernyataan Dukungan

Pernyataan Dukungan.pdf

Pernyataan Komitmen

Pernyataan

Komitmen Tim efektif.pdf

(35)

A. Aplikasi SIPERMINT

Alamat yang digunakan untuk mengoperasikan aplikasi ini dapat diakses oleh user di browser melalui www.sipermint.lpmpp.uny.ac.id. dimana akan tampil halaman muka untuk login dari aplikasi SIPERMINT. Login dengan SSO (Single Sign On UNY).

Gambar 1. Tampilan awal login dari aplikasi SIPERMINT.

B. Tampilan Fitur-Fitur SIPERMINT

Dalam aplikasi SIPERMINT ini terdapat beberapa akses user (Pengguna) yang berinteraksi sesuai uraian tugas pengelolaan barang persediaan, diantaranya :

1. User Pengguna

Berikut adalah penjelasan mengenai uraian tugas dari aktor user request : Penjelasan Aktor

a. Mengkoordinir permintaan barang persediaan berupa Alat Tulis Kantor (ATK), obat- obatan, bahan kimia/pembersih serta persediaan pemeliharaan peralatan mesin dan/atau gedung bangunan di lingkup organisasinya;

b. Melakukan permintaan barang persediaan melalui aplikasi SIPERMINTonline;

c. Menerima barang persediaan yang diminta serta menandatangani bon permintaan dan penyerahan barang;

(36)

Laporan Aksi Perubahan 36 d. Melakukan persetujuan apabila transaksi sudah selesai agar dapat melakukan

transaksi permintaan kembali.

e. Mengumpulkan dan menyerahkan kuitansi pembelian barang persediaan ke petugas aplikasi persediaan dekstop, apabila ada persediaan yang dibeli dari mata anggaran selain MAK 5218/ 523112/ 523123 untuk diinput sebagai persediaan.

Gambar 2. Tampilan dashboard (halaman utama) user Pengguna

Pada user Pengguna terdapat 4 fitur menu utama: Katalog, Keranjang, Permintaan Barang, dan Permintaan Baru.

2. Verifikator Persediaan

Setelah user Pengguna mengirim data permintaan barang maka peran selanjutnya dilakukan oleh verifikator yang memiliki wewenang menyetujui permintaan item barang, berikut uraian tugas dari user Verifikator persediaan:

(37)

a) Melakukan verifikasi terhadap usulan/permintaan barang persediaan dari user Pengguna.

Verifikasi dilakukan dengan mempertimbangkan stok barang yang ada, kebutuhan user dan perhitungan saldo persediaan;

b) Memberikan persetujuan setelah dilakukan verifikasi;

c) Mengatur saldo persediaan yang disesuaikan dengan Standar Biaya Masukan (SBM) per orang (PNS), khususnya untuk ATK.

Gambar 3. Tampilan dashboard (halaman utama) user Verifikator

Pada user Pengguna terdapat 2 fitur menu utama: Verifikasi Data Barang dan Verifikasi Data Baru.

3. Petugas Persediaan

Setelah data permintaan barang disetujui oleh verifikator, peran selanjutnya adalah petugas gudang yang menyiapkan item pesanan barang sampai diakhiri serah terima barang oleh pemesan. Berikut beberapa uraian tugasnya :

a. Menyiapkan barang persediaan setelah mendapat persetujuan dari verifikator;

b. Mencetak bon permintaan dan penyerahan barang dari aplikasi SIPERMINT dan ditandatangani bersama dengan user Pengguna apabila sudah ada serah terima barang persediaan;

c. Mengarsipkan;

(38)

Laporan Aksi Perubahan 38 d. Melakukan opname fisik gudang baik gudang utama maupun gudang pengguna

setiap tanggal 30 Juni dan 31 Desember guna penyusunan laporan BMN ; e. Melakukan opname fisik gudang selain tanggal pada poin d apabila diperlukan

penyamaan antara stok dan pencatatan;

f. Membuat Berita Acara Opname Fisik;

g. Bertanggung jawab terhadap gudang utama persediaan berikut isinya.

Gambar 4. Tampilan dashboard (halaman utama) user Petugas Persediaan Pada user Pengguna terdapat 7 menu utama: Permintaan Barang, Permintaan Baru, Barang, Pengguna, Aktivitas, Rekap Barang, dan Rekap Barang Baru.

(39)

Laporan Aksi Perubahan 39 DOKUMENTASI FOTO

Sosialisasi implementasi SIPERMINT, The Alana Hotel, 16 November 2020

(40)

(41)

(42)