PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN PERSEDIAAN BARANG PAKAI HABIS PADA BALAI PSDA CISADEA-CIBARENO

(1)

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN PERSEDIAAN BARANG PAKAI

HABIS PADA BALAI PSDA CISADEA-CIBARENO

Desy Syafliwanti

STMIK Nusa Mandiri Jakarta Jl. Damai No.8, Warung Jati Barat

(Margasatwa), Jakarta Selatan Desy.sya@gmail.com

Teti Oktaviani

STMIK Nusa Mandiri Jakarta Jl. Damai No.8, Warung Jati Barat

(Margasatwa), Jakarta Selatan teti.okta@gmail.com

ABSTRAK — Sistem informasi Pengelolaan Persediaan Barang Pakai Habis merupakan suatu sistem yang tujuannya adalah menyediakan suatu program pengelolaan data barang pakai habis yaitu dengan adanya system basis data yang dapat menampung semua data barang serta

fasilitas pencarian data barang sehingga dapat

mempermudah dalam pengelolaan data persediaan barang pakai habis. Dalam mengimplementasikan perangkat

lunak/software tersebut menggunakan toolsyaitu bahasa

Visual basic 6.0 yang dapatberjalan di atassistemoperasi Microsoft Windows.Maka dari itu dengan sistem yang terkomputerisasi lebih baik dari sistem yang manual agar berjalan lebih efektif dan efisien serta sistem pengelolaan barang pakai habis pada Balai PSDA Cisadea-Cibarenolebih baik dan kondusif dibandingkan dengan sistem yang terdahulu.

Kata Kunci: Perancangan, Sistem Informasi, Persediaan Barang

ABSTRACT - Information Systems Inventory Supplies Management is a system that aims to provide a program of consumables data management consumables that is with a database system that can accommodate all data items and data search facility so that goods can ease in the management of inventory data consumables . In implementing the software / software using tools that are Visual Basic 6.0 language that can run in atistemistem Microsoft Windows. So from that with a computerized system better than the manual system to run more effectively and efficiently and the system of consumable consumables management at the Center of Censadea PSDA -Chal is better and conducive than the previous system.

Keywords: Design, Information System, Inventory

PENDAHULUAN

Sistem komputerisasi saat ini banyak di gunakan diberbagai instansi untuk mendukung proses pengolahan data sehingga dapat memberikan informasi yang cepat dan

akurat. Pemanfaatan teknologi komputer dalam

pengolahan data dapat meningkatkan efisiensi dan

efektivitas dari suatu instansi. Penataan informasi yang dilakukan secara teratur, jelas, cepat dan tepat disajikan

dalam sebuah laporan tentunya akan sangat mendukung terhadap kelancaran kegiatan operasional instansi. Oleh karena itu sistem komputerisasi sangat diperlukan untuk mendukung jalan operasional kerja di sebuah instansi.

Balai PSDA Wilayah Sungai Cisadea–Cibareno

merupakan unit kerja dari Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Provinsi Jawa Barat dengan wilayah kerja mulai dari sungai Cisadea yang terletak didaerah Cianjur hingga sungai Cibareno yang berbatasan dengan Provinsi Banten. Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya sangatlah dipengaruhi oleh berbagai aspek yang ada pada balai. Diantaranya yaitu barang-barang yang digunakan untuk menjalankan Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI) balai. Barang habis pakai adalah barang yang paling sering bertambah dan berkurang sehingga membuat petugas penyimpan barang harus lebih teliti mencatat jumlah barang yang masuk dan barang yang keluar, dikarenakan proses pengolahan data barang pada Balai PSDA Wilayah Sungai Cisadea–Cibareno masih menggunakan cara manual yaitu dengan mencatat jumlah barang yang masuk dan jumlah barang yang keluar dengan menghitung sisa barang yang ada secara manual pula.

Hal tersebut memungkinkan terjadinya kesalahan pada saat penghitungan saldo barang. Oleh karena itu

diperlukan sebuah sistem komputer yang dapat

mendukung proses pengelolan data barang pakai habis pada Balai PSDA Wilayah Sungai Cisadea–Cibareno.

BAHAN DAN METODE

A. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan ini adalah dengan cara:

a. Interview

Interview yaitu suatu cara untuk memperoleh

informasi dengan melakukan wawancara secara

langsung kepada karyawan Balai PSDA Wilayah Sungai Cisadea–Cibareno yaitu penyimpan barang.

b. Observasi

(2)

yang telah dibuat tadi. Tujuan testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut dan kemudian bisa diperbaiki.

Studi pustaka yaitu suatu cara pengumpulan data dengan mengkaji bahan-bahan pustaka, baik dalam

bentuk buku maupun sumber-sumber lain yang

berhubungan dengan masalah yang sedangditeliti.

B. Model Pengembangan Sistem

Model pengembangan sistem yang digunakan oleh

penulis yaitu SDLC model air terjun (Water Fall). Menurut

Sukamto dan Shalahuddin (2013:28), menyatakan bahwa “Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai

analisis, desain, pengodean, pengujian dan tahap

pendukung (support)”.

Pada penelitian ini penulis menggunakan model waterfall dalam mengembangkan sistem. Menurut

Permana dkk (2012:2) “Metode Waterfall adalah sebuah

metode pengembangan softwareyang bersifat sekuensial

dan terdiri dari 5 (lima) tahap yang saling terkait dan mempengaruhi .

a. Analisa Kebutuhan

Langkah ini merupakan analisa terhadap kebutuhan sistem. Pengumpulan data dalam tahap ini bisa dilakukan melalui sebuah penelitian, wawancara atau study literature. Seorang sistem analis akan mengambil

informasi sebanyak-banyaknya dari user sehingga

akan tercipta sebuah sistem komputer yang bisa melakukan tugas-tugas yang diinginkan oleh user

tersebut. Tahap ini akan menghasilkan dokumenuser

requirement atau bisa dikatakan sebagai data yang

berhubungan dengan keinginan data user dalam

pembuatan sistem. Dokumen inilah yang akan menjadi acuan sistem analis untuk menterjemahkan kedalam bahasa pemrograman.

b. DesignSistem

Proses desain akan menterjemahkan syarat kebutuhan sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat

diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini

berfokus pada: Struktur data, arsitektur perangkat

lunak, representasi interface, dan detail algoritma

procedural. Tahap ini akan menghasilkan dokumen

yang disebut software requirement. Dokumen inilah

yang akan digunakan programmer untuk melakukan aktifitas pembuatan sistemnya.

c. CodingdanTesting

Codingmerupakan penerjemahandesigndalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Dilakukan oleh programmer yang akan melakukan transaksi yang

diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan

tahapan secara nyata dalam pengerjaan suatu sistem.

Dalam artian penggunaan computer akan

dimaksimalkan dalam tahap ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem

pengkodean maka sistem yang sudah jadi akan digunakan oleh user.

e. Pemeliharaan

Perangkat lunak yang sudah disampaikan kepada

pelanggan pasti akan mengalami perubahan.

Perubahan tersebut bisa karna mengalami kesalahan karna perangkat lunak harus menyesuaikan dengan

lingkungan (peripheralatau sistem operasi) baru, atau

karena pelanggan membutuhkan perkembangan

fungsional.

HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Analisis Kebutuhan Sistem A. Tahapan Analisis

Sistem informasi pengelolaan persediaan barang pakai habis pada Balai PSDA Cisadea-Cibareno dirancang agar pengolahan data barang pakai habis yang ada pada Balai PSDA Cisadea-Cibareno dapat dilakukan secara terkomputerisasi sehingga memudahkan dalam melakukan pengolahan data baik barang masuk maupun barang keluar dan pembuatan laporan stok barang. Berikut ini adalah

spesifikasi kebutuhan (system requirement) dari sistem

informasi pengelolaan persediaan barang. Halaman User:

A1. User(Bagian Penyimpan Barang) harus login terlebih

dahulu untuk dapat mengakses sistem aplikasi pengelolaan persediaan barang.

A2.Userdapat mengelola data barang

A3.Userdapat mengelola data supplier

A4.Userdapat mengelola data barang masuk

A5.Userdapat mengelola data barang keluar

A6.Userdapat mengelola laporan barang

B. Use Case Diagram

Diagram use casemenunjukan interaksi antarause case actor, dan aktifitas. Diagram ini menggambarkan model lengkap tentang apa yang dilakukan, siapa yang berperan di dalamnya dan siapa orang yang berperan di luarnya. Hal ini menggambarkan ruang lingkup aktifitas, sehingga dapat dilihat bagaimana aktifitasnya.

(3)

2. Use Case diagram mengelola data Supplier

Sumber: Hasil penelitian (2013

)

Gambar 2 Use Case Diagram Mengelola Data Supplier

3. Use Case DiagramData Barang Masuk

)

Gambar 3Use CaseDiagram Data Barang Masuk

C. Activity Diagram

1. Activity DiagramData Barang

)

Gambar 4 Activity DiagramData Barang

2. Activity DiagramData Supplier

)

Gambar 5 Activity DiagramData Supplier

3. Activity DiagramData Barang Masuk

)

Gambar 6 ActivityDiagram Data Barang Masuk

2. Desain

Pada tahapan ini akan menjelaskan mengenai desain

database, software architecture dan desain interface dari

sistem yang dibuat.

A. Database

Database berfungsi untuk menggambarkan hubungan antar tabel yang dibuat beserta relasi antar tabel. Berikut gambaran database pada sistem yang dibuat :

1. ERD (Entity Relationship Diagram)

(4)

)

Gambar 7ERD(Entity Relationship Diagram)

2. Spesifikasi File

Pembahasan mengenai struktur dari database

berupa field-field, ukuran (width) field. Berikut ini contoh

dari spesifikasi file yang digunakan a. Spesifikasi Tabel User

Nama Database : monitoring

Nama File : Tabel user

Akronim : user

Tipe File : File Master

Akses File : Random

Panjang Record : 58 karakter

Kunci Field : id_user

Tabel 1 Spesifikasi File Tabel User

)

Gambar 9Component Diagram

2. Deployment Diagram

Deployment diagrammenggambarkan detail bagaimana

komponen di-deploy dalam infrastruktur sistem, dimana

komponen akan terletak pada mesin, server, dan piranti keras lainnya.

)

Gambar 10Deployment Diagram

a. Client Browser:Softwareyang berfungsi menampilkan dan melakukan interaksi dengan dokumen-dokumen

yang disediakan oleh server web. Contoh : Mozilla

Firefox, Internet Explorer, Opera.

N Elemen Nama Tipe Size Keteran b. Web Server : Sebuah software yang memberikan o Data Field gan layanan data yang berfungsi menerima permintaan 1. Identitas id_user Varch 10 Primary HTTP atau HTTPS dariclientdikenal dengan browser

User ar key

2. Nama User nm_user Varch 30

ar

3. Password password Varch 15

ar

4. Status status Varch 5

ar

B. Software Architecture

1. Component Diagram

Component diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar komponen piranti lunak, termasuk ketergantungan (dependency) diantaranya.

dan mengirimkan kembali hasilnya dalam bentuk halaman. Contoh : Apache.

c. Database Server : Program Komputer yang menyediakan layanan data lainnya ke computer atau program computer. Contoh : MySQL.

C. User Interface

Sebuah website yang dinamis biasanya memiliki

dua jenis tampilan website yaitu halaman frontend dan

halaman backend. Halaman frontend itu adalah halaman

utama website yang dapat diakses oleh banyak pengujung,

sedangkan halaman backend adalah sebagai halaman

kontrol yang mengatur content dari halaman utama yang dapat diakses oleh admin website.

Berikut tampilan program dari sistem usulan :

(5)

)

Gambar 11 Tampilan Halaman Login

2. Halaman Beranda Bendahara

)

Gambar 12 Form Menu Utama

3. Halaman Data User

)

Gambar 13 Tampilan Halaman Data User

3. Code Generation

Berikut ini merupakan contoh penerapan code generation untuk Form Transaksi Realisasi Anggaran

<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD XHTML 1.0 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/xhtml1/DTD/xhtml1-transitional.dtd">

href="../jquery_easyui/themes/default/easyui.css"> <link rel="stylesheet" type="text/css"

href="../jquery_easyui/themes/icon.css"> <link rel="stylesheet" type="text/css" href="../jquery_easyui/themes/style.css">

src="../jquery_easyui/jquery.min.js"></script> <script type="text/javascript"

src="../jquery_easyui/jquery.easyui.min.js"></script> <script type="text/javascript"

src="../jquery_easyui/jquery.form.js"></script>

<body>

</tr> <tr>

<td>Kegiatan</td>

<td>Penerima</td>

</tr> <tr>

<td>Output</td>

<td>Tanggal Bukti</td>

</tr> <tr>

<td>Sub Output</td>

<td>Nomor Bukti</td>

</tr> <tr>

<td height="24">Uraian</td>

<td><input type="text" name="textfield2" id="textfield2" /></td> <td>Jumlah (Rp.)</td>

</tr> <tr>

(6)

1. User Name Kode Sistem akan Sesua Valid dan User: menolak akses i

Password (kosong Userdan Hara tidak diisi ) menampilkan pan kemudian Passwor “user dan

klik tombol d: password tidak

2. Mengetikan Kode Sistem akan Sesua Valid User Name User: menolak akses i

dan xxxx userdan Hara

Password Passwor menampilkan pan tidak diisi d: “user dan

atau (kosong password tidak kosong ) sesuai” kemudian

3. User Name Kode Sistem akan Sesua Valid tidak diisi User: menolak akses i

(kosong) xxx(kos userdan Hara dan ong) menampilkan“ pan password Passwor user dan

diisi d: password tidak kemudian 123456 sesuai” di klik

4. Mengetik Kode Sistem akan Sesua Valid salah satu User: menolak akses i

kondisi xxx user dan Hara salah pada (benar) menampilkan“ pan User Name Passwor user dan

atau d: password tidak Password 123465 sesuai” kemudian (salah)

klik tombol login <td width="50" align="right"><input type="submit"

name="proses_request2" id="proses_request2" value="Submit" /></td> <td width="287"><input type="reset" name="button2" id="button2" value="Cancel" /></td>

<table id="dg" title="DATA MASUK" class="easyui-datagrid" style="height:220px"

<a href="#" class="easyui-linkbutton" iconCls="icon-cancel" onclick="javascript:$('#dlg').dialog('close')">Cancel</a>

</div> <br /> <div id="proses">

</form>

<th field="id_barang" width="20">AKUN</th> <th field="nm_barang" width="50">PENERIMA</th>

<th field="id_jenis"

4. Testing

Testing yang dilakukan adalah blackbox testing. Berikut ini adalah contoh hasil pengujian terhadap form login

width="30">SUB OUTPUT</th>

width="80">URAIAN</th>

<th field="nm_jenis"

Pengujian Terhadap Form Login

<th field="jml" width="35">TANGGAL BUKTI</th> _{Tabel 2 Hasil Pengujian}_{Black Box Testing}_Halaman_Login width="35">NOMOR BUKTI</th>

<th field="hrg" _No _Skenario Pengujian

<th field="sub_total" width="40">JUMLAH</th>

</tr> ujian

</table>

</thead>

<a href="#" class="easyui-linkbutton" iconCls="icon- _login _(kosong _sesuai_” remove" plain="true" onclick="removeData()">Hapus Data</a> ₎

</div>

<div id="dlg" class="easyui-dialog"

style="width:400px;height:280px;padding:10px 20px"

closed="true" buttons="#dlg-buttons"> <div class="ftitle">Edit Jumlah Masuk</div> <form id="fm" method="post" novalidate>

<label>Akun:</label> _{klik tombol} <input name="id_barang" _login disabled="disabled" class="easyui-validatebox" >

</div> <div class="fitem">

<label>Penerima:</label> <input name="nm_barang" disabled="disabled" class="easyui-validatebox" >

<label>Tanggal Bukti:</label> _tombol <input name="nm_jenis" _login disabled="disabled" class="easyui-validatebox">

<label>Nomor Bukti:</label> <input name="hrg" class="easyui-numberbox" readonly="readonly" required="true" >

numberbox" required="true" >

<label>Jumlah:</label>

(7)

class="easyui-5. Mengetik

Valid Perangkat keras yang dimaksud disini adalah seperangkat alat atau elemen elektronik yang dapat

membantu system yang diusulkan sehingga program

yang diusulkan oleh penulis dapat bekerja dengan baik. Perangkat keras yang dibutuhkan dibagi atas dua bagian,

yaitu perangkat keras untuk web server dan perangkat

kerasclient.

2. SpesifikasiSoftware

)

5. Support

A. Publikasi Web

Yang paling utama dilakukan sebelum

mempublikasi web yaitu adalah mencari layanan hosting yang bagus yang bisa mensupport 24 jam, kemudian pesan paket hosting yang tersedia beserta domainnya. Domain dan hosting mempunyai pengertian masing-masing antara lain :

a. Nama Domain

Nama domain (domain name) adalah nama unik yang diberikan untuk mengidentifikasi nama server komputer seperti web server atau email server di jaringan komputer ataupun internet.Nama domain berfungsi untuk mempermudah pengguna di internet pada saat melakukan

akses ke server, selain juga dipakai untuk mengingat

nama server yang dikunjungi tanpa harus mengenal

deretan angka yang rumit yang dikenal sebagai IP

address. Nama domain ini juga dikenal sebagai sebuah

kesatuan dari sebuah situs web seperti contohnya

"www.rumahhosting.com". Nama domain kadang-kadang

disebut pula dengan istilah URL, atau alamat website.

Untuk itu nama domain sebaiknya berbentuk IP atau bias didaftarkan dengan nama domain yang sesuai dengan kebutuhan.

b. Spesifikasi Hosting dan Analisa Biaya

Hosting adalah jasa layanan internet yang

menyediakan server-server untuk disewakan sehingga memungkinkan organisasi atau individu menempatkan informasi di internet. Kapasitas hosting yang ditawarkan

penyedia jasa hosting pun cukup beragam. Melihat

kebutuhan storage database pada web ini tidak terlalu besar, maka kemungkinan kapasitas hosting dari web ini adalah sebesar 200 MB. Strorage sebesar itu akan sangat cukup untuk menangani database yang ada. Untuk analisa biaya perusahaan harus membayar nama domain dan biaya hosting.

B. SpesifikasiHardwaredanSoftware

Untuk memperoleh kemampuan yang optimal

dalam pengolahan data diperlukan aspek dasar yaitu hardware, software,maupunbrainware. Ketiga pendukung tersebut saling berkaitan satu dengan yang lainnya sehingga tidak dapat dipisahkan, karena suatu sistem komputerisasi tidak akan berjalan tanpa salah satu dari ketiga bagian tersebut.

1. SpesifikasiHardware

Perangkat lunak atau software adalah

serangkaian unsur-unsur yang terdiri dari beberapa perangkat lunak Program komputer yang digunakan

untuk membantu proses kerjauser. Pemakaian komputer

tidak terlepas dari penggunaan software sebagai sarana

pendukung program yang sedang dibuat.

Selain komponen sistem perangkat keras dan perangkat lunak yang telah disebutkan sebelumnya ada komponen tambahan yang dibutuhkan untuk mendukung pembuatan website ini yang berbasis web menggunakan PHP dan MySQL. Perangkat lunak lainnya tersebut diantara lain :

a. Dalam penulisan scripts PHP penulis menggunakan

Notepad ++.

b. CSS berfungsi sebagai pengatur template.

c. Photo Editor, berfungsi untuk membuat ataupun

mengubah gambar. Dalam hal ini penulis

menggunakan Adobe Photoshop CS4

KESIMPULAN

Sistem informasi pengelolaan monitoring realisasi

anggaran pada Satuan Kerja Pusat Komunikasi Publik Sekretariat Jenderal Kementerian Kesehatan RI memiliki sistem yang otomatisasi secara internet jaringan sehingga lebih cepat dan terciptanya efisiensi sehingga sistem ini dapat mempermudah monitoring data realisasi anggaran

dan kegiatan untuk pengambilan keputusan dalam

manajemen. Selain itu, pengolahan data dapat dilakukan secara cepat dan akurat yang dapat dijadikan dokumen penting serta terhindar dari kesalahan pemasukan data sehingga memudahkan dalam hal pembuatan suatu bentuk keluaran yang diperlukan.

UCAPAN TERIMA KASIH

Terima kasih kepada orang tua, kerabat, teman dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu sehingga penelitian ini selesai dilakukan.

REFERENSI

Budi Sutedjo, Dharma Oetomo. (2006). Perencanaan Dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

(8)

Gaol, L, Jimmy. (2008). Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi. Jakarta: PT Grasindo.

Kadir, Abdul. (2008). Tuntunan Praktis Belajar Database Menggunakan MySQL. Yogyakarta: Andi.

Kusrini. (2007). Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Amikom.

Kristanto. Andi (2008). Perancangan Sistem Informasi dan Apilkasinya. Yogyakarta: Gava Media.

Marimin, Tanjung H, dan Prabowo, H. (2006). Sistem

Informasi Manajemen Sumber Daya

Manusia. Bogor: Grasindo.

Nugroho, Adi. (2011). Visual Web Developer untuk Pengembangan Aplikasi Web Dinamis. Yogyakarta: Andi.

Paryudi, Iman dan Janner S. (2010). Basis Data.

Yogyakarta: Andi.

Pressman, Roger S. (2010). Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi. Yogyakarta: Andi.

Pudjo Widodo, Prabowo dan Herlawati. (2011).

Menggunakan UML. Bandung: Informatika.