BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.2 Peranan Internal Audit Dalam Perencanaan Dan
4.2.3 Peranan Internal Audit
Dari wawancara lisan yang penulis lakukan dengan salah satu SPO (Stock Point Officier) pada PT Indomarco Adi Prima, maka penulis memperoleh informasih mengenai peranan internal audit terhadap perencanaan dan pengendalian penjualan pada PT Indomarco Adi Prima.
Biasanya dari perusahaan cabang yang ada di Makassar, mengirim 1 atau 2 auditor ke stock point untuk dilakukannya proses pemeriksaan terhadap kinerja karyawan ataupun terhadap proses penjualan yang dilakukan, apakah proses atau kegiatan penjualan yang dilakukan sesuai dengan yang telah ditetapkan/direncanakan atau tidak. Dari pemeriksaan tersebut, internal audit akan memberikan saran atau masukan untuk dilakukannya perbaikan demi kesuksesan perusahaan. Internal audit dan pihak manajemen juga akan memberikan sanski kepada SPO atau karyawan lain yang melakukan kecurangan atau pelanggaran dalam melakukan kegiatan penjualan, jika pelanggaran yang dilakukan ringan maka sanksi yang akan diberikan berupa surat peringatan, akan tetapi jika pelanggaran yang dilakukan fatal maka akan langsung dipecat/dikeluarkan. Dengan adanya internal audit ini sangat membantu dan memudahkan pihak manajemen perusahaan dalam melakukan perencanaan dan pengendalian penjualan.
Internal audit memiliki tanggung jawab dan wewenang dalam menjalankan tugasnya. Mengenai wewenang dan tanggung jawab audit internal, Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal (2004:15) menyebutkan bahwa :
“Tujuan, wewenang, dan tanggung jawab fungsi audit internal harus dinyatakan secara formal dalam Charter Audit Internal, konsisten dengan Standar Profesi Audit Internal (SPAI), dan mendapat persetujuan dari Pimpinan dan Dewan Pengawas Organisasi”.
Pernyataan tersebut dimaksudkan agar tujuan, wewenang dan tanggung jawab audit internal harus dinyatakan dalam dokumen tertulis secara formal. Secara garis besar tanggung jawab seorang auditor internal di dalam melaksanakan tugasnya adalah sebagai berikut :
1. Memberikan informasi dan saran-saran kepada manajemen atau kelemahan-kelemahan yang ditemukannya.
2. Mengkoordinasikan aktifitas-aktifitas yang ada dalam perusahaan untuk mencapai tujuan audit dan tujuan organisasi atau perusahaan.
Tanggung jawab dari internal audit pada PT Indomarco Adi Prima antara lain :
a) Melaksanakan pemeriksaan sesuai dengan sistem pemeriksaan pengendalian intern yang berlaku.
b) Mengkoordinaksikan kegiatan pemeriksaan dengan presiden direktur tentang pencapain tujuan pemeriksaan dan tujuan perusahaan.
c) Menyusun laporan hasil pemeriksaan (LHP) yang disampaikan kepada presiden direktur dengan tembusan pada direktur utama serta general manager terkait yang bertanggug jawab menindaklanjuti temuan hasil pemeriksanaan
d) Mengikuti tindak lanjut atas temuan-temuan pemeriksaan yang dilaporkan oleh bagian audit internal, untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil dan dilaksanakan oleh pimpinan atau pejabat objek pemeriksaan.
Dan dalam melakukan pemeriksaan, audit internal memiliki wewenang sebagai berikut :
a) Setiap saat dapat memasuki untuk memeriksa seluruh bagian lingkungan perusahaan, memeriksa seluruh dokumen atau catatan yang dipandang perlu, yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan serta mewawancarai atau memeriksa pegawai perusahaan yang diperlukan untuk kepentingan pemeriksaan.
b) Apabila dipandang perlu, audit internal dapat memperoleh bantuan tenaga ahli dalam melaksanakan pemeriksaan baik dalam maupun dari luar perusahaan setelah mendapat persetujuan presiden direktur.
c) Melakukan pemeriksaan khusus yang dilakukan oleh kepala audit internal dengan seizin presiden direktur.
Dengan tanggung jawab dan wewenang tersebut, maka internal audit PT Indomarco Adi Prima dapat melakukan audit dengan jangkuan cukup luas meliputi seluruh kegiatan disetiap tingkat manajemen termasuk seluruh karyawan perusahaan.
A. Program Kerja Audit Internal
Program kerja audit internal merupakan rangkaian yang sistematis dari prosedur-prosedur pemeriksaan untuk mencapai tujuan pemeriksaan.
Untuk dapat melaksanakan proses pemeriksaan dengan hasil baik diperlukan program pemeriksaan yang lengkap, rinci, dan terarah.
Dengan demikian program pemeriksaan merupakan rencana langkah kerja yang harus dilakukan selama pemeriksaan yang didasarkan atas tujuan dan sasaran yang ditetapkan serta informasi yang ada tentang objek yang diperiksa.
Konsorsium Organisasi Auditor Internal (2004) mendefenisikan program audit sebagai berikut :
“Dalam merencanakan penugasan auditor internal harus mempertimbangkan sasaran penugasan, alokasi sumber daya penugasan, serta program kerja penugasan”.
Adapun program kerja audit internal pada PT Indomarco Adi Prima yaitu : a. Mengevaluasi struktur organisasi divisi dan kelengkapannya
b. Mengevaluasi rencana kerja divisi.
c. Mengevaluasi efektivitas kegiatan dalam perusahaan.
d. Mengevaluasi efektivitas pengadaan barang.
e. Mengevaluasi atas efektivitas kegiatan manajemen dan dukungannya terhadap kegiatan produksi, penjualan.
f. Mengevaluasi atas efektivitas kegiatan operasi.
B. Pelaksanaan Audit Internal
Secara garis besar ada empat langkah kerja pelaksanaan audit internal menurut Hiro Tugiman (2006) :
1. Perencanaan pemeriksaan.
2. Pengujian dan pengevaluasian informasi, pemeriksaan internal haruslah mengumpulkan, menganalisis, menginterpretasi, dan membuktikan kebenaran informasi untuk mendukung hasil pemeriksaan.
3. Penyampaian hasil pemeriksaan, pemeriksa internal harus melaporkan hasil pemeriksaan yang dilakukan. Pemeriksaan internal harus menyampaikan laporan hasil pemeriksaannya.
4. Pemeriksaan internal harus menyampaikan laporan hasil pemeriksaannya. Pemerikasaan internal dalam tindak lanjut (follow
up) harus meninjau untuk memastikan apakah telah dilakukan tindakan yang tepat.
Sedangkan Pelaksanaan audit internal dilakukan pada PT Indomarco Adi Prima melalui langkah-langkah sebagai berikut :
a. Tahap persiapan audit, meliputi : 1. Penyusunan program audit.
2. Pengesahan surat penugasan pemeriksaan.
3. Pembicaraan pendahuluan dengan pimpinan objek yang akan dipeiksa.
4. Pengumuman informasi atau data mengenai aspek-aspek yang mendukung pemeriksaan terdiri, dari :
a) Penelaahan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b) Pengidentifikasian kelemahan dari sistem pengendalian manajemen.
b. Tahap pelaksanaan audit, meliputi :
1. Tahap pemeriksaan pendahuluan, terdiri dari :
a) Permintaan data untuk kepentingan tugas-tugas pemeriksaan.
b) Pengujian atau penilaian sistem pengendalian manajemen.
c) Pengidentifikasian temuan-temuan.
d) Penyusunan kertas kerja pemeriksaan.
2. Tahap pemeriksaan lanjutan, terdiri dari : a) Pengembangan temuan hasil pemeriksaan.
b) Penyempurnaan data-data pendukung untuk kertas kerja pemeriksaan.
c) Penyusunan temuan-temuan dari hasil pemeriksaan.
d) Permintaan tanggapan dari pimpinan objek pemeriksaan.
e) Pembahasan dengan pimpinan objek pemeriksaan, yaitu pimpinan tertinggi unit kerja yang diperiksa meliputi kepala divisi.
c. Tahap penyusunan laporan hasil pemeriksaan, meliputi : 1. Penyusunan daftar laporan hasil pemeriksaan.
2. Review laporan hasil pemeriksaan.
3. Penyusunan laporan hasil pemeriksaan.
4. Penandatanganan laporan hasil penelitian.
5. Pendistribusian laporan hasil penelitian.
d. Tahap monitoring tindak lanjut, meliputi :
1. Pengiriman dokumen permintaan tindak lanjut temuan hasil pemeriksaan disertai bukti-bukti pendukung.
2. Penyusunan daftar laporan tindak lanjut temuan hasil pemeriksaan.
3. Review laporan.
4. Penyusunan laporan tindak lanjut.
Dari rincian tahap-tahap yang diuraikan diatas, sudah sangat baik dan akan efektif jika diterapkan sesuai dengan yang telah tentukan dan tidak melenceng. Tahap-tahap pelaksaan tersebut akan membantu audit internal dalam melakukan tugas pemeriksanya agar berjalan dengan lancer dan lebih terarah serta terorganisir.
C. Laporan Hasil dan Tindak Lanjut Audit Internal
Hasil laporan pemeriksaan yang dibuat oleh internal audit ditujukan kepada direktur dengan penetapan waktu 14 hari dari setelah pembahasan terakhir.
Laporan hasil pemeriksaan disusun secara tertulis dalam bentuk bab atau surat dengan memuat ruang lingkup dan tujuan pemeriksaan, temuan hasil pemeriksaan yang objektif, sasaran perbaikan, atau penyempurnaan dan tanggapan objek yang diperiksa.
Tindak lanjut atau follow up merupakan tahap penting untuk mengetahui pelaksanaan dari laporan hasil pemeriksaan yang dikeluarkan oleh internal audit. Untuk itu setelah laporan hasil pemeriksaan didistribusikan kepada direktur maka objek yang diperiksa diharapkan segera melakukan survey dan tindakan perbaikan yang diperlukan sesuai dengan hasil pembahasan yang telah disepakati dan tertuang dalam laporan hasil pemeriksaan tersebut.
Pimpinan objek yang diperiksa wajib membuat laporan program pelaksanaan tindak lanjut pemeriksaan selambat-lambatnya dalam waktu satu bulan sejak diterimanya laporan hasil pemeriksaan dari internal audit. Laporan tindak lanjut pemeriksaan tersebut harus disetor dengan bukti-bukti dokumen pendukungnya atas tindak lanjut yang telah dilaksanakan dan disampaikan kepada internal audit. Berdasarkan laporan tindak lanjut pemeriksaan tersebut, internal audit melakukan monitoring tindak lanjut yang dilaksanakan, serta membuat laporan hasil tindak lanjut yang ditujukan kepada direktur dengan tembusan kepada pejabat terkait.
Apabila saran-saran rekomendasi tidak dijalankan, objek pemeriksa harus menjelaskan penyebab tidak dilaksanakan rekomendasi tersebut. Internal audit akan mengambil tindakan lebih lanjut apabila : 1. Objek pemeriksa tidak menyetujui rekomendasi pemeriksaan,
sedangkan internal audit merasa persoalan tersebut penting artinya dan dirasakan perlu dilakukan usaha selanjutnya agar diperoleh tindakan korektif.
2. Objek pemeriksaan menerima rekomendasi yang diajukan dan telah menyelesaikan tindakan yang perlu diambil.
3. Objek pemeriksa menerima rekomendasi yang diajukan dan telah menyelesaikan tindakan yang diambil. Dalam hal tersebut diatas audit internal merasa perlu membuat evaluasi yang menunjukkan bahwa tidak perlu lagi laporan tindak lanjutnya.
Apabila dalam laporan yang sudah dikeluarkan terhadap temuan yang mengandung indikasi tindak pidana dan perdata, maka tindak lanjut yang diambil atas dasar persetujuan direktur yaitu : melakukan pemeriksaan khusus hasil pemeriksaan khusus terhadap divisi/ bagian personel yang melakukan tindak pidana atau perdata tersebut dapat dikenakan sanksi-sanksi yaitu tindakan administratif dan tuntutan atau gugatan pidana atau perdata.
Sanksi yang diberikan sesuai dengan jenis penyelewengan yang dilakukan. Tindakan yang sering dilakukan misalnya sebagai berikut : 1. Bila hasil pemeriksa menunjukkan adanya kelemahan atau
kekurangan yang terjadi disebabkan oleh factor manusia, misalnya
karena kelalaian ataupun kesengajaan (kecurangan), maka akan dilakukan tindakan berupa :
a. Penanggungan kenaikan golongan atau jabatan b. Skorsing
c. Pemecatan dan pemberhentian tanpa tunjangan
2. Bila hasil pemeriksaan menunjukan bahwa kelemahan atau kecurangan yang terjadi bukan disebabkan oleh factor manusia, misalnya kelemahan sistem yang ada, factor ekstern, kerusakan mesin, maka tindak lanjut yang diharapkan adalah berupa pelaksanaan salah satu alternative tindakan korektif yang diusulkan.
D. Manejemen Bagian dari Audit Internal
Dalam pelaksanaan audit internal di PT Indomarco Adi Prima, pimpinan audit internal telah menetapkan tujuan, wewenang dan tanggungjawab dari auditor yaitu internal auditor bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan audit internal serta melaksanakan penilaian, evaluasi dan pengkajian hasil sebagai bahan pengambilan keputusan manajemen sehingga dapat meningkatkan kualitas pelaksanaan, lalu membuat rencana untuk pelaksanaan pemeriksaan itu sendiri. Pimpinan internal auditor sendiri membuat kebijakan dan prosedur secara tertulis dengan maksud sebagai pedoman bagi staf auditor dalam melaksanakan pemeriksaannya, sehingga pemeriksaan dapat dilaksanakan secara terstruktur dan sistematis serta tepat pada sasarannya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Dalam melaksanakan audit internal di PT Indomarco Adi Prima membutukan personel audit yang kompeten, maka dari itu pimpinan audit
internal selalu menyeleksi dan mengembangkan sumberdaya manusia pada bagian audit internal, dengan diikutsertakan dalam berbagai pelatihan dan pendidikan yang akan meningkatkan kompetensi dari masing-masing personel serta dapat diuji kemampuan dalam melaksanakan pemeriksaan baik dalam berpikir secara sistematis, logis dan kreatif, mengembangkan dan mendokumentasikan temuan-temuan pemeriksaan, komunikasi dengan staf auditor internal maupun dengan pihak yang diperiksa.
Dari semua pelaksanaan pemeriksaan, pimpinan pemeriksaan selalu mengambil langkah-langkah untuk selalu menetapkan dan mengembangkan mutu dari bagian pemeriksa intern dengan cara mengevaluasi seluruh kegiatan bagian satuan pengawasan intern.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Audit internal yang dilakukan pada PT Indomarco Adi Prima sudah efektif dan memiliki peran yang sangat penting terhadap perencanaan dan pengendalian penjualan pada PT Indomarco Adi Prima. Dimana audit internal membantu dalam memperbaiki setiap kesalahan yang ditemui selama proses pemeriksaan pada objek yang diperiksa, internal audit juga memberikan saran atau rekomendasi, apa yang perlu diperbaiki dan dilakukan. Keberadaan internal audit sangat berpengaruh pada kelancaran dan kesuksesan perusahaan dalam melaksanakan penjualannya agar target yang ditetapkan dapat dicapai. Hal ini dapat dilihat dari adanya tujuan audit internal, wewenang dan tanggung jawab audit internal, program audit internal, pelaksanaan audit internal, serta laporan dan tindak lanjut audit internal yang membantu perusahaan dalam penyempurnaan penetapan rencana terhadap penjualan serta pengendalian terhadap kegiatan atau aktivitas-aktivitas dalam melakukan penjualan agar berjalan sesuai dengan rencana awal yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Maka peranan audit internal terhadap perencanaan dan pengendalian penjualan pada PT Indomarco Adi Prima tercermin dari dihasilkannya laporan pemeriksaan yang memuat temuan-temuan hasil pemeriksaan yang ditindak lanjuti sesuai dengan rekomendasi yang dibuat.
5.2 Saran
Peranan audit internal terhadap perencanaan dan pengendalian penjualan pada PT Indomarco Adi Prima sudah sangat baik, dan berjalan dengan efektif dan efisien. Kiranya hal ini dapat tetap dipertahankan dan lebih dikembangkan lagi agar kegiatan produksi perusahaan berjalan dengan lancar dan apa yang telah ditetapkan perusahaan atau ditargetkan dapat dicapai dengan mudah.