BAB III DESKRIPSI KEGIATAN KERJA PRAKTEK
3.3 Perangkat Lunak/ Keras Yang Digunakan
3.3.1 Perangkat Lunak Yang Digunakan
Adapun perangkat lunak yang digunaka n selama melaksanakan pekerjaan Kerja Praktek pada Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengkalis adalah sebagai berikut:
1. Microsoft excel
Microsoft Excel merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan
24 fungsi- fungsi, pembuatan grafik dan manajeme n data. Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sederhana sampai yang lebih komplek.
Gambar 3.8 Microsoft Exel Sumber : Internet
2. Microsoft word
Microsoft Word adalah sebuah program yang merupakan bagian dari paket instalasi Microsoft Office, berfungsi sebagai perangkat lunak pengolah kata meliputi membuat, mengedit, dan memformat dokumen. Dalam dunia kerja terutama dalam bidang Office atau kantor, seorang karyawan harus dituntut mampu menggunakan Microsoft Word, karena sangat dibutuhkan dalam membuat dokumen ataupun surat.
Gambar 3.9 Microsoft Word Sumber : Internet
25 3.3.2 Perangkat Keras (Hardwere)
Perangkat keras yang digunakan sela ma me laksanakan Kerja Praktek (KP) di Kantor Badan Pusat Statistik adalah sebagai berikut:
1. Komputer atau Laptop
Komputer atau laptop merupakan sebuah alat elektronik yang di dalamnya terdapat berbagai software dan tempat untuk menyimpan file- file penting yang bertujuan menunjang kegiatan yang ada di kantor.
Gambar 3.10 Komputer
Sumber : Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengk alis
2. Mouse
Mouse adalah perangkat keras yang berfungsi mengatur pergerakan kursor secara cepat, selain itu juga untuk memberikan suatu perintah dengan hanya menekan tombol tombol pada mouse komputer.
26
Gambar 3.11 Mouse
Sumber : Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengk alis
3. CPU (Central processing Unit)
CPU adalah perangkat keras yang berfungsi untuk menerima dan melaksanakan perintah dan data dari perangkat lunak. CPU merupakan otak dari komputer.
Gambar 3.12 CPU
Sumber : Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengk alis
4. Mesin Cetak (Printer)
Mesin cetak (print er) merupakan salah satu alat elektronik yang digunakan untuk mencetak dokumen atau file-file.
27
Gambar 3.13 Mesin Printer
Sumber : Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengk alis
5. Mesin Pengganda (Fotocopy)
Mesin Pengganda (Photocopy) adalah mesin yang berfungsi untuk menyalin kembali suatu dokumen asli yang akan diperbanyak dengan bantuan cahaya, panas, bahan kimia (tinta), dan muatan listrik statistik.
Adapun gambar mesin pengganda dapat dilihat di bawah ini:
Gambar 3.14 Mesin Pengganda
Sumber : Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengk alis
28 3.4 Peralatan dan Perlengkapan Kantor Yang di Gunakan Selama Melakukan Kerja Praktek Di Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengkalis
3.4.1 Peralatan Kantor
Peralatan Kantor yang digunakan pada saat melaksanakan Kerja Praktek di Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengkalis Adalah :
1. Mesin Pengganda (Fotocopy)
Mesin pengganda (Photocopy) digunakan pada saat melakukan penggandaan dokumen.
Gambar 3.15 Mesin Pengganda
Sumber : Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengkali s
2. Mesin Cetak (Printer)
Mesin cetak (printer) merupakan salah satu alat elektronik yang digunakan untuk mencetak dokumen atau file-file. Dengan adanya mesin cetak bisa me mpermudah dala m mencetak surat dan dokumen perusahaan.
29
Gambar 3.16 Mesin Cetak
Sumber : Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengk alis
3.4.2 Perlengkapan Kantor
Perlengkapan yang digunakan selama melakukan kerja Praktek di Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengkalis adalah alat-alat tulis Seperti, pena, perforator, flash disk, stapler, penjepit kertas, cap ste mpel, dan map ordner.
1. Pena
Pena memiliki fungsi utama yaitu menulis. Pena salah satu peralatan wajib yang digunakan untuk pekerjaan didalam kantor.
Gambar 3.17 Pena
Sumber : Kantor Badan Pusat Statistik Kab upaten Bengk alis
30 2. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu dimana kertas itu nanti akan dilubangi sebelum dimasukkan kedalam map owner untuk di arsip.
Gambar 3.18 Perforator
Sumber : Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengk alis
3. flash disk
Berfungsi untuk menyimpan dan menyalin data-data penting atau laporan- laporan bagian Teknologi informasi dan komunikasi keimigrasian.
Gambar 3.19 Flashdisk
Sumber : Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengk alis
31 4. Stapler
Stapler adalah alat untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digunakan untuk menyatukan lembar disposisi maupun laporan-laporan.
Gambar 3.20 Stapler
Sumber : Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengk alis
5. Penjepit Kertas
Penjepit kertas adalah perlengkapan kantor yang digunakan untuk menyatukan lembaran kertas dalam jangka waktu sementara, seperti laporan bulanan,dokumen pelengkap dan dokumen lainnya.
Gambar 3.21 Penjepit Kertas
Sumber : Kantor Badan Pusat Statistik Kabu paten Bengk alis
32 6. Cap Stempel
Cap stempel ini digunakan untuk memberikan keterangan tanggal,bulan maupun tahun pada bagian depan map pemohon paspor.
Gambar 3.22 Stempel
Sumber : Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengk alis
7. Map Ordner
Map Ordner ini digunakan untuk menyimpan arsip yang kuantitasnya tidak terlalu banyak. Map ini dapat menyimpan arsip hingga 100 lembar arsip.
Gambar 3.23 Map Odrner
Sumber : Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengk alis
33 3.5 Data-Data yang Dipe rlukan Selama Melakukan Peke rjaan Pada
Kantor Badan Pusat Statistik Kabupate n Bengkalis
Adapun bentuk surat yang diperlukan dalam penyelesaian tugas yang dilaksanakan ialah sebagai berikut :
1. Mencatat surat masuk
Adapun data yang diperlukan dalam mencatat surat masuk adalah surat masuk yang berisi tentang kepentingan dan keperluan dari instansi lain kepada instansi tersebut.
2. Mengetik surat keluar dan surat pengantar
Adapun data yang diperlukan dalam mengetik surat keluar dan surat pengantar adalah surat keluar berisikan tentang kepentingan yang ditujukan kepada instansi lain, sedangkan surat pengantar adalah surat yang berisi tentang karyawan yang akan menjalankan pelatihan.
3. Menggandakan dokumen
Adapun data yang diperlukan dalam menggandakan dokumen adalah segala berkas yang ingin digandakan oleh karyawan.
4. Memindai dokumen
Adapun data yang diperlukan dalam memindai dokumen adalah segala dokumen yang ingin dipindai oleh karyawan.
5. Mengarsip dokumen
Adapun data yang diperlukan dalam mengarsip dokumen adalah segala bentuk surat masuk dan surat keluar dan dokumen lain yang ingin diarsip.
6. Memasukkan dokumen
Adapun data yang diperlukan dalam memasukkan data adalah data kenaikan dan penurunan ekonomi yang didapat dan perlu dimasukkan, seperti data hotel untuk melihat pengunjung yang datang ke hotel.
7. Mendata perekonominan
Adapun data yang diperlukan dalam mendata perekonomian adalah data kenaikan atau penurunan ekonomi pendapatan masyarakat pada setiap bulannya.
34 Data-data yang dimaksud disini adalah data kenaikan atau pe nurunan ekonomi yang didapat dan perlu dientri dari instansi salah satunya seperti data hotel untuk melihat pengunjung yang datang dihotel setiap bulannya.
3.6 Dokume n-Dokume n yang Dihasilkan Selama Ke rja Praktek di Kantor Badan Pusat Statistik Kabupate n Bengkalis.
Adapun dokumen-dokumen yang dihasilkan selama melaksanakan Kerja Praktek (KP) di Kantor Badan Pusat Statistik Bengkalis mulai tanggal 02 Maret s/d 30 Juni 2022 dapat dilihat di bawah ini:
1. Mencatat surat masuk
Gambar 3.24 Dokumen lembar disposisi
Sumber: Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengk alis
2. Mengetik surat keluar dan surat pengantar
Dalam mengetik surat keluar dan surat pengantar, dokumen yang dihasilkan adalah surat keluar dan surat pengantar, dalam bagian ini praktikan mengambil dokumentasi saat proses pengetikan surat.
35
Gambar 3.25 Surat pengantar
Sumber: Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengk alis
3. Menggandakan dokumen
Dalam menggandakan dokumen, dokumen yang dihasilkan ada lah dokumen yang telah digandakan, namun dalam bagian ini praktikan mengambil dokumentasi saat proses penggandaan dokumen.
Gambar 3.26 Proses menggandakan dokumen Sumber: Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengk alis
36 4. Memindai dokumen
Gambar 3.27 Memindai dokumen
Sumber: Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengk alis
5. Mengarsip dokumen
Sumber: Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengk alis Gambar 3.28 Dokumen yang sudah diarsip
37 6. Memasukkan data
Sumber: Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengk alis
7. Mendata perekonomian
Gambar 3.30 Dokumen yang sudah didata
Sumber : Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengk alis
3.7 Ke ndala dan Solus i yang Dihadapi Se lama Ke rja Praktek di Kantor Badan Pusat Statistik Kabupate n Bengkalis
3.7.1 Kendala-kendla yang dihadapi selama kerja Praktek
Selama melaksanakan Kerja Praktek di Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengkalis kendala-kendala yang dihadapi dalam menyelesaikan pekerjaan adalah sebagai berikut:
Gambar 3.29 Dokumen yang sudah dimasukkan data
38 1. Tanda tangan untuk SK Pegawai terkadang ada yang sibuk, sehingga pekerjaan menjadi lambat selesai dan harus menunggu untuk keesokan harinya.
2. Memindai dokumen disuatu ruangan jika yang menunggu diruangan itu sudah datang memindai dokumen tidak dapat dilanjutkan sehingga harus menunggu.
3. Memasukkan data terkadang koneksi data dari BPS error sehingga waktu memasukkan data jadi terhambat sehingga harus menunggu sampai jaringan bagus untuk mengentri kembali.
3.7.2 Solusi dari kendala yang dihadapi
Selama melaksanakan Kerja Praktek di Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengkalis solusi yang dilakukan dalam menyelesaikan pekerjaan adalah sebagai berikut:
1. Melaporkan kepada ketua kantor bahwa SK belum bisa diselesaikan pada hari ini
2. Melaporkan juga kepada bendahara karna ini tugas bendahara, belum bisa diselesaikna pada hari ini karena ruangan telah digunakan
3. Melapor kepada pegawai yang memberi tugas bahwa jaringan error dan akan kembali dilakukan setelah jaringan kembali normal.
39
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian laporan Kerja Praktek (KP), maka dapat disimpulkan bahwa terdapat beberapa teori dan praktik yang telah diajarkan saat diperkuliahan diterapkan pada saat Kerja Praktek. Berikut kesimpulan dari pekerjaan yang dilakukan selama praktikan melakukan Kerja Praktek di Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengkalis:
1. Spesifikasi pekerjaan yang ada di Kantor Badan Pusat Statistik Bengkalis adalah Mencatat surat masuk, Mengetik surat keluar dan surat pengantar, Menggandakan dokumen, Memindai dokumen, Mengarsip dokumen, Memasukkan data dan Mendata perekonomian.
2. Target yang diharapkan dari pekerjaan yang telah dilakukan selama Kerja Praktek di Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bengkalis adalah dapat mengetahui Mencatat surat masuk, Mengetik surat keluar dan surat pengantar, Menggandakan dokumen, Memindai dokumen, Mengarsip dokumen, Memasukkan data dan Mendata perekonomian.
3. Selama melaksanakan Kerja Praktek di Kantor Badan Pusat Statistik Bengkalis, penulis menggunakan perangkat keras (hardware) antara lain adalah komputer atau laptop, mouse, CPU (Central Processing Unit).
Sedangkan untuk perangkat lunak (software) yang digunakan adalah Microsoft Word dan Microsoft Excel.
4. Peralatan yang digunakan selama pelaksanaan kegiatan Kerja Praktek di Kantor Badan Pusat Statistik Bengkalis, yaitu: mesin cetak (printer) dan mesin pengganda (photocopy). Sedangkan untuk perlengkapan yang digunakan selama kegiatan Kerja Praktek, yaitu: pena, perforator, flashdisk, stapler, penjepit kertas, cap stempel, dan map ordner.
5. Data-data yang diperlukan ketika melaksanakan Kerja Praktek di Kantor Badan Pusat Statistik Bengkalis adalah surat masuk berisikan tentang kepentingan dan keperluan instansi lain, kepentingan surat keluar dan data
40 karyawan yang akan menjalankan pelatihan, dokumen yang ingin digandakan, dokumen yang ingin dilakukan pemindaian, dokumen yang akan diarsip dan data kenaikan maupun penurunan ekonomi.
6. Dokumen yang dihasilkan selama melaksanakan kegiatan Kerja Praktek di Kantor Badan Pusat Statistik Bengkalis adalah dokumen lembar disposisi, dokumen surat keluar dan surat pengantar, dokumen yang telah digandakan, dokumen yang telah dipindai, dokumen yang telah diarsipkan dan dokumen yang sudah dimasukkan data.
7. Kendala yang dihadapi saat melakukan Kerja Praktek di Kantor Badan Pusat Statistik Bengkalis adalah pertama tanda tangan untuk SK Pegawai terkadang ada yang sibuk sehingga harus menunggu untuk keesokan harinya, hal tersebut menghambat pekerjaan, kendala kedua adalah memindai dokumen disuatu ruangan jika yang menunggu di ruangan itu sudah datang memindai dokumen tidak dapat dilanjutkan sehingga harus menunggu, dan kendala kegita adalah memasukkan data terkadang koneksi data dari Badan Pusat Statistik error sehingga waktu memasukkan data jadi terhambat dan harus menunggu sampai jaringan bagus kembali.
Adapun solusi dari kendala pertama adalah melaporkan kepada ketua bahwa SK belum bisa diselesaikan pada hari itu juga, solusi dari kendala kedua adalah melaporkan juga kepada bendahara karena ini tugas bendahara, belum bisa diselesaikan pada hari itu juga karena ruangan sedang digunakan, dan solusi dari kendala ketiga adalah melapor kepada pegawai yang memberi tugas bahwa jaringan sedang error dan akan kembali dilakukan setelah jaringan kembali normal.
4.2 Saran
Setelah melaksanakan Kerja Praktek di Kantor Badan Pusat Statistik Bengkalis, maka ada beberapa saran dari penulis pribadi, yaitu sebagai berikut:
1. Mahasiswa
Mahasiswa sebaiknya memilih perusahaan atau instansi tempat magang yang sesuai dengan ilmu pengetahuan yang diperoleh agar dapat
41 mempraktikkan ilmu yang dipelajari. Menjalin komunikasi yang baik dengan pihak tempat magang agar tercipta hubungan yang baik dan memiliki inisiatif serta tidak malu bertanya mengenai hal- hal yang tidak diketahui, serta terus mencari tahu. Membekali diri dengan keterampilan lain selain yang didapat di bangku kuliah, seperti komputer, bahasa inggris, keterampilan berkomunikasi dengan baik dan keterampilan berorganisasi yang merupakan syarat utama untuk terjun ke dunia kerja.
Menjalin komunikasi yang baik dengan dosen pembimbing magang masing- masing agar mengetahui apa saja yang akan dikerjakan pada saat melaksanakan magang.
2. Politeknik Negeri Bengkalis
Sebaiknya pihak Program studi Diploma III Administrasi Bisnis memberikan informasi tentang magang kepada mahasiswa lebih cepat, agar mahasiswa dapat mempersiapkan diri. Pihak Fakultas memberikan saran dan bimbingan kepada mahasiswa untuk memilih tempat magang yang sesuai dengan kemampuan mahasiswa.
42
LAMPIRAN
Lampiran 1 : Surat Persetujuan Magang
Lampiran 3 : Penilaian Magang
43 Lampiran 2 : Surat Penilaian Magang
Lampiran 5 : Sertifikat Magang
44 Lampiran 3 : Sertifikat Magang
45 Lampiran 4 : Surat Keterngan Magang