4. Cash and Pension Report Verification
2.1.1 Landasan Teori
2.2.3.1 Peremajaan Data
Kegiatan Dokumen Penanggungjawab
Bidang Kepesertaan 1. Surat
2. Dokumen Pendukung Masuknya permintaan
koreksi data dari pihak internal atau eksternal
Bidang Kepesertaan 1. Dokumen
Pendukung 2. Data base Mengupdate/Menghapus
data base peserta
Bidang Kepesertaan 1. Dokumen
Pendukung 2. Data Base Melakukan verifikasi
data hasil perbaikan
Bidang Kepesertaan 1. Hasil
Verifikasi 2. Dokumen
Pendukung Menyimpan data
GAMBAR 2.38 Prosedur Peremajaan Data Sumber: data diolah penulis
Prosedur peremajaan data adalah rangkaian langkah yang dilakukan untuk memastikan bahwa data yang tersimpan dalam suatu sistem atau basis data tetap akurat, relevan, dan sesuai dengan kebutuhan terbaru. Dalam konteks ini, mengupdate data dan menghapus data adalah dua elemen utama dari proses peremajaan data. Prosedur-prosedur peremajaan data diuraikan sebagai berikut.
1. Masuknya permintaan koreksi data dari pihak internal atau eksternal Permintaan perbaikan data dari internal dan eksternal mengacu pada proses di mana suatu entitas, seperti perusahaan atau organisasi, menerima permintaan untuk mengoreksi atau memperbarui informasi yang salah atau tidak akurat dalam sistem atau basis data mereka. Permintaan ini dapat datang dari berbagai sumber, baik dari dalam organisasi itu sendiri (internal) maupun dari pihak eksternal, seperti pelanggan, mitra bisnis, atau pihak otoritatif.
Dokumen dapat berbentuk surat dan dokumen seperti data BKN, data DUKCAPIL dan lainnya. Dokumen ini juga dapat dikirim via online.
GAMBAR 2.39 Gambaran template data yang diterima Sumber: Data diolah penulis
Data tersebut mencakup beberapa hal mengenai data pribadi peserta PNS yang bersifat rahasia. Data pribadi tersebut meliputi tanggal, gaji, NIP, nama peserta, gelar belakang, gelar depan, tempat lahir, tanggal lahir, agama, pendidikan, tempat/tanggal lahir, TMT Kerja (sesuai surat perintah melaksnakan tugas), masa kerja golongan, kenaikan gaji berkala, batas usia pensiun, nomor dosir, alamat, dati 4, dati 3, dati 2, dati 1, nomor telefon, NPWP, NIP lama, nomor rekening, taperum, jumlah istri, jumlah anak, kode states, kode pangkat, masa kerja, persen gaji pokok, kode fungsi, tunjangan istri, tunjangan anak, tambahan penghasilan pegawai, tunjangan fungsi struktur, tunjangan beras, tunjangan pajak, tunjangan askes, tunjangan pembulatan, jumlah kotor, NPWP beban pegawai, NPWP taspen, potongan pajak, jumlah potongan, dan lain sebagainya.
2. Mengupdate/Menghapus data
Mengupdate data melibatkan memperbarui informasi yang sudah ada dengan data yang lebih baru atau benar, sementara menghapus data melibatkan menghilangkan informasi yang tidak lagi diperlukan atau relevan.
Keduanya adalah komponen penting dari menjaga kualitas data dan memastikan bahwa informasi yang ada tetap bermanfaat dan akurat seiring
waktu. Data yang diupdate berisi data peserta PNS yang aktif melalui web tdes.taspen.co.id. Hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain:
1) Software browsare Chrome atau Mozila Firefox sudah terinstal di PC yang akan digunakan.
2) Data peserta aktif sudah ada dalam database Taspen.
3) Data invalid, adapun penyebab invalid seperti data NISANALA (NIP sama nama lain) biasanya terjadi akibat kesalahan pencatatan dari pemerintah daerah (PEMDA), STAPEG (Status pegawai) meliputi data PMK (Pensiun, Meninggal, Keluar) tetapi belum klaim, dan lainnya.
3. Melakukan verifikasi data hasil perbaikan
Melakukan verifikasi data hasil perbaikan adalah proses memeriksa dan memvalidasi informasi yang telah diperbarui atau diperbaiki dalam data peserta. Tujuannya adalah memastikan bahwa perubahan yang diajukan sesuai dengan kebijakan dan persyaratan yang berlaku, serta memastikan bahwa data yang diubah akurat, konsisten, dan sah. Verifikasi melibatkan pemeriksaan dokumen pendukung dan pengecekan data peserta.
4. Menyimpan data
Menyimpan data peserta yang sudah diremajakan merupakan langkah dalam proses peremajaan data untuk menjaga keakuratan dan ketersediaan informasi yang diperbarui. Setelah data peserta mengalami perubahan atau perbaikan, penting untuk menyimpan informasi tersebut dengan baik agar
dapat diakses dan digunakan secara efektif. Biasanya setelah data peserta yang sudah diremajakan disimpan, maka pada akhir bulan akan dilakukan evaluasi kesesuaian perubahan data dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan.
2.2.3.1.4.2.2 Mutasi Pensiun
Mutasi pensiun merujuk pada perubahan informasi peserta pensiun. Ini bisa mencakup berbagai aspek terkait pensiunan, seperti data pribadi, informasi keuangan, manfaat pensiun (tunjangan peserta), dan lain sebagainya.
Mutasi pensiun dapat terjadi karena berbagai alasan, seperti perubahan alamat, perubahan rekening bank, perubahan status perkawinan, atau perubahan informasi lainnya yang relevan bagi peserta pensiun.
2.4.2.2.1 Mutasi Kantor Bayar
Mutasi pindah kantor bayar adalah perubahan lokasi pembayaran pensiun bulanan peserta, yang mengakibatkan pergantian juru bayar atau kantor bayar sebelumnya. Perubahan ini bisa terjadi baik dalam wilayah kerja kantor cabang maupun di luar wilayah kerja kantor cabang. Proses ini penting untuk memastikan transisi yang lancar dalam pembayaran pensiun bulanan peserta dengan memastikan bahwa informasi yang diperlukan tersedia dan akurat.
Mutasi pindah kantor bayar memastikan bahwa peserta terus menerima manfaat pensiun mereka sesuai dengan perubahan situasi mereka. Berikut uraiannya:
1. Masuknya data peserta (Pensiun) baik online maupun offline.
Proses masuknya data peserta pensiun ke dalam sistem PT Taspen dapat dilakukan melalui dua cara yaitu: secara online melalui web web https://tos.taspen.co.id/nonklaim (Taspen Online Services) maupun offline dengan mengirimkan dokumen dan lampiran yang dibutuhkan secara langsung ke bagian klaim di PT Taspen. Untuk melakukan mutasi pindah kantor bayar, diperlukan pengajuan permohonan mutasi yang diisi lengkap dengan dokumen-dokumen berikut:
1) Dua lembar pas foto berukuran 3 x 4.
2) Foto copy rekening bank.
3) Foto copy Surat Keputusan (SK) pensiun.
4) Kartu Identitas Pensiun (Karip) asli
5) Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP). Jika pindah ke luar wilayah kerja kantor cabang, sertakan fotokopi KTP dengan alamat baru
2. Meneliti data peserta (Pensiun)
Data peserta yang akan diterima pada bidang Kepesertaan sudah dalam bentuk database dan siap untuk diteliti. Hal-hal yang diteliti terkait:
1) Mutasi kantor bayar dalam kantor cabang seperti nomor rekening, nama kantor bayar, dan alamat penerima pensiun.
2) Mutasi kantor bayar keluar kantor cabang seperti nomor rekening, nama kantor bayar, nama kantor cabang tujuan dan alamat penerima pensiun.
3) Kelengkapan dan keabsahan dokumen peserta pensiun yang akan melakukan mutasi pindah kantor bayar sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan.
3. Menginput data peserta (Pensiun)
Menginput data peserta pensiun melalui web web tdes.taspen.co.id. Pada tahapan ini akan dipilih kantor bayar, mengisi nomor rekening, dan alamat penerima pensiun. Data peserta yang diinput akan disimpan.
4. Approval
Setelah data tersebut disimpan, maka kepala bidang Kepesertaan akan meng-approve mutasi kantor bayar. Tujuan dari tahap "Approval" dalam proses mutasi kantor bayar adalah untuk memastikan bahwa perubahan lokasi pembayaran pensiun peserta telah melewati tahap verifikasi dan persetujuan dari pihak yang berwenang. Proses ini merupakan bagian penting dalam memastikan bahwa perubahan data peserta terkait mutasi kantor bayar dilakukan dengan benar dan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Kegiatan Dokumen Penanggungjawab
Bagian Klaim dan Bidang Kepesertaan Masuknya data peserta
(Pensiun) baik online maupun offline
1. Permohonan Mutasi 2. Lampiran
Bidang Kepesertaan 1. Permohonan
Mutasi 2. Lampiran 3. Database Meneliti data peserta
(Pensiun)
Bidang Kepesertaan 1. Permohonan
Mutasi 2. Lampiran 3. Database Menginput data peserta
(Pensiun)
GAMBAR 2.40 Prosedur Mutasi Kantor Bayar Sumber: Data diolah penulis
5. Arsip data peserta pensiun
Tahap ini adalah tahap akhir dari mutasi kantor bayar. Arsip data peserta pensiun merujuk pada penyimpanan informasi dalam bentuk fisik (hardcopy) yang berkaitan dengan peserta yaitu dokumen mutasi pensiun. Tujuan utama dari pengarsipan ini adalah untuk menjaga dan melindungi data historis peserta pensiun dengan cara yang aman, terstruktur, dan mudah diakses.
2.1.2.1.1.4.2.2.2 Mutasi Tunjangan Anak
Kegiatan Dokumen Penanggungjawab Bidang Kepesertaan 1. Permohonan
Mutasi 2. Lampiran 3. Database Approval data peserta
(Pensiun)
Bagian Dosir Kepesertaan Dokumen
Mutasi Pensiun Arsip data peserta
(Pensiun)
Bagian Klaim dan Bidang Kepesertaan Masuknya data peserta
(Pensiun) baik online maupun offline
1. Permohonan Mutasi 2. Lampiran
Bidang Kepesertaan 1. Permohonan
Mutasi 2. Lampiran 3. Database Meneliti data peserta
(Pensiun)
GAMBAR 2.41 Prosedur Mutasi Tunjangan Anak Sumber: Data diolah penulis
Mutasi tunjangan anak mengacu pada perubahan atau penyesuaian yang dilakukan terkait pemberian tunjangan anak kepada peserta pensiun.
Tunjangan anak adalah bentuk dukungan finansial yang diberikan kepada peserta pensiun yang memiliki anak sebagai bagian dari tanggungan keluarga.
Mutasi tunjangan anak dapat melibatkan penambahan, pengurangan, atau penyesuaian jumlah tunjangan anak yang diberikan kepada individu yang memenuhi syarat. Berikut uraiannya:
1. Masuknya data peserta (Pensiun) baik online maupun offline.
Proses masuknya data peserta pensiun ke dalam sistem PT Taspen dapat dilakukan melalui dua cara yaitu: secara online melalui web web tos.taspen.co.id (Taspen Online Services) maupun offline dengan
Bidang Kepesertaan 1. Permohonan
Mutasi 2. Lampiran 3. Database Menginput data peserta
(Pensiun)
Bagian Dosir Kepesertaan Dokumen
Mutasi Pensiun Arsip data peserta
(Pensiun)
mengirimkan dokumen dan lampiran yang dibutuhkan secara langsung ke bagian klaim di PT Taspen. Dokumen pendukung penambahan tunjangan anak mencakup:
1) Dokumen permohonan mutasi dilengkapi foto copy akte kelahiran.
Jika anak tersebut dilahirkan oleh Ibu yang usianya sudah di atas 45 tahun, maka harus dilengkapi surat keterangan dokter rumah sakit yang membantu kelahirannya.
2) Untuk mendapatkan tunjangan dan pengakuan sebagai ahli waris pensiun, anak yang lahir setelah pensiun harus terdaftar di Badan Kepegawaian Negara.
3) Jika anak berusia antara 21 s/d 25 tahun, pastikan melampirkan Surat Keterangan masih kuliah/sekolah, dengan syarat belum bekerja dan belum menikah.
2. Meneliti data peserta (Pensiun)
Data peserta yang akan diterima pada bidang Kepesertaan sudah dalam bentuk database dan siap untuk diteliti. Hal-hal yang diteliti terkait:
1) Kelengkapan dan keabsahan dokumen peserta pensiun yang akan melakukan mutasi pindah kantor bayar sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan.
2) Data peserta pensiun mencakup pangkat, pokok pensiun, kode jiwa (SKS/ Akte/Surat Nikah), Tambahan Penghasilan Pegawai (TPP), tunjangan cacat/tunjangan lain-lain, dan potongan hutang/potongan lain-lain.
3. Menginput data peserta (Pensiun)
Menginput data peserta pensiun melalui web web tdes.taspen.co.id. Pada tahapan ini akan diubah data keluarga sehubungan dengan bertambah (SKS) atau berkurangnya tunjangan anak dikarenakan meninggal. Otomatis data akan diupdate, lalu disimpan.
4. Arsip data peserta pensiun
Tahap ini adalah tahap akhir dari mutasi tunjangan anak. Arsip data peserta pensiun merujuk pada penyimpanan informasi dalam bentuk fisik (hardcopy) yang berkaitan dengan peserta yaitu dokumen mutasi pensiun.
Tujuan utama dari pengarsipan ini adalah untuk menjaga dan melindungi data historis peserta pensiun dengan cara yang aman, terstruktur, dan mudah diakses.
GAMBAR 2.42 Lampiran Permohonan Pindah Kantor Bayar Pensiun (1) Sumber: tcare.taspen.co.id
GAMBAR 2.42 Lampiran Permohonan Pindah Kantor Bayar Pensiun (2) Sumber: tcare.taspen.co.id
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan
Dalam laporan praktik kerja lapangan ini, telah diuraikan pengalaman dan pengetahuan yang diperoleh selama masa pelaksanaan praktik kerja di PT TASPEN Kantor Cabang Utama Medan. Melalui pengamatan dan interaksi langsung dengan berbagai bidang umum dan SDM serta manajemen resiko, khusunya pada bidang kepesertaan telah ditemukan beragam proses dan kegiatan yang membentuk kerangka kerja yang kompleks. Berikut kesimpulan yang dapat Penulis jabarkan:
1. Selama menjalankan Praktik Kerja Lapangan (PKL), penulis telah memperoleh pengetahuan dan pengalaman berharga di dalam lingkungan kerja, penulis berhasil memperdalam pemahaman mengenai prosedur dalam input data, penyuntingan, dan penghapusan data peserta dalam rangka mengkajikan peremajaan data.
2. Lebih lanjut, penulis telah menerapkan pemahaman terkait proses mutasi kantor bayar, proses mutasi tunjangan anak, serta implikasi pengelolaan profil risiko.
3. Penulis mampu berinteraksi secara langsung dalam dunia kerja dan bekerja sama dalam di PT TASPEN KCU Medan yang turut mengkaya pemahaman penulis.
4. Penulis juga mengetahui beberapa tugas dari bidang Umum dan SDM serta kegiatan lainnya seperti pengadaan meeting melalui zoom terkait koperasi dan kegiatan operasional perusahaan.
2. Saran
Berdasarkan pengalaman selama menjalani Praktek Kerja Lapangan (PKL), penulis memiliki beberapa saran guna membangun agar lebih baik lagi dalam penyusunan laporan PKL ini antara lain:
1. Bagi penulis yang akan melaksanakan PKL
a. Bagi penulis selanjutnya, terlebih dahulu mengumpulkan informasi mengenai perusahaan yang akan dikunjungi guna mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam terkait tugas-tugas yang akan dijalankan
di masa mendatang dan menjaga attitude untuk menjaga nama baik universitas.
b. Penulis diharapkan menunjukkan proaktifitas yang lebih tinggi dalam melaksanakan tugas-tugasnya, dan berani untuk meminta tambahan tugas, terutama jika calon Penulis memiliki waktu senggang yang mencukupi 2. Bagi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas HKBP Nommensen
Memberikan pengarahan yang bersifat universal terhadap mahasiswa sebelum melakukan kegiatan PKL. Ini dapat membantu mahasiswa merasa lebih siap dan yakin menghadapi pengalaman PKL mereka.
3. Bagi Perusahaan
Diharapkan instansi lebih memperhatikan fasilitas kantor untuk menunjang kelancaran dalam pekerjaan para karyawan. Sehingga, tidak menghambat pekerjaan karyawan dalam mengerjakan pekerjaan dan melakukan perawatan rutin untuk fasilitas-fasilitas kantor yang ada agar meningkatkan efektifitas dan efesiensi karyawan dalam bekerja.
GLOBAL EKSEKUTIF TEKNOLOGI.
Gibson, James L., Jhon M. Ivanicevich, James H. Donelly Jr, and Robert Kanopaske. 2009. Organizational Behavior: Structure, Proccesses. 13th ed.
USA: Mc.GrawHill.
MCSHANE. 2012. Organizational Behavior. 6th ed. New York: McGraw-Hill Education.
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. 4th ed. Jakarta: Salemba Empat.
Pearce, John, and Richard Robinson. 2014. Strategic Management. 14th ed. New York: McGraw-Hill Education.
Romney, M. B., & Steinbart, P. J. 2018. Accounting Information Systems. 14th ed.
London: Pearson.
Taspen.co.id. n.d. “Sejarah Perusahaan, Visi Dan Misi, Nilai Perusahaan.”
Retrieved August 15, 2023 (https://www.taspen.co.id/tentang-kami).
Turner, L., A. Weickgenannt, and M. K. Copeland. 2017. Accounting Information Systems Controls And Processes. 3rd ed. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.
80
81
82
83
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS PROGRAM STUDI AKUNTANSI SEMESTERR GANJIL/GENAP TA. 2023/2024 Nama Mahasiswa : Maria Petra Angelina Br. Sihaloho
NPM : 20510043
Tempat PKL : PT TASPEN (Persero) KCU Medan
Dosen Pembimbing PKL : Drs. Mangasa Sinurat, SH., M.Si
No Aspek Sikap Profesional Yang Diukur
Bobot
Penilaian Keterangan 1 Sistematika/Teknik Penulisan Laporan
(30%) 85
2 Uraian/Deskripsi (30%) 80
3 Pembahasan/Analisa Dan Kesimpulan
(40%) 80
Nilai Akhir 82
Medan, 22 Agustus 2023
Dosen Pembimbing
(Drs. Mangasa Sinurat, SH., M.Si)
84
FORMULIR BERITA ACARA PEMBIMBINGAN PKL NO: /PPS.A/FEB.PKL/ /20..
Kepada Yth:
Bapak/Ibu Dosen Pembimbing
Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas HKBP Nommensen Medan Dengan Hormat,
Dengan ini mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk menjadi Pembimbing Praktek Kerja
Lapangan (PKL) dari mahasiswa berikut:
Nama : Maria Petra Angelina Br. Sihaloho
Npm : 20510043
Konsentrasi : Financial Controller
Atas Kerjasama yang baik, kami ucapkan terimakasih.
Medan, 22 Agustus 2023 Ketua Program Studi Akuntansi
Dr. E. Manatap. Berliana Lumbangaol,SE.,MSi,Akt.,CA CATATAN PEMBIMBING PKL
Tanggal Pembimbing PKL
Pembimbing PKL
(Drs. Mangasa Sinurat, SH., M.Si) 85
86
88