Kerja lapangan ini diberi judul “Sistem Informasi Data Absensi di PT Taspen Cabang Utama Medan”. Kepada teman-teman pimpinan PKL PT TASPEN (Persero) KCU Medan dan kepada teman-teman penulis yang telah membantu penulis dalam menyusun laporan praktek kerja lapangan ini. PT TASPEN (Dana Tabungan dan Asuransi Pensiun Nasional) adalah lembaga yang bertanggung jawab mengelola program pensiun, tabungan dan asuransi bagi pegawai negeri sipil (ASN), BUMN dan veteran di Indonesia.
Dalam konteks ini, kebutuhan akan sistem informasi yang efisien dan terintegrasi untuk mengelola data kepesertaan menjadi semakin mendesak. Sistem informasi yang baik dapat membantu memastikan respon cepat terhadap permintaan dan kebutuhan peserta. Dengan mengintegrasikan data kepesertaan di berbagai cabang dan unit, PT TASPEN dapat memberikan pengalaman yang konsisten bagi peserta, serta mempermudah proses pemantauan data.
Dengan memiliki sistem informasi yang andal, PT TASPEN dapat meningkatkan kualitas layanan yang diberikan kepada peserta, memperkuat citra perusahaan dan membangun kepercayaan masyarakat. Dengan memahami kompleksitas dan kebutuhan pengelolaan data peserta di cabang utama PT TASPEN Medan, maka penyusunan laporan terkait sistem informasi pada judul ini akan berdampak positif terhadap efisiensi, keakuratan dan kualitas layanan yang diberikan PT TASPEN kepada pesertanya.
Tahap Persiapan
Tahap Pelaporan
Tujuan dan Manfaat Praktik Kerja Lapangan (PKL) 1.1.1 Tujuan Praktik Kerja Lapangan (PKL)1.1.1 Tujuan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
- Manfaat Praktik Kerja Lapangan (PKL)
- Jenis dan Bentuk Kegiatan Praktik Lapangan (PKL)
- Prosedur Kerja
Memasukkan informasi administrasi surat masuk pihak luar dan surat keluar pihak luar secara web melalui laman newsips.taspen.co.id. Penulis bertugas menangani surat masuk dari pihak eksternal seperti PT Taspen Life, Bank Sumut, dll dan surat keluar yang kemudian dikirimkan ke pihak eksternal di perusahaan dalam berbagai kegiatan administrasi berbasis web melalui newsips.taspen.co .id situs web. Sedangkan surat keluar, seperti surat yang berasal dari jasa, akan dikirim ke pihak luar dengan menggunakan kurir pos, karena PT.
Memasukkan data pensiun melalui web tos.taspen.co.id, mencetak Mutasi Kantor Pembayaran dan menyusun cetakan Mutasi Kantor Pembayaran. Tugas berguna lainnya, seperti mengedit alamat tujuan pengiriman surat ke pihak eksternal menggunakan Ms. Asal kertas : Sesuai dengan asal surat masuk yang diterima dari pihak luar perusahaan seperti PT Taspen Life, PT Bank Syariah Indonesia KCP Indrapura, dll.
Nomor surat : Sesuai dengan nomor surat masuk yang diperoleh dari pihak luar, apabila tidak tercantum diisi sesuai tanggal surat masuk diperoleh. Bidang Unit Kerja : Sesuai dengan bidang unit kerja (Umum dan SDM, Pelayanan dan Keanggotaan, Keuangan, Kas dan Verifikasi SPJ) yang ditujukan oleh pengirim/pihak eksternal dari perusahaan.
Mencetak dan Menyusun Mutasi Kantor Bayar
Penulis melakukan beberapa langkah dalam mencetak dan menyusun mutasi Kantor Pembayaran pada kolom keanggotaan. Pada kolom catatan, masukkan nomor pena peserta pensiun yang ingin mentransfer pembayaran sesuai dengan yang tertulis pada formulir transfer kantor pembayaran.
Pengarsipan Voucher Klaim
Kemudian hasil scan akan langsung disimpan ke folder scan dosir, kemudian diubah nama filenya sesuai NIP yang ditentukan peserta. Apabila terdapat dua jenis klaim atau lebih pada satu peserta, scan terlebih dahulu jenis pensiun utama atau jenis klaim utama dan simpan soft copy scannya secara terpisah. Apabila terdapat dua atau lebih jenis tagihan pada satu peserta, maka pensiun utama atau jenis utama, misalnya pensiun pertama, ditempatkan terlebih dahulu untuk memudahkan pengajuan di atas kertas (bagian berkas kepesertaan).
Menginput Pengajuan Non Klaim (Mutasi Kantor Bayar)
Profil Organisasi
Sejarah Perusahaan
Pada tanggal 17 April 1963, pemerintah mendirikan Perusahaan Dana Tabungan dan Penjaminan Pegawai Negara (PN TASPEN) dengan Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 1963. Pembentukan Program Tabungan Hari Tua Pegawai Pemerintah ditetapkan dalam Peraturan Pemerintah No. 9 Tahun 1963 ditetapkan. tentang Pengeluaran Pegawai Pemerintah dan Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1963 tentang Asuransi Tabungan dan Pegawai Pemerintah. Seiring dengan bertambahnya jumlah Pegawai Negeri Sipil dan cakupan pelayanan yang semakin luas, PN TASPEN menjelma menjadi perusahaan umum pada tanggal 18 November 1970 berdasarkan Surat Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor Kep.749/MK/IV/11 /1970 .
Status tersebut dilanjutkan dengan menjadi perseroan berdasarkan Peraturan Pemerintah Indonesia Nomor 26 Tahun 1981 dan disahkan dengan akta notaris Imas Fatimah nomor: 4 tanggal 4 Januari 1982 dengan nama PT TASPEN (PERSERO) yang menyelenggarakan Program Jaminan Hari Tua. dan Program Pensiun diselenggarakan. 822/KMK.03/1986 dan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Oktober 1986, PT TASPEN (PERSERO) ditugaskan untuk membayar pensiun di wilayah Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur, mulai tanggal 1 Januari 1987 Pada tahun 2014, PT TASPEN (PERSERO) fokus pada pelayanan jaminan sosial aparatur sipil negara berdasarkan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara.
Pemerintah menerbitkan Peraturan Pemerintah Nomor 70 Tahun 2015 tentang Asuransi Kecelakaan Kerja dan Jaminan Kematian Bagi Pegawai Negeri Sipil pada tanggal 16 September 2015, yang kemudian diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2017 pada tanggal 29 Desember 2017. Dengan pengalaman yang terbukti dalam penyediaan asuransi program sosial bagi ASN dan aparatur pemerintah TASPEN terus melakukan inovasi layanan dan mendekatkan peserta melalui 57 kantor cabang yang tersebar di seluruh Indonesia, antara lain layanan digital, klaim otomatis, kunjungan pelanggan dan klaim satu jam, yang telah mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2015 TASPEN berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas pelayanan guna mencapai kesejahteraan pegawai negeri sipil yang berkelanjutan.
Pada tanggal 31 Desember 2018, PT TASPEN (PERSERO) bekerjasama dengan lima lembaga lain sebagai pusat informasi ASN yaitu. Badan Perimbangan Tabungan Perumahan Pegawai Negeri Sipil (BAPERTARUM), Kementerian Perhubungan (KEMENHUB), Asuransi Sosial Angkatan Bersenjata Republik Indonesia (ASABRI), Badan Kepegawaian Negara (BKN), dan Dirjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri . Selain itu, perseroan juga telah menandatangani Nota Kesepahaman dengan Mahkamah Agung RI tentang Sinergi Pelayanan Elektronik Peralatan Sipil Negara di Lingkungan Mahkamah Agung, Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, Kementerian PAN dan RB. , Kementerian Perhubungan dan Kementerian Sekretariat Negara.
Logo Perusahaan
Ketua Eksekutif TASPEN Iqbal Latanro menyatakan, perubahan logo ini mencerminkan optimisme TASPEN untuk terus memberikan layanan berkualitas kepada seluruh peserta melalui pengembangan inovasi yang berkelanjutan. Logo tersebut mewakili gambar tunas yang bergerak tumbuh menjadi pohon kokoh, dengan akar yang kuat menempel dan membumi. Perubahan logo ini juga merupakan salah satu bentuk rebranding perusahaan untuk beradaptasi dengan perkembangan saat ini dan meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Perubahan Taspen menjadi "Andal Melayani" mencerminkan komitmen perusahaan dalam memberikan pelayanan yang andal kepada Aparatur Sipil Negara (ASN) dan aparatur pemerintah. Artinya TASPEN berupaya memberikan pelayanan terbaik dan terpercaya kepada pelanggan utamanya yaitu ASN dan pejabat pemerintah. Perubahan ini merupakan langkah strategis perusahaan dalam menghadapi tantangan dan tuntutan lingkungan bisnis yang terus berkembang.
Dengan pembaruan identitas dan fokus pada layanan yang andal, TASPEN berharap dapat terus berkembang dan memenuhi harapan peserta dan pemangku kepentingan.
Visi, Misi, dan Nilai-Nilai Perusahaan
AMANAH
KOMPETEN
HARMONIS
LOYAL
ADAPTIF
KOLABORATIF
- Struktur Organisasi
- Tanggungjawab dan tugas dari masing-masing divisi
Selanjutnya menurut McShane & Glinow struktur organisasi adalah pembagian kerja serta pola koordinasi, komunikasi, alur kerja dan kekuasaan formal yang mengarahkan kegiatan organisasi” disimpulkan bahwa struktur organisasi adalah suatu sistem yang mengatur pembagian tugas yang diarahkan oleh organisasi. kegiatan yang menyangkut pelaksanaan tugas, pelaporan dan hierarki wewenang dalam organisasi TASPEN (Persero) KCU Medan, perusahaan ini menerapkan struktur fungsional dimana sebelumnya perusahaan ini menerapkan struktur divisi.Tanggung jawab utama dan peran masing-masing unit kerja dalam pencapaian tujuan organisasi akan dijelaskan pada subbab ini.
Penjelasan ini akan mencakup gambaran bagaimana setiap unit kerja berkontribusi dalam operasional sehari-hari serta bagaimana kerja sama antar unit kerja berlangsung untuk mencapai sinergi dan efisiensi dalam pelaksanaan tugasnya.
Human Capital and General Affair
Finance Administration
Cash and Pension Report Verification
- Kendala yang Dihadapi dan Upaya Pemecahan
- Pembahasan Pelaksanaan PKL
- Landasan Teori
- Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
- Komponen Sistem Informasi Akuntansi
- Peremajaan Data
Menurut Romney & Steinbart (2018:10), sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang dapat mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan. Sedangkan sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi dalam Sistem Akuntansi (2008:3) adalah pengorganisasian formulir, pencatatan dan laporan. Sistem informasi akuntansi yang tidak rapi dapat menghambat kinerja dan bisnis suatu perusahaan atau bahkan dapat menimbulkan kerugian bahkan kebangkrutan.
Sistem informasi akuntansi harus menyajikan informasi relevan yang mudah dipahami oleh pengguna informasi akuntansi. Tujuan lain dari Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah memberikan informasi mengenai kondisi keuangan dan kinerja perusahaan serta perubahannya. Dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) harus dirancang dan dikelola dengan baik agar dapat meningkatkan kinerja organisasi atau perusahaan.Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang terbaik dapat berujung pada peningkatan efisiensi dan efektivitas perusahaan.
Verifikasi data revisi merupakan proses pengecekan dan validasi informasi yang telah diperbarui atau dikoreksi pada data peserta. Penyimpanan data peserta terkini merupakan salah satu langkah proses peremajaan data untuk menjaga keakuratan dan ketersediaan informasi terkini. Setelah data peserta mengalami perubahan atau koreksi, penting untuk menyimpan informasi tersebut dengan baik.
Biasanya, setelah data peserta yang diperbarui disimpan, evaluasi kesesuaian perubahan data dengan standar yang ditetapkan perusahaan akan dilakukan pada akhir bulan. Proses pemasukan data peserta pensiun ke dalam sistem PT Taspen dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu: online melalui website https://tos.taspen.co.id/nonklaim (Layanan Taspen Online) atau offline dengan mengirimkan dokumen-dokumen yang diperlukan. dan lampirannya langsung Masuk ke bagian klaim di PT Taspen. Data peserta yang akan diterima pada kolom Partisipasi sudah dalam bentuk database dan siap untuk diperiksa.
Proses ini menjadi bagian penting untuk memastikan perubahan data peserta terkait transfer kantor pembayaran dilakukan dengan benar dan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Arsip data peserta pensiun adalah tempat penyimpanan informasi dalam bentuk fisik (hard copy) yang berkaitan dengan peserta yaitu dokumen mutasi pensiun. Proses pemasukan data peserta pensiun ke sistem PT Taspen dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu online melalui website tos.taspen.co.id (Layanan Taspen Online) atau offline melalui.
Arsip data peserta pensiun adalah tempat penyimpanan informasi dalam bentuk fisik (hardcopy) tentang peserta yaitu dokumen mutasi pensiun. Selama melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL), penulis mendapatkan ilmu dan pengalaman berharga di lingkungan kerja, penulis berhasil memperdalam pemahamannya mengenai tata cara memasukkan data, mengedit dan menghapus data peserta hingga mempelajari pembaharuan data.
