PENGAMBILAN KEPUTUSAN
15.4. Perencanaan rapat
15.4.1. Penetapan tujuan rapat .
Setelah memutuskan bahwa rapat memang perlu diadakan, maka selanjutnya menentukan tema umum atau tujuan umum dari rapat yang akan diadakan.
Dibedakan beberapa tujuan umum atau tema umum rapat :
a. Pengambilan keputusan untuk pemecahan masalah (problem solving)
Keputusan yang dibuat melalui rapat memiliki keuntungan:
1. Informasi dan analisa untuk mengambil keputusan tersebut lebih banyak, lengkap, dan dari berbagai sudut pandang.
2. Staf lebih termotivasi 3. Membangkitkan komitmen
4. Tanggung jawab keputusan ditanggung bersama 5. Memenuhi prosedur organisasi, jika memang
keputusan tersebut harus melalui rapat. Keputusan umumnya dibuat untuk menyelesaikan masalah.
b. Penyebarluasan informasi
Seringkali berhubungan dengan keputusan keputusan direksi atau komisaris yang perlu diinformasi- kan secara tatap muka disertai tanya jawab. Pemahaman undang-undang, peraturan daerah, peraturan menteri yang berhubungan dengan organisasi. Kegiatan ini ser in g disebut sebagai sosialisasi.
c. Perubahan organisasi
Lingkungan eksternal yang berubah seringkali memerlukan penyesuaian atau perubahan organisasi.
Perubahan organisasi ini termasuk dalam keputusan
strategis. Rapat seperti ini biasanya berlangsung lama da n beberapa kali.
d. Menyusun rencana strategi dan rencana kerja
Rencana strategi adalah sebuah rencana jangka panjang, bersifat umum, dan penting supaya organisasi tetap bertahan dan berkembang terutama dalam menghadapi persaingan. Rencana kerja adalah rencana yang lebih detail, operasional, dan praktis. Rencana kerja umumnya mencakup : apa yang akan dilakukan, mengapa dilakukan, siapa yang melakukan, kapan dilakukan, dimana dilakukan, bagaimana melakukannya, berapa biayanya.
e. Sharing
Sharing berarti saling memberi atau bertukar gagasan dan pengalaman.
f. Pengembangan tim
Tim adalah sekelompok orang dengan tugas tertentu . Contoh : tim menjaga mutu, tim sepak bola, tim negosiasi.
Kunci sukses tim adalah kerjasama, dan bukannya kerja bersama – sama. Anggota tim memiliki tugas berbeda- beda, namun memiliki tujuan yang sama. Karakter anggota tim bisa berbeda, tetapi harus memiliki kesamaan nilai (value). Komunikasi antar anggota tim mutlak diperlu kan , sehingga tim biasanya memerlukan rapat yang rutin.
g. Koordinasi (rapat koordinasi)
Koordinasi merupakan salah satu fungsi pokok manajemen. Biasanya rapat koordinasi terjadwal secara rutin.
h. Rapat pemegang saham dan rapat umum pemegang saham luar biasa.
Rapat umum pemegang saham biasanya diselenggarakan oleh suatu perseroan terbatas setiap tahun
untuk menentukan laba perusahaan yang dibagi pada pemegang saham dan rencana pengembangan usaha.
Rapat umum pemegang saham luar biasa diselen gga - rakan untuk pergantian direksi perusahaan atau hal hal penting lainnya. Untuk rapat seperti ini, peserta rapat diidentifikasi dengan jelas. Boleh juga diwakilkan dengan surat kuasa yang absah.
i. Negosiasi
Negosiasi merupakan suatu pertemuan antara dua pihak atau lebih, dimana masing masing pihak berundin g, tawar menawar, dan saling bertukar konsesi. Negosiasi memerlukan persiapan yang matang seperti strategi wewenang pihak yang terlibat, lokasi, susunan tempat duduk, alternatif terbaik, sampai alternatif terakhir.
Negosiasi akan dibahas pada bab tersendiri.
j. Konsultatif
Rapat konsultatif diperlukan untuk melibatkan pih ak lain dalam melakukan suatu perubahan atau menempuh arah tindakan baru. Dalam rapat ini pihak penentu kebijakan berusaha menyerap aspirasi pihak terlibat 15.4.2. Penetapan agenda rapat.
Agenda rapat merupakan hal yang sangat penting yang memuat pokok pokok yang akan dibicarakan pada rapat tersebut. Agenda rapat membatasi hal hal yang akan dibicarakan dan merupakan pengendali rapat. Dengan adanya agenda rapat, maka rapat akan berlangsung tertib, dan pembicaraan terarah dan terfokus pada agenda. Pada rapat yang sifatnya mendadak, agenda rapat bisa dibuat pada awal rapat dan disepakati peserta rapat. Kadang, agenda rapat diperdebatkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan pada rapat tersebut. Dalam suatu perusahaan atau organisasi sebaiknya pimpinan rapat membahas dengan staf nya, hal-hal
apa yang akan dibahas untuk dijadikan agenda. Pemimpin rapat harus bisa menampung aspirasi pihak yang terlibat.
Cara membuat agenda rapat : a. Tentukan pihak yang terlibat.
b. Kelompokkan masalah yang memiliki karakteristik yang sama.
c. Susun agenda disertai alokasi waktu tiap topik.
Contoh untuk rapat dua jam sebagai berikut :
30 menit awal untuk 2 topik yang mudah.
45 menit untuk topik yang sulit.
15 – 30 menit untuk diskusi.
10 menit terakhir untuk topik yang termudah.
Jika ada notulen pada rapat terdahulu, dibacakan pada awal rapat selama 10 menit.
Menyusun agenda rapat harus hati hati, jangan sampai waktu habis untuk membahas hal-hal sepele yang bukan tujuan utama rapat. Harus ada keseimbangan antara topik yang mendesak dan topik yang penting.
15.4.3. Penetapan peserta dan pimpinan rapat.
Peserta dapat dibagi menjadi pemberi informasi, pengumpulan informasi, ahli, alasan protokoler, sebagai buffer bila terjadi konflik, orang orang yang memiliki wewenang sebagai pengambil keputusan.
15.4.4. Penentuan lokasi.
Lokasi rapat sebaiknya di tempat yang cukup nyaman.
Penentuan lokasi pada rapat untuk negosiasi atau mediasi sangat penting. Sebaiknya lokasi di tempat kita atau di tempat yang dibawah kendali kita, minimal ditempat netral.
15.4.5. Menentukan susunan ruang rapat :
Susunan ruang meliputi : susunan meja, bangku, tata letak papan tulis / laya proyektor, pengeras suara. Tata letak dan susunan tiap jenis rapat berbeda sesuai dengan jumlah orang dan tujuan rapat tersebut. Peserta yang melingkar mengelilin gi meja cocok untuk rapat negosiasi atau mediasi. Orang orang yang diduga menjadi pembuat masalah ditempatkan duduknya dekat pimpinan rapat atau dekat mitra kita. Susuan mej a dan kursi yang membentuk U atau tapal kuda baik untuk diskusi dan bisa memuat peserta lebih banyak namun maksimal 30 peserta. Susunan ruang kelas atau teater cocok untuk seminar atau rapat yang bersifat informatif. Susunan in i bisa memuat peserta dalam jumlah banyak bahkan sampai ribuan orang.
15.4.6. Menyiapkan alat - alat bantu
Alat alat bantu seperti: pengeras suara, Overhead Projector ( OHP ), LCD proyektor, papan tulis, alat - alat tulis, pointer, dokumen dokumen yang terkait dengan rapat. Harus dipastikan bahwa alat alat bantu berfungsi dengan baik. Jangan sampai rapat terganggu oleh hal-hal sepele seperti alat tulis yang tidak berfungsi, baterai mikrofon lemah, dan sebagainya.
15.4.7. Penentuan waktu
Hari dan tanggal rapat sebaiknya ditentukan dimana peserta rapat dapat hadir dalam jumlah maksimal. Penentuan jam diatur sesuai dengan situasi dan kondisi serta wakt u yan g diperlukan. Waktu yang diperlukan (durasi) sebaiknya ditulis dengan jelas, terutama bila rapat melibatkan pihak-pihak di luar organisasi. Menulis waktu seperti : jam 9 s/d selesai, tampak kurang sopan dan tidak profesional. Penentuan wakt u seperti itu seolah menyandera peserta rapat. Tulislah wakt u yang jelas sesuai dengan keperluan rapat, seperti jam 9 s/d jam
12. Apabila ternyata pada jam 12 rapat belum selesai, maka pimpinan rapat bisa memperpanjang waktu dengan meminta izin terlebih dahulu kepada perserta rapat. Harus disadari bahwa peserta rapat pada hari tersebut sering memiliki juga jadwal kegiatan lainnya.