Judul : Digitalisasi Arsip dalam Mengelola Dokumen
B. Permasalahan dalam Pengelolaan Arsip Elektronik
1. Menurut Desi Pratiwi (Winata dan Muhidin, 2016: 433-434),beberapa permasalahan yang dapat muncul dalam pengeloaan arsip elektronik, antara lain sebagai berikut:
2. Sangat sulit untuk menjaga teriabilitas dan autentisitas arsip elektronik. Hal ini dikarenakan arsip elektronik mudah dimanipulasi dan rusak, serta pengaksesan dan pengopian yang cenderung tidak bisa sepenuhnya dikontrol 3. Keberadaan arsip elektronik sangat bergantung pada lingkugan elektroniknya.
Keusangan teknologi, baik perangkat lunak maupun keras, sangat cepat terjadi. Hal ini dikarenakan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi juga berkembang sangat cepat.
4. Kontroversi aspek legal dari arsip elektronik.
5. Kegagagal organisasi dalam menjalankan arsip elektronik.
6. Masalah yang dihadapi secara umum, di antaranya pengaturan hukum, perlindunan hukum bagi konsumen dalam transaksi, perlindungan data Permasalahan dalam
Pengelolaan Arsip Elektronik
80
Tugas 4
Buatlah kelompok terdiri atas 3 orang
Cermatilah kantor disekitarmu yang menyimpan arsip dalam bentuk file komputer
Diskusikan dengan teman dikelompokmu tentang apa yang dimaksud arsip elektronik, manfaat arsip elektronik dan permasalahan yang sering terjadi dalam pengelolaan arsip elektronik.
Buatlah kesimpulan dari hasil diskusi kelompok.
Presentasikan hasil diskusi di depan guru dan teman-teman sekelas
pribadi, dan pengakuan keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian
7. Masalah yang dihadapi dalam bidang kearsipan, di antaranya bermacam media yang akan disimpan, teknologi mesin yang akan dipakai, sistem pengolahan, sistem penyimpanan, sistem penemuan kembali, dan migrasi dari media generasi lama ke generasi baru.
Beberapa strategi dalam menghadapi permasalahan pengelolaan arsip elektornik, yaitu:
Menghubungkan antara informasi, teknologi, dan tugas pokok organisasi
a. Menilai kembali peran dan peraturan untuk mengelola asset dan informasi organisasi
b. Menjadikan teknologi informasi untuk membuat standar dalam pembuatan sistem arsip.
Tugas Praktek
LEMBAR KERJA SISWA A. Pilihan Ganda
Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat !
81
1. Dalam usaha efisiensi dan efektifitas dalam kegiatan kearsipan yang telah menggunakan peralatan komputer untuk melaksanakan tugasnya sehingga dapat menghasilkan arsip dalam bentuk ...
a. arsip modern b. arsip cyber c. arsip elektronik d. arsip dinamis e. arsip konvensional
2. Gunawan adalah seoranng karyawan bagian kearsipan yang bertugas untuk merubah sistem filing dikantornya yang sudah tidak mungkin lagi disimpan digunang karena begitu banyaknya arsip yang setiap saat bertambah, untuk melaksanakan tugas tersebut Gunawan membuat file untuk arsip-arsip dengan peralatan komuter dalam bentuk arsip elektronik, sehingga kegiatan kearsipan dapat lancar, dari uraian diatas maka langkah pak gunawan merupakan manfaat dari arsip elektronik sebagai...
a. cepat ditemukan b. menghemat tempat c. menghemat biaya d. fleksibel
e. cepat akses internet
3. Perbedaan karakteristik perekaman dan simbol yang digunakan antara arsip konvensional dan arsip elektronik terletak pada ...
a. secara langsung dapat dilihat - harus melalui mesin b. banyak - sedikit
c. susah – mudah d. fleksibel – cepat e. cepat akses internet
4. Bentuk rekaman suara dan gambar dan gambar bergerak dalam sistem arsip elektronik dapat lebih menarik dan cangih dengan membuat dalam bentuk ...
a. kaset,CD, DVD, flashdisk, harddisk b. corel draw dan shot video
c. video editing
d. video telekonferens
82
e. animation
5. Tahap dalam daur hidup arsip elektronik dimulai dari ...
a. penciptaan, penggunaan dan distribusi, pemeliharaan, disposisi
b. penciptaan, penggunaan dan distribusi, pemeliharaan, disposisi, retensi c. penciptaan, penggunaan dan distribusi, pemeliharaan, disposisi, retensi,
penyusutan
d. penciptaan, penggunaan dan distribusi, pemeliharaan, disposisi, retensi, penyusutan, pemusnahan
e. penciptaan, penggunaan dan distribusi, pemeliharaan, disposisi, retensi, penyusutan, pemusnahan, pelaporan
6. Proses pengubahan dokumen tercetak menjadi dokumen elektronik, proses ini memerlukan alat untuk merubah data dari yang tergubung dengan komputer yakni ...
a. scaning, conversion, importing, editing b. jaringan internet
c. aplikasi internet d. kecakapan arsiparis e. bentuk arsip awal
7. Pengelolaan arsip yang beralih dari arsip konvensional menjadi arsip ekektronik sangat mungkin terjadi kerusakan pada arsip yakni ...
a. akibat adanya virus membuat data hilang b. jaringan internet lemot
c. aplikasi internet mahal
d. modal untuk peralatan mahal e. bentuk arsip awal yang rumit
8. Dalam sitem arsip elektronik pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan melakukan penggunan perangkat sesuai dengan prosedur yang benar sesuai dengan standart dan dengan melakukan ....
a. kegiatan back data secara berkala b. perubahan sistem penyimpanan data c. perbaikan data
d. pemindahan data arsip elektronik e. menganti peralatan
83
9. Dalam usaha efisiensi dan efektifitas dalam kegiatan kearsipan yang telah menggunakan peralatan komputer untuk melaksanakan tugasnya sehingga dapat menghasilkan arsip dala bentuk ...
a. arsip modern b. arsip cyber c. arsip elektronik d. arsip dinamis e. arsip konvensional
10. Perbedaan karakteristik perekaman dan simbol yang digunakan antara arsip konvensional dan arsip elektronik terletak pada ...
a. secara langsung dapat dilihat - harus melalui mesin b. banyak - sedikit
c. susah – mudah d. fleksibel – cepat e. cepat akses internet
b. Essay Test
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar dan jelas !
1. Permasalahan apa yan g sering muncul terkait pengelolaan arsip elektronik ?
………
………
………
………
2. Tuliskan jenis umum arsip elektronik
………
………
………
………
3. Bagaimana cara menciptakan arsip elektronik ?
………
………
84
………
………
4. Jelaskan apakah penyusutan arsip elektronik berbeda dengan penyusutan konvensional !
………
………
………
………
5. Jelaskan pengertian arsip elektronik menurut pemahamanmu !
………
………
………
85
LEMBAR AKTIVITAS PRAKTIK 1 Instruksi Tugas:
Kerjakan secara mandiri dengan memanfaatkan fasilitas kantor sekolah atau kantor yang terdekat dengan tempat tinggal.
Nama Siswa : ...
Kelas : ...
N o
Indikator Temuan Gambar Kantor / Kegiatan Kantor
1 Dokumen-Dokumen yang ditemui dikantor tersebut
2 Fungsi dari masing- masing dokumen yang anda temui
3 Tata cara penanganan atas dokumen tersebut
LEMBAR AKTIVITAS PRAKTIK 2
86
Instruksi Tugas:
Kerjakan secara mandiri dengan memanfaatkan fasilitas kantor sekolah atau kantor yang terdekat dengan tempat tinggal.
Nama Siswa : ...
Kelas : ...
N o
Indikator Temuan Gambar Kantor / Kegiatan Kantor
1 Peralatan dalam penanganan
dokumen dikantor
2 Fungsi dari masing- masing peralatan yang digunakan dikantor tersebut
LEMBAR AKTIVITAS PRAKTIK 3 Instruksi Tugas:
87
Kerjakan secara mandiri dengan memanfaatkan fasilitas kantor sekolah atau kantor yang terdekat dengan tempat tinggal.
Nama Siswa : ...
Kelas : ...
N o
Indikator Temuan Gambar Kantor / Kegiatan Kantor
1 Sistem penyimpanan
dokumen yang
digunakan dikantor/
instansi
2 Prosedur penyimpanan yang seharusnya
3 Kesesuaian hasil observasi dengan
prosedur yang
seharusnya
LEMBAR AKTIVITAS PRAKTIK 4 Instruksi Tugas:
88
Kerjakan secara mandiri dengan memanfaatkan fasilitas kantor sekolah atau kantor yang terdekat dengan tempat tinggal.
Nama Siswa : ...
Kelas : ...
N p
Indikator Temuan Gambar Kantor / Kegiatan Kantor
1 Jenis dokumen- dokumen digital yang ditemui dilapangan
2 Peralatan
penyimpanan yang digunakan
3 Prosedur pengelolaan dokumen berbasis digital yang dilakukan didunia kerja
89
RUBLIK ASESMEN PRESENTASI HASIL AKTIVITAS PRAKTIK 1
INSTRUMEN PENILAIAN: PROSES DAN PRODUK
ASPEK Belum Kompeten (0-6) Cukup Kompeten (6-7) Kompeten (8-9) Sangat Kompeten (10) Proses
presentasi hasil
Siswatidak mampu
mempresentasikan hasil observasi
Siswamampu
mempresentasikan hasil observasi namun dengan sikap yang kurang baik
Siswamampu
mempresentasikan hasil observasi dengan sikap yang baik namun tidak
mampu berdiskusi
Siswa mampu
mempresentasikan hasil observasi dengan sikap yang baik dan mampu berdiskusi
Hasil Pelaksanaan Proyect
Siswadapat melakukan pelaksanaan proyect
Siswamampu mendapatkan informasi tentang pelaksanaan Kegiatan manajemen Perkantoran
Siswamampu mendapatkan kegiatan manajemen perkantoran dengan lengkap
Siswamampu
mendapatkan informasi kegiatan manajemen perkantoran di dua kantor Keterangan :
Siswa yang belum kompeten maka harus mengikuti pembelajaran remediasi.
Siswa yang cukup kompeten diperbolehkan untuk memperbaiki pekerjaannya sehingga mencapai level kompeten
91
RUBRIK ASESMEN PRESENTASI HASIL AKTIVITAS PRAKTIK 2
INSTRUMEN PENILAIAN: PROSES DAN PRODUK
ASPEK Belum Kompeten (0-6) Cukup Kompeten (6-7) Kompeten (8-9) Sangat Kompeten (10) Proses
presentasi hasil
Siswatidak mampu
mempresentasikan hasil observasi
Siswamampu
mempresentasikan hasil observasi namun dengan sikap yang kurang baik
Siswamampu
mempresentasikan hasil observasi dengan sikap yang baik namun tidak
mampu berdiskusi
Siswamampu
mempresentasikan hasil observasi dengan sikap yang baik dan mampu berdiskusi
Flowchart Siswatidak mampu
menemukan petunjuk peralatan kantor
Siswamampu menemukan petunjuk peralatan kantor tetapi tidak mampu menyajikan flowchart
Siswamampu menemukan petunjuk peralatan kantor tetapi tidak mampu menyajikan seluruh flowchart dengan tepat
Siswamampu menyajikan seluruh flowchart dengan tepat sesuai petunjuk peralatan kantor
Keterangan :
Siswa yang belum kompeten maka harus mengikuti pembelajaran remediasi.
Siswa yang cukup kompeten diperbolehkan untuk memperbaiki pekerjaannya sehingga mencapai level kompeten
92
RUBRIK ASESMEN PRESENTASI HASIL AKTIVITAS 3
INSTRUMEN PENILAIAN PROSES DAN PRODUK
ASPEK Belum Kompeten (0-6) Cukup Kompeten (6-7) Kompeten (8-9) Sangat Kompeten (10) Proses
presentasi hasil
Siswatidak mampu
mempresentasikan hasil observasi
Siswamampu
mempresentasikan hasil observasi namun dengan sikap yang kurang baik
Siswamampu
mempresentasikan hasil observasi dengan sikap yang baik namun tidak
mampu berdiskusi
Siswamampu
mempresentasikan hasil observasi dengan sikap yang baik dan mampu berdiskusi
Jelajah Internet Siswadapat melakukan pelaksanaan jelajah internet
Siswamampu mendapatkan informasi mengenai peralatan kantor dan saranan K3 disekolah
Siswamampu Mendapatkan informasi mengenai peralatan kantor dan sarana K3 disekolah
Siswamampu
mendapatkan banyak informasi memalui sekolah maupun melui
internat dan
membandingkan antar dua sekolah tidak hanya satu
Keterangan :
Siswa yang belum kompeten maka harus mengikuti pembelajaran remediasi.
Siswa yang cukup kompeten diperbolehkan untuk memperbaiki pekerjaannya sehingga mencapai level kompeten
93
RUBRIK ASESMEN PRSENTASI HASIL AKTIVITAS PRAKTIK 4
INSTRUMEN PENILAIAN: PROSES DAN PRODUK
ASPEK Belum Kompeten (0-6) Cukup Kompeten (6-7) Kompeten (8-9) Sangat Kompeten (10) Proses
presentasi hasil
Siswatidak mampu
mempresentasikan hasil observasi
Siswamampu
mempresentasikan hasil observasi namun dengan sikap yang kurang baik
Siswamampu
mempresentasikan hasil observasi dengan sikap yang baik namun tidak
mampu berdiskusi
Siswamampu
mempresentasikan hasil observasi dengan sikap yang baik dan mampu berdiskusi
Hasil
Pelaksanaan 5 R
Siswadapat melakukan pelaksanaan 5 R
Siswamampu untuk mencari informasi 5R diperkantoran
Siswamampu Mendapatkan informasi mengenai 5R
dikantor dan
menerapkannya.
Siswamampu
mendapatkan informasi lebih banyak mengenai 5R dan dapat menerapkan dan meperaktekan 5R diperkantoran
Keterangan :
Siswa yang belum kompeten maka harus mengikuti pembelajaran remediasi.
Siswa yang cukup kompeten diperbolehkan untuk memperbaiki pekerjaannya sehingga mencapai level kompetensi