1 Siswa menonton video tentang proses penyimpanan dokumen digital dibandingkan dengan yang digunakan di dunia kerja. 2 Guru meminta siswa mencari informasi tentang proses penyimpanan dokumen secara digital kaitannya dengan yang digunakan dalam dunia kerja.
C LAMPIRAN
Lembar Kerja Siswa ini ditujukan untuk siswa (bukan guru), dan boleh diperbanyak sesuai kebutuhan untuk diberikan kepada siswa, termasuk LKS untuk siswa non-reguler. Pada akhir fase E siswa dapat menjelaskan Pada akhir fase E siswa mampu menjelaskan dasar-dasar tata cara penanganan dokumen, jenis-jenis peralatan pengelolaan dokumen dan tata cara penyimpanan dokumen berbasis digital sesuai sistem yang ada. dunia kerja.
Judul : Jenis Dokumen MPLB
Pengertian Jenis-Jenis Dokumen Manajemen Perkantoran Dan Layanan Bisnis
Dari hasil diskusi Anda akan dapat menyimpulkan dokumen apa saja yang Anda temui di kantor dan apa kegunaan dari masing-masing dokumen tersebut.
Judul: Penanganan Dokumen Kantor
- Penanganan Surat Masuk Pengertian Surat Masuk
- Penerimaan surat
- Pencatat surat
- Pengarah surat
- Penyampaian surat ke unit pengolah
- Penataan arsip (penyimpanan arsip) Tugasnya adalah sebagai berikut
- Penanganan Surat Keluar Pengertian
- Langkah-langkah penanganan surat keluar dengan sistem buku agenda adalah sebagai berikut
- Jawablah pertanyaan dibawah dengan Benar!
Sistem buku agenda merupakan suatu sistem penanganan surat yang menggunakan buku agenda sebagai sarana pengolahan surat. Pada sistem terpusat, surat masuk ditangani melalui satu pintu yaitu dari dan kembali ke bagian administrasi. Buku agenda tunggal adalah buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar secara bersamaan dengan nomor urut dalam satu halaman dan hanya digunakan selama satu tahun.
Buku agenda kembar merupakan buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar secara terpisah atau sendiri-sendiri. Untuk surat masuk disebut buku agenda surat masuk sedangkan untuk surat keluar disebut buku agenda lisan. Buku agenda berpasangan merupakan buku agenda yang digunakan dimana halaman kiri untuk mencatat surat masuk dan halaman kanan untuk mencatat surat keluar.
Berdasarkan uraian di atas, maka tata cara penanganan surat masuk melalui sistem diary book dapat diringkas seperti pada diagram di bawah ini. Untuk surat masuk biasa, tidak digunakan kartu kendali, melainkan halaman sampul surat biasa. Tujuan Tugas 2 adalah memahami tata cara penanganan surat masuk dan keluar di sekolah/kediaman.
Judul: Penataan dan Penyimpanan Dokumen
Prosedur penemuan kembali arsip
Yang perlu diingat adalah petugas harus mendaftarkan pinjaman tersebut.. langkah-langkah yang dilakukan untuk menemukan surat tersebut adalah sebagai berikut. a) Tentukan judul surat. Petugas harus mengetahui judul berkas yang digeledah, yaitu nama pengirim (apabila surat masuk) atau nama penerima (surat keluar). Contoh: Agus ingin meminjam surat dari PT Cahya Gemilang, maka yang dilakukan petugas adalah menentukan judul surat tersebut yaitu PT Cahya Gemilang.
Nama yang telah terindeks kemudian diberi kode huruf, sebagai pedoman/bantuan untuk mencapai arsip. Contoh: Arsip kemudian dicari di lemari arsip di laci berkode A-D, di belakang panduan C, di file gantung Kira-kira. e) Ambil arsip. Jika arsip tersebut memang arsip yang Anda cari, ambillah arsip tersebut dan tukarkan dengan lembar peminjaman arsip. f) Menyediakan arsip bagi peminjam.
Arsip tersebut kemudian diberikan kepada peminjam beserta lembar peminjaman arsip untuk mengingatkan peminjam kapan arsip tersebut harus dikembalikan. g) Simpan lembar pinjaman arsip dalam file ticker. Lembar peminjaman arsip disimpan dalam ticker file sebagai sarana pengendalian arsip yang dipinjam.
Pengertian Sistem Kronologis
Pengindeksan dalam sistem tanggal berarti menentukan tanggal, bulan, dan tahun pada surat (tanggal surat) sebagai kode penyimpanan. Surat atau surat dari bulan yang sama akan berada di belakang folder yang sama, dan surat atau surat dengan tanggal yang sama akan berada di folder yang sama. Namun dimungkinkan 1 laci dapat menyimpan arsip 2-3 bulan, jika jumlah arsip yang disimpan banyak.
Namun jika lacinya hanya untuk 2-3 bulan, maka Anda perlu menggantungkan map untuk jumlah hari dalam 2-3 bulan tersebut. Jika volume arsip bertambah, satu lemari arsip hanya bisa diisi tiga map, misalnya berisi map Januari-Maret. Laci berikutnya berisi tiga panduan untuk bulan April hingga Juni, dan seterusnya sesuai kebutuhan.
Kegiatan penyortiran dilakukan tergantung situasi dan kondisi Penyortiran dilakukan apabila surat masuk dan surat keluar dalam jumlah banyak pada hari yang sama. e) Lokasi. Contoh: arsip bertanggal 1 Maret 2018 disimpan pada laci berkode 2018, di belakang panduan bulan Maret, dalam map gantung berkode 1. Ingat, sistem penyimpanan tanggal genap harus menyediakan kartu indeks, maka kartu indeks untuk surat bertanggal 1 Maret 2018 juga harus ada. dibuat.
Prosedur penemuan kembali arsip sistem tanggal
Contoh: arsip bertanggal 1 Maret 2018 disimpan pada laci berkode 2018, di belakang panduan bulan Maret, dalam map gantung berkode 1. Ingat, sistem penyimpanan tanggal genap harus menyediakan kartu indeks, maka kartu indeks untuk surat bertanggal 1 Maret 2018 juga harus ada. dibuat. Indeks nama untuk Ismaningsih, Agus... d) Carilah kartu indeks di laci berkode I, dibelakang panduan berkode I dan map gantung Is. e) Perhatikan kartu indeks dan lihat kode hurufnya. Misalnya untuk kasus di atas, setelah dilihat ternyata arsip tersebut mempunyai kode surat 5 Februari 2018. f) Ambil arsip yang bersangkutan di laci dengan kode 2018 di belakang panduan Februari, di folder suspensi 5. g) Jika arsip sudah benar, ambil dari map dan ganti dengan lembar arsip pinjaman (lembar 1). h) Berikan kepada peminjam lembar pinjaman berikut (lembar 2). i) Simpan lembar peminjaman arsip (lembar 3) pada ticker file. Seorang arsiparis yang profesional akan selalu mematuhi aturan dan penggunaan sistem yang telah ditetapkan.
Peminjam mendatangi pemilik arsip kemudian mencatat bahan arsip yang dipinjam pada tiga lembar pinjaman arsip. Peminjam mengembalikan arsip dan lembar II kepada pemiliknya, kemudian lembar III diparaf dan diserahkan kembali kepada peminjam sebagai bukti bahwa arsip telah dikembalikan. Pinjaman ini hampir sama dengan pinjaman per lembar, hanya saja pada lembar pinjaman tertulis tanggal lengkap arsip yang dipinjamkan di sebelah tanggal arsip, misalnya 1-20 Oktober, dan nomor berkas.
Cara pengembalian pinjaman sesuai berkas.. a) Berkas arsip dan lembar III dikembalikan kepada petugas arsip, lembar II diparaf dan dikembalikan kepada peminjam; Folder pengganti pada kolom tanggal pengembalian diberi tanda centang (v) untuk menunjukkan bahwa arsip telah dikembalikan dan disimpan untuk digunakan kembali pada peminjaman arsip berikutnya; Apabila lembar III yang dibawa peminjam hilang pada saat dikembalikan, arsiparis membaca dan meneliti bahan arsip dalam indeks kemudian mencarinya dalam daftar indeks.
Pengertian Sistem Geografis
Seperti halnya sistem penyimpanan lainnya, sistem regional juga menggunakan daftar klasifikasi yaitu daftar klasifikasi regional. Daftar klasifikasi wilayah memuat pengelompokan wilayah menjadi wilayah besar, subwilayah, dan subsubwilayah. Berdasarkan Nama Negara yaitu daftar klasifikasi wilayah yang dibuat berdasarkan pengelompokan wilayah berdasarkan nama negara.
Menurut Pembagian Wilayah Administratif Negara yaitu daftar penggolongan berdasarkan pengelompokan nama-nama wilayah administratif suatu negara. Menurut wilayah administrasi khusus yaitu daftar klasifikasi yang dibuat berdasarkan pengelompokan wilayah administrasi khusus untuk kepentingan instansi/lembaga tertentu. Sistem ini disebut juga sistem desimal dan menggunakan notasi angka 0-9. Untuk menyusun arsip dengan menggunakan sistem penomoran, kita perlu membuat daftar klasifikasi. Daftar klasifikasi ini merupakan daftar yang memuat seluruh permasalahan kegiatan dalam kantor/perusahaan.
Pembuatan daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam karena hanya dibuat 10 soal untuk setiap level soal. Sedangkan tata cara pemulihan dengan sistem bilangan Dewey adalah sebagai berikut. a) Jika sudah mengetahui kode huruf yang ingin dicari, maka cari saja di tempat penyimpanannya. Prosedur penemuan kembali dapat dilakukan dengan cara berikut. a) Tentukan kode huruf yang ingin dicari.. b) jika kode huruf diketahui maka langsung menuju tempat penyimpanan tetapi jika kode huruf tidak diketahui maka mengacu pada kartu indeks.
Pengertian Sistem Subjek
- Filing cabinet; jumlah laci disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah utama
Dalam menyusun daftar klasifikasi mata pelajaran, permasalahan yang ada dibagi menjadi beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut. Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem mata pelajaran pada dasarnya sama dengan sistem lainnya, yaitu sebagai berikut. Pengindeksan dalam sistem subjek berarti menentukan masalah suatu huruf dengan cara mencocokkannya dengan daftar klasifikasi yang dibuat.
Jika daftar klasifikasi mata pelajaran menggunakan kode dengan beberapa huruf atau angka, maka kode yang tertulis pada huruf tersebut adalah kode huruf atau angka tersebut. Kode mata pelajaran yang tertulis adalah nama/nomor mata pelajaran pada daftar klasifikasi dengan tingkat paling rendah. Catatan: sebelum surat disimpan secara permanen di tempat penyimpanan, ingatlah untuk membuat kartu indeks terlebih dahulu.
Setelah menyimpan arsip, perlu juga mempelajari tata cara penemuan kembali arsip dengan menggunakan sistem mata pelajaran ini. Berlatihlah membagi surat masuk menjadi beberapa bagian arsip dalam lima sistem pengarsipan berdasarkan abjad, kronologis, geografis, nomor, dan subjek. Setelah selesai magang, hasil proyek akan diterima dalam bentuk arsip yang disusun dengan sistem penyimpanan berdasarkan abjad, kronologis, geografis, jumlah dan subjek.
Pilihan Ganda
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama-nama permasalahan pada subjek dalam badan surat disebut sistem.
Essay Test
Judul : Digitalisasi Arsip dalam Mengelola Dokumen
- Mengenal Arsip Elektronik
- Manfaat Arsip Elektronik
- Pemeliharaan Arsip Elektronik
- Permasalahan dalam Pengelolaan Arsip Elektronik
Elektronik, istilah arsip elektronik dikenal sebagai dokumen elektronik, yang diartikan sebagai setiap informasi elektronik yang dibuat, ditransmisikan, dikirim, diterima atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optik atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik. Catatan elektronik lebih “rapuh” dibandingkan catatan kertas, sehingga institusi harus mencurahkan lebih banyak waktu dan sumber daya untuk penanganannya. Hal ini disebabkan karena data elektronik mudah dimanipulasi dan dirusak, serta akses dan penyalinannya cenderung tidak terkontrol sepenuhnya3.
Diskusikan dengan teman satu kelompok anda apa yang dimaksud dengan arsip elektronik, manfaat arsip elektronik, dan permasalahan yang sering muncul dalam pengelolaan arsip elektronik. Dalam upaya mencapai efisiensi dan efektifitas kegiatan kearsipan, telah digunakan perangkat komputer untuk melaksanakan tugasnya sehingga dapat menghasilkan arsip dalam bentuk arsip. Gunawan merupakan seorang arsiparis yang bertugas mengubah sistem kearsipan di kantornya yang sudah tidak dapat digunakan lagi karena banyaknya arsip yang terus bertambah. Untuk menyelesaikan tugas tersebut Gunawan membuat berkas arsip dengan menggunakan peralatan komuter berupa arsip elektronik sehingga kegiatan pengarsipan dapat berjalan dengan lancar, dari uraian di atas langkah Pak Gunawan inilah yang menjadi keunggulan arsip elektronik sebagai.
Perbedaan ciri-ciri arsip dan simbol yang digunakan antara arsip konvensional dan arsip elektronik terdapat pada. Bentuk rekaman audio dan video serta gambar bergerak pada sistem arsip elektronik dapat dibuat lebih menarik dan disempurnakan dengan cara menjadikannya dalam bentuk. Dalam sistem kearsipan elektronik, pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan menggunakan perangkat sesuai prosedur yang benar sesuai standar dan pelaksanaan.
