Mahasiswa dapat menjelaskan prosedur penanganan dokumen kantor dalam bahasanya sendiri dan dapat menerapkannya langsung sesuai SOP perusahaan. Siswa mampu menjelaskan tata cara penyimpanan dokumen kantor yang ada berdasarkan konsep yang telah dipelajari. Membantu siswa menemukan passionnya dengan melakukan penilaian diagnostik kognitif dan non komunikatif sehingga guru dapat mengetahui karakteristik siswa dalam belajar.
Mahasiswa akan mempunyai kesempatan untuk mengeksplorasi studi perpustakaan (browsing dan/atau mengunjungi perpustakaan). Siswa diminta melaporkan hasil belajarnya kemudian mendiskusikan hasil laporannya bersama-sama di depan kelas dengan bimbingan guru. Siswa dapat bertanya kepada guru tentang hal-hal yang belum dipahaminya. 2. Kendala yang ditemui saat bekerja.
Siswa akan diberikan kesempatan untuk menyelesaikan studi perpustakaan (browsing dan/atau mengunjungi perpustakaan) untuk mengkonfirmasi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut. menjawab pertanyaan-pertanyaan ini 4. Kemudian hasil eksplorasi dikumpulkan. eksplorasi dan guru memfasilitasi diskusi.
PERTEMUAN 5 DARING/LURING (270 MENIT)
Mengidentifikasi jenis sarana/ prasarana pengelolaan dokumen sesuai kebutuhan
ASSESMEN
PENGAYAAN DAN REMEDIAL
LAMPIRAN
- BAHAN BACAAN GURU DAN SISWA
Prosedur Penanganan Dokumen Kantor
Setelah surat tersebut dibuang oleh pimpinan/atasan untuk diedarkan, hendaknya segera diserahkan kepada yang ditunjuk dengan terlebih dahulu menyalin dan mencatatnya dalam buku besar internal ekspedisi. Jika lebih dari satu orang yang terlibat, surat tersebut harus digandakan sehingga setiap orang yang disebutkan namanya menerima salinan surat tersebut. Ketika surat diserahkan kepada orang yang ditunjuk, pihak yang menerima surat harus menandatangani tanda terima surat dalam buku pengiriman internal.
Surat keluar adalah surat lengkap yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirimkan kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Konsep surat (draft) dibuat oleh sekretaris atau bagian Tata Usaha berdasarkan gagasan dari pimpinan atau dari Kepala Bagian atau Bagian. Sedangkan jika surat biasa/penting, penyusunan, pengetikan, dan penutupnya dilakukan oleh sekretaris atau bagian tata usaha.
Apabila suatu konsep surat dibuat oleh seorang konseptor atau seorang bawahan, maka konsep tersebut harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari pimpinan/atasan. Setelah konsep surat disetujui oleh manajemen, maka konsep surat dapat diserahkan kepada juru ketik untuk diketik dengan rapi pada kop surat. Saat itu, juru ketik harus mengecek pengetikan sebelum surat diketik atau dicetak agar tidak terjadi kesalahan ketik sekecil apa pun, meskipun hanya satu huruf.
Pemimpin kemudian menandatangani nama di atas, setelah itu surat tersebut diserahkan kepada unit tata usaha (TU). Surat tersebut selanjutnya dimasukkan dalam buku agenda surat keluar oleh unit tata usaha (TU) yang akan diregistrasi atau didaftarkan. Tujuannya adalah untuk memperoleh nomor surat dari agenda sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut.
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab dan diberi nomor surat kemudian diberi stempel/stempel resmi sebagai tanda sahnya surat tersebut. Surat asli beserta lampirannya (jika ada) dikirimkan ke penerima dalam keadaan terlipat rapi menggunakan aturan pelipatan surat. Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan copy/salinan surat beserta lampirannya disimpan sebagai arsip.
Prosedure Penataan dan Penyimpanan Dokumen
- Penyebab kerusakan arsip
- Penertiban Kegiatan Mencegah kerusakan,
- Pemeliharaan Arsip
Pemusnahan arsip terjadi tanpa memenuhi ketentuan yang berlaku. Seringkali terjadi pemusnahan arsip tanpa mematuhi ketentuan yang berlaku. Sistem penyimpanan file ini digunakan untuk menyimpan file yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Menurut Australian Archive dalam buku Managing Electronic Records, arsip elektronik diartikan sebagai arsip yang dibuat dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktivitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer di dalam dan antar sistem komputer.
Administrasi Arsip dan Arsip Nasional AS (NARA) mendefinisikan arsip elektronik sebagai arsip yang disimpan dan diproses dalam format tertentu yang hanya dapat diproses oleh komputer. Faktor intrinsik merupakan faktor penyebab rusaknya bahan arsip yang berasal dari objek arsip itu sendiri, seperti kualitas kertas, opacity tinta, dan pengaruh lem perekat. Merupakan faktor penyebab rusaknya bahan arsip yang berasal dari luar fasilitas kearsipan, seperti lingkungan hidup, organisme perusak, dan kelalaian manusia.
Menurut Sugiarto 2005:86, “Pemeliharaan arsip adalah suatu upaya agar benda arsip yang mengalami kerusakan tidak bertambah parah.” Secara umum kerusakan yang paling sering terjadi adalah robek, terserang jamur, terkena air dan terbakar. Pembersihan Arsip Arsip hendaknya dibersihkan dengan alat penyedot debu dan arsip yang rusak harus segera dipisahkan dan segera diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki. Mengeringkan arsip basah Arsip basah tidak boleh dikeringkan dengan cara dijemur di bawah terik matahari.
Arsip yang sudah tidak terpakai harus dirawat dengan cara yang sama, namun disimpan secara terpisah. File Rusak atau Robek Jika kami menemukan file rusak atau sobek, mohon untuk tidak menambalnya dengan selotip selulosa, karena perekat ini justru dapat merusak kertas dan tulisan. Unsur perekat, lembaran arsip yang terkena bahan perekat yang berasal dari bahan sintetik dapat mempercepat musnahnya arsip karena sifat organik dari bahan tersebut.
Kondisi lingkungan tempat penyimpanan bahan arsip tidak mendukung keawetan bahan arsip yaitu kelembaban tempat penyimpanan lebih dari 75 yang diukur dengan higrometer 2. Bentuk cetakan, bahan arsip tempat tumbuhnya cetakan akan rusak. dalam waktu singkat karena molekul kertas menjadi rapuh dan menyebabkan kerusakan kertas. Penggunaan insektisida untuk mencegah kerusakan arsip Setiap 6 enam bulan sekali, tempat penyimpanan disemprot dengan DDT atau sejenisnya.
Tempat dan letak bahan arsip, kerusakan bahan arsip dapat dicegah dengan menggunakan empat arsip yang sesuai, sebaiknya tempat arsipnya dari logam, jika dari kayu sebaiknya pilih kayu yang kualitasnya baik. Kondisi bahan arsip dikelola dengan cara membersihkan bahan arsip, memperbaiki bahan arsip yang rusak, bahan arsip yang basah harus diberi ventilasi.
Jenis Sarana/ Prasarana Pengelolaan Dokumen Sesuai Kebutuhan
Pangertian Sarana dan Prasarana
Ruang Lingkup Administrasi Sarana Prasarana
Fungsi Dan Tujuan Administrasi Sarana Prasarana Kantor 1. Fungsi Administrasi Sarana Prasarana Kantor
- Tujuan Administrasi Sarana Prasarana Kantor
- Ruang Lingkup Admnistrasi Sarana dan Prasarana Perkantoran
- Rotary Cabinet (Alat Penyimpanan Berputar) 3. Leteral Filling Cabinet (Lemari Arsip)
- Sliding Door Filling Cabinet 5. Rak Arsip
- Map Arsip 7. Guide
- Perforator (Merupakan alat untuk melubangi kertas/kartu)
- Numerator (alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen ) 12. Alat Sortir
- Label
- Card cabinet 15. Computer
- Alat penyimpan khusus
- ASESMEN
- ASESMEN DIAGNOSTIK
- ASESMEN SUMATIF SOAL LATIHAN
Penyimpanan arsip yang dilengkapi dengan sarana dan prasarana yang ideal sangat diperlukan agar perusahaan atau otoritas publik dapat tetap memanfaatkan arsip. Badan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melalui pasal 5 ayat (2) PERKA Nomor 11 Tahun 2018 tentang Standar Pelayanan Kearsipan juga menjelaskan bahwa salah satu komponen yang berkaitan dengan pelayanan penyimpanan arsip internal organisasi adalah adanya sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang baik. Namun masih banyak masyarakat yang belum mengetahui secara detail perlunya tempat penyimpanan arsip yang baik.
Jika iya, maka ulasan mengenai sarana dan prasarana yang diperlukan bagi sebuah tempat penyimpanan arsip ini merupakan bacaan yang penting. Sarana dan prasarana pertama yang harus dimiliki gudang arsip adalah ruangan khusus yang diperuntukkan bagi pengelolaan arsip. Perlu diketahui bahwa Anda tidak dapat menggunakan gudang umum yang biasa digunakan untuk menyimpan barang atau peralatan produksi, karena penyimpanan arsip biasanya memerlukan fumigasi atau pengendalian jamur yang dapat merusak barang lainnya.
Sarana dan prasarana penyimpanan arsip berupa rak atau lemari memang sangat diperlukan agar data-data perusahaan atau instansi Anda lebih aman dan tahan lama. Kotak arsip adalah suatu struktur yang digunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang aslinya ditempatkan pada suatu folder atau folder arsip. Rak Arsip merupakan suatu kebutuhan penyimpanan arsip berupa rak tanpa pintu atau sekat untuk menyimpan arsip-arsip yang sebelumnya ditempatkan pada suatu wadah organizer atau kotak arsip.
Lemari arsip merupakan pilihan lain untuk menyimpan kotak arsip yang biasanya terbuat dari baja, alumunium, atau kayu. Selain ruang penyimpanan khusus dan lemari atau rak, hal lain yang tidak kalah penting untuk gudang penyimpanan arsip Anda adalah menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk memudahkan proses pengindeksan dan pengorganisasian arsip Anda. Pemandu atau pembatas buku, terbuat dari plastik atau karton tebal yang berfungsi sebagai pembatas, penanda atau penyangga deretan map atau map penyimpan arsip.
Laptop atau Komputer merupakan suatu kebutuhan untuk tempat penyimpanan arsip yang berfungsi untuk keperluan administrasi atau pengindeksan arsip agar dapat tercatat dengan baik. Tujuan dari kearsipan adalah agar mampu menciptakan sistem pengelolaan arsip yang baik, menghemat tempat penyimpanan, melestarikan arsip, menjaga kerahasiaan arsip dan menunjang efisiensi arsip. Bagaimana proses pemberian layanan bisnis di bidang manajemen perkantoran di perusahaan yang Anda selidiki?
RUBRIK ASESMEN PRESENTASI HASIL AKTIVITAS PRAKTIK 1 INSTRUMEN PENILAIAN: PROSES DAN PRODUK
