BAB II TINJAUAN PUSTAKA
B. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sangat diperlukan dalam suatu perusahaan karena berhubungan langsung dengan karyawan.
Sistem penggajian digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Sistem pengupahan digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana.
(Mulyadi, 2001 : 373).
Sistem akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan merupakan sistem, prosedur dan catatan-catatan yang memberi kemungkinan untuk menetapkan secara tepat dan teliti berupa pendapatan yang harus diterima oleh tiap karyawan. (Adikoesoemo, 2000 : 185).
Berdasarkan kedua pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi penggajian dan pengupahan merupakan suatu sistem, prosedur dan catatan untuk menetapkan berapa pendapatan yang harus diterima oleh tiap karyawan dimana sistem penggajian ditujukan untuk karyawan tetap sedangkan sistem pengupahan ditujukan untuk karyawan tidak tetap.
Akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan ialah suatu sistem prosedur dan catatan-catatan yang digunakan untuk menetapkan secara cepat dan teliti beberapa gaji atau upah yang harus diterima oleh tiap karyawan, beberapa yang harus dipotong dari gaji atau upah itu untuk pajak pendapatan atau pajak upah dan bahwa sisa gaji atau upahnya benar-benar dibayarkan kepada para karyawan. Untuk keperluan pengendalian gaji dan upah itu harus dikelompokkan
berdasarkan bagian dimana para karyaan bekerja, misalnya gaji bagian pabrik, gaji bagian penjualan, gaji bagian administrasi, dan sebagainya.
1. Penggajian a. Defenisi Gaji
Gaji adalah pembayaran kepada karyawan atas jasanya, yang jumlahnya seragam dari satu periode ke periode lain, dan tidak tergantung pada jumlah jam kerja.
Mulyadi (2001:373) berpendapat bahwa gaji umumnya merupakan pembayaran jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jabatan jenjang manajer.
Sistem informasi akuntansi penggajian adalah gabungan antara sekumpulan manusia dan sumber-sumber modal dalam suatu organisasi yang bertanggungjwab atas tersedianya informasi keuangan dalam bidang pembayaran gaji, dimana informasi yang diperlukan tersebut bersal dari pengumpulan dan pengolahan data-data transaksi yang terjadi.
Pemrosesan gaji pada karyawan merupakan sistem pembelian kasus khusus. Secara teori, cek gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha dan pengeluaran kas reguler. Menurut James A.Hall (2011:390) namun demikian, karena alasan kepraktisan, pendekatan ini memiliki sejumlah kekurangan antara lain:
1) Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang diterapkan untuk semua pemasok. Akan tetapi, prosedur penggajian sangat berbeda antar karyawan. Misalnya prosedur yang berbeda
digunakan untuk karyawan yang dibayar per jam, karyawan tetap, karyawan borongan, dan karyawan komisi. Selain itu, pemrosesan gaji memerlukan prosedur akuntansi khusus untuk pemotongan gaji dan pemotongan pajak. Pengeluaran kas untukmakun perdagangan tidak memerlukan pemrosesan khusus.
2) Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus.
Penipuan penbayaran gaji lebih mudah ditutupi ketika cek gaji dikombinasikan dengan cek untuk kegiatan dagang.
3) Prosedur pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasi arus transaksi yang relatif lancar. Perusahaan bisnis secara konstan membeli persediaan dan mengeluarkan kas untuk para pemasok.
Umumnya perusahaan mendisain sistem untuk menghadapi kegiatan transaksi ditingkat normal. Kegiatan penggajian tidak berkelanjutan.
Pengeluaran kepada karyawan dilakukan seminggu sekali, dua minggu sekali, atau sebulan sekali.
b. Pembayaran Gaji
Anastasia Diana dan Lilis Setiawati (2011:182) mengemukakan bahwa dokumen yang dipakai dalam pembayaran gaji antara lain meliputi:
1) Kartu Waktu.
Kartu waktu berguna untuk merekam presensi setiap hari, jam berapa karyawan hadir dikantor dan jam berapa pulang dari kantor. Bagi karyawan yang digaji bulanan, kartu waktu ini berguna untuk melihat kedisiplinan karyawan. Karyawan yang sering terlambat
dapat terdeteksi dari kartu waktu. Desain kartu waktu karyawan bulanan sama dengan kartu waktu yang dipakai oleh karyawan mingguan.
2) Daftar gaji.
Daftar gaji memuat gaji seluruh karyawan. Daftar gaji ini berguna untuk mengetahui gaji setiap karyawan, termasuk potonagan dan pajak penghasilan pasal 21. Selain itu, daftar gaji berguna untuk mengetahui total kas yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membayar gaji karyawan.
3) Slip Gaji
Slip gaji memuat rincian komponen gaji. Slip gaji diberikan kepada karyawan agar karyawan dapat mengetahui bagaimana mereka digaji.
4) Daftar Transfer
Daftar transfer berfungsi sebagai surat perintah ke bank untuk mentransfer sejumlah tertentu kesetiap karyawan yang akan menerima gaji.
c. Pengendalian Penggajian 1) Otoritas Transaksi
Formulir kegiatan personalia memberikan pengendalian otorisasi yang penting dalam sistem penggajian. Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi. Bentuk penipuan yang umumnya dilakukan adalah
menyerahkan kartu waktu karyawan yang tidak lagi bekerja di perusahaan.
2) Pemisahan Tugas
Fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari pungsi personalia.
Departemen personalia memberikan informasi tarif pembayaran ke bagian penggajian untuk karyawan yang dibayar per jam. Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalaman, klasifikasi pekerjaan, senioritas, dan kelebihan lainnya.
3) Supervisi
Wilayah lain yang beresiko adalah penjagaan waktu. Kadang-kadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau absen. Supervisor harus mengamati proses ini dan merekonsiliasi kartu waktu dengan kehadiran aktual.
4) Pengendalian Akses
Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat disalah gunakan melalui akses yang tidak benar ke catatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu waktu sehingga dapat menggelapkan uang kas. Pengendalian atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam sistem pembayaran merupakan hal penting, seperti halnya dalam semua siklus pengeliaran.
5) Verifikasi Independen
Berikut ini adalah contoh-contoh pengendalian verifikasi independen dalam sistem penggajian:
a) Verifikasi jam kerja. Sebelum mengirimkan kartu waktu ke bagian penggajian, supervisor harus memverifikasi keakuratan dan menandatanganinya.
b) Pengurus pembayaran (paymaster).
d. Flowcart penggajian
Karyawan Penggajian Akuntansi Keuangan
bank karyawan
Gambar 1:Flowcart Penggajian
mulai
Kartu waktu Presensi
dengan kartu waktu
Daftar transfer Slip gaji
Membuat BKK
Daftar transfer Daftar transfer Slip gaji
Daftar gaji BKK Daftar gaji
Slip gaji Daftar gaji
BKK
Otorisasi BKK dan daftar transfer Menghitung
gaji dan pph 21
2. Pengupahan a. Defenisi Upah
Upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) dan upah umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan sehingga pembayaran tidak tetap per bulan.
Menurun Mulyadi (2001:373) upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh).
b. Pembayaran upah
Anastasia Diana dan Lilis Setiawati (2011:174) berpendapat bahwa dokumen yang dipakai dalam pembayaran upah meliputi:
1) Kartu waktu
Kartu waktu berguna untuk merekam presensi setiap hari, yaitu jam berapa mereka hadir dikantor dan jam berapa mereka pulang. Jika upah didasarkan pada hari kerja, maka kartu waktu ini berguna untuk menghitung upah yang akan diterima karyawan.
2) Slip Upah
Slip upah memuat rincian komponen upah. Informasi detail ini juga berguna apabila ada karyawan salah dalam menerima upah.
3) Bukti Penerimaan Upah
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti penyererahan upah kepada karyawan yang bersangkutan.
4) Daftar Upah
Daftar upah memuat upah seluruh karyawan. Daftar upah ini berguna untuk mengetahui upah setiap karyawan, termasuk potongan dan pajak penghasilan pasal21. Selain itu, daftar upah juga berguna untuk mengetahui toial kas yang harus dikeluarka perusahaan untuk membayar upah karyawan.
5) Dokumen Lain untuk Merekam Kinerja Karyawan
c. Flowcart Pengupahan
ya tidak
Gambar 2: Flowcart Pengupahan Sumber : http://www.google.com
Strart
Jam kerja, jam lembur, upah total
Hari kerja
Jam lembur
Upah total = Hari kerja x upah pehari
Upah total = upah total /minggu + (jam lembur x
upah per jam lembur)
Cetak upah total Cetak upah total
selasai